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Documento BOE-A-2000-4224

Orden de 25 de febrero de 2000 por la que se crea y regula el ndice Nacional de Defunciones.

TEXTO

El conocimiento de algunas caractersticas ligadas al estado vital, particularmente la fecha y el lugar de la defuncin, es de importancia capital desde el punto de vista de la gestin de los sistemas de informacin sanitaria, tanto de aquellos ligados a actividades asistenciales, como aquellos otros que proporcionan informacin para la gestin, planificacin y evaluacin sanitaria; sin olvidar aquellos otros enfocados a labores de investigacin y docencia.

Entre estos sistemas de informacin sanitaria cabe citar, en primer lugar, los que dan soporte a los servicios de admisin, archivo y documentacin clnica de los centros y establecimientos sanitarios, entre cuyas funciones se cuenta la gestin de los archivos de historias clnicas, que precisa, para ser eficaz, de un sistema gil que permita clasificar las historias segn diversos criterios, entre los que no debe faltar el que se deriva del estado vital de los titulares de las mismas.

Otros sistemas que precisan de esta informacin son los Registros de enfermos con fines de vigilancia epidemiolgica o de conocimiento de incidencia y supervivencia, entre los que cabe destacar los de cncer o infarto agudo de miocardio, sistemas de informacin para los que los datos sobre el estado vital de las personas (principalmente la fecha de la defuncin) es imprescindible para el cumplimiento de sus fines. Asimismo, es una informacin necesaria para el sistema organizado de informacin sanitaria en el que, de acuerdo con el artculo 8 de la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad, deben estar basados los estudios epidemiolgicos necesarios para orientar con mayor eficacia la prevencin de los riesgos para la salud, as como la planificacin y evaluacin sanitaria.

Se hace necesario, por tanto, crear el ndice Nacional de Defunciones, que se constituir en el instrumento estable encargado de suministrar informacin sobre el estado vital de las personas a los distintos sistemas de informacin sanitaria.

De acuerdo con el Real Decreto 1893/1996, de 2 de agosto, de estructura orgnica bsica del Ministerio de Sanidad y Consumo, de sus organismos autnomos y del Instituto Nacional de la Salud, y con la citada Ley General de Sanidad, corresponde a la Direccin General de Salud Pblica la iniciativa de la planificacin de los sistemas de informacin sanitaria de carcter estatal, y al Instituto de Salud Carlos III el apoyo cientfico-tcnico en la materia. Por ello, la gestin y mantenimiento del ndice Nacional de Defunciones que se crea, se encomienda al Centro Nacional de Informacin Sanitaria del citado Instituto de Salud.

La Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, establece un conjunto de normas de carcter general, a las que deben someterse los ficheros que contengan datos de carcter personal, entre los que se encuentra el ndice Nacional de Defunciones. Por ello, en la presente Orden se prevn toda una serie de medidas tendentes a garantizar que el tratamiento de los datos personales se haga respetando los derechos protegidos por la mencionada Ley Orgnica y sus normas de desarrollo.

La informacin sobre el estado vital de las personas, nicamente, puede ser obtenida con el grado de precisin y exhaustividad necesarias y en un formato compatible con el tratamiento informatizado de los datos, a partir de los Registros Civiles.

El Instituto Nacional de Estadstica dispone, para las tareas que le son propias y en cumplimiento del artculo 20 del Reglamento para la aplicacin del Registro Civil, de datos registrales informatizados que facilita regularmente a la Direccin General de los Registros y del Notariado, de acuerdo con lo establecido en la Resolucin de 10 de julio de 1989, que desarrolla la Orden de Presidencia, de 8 de julio de 1959, segn la cual dicho Instituto debe facilitar a la Direccin General de los Registros y del Notariado los datos que precise para el cumplimiento de sus propios fines.

De acuerdo con la Orden del Ministerio de Justicia e Interior, de 6 de junio de 1994, sobre supresin del dato relativo a la causa de la muerte en la inscripcin de defuncin, el dato sobre la causa, tanto inmediata como fundamental, de la muerte es ajeno a la institucin registral. Por ello, la informacin que la Direccin General de los Registros y del Notariado facilitar para la formacin del ndice Nacional de Defunciones no incluir la causa de la defuncin.

En consecuencia, los Ministerios de Sanidad y Consumo, de Justicia y de Economa y Hacienda, con el fin de crear y regular el mencionado instrumento y asegurar a los afectados el ejercicio de sus legtimos derechos, han considerado necesario dictar la presente Orden.

La presente Orden se dicta de conformidad con lo establecido en los artculos 8.1, 23 y 40.13, de la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad.

En su elaboracin han sido odas las Comunidades Autnomas, a travs del Consejo Interterritorial del Sistema Nacional de Salud. Asimismo, ha sido informada por la Agencia de Proteccin de Datos.

En su virtud, a propuesta del Vicepresidente Segundo del Gobierno y Ministro de Economa y Hacienda, y de los Ministros de Sanidad y Consumo y de Justicia, y previa aprobacin del Ministro de Administraciones Pblicas, dispongo:

Primero.

Se crea el ndice Nacional de Defunciones, que contendr los datos personales de todas y cada una de las defunciones, que hayan sido inscritas en el Registro Civil correspondiente. Los datos contenidos en el mismo sern los que constan en la correspondiente inscripcin de la defuncin en el Registro Civil. La estructura bsica de este fichero automatizado ser la de una base de datos.

Segundo.

Su finalidad y uso ser proveer de datos sobre el estado vital de las personas a los sistemas de informacin utilizados para la gestin de pacientes, para la gestin y el control sanitario, para el mantenimiento de registros de enfermedades, para la vigilancia en salud pblica, para la obtencin de estadsticas y para la ejecucin de estudios epidemiolgicos o de investigacin sanitaria.

Tercero.

La Direccin General de Salud Pblica del Ministerio de Sanidad y Consumo, como centro directivo encargado de las funciones estatales de informacin y planificacin sanitaria, establecer la encomienda de gestin de los servicios, de conformidad con el artculo 15 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, para que el Centro Nacional de Informacin Sanitaria del Instituto de Salud Carlos III realice la elaboracin, gestin y mantenimiento del ndice Nacional de Defunciones.

Dicho organismo adoptar las medidas tcnicas, organizativas y de gestin que sean necesarias para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, as como las conducentes a hacer efectivas las garantas, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, y en sus normas de desarrollo.

Cuarto.

El Centro Nacional de Informacin Sanitaria ser el rgano ante el que puedan ejercitarse los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin.

Quinto.

La Direccin General de los Registros y del Notariado remitir al rgano encargado de la gestin del ndice Nacional de Defunciones todos los datos de las defunciones que hayan sido inscritas en cada Registro Civil, dentro del plazo de cinco meses, a partir de la fecha en que se produzca la inscripcin.

Sexto.

Los datos personales contenidos en el ndice Nacional de Defunciones podrn ser cedidos para los fines y usos previstos en el apartado segundo nicamente a entidades, organismos o instituciones pertenecientes a alguno de los tres grupos siguientes:

A) Centros o establecimientos sanitarios de titularidad pblica, destinados al diagnstico y/o tratamiento mdico y/o quirrgico de enfermos ingresados o atendidos de forma ambulatoria.

B) Administraciones pblicas sanitarias.

C) Centros de investigacin de carcter pblico.

Para ello debern formular la correspondiente solicitud motivada, que deber ser resuelta en un plazo mximo de un mes, a contar desde su recepcin, advirtiendo expresamente a los cesionarios de su obligacin de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden.

Sptimo.

Las solicitudes de cesin se resolvern tras la evaluacin correspondiente, realizada de acuerdo al procedimiento que establezca el Comit Tcnico de Seguimiento a que hace referencia el apartado decimotercero.

Octavo.

La distribucin de los datos cedidos, cualquiera que sea el soporte utilizado, se realizar de acuerdo con las previsiones contenidas en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la Administracin General del Estado, y, en cualquier caso, mediante tcnicas que garanticen que no pueda ser manipulada por terceros autorizados.

Noveno.

Se establecer un registro de solicitudes y cesiones realizadas con el fin de controlar y asegurar el cumplimiento de lo definido en la presente Orden.

Dcimo.

El ndice Nacional de Defunciones contar con un manual de procedimiento que contendr, al menos, el procedimiento detallado para la solicitud y aprobacin de cesin de datos personales, y las normas de seguridad que se aplicarn para la conservacin y cesin de los datos.

Undcimo.

Las solicitudes de cesin de datos debern contener, al menos, la informacin que se indica en el anexo a esta Orden.

Duodcimo.

El peticionario de los datos contenidos en el ndice Nacional de Defunciones se comprometer por escrito, para el supuesto en que los mismos le sean cedidos a:

a) No ceder los datos a terceros.

b) Utilizar los datos cedidos nicamente para los fines para los que fueron solicitados.

c) Publicar los resultados, en su caso, de forma que no permitan la identificacin directa ni indirecta de los fallecidos.

d) Destruir el fichero facilitado una vez transcurrido el plazo de tiempo al que se refiere el apartado E) del anexo.

e) Comunicar, de forma fehaciente, la destruccin de los ficheros cedidos y de cuantas copias de los mismos se hubieran efectuado para realizar las tareas para las que se solicitaron los datos.

Decimotercero.

Se constituir un Comit Tcnico de Seguimiento del ndice Nacional de Defunciones, presidido por el Subdirector general de Epidemiologa, Promocin y Educacin para la Salud (de la Direccin General de Salud Pblica), del que formarn parte el Subdirector general de Epidemiologa e Informacin Sanitaria (Instituto de Salud Carlos III), el Director del Centro Nacional de Epidemiologa (Instituto de Salud Carlos III), dos representantes de las Consejeras de Sanidad de las Comunidades Autnomas elegidas por el Consejo Interterritorial del Sistema Nacional de Salud, y el Director del Centro Nacional de Informacin Sanitaria (Instituto de Salud Carlos III), que asumir, adems, las funciones de Secretario. Las funciones de este Comit Tcnico sern las enumeradas a continuacin:

a) Establecer las normas y procedimientos a seguir en materia de cesin de datos.

b) Informar los manuales de procedimiento y seguridad, as como las sucesivas revisiones y actualizaciones de los mismos.

c) Vigilar y establecer las acciones necesarias para el cumplimiento de lo establecido en la presente Orden.

d) Elaborar los informes de seguimiento de las actividades desarrolladas.

e) Informar la Memoria anual.

Sin perjuicio de lo previsto en la presente Orden, el citado Comit ajustar su funcionamiento a lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, y en concreto a lo dispuesto en el captulo II del ttulo II sobre rganos colegiados.

Decimocuarto.

La creacin del ndice Nacional de Defunciones no supondr incremento orgnico ni del gasto pblico.

Decimoquinto.

La presente Orden entrar en vigor a los seis meses de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado.

Madrid, 25 de febrero de 2000.

LVAREZ-CASCOS FERNNDEZ

Excmo. Sr. Vicepresidente Segundo del Gobierno y Ministro de Economa y Hacienda, y Excmos. Sres. Ministros de Sanidad y Consumo y de Justicia.

ANEXO
Contenido mnimo que deber constar en las solicitudes de cesin de datos

A) Identificacin del peticionario y de todos los colaboradores que tendrn acceso a los datos: Nombre, apellidos, nmero del documento nacional de identidad, lugar de trabajo y cargo.

B) Identificacin de la institucin peticionaria, incluyendo el cdigo de identificacin fiscal.

C) Objetivo para el que se solicitan los datos, especificando estudio o trabajo que se pretende efectuar (protocolo de estudio), manipulacin y anlisis a que sern sometidos los datos que se suministren y divulgacin de resultados previstos.

D) Datos que se solicitan.

E) Tiempo mximo estimado durante el que se precisan los datos.

F) Escrito del responsable de la institucin peticionaria avalando la solicitud.

Análisis

  • Rango: Orden
  • Fecha de disposición: 25/02/2000
  • Fecha de publicación: 03/03/2000
  • Entrada en vigor: 3 de septiembre de 2000.
Referencias posteriores

Criterio de ordenación:

  • SE MODIFICA:
    • los apartados 2 y 6, por Real Decreto 1060/2015, de 20 de noviembre (Ref. BOE-A-2015-13057).
    • el apartado 6, por Orden PRE/1540/2013, de 2 de agosto (Ref. BOE-A-2013-8896).
    • los apartados 3, 4 y 13, por Orden PRE/2131/2005, de 29 de junio (Ref. BOE-A-2005-11465).
    • los apartados 3 y 13, por Orden de 5 de septiembre de 2001 (Ref. BOE-A-2001-17097).
  • CORRECCION de erratas en BOE num. 58, de 8 de marzo de 2000 (Ref. BOE-A-2000-4449).
Referencias anteriores
Materias
  • Centro Nacional de Informacin Sanitaria
  • Comunidades Autnomas
  • Defunciones
  • Direccin General de los Registros y del Notariado
  • Direccin General de Salud Pblica
  • Estadstica
  • Ficheros con datos personales
  • Instituto de Salud Carlos III
  • Ministerio de Sanidad y Consumo
  • Organizacin de la Administracin del Estado

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