Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

Los datos correspondientes a las personas físicas y a las empresas, como sujetos que deben ser identificados mediante el Sistema de Información de la Seguridad Social, constituyen el núcleo básico de información que debe ser utilizado por las diferentes entidades de la Seguridad Social y, en su caso, por el Instituto Nacional de Empleo.

La ejecución y control directos de la gestión en orden a la inscripción de empresas y a la afiliación, altas y bajas de los trabajadores o asimilados en la Seguridad Social, así como respecto de las variaciones de datos de unas y otros, se realiza a través de la base de datos del Fichero General de Afiliación, competencia de la Tesorería General de la Seguridad Social, conforme a lo dispuesto en el artículo 3 del Reglamento General sobre Inscripción de Empresas y Afiliación, Altas, Bajas y Variaciones de Datos de Trabajadores en la Seguridad Social —en adelante, Reglamento General—, aprobado por el Real Decreto 84/1996, de 26 de enero («Boletín Oficial del Estado» de 27 de febrero). En el citado Fichero se encuentran, además de los datos básicos identificativos y de localización de tales empresas y trabajadores, la especificación de una serie de situaciones que permiten diferenciar en cada momento su relación jurídica con la Seguridad Social. La identificación de la persona física o jurídica constituye el primer paso para determinar los sujetos obligados al pago de cuotas de la Seguridad Social así como para que, posteriormente, se pueda reconocer el devengo de prestaciones en orden a cubrir determinadas situaciones de necesidad o contingencias para cuyo fin se constituye el Sistema de Seguridad Social.

A ese respecto, existen una serie de datos identificativos necesarios para la gestión a que se ha hecho referencia de la Tesorería General de la Seguridad Social y que se anotan por la misma en el citado Fichero General, cuando se establece la relación jurídica con la Seguridad Social, que son de utilidad común para el Instituto Nacional de la Seguridad Social, Instituto Social de la Marina, Instituto de Migraciones y Servicios Sociales e Instituto Nacional de Empleo a efectos de su consulta y, en determinados supuestos, de su modificación, a fin de poder realizar así la gestión que dichos Institutos tienen encomendada. Entre los datos de utilidad común de tal Fichero General —que, por tanto, forma parte del Sistema de Información de la Seguridad Social— se incluyen los siguientes:

Número de la Seguridad Social, como aquel número con carácter obligatorio que cada ciudadano debe tener para la identificación del mismo en sus relaciones con la Seguridad Social, ya sea como beneficiario de pensiones u otras prestaciones del Sistema en su modalidad contributiva o no contributiva o ya sea como afiliado y en alta en cualquiera de los Regímenes que integran dicho Sistema. Este número deberá solicitarse y se asignará por las Direcciones Provinciales o Administraciones de la Tesorería General de la Seguridad Social con carácter previo a la solicitud de afiliación y alta o a la solicitud de cualquier prestación o servicio de las Entidades Gestoras o Colaboradoras de la Seguridad Social o del Instituto Nacional de Empleo, según lo dispuesto en los artículos 3 y 21.2 del Reglamento General. El número de la Seguridad Social se convertirá automáticamente en número de afiliación de las personas físicas que por vez primera se incluyan en el Sistema por realizar una actividad determinante de esa inclusión en el ámbito de aplicación del mismo.

Código de cuenta de cotización. Código que se asigna a una persona física o jurídica responsable del cumplimiento de la obligación de cotizar a la Seguridad Social con el fin de que bajo el mismo queden debidamente identificadas las cotizaciones que al efecto debe realizar.

Cuando el código de cuenta de cotización corresponda a empresarios con trabajadores por cuneta ajena a su servicio, estos últimos quedarán igualmente vinculados a esa cuenta de cotización durante el tiempo de prestación de servicios en la empresa de que se trate, sirviendo así dicha cuenta para confeccionar también la historia laboral de tales trabajadores, que quedará determinada por las comunicaciones sucesivas de las altas y bajas de los respectivos códigos de cuenta de cotización en que los mismos hubiesen estado incluidos a lo largo de su vida laboral.

Nombre y apellidos de la persona física.

Identificativo de personas físicas (IPF), documento nacional de identidad (DNI), tarjeta de residente comunitario, permiso de trabajo u otros documentos identificativos de la persona física.

Razón social, en caso de personas jurídicas.

En consecuencia, mediante la presente Resolución se determina el procedimiento automatizado de acceso por el Instituto Nacional de la Seguridad Social, Instituto Social de la Marina, Instituto de Migraciones y Servicios Sociales e Instituto Nacional de Empleo a tales datos básicos identificativos del Fichero General de Afiliación, de la competencia de la Tesorería General de la Seguridad Social, que, al mismo tiempo, se deben considerar como matrices del resto del Sistema de Información de la Seguridad Social, con el fin de evitar que los citados datos sean redundantes, de existir estos mismos identificativos en otros ficheros informáticos del Sistema, así como para eliminar los posibles errores que conlleva la existencia de una multiplicidad de información sobre la misma persona física o jurídica. Es decir, se trata de regular el acceso informático y automatizado a los referidos datos y, en su caso, la ejecución de determinadas modificaciones en los mismos que dichas entidades necesitan realizar en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas, de tal manera que se garantice la existencia de una única información de datos básicos de personas, recogida en el indicado Fichero General de Afiliación.

Asimismo, por la presente Resolución se posibilita a las Direcciones Generales de las citadas Entidades, en el ámbito de sus respectivas competencias, para convenir autorización de accesos, a efectos sólo de consultas específicas de carácter personal e individual, con otras entidades u organismos de la Administración General del Estado, Autonómica o Local, en los términos y condiciones que se establecen.

En base a cuanto antecede y correspondiendo a esta Secretaría de Estado de la Seguridad Social la superior dirección y el control de las Entidades Gestoras y Tesorería General de la Seguridad Social, conforme establece el artículo 2 del Real Decreto 1888/1996, de 2 de agosto, de Estructura Orgánica Básica del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales («Boletín Oficial del Estado» del 6), se estima necesario dictar las pertinentes instrucciones con el fin de garantizar la unificación de los mencionados datos identificativos y regular los procedimientos para su inclusión, acceso y actualización.

En su virtud, esta Secretaría de Estado de la Seguridad Social, a propuesta de la Dirección General de la Tesorería General de la misma y de acuerdo con las atribuciones que tiene conferidas por el citado artículo 2 del Real Decreto 1888/1996, de 2 de agosto, resuelve:

Primero.

Los datos identificativos de las personas físicas y jurídicas, en el ámbito del Sistema de Información de la Seguridad Social, son los que constan en el Fichero General de Afiliación de la Tesorería General de la Seguridad Social, siendo ésta la entidad competente para la incorporación de datos de nuevas personas físicas o jurídicas en el citado Fichero conforme a lo dispuesto en los artículos 3, 16 y 52, entre otros, del Reglamento General sobre Inscripción de Empresas y Afiliación, Altas, Bajas y Variaciones de Datos de Trabajadores en la Seguridad Social —en adelante, Reglamento General—, aprobado por el Real Decreto 84/1996, de 26 de enero («Boletín Oficial del Estado» de 27 de febrero). Ello es sin perjuicio de la especial colaboración del Instituto Social de la Marina en orden a la inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores incluidos en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar, en los términos establecidos en la disposición adicional segunda del citado Reglamento General.

No obstante, cuando se trate de solicitantes de pensiones y otras prestaciones de la Seguridad Social que no hubieren estado afiliados ni en alta en ninguno de sus Regímenes, la Tesorería General de la Seguridad Social asignará a los mismos el correspondiente número de la Seguridad Social a propuesta de la Entidad Gestora competente para el reconocimiento de dichas prestaciones, incorporándolo al referido Fichero General de Afiliación. A esos efectos, la Entidad Gestora deberá aportar a la Tesorería General todos los datos necesarios que ésta requiera para la indicada asignación del número de la Seguridad Social.

Segundo.

Los datos identificativos de cada persona física o jurídica que se deben anotar en el Fichero General de Afiliación son los establecidos en el citado Reglamento General y normas de desarrollo. Entre ellos y a los efectos que se determinan en esta Resolución, se consideran básicos los siguientes:

Número de la Seguridad Social (número de afiliación a la Seguridad Social).

Código de cuenta de cotización.

Denominación del empresario.

Nombre y apellidos de la persona física.

Identificador de persona física o jurídica.

Fecha de nacimiento.

Estado civil.

Nombre de los padres.

Lugar de nacimiento.

Tercero.

En aras de la máxima eficacia de la gestión y como garantía de calidad para los datos del Sistema de Información de la Seguridad Social, el Instituto Nacional de la Seguridad Social, Instituto Social de la Marina, Instituto de Migraciones y Servicios Sociales e Instituto Nacional de Empleo tendrán acceso a la consulta de los datos básicos identificativos del Fichero General de Afiliación, los cuales son considerados como únicos y matrices de dicho Sistema de Información.

De igual modo, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social tendrá acceso a la consulta de los datos contenidos en el Fichero General de Afiliación, para el cumplimiento de las funciones que le son propias.

Cuarto.

Conforme a lo establecido en el artículo 3 del Reglamento General, corresponde a la Tesorería General de la Seguridad Social la ejecución y control directos de la gestión en orden a la inscripción de empresas y a la afiliación, altas y bajas de los trabajadores o asimilados, variaciones de datos de unas y otros y asignación del número de la Seguridad Social a los ciudadanos, lo que se realiza por la misma a través del Fichero General de Afiliación a su cargo.

No obstante, para conseguir la unicidad de la fuente de información de todos los datos existentes en el Fichero General de Afiliación, la Tesorería General de la Seguridad Social, el Instituto Nacional de la Seguridad Social, el Instituto Social de la Marina y el Instituto Nacional de Empleo podrán modificar tales datos. Únicamente y respecto de los datos básicos identificativos citados en el Resuelve segundo, las modificaciones se realizarán en los términos siguientes:

a) Cuando afecten a trabajadores que no sean beneficiarios de prestaciones económicas, las modificaciones se llevarán a cabo por la Tesorería General de la Seguridad Social.

Cuando se trate de beneficiarios de prestaciones económicas que no tengan o hayan tenido la condición de trabajadores, las modificaciones se realizarán por el organismo responsable de dicha prestación.

En ambos casos, las modificaciones a que se refieren los párrafos precedentes se harán conforme a las reglas de gestión e informáticas internas de los respectivos organismos.

b) No obstante lo establecido en el apartado anterior, las modificaciones de los datos relativos a beneficiarios de prestaciones económicas, podrán llevarse a cabo por un organismo distinto del que reconoció la prestación, incorporando dicha modificación a un buzón informático de comunicación, para que la entidad responsable de aquélla compruebe su procedencia en el plazo de dos días hábiles. Al mismo tiempo se remitirá, por fax, la documentación acreditativa de la modificación a la Dirección Provincial de la entidad que reconoció dicha prestación.

Una vez comprobada su procedencia o transcurrido dicho plazo, se incluirá automáticamente la modificación en el Fichero General de Afiliación.

Este procedimiento será, igualmente, de aplicación a las modificaciones de los datos relativos a trabajadores que no tengan la condición de beneficiarios de prestaciones económicas y que, excepcionalmente, se lleven a cabo por un organismo distinto a la Tesorería General de la Seguridad Social.

En caso de desacuerdo de alguna entidad con las modificaciones incorporadas al buzón informático de comunicación, los Directores provinciales de las entidades implicadas resolverán la discrepancia en un plazo de dos días hábiles desde la comunicación de dicho desacuerdo.

Quinto.

Las Direcciones Generales del Instituto Nacional de la Seguridad Social, Instituto Social de la Marina, Instituto Nacional de Empleo y Tesorería General de la Seguridad Social, podrán acordar la autorización para el acceso de consultas específicas de carácter personal e individual a otros organismos o entidades de la Administración General del Estado, Autonómica o Local, en los términos establecidos en la Orden de 27 de julio de 1994, por la que se regulan los ficheros de datos personales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social («Boletín Oficial del Estado» del 29), y en el artículo 9 de la Orden de 22 de octubre de 1996, por la que se regulan los ficheros automatizados de datos personales del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales («Boletín Oficial del Estado» de 21 de noviembre).

Las mencionadas consultas se realizarán sin menoscabo de lo dispuesto en materia de seguridad y confidencialidad por la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal («Boletín Oficial del Estado» del 31), y la Orden de 17 de enero de 1996, sobre control de accesos al sistema informático de la Seguridad Social («Boletín Oficial del Estado» del 25), requiriéndose, en todo caso, que la entidad u organismo correspondiente esté obligado, en materia de seguridad y confidencialidad, en los mismos términos que los de la Seguridad Social y tenga designado un órgano responsable de la seguridad de accesos así como de su actualización y auditoría.

Las actuales autorizaciones otorgadas a entidades u Organismos ajenos al Sistema de Información de la Seguridad Social deberán ser revisadas en el plazo de un año desde la fecha de esta Resolución con el fin de comprobar que cumplen los requisitos determinados en el párrafo anterior. Transcurrido dicho plazo sin haber acreditado la concurrencia de aquellos requisitos, se suprimirán los accesos a consulta.

Sexto.

Las consultas, modificaciones y actualizaciones que se produzcan en las bases de datos, como consecuencia del acceso que tengan las diferentes entidades conforme a la presente Resolución, quedarán registradas en el Sistema de Información de la Seguridad Social durante un período mínimo de seis años.

Séptimo.

La presente Resolución entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 1 de diciembre de 1997.–El Secretario de Estado, Juan Carlos Aparicio Pérez.

Ilmos. Sres. Directores generales de las Entidades Gestoras de la Seguridad Social, Tesorería General de la Seguridad Social e Instituto Nacional de Empleo.