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Documento BOE-A-2018-16846

Acuerdo de 22 de noviembre de 2018, de la Comisin Permanente del Consejo General del Poder Judicial, por el que se aprueba la Instruccin 1/2018, relativa a la obligatoriedad para Jueces y Magistrados del empleo de medios informticos a que se refiere el artculo 230 de la Ley Orgnica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.

TEXTO

El artculo230.1, apartado primero, de la Ley Orgnica del Poder Judicial, establece que los juzgados y tribunales estn obligados a utilizar cualesquiera medios tcnicos, electrnicos, informticos y telemticos, puestos a su disposicin para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus funciones. Adicionalmente, el apartado segundo del mismo precepto tambin prev que las instrucciones generales o singulares de uso de las nuevas tecnologas que el Consejo General del Poder Judicial dirija a los/as jueces/zas y magistrados/as, determinando su utilizacin, sern de obligado cumplimiento.

De estas previsiones normativas cabe derivar tres consecuencias inmediatas: el uso de los medios indicados es obligado en juzgados y tribunales; la determinacin de su utilizacin por jueces/zas y magistrados/as corresponde al Consejo General del Poder Judicial mediante el dictado de las correspondientes instrucciones generales y particulares; y los/as jueces/zas y magistrados/as estn obligados/as a cumplir esas instrucciones, de manera que no hacerlo supondr desatencin o incumplimiento de los deberes del cargo.

La determinacin de la utilizacin obligatoria de los medios tcnicos indicados corresponde, por tanto, al Consejo General del Poder Judicial, y esa determinacin impone como presupuesto que se establezcan los requisitos o condicionantes que deben satisfacer los medios tcnicos para que la obligatoriedad de su uso sea exigible. De otra manera, esto es, si este presupuesto no se satisface, se correra el riesgo de que, bajo la apariencia del simple suministro de medios tcnicos, como podra ser un simple programa informtico de gestin procesal, se acaben alterando las condiciones del puesto de trabajo del/de la juez/a o magistrado/a; se le trasladen cargas de gestin burocrtica que son propias de los cuerpos funcionales de la Administracin de Justicia de apoyo a las tareas del/de la juez/a o magistrado/a; se perjudiquen los ritmos de trabajo esperables, con la incidencia que ello acabara teniendo, incluso, en su retribucin (retribucin variable); se alteren las previsiones de la legislacin procesal sobre aspectos mltiples, como los relativos al contenido y alcance de la dacin de cuenta; o, en definitiva, y por la disparidad de programas y medios tcnicos puestos a disposicin por las diferentes Administraciones Pblicas con competencia en administracin de la Administracin de Justicia, se acaben estableciendo diferencias en las cargas de trabajo de los/as jueces/zas y magistrados/as, con afectacin de sus derechos estatutarios, en funcin del territorio donde desempeen su actividad.

Esta Instruccin no pretende, naturalmente, suplantar o usurpar la competencia de las Administraciones Pblicas para la aprobacin de los programas informticos de gestin procesal respecto de los que, con arreglo al artculo230.6 de la Ley Orgnica del Poder Judicial, al Consejo General del Poder Judicial solo le corresponde evacuar el correspondiente informe, pero s establecer las condiciones mnimas exigibles para que la utilizacin de esos programas sea obligatoria. Dicho de otra manera, y previo el correspondiente informe del Consejo, la aprobacin definitiva de los correspondientes programas corresponder a las Administraciones competentes, pero su utilizacin no podr imponerse como obligatoria a jueces/zas y magistrados/as si no se satisfacen los requisitos tcnicos que permiten imponer esa obligacin.

Con esa finalidad, y en primer lugar, la presente Instruccin determina las condiciones tcnicas que deben reunir los programas y medios tcnicos que se implanten en los juzgados y tribunales para determinar que su uso sea obligatorio. Esa determinacin opera, en buena medida, por remisin al anexo incorporado a la presente Instruccin, cuya adecuacin a los progresos tcnicos que se vayan produciendo y las incidencias que se detecten ser constante.

En segundo lugar, establece las condiciones de formacin en la utilizacin de los programas que se deben satisfacer para determinar que el uso de los programas pueda establecerse como obligatorio as como el establecimiento de polticas de prevencin de salud profesional con relacin al uso de pantallas de visualizacin de datos conforme a la normativa vigente y al Plan de Prevencin de Riesgos Laborales de la Carrera Judicial.

En tercer lugar, establece los procedimientos para la verificacin de que los programas renen las condiciones que permiten al Consejo imponer su obligatoriedad a jueces/zas y magistrados/as, implicando en dichos procedimientos a los servicios del Consejo y a los rganos de gobierno interno del Poder Judicial, con especial consideracin y aprovechamiento de las facultades que el artculo160.7 de la Ley Orgnica del Poder Judicial atribuye a los/as presidentes/as de los Tribunales Superiores de Justicia para adoptar acuerdos en situaciones de urgencia.

Y en cuarto lugar, se concretan las consecuencias derivadas de la no superacin del test de requisitos tcnicos, de gestin y de formacin mnimos para que el programa pueda imponerse como obligatorio. La superacin de la normativa tcnica supondr la obligatoriedad del uso de los programas por parte de los/as jueces/zas y magistrados/as. Una vez establecida su obligatoriedad, la negativa injustificada al uso de los programas determinar los efectos que correspondan en el mbito disciplinario.

Por tanto, ello no supone establecer ninguna nueva tipicidad, sino meramente recordar que los artculos417 a418 de la LOPJ establecen tipicidades que sancionan el cumplimiento de los deberes del cargo.

Las necesidades tcnicas y de formacin establecidas en esta Instruccin no conllevan necesariamente gasto adicional para las Administraciones prestacionales en su obligacin de dotar a los rganos judiciales de recursos que sirvan instrumentalmente al ejercicio de la funcin jurisdiccional.

Primero. Objeto.

La presente Instruccin tiene por objeto el establecimiento de las condiciones que debern concurrir para imponer como obligatorio el uso de los programas de gestin procesal por los/as jueces/zas y magistrados/as. Estas condiciones incluyen:

1. El conjunto de especificaciones y requerimientos tcnicos que debern proporcionar los Sistemas de Gestin Procesal (SGP) cuando ofrezcan el expediente judicial electrnico a jueces/zas y magistrados/as, tanto si presentan dicho expediente como parte de las funcionalidades del propio SGP, como si lo hacen con herramientas especializadas integradas con l.

2. Las condiciones de formacin que se deben satisfacer para que el uso de los programas pueda establecerse como obligatorio.

3. El procedimiento para la verificacin de que los programas renen las condiciones que permite al Consejo imponer su obligatoriedad a jueces/zas y magistrados/as.

4. Las consecuencias derivadas de no superacin del test de requisitos tcnicos y de gestin mnimos para que el programa pueda imponerse como obligatorio.

Segundo. Condiciones tcnicas que deben reunir los programas para establecer su uso como obligatorio.

Las condiciones tcnicas que deben reunir los programas a efectos de esta Instruccin se especificarn en el anexo tcnico de la misma.

La eficiencia que proporcione el programa desde la perspectiva del trabajo del/de la juez/a o magistrado/a no deber ser en ningn caso inferior a la que les proporcione la tramitacin de los expedientes en papel.

Las condiciones tcnicas no deben confundirse con el contenido propio del informe al que alude el artculo230.6 LOPJ, sino que deben ser las especficas (incluidas o no en ese informe previo) que se refieran a que los programas de gestin procesal permitan una utilizacin gil y eficiente.

El anexo tcnico podr revisarse anualmente o cada vez que se detecte una incidencia relevante desconocida con anterioridad o cuando las innovaciones tecnolgicas lo hagan aconsejable.

Tercero. Condiciones de formacin que se deben satisfacer para que el uso de los programas pueda establecerse como obligatorio.

Las Administraciones que implanten los programas de gestin procesal debern facilitar a los/as jueces/zas y magistrados/as la formacin necesaria para el uso de las herramientas informticas procesales.

La Comisin Permanente del CGPJ validar la correccin y adecuacin de dicha formacin al ejercicio de la funcin judicial (por tiempo, contenidos y calidad), previo informe del Servicio de Formacin Continua y, en caso de considerarse necesario, de la Seccin de Informtica Judicial. Para ello, la Administracin que vaya a implantar el programa de gestin procesal o cualquier modificacin del mismo deber remitirle el programa de formacin previsto para los/as jueces/zas y magistrados/as. Tambin lo remitir a la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia, que elevar un informe al CGPJ expresando su parecer. Igual informe elevar la Sala de Gobierno al CGPJ sobre la ejecucin y resultados del programa de formacin.

Debe incluirse dentro de los equipos de los distintos Centros de Atencin al Usuario personal formador que permita dar una respuesta inmediata a las necesidades que el/la juez/a o magistrado/a pueda tener en el uso de las herramientas y equipos, tanto en el despacho oficial como en el trabajo en remoto.

El uso de los programas de gestin procesal o de los instrumentos informticos no ser obligatorio mientras no se imparta la formacin necesaria en los trminos indicados.

Se deber garantizar que las personas que son miembros de la carrera judicial y los/as delegados/as de prevencin reciban una formacin e informacin adecuadas sobre los riesgos relacionados con la seguridad y salud derivados de la utilizacin de los medios telemticos puestos a su disposicin y sus programas, as como sobre las medidas de prevencin y proteccin que hayan de adoptarse. Se deber garantizar que cada miembro de la carrera judicial reciba una formacin adecuada sobre las modalidades de uso de los equipos con pantallas de visualizacin, antes de comenzar este tipo de trabajo y cada vez que la organizacin del puesto de trabajo se modifique de manera apreciable.

Cuarto. Procedimiento para la verificacin de que los programas renen las condiciones que permite al Consejo imponer su obligatoriedad a jueces/zas y magistrados/as.

Se considerarn tres situaciones diferenciadas:

1. Programas de nueva implantacin.

1.1 Al tiempo de la implantacin de los programas o, de ser posible, con carcter previo, deber llevarse a cabo una evaluacin inicial prctica de su funcionamiento por los/as jueces/zas y magistrados/as que designe la correspondiente Sala de Gobierno.

La Sala de Gobierno emitir un informe con las incidencias de funcionamiento que advierta en relacin con las exigencias del anexo tcnico, sin perjuicio de que puedan sealar cualesquiera otras incidencias que se adviertan.

El informe de la Sala de Gobierno ser remitido a la Seccin de Informtica Judicial, que evaluar las incidencias detectadas a los efectos de determinar su relevancia.

A la vista de los informes de la Sala de Gobierno y de la Seccin de Informtica Judicial, la Comisin Permanente del Consejo, previo informe del Comit de Proteccin de Datos, determinar mediante Acuerdo el alcance de la obligatoriedad para los/as jueces/zas y magistrados/as del uso de los programas correspondientes.

Una vez establecida su obligatoriedad, la negativa injustificada al uso de los programas determinar los efectos correspondientes en el mbito disciplinario.

1.2 Durante la tramitacin del procedimiento, si se hubiese producido la implantacin del programa antes de la adopcin del Acuerdo de la Comisin Permanente, el/la presidente/a del TSJ acordar la obligatoriedad provisional del uso de los programas sin perjuicio de la ulterior decisin de la Comisin Permanente, salvo que observase carencias relevantes –tanto respecto del cumplimiento de exigencias procesales como de la agilidad y eficiencia exigidas para su utilizacin por los/as jueces/zas y magistrados/as– en cuyo caso elevar la cuestin a la Comisin Permanente, que decidir el tratamiento provisional que debe darse

2. Programas ya implantados antes de la publicacin de la Instruccin.

La tramitacin se ceir a lo previsto en el apartado cuarto.1, previndose que el informe a emitir por la Sala de Gobierno tenga lugar en un plazo no superior a dos meses desde la publicacin de la Instruccin.

3. Incidencias una vez implantados los programas y modificaciones o actualizaciones de dichos programas.

3.1 En caso de producirse incidencias en relacin con programas para los que ya exista Acuerdo de obligatoriedad, la Sala de Gobierno emitir informe en los trminos indicados en el apartado cuarto.1, limitado a detallar los trminos de la incidencia y su relevancia para el trabajo de jueces/zas y magistrados/as. Del informe se dar traslado a la Seccin de Informtica Judicial. A la vista de ambos informes, la Comisin Permanente decidir sobre el mantenimiento de la obligacin de su utilizacin para jueces/zas y magistrados/as.

3.2 Si la relevancia de la incidencia lo impone, y hasta en tanto se pronuncie de manera definitiva la Comisin Permanente, el/la presidente/a del TSJ podr acordar provisionalmente la no obligatoriedad del uso de los programas, que se elevar a la Comisin Permanente para que decida sobre su mantenimiento hasta que se adopte el Acuerdo definitivo.

3.3 Si la incidencia afectase solo a unos determinados rganos, los anteriores Acuerdos de rectificacin de obligatoriedad se referirn solo a los rganos afectados.

3.4 Entre las incidencias a que se refiere esta Instruccin se incluyen aquellas situaciones o actuaciones de la Administracin competente que, pese a no derivarse directamente del sistema informtico, guarden relacin directa con ste y afecten de manera relevante a su utilizacin o al ejercicio de la funcin jurisdiccional.

3.5 El mismo tratamiento se dar a las modificaciones o actualizaciones relevantes que se introduzcan en programas para los que ya existe Acuerdo de obligatoriedad.

4. Incidencias personales.

En caso de que las incidencias tuvieran relacin con problemas que afecten personalmente al/a la juez/a o magistrado/a, derivados de limitaciones fsicas o de otra ndole, la Sala de Gobierno informar a la Comisin Permanente de la naturaleza de la incidencia. Esta solicitar, en su caso, informe a la Seccin de Prevencin de Riesgos y a la Seccin de Informtica Judicial. A la vista de ello, la Comisin Permanente adoptar el Acuerdo que proceda en cuanto a las adaptaciones necesarias para que el uso de los sistemas informticos sea obligatorio para los/as jueces/zas o magistrados/as afectados/as.

Quinto. Consecuencias derivadas de la no superacin del test de requisitos tcnicos, de gestin y de formacin mnimos para que el programa pueda imponerse como obligatorio.

La no superacin del test de requerimientos tcnicos, de tramitacin y formacin que se prevn en la Instruccin determinar que el uso de los programas procesales no ser obligatorio para los/as jueces/zas y magistrados/as.

Mientras los programas y herramientas procesales no sean obligatorios para los/as jueces/zas y magistrados/as, se les deber garantizar el acceso a expedientes en papel, bien sea porque su tramitacin se lleva a cabo de dicha forma o bien porque se establezca un expediente paralelo o duplicado en papel. Se garantizar la conservacin e integridad de los expedientes en papel mientras el uso de los programas no sea obligatorio para los/as jueces/zas o magistrados/as.

Sexto. Vigencia de instrucciones anteriores.

Se declara expresamente la vigencia de las Instrucciones2/2003, de26 de febrero de2003 (Cdigo de conducta para usuarios de equipos y sistemas informticos al servicio de la Administracin de Justicia) y1/2011, de31 de marzo (sobre el funcionamiento de las UPAD a jueces y magistrados y su actuacin coordinada con los SCP) en todo lo que no resulten contradichas por esta Instruccin o hayan resultado afectadas por normas que las contradigan.

ANEXO TCNICO A LA INSTRUCCIN
El puesto de trabajo del/de la juez/a o magistrado/a

Introduccin

El expediente judicial electrnico (en adelante, EJE) est formado por un conjunto de documentos digitales que soportan los acontecimientos de un procedimiento judicial. Se construye con los escritos de inicio y de trmite que introduzcan los operadores jurdicos y con los que se generen a lo largo de la tramitacin procesal.

Su formato debe ajustarse a las especificaciones que la Ley18/2011 de5 de julio, reguladora del uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin en la Administracin de Justicia establece para posibilitar la compatibilidad e interoperabilidad entre sistemas.

Por otro lado, el Comit Tcnico Estatal de la Administracin Judicial Electrnica (en adelante, CTEAJE) ha definido en el seno de sus grupos de trabajo las especificaciones tecnolgicas concretas que incluyen metadatos, estructuras, formatos, etc., tanto de los expedientes como de los documentos electrnicos. As mismo ha estandarizado la numeracin identificativa y nica a lo largo de la vida procesal del expediente, los mecanismos tecnolgicos para hacerlo seguro y confiable, los formatos de firma digital y los protocolos de intercambio de informacin.

Por tanto, la primera obligacin de las Administraciones es desarrollar sistemas capaces de gestionar expedientes y documentos electrnicos con el formato, estndares y normas que, cumpliendo la Ley, estn definidos en la Normativa Tcnica del CTEAJE.

Pero las especificaciones tcnicas, siendo un condicionante imprescindible, no son suficientes para que el/la juez/a o magistrado/a desarrolle su funcin jurisdiccional de forma eficiente.

Es necesario dejar clara la funcionalidad que debern proporcionar los Sistemas de Gestin Procesal (SGP) cuando ofrezcan el EJE a jueces/zas y magistrados/as, tanto si presentan el EJE como parte de las funcionalidades del propio SGP, como si lo hacen con herramientas especializadas integradas con l.

El objetivo de los siguientes apartados es analizar y establecer las condiciones que deben desarrollarse en los SGP en relacin al EJE, sin los cuales el trabajo del/de la juez/a o magistrado/a se ver comprometido.

Por tanto, es pertinente aclarar que el presente conjunto de especificaciones y requerimientos solo se circunscribir a las necesidades tecnolgicas que permitan al/a la juez/a o magistrado/a realizar su trabajo de forma eficiente y segura, aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologas, reducir las probabilidades de error y mejorar en definitiva el funcionamiento de la Administracin de Justicia.

Requerimientos funcionales

1. Presentacin y funcionalidades

Los SGP debern ofrecer al/a la juez/a o magistrado/a un espacio de trabajo en el que pueda gestionar un EJE de forma cmoda, sencilla, rpida e integrada.

El/la juez/a o magistrado/a deber tener acceso a todas las funcionalidades que necesita para su trabajo, de forma integrada, en la misma herramienta o desde la misma herramienta, sin necesidad de tediosos cambios de aplicacin. Tambin deber poder tener acceso al EJE en cualquier momento y sin restriccin de ningn tipo en cuanto a tiempo o contenido.

El/la juez/a o magistrado/a deber poder visionar todos los documentos del EJE con las facilidades propias de los visores de cualquier editor de textos, pudiendo modificar para su lectura el tamao de los caracteres, desplazarse rpidamente a cualquier parte del EJE y con facilidades de bsqueda sencilla y avanzada en todo el expediente (y no solo en cada documento/ acontecimiento). Debe quedar garantizada la posibilidad de realizar bsquedas a texto completo sobre todo el expediente, con un solo clic sobre todas sus piezas y acontecimientos.

La presentacin de los documentos judiciales electrnicos tendr las propiedades de los editores what you see is what you get, de modo que lo que el/la juez/a o magistrado/a vea en la pantalla tenga el mismo aspecto que si esa informacin estuviese impresa.

El EJE deber incluir todos los acontecimientos asociados al procedimiento judicial que se est tramitando, incluidos aquellos que accedan a las oficinas en papel, los cuales sern escaneados e integrados en el EJE con su capa de texto por OCR, sin perjuicio de su conservacin fsica y puesta a disposicin del/de la juez/a o magistrado/a en la forma que establezcan las leyes procesales. Sin embargo, no incluir o no mostrar documentos que no aporten valor al expediente que deba trabajar el/la juez/a o magistrado/a, por ser exclusivamente tiles en la gestin interna de la oficina judicial. Un ejemplo son los acontecimientos referidos a actos de comunicacin. Estos estarn a disposicin del/de la juez/a o magistrado/a mediante otras facilidades que ofrecern los SGP.

No solo se integrarn en el EJE los documentos electrnicos, sino toda informacin multimedia que forme parte de un procedimiento judicial, como las grabaciones de vistas a las que se deber tener acceso desde el puesto de trabajo del/de la juez/a o magistrado/a, y las referencias a los objetos que por su naturaleza no puedan ser digitalizados. El acceso a las grabaciones de las vistas, declaraciones u otros actos procesales no requerir una nueva identificacin del/de la juez/a o magistrado/a con sesin iniciada en el sistema de gestin procesal o en el visor del EJE sino que el propio sistema deber dar acceso directo a las grabaciones mediante un hiperenlace ms del ndice electrnico del EJE, sin requerir una nueva identificacin.

El/la juez/a o magistrado/a deber tener acceso al expediente completo sobre el que est decidiendo, incluyendo los acontecimientos relacionados con el procedimiento que pudieran estar en otras instancias. Debe tener acceso al rbol completo identificado por un determinado nmero de identificador general (NIG), as como a los datos de registro del asunto, a fin de poder comprobar objetos y piezas de conviccin, intervinientes, postulacin procesal, etc.

Entre las facilidades que las herramientas de gestin de los EJE deben ofrecer el/la juez/a o magistrado/a, debe estar la posibilidad de marcar un documento para determinados fines, de modo que ni las partes ni las instancias superiores puedan verlo en caso de ser recurrido el asunto.

Los/as magistrados/as de los rganos colegiados deben disponer de facilidades para el intercambio de informacin entre ellos/as, como la de sealar un documento del EJE sobre el que estn trabajando con marcas que permitan incluir un texto.

2. Indexacin

El SGP deber ofrecer al/a la juez/a o magistrado/a un ndice asociado al EJE que, adems de cumplir el objetivo que seala la Ley para garantizar su integridad, le permita el acceso rpido a cualquier documento. Esto exige contar con ndices que incluyan referencias claras con frases, voces y conceptos jurdicos, que salvo en los casos en los que no sea posible respondan a los estndares aprobados y reflejados en la NT, como por ejemplo las clases de registro o los tipos documentales definidos en los formularios aprobados en el CTEAJE. Los documentos que no cumplan esta condicin debern tener una descripcin comprensiva de su contenido.

El SGP ofrecer siempre al/a la juez/a o magistrado/a la opcin de poder visualizar (o descargar) el EJE como si de un libro electrnico se tratase, de manera que pueda optar por recorrer y visualizar de forma continua y correlativa toda la documentacin, pasando sucesivamente las pginas de todos los documentos que conforman el EJE, sin necesidad de estar abriendo y cerrando uno a uno cada uno de dichos documentos.

Todo el EJE, con todas sus piezas y acontecimientos, debe ser fcilmente exportable (ntegra o parcialmente, a eleccin del/de la juez/a o magistrado/a) a un fichero preferiblemente con formato PDF nico con capa de texto en todas y cada una de sus hojas. Dicho fichero con formado PDF deber incluir el ndice del EJE que permita el rpido acceso a cualquier documento.

Las Administraciones proporcionarn al/a la juez/a o magistrado/a herramientas que permitan facilidades de edicin sobre el fichero descargado: subrayar, incluir comentarios, etc.

Adems, los/as jueces/zas o magistrados/as dispondrn de un almacenamiento en nube seguro en el que puedan guardar los ficheros imagen del EJE descargados para su acceso individual, seguro, confidencial y exclusivo por el/la propio/a juez/a o magistrado/a desde cualquier lugar o para su acceso compartido y colaborativo con otros/as compaeros/as designados/as por el/la propio/a juez/a o magistrado/a, especialmente en el caso de los rganos colegiados.

3. Documentos electrnicos (acontecimientos)

Un documento electrnico es informacin de cualquier naturaleza en forma digital, archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado. De este modo, los documentos se identificarn con una expresin comprensiva de su contenido, estandarizada en los formularios telemticos de entrada aprobados en el seno del CTEAJE, a la que deber sumarse un cdigo o referencia que los diferencie de cualquier otro.

Por tanto, el EJE debe incluir documentos que puedan ser identificados inequvocamente. El ndice del expediente que es el medio que permitir acceder gilmente a los acontecimientos (documentos electrnicos y archivos multimedia), debe estar formado por las identificaciones nicas e inequvocas de estos.

En las relaciones con cualquier parte interesada en el procedimiento, el/la juez/a o magistrado/a, como las partes, podr utilizar estas identificaciones como forma de referencia inequvoca de un acontecimiento.

Los documentos o los acontecimientos multimedia debern poder visualizarse/orse desde el puesto de trabajo del/de la juez/a o magistrado/a.

Las resoluciones judiciales son documentos electrnicos que se ajustarn a las guas tcnicas aprobadas por el CTEAJE. Se presentarn al/a la juez/a o magistrado/a para su desarrollo mediante formularios estructurados y aprobados en el CTEAJE que permitan autocompletar gran parte de la informacin que debe contener una resolucin judicial sin necesidad de que el/la juez/a o magistrado/a se vea obligado a copiarla de los acontecimientos del EJE, y facilitando la proteccin de los datos de carcter personal.

Los SCG debern permitir dar de baja aquellos documentos/acontecimientos respecto de los que la correspondiente resolucin haya ordenado su expurgo del expediente.

Todos los documentos del EJE debern haber superado el control de calidad de escritos en las oficinas de registro y reparto, y en la gestin de los procedimientos judiciales, de tal modo que se minimice la inclusin de documentos ilegibles, mal escaneados o incorrectamente indexados.

Salvo en los casos imprescindibles, los documentos que se ingresen en el sistema debern estar digitalizados, permitiendo al/a la juez/a o magistrado/a las operaciones de copiado digital de parte de su contenido. Si esto no fuese posible se integrarn en el puesto de trabajo del/de la juez/a o magistrado/a, herramientas de reconocimiento ptico de caracteres (OCR). Para digitalizar los documentos que se presenten por las herramientas de entrada de escritos deben seguirse los criterios establecidos en la Gua de Interoperabilidad y Seguridad de digitalizacin certificada de documentos elaborada por el CTEAJE.

4. Integracin de los expedientes procedentes de otros organismos

Cuando sea necesario incorporar expedientes administrativos procedentes de otros organismos, estos debern respetar las mismas propiedades del EJE, de tal modo que ofrezcan al/a la juez/a o magistrado/a un ndice claro que cumpla la estructura definida por el Consejo General del Poder Judicial.

Los SGP integrarn los expedientes administrativos en el EJE y los presentarn sin merma de sus propiedades originales, para lo que podr ser necesario incluir aplicaciones de visualizacin especficas.

En el caso de que el organismo emisor carezca de los medios necesarios para conformar el expediente con la estructura estandarizada por el Consejo General del Poder Judicial, se le recomendar utilizar el sistema INSIDE del Ministerio de Hacienda y Funcin Pbica (MINHAFP) que est preparado para formar un expediente administrativo estructurado de acuerdo al estndar definido por el CGPJ.

Excepcionalmente, si por su tamao no fuera posible tcnicamente incluir un expediente administrativo, se le ofrecer al/a la juez/a o magistrado/a en soporte digital, como por ejemplo en un CD.

5. Dacin de cuenta

Los SGP implementarn facilidades que permitan intercambiar informacin entre la oficina judicial y el/la juez/a o magistrado/a, as como acceder a la tramitacin del procedimiento judicial. Este intercambio de informacin estar especialmente diseado para la dacin de cuenta, en el que principalmente se indicar el estado de la causa y el curso procesal que corresponda, as como las indicaciones que sean necesarias, de tal modo que:

1. Sea sencillo que el funcionario del juzgado o tribunal pueda dar cuenta al/a la juez/a o magistrado/a de lo que acontezca respecto a un determinado procedimiento, mediante alertas, avisos y mensajes. Estos debern tener la longitud que sea necesario y no estar condicionados por limitaciones tcnicas.

2. El/la juez/a o magistrado/a debe disponer de las herramientas que le permitan minutar a los/as funcionarios/as aquellos cambios que estime pertinentes adjuntando los anexos documentales que considere.

3. El SGP asegurar en todo caso la integridad de las distintas versiones de un mismo documento de los que se d cuenta como versiones diferenciadas (versin inicial y sucesivas versiones rectificadas).

4. El programa deber asegurar que las distintas versiones y las notas cruzadas entre el/la juez/a o magistrado/a y los/as funcionarios/as slo sean accesibles a los/as propios/as jueces/zas y magistrados/as y a los/as funcionarios/as, y en ningn caso a las partes, sus representantes, peritos o cualquier otra persona.

5. El/la juez/a o magistrado/a deber poder acceder fcilmente (mediante hipervnculos que remitan al concreto documento/acontecimiento citado en la dacin de cuenta u otro medio similar) a los antecedentes documentales relacionados con el aviso, alerta o mensaje enviado por la oficina judicial.

6. En cualquier forma de organizacin judicial, principalmente en el caso de oficinas judiciales compuestas de servicio de ordenacin del procedimiento y de UPADs, los SGP implementarn los procedimientos judiciales de acuerdo a la tramitacin estandarizada y aprobada en el CTEAJE, tal y como se refleja en las tablas de tipos de tramitacin de la Normativa Tcnica, poniendo especial cuidado en sealar los hitos procesales que dejen constancia de la fecha de la itineracin electrnica del EJE al/a la juez/a o magistrado/a.

7. La dacin de cuenta informtica al/a la juez/a o magistrado/a por parte de las oficinas judiciales se llevar a cabo sin perjuicio de la dacin de cuenta personal y directa cuando el/la juez/a o magistrado/a as lo estime necesario y en los trminos que establezcan las leyes procesales. No obstante, podran implementarse procedimientos de comunicacin personal y directa no presenciales (por ejemplo, telefona, videoconferencia, chat, etc.).

6. Firma digital

Las guas tcnicas aprobadas por el CTEAJE en su Normativa Tcnica especifican las propiedades de los expedientes y los documentos judiciales electrnicos, entre las que est la firma digital, para la que tambin hay una gua tcnica. Respetar las especificaciones de la Normativa Tcnica permitir la interoperabilidad entre distintos sistemas.

Normalmente esta funcin se ofrece mediante una carpeta (portafirmas) en la que se acumulan los documentos que el/la juez/a o magistrado/a debe revisar y firmar. Pero independientemente de los mdulos o las herramientas que los SGP ofrezcan al juez/a o magistrado/a para firmar digitalmente, debern tener en cuenta los siguientes extremos:

1. Se ofrecern facilidades para que en el caso de que el/la juez/a o magistrado/a considere necesario algn cambio en los documentos pendientes de firma, se pueda hacer rpidamente y de forma consistente. De modo que si el/la juez/a o magistrado/a modifica un documento, este debe quedar correctamente integrado en el procedimiento judicial y, por tanto, en el EJE.

2. En el caso de rechazo de la firma, el/la juez/a o magistrado/a deber poder minutar las instrucciones pertinentes a la oficina, sin limitacin de espacio y con la posibilidad de anexar borradores de resolucin.

3. Una vez firmado un documento no podr modificarse y no podr destruirse. En caso de ser necesaria una modificacin, debern habilitarse los mecanismos que permitan dejar constancia de la diligencia oportuna que explique la razn de su inhabilitacin, corregir una nueva copia y firmarla posteriormente.

4. En el caso de rganos colegiados, sern necesarios al menos dos ciclos. En el primero, las personas integrantes del tribunal podrn corregir lo que consideren conveniente una vez tengan a su disposicin el documento (resolucin) que corresponda. Y solo cuando ya no est sujeto a cambios y todos hayan dado su visto bueno, se iniciar el ciclo de firma electrnica. Si por la razn que fuese, una vez firmado por alguna de las personas que forman parte del tribunal, hubiera que hacer otro cambio, se proceder como el caso anterior (3) y se comenzarn los ciclos de nuevo.

5. No deber solicitarse el PIN para cada documento a firmar. Se recomienda a las Administraciones que utilicen mdulos de firma testeados para ser utilizados con distintos navegadores. Un ejemplo es el mdulo autofirma del MINHAFP.

6. Deber habilitarse la posibilidad de firma remota, adoptando al efecto las condiciones de seguridad pertinentes.

7. Agenda de sealamientos

Los SGP debern incluir una agenda de sealamientos entre sus funcionalidades. El/la juez/a o magistrado/a tendr acceso a esta herramienta en la que se consignar el da y hora del sealamiento y permitir incorporar las instrucciones particulares o incluir las minutas que considere convenientes.

8. Sala de vistas

Las Administraciones proporcionarn herramientas en las salas de vistas con todas las funcionalidades que requiere la tramitacin de un procedimiento judicial. Aunque todas las propiedades de estos equipos y aplicaciones afectan al trabajo del/de la juez/a o magistrado/a, nos referiremos solo a aquellas que inciden directamente en su trabajo.

Ser indispensable cuidar la calidad de la grabacin. Para ello habr que atender a una serie de precauciones organizativas que no son el objeto de estas especificaciones, pero tambin ser necesario contar con al menos las siguientes funciones en las herramientas de grabacin de vistas:

1. Insercin gil de marcas/ndices que identifiquen momentos determinados de la grabacin.

2. Insercin de metadatos que referencien momentos determinados de la grabacin.

3. Alertas de grabacin defectuosa, que eviten los problemas de falta de audicin por problemas de ruido de fondo, retirada de micrfono, etc.

4. Integracin de la grabacin (o su referencia de accesibilidad) en el EJE.

5. Facilidades de bsqueda simple y avanzada sobre las marcas, y sobre los metadatos.

As mismo debern instalarse los medios tcnicos que permitan:

1. Exhibir el expediente digital con todos los acontecimientos/documentos debidamente identificados. Las partes debern referirse al identificador nico para facilitar su bsqueda.

2. Incluir documentos que puedan aportarse en el momento de la vista. En el caso de que los documentos aportados tengan un tamao que impida su inclusin en el momento de la vista, ser preciso arbitrar los procedimientos que permitan su escaneo en momento posterior, incluyendo en la vista solo su referencia.

Las Administraciones prestacionales debern garantizar que el/la juez/a o magistrado/a, en la sala de vistas, contar con el apoyo de personal con la debida formacin para la realizacin material de las funciones antes descritas y dems previstas en las normas de aplicacin, especialmente para la localizacin y exhibicin de los documentos que deban ser visionados durante las vistas.

Requerimientos en medios materiales

Las Administraciones deben proporcionar a los/as jueces/zas y magistrados/as unos medios adecuados para trabajar en un entorno digital, tanto en el despacho oficial como en cualquier lugar remoto con comunicaciones de un ancho de banda suficiente.

1. En el despacho oficial

Para el primer caso, la Administracin deber proporcionar al/a juez/a o magistrado/a unos terminales que pueden ser equipos o procesadores de sobremesa, terminales no inteligentes, porttiles sobre bases que permitan la conexin a pantallas de altas prestaciones e impresoras, siempre conectados a los servidores centrales que soportan el SGP y todas las herramientas y funcionalidades.

Los equipos, los terminales no inteligentes o los porttiles conectados a sus bases, tendrn al menos una pantalla de un nmero de pulgadas suficiente para presentar varios entornos de trabajo o, en su defecto, dos pantallas.

Ser necesario proporcionar al/a la juez/a o magistrado/a un escritorio virtual en el que el SGP proporcione acceso al expediente judicial, a las herramientas de edicin de la resolucin estructurada, a la jurisprudencia y legislacin, a internet, a las herramientas de visualizacin de vistas, a herramientas ofimticas, etc. El/la juez/a o magistrado/a deber poder tener al menos dos de estos entornos simultneamente, siendo ptimo tres: el expediente digital, la jurisprudencia y legislacin, y el editor de resoluciones estructuradas.

Las pantallas tendrn los filtros, resolucin, soportes regulables en altura y distancia que minimicen el cansancio visual, que permitan la posicin ergonmica adecuada, que adapten su iluminacin a los gustos del/de la juez/a o magistrado/a y que, en general, cumplan con las normas de prevencin de riesgos laborales.

En el despacho judicial, la Administracin tambin proporcionar al/a la juez/a o magistrado/a una impresora para uso personal.

As mismo, los equipos incluirn lectores de tarjetas criptogrficas integradas en los teclados o independientes, entradas con interfaz USB, lectores de discos pticos y altavoces para audicin de grabaciones.

Los servidores de aplicaciones y herramientas centralizados estarn accesibles mediante lneas de comunicaciones de altas prestaciones, con altos anchos de banda, para permitir el acceso a informacin multimedia sin merma de calidad. As mismo tendrn la potencia suficiente para evitar bloqueos o lentitud en las respuestas y la alta disponibilidad que evite la perdida de servicio

2. Trabajo en remoto

El/la juez/a o magistrado/a dispondr de los medios necesarios que le permitan trabajar en remoto.

Para trabajar en remoto ser necesario disponer de al menos un ordenador porttil, debidamente configurado con medidas de seguridad, mdulos de firma electrnica, lectores de tarjetas criptogrficas y parametrizacin de acceso a los SGP, que deben proporcionar las Administraciones. Su peso debe ser el menor posible para facilitar el transporte. Sera deseable que las pantallas fuesen sensibles al tacto (touch screen).

Debern adoptarse especiales medidas de seguridad si se prestan alguno de los servicios en nubes privadas de modo que si la ubicacin de los servidores pudiera estar en terceros pases, o pudieran existir usuarios administradores con acceso a los datos y documentos en terceros pases, ser obligatorio que el adjudicatario tenga autorizadas las transferencias internacionales por la AEPD, de tal forma que por parte de la autoridad de control espaola se haya considerado adecuadas las garantas establecidas en los modelos de contratos aportados por el adjudicatario, para la transferencia internacional de datos con destino a dicha entidad, establecida en el pas de ubicacin, con motivo de la prestacin de los servicios adjudicados por este contrato y actuando como encargado de tratamiento.

Requerimientos organizativos

Queda fuera de estas especificaciones el establecimiento de normas, criterios o recomendaciones sobre la organizacin o actuacin en la oficina judicial. Sin embargo, por su trascendencia e influencia en el trabajo del/de la juez/a o magistrado/a, se estima conveniente resaltar algunas precauciones esenciales:

1. La calidad de la informacin que se ingrese en el sistema mediante las herramientas de registro y reparto influye de forma absoluta en el trabajo del/de la juez/a o magistrado/a. Por muy avanzadas que sean las herramientas puestas a su disposicin, no servirn si la calidad de la informacin presentada no cumple los estndares establecidos.

2. Los formularios WEB de entrada de datos debern adaptarse a lo especificado y aprobado en el seno del CTEAJE, y contener los filtros que minimicen la incorrecta entrada de datos. Se prestar especial precaucin al completar los metadatos del asunto ingresado, de cada documento anexo, y en la eleccin adecuada de la voz del mapa documental que identifique cada documento. Se evitarn las voces generales que no den informacin sobre lo anexado, como por ejemplo: otros.

3. A pesar de los filtros telemticos, los servicios comunes de registro y reparto deben organizar un control de entrada que devuelva para subsanacin aquellos escritos que pese a los filtros no tengan la calidad que requiere la tramitacin del EJE.

4. Es importante controlar la calidad de las grabaciones de las salas de vistas, de tal modo que se incluyan las marcas, referencias y metadatos que faciliten las bsquedas y se controle la grabacin adecuada de la voz y del video. En caso contrario, el/la juez/a o magistrado/a tendr dificultades independientemente de las prestaciones de las herramientas de visualizacin.

5. Se asegurar la trazabilidad de los accesos al expediente, tanto en lo que se refiere a las personas que acceden a los mismos como de los equipos desde los que se produce el acceso. Los programas de gestin procesal asegurarn condiciones de acceso especfico a las causas declaradas secretas.

6. En ningn caso los programas trasladarn a los/as jueces/zas y magistrados/as funciones o tareas propias de los/as funcionarios/as.

7. Se contemplar la situacin especfica de jueces/zas o magistrados/as que, por necesidades particulares apreciadas por el Consejo, precisen de una adaptacin del puesto de trabajo en relacin con los programas de gestin y herramientas informticas.

Madrid, 22 de noviembre de2018.–El Presidente del Consejo General del Poder Judicial, Carlos Lesmes Serrano.

Cuadro actualizado de Instrucciones vigentes del Consejo General del Poder Judicial

Instruccin n. Ttulo Fecha de aprobacin y publicacin Modificaciones

1/1999

Instruccin por la que se aprueban los Protocolos de servicio y formularios de tramitacin de quejas y reclamaciones y previa informacin al ciudadano.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 22.9.1999 (BOE 19.10.1999).

3/2001

Instruccin sobre la anotacin de los procesos civiles de ejecucin en los libros de registro de los Juzgados y Tribunales.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 20.6.2001 (BOE 29.6.2001).

4/2001

Instruccin sobre el alcance y los lmites del deber de auxilio judicial.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 20.6.2001 (BOE 7.7.2001).

5/2001

Instruccin sobre remisin anual a los rganos jurisdiccionales de listas de profesionales para su designacin judicial como peritos.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 19.12.2001 (BOE 29.12.2001).

Modificada por Acuerdo del Pleno del Consejo de 28.10.2010, con la introduccin de un nuevo prrafo en el apartado Tercero (BOE 18.11.2010).

1/2002

Instruccin por la que se aprueban los impresos normalizados para su presentacin directa por los ciudadanos en los supuestos previstos en la Ley de Enjuiciamiento Civil.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 5.11.2002 (BOE 14.11.2002).

Modificada por Acuerdo del Pleno del Consejo de 28.09.2011 (BOE 4.10.2011).

1/2003

Instruccin sobre rgimen de sustituciones, Magistrados suplentes y Jueces sustitutos.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 15.1.2003 (BOE 25.1.2003).

2/2003

Instruccin sobre cdigo de conducta para usuarios de equipos y sistemas informticos al servicio de la Administracin de Justicia.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 26.2.2003 (BOE 10.3.2003).

3/2003

Instruccin sobre normas de reparto penales y registro informtico de violencia domstica.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 9.4.2003 (BOE 15.4.2003).

4/2003

Instruccin sobre remisin de resoluciones judiciales al Consejo General del Poder Judicial para su recopilacin y tratamiento por el Centro de Documentacin Judicial.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 9.4.2003 (BOE 1.5.2003).

1/2010

Instruccin sobre los jueces de adscripcin territorial.

Acuerdo de la Comisin Permanente del Consejo de 27.7.2010 (BOE 30.7.2010), ratificado por el Pleno de 23.9.2010.

2/2010

Instruccin sobre el ejercicio de las facultades de direccin e inspeccin por los Jueces y Magistrados.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 28.10.2010 (BOE 18.11.2010).

1/2011

Instruccin sobre el funcionamiento de las Unidades Procesales de Apoyo Directo a Jueces y Magistrados y su actuacin coordinada con los Servicios Comunes Procesales.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 31.3.2011 (BOE 5.4.2011).

1/2013

Instruccin sobre retribuciones en supuestos de incapacidad temporal de los miembros de la Carrera Judicial.

Acuerdo del Pleno del Consejo de 12.6.2013 (BOE 21.6.2013).

Modificada por Acuerdo de la Comisin Permanente de 28.11.2018.

1/2018

Instruccin relativa a la obligatoriedad para jueces/zas y magistrados/as del empleo de medios informticos a que se refiere el artculo 230 de la Ley Orgnica del Poder Judicial.

Acuerdo de la Comisin Permanente del Consejo de 22.11.2018.

Análisis

  • Rango: Acuerdo
  • Fecha de disposición: 22/11/2018
  • Fecha de publicación: 10/12/2018
Referencias anteriores
  • DE CONFORMIDAD con el art. 230 de la Ley Orgnica 6/1985, de 1 de julio (Ref. BOE-A-1985-12666).
Materias
  • Administracin de Justicia
  • Administracin electrnica
  • Consejo General del Poder Judicial
  • Documentos
  • Firma electrnica
  • Informtica
  • Magistrados
  • Oficina judicial

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