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Documento BOE-A-2008-1627

Orden EHA/114/2008, de 29 de enero, reguladora del cumplimiento de determinadas obligaciones de los notarios en el mbito de la prevencin del blanqueo de capitales.

TEXTO

La condicin de fedatarios pblicos que ostentan los notarios determina su constante participacin en operaciones econmicas y financieras y el riesgo, tambin, de que pueda utilizarse su actividad dentro de los cada vez ms complejos procesos de blanqueo de capitales. Asimismo, los notarios, en su consideracin de funcionarios pblicos, estn sujetos a un deber de colaboracin con la Administracin General del Estado cuyo cumplimiento est resultando ser de gran eficacia en el mbito de la prevencin del blanqueo de capitales.

Los notarios tambin han mostrado su inters por mejorar el grado de eficacia de la accin pblica dirigida a la prevencin del blanqueo de capitales en el marco del control de la regularidad de las operaciones que autorizan. Los notarios, en su calidad de funcionarios pblicos, estn obligados a velar por la legalidad formal y material de los actos y negocios que autorizan, as como a prestar su funcin pblica respecto de toda persona que requiera la prestacin de la funcin pblica notarial, de conformidad con lo previsto en los artculos 17 bis y 24 de la Ley del Notariado y 145 de su Reglamento.

La aprobacin de la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, reguladora del rgano Centralizado de Prevencin en materia de blanqueo de capitales en el Consejo General del Notariado, ha supuesto un notable avance en trminos de compromiso y de eficacia por parte de los notarios en la prevencin del blanqueo de capitales.

Desde la entrada en vigor de la citada Orden Ministerial, la Direccin General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia ha venido impulsando a travs del Consejo General del Notariado la adopcin de medidas destinadas a dificultar y a procurar evitar la utilizacin de la actividad de los notarios en procesos o esquemas de blanqueo de capitales. As, el colectivo notarial, mediante una gestin centralizada, ha aportado un indudable valor en el rea del anlisis de operativa de riesgo, comunicacin de operaciones y otras obligaciones.

Transcurrido el tiempo suficiente para valorar el resultado de la aplicacin de las medidas adoptadas y comprobar el acierto de las mismas, parece oportuno desarrollar y precisar la forma en la que los notarios han de cumplir determinadas obligaciones a las que se hayan sujetos en el mbito de la prevencin del blanqueo de capitales de conformidad con lo establecido en la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, y en su Reglamento de desarrollo aprobado por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio.

En la presente Orden se precisa la forma de cumplimiento por los notarios de las obligaciones de identificacin de clientes, conservacin de documentos y procedimientos de control y evaluacin y se acuerda que comuniquen a las autoridades competentes la coincidencia, en su caso, de la identidad de los otorgantes con la de las personas y entidades incluidas en las listas contenidas en instrumentos de Derecho comunitario, tales como los Reglamentos 2580/2001, 881/2002 o sucesivos. No obstante, debe indicarse que la Orden no regula ntegramente el rgimen jurdico de prevencin del blanqueo de capitales aplicable a los notarios, limitndose a desarrollar determinadas obligaciones de prevencin en las que se estima que son necesarias o convenientes ciertas precisiones, por apreciarse que en las restantes son suficientemente concretas las exigencias contenidas en el Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre.

La presente Orden se dicta al amparo de la habilitacin normativa contenida, de una parte, en el artculo 16.1.b) del Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, en virtud del cual mediante orden del Ministro de Economa y Hacienda podr acordarse que determinadas categoras de personas que realicen las actividades a que se refiere el artculo 2.2 comuniquen obligatoriamente las operaciones comprendidas en el artculo 7.2 del Reglamento y, de otra, en la Disposicin final primera del Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, conforme a la cual el Ministro de Economa y Hacienda, previo cumplimiento de los trmites legales oportunos, dictar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo del Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre. En su virtud, dispongo:

Artculo 1. Objeto y mbito de aplicacin.

La presente Orden desarrolla determinadas obligaciones contenidas en la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevencin del blanqueo de capitales, y en su Reglamento, aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, respecto de los notarios.

Los notarios quedarn sometidos a lo dispuesto en la presente Orden cuando participen en las actividades sealadas en el artculo 2.2.d) del Reglamento aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, y, en particular, cuando participen, autorizando o interviniendo en cualquier otra forma, actos o negocios jurdicos dentro de los siguientes mbitos:

a) Constitucin, transmisin o extincin de toda clase de derechos reales sobre bienes inmuebles o entidades comerciales;

b) Creacin de sociedades, asociaciones, fundaciones, entidades comerciales u otros tipos de estructuras anlogas;

c) Compraventa de acciones, participaciones o de cualesquiera otros valores negociables e instrumentos financieros;

d) Actos o negocios jurdicos relativos al funcionamiento o a la gestin de sociedades, asociaciones, fundaciones, entidades comerciales u otros tipos de estructuras anlogas.

A los efectos de lo establecido en la presente Orden, se entender por participacin de los notarios cualquier actividad que realicen los mismos en relacin con la intervencin o autorizacin de los actos o negocios jurdicos.

Artculo 2. Identificacin de personas fsicas.

1. El Notario identificar a sus clientes en la forma y con los tipos de documentos sealados en el apartado 2 del artculo 3 del Reglamento aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, sin perjuicio de la obligacin de los comparecientes de acreditar el nmero de identificacin fiscal (NIF) conforme establece el artculo 23 de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862. En los casos en que los clientes acten a travs de representante el Notario tambin proceder a su identificacin. Cuando existan indicios o sospecha de que los otorgantes no actan por cuenta propia, los notarios harn constar este extremo en la comunicacin que remitan, en su caso, al rgano Centralizado de Prevencin (OCP).

2. En el caso de otorgantes habituales podr efectuarse la identificacin de la persona fsica dando fe el Notario de que conoce personalmente al otorgante segn lo dispuesto en el artculo 23 de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862. No obstante, la utilizacin de este medio de identificacin no exime al Notario de su obligacin de solicitar, al menos la primera vez que una persona comparezca en la notara, cualquiera de los documentos a que se refiere el apartado anterior, ni tampoco de la obligacin de conservar copia de los mismos.

3. Los notarios debern hacer constar en la escritura, de conformidad con lo previsto en el artculo 156.10. del Reglamento de la organizacin y rgimen del Notariado aprobado por el Decreto de 2 de junio de 1944, la profesin o actividad empresarial del otorgante. En los casos en que el rgano Centralizado de Prevencin (OCP) durante el anlisis de la operativa observe incoherencias en la manifestacin realizada proceder a la verificacin de la informacin contenida en la misma.

Artculo 3. Identificacin de personas jurdicas.

1. De conformidad con lo establecido en el apartado 3 del artculo 3 del Reglamento aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, la identificacin de las personas jurdicas se realizar a travs de la presentacin de documento fehaciente acreditativo de su denominacin, forma jurdica, domicilio y objeto social sin perjuicio de la obligacin de comunicar el nmero de identificacin fiscal (NIF).

2. A estos efectos, ser suficiente que los extremos sealados en el apartado anterior se le hayan acreditado, y as conste, al Notario autorizante del documento cuya copia autntica se exhiba.

3. En todo caso, el Notario insertar en el instrumento pblico la manifestacin del otorgante consistente en que los datos de identificacin de la persona jurdica y, especialmente, el objeto social y domicilio, no han variado respecto de los consignados en el documento fehaciente presentado y sin perjuicio de las comprobaciones que el Notario estime necesario realizar. En el caso de que una persona fsica acte en representacin de una entidad, tambin ser necesaria su identificacin conforme a los criterios establecidos en los apartados 1 y 2 del artculo anterior.

4. Igualmente, el Notario solicitar informacin acerca de la estructura accionarial o de control de la persona jurdica cuando aprecie varios indicadores de riesgo, conforme a las orientaciones del OCP y, en todo caso, cuando la persona jurdica haya sido constituida en algn pas de los incluidos en el Real Decreto 1080/1991, de 5 julio, que determina los pases o territorios (parasos fiscales) a que se refieren los artculos 2. 3-4 de la Ley 17/1991, de 27 mayo, de medidas fiscales urgentes, y 62 de la Ley 31/1990, de 27 diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para 1991, en materia del Impuesto sobre la Renta de las Persona Fsicas y del Impuesto sobre Sociedades, o en la Orden Ministerial ECO/2652/2002, de 24 de octubre, por la que se desarrollan las obligaciones de comunicacin de operaciones en relacin con determinados pases al Servicio Ejecutivo de la Comisin de Prevencin del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias.

En este caso, el Notario har constar en el instrumento pblico la manifestacin del otorgante acerca del nombre o razn social de cada titular de una participacin superior al 25% en el capital de la persona jurdica, as como su Nmero de Identificacin Fiscal o Nmero Personal de Identificacin para Extranjeros (NIF/NIE) y domicilio. En ningn caso el Notario revelar al otorgante la causa por la que se solicita y se incluye esa informacin, de conformidad con lo previsto en el artculo 8 de esta Orden.

Artculo 4. Conservacin de documentos.

1. El Notario deber conservar copia del documento o documentos empleados en la identificacin tanto de personas fsicas como jurdicas a que se refiere el artculo anterior durante un plazo de seis aos, a contar desde la ltima vez que el otorgante particip en un acto o negocio jurdico en la notara.

Asimismo se conservarn durante un plazo de seis aos los documentos utilizados para la comprobacin de la veracidad de la informacin sobre la profesin o actividad empresarial del otorgante, cuando se hubieren obtenido.

Respecto de personas fsicas, acten por s mismas o en representacin de otras personas fsicas o jurdicas, se conservarn las copias de los documentos citados en los dos prrafos anteriores en archivos distintos del protocolo notarial.

Respecto de personas jurdicas, la conservacin de los documentos empleados en la identificacin se realizar mediante el archivo de copia de dichos documentos o mediante el archivo de la referencia notarial del documento autorizado en el que consta la identificacin en cualquiera de las formas establecidas en la legislacin notarial.

2. La conservacin de los restantes documentos que acrediten adecuadamente la realizacin de las operaciones ser realizada a travs del protocolo notarial.

Artculo 5. Comunicacin de operaciones relativas a movimiento de medios de pago.

Los notarios debern solicitar que les sea exhibida, para su incorporacin al protocolo, la declaracin de movimiento de medios de pago materializada en el modelo de declaracin S-1 cuando el pago de la operacin que autorizan se realice, o se haya realizado con anterioridad, en moneda metlica, billetes de banco o cheques bancarios al portador denominados en moneda nacional o en cualquier otra moneda o cualquier medio fsico, incluidos los electrnicos, concebido para ser utilizado como medio de pago, por importe igual o superior a 100.000 euros, conforme a lo establecido en la Orden EHA/1439/2006, de 3 de mayo, reguladora de la declaracin de movimientos de medios de pago en el mbito de la prevencin del blanqueo de capitales. Los notarios estarn obligados a comunicar al Servicio Ejecutivo las operaciones en que no les sea exhibida la declaracin de movimiento de medios de pago materializada en el formulario S-1 citado.

Artculo 6. Colaboracin con el Servicio Ejecutivo.

La comunicacin de operaciones al Servicio Ejecutivo de conformidad con lo establecido en la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, y en su Reglamento de desarrollo aprobado por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, y la atencin a los requerimientos de dicho rgano se realizarn de modo telemtico, sin perjuicio de la utilizacin de otros soportes cuando sea preciso. El sistema de comunicacin empleado deber asegurar la plena confidencialidad e integridad de la informacin transmitida.

Artculo 7. Procedimientos de control interno y de comunicacin.

Los procedimientos de control interno y comunicacin dirigidos a la prevencin del blanqueo de capitales por parte del conjunto de los notarios debern permitir, al menos:

a) Capturar de forma centralizada la informacin sobre transacciones individuales o grupos de operaciones para su anlisis en funcin del nivel de riesgo que presenten.

b) Analizar el funcionamiento de los procedimientos de examen y comunicacin de operaciones sospechosas.

c) Remitir informacin de forma gil y segura desde cada una de las notaras al rgano Centralizado de Prevencin y desde ste a cada notara, en el marco de lo dispuesto en los artculos 3 y 5 de la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre.

d) Conservar centralizadamente la documentacin correspondiente a las operaciones analizadas y comunicadas por parte del OCP y elaborar estadsticas.

e) Acceder directamente desde cada notara a informacin necesaria para asegurar el conocimiento de la normativa interna para la prevencin del blanqueo de capitales, incluida la peridica difusin de la misma.

f) Elaborar un plan de formacin anual que incluya acciones formativas suficientes dirigidas a los notarios y a su personal y la previsin de actualizacin de la propia formacin.

Conforme se establece en el artculo 6 de la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, el OCP elaborar y mantendr actualizado un Manual de Procedimientos de Prevencin del Blanqueo de Capitales para los notarios.

Artculo 8. Deber de confidencialidad.

El Notario no revelar ni al otorgante ni a terceros que se han transmitido informaciones al Servicio Ejecutivo o que se examinan operaciones en el marco de la normativa de prevencin del blanqueo de capitales, as como la razn por la que se recaban datos o se incluyen, en su caso, en el instrumento pblico.

Artculo 9. Evaluacin de cumplimiento de las obligaciones por parte de los notarios.

1. Los procedimientos y rganos de control interno y de comunicacin y, en particular, el funcionamiento del sistema de prevencin del blanqueo de capitales establecido en la Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, sern objeto de examen por parte de un experto externo al menos cada tres aos. Los resultados del examen sern consignados en un informe escrito de carcter reservado que describir detalladamente las medidas de control interno existentes, valorar su eficacia operativa y propondr, en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras.

2. Anualmente se evaluar internamente por escrito la efectividad operativa de los procedimientos y rganos de control interno y de comunicacin. La evaluacin interna realizada en el seno del Consejo General del Notariado deber reflejar, en concreto, el grado de cumplimiento de las obligaciones de los notarios previstas en la normativa sobre prevencin del blanqueo de capitales y especialmente las contenidas en esta Orden Ministerial. Tambin deber reflejar los resultados del funcionamiento del OCP. La evaluacin se desarrollar a travs de un sistema de anlisis adecuado que permita valorar el nivel de aplicacin del Manual de Procedimientos y realizar un muestreo y estudio suficientes de las comunicaciones realizadas al OCP. Estar a disposicin plena del Servicio Ejecutivo durante los seis aos siguientes a su realizacin toda la informacin obtenida como resultado del proceso de evaluacin.

Artculo 10. Ficheros automatizados de datos.

1. Se crea en las notaras el fichero automatizado de datos de carcter personal que se incluye y describe en el Anexo I de esta Orden.

2. Se crea en el Consejo General del Notariado el fichero automatizado de datos de carcter personal que se incluye y describe en el Anexo II de esta Orden.

Disposicin adicional primera. Aplicacin de Resoluciones de organismos internacionales y Reglamentos de la Unin Europea por los que se imponen sanciones u otras medidas restrictivas especficas dirigidas contra determinadas personas y entidades.

En aplicacin de las Resoluciones de organismos internacionales y de los Reglamentos de la Unin Europea por los que se imponen sanciones u otras medidas restrictivas especficas dirigidas contra determinadas personas y entidades, los notarios debern comprobar la eventual coincidencia de las identidades de los otorgantes con las de los destinatarios de aqullas que figuran incluidos en listas pblicas oficiales, informando de forma inmediata a travs del OCP de las operaciones en las que se produce dicha coincidencia a la autoridad competente que se indica en cada instrumento correspondiente.

Disposicin adicional segunda. Plazo para la elaboracin del primero de los exmenes a que se refiere el apartado 1 del artculo noveno de la presente Orden Ministerial.

El primero de los exmenes a realizar por experto externo conforme a la obligacin contenida en el apartado 1 del artculo noveno de la presente Orden Ministerial se llevar a cabo en un plazo de tres aos contados a partir de la fecha de entrada en vigor de la Orden EHA/2963/2005 de 20 de septiembre reguladora del rgano Centralizado de Prevencin en materia de blanqueo de capitales en el Consejo General del Notariado.

Disposicin derogatoria nica.

Quedar derogada cualquier disposicin de igual o inferior rango cuyo contenido resulte contrario a lo previsto en esta Orden.

Disposicin final nica.

La presente Orden entrar en vigor a los seis meses de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado.

Madrid, 29 de enero de 2008.–El Vicepresidente Segundo del Gobierno y Ministro de Economa y Hacienda, Pedro Solbes Mira.

ANEXO I
Notaras

Fichero: Cumplimiento de las obligaciones de tratamiento y comunicacin de datos derivadas de los dispuesto en los artculos 17 y 24 de la Ley del Notariado

a) Finalidad del fichero y usos previstos: gestin y registro de las obligaciones en materia de blanqueo de capitales, especialmente las relativas a conservacin de documentos de identidad de personas fsicas.

b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carcter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: personas que realicen actos o negocios jurdicos que deban ser incorporados al Protocolo o al Libro Registro.

c) Procedimiento de recogida de datos: declaraciones y manifestaciones de dichas personas fsicas y fotocopias de documentos de identidad.

d) Estructura bsica del fichero: sistemas de informacin.

e) Tipos de datos:

Datos identificativos.

Datos de caractersticas personales.

Datos relativos a la actividad econmica.

Datos acadmicos y profesionales.

Datos de transacciones.

f) Cesiones previstas:

Al Consejo General del Notariado, para el cumplimiento por el mismo de lo dispuesto en los artculos 17 y 24 de la Ley del Notariado.

Al Servicio Ejecutivo de la Comisin de Prevencin de Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, para el cumplimiento de los fines encomendados a dicho Servicio.

A las autoridades judiciales, fiscales y administrativas competentes en materia de prevencin de blanqueo de capitales y del fraude fiscal.

g) Responsable del fichero automatizado: el Notario.

h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin: los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin podrn ejercitarse, cuando proceda, en la notara donde se aportaron los datos de carcter personal.

i) Nivel de seguridad: bsico.

ANEXO II
Consejo General del Notariado

Fichero: Cumplimiento de las obligaciones de tratamiento y comunicacin de datos derivadas de los dispuesto en los artculos 17 y 24 de la Ley del Notariado

a) Finalidad del fichero y usos previstos: cumplimiento por el Consejo General del Notariado de las obligaciones de tratamiento y comunicacin de datos derivadas de los dispuesto en los artculos 17 y 24 de la Ley del Notariado.

b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carcter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: personas que realicen actos o negocios jurdicos que deban ser incorporados al Protocolo o al Libro Registro.

c) Procedimiento de recogida de datos: remisin de comunicaciones de los notarios y del ndice nico informatizado.

d) Estructura bsica del fichero: sistemas de informacin.

e) Tipos de datos:

Datos identificativos.

Datos de caractersticas personales.

Datos relativos a la actividad econmica.

Datos acadmicos y profesionales.

Datos de transacciones.

f) Cesiones previstas:

Al Servicio Ejecutivo de la Comisin de Prevencin del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, para el cumplimiento de los fines encomendados a dicho Servicio.

A las autoridades judiciales, fiscales y administrativas competentes en materia de prevencin de blanqueo de capitales.

g) Responsable del fichero automatizado: el rgano Centralizado de Prevencin (OCP) del Consejo General del Notariado.

h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin: el rgano Centralizado de Prevencin de Blanqueo de Capitales del Consejo General del Notariado.

i) Nivel de seguridad: bsico.

Análisis

  • Rango: Orden
  • Fecha de disposición: 29/01/2008
  • Fecha de publicación: 31/01/2008
  • Entrada en vigor: 31 de julio de 2008.
Referencias posteriores

Criterio de ordenación:

  • SE DEROGA en cuanto se oponga , por Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo (Ref. BOE-A-2014-4742).
Referencias anteriores
  • DE CONFORMIDAD con:
    • art. 2.2 del Real Decreto 925/1995, de 9 de junio (Ref. BOE-A-1995-16327).
    • Reglamento Notarial, aprobado por Decreto de 2 de junio de 1944 (GAZETA) (Ref. BOE-A-1944-6578).
  • CITA Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre (Ref. BOE-A-2005-15844).
Materias
  • Comunicaciones
  • Consejo General del Notariado
  • Delitos monetarios
  • Ficheros con datos personales
  • Notaras

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