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Documento BOE-A-1997-15059

Instruccin de 3 de julio de 1997, de la Subsecretara, por la que se aprueba la aplicacin del Plan de Austeridad de la Administracin General del Estado al Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y sus organismos autnomos.

TEXTO

El Consejo de Ministros, previo informe de la Comisin Delegada del Gobierno para Asuntos Econmicos, ha adoptado, el da 6 de junio de 1997, el Acuerdo por el que se aprueba el Plan de Austeridad de Gastos Corrientes de la Administracin General del Estado para racionalizar la utilizacin de los recursos pblicos en el mbito de cada Ministerio. Este Plan de Austeridad que se hace extensivo no slo a los organismos autnomos, sino tambin a las entidades pblicas empresariales, contiene un conjunto de medidas, propuestas y recomendaciones que persiguen una triple finalidad:

Reduccin del gasto pblico.

Mejora de la imagen institucional de la Administracin.

Fomentar la concienciacin del uso racional de los recursos pblicos por parte del personal de la Administracin.

Tales medidas afectan a comunicaciones, contratacin externa, publicaciones, adquisicin de material, utilizacin de fotocopiadoras, gastos de representacin, viajes, etc.

Esta poltica de contencin del gasto pblico consuntivo viene ya siendo asumida por este Ministerio desde hace algn tiempo, y fruto de la misma son las varias instrucciones dictadas por la Subsecretara en las que se establecen diversas medidas para controlar y reducir los gastos corrientes de los servicios administrativos del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y sus organismos autnomos, tales como las referentes al consumo telefnico, uso y control de mquinas fotocopiadoras, eliminacin de edificios o locales arrendados, etc.; muchas de las cuales, y especialmente la que concierne al consumo telefnico, estn dando resultados muy positivos.

Como quiera que las medidas contenidas en el Plan de Austeridad aprobado por el Gobierno son en su gran mayora coincidentes con las ya adoptadas por el Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin, nicamente cabe ahora confirmar su vigencia y reactivar y perfeccionar los mecanismos de control y seguimiento ya establecidos, sin perjuicio, evidentemente, de introducir la aplicacin de aquellas que puedan considerarse como nuevas o de un mayor efecto prctico. Por otra parte, en lo que respecta a las medidas de ahorro de energa basadas en la racionalizacin de los horarios de trabajo, sern tenidas en cuenta cuando se fijen futuros horarios para el Departamento y sus organismos autnomos, de acuerdo con la normativa vigente.

Sin embargo, por razones de claridad, simplificacin y economa de preceptos, resulta aconsejable refundir en este momento todas las normas internas sobre medidas de ahorro del gasto, que actualmente estn vigentes en el Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y sus organismos autnomos, en una Instruccin de tal carcter, en la que se proceda, adems, a adaptarlas, en cuanto sea necesario, al mencionado Plan de Austeridad establecido por el Gobierno para toda la Administracin General del Estado, y para cuya aplicacin a este Departamento se requiere la aprobacin de la presente Instruccin, que deber ser publicada en el Boletn Oficial del Estado.

En su virtud, y en cumplimiento de lo dispuesto en el Acuerdo del Consejo de Ministros de 6 de junio de 1997, esta Subsecretara aprueba la siguiente

Instruccin

1. mbito de aplicacin

Las medidas de ahorro establecidas en la presente Instruccin, muchas de las cuales se encuentran ya implantadas y en proceso de consolidacin, sern de aplicacin directa a todos los centros directivos y unidades administrativas del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y sus organismos autnomos, tanto en sus servicios centrales como perifricos, hasta que, respecto de estos ltimos, se produzca su integracin en las Delegaciones del Gobierno, de conformidad con la disposicin final segunda de la Ley de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin General del Estado de 14 de abril de 1997.

2. Medidas concretas

2.1 Comunicaciones.

2.1.1 Telfonos, telefax y otros medios.

Normas generales:

Primera.-Con carcter general, para las llamadas telefnicas que hayan de realizarse al exterior o fuera de la categora de trfico que se tenga asignada por razn de la actividad del puesto de trabajo, se utilizarn los servicios de la centralita.

Segunda.-A la vista de los datos de utilizacin del ao 1996, se proceder a la supresin de aquellas lneas telefnicas independientes de la Red IBERCOM que, subsistentes en el Departamento, no se consideren necesarias.

Tercera.-Se establece como obligatoria la utilizacin del candado electrnico en todos aquellos aparatos que dispongan del mismo. El usuario al que se le haya asignado la lnea ser el responsable de su introduccin, al objeto de evitar que por la misma se realicen llamadas no controladas.

Para los telfonos que no dispongan de candado electrnico, tanto de la Red IBERCOM como de lneas directas, la Oficiala Mayor facilitar a los usuarios el correspondiente candado mecnico o el sistema que se considere ms adecuado.

Cuarta.-En aquellos centros que todava carezcan de telfonos pblicos, se colocarn los necesarios, preferentemente del sistema de tarjeta, de modo que el personal pueda utilizarlos para sus llamadas particulares.

Quinta.-Se ejercer un control especial por la Subsecretara sobre la adquisicin y alquiler de telfonos mviles. Los terminales GSM adoptarn, de acuerdo con su configuracin tcnica, el sistema que permita discriminar las llamadas privadas de las oficiales, bien a travs de la tarjeta dual, bien mediante la utilizacin de cdigos de discriminacin de pagos. A tal fin, los usuarios de los telfonos mviles debern suscribir el correspondiente contrato y facilitar a la Oficiala Mayor los datos correspondientes a la cuenta corriente a la que habrn de cargarse las llamadas privadas.

Sexta.-El control de todos los recibos de la compaa suministradora se seguir realizando a travs de la Oficiala Mayor para que puedan ser debidamente verificados por los tcnicos responsables antes de proceder a su pago, especialmente los de los telfonos mviles.

Sptima.-El sistema de marcacin abreviada establecido para comunicacin interna entre los distintos edificios del Departamento continuar utilizando los cdigos existentes prioritariamente en lugar de las lneas exteriores.

Octava.-Se procurar la sustitucin de las llamadas telefnicas por la utilizacin del telefax, siempre que el nmero y la extensin de los documentos a transmitir sea adecuada a este medio de comunicacin.

Como norma general, existir un equipo de fax por Subdireccin General, desconectando los sobrantes y dndose instrucciones para el uso conjunto por varias unidades, en su caso.

Cuando, debidamente justificada su necesidad, se instalen nuevos fax, se har en extensiones no exclusivas para ellos, toda vez que los aparatos actuales discriminan las llamadas, pudiendo, en consecuencia, reducirse el nmero de extensiones en las centralitas.

En comunicaciones internas, el envo de los documentos a travs del fax tendrn validez a todos los efectos, de modo que debe evitarse la duplicidad del envo del documento a travs del fax y por correo ordinario, salvo aquellos documentos cuyos originales deban constar en los expedientes administrativos.

Novena.-Se potenciarn al mximo las comunicaciones por correo electrnico, al ser ms econmico que las comunicaciones telefnicas y postales.

A estos efectos, la Subdireccin General de Informtica elaborar, en el plazo mximo de seis meses, un plan de ampliacin del correo electrnico a todos los servicios del Departamento que se consideren necesarios.

Dcima.-Suprimidos ya los teletipos en las diferentes unidades del Departamento, slo se mantendrn subsistentes los del Gabinete de Prensa que han permanecido activados, en tanto sigan siendo funcionales para las tareas de dicho Gabinete.

Undcima.-Los centros directivos del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin que en la actualidad estn conectados a la Red de Comunicaciones Informticas Oficiales (RED RICO) mantendrn su conexin con dicha red en las mismas condiciones en que se viene haciendo. La conexin de nuevos centros directivos a dicha red, debe ser objeto de informe previo por la Oficiala Mayor.

Normas para la asignacin de categoras de trfico generales y excepcionales:

Duodcima.-Como norma general, todas las lneas del Departamento, servicios perifricos y organismos autnomos tendrn la asignacin de categora de trfico interno.

Decimotercera.-Por razn de las actividades de los distintos puestos de trabajo, las categoras de trfico de las lneas que utilicen sern las siguientes:

Con carcter general, los Subdirectores generales o asimilados tendrn categoras de trfico local y nacional, si bien podr asignrseles categora de trfico internacional mediante propuesta, igualmente motivada y razonada, del Director general correspondiente, o del rgano del que dependan jerrquicamente, cuando no estn adscritas a una Direccin General.

En todo caso, esta asignacin deber limitarse a los nmeros internacionales con los que hayan de relacionarse las Subdirecciones Generales.

Niveles 29: Local y nacional. Excepcionalmente, y a propuesta motivada y razonada del Director general correspondiente, podr asignrseles categora de trfico internacional, para comunicarse con otros organismos y entidades y especialmente con la Unin Europea.

Niveles 28, 26 y 24: Local. Asimismo, excepcionalmente, y a propuesta motivada y razonada del Director general correspondiente, podr asignrseles categoras de trfico nacional e internacional.

Decimocuarta.-Por razones tcnicas, las secretarias de los Subdirectores generales y asimilados dispondrn de una lnea con trfico de salida nacional. En el caso de que el Subdirector del que dependan tenga autorizada una lnea con trfico de salida internacional, la Secretaria tendr igualmente una lnea con la misma salida.

Decimoquinta.-Por razones de volumen de trabajo, el Gabinete Tcnico del Subsecretario y las Subdirecciones Generales de Apoyo y Coordinacin de las Secretaras Generales dispondrn de una lnea con trfico de salida nacional adems de la lnea del Subdirector o Titular y la de su Secretaria.

Decimosexta.-Para las comunicaciones con la Representacin permanente de Espaa ante la Unin Europea, se utilizar a travs de IBERCOM, la marcacin abreviada correspondiente a los nmeros 1064, 1065, 1066, 1067, 1068, 1069 y 1070, no siendo necesario, en estos casos, solicitar autorizacin para asignacin excepcional.

Decimosptima.-La propuesta de autorizacin excepcional, en el modelo actualmente establecido, habr de hacerse al Subsecretario y vendr firmada por el Subdirector general correspondiente y con el visto bueno del Director general del que dependa, y la justificacin con el detalle suficiente para poder ponderar la necesidad de la excepcin.

En este sentido, cuando la solicitud de salida nacional o internacional se base en la necesidad de llamadas habituales a otras provincias o al extranjero, deber indicarse, en su caso, las provincias en concreto o el nombre de las ciudades del extranjero con las que ha de comunicarse y la frecuencia de las llamadas.

El empleo de justificaciones genricas como las de: por necesidades del servicio, diversas comunicaciones a nivel nacional, etc.; no es suficiente para poder tramitar las autorizaciones de asignacin excepcional, por lo que no deben utilizarse.

Decimoctava.-Las autorizaciones de asignaciones excepcionales, as como su cancelacin, se realizarn por la Subsecretara. Las actualmente existentes se mantendrn, sin perjuicio de que por la Inspeccin General de Servicios se proceda a estudiar si es necesaria su permanencia.

Normas para supervisin y control:

Decimonovena.-La Inspeccin General de Servicios desarrollar el sistema de supervisin y control, con aplicacin estricta de los siguientes criterios:

a) La cifra de consumo mensual de cada usuario de lnea, a partir de la cual se exigir su justificacin concreta y detallada, ser la actualmente fijada por Resolucin de la Subsecretara de fecha 28 de mayo de 1996.

La citada cifra podr ser revisada a medida que se vaya generalizando la utilizacin de los medios electrnicos de comunicacin, lo que repercutir, lgicamente, en la menor utilizacin del telfono.

b) En el caso de exceso sobre la cifra establecida en el apartado anterior, se requerir a los Subdirectores generales para que lo justifiquen, indicando el carcter, oficial o privado, de las comunicaciones realizadas por las unidades dependientes de ellos, a los efectos de lo dispuesto en el apartado siguiente.

c) En el supuesto de que no se justifiquen los consumos realizados por un determinado usuario, se cursar comunicacin al mismo para que, respecto de las llamadas particulares efectuadas a partir del lmite establecido, proceda a abonar sus importes en la Caja Pa gadora Central del Ministerio o en la correspondiente Unidad del organismo autnomo encargada de gestionar los gastos del captulo 2; las cuales darn cuenta de las cantidades recibidas de dichos usuarios a la Inspeccin General de Servicios, y efectuarn su reintegro al Tesoro Pblico.

d) Cuando no sea posible identificar al usuario o no se haya justificado el exceso de consumo de una lnea telefnica, se proceder a la desactivacin automtica de la misma.

e) Se mantendr el seguimiento de las cifras de consumo y facturacin de las lneas directas, incluidas las de los telfonos mviles, para conocer la tendencia del gasto de dichas lneas y verificar la necesidad o no del mantenimiento de las ya existentes.

f) Con las lneas de fax se seguirn utilizando los mismos controles que con las telefnicas y cuando hayan de instalarse nuevos fax se conectarn a lneas no exclusivas para ellos.

Vigsima.-La Oficiala Mayor facilitar puntualmente a la Inspeccin General de Servicios la documentacin correspondiente a las facturaciones telefnicas, listado de llamadas, reasignacin de categoras de trfico y actualizacin del listn telefnico, para garantizar la eficacia del control.

La Unidad encargada de los servicios informticos de Oficiala Mayor mantendr, en condiciones de uso adecuadas, la aplicacin informtica elaborada para este control que ya se halla en funcionamiento.

2.1.2 Servicios postales.

En lo relativo al envo de correspondencia, paquetera y transportes se tendrn en cuenta las siguientes normas:

Primera.-Con carcter general debern utilizarse los servicios de Correos, Postal exprs, etc., para el envo de correspondencia y paquetera fuera del trmino municipal, evitando la contratacin de servicios externos de mensajera.

Segunda.-Se deber potenciar la utilizacin de los servicios de motoristas y coches de incidencias del Departamento, as como los adscritos a las Direcciones Generales.

Tercera.-Se celebrarn convenios de colaboracin con la entidad pblica empresarial Correos y Telgrafos al objeto de obtener los descuentos legalmente autorizados.

Cuarta.-Los envos postales se realizarn utilizando la lnea econmica que tiene el citado ente.

2.2 Contratacin externa: Seguridad. Limpieza. Asistencia tcnica.

En la contratacin externa de estos servicios se tendrn en cuenta las siguientes normas de actuacin:

Primera.-Hasta tanto se constituya la Junta de Contratacin, en los trminos previstos en el artculo 12.4 de la Ley 13/1995, de Contratos de las Administraciones Pblicas, la Junta de Compras de este Ministerio ser el rgano encargado de la programacin y tramitacin de los contratos que celebre el Departamento.

Una vez constituida la Junta de Contratacin sus funciones se extendern a la adjudicacin y a las dems previstas en la normativa vigente.

Segunda.-Se controlar centralizadamente todos los contratos que se realicen por el Departamento a travs de la Junta de Compras, evitando, en lo posible, contrataciones directas o por procedimiento negociado.

Tercera.-Se mantendr el mecanismo establecido de control para los contratos menores que no pasan por la Junta de Compras, continuando con los criterios actuales de mxima concurrencia.

Cuarta.-Igualmente se mantendr el sistema de control para los gastos menores que no necesitan fiscalizacin previa (pequeos suministros) mediante el establecimiento, siempre que sea posible, de un importe mximo anual a controlar por los responsables de cada rea.

Quinta.-Se analizarn los contratos en vigor y se mantendrn aquellos que sean imprescindibles para el funcionamiento del Ministerio no renovndose, por tanto, los que, sin que disminuya la calidad de los servicios, resulten prescindibles.

Cuando los Cuerpos de Seguridad del Estado estn en condiciones de poder prestar los servicios de seguridad integral de los edificios del Departamento, se proceder a la sustitucin de la contratacin de servicios privados para dichas funciones.

Sexta.-Se estudiar la sustitucin de algunos servicios hoy prestados por empresas, y que pueden ser realizados por personal propio del Departamento, de acuerdo con su categora profesional.

Sptima.-Se unificarn todos los contratos de igual naturaleza que celebren cada uno de los centros directivos de este Ministerio (mantenimiento de informtica, fotocopiadoras) al objeto de adjudicarlos a una nica empresa obteniendo as una oferta ms econmica.

2.3 Conservacin y mantenimiento de edificios y otros bienes.

En la conservacin y mantenimiento de edificios y otros bienes se tendrn en cuenta las siguientes normas de actuacin:

Primera.-En general se llevarn a cabo las labores de conservacin y mantenimiento de los edificios con personal propio de oficios del Ministerio. Los gastos inherentes a este epgrafe se limitarn a lo estrictamente imprescindible y de carcter urgente.

En aquellos oficios en los que no se disponga de personal propio o sea insuficiente para el edificio de que se trate, se celebrarn concursos de servicios en los que se establecern precios mximos standar aplicables a cada unidad de obra, procurando englobar varios inmuebles en el concurso con el fin de conseguir economa de escala.

Segunda.-Las adquisiciones del material necesario para estas labores (elctrico, de fontanera, cerrajera, etc...) se seguirn realizando mediante concursos entre firmas suministradoras de modo que se agrupen las necesidades correspondientes a varios edificios y se consiga, por el volumen de suministros, abaratar precios.

Tercera.-Se continuarn racionalizando los gastos de mantenimiento y reparacin de vehculos a travs de la utilizacin de sistemas de contratacin que permitan efectuar economa de gasto.

Cuarta.-Para dar de baja por antigedad u otras causas a los vehculos, se tendr en cuenta lo dispuesto en el Real Decreto 1290/1991, de 2 de agosto, por el que se faculta a los Ministerios y organismos autnomos para enajenar los vehculos no aptos ya para el servicio.

Quinta.-Se mantendr el control existente del consumo de carburantes de los vehculos oficiales, y se har una programacin anual de necesidades de carburante, continundose utilizando la tarjeta electrnica que permite un seguimiento detallado del consumo por vehculo.

2.4 Arrendamientos.

En los arrendamientos se tendrn en cuenta las siguientes normas:

Primera.-En la revisin de los contratos de alquiler existentes se continuar con la poltica actual orientada a la rebaja de los mismos, dada la situacin, claramente a la baja, en el mercado de alquiler de oficinas.

Segunda.-Dentro del Plan de Optimizacin Inmobiliaria que actualmente ejecuta la Direccin General del Patrimonio, por la Oficiala Mayor, se continuar con el estudio sobre los distintos inmuebles que ocupan las unidades del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y de sus organismos autnomos y se elaborar una propuesta de reubicacin de centros con la finalidad de reducir el nmero de inmuebles arrendados, gestionando con Patrimonio del Estado tal posibilidad.

Tercera.-Debern suprimirse los contratos de alquiler de plazas de garaje cuando no estn incluidos en el contrato de arrendamiento del edificio.

2.5 Gasto de energa elctrica y de combustibles.

Se continuar con la poltica de revisin de la potencia elctrica contratada, de la potencia reactiva de los edificios y del consumo elctrico.

A estos efectos se tendrn en cuenta las siguientes normas:

Primera.-Con el fin de conseguir un ahorro en energa elctrica se seguir revisando la potencia elctrica contratada de acuerdo con las demandas punta de consumo, as como el tipo de contratacin ms ventajoso para cada edificio.

Segunda.-En aquellos edificios en que todava no se haya efectuado la revisin de la potencia reactiva, se llevar a cabo sta, a fin de conseguir la bonificacin que realiza la compaa suministradora segn la potencia consumida por el edificio en cuestin. Para ello, se continuar la instalacin, en su caso, de bateras de condensadores cuando la instalacin de las mismas compense lo facturado.

Tercera.-Se mantendr una vigilancia permanente del consumo elctrico a travs de:

a) Clausura de la climatizacin en horas del medioda, sobre todo en los meses de verano, haciendo extensiva esta medida a los combustibles de calefaccin.

b) Instalacin de elementos automticos de encendido y apagado y de control de iluminacin y temperatura.

c) Instalacin de nuevos elementos de bajo consumo elctrico y menos coste de mantenimiento.

d) Encargo a los ordenanzas de planta, personal de limpieza y de seguridad, de comprobacin de la desconexin de la luz, fotocopiadoras, aparatos de iluminacin y ordenadores, en el intermedio de jornada y a su finalizacin, sin perjuicio de la labor de mentalizacin del personal funcionario y laboral de que deben desconectar todos los equipos anteriormente sealados cuando no se estn usando.

Cuarta.-Todo proyecto de instalacin elctrica, o que est relacionado con el ahorro de energa elctrica, deber contar con el asesoramiento del Instituto para la Diversificacin y Ahorro de Energa (IDAE), que informar sobre nuevas tecnologas de control y automatismo para los edificios del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y sus organismos autnomos, as como sobre las frmulas de contratacin ms favorables.

2.6 Adscripcin del personal de apoyo.

En materia de adscripcin de este personal se tendr en cuenta lo siguiente:

Se continuar con la poltica de adscripcin a la Oficiala Mayor del personal de apoyo a los distintos centros directivos (ordenanzas, telefonistas, personal de limpieza, de oficios, etc.). El personal de apoyo a los organismos autnomos se adscribir asimismo a la Secretara General correspondiente, todo ello para conseguir un doble objetivo:

a) Continuar llevando a cabo una mejor distribucin de los recursos humanos en todo el Ministerio y sus organismos autnomos.

b) Seguir racionalizando los gastos derivados de vestuario y otros complementos, al poder efectuar concursos que engloben la totalidad de este personal, abaratando con ello los suministros.

2.7 Publicaciones.

De conformidad con lo dispuesto en el Plan General de Publicaciones Oficiales de la Administracin General del Estado, aprobado por Acuerdo del Consejo de Ministros de 25 de abril de 1997, se actuar sobre el presupuesto y programa editorial para incidir en los siguientes aspectos:

a) Reduccin de costes.

b) Seleccin de obras a publicar.

c) Adquisicin de prensa, revistas y libros.

A) Reduccin de costes.-Se tendrn en cuenta las siguientes pautas:

1. Distribucin gratuita o institucional: Se limitar a Altos Cargos y Bibliotecas.

2. Nmero de colores impresos: Se disearn slo en color aquellas ilustraciones y grficos sumamente necesarios, tanto en texto como en cubierta.

3. Nmero de pginas impresas: Se seleccionarn y reducirn los contenidos y sumarios de las obras.

4. Papel y cubiertas: Se utilizarn, preferentemente, papeles offset y cubiertas de calidades inferiores. Slo en casos excepcionales se utilizarn papeles estucados.

5. La reimpresin y maquetacin de obras se harn con medios propios de autoedicin. En algn caso podrn utilizarse los medios de algn organismo especializado, como los del Boletn Oficial del Estado, los de la Fbrica de Moneda y Timbre o los del Instituto Geogrfico Nacional.

6. Se ajustarn las tiradas al mximo.

7. Se har un estudio previo de imputacin de costes para conocer lo que vale hacer cada obra y poder despus establecer una poltica de precios adecuada.

Conforme a lo ya establecido en este Departamento, la fijacin del precio de venta pblico de todas las publicaciones oficiales se har por el Secretario general tcnico o por el Director general del Instituto Nacional de Investigacin y Tecnologa Agraria y Alimentaria responsables de las respectivas unidades editoras.

Slo podrn tener carcter gratuito las publicaciones institucionales dirigidas a informar a los ciudadanos o a facilitarles el acceso a servicios y prestaciones pblicas dispensadas por el Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y sus organismos autnomos.

Las publicaciones gratuitas debern tener coste mnimo, para lo que deber extremarse la aplicacin de los criterios que se han establecido sobre nmero de colores impresos, nmero de pginas, tipo de papel, maquetacin y tirada.

8. La Unidad promotora de la publicacin acompaar al texto de la misma un plan motivado de distribucin, especificando los destinatarios para evitar que se produzcan stocks amplios de libros.

9. En las encuadernaciones de informes, memorias o similares, se procurar no usar plsticos, alambres ni metales, bastando con emplear papel, cartn o materiales afines de fcil reciclado.

10. Se procurar entregar los originales de las publicaciones a las imprentas en soporte electrnico (dis quette).

B) Seleccin de obras a publicar.-Para la seleccin de obras a publicar se tendrn en cuenta los siguientes criterios:

1. Debern atender a alguno de los objetivos generales fijados por el Plan General de Publicaciones de la Administracin General del Estado (difusin de normas legales, reglamentarias y tcnicas, informacin a los ciudadanos, difusin de la investigacin y la cultura, etc.).

2. Con carcter general tendrn preferencia para su publicacin las obras institucionales sobre las de autor.

3. Asimismo, tendrn preferencia las publicaciones que cuenten con patrocinio privado para su financiacin.

4. No se editarn obras de carcter suntuario ni destinadas exclusiva o preferentemente a cubrir necesidades protocolarias.

5. Se restringirn al mximo las publicaciones, peridicas o no, que sean simplemente medio de expresin de un centro directivo, organismo o entidad (Memoria, boletines informativos, etc.).

6. Se dar preferencia a la publicacin de obras peridicas que tengan un nmero importante de suscriptores, especialmente en el caso de obras de difusin legislativa y de carcter oficial.

C) Adquisicin de prensa, revistas y libros.-Se continuar con el control de las suscripciones, adquisiciones de libros y otras publicaciones, as como de las suscripciones al Boletn Oficial del Estado, de acuerdo con las siguientes, directrices bsicas:

Slo podr recibirse un ejemplar del Boletn Oficial del Estado como mximo por Subdireccin General o Unidad asimilada, con las excepciones que autorice previamente la Subsecretara a propuesta del titular del centro directivo a que pertenezca.

Excepto al Gabinete de Prensa, a ninguna otra Unidad se autorizar la adquisicin de revistas de informacin general ni la elaboracin de resmenes de prensa. Estos ltimos se dirigirn exclusivamente a Altos Cargos y a los titulares de los puestos de trabajo que stos determinen y lo precisen en atencin a las funciones que desarrollan (Directores de Gabinete, Secretarios generales, etc.) y llegarn a sus destinatarios a primera hora de la maana.

Solamente los Directores Generales podrn recibir prensa diaria, que ser un nico ejemplar en das laborables.

En las adquisiciones de libros de carcter tcnico, cientfico o administrativo que se soliciten por un centro directivo, se justificar su necesidad y pasarn a formar parte de los fondos bibliogrficos del Ministerio, incluyndose en su catlogo general y estando a disposicin de los posibles usuarios de otros centros directivos.

2.8 Adquisiciones de material.-Para la adquisicin de material se tendr en cuenta lo siguiente:

A) Adquisicin de material inventariable:

La adquisicin de material inventariable se realizar a travs del Catlogo del Servicio Central de Suministros.

En la adquisicin de material inventariable no centralizado ser necesario, en su caso, el informe de la Junta de Compras y, en su da, el de la Junta de Contratacin.

Cualquier solicitud de sustitucin de material inventariable deber justificar plenamente su necesidad as como que el material sustituido est totalmente amortizado, debiendo fijar, adems, un plazo previsto de amortizacin del mismo.

B) Adquisicin de material de oficina ordinario no inventariable:

1. La Junta de Compras, a propuesta de la Oficiala Mayor, definir, en su caso, los mdulos de consumo de este material segn el nmero de personas destinadas en cada uno de los centros directivos y el grado de informatizacin de los mismos.

2. Las peticiones de material debern ir, en todo caso, firmadas por el correspondiente Subdirector general o asimilado.

3. Se proceder a la supresin de la denominacin del cargo y del nombre de la persona que lo ocupa en las cartas y sobres, hasta el nivel de Director general. Con ello, su utilizacin ser atemporal y con independencia de la persona que ocupa el cargo.

4. Se utilizar siempre que sea posible la cabecera informtica para imprimir los datos identificativos de la Unidad, la personalizacin del cargo, as como el resto de anagramas que exija la normativa vigente.

5. La confeccin de tarjetas de visita y de impresos personalizados deber efectuarse por el Centro de Publicaciones del Departamento o, en su caso, del organismo autnomo de que se trate, y no podr solicitarse para titulares de puestos de trabajo inferiores a nivel 30. Cuando se considere necesaria para los de otros puestos, el Director general o superior jerrquico del que dependan directamente propondr, en forma motivada, a la Subsecretara su autorizacin, antes de interesar del Centro de Publicaciones su impresin.

6. Los sobres utilizados en las comunicaciones internas sern reutilizables (hasta veinte veces).

7. La confeccin de material de oficina no inventariable se realizar de acuerdo con el Programa de Normalizacin Documental del Departamento que estar basado en la Orden en la que se establecen instrucciones sobre los documentos y material impreso de la Administracin General del Estado.

8. Todas las compras de este material quedan centralizadas en la Subsecretara (Oficiala Mayor).

Similar sistema se utilizar en los organismos autnomos respecto a los rganos equivalentes.

9. La adquisicin conjunta de este material se continuar realizando por concurso, incluyendo, en lo posible, a los organismos autnomos.

10. En cuanto a la adquisicin de suministros y consumibles de material informtico no inventariable, se planificarn las adquisiciones coordinando y agrupando las de las diferentes unidades del Departamento de forma que se puedan obtener descuentos derivados de la economa de escala.

2.9 Utilizacin de fotocopiadoras.

El uso de las mquinas fotocopiadoras se ajustar a las siguientes normas:

Primera.-Salvo casos excepcionales debidamente justificados, cada Subdireccin General solo podr disponer de una fotocopiadora que estar al servicio exclusivo de la misma.

Segunda.-Cuando la mquina lo permita, todo el personal autorizado para su uso, ser dotado de una tarjeta y/o nmero de cdigo o clave identificadora que habilite para su puesta en funcionamiento, siendo responsable de su correcta utilizacin ante el Subdirector general del que dependa.

Tercera.-En los restantes supuestos, el Subdirector general de la Unidad a la que est adscrita la fotocopiadora, encomendar a una o varias personas concretas de la misma su utilizacin exclusiva, o el control directo del uso por otras personas que hayan sido autorizadas previamente para ello, por razn de las actividades que realicen.

Cuarta.-En aquellas situaciones en que una fotocopiadora est adscrita o preste servicio a personal de dos o ms Subdirecciones Generales, los Subdirectores correspondientes designarn, de comn acuerdo, a quienes hayan de disponer del cdigo de identificacin o, en su caso, a una sola persona para que lleve a cabo el control del uso de la citada fotocopiadora, que quedar instalada en un lugar donde sea viable el ejercicio de dicho control. Por tanto, no podrn ubicarse fotocopiadoras en zonas de difcil control (pasillos, etc.).

Quinta.-En cualquier supuesto, la fotocopiadora solamente estar en funcionamiento durante la jornada de trabajo, debiendo permanecer desconectada el resto del tiempo.

Sexta.-Las Unidades administrativas ubicadas en la sede central del Ministerio en Madrid, cuando necesiten reproducir textos de considerable extensin o de los que se precise un nmero elevado de copias, debern solicitarlo de la Unidad especializada de reprografa existente en la misma, previa cumplimentacin por el Subdirector general correspondiente o persona autorizada del impreso de solicitud aprobado con este fin. En casos especiales, debidamente justificados, se utilizarn los medios de reproduccin con los que cuenta el Centro de Publicaciones de la Secretara General Tcnica del Departamento.

Sptima.-La Oficiala Mayor, de propia iniciativa o a instancia de la Inspeccin General de Servicios, podr proceder a retirar aquellas fotocopiadoras sin responsable determinado, o en las que no se emplee, sin justificacin, los mecanismos de control de uso de las mismas.

Octava.-Cuando, teniendo en cuenta el nmero de funcionarios, y los cometidos y tareas atribuidos a una Subdireccin General, se detecte un consumo excesivo de fotocopias o de papel, la Inspeccin General de Servicios proceder a realizar la investigacin procedente; exigindose, en su caso, las oportunas responsabilidades.

2.10 Representacin institucional.

Primera.-Los altos cargos reducirn al mximo las comidas que celebren en el desempeo de sus funciones, utilizando, siempre que sea posible, las instalaciones que el Ministerio tiene en sus servicios centrales para realizar comidas de trabajo.

Segunda.-Solamente los altos cargos con nivel superior al de Director general podrn enviar atenciones protocolarias (libros, felicitaciones oficiales de navidad, etc.).

2.11 Viajes (indemnizaciones por razn del servicio).

En las comisiones de servicio se tendrn en cuenta las siguientes normas:

Primera.-Las comisiones de servicio con derecho a indemnizacin, que han de estar en todo caso absolutamente justificadas, deben limitarse a las estrictamente indispensables para cumplir con las obligaciones que son responsabilidad del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin o para evitar problemas que de otra manera se plantearan.

Segunda.-Salvo casos inevitables y expresamente justificados, la participacin en las reuniones que originen indemnizacin por razn del servicio, se realizar con la asistencia, por el Departamento, de un solo funcionario.

Tercera.-La propuesta para la designacin de una comisin de servicio deber formularse al rgano competente con la antelacin suficiente para su autorizacin antes del inicio de la misma.

Cuarta.-Se tomarn estrictas medidas para reducir al mximo el gasto del viaje mediante la utilizacin generalizada de medios pblicos de transporte, limitando al mximo el uso del vehculo propio para los desplazamientos, que slo se autorizar en casos excepcionales.

Quinta.-Cuando el medio de transporte sea el avin se utilizar, en todo caso, la clase turista o asimilada.

Sexta.-Cualquier excepcin a lo establecido en el prrafo anterior deber ser, previa y expresamente, autorizada por el Subsecretario o Secretario general que tenga delegada esta atribucin, hacindolo constar en la orden de autorizacin de la comisin de servicio. Igual conformidad ser necesaria para los viajes de carcter internacional, excepto los realizados para asistir a reuniones en los rganos institucionales de la Unin Europea.

Sptima.-Siempre que el objeto del viaje pueda ser cumplido por nuestras representaciones en el extranjero, se proceder a efectuar el encargo correspondiente a travs de la Subdireccin General de Relaciones Agrarias Internacionales.

Octava.-En todos los traslados del personal dentro del municipio deber utilizarse el transporte pblico colectivo y slo excepcionalmente el taxi.

Novena.-Los gastos de viaje habrn de justificarse necesariamente con el billete original, y los de alojamiento, con las facturas tambin originales y debidamente detalladas.

En todo caso ha de tenerse presente la Orden de 8 de noviembre de 1994, sobre justificacin y anticipo de indemnizaciones por razn del servicio.

Dcima.-Continan suprimidas las comisiones de servicio con derecho a indemnizacin por residencia eventual, salvo autorizacin expresa de esta Subsecretara.

Undcima.-Se podr negociar con Iberia, con otras compaas areas y con RENFE tarifas a aplicar al personal del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y sus organismos autnomos en sus viajes oficiales.

Duodcima.-Se podr adjudicar por concurso a una nica empresa o agencia de viajes la contratacin de todos los viajes que realice el personal del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y de sus organismos autnomos.

2.12 Control y seguimiento de gastos.

1. La Oficina Presupuestaria proceder a determinar los indicadores cuantitativos del ritmo de ejecucin presupuestaria, as como los niveles de los mismos que supongan un ritmo de ejecucin del gasto superior al que correspondera en funcin del crdito disponible y del perodo transcurrido.

2. La Oficina Presupuestaria informar, con carcter mensual, a los centros directivos del Departamento acerca de la evolucin de los indicadores cuantitativos a que se refiere el punto anterior.

3. La Subsecretara coordinar la informacin y actuaciones de los diversos centros directivos en esta materia y realizar las propuestas que sean necesarias para controlar el gasto en los conceptos adecuados.

4. En el caso de los organismos autnomos, el rgano encargado del seguimiento del presupuesto ser el que deba realizar los cometidos e informes que se indican en los puntos 1 y 2, debiendo remitir los informes mensuales al Presidente de dicho organismo y a la Subsecretara del Departamento.

2.13 Coordinacin, supervisin y aplicacin de estas medidas.

De conformidad con la Resolucin de esta Subsecretara de 28 de noviembre de 1996, la Comisin Asesora de Coordinacin Administrativa, creada por la misma como Grupo de Trabajo de la Subsecretara para la organizacin y funcionamiento interno de los servicios administrativos del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin y sus organismos autnomos, conocer, impulsar y fijar criterios para el seguimiento de la aplicacin de todas las medidas adoptadas por el Ministerio para la aplicacin del Plan de Austeridad y podr hacer las propuestas que sean necesarias para controlar el gasto en los conceptos adecuados.

La Subsecretara, a travs de la Inspeccin General de Servicios, con el asesoramiento de la citada Comisin Asesora de Coordinacin Administrativa, realizar los procedentes informes peridicos sobre la ejecucin del Plan de Austeridad, indicando las medidas adoptadas y los ahorros efectivos, que entregar a la titular del Departamento.

La supervisin del cumplimiento concreto de las distintas medidas en ejecucin, seguir correspondiendo a la Inspeccin General de Servicios de esta Subsecretara, la cual podr adoptar los oportunos sistemas y actuaciones de seguimiento, debiendo serle prestada por las distintas unidades del Ministerio y sus organismos autnomos la colaboracin que precise para el mejor desempeo de esta funcin supervisora.

Todas las medidas contenidas en esta Instruccin sern de aplicacin inmediata desde el da siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, quedando sin efecto cuantas normas internas del Departamento y sus organismos autnomos, incluidas en instrucciones, circulares, etc., sean contrarias a lo establecido en la misma.

Madrid, 3 de julio de 1997.-El Subsecretario, Nicols Lpez de Coca Fernndez Valencia.

Ilmos. Sres. Secretarios generales, Secretario general tcnico, Directores generales del Departamento y Presidentes/Directores generales de los organismos autnomos. Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin.

Análisis

  • Rango: Instruccin
  • Fecha de disposición: 03/07/1997
  • Fecha de publicación: 08/07/1997
  • Aplicable desde El 9 de julio de 1997.
Referencias anteriores
Materias
  • Gastos pblicos
  • Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin

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