Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE) no 514/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril de 2014, por el que se establecen disposiciones generales sobre el Fondo de Asilo, Migración Integración y sobre el instrumento de apoyo financiero a la cooperación policial, a la prevención y la lucha contra la delincuencia y a la gestión de crisis (1), y, en particular, su artículo 26, apartado 4, y su artículo 29, apartado 1,

Considerando lo siguiente:

(1)

Para garantizar la continuidad entre la aplicación de los fondos anteriores correspondientes al programa general «Solidaridad y gestión de los flujos migratorios» 2007-2013 y los de los reglamentos específicos correspondientes al período 2014-2020, el Reglamento (UE) no 514/2014 ha seguido el modelo de la normativa vigente para los fondos anteriores pero teniendo en cuenta las modificaciones introducidas en la gestión compartida por el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (2).

(2)

Para garantizar que los organismos que ejecuten los programas nacionales tengan capacidad para cumplir su tarea de manera eficaz y en consonancia con los objetivos y las prioridades establecidos en los Reglamentos específicos a que se hace referencia en el artículo 2, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014, deben establecerse normas para designarlos, supervisar su designación y, en su caso, darla por finalizada.

(3)

Para garantizar que el ámbito de sus responsabilidades les permitan aplicar el programa nacional, es necesario establecer normas que definan las responsabilidades de gestión y control de las autoridades responsables y, en particular, las condiciones en que puedan delegar o subcontratar algunas de sus tareas.

(4)

El procedimiento de selección y adjudicación de concesión de la contribución de la Unión en el marco de los programas nacionales debe ajustarse a los principios de transparencia, no discriminación e igualdad de trato. Resulta, por tanto, necesario establecer las condiciones en que los Estados miembros deban ejecutar las acciones en el marco de los programas nacionales y, en particular, determinar las circunstancias en que la autoridad responsable pueda ejecutar directamente los proyectos.

(5)

En todos los Estados miembros, las auditorías deben ser efectivas, tener el ámbito de aplicación adecuado y llevarse a cabo de conformidad con las normas internacionales de auditoría. Con este fin, el estatuto y las normas de auditoría de las autoridades de auditoría deben definirse claramente.

(6)

Para garantizar que las actividades de control de las autoridades de auditoría les permitan respaldar sus dictámenes de auditoría, deben definirse los distintos tipos de actividades de auditoría.

(7)

Es importante que los resultados de la actividad de la autoridad de auditoría se comuniquen debida y oportunamente a la autoridad de designación así como a la Comisión Europea. En particular, es importante que la declaración del órgano directivo y el resumen anual de los informes de auditoría finales y de los controles realizados transmitidos como parte de una solicitud anual de pago reflejen bien el resultado de los trabajos y las conclusiones de la autoridad de auditoría. Por consiguiente, la autoridad de auditoría debería, como parte de su trabajo de auditoría, asegurarse de que la información relacionada con su actividad de auditoría se comunique debidamente en dichos documentos.

(8)

A fin de permitir la pronta aplicación de las medidas establecidas en el presente Reglamento y no retrasar la aprobación y la aplicación de los programas nacionales, el Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

(9)

El Reino Unido e Irlanda están obligados por el Reglamento (UE) no 514/2014, y, en consecuencia, están sujetos al presente Reglamento.

(10)

Dinamarca no se halla vinculada por el Reglamento (UE) no 514/2014 ni por el presente Reglamento.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1

Definiciones

A efectos del presente Reglamento, se aplicarán las definiciones que figuran en el Reglamento (UE) no 514/2014. Asimismo, se entenderá por:

a) «autoridad de designación»: la autoridad ministerial de un Estado miembro contemplada en el artículo 26, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014 que designa la autoridad responsable; b) «autoridades competentes»: la autoridad responsable, la autoridad de auditoría y, si procede, la autoridad delegada a que se refiere el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014;

c) «SFC 2014»: el sistema electrónico de información establecido por el artículo 2 del Reglamento de Ejecución (UE) no 802/2014 de la Comisión (3);

d) «acuerdo de subvención»: el acuerdo o instrumento legal equivalente en virtud del cual la autoridad responsable, otorga subvenciones al beneficiario para que ejecute un proyecto correspondiente al programa nacional.

CAPÍTULO II

AUTORIDAD RESPONSABLE

SECCIÓN I

Designación de la autoridad responsable

Artículo 2

Criterios y procedimiento de designación de la autoridad responsable

1. El organismo designado como autoridad responsable deberá contar con una organización administrativa y un sistema de control interno que cumpla los criterios establecidos en el anexo del presente Reglamento (en lo sucesivo, «los criterios de designación»). Los criterios de designación se refieren a lo siguiente:

a)contexto interno;

b)actividades de control;

c)información y comunicación interna;

d)seguimiento y presentación de informes internos.

Los Estados miembros podrán establecer otros criterios de designación para tener en la amplitud, las atribuciones y otras características de la autoridad responsable.

2. El organismo de auditoría a que se hace referencia en el artículo 26, apartado 3, del Reglamento (UE) no 514/2014, deberá evaluar si la futura autoridad responsable cumple los criterios de designación del anexo y documentará los resultados, las conclusiones y el dictamen de la auditoría en un informe de auditoría dirigido a la autoridad de designación.

3. Si la autoridad de designación no está convencida de que la futura autoridad responsable reúna los criterios de designación, deberá comunicar a este organismo instrucciones específicas para poner remedio a su incumplimiento y un plazo de cumplimiento antes de que pueda designarla autoridad responsable.

Hasta que no se cumplan los criterios, el organismo en cuestión podrá ser designado autoridad responsable provisionalmente para un plazo que no exceda de los 12 meses. La duración de este período provisional será proporcional a los incumplimientos señalados.

4. Tras la designación de la autoridad responsable, el Estado miembro la notificará sin demora a la Comisión a través del sistema SFC 2014. Junto con esta notificación, el Estado miembro transmitirá la documentación en la que se fijen:

a)la principal división de responsabilidades entre las unidades organizativas de la autoridad responsable;

b)en su caso, su relación con las autoridades delegadas, las actividades que vayan a delegarse y los principales procedimientos de supervisión de dichas actividades delegadas, y

c)un resumen de los principales procedimientos de tramitación de reclamaciones financieras por parte de los beneficiarios y de autorización y registro de los gastos.

Artículo 3

Supervisión de la autoridad de designación y reconsideración de la designación

1. La autoridad de designación supervisará a la autoridad responsable, en particular sobre la base de la información a que se hace referencia en el artículo 14, apartado 2, del presente Reglamento, y garantizará el seguimiento de las deficiencias que se detecten.

2. Los Estados miembros harán que la información que indique que la autoridad responsable ha dejado de cumplir los criterios de designación se notifique sin demora a la autoridad de designación.

3. Si la autoridad responsable dejara de cumplir plenamente los criterios de designación, o si su sistema de control interno fuera tan deficiente que cuestionara su capacidad para cumplir sus tareas, la autoridad de designación someterá a prueba a la autoridad responsable. En tales casos, la autoridad de designación elaborará un plan de medidas correctoras que la autoridad responsable deberá ejecutar dentro de un plazo proporcional a la gravedad del incumplimiento o de la deficiencia. Dicho plazo no excederá de 12 meses a partir de la fecha de inicio del período de pruebas.

4. La autoridad de designación informará sin demora a la Comisión de todo plan de medidas correctoras elaborado conforme a lo dispuesto en el apartado 3 y mantendrá informada a la Comisión sobre sus avances.

5. Si la designación de la autoridad responsable hubiera concluido, la autoridad de designación designará rápidamente a otra autoridad responsable de conformidad con el artículo 26 del Reglamento (UE) no 514/2014 y el artículo 2 del presente Reglamento para garantizar que no se interrumpan los pagos a los beneficiarios.

6. Si la Comisión constatara que un Estado miembro no ha cumplido su obligación de elaborar un plan de medidas correctoras de conformidad con el apartado 3, o que la autoridad responsable sigue estando designada pese a no ejecutar el plan de medidas correctoras en el plazo establecido, la Comisión abordará las deficiencias restantes a través del procedimiento de liquidación de conformidad previsto en el artículo 47 del Reglamento (UE) no 514/2014.

SECCIÓN II

Responsabilidades en materia de gestión y control de la autoridad responsable

Artículo 4

Tareas de la autoridad responsable

La autoridad responsable se encargará de la gestión y ejecución del programa nacional de conformidad con los principios de buena gestión financiera. Para ello deberá:

a)consultar a los interlocutores pertinentes con arreglo al artículo 12, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014;

b)garantizar el buen funcionamiento del Comité de seguimiento a que se hace referencia en el artículo 12, apartado 4, del Reglamento (UE) no 514/2014;

c)presentar a la Comisión una propuesta para el programa nacional a que se refiere el artículo 14 del Reglamento (UE) no 514/2014 y las posteriores a través del SFC 2014;

d)definir y establecer las normas de subvencionabilidad para los proyectos y los costes del proyecto en todas las actividades, garantizando la igualdad de trato y evitando todo conflicto de interés de acuerdo con los principios de buena gestión financiera;

e)organizar y publicar las licitaciones y las propuestas y organizar y publicar la selección y adjudicación posteriores de los proyectos para su financiación en el marco del programa nacional de acuerdo con el ámbito y los objetivos de los Reglamentos específicos a que se hace referencia en el artículo 2, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014 y con los criterios establecidos en el artículo 9 del presente Reglamento;

f)garantizar la aplicación de los sistemas de recogida de datos necesarios para comunicar a la Comisión los indicadores comunes y específicos del programa, junto con otros datos sobre la aplicación del programa y los proyectos;

g)recibir los pagos de la Comisión y efectuar los pagos a los beneficiarios;

h)garantizar la coherencia y complementariedad entre la cofinanciación que se realice en el marco de los Reglamentos específicos y otros instrumentos nacionales y de la Unión pertinentes;

i)realizar el seguimiento de los proyectos y comprobar que los gastos declarados de los proyectos se hayan efectuado realmente y cumplan con las normas nacionales y de la Unión;

j)garantizar que se disponga de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables de cada uno de los proyectos realizados en el marco del programa nacional y que se recojan los datos de ejecución necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, el control y la evaluación;

k)sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional, asegurarse de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de los proyectos financiados en el marco del programa nacional mantengan un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado para todas las operaciones relacionadas con el proyecto;

l)garantizar que las evaluaciones del programa nacional a que se refieren el artículo 56 y el artículo 57, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014 se lleven a cabo dentro de los plazos correspondientes;

m)garantizar que los evaluadores independientes reciban, para poder realizar la evaluación mencionada en el artículo 56 y el artículo 57, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014, y elaborar el dictamen de evaluación, toda la información necesaria sobre la gestión del programa nacional;

n)establecer procedimientos que permitan que todos los documentos relativos a los gastos, las decisiones y las actividades de control sean retrazables en la auditoría y se conserven de conformidad con los reglamentos de ejecución de la Comisión adoptados sobre la base del artículo 27, apartado 5, del Reglamento (UE) no 514/2014;

o)garantizar que la autoridad de auditoria reciba, para poder llevar a cabo las auditorías a que se refiere el artículo 29 del Reglamento (UE) no 514/2014 y elaborar el dictamen de auditoría, toda la información necesaria sobre los procedimientos de gestión y control aplicados y los gastos financiados en virtud de los Reglamentos específicos;

p)redactar los informes de ejecución a que se refiere el artículo 54 del Reglamento (UE) no 514/2014 y los informes de evaluación a que se refiere el artículo 57, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014, y presentarlos a la Comisión a través del sistema SFC2014;

q)redactar la solicitud de pago de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Reglamento (UE) no 514/2014 y presentarla a la Comisión a través del sistema SFC2014;

r)realizar actividades de información y publicidad y difundir los resultados del programa de conformidad con el artículo 53 del Reglamento (UE) no 514/2014;

s)realizar controles administrativos y controles sobre el terreno de conformidad con el artículo 27 del Reglamento (UE) no 514/2014;

t)cooperar con la Comisión y las autoridades responsables de los otros Estados miembros, y

u)responder a las conclusiones de la autoridad de auditoría, ya sea tratándolas ya sea, en caso de que las conclusiones de la autoridad de auditoría no se acepten, aportando una justificación detallada.

Artículo 5

Autoridad delegada

1. La autoridad competente podrá delegar la totalidad o parte de sus tareas en una autoridad delegada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, apartado 1, letra c), del Reglamento (UE) no 514/2014. La delegación de tareas respetará el principio de buena gestión financiera y garantizará el cumplimiento del principio de no discriminación y la visibilidad de la financiación de la Unión. Las tareas delegadas no deberán dar lugar a conflictos de intereses.

2. El alcance de las tareas delegadas por la autoridad responsable a la autoridad delegada y los procedimientos detallados de realización de las mismas se plasmarán en un documento firmado por la autoridad responsable y la autoridad delegada. El acto de delegación mencionará al menos:

a)la reglamentación comunitaria específica;

b)las tareas delegadas a la autoridad delegada;

c)la obligación de la autoridad delegada de comprobar que los beneficiarios satisfagan la normativa de la Unión y la normativa nacional;

d)la obligación de la autoridad delegada de crear y mantener una estructura organizativa y un sistema de gestión y control adecuados para sus tareas;

e)la información y los documentos de apoyo que debe presentar la autoridad delegada a la autoridad responsable y los plazos que deban observarse, así como

f)el mecanismo de que disponga la autoridad responsable para supervisar a la autoridad delegada.

3. Con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014, la comunicación con la Comisión no podrá delegarse. La autoridad delegada se comunicará con la Comisión a través de la autoridad responsable.

4. Cuando la autoridad delegada no sea una administración pública ni un organismo privado con una misión de servicio público regulado por el Derecho nacional, la autoridad responsable no delegará en ella competencias de ejecución que otorguen impliquen una amplia discrecionalidad que implique opciones políticas.

5. La autoridad responsable será responsable de las tareas que ha delegado. La autoridad responsable examinará periódicamente las funciones delegadas para confirmar que el trabajo se realice satisfactoriamente y de conformidad con la normativa de la Unión y la normativa nacional.

6. En las tareas delegadas, el presente Reglamento se aplicará a la autoridad delegada por analogía.

Artículo 6

Externalización de tareas

La autoridad responsable podrá externalizar algunas de sus tareas. Seguirá siendo, sin embargo, responsable de las mismas.

La autoridad responsable deberá revisar periódicamente las tareas externalizadas para confirmar que el trabajo se realice satisfactoriamente y de conformidad con la normativa de la Unión y la normativa nacional.

SECCIÓN III

Obligaciones de la autoridad competente en cuanto a la intervención pública

Artículo 7

El papel de la autoridad responsable como órgano de adjudicación

1. Como norma general, la autoridad responsable concederá subvenciones para proyectos correspondientes al programa nacional sobre la base de convocatorias abiertas de propuestas.

2. La autoridad responsable podrá conceder subvenciones a los proyectos sobre la base de una convocatoria de propuestas restringida.

Las convocatorias de propuestas restringidas solo están abiertas a la participación de organizaciones seleccionadas debido a la naturaleza específica del proyecto o la competencia técnica o administrativa de las entidades invitadas a presentar propuestas.

Los motivos que justifiquen la utilización de una convocatoria restringida de propuestas se indicarán en la convocatoria de propuestas.

3. La autoridad responsable podrá conceder subvenciones directamente cuando la naturaleza específica del proyecto o la competencia administrativa o técnica de los organismos pertinentes no deje otra opción, como en el caso de los monopolios de hecho o de derecho.

Los motivos que justifiquen la utilización de una adjudicación directa se establecerán en la decisión de adjudicación.

4. En casos debidamente justificados, incluida la continuación de proyectos plurianuales, seleccionados tras una convocatoria de propuestas anterior, o en situaciones de emergencia, se podrán conceder las subvenciones sin convocatoria de propuestas.

Los motivos que justifican que se haya concedido la subvención sin convocatoria de propuestas serán establecidos en la Decisión de concesión.

5. Cuando la autoridad responsable actúe como órgano de adjudicación, ni la autoridad responsable ni ninguna autoridad delegada podrán ser beneficiarias de una subvención concedida con arreglo al presente artículo.

6. La autoridad responsable determinará quién concede subvenciones y velará por que se eviten los conflictos de intereses, en particular cuando los solicitantes sean organismos nacionales.

Artículo 8

Condiciones en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución

1. La autoridad responsable podrá ejecutar directamente los proyectos, sola o en asociación con cualquier otra autoridad nacional, en razón de competencias administrativas, capacidad técnica, o porque las características del proyecto no dejen otra posibilidad de ejecución, por ejemplo en caso de un monopolio de derecho o de requisitos de seguridad. En tales casos, la autoridad responsable será la beneficiaria de la subvención.

2. Los motivos por los que la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución y seleccione autoridades nacionales tal como se describe en el apartado 1 se notificarán a la Comisión en el informe de ejecución anual a que se refiere el artículo 54 del Reglamento (UE) no 514/2014.

3. Al ejecutar proyectos como órgano de ejecución, la autoridad responsable deberá observar el principio de optimización de recursos y prevenir conflictos de interés.

4. La decisión administrativa de cofinanciar un proyecto en el marco del programa nacional incluirá toda la información necesaria para supervisar la ejecución de los productos y servicios cofinanciados y para controlar los gastos generados.

5. Cuando sea previsible que la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución de forma periódica:

a)la autoridad responsable y la autoridad de auditoría no formarán parte del mismo organismo, a menos que la autoridad auditora transmita sus informes a un organismo exterior y que se garantice su independencia, y

b)las tareas de la autoridad responsable establecidas en el artículo 4 no se verán afectadas.

Artículo 9

Proceso de selección y adjudicación

1. Las convocatorias de propuestas mencionadas en el artículo 7, apartado 1, se publicarán de forma que se garanticen el carácter abierto del procedimiento y la publicidad adecuada entre los beneficiarios potenciales. Cualquier cambio sustancial de las convocatorias se publicará de la misma manera.

Las convocatorias de propuestas mencionadas en el artículo 7, apartados 1 y 2, especificarán, como mínimo, lo siguiente:

a)los objetivos;

b)los criterios de selección y adjudicación;

c)las disposiciones de financiación de la Unión y, si procede, de financiación nacional, incluida, en su caso, la posibilidad de aplicar un porcentaje de cofinanciación superior con arreglo al artículo 16, apartado 5, del Reglamento (UE) no 514/2014;

d)las modalidades y la fecha límite de presentación de las propuestas;

e)las normas de elegibilidad de los gastos;

f)la duración del proyecto, así como

g)la información financiera y de otro tipo que deba conservarse y comunicarse.

2. Antes de adoptar la decisión de adjudicación, la autoridad responsable se asegurará de que los beneficiarios del proyecto tengan la capacidad necesaria para responder a los criterios de selección y adjudicación.

3. La autoridad responsable establecerá los procedimientos de presentación de propuestas. Las propuestas se someterán a un análisis formal, técnico y presupuestario y a una evaluación cualitativa con arreglo a los criterios establecidos en la convocatoria de propuestas de manera transparente y no discriminatoria. La autoridad responsable hará constar por escrito las razones de la desestimación de las demás propuestas.

4. La decisión de adjudicación indicará al menos el nombre de los beneficiarios, los principales detalles del proyecto y sus objetivos operativos, el importe máximo de la contribución de la Unión y el porcentaje máximo de cofinanciación de los costes totales subvencionables.

5. La autoridad responsable informará por escrito de su decisión a todos los solicitantes. A los candidatos no seleccionados les manifestará los motivos por los que se ha desestimado su oferta refiriéndose a los criterios de selección y adjudicación.

Artículo 10

Documentos de formalización de las subvenciones cuando la autoridad responsable actúe como órgano de adjudicación

1. En los casos en que la autoridad responsable actúe como órgano de adjudicación, establecerá procedimientos de gestión de proyectos que requieran, como mínimo:

a)la firma de acuerdos de subvención con los beneficiarios, y

b)el seguimiento de los acuerdos de subvención, incluida cualquier posible modificación de los mismos, con procedimientos administrativos como el intercambio de correspondencia o informes escritos.

2. El acuerdo de subvención incluirá o indicará lo siguiente:

a)el importe máximo de la contribución de la Unión;

b)el porcentaje máximo de la contribución de la Unión con arreglo a lo dispuesto en el reglamento específico;

c)la descripción y el calendario detallados del proyecto;

d)si procede, cualquier tarea importante que el beneficiario tenga intención de subcontratar a terceros, así como los costes correspondientes;

e)el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto, incluidos los gastos y los ingresos, de conformidad con las normas de admisibilidad establecidas;

f)el método para calcular el importe de la contribución de la Unión en el momento de cierre del proyecto;

g)el calendario y las disposiciones de aplicación del acuerdo, incluidas las disposiciones relativas a las obligaciones de notificación, las modificaciones del acuerdo y la terminación del acuerdo;

h)los objetivos operativos del proyecto, incluidos los objetivos cuantificados y los indicadores que hayan de notificarse;

i)una disposición que obligue al beneficiario a recoger, a su debido tiempo, los datos necesarios para los indicadores comunes que figuren en el reglamento específico y cualquier indicador específico del programa, y a comunicar estos datos por lo menos una vez al año;

j)la definición de los costes subvencionables, incluida, cuando proceda, una descripción de la metodología de fijación de costes unitarios, cantidades fijas únicas y financiación a tanto alzado;

k)los requisitos contables y las condiciones de pago de la subvención;

l)las condiciones relativas a la pista de auditoría;

m)disposiciones relativas a la protección de datos, y

n)disposiciones relativas a la publicidad.

3. Como norma general, el acuerdo de subvención se firmará antes de que comience cualquier actividad del proyecto con cargo al programa nacional.

4. Los acuerdos de subvención establecerán expresamente que la Comisión o sus representantes y el Tribunal de Cuentas ejerzan facultades de auditoría con todos los beneficiarios de subvenciones, contratistas y subcontratistas que reciban financiación de la Unión en el marco del programa nacional, y lo hará sobre la base de controles documentales y controles sobre el terreno.

Artículo 11

Documentos de formalización de las subvenciones cuando la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución

1. Cuando la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución, establecerá procedimientos de gestión de proyectos que obliguen como mínimo a:

a)formalizar una decisión administrativa de cofinanciar los proyectos, y

b)supervisar la decisión administrativa y cualquier modificación de la misma por procedimientos administrativos como el intercambio de correspondencia o informes escritos.

2. La decisión administrativa deberá incluir o indicar lo siguiente:

a)el importe máximo de la contribución de la Unión;

b)el porcentaje máximo de la contribución de la Unión con arreglo a lo dispuesto en el reglamento específico;

c)una descripción y un calendario detallados del proyecto;

d)si procede, cualquier tarea importante que el beneficiario tenga intención de subcontratar a terceros, así como los costes correspondientes;

e)el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto, incluidos los gastos y los ingresos, de conformidad con las normas de admisibilidad establecidas;

f)el método de cálculo del importe de la contribución de la Unión en el momento de cierre del proyecto;

g)los objetivos operativos del proyecto, incluidos los objetivos cuantificados y los indicadores que vayan a utilizarse;

h)una disposición que obligue a la autoridad responsable a recoger y comunicar, al menos una vez al año, los datos necesarios para los indicadores comunes que figuren en el reglamento específico y, en su caso, los indicadores específicos del programa, y a comunicar estos datos por lo menos una vez al año;

i)la definición de los costes subvencionables, incluida, cuando proceda, una descripción de la metodología de fijación de costes unitarios, cantidades fijas únicas y financiación a tanto alzado;

j)los requisitos contables y las condiciones de pago de la subvención;

k)las condiciones relativas a la pista de auditoría;

l)disposiciones relativas a la protección de datos, y

m)disposiciones relativas a la publicidad.

3. Por regla general, la decisión administrativa deberá adoptarse antes de que comience cualquier actividad del proyecto con cargo al programa nacional.

4. La decisión administrativa deberá prever expresamente que la Comisión, o sus representantes, así como al Tribunal de Cuentas ejerzan facultades de auditoría con todos los beneficiarios de subvenciones, contratistas y subcontratistas que reciban financiación de la Unión en el marco del programa nacional, y lo harán sobre la base de controles documentales y controles sobre el terreno.

CAPÍTULO III

ESTATUS DE LA AUTORIDAD DE AUDITORÍA Y OBLIGACIONES CON RESPECTO A LAS AUDITORÍAS

Artículo 12

Estatus de la autoridad de auditoría

1. De conformidad con el artículo 59, apartado 5, párrafo segundo, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y con el artículo 25, apartado 1, letra b), del Reglamento (UE) no 514/2014, la autoridad de auditoría deberá funcionar de manera independiente de la autoridad responsable. Se considerará que hay independencia funcional cuando no haya relación jerárquica directa alguna entre la autoridad de auditoría y la autoridad responsable y la autoridad de auditoría tenga plena autonomía en sus dictámenes y declaraciones.

2. Todos los trabajos de auditoría se llevarán a cabo de conformidad con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas.

Artículo 13

Externalización del trabajo de auditoría

La autoridad de auditoría puede subcontratar parte de su trabajo de auditoría a otro organismo de auditoría siempre que este organismo sea funcionalmente independiente de la autoridad responsable. La autoridad de auditoría seguirá siendo responsable del trabajo que externalice.

Las auditorías subcontratadas se llevarán a cabo de conformidad con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas y bajo el estrecho control y supervisión de la autoridad de auditoría.

Artículo 14

Auditorías

1. Para presentar el dictamen a que se hace referencia en el artículo 59, apartado 5, párrafo segundo, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, la autoridad de auditoría deberá llevar a cabo auditorías financieras y de sistemas.

2. Las auditorías de sistema comprobarán que los sistemas de gestión y control de la autoridad responsable hayan funcionado de manera eficaz para ofrecer garantías razonables de que los gastos incluidos en las cuentas anuales sean legales y regulares.Sobre la base de las auditorías, la autoridad de auditoría determinará si la autoridad responsable sigue cumpliendo los criterios de designación establecidos en el anexo.

3. Las auditorías financieras se llevarán a cabo para ofrecer una garantía razonable de que las cuentas anuales ofrezcan una imagen veraz y fiel de los gastos declarados por la autoridad responsable.

Para que se pueda concluir que las cuentas dan una imagen veraz y fiel, la autoridad de auditoría deberá verificar que todos los elementos de los gastos pagados y las contribuciones públicas percibidos y consignados en las cuentas de la autoridad responsable en el ejercicio estén registrados correctamente en el sistema de contabilidad y corresponden a los justificantes conservados por la autoridad responsable. La autoridad de auditoría deberá, en particular, sobre la base de las cuentas:

a)comprobar que el importe total de los gastos elegibles declarados en la solicitud de pago del saldo anual presentada a la Comisión es conforme con los gastos consignados por la autoridad responsable y, en caso de que se observaran diferencias, que se hayan proporcionado explicaciones adecuadas en las cuentas de conciliación;

b)comprobar que los importes retirados y recuperados, los importes que deban recuperarse y los importes irrecuperables al final del ejercicio se correspondan con los importes anotados en el sistema contable de la autoridad responsable y estén sustanciados con decisiones documentada de la autoridad responsable;

c)comprobar que la autoridad responsable haya efectuado los controles administrativos y los controles sobre el terreno de conformidad con el artículo 27 del Reglamento (UE) no 514/2014.

Las comprobaciones mencionadas en las letras a), b) y c), podrán llevarse a cabo por muestreo.

4. Como parte de sus auditorías financieras y de sistemas, la autoridad de auditoría deberá repetir algunos de los controles administrativos o sobre el terreno llevados a cabo por la autoridad responsable. La autoridad de auditoría deberá determinar la amplitud del trabajo de auditoría que haya de repetirse basándose en su evaluación de riesgos.

5. Si las auditorías financieras o de sistema de la autoridad de auditoría señalaran deficiencias significativas en el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control de la autoridad responsable, la autoridad de auditoría deberá:

a)evaluar las repercusiones financieras y operativas de estas deficiencias;

b)hacer las adecuadas recomendaciones a la autoridad responsable sobre medidas correctoras y preventivas;

c)vigilar que la autoridad responsable aplique dichas medidas y comprobar que se haya implantado un plan de acción para reestablecer un funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control.

6. Al terminar las actividades de auditoría a que se hace referencia en los apartados 1, 2 y 3, la autoridad de auditoría informará de sus conclusiones a la autoridad de designación, indicando si, a su juicio, la autoridad responsable sigue cumpliendo los criterios de designación.

7. La autoridad de auditoría deberá cerciorarse de que la autoridad responsable haya comunicado adecuadamente a la Comisión Europea toda la información relativa a las actividades de auditoría a que se hace referencia en los apartados 1, 2 y 3.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIÓN FINAL

Artículo 15

Entrada en vigor

El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro de conformidad con los Tratados.

Hecho en Bruselas, el 25 de julio de 2014.

Por la Comisión

El Presidente José Manuel BARROSO

________________________________

(1) DO L 150 de 20.5.2014, p. 112.

(2) Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 (DO L 298 de 26.10.2012, p. 1).

(3) Reglamento de Ejecución (UE) no 802/2014 de la Comisión, de 24 de julio de 2014, por el que se establecen los modelos para los programas nacionales y se establecen las condiciones del sistema de intercambio electrónico de datos entre la Comisión y los Estados miembros, con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (UE) no 514/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se establecen disposiciones generales sobre el Fondo de Asilo, Migración e Integración y sobre el instrumento de apoyo financiero a la cooperación policial, a la prevención y la lucha contra la delincuencia y a la gestión de crisis (DO L 219 de 25.7.2014, p. 22).

ANEXO

Criterios de designación de la autoridad responsable

1. Contexto interno

A) Estructura organizativa

1)Estructura organizativa que permita a la autoridad responsable ejecutar las funciones establecidas en el artículo 4.

2)Estructura organizativa, definida en un organigrama que demuestre una atribución clara de funciones y responsabilidades.

B) Normas de recursos humanos

1)Recursos humanos adecuados para llevar a cabo las tareas descritas en el artículo 4.

2)Separación de funciones, de modo que ningún miembro del personal sea competente para desempeñar más de una operación de autorización, pago o contabilidad de las cantidades imputadas al programa nacional, y ningún miembro del personal ejerza una de estas funciones sin estar supervisado por un segundo miembro del personal.

3)Definición escrita de las responsabilidades de cada miembro del personal que incluya los límites de su autoridad financiera.

4)Formación apropiada del personal.

5)Procedimientos para evitar conflictos de interés que abarquen los casos en que un miembro del personal que ocupe un cargo de responsabilidad o un puesto sensible relacionado con la verificación, el pago y la contabilidad de las solicitudes desempeñe también otras funciones fuera de la autoridad responsable.

2. Actividades de control

A) Selección de proyectos

1)Procedimientos de selección y concesión de subvenciones con arreglo al artículo 9.

2)Procedimientos en relación con el contenido y la firma de acuerdos de subvención y decisiones administrativas con arreglo a los artículos 10 y 11.

B) Procedimientos de controles administrativos y controles sobre el terreno

1)Procedimientos para informar a la dirección de la autoridad responsable al nivel apropiado, de forma regular y oportunamente, de los resultados de los controles efectuados para permitir la revisión de la estrategia de control y los procedimientos de control interno cuando se detecten deficiencias sistémicas o cuando sea necesario.

2)Descripción del método de muestreo utilizado cuando los controles administrativos o los controles sobre el terreno no sean exhaustivas sino que se basen en una muestra, y un procedimiento para notificar las discrepancias e irregularidades.

3)En los casos en que los documentos (en papel o en formato electrónico) relativos a los controles efectuados sobre solicitudes financieras sean retenidos por otros organismos, procedimientos establecidos por dichos organismos y por la autoridad responsable para garantizar que la autoridad competente tenga acceso a dichos documentos.

C) Procedimientos de autorización para autorizar el pago de solicitudes financieras presentadas por un beneficiario

1)Procedimientos que garanticen el seguimiento de la ejecución de los acuerdos de subvención, las decisiones administrativas y los contratos de acuerdo con las condiciones contractuales.

2)Procedimientos de recepción, registro y tratamiento de las solicitudes financieras presentadas por un beneficiario, definiendo, en particular, la descripción de los documentos que deban utilizarse y el procedimiento de revisión del trabajo realizado.

3)Lista de control de las verificaciones exigidas por cada miembro del personal responsable de la autorización, que incluya una revisión del trabajo realizado.

4)Procedimiento de autorización de pagos que incluya la verificación del cumplimiento de las normas nacionales y de la Unión y los controles exigidos en el artículo 5, apartado 2, y en el artículo 27 del Reglamento (UE) no 514/2014 para prevenir y detectar fraudes e irregularidades, considerando en especial los riesgos que se presenten.

D) Procedimientos de pago

1)Procedimientos para garantizar que los pagos se abonen únicamente en cuentas bancarias pertenecientes al beneficiario y que no se realicen pagos en efectivo.

2)Procedimientos para garantizar que todos los pagos para los que no se hayan realizado transferencias se abonen de nuevo al presupuesto del programa nacional.

E) Procedimientos de contabilidad

Procedimientos contables para garantizar que las cuentas anuales sean completas y exactas y se realicen a tiempo, y que se detecte y corrija cualquier error u omisión, especialmente a través de controles y conciliaciones periódicas.

F) Procedimientos de pago anticipado

1)Procedimientos que garanticen que los pagos de anticipos a los beneficiarios se consignen por separado en los registros contables.

2)Procedimientos para garantizar que los anticipos se liquiden en los plazos fijados y que se hagan constar los que estén pendientes de liquidación.

G) Procedimientos aplicables a las deudas

1)Procedimientos para garantizar que los criterios previstos en las letras A) a D) se apliquen, mutatis mutandis, a los importes que deba percibir la autoridad responsable con arreglo al artículo 21, letra h), del Reglamento (UE) no 514/2014.

2)Procedimientos que garanticen un seguimiento apropiado de las órdenes de recuperación emitidas y, si procede, de los intereses de demora.

3)Procedimientos para garantizar que, si no se puede proceder a la recaudación, se señale la causa para examinar si el Estado miembro debe reembolsar el importe al presupuesto de la Unión.

4)Sistema de reconocimiento de todos los importes adeudados y de registro en un libro mayor de deudores de todas esas deudas antes de su recepción.

5)Procedimientos que garanticen que el libro mayor de deudores se controle periódicamente para garantizar su fiabilidad y exhaustividad.

H) Procedimientos de detección de irregularidades y de lucha contra el fraude

1)Definiciones de irregularidades con arreglo a los requisitos de la Unión.

2)Mecanismos que garanticen que se detecten a tiempo las irregularidades y, en su caso, se adopten medidas correctoras inmediatas.

3)Procedimientos para poner en marcha medidas proporcionadas de lucha contra el fraude.

4)Procedimientos que garanticen que la Comisión esté informada de las irregularidades detectadas y, en su caso, de cualesquiera medidas correctoras adoptadas en las cuentas anuales.

I) Pista de auditoría

Procedimientos que garanticen una pista de auditoría adecuada de conformidad con el Reglamento de ejecución adoptado sobre la base del artículo 27, apartado 5, del Reglamento (UE) no 514/2014, mediante la aportación de pruebas documentales en los locales de la autoridad responsable, relativas a la selección de proyectos, la autorización, la contabilidad y el pago de las solicitudes financieras presentadas por un beneficiario y la tramitación de los anticipos y de las deudas.

3. Información y comunicación internas

A) Comunicación

1)Procedimientos que garanticen que:

a)se registren todos los cambios de la legislación de la Unión;

b)se actualicen las instrucciones, las bases de datos y las listas de control para que los recojan oportunamente, y

c)todas las partes interesadas, como la autoridad delegada, estén informadas oportunamente de dichos cambios.

2)Procedimientos que garanticen que todos los beneficiarios dispongan de la información necesaria para llevar a cabo sus tareas y ejecutar sus actuaciones.

3)Procedimientos que garanticen que los solicitantes reciban información posterior adecuada de los resultados del proceso de selección.

B) Seguridad de los sistemas de información

1)Seguridad de los sistemas de información utilizados en consonancia con las últimas normas aceptadas internacionalmente.

2)Procedimientos que garanticen que las medidas tecnológicas y financieras sean proporcionales a los riesgos.

4. Seguimiento y presentación de informes internos

A) Documentos e informes internos

1)Procedimientos documentales y listas de control correspondientes que hayan de completarse para:

a)ayudar en su labor al comité de seguimiento mencionado en el artículo 12, apartado 4, del Reglamento (UE) no 514/2014 y proporcionarle la información que necesite para desempeñar sus tareas, en particular datos sobre los avances del programa nacional en la consecución de sus objetivos, datos financieros y datos relacionados con indicadores e hitos;

b)redactar informes de ejecución anual y final y presentarlos a la Comisión;

c)redactar los documentos constitutivos de la solicitud de pago del saldo anual a que se refiere el artículo 44 del Reglamento (UE) no 514/2014;

d)velar por que la alta dirección reciba toda la información y los informes necesarios para el seguimiento eficaz de la ejecución de los programas de que sea responsable, y

e)garantizar que la alta dirección reciba los informes de evaluaciones o auditorías independientes sobre el funcionamiento de sus sistemas.

2)Procedimientos documentales de presentación de informes y de seguimiento cuando la autoridad responsable confíe la ejecución de las tareas a otro organismo.

B) Seguimiento de otras tareas no llevadas a cabo por las propias autoridades

1)Cuando los órganos que actúen bajo la responsabilidad de la autoridad responsable, con exclusión de las autoridades delegadas, procedimientos que garanticen el funcionamiento de mecanismos de supervisión para velar por una buena gestión financiera.

2)Cuando se externalicen actividades de control, procedimientos que garanticen el funcionamiento de mecanismos de supervisión que aseguren una metodología común de control y la coherencia de los trabajos.

3)Cuando la autoridad responsable delegue actividades, procedimientos que garanticen el cumplimiento del artículo 5, apartado 4, del presente Reglamento.