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Documento BOE-A-2007-10702

Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos.

Publicado en:
«BOE» núm. 128, de 29 de mayo de 2007, páginas 23284 a 23290 (7 págs.)
Sección:
I. Disposiciones generales
Departamento:
Ministerio de Justicia
Referencia:
BOE-A-2007-10702
Permalink ELI:
https://www.boe.es/eli/es/o/2007/05/17/jus1468

TEXTO ORIGINAL

I

El Registro Civil es un instrumento fundamental en la vida de los ciudadanos que requieren sus servicios para la realización de numerosos trámites y procedimientos.

La incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación al Registro Civil es sin duda indispensable para conseguir un Registro capaz de satisfacer las necesidades de los ciudadanos de la sociedad actual, que requieren la exigencia de Registros públicos accesibles que permitan obtener la información contenida en los asientos registrales de forma fácil y rápida. El proyecto de informatización de los Registros Civiles se puso en marcha a partir de 1999 fecha en la que se aprobó la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio sobre Informatización de los Registros Civiles dictada al amparo de la disposición final tercera de la Ley del Registro Civil de 1957.

II

Entre los antecedentes normativos del proceso de informatización, se debe destacar el artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador.

Posteriormente, la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, teniendo en cuenta el volumen de certificaciones y actuaciones registrales existentes, y partiendo de la idea de que la aplicación a la gestión del Registro Civil de las nuevas técnicas de tratamiento automatizado de datos hacía necesario crear en la Ley del Registro Civil, de 8 de julio de 1957, la base jurídica para superar la forma de documentación tradicional, estableció la previsión legal para proceder a la informatización efectiva del Registro Civil como medio de coadyuvar a hacer realidad su modernización en beneficio de los administrados. Para ello introdujo tres previsiones normativas. La primera consistió en añadir un párrafo cuarto al artículo 6 de la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 con la siguiente redacción: «Las inscripciones registrales podrán ser objeto de tratamiento automatizado». La segunda incorporó una disposición adicional a la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 con la siguiente redacción: «A los efectos establecidos en el artículo 6 de la presente Ley, las referencias que en la misma se realizan a los libros y asientos registrales, podrán entenderse referidas a los ficheros automatizados de datos registrales y al tratamiento de éstos». Finalmente, la tercera introdujo una disposición final tercera a la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 con el siguiente tenor: «Reglamentariamente se establecerán los requisitos, la forma de practicar los asientos y expedir certificaciones y las demás condiciones que afecten al establecimiento y gestión de los ficheros automatizados de datos registrales». En desarrollo de esta última previsión la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999, sobre informatización de los Registros Civiles, fijó el marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros civiles informatizados, estableciendo las finalidades y objetivos de la informatización, su contenido, sus repercusiones en la citada organización, el modo de llevanza de sus libros, la creación de una base central de datos y la recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles. La ejecución de las previsiones de dicha Orden dio lugar a la elaboración de una aplicación informática especialmente diseñada al efecto, denominada INFOREG, la cual se encuentra en estos momentos implantada y en plena explotación en la mayor parte de los Registros civiles principales, a cargo de Jueces y Magistrados, de España, cuyas funcionalidades principales van dirigidas a permitir la utilización de tratamientos de textos en la redacción de los asientos registrales, el almacenamiento electrónico de los datos, permitir la conexión de los datos sobre una misma persona inscritos en Secciones diferentes de diversos Registros civiles y facilitar la transmisión masiva de datos de utilidad pública a los organismos públicos que tengan interés en ellos, con pleno respeto a los límites legales sobre publicidad restringida, protección de datos personales y al derecho a la intimidad personal y familiar.

III

Pero, además de los objetivos anteriores, el artículo 9 n.º 1 de la Orden de 19 de julio de 1999 fijaba una finalidad adicional consistente en la recuperación informática de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles. En particular dicha disposición preveía que la recuperación informática de los asientos relativos a inscripciones anteriores a la implantación de la aplicación informática se realizaría progresivamente en función de las posibilidades presupuestarias y abarcaría todas las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción practicadas en los Registros civiles desde 1950.

Sin embargo, esta funcionalidad no estaba incorporada a la aplicación INFOREG antes mencionada. Para cubrir esta laguna el Ministerio de Justicia ha suscrito junto con la Entidad Pública Empresarial Red.es un Convenio marco de Colaboración para la puesta en marcha del programa «Registro Civil en Línea», firmado el 17 de mayo de 2006, que contempla, entre otras actuaciones, un proyecto de digitalización y grabación de los libros manuscritos de los Registros Civiles principales, a cargo de Jueces y Magistrados, y de los Registros Civiles delegados, a cargo de los Jueces de Paz. La recuperación informática de los asientos relativos a inscripciones anteriores a la implantación de la aplicación informática Inforeg, que constan en los tradicionales libros manuscritos, se ha de realizar progresivamente en el calendario contemplado en el Convenio marco antes citado y debe abarcar todas las inscripciones de nacimiento, matrimonio, defunciones y tutelas y demás representaciones legales practicadas en los Registros Civiles municipales, tanto principales como delegados, desde 1950. Esta recuperación informática consiste en la digitalización de las páginas de los libros registrales, consistente en su escaneo e indexación, y en la grabación informática básica de los datos de los asientos registrales que permitan la búsqueda y consulta de la página y tomo digitalizado en que se encuentren. A fin de permitir la ejecución práctica de la recuperación informática de los archivos integrados por los tradicionales libros manuscritos de los Registros Civiles anteriores a su informatización, se hace preciso aprobar las modificaciones de la aplicación informática actualmente utilizada en los Registros Civiles de España, dotar de cobertura normativa y definir los procedimientos y características esenciales del proceso de digitalización de los libros registrales manuscritos, así como adaptar las reglas por las que se rige la organización y llevanza de los libros que forman el archivo de los Registros Civiles informatizados a las necesidades impuestas por el proceso de informatización, y a las exigencias que se derivan de instrumentos internacionales como el Convenio n.º 31 de la Comisión Internacional del Estado Civil relativo a la Comunicación Internacional por vía electrónica, hecho en Atenas el 17 de septiembre de 2001. A este objetivo prioritario se encamina la presente Orden ministerial que responde a la necesidad de dotar de un nuevo impulso a la informatización de los Registros Civiles en coherencia con los nuevos hitos que han hecho de las Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación una prioridad para el Gobierno, en el contexto de la Unión Europea, como el Plan Avanza aprobado por el Consejo de Ministros de 4 de noviembre de 2005, que, a su vez se enmarca en los ejes estratégicos del Programa Nacional de Reformas diseñado por el Gobierno para cumplir con la Estrategia de Lisboa, y que pretende entre otros objetivos impulsar la puesta a disposición de nuevos servicios públicos en línea más accesibles y eficientes. En su virtud, previo informe de la Agencia Española de Protección de Datos y de la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Justicia, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

Esta Orden tiene por objeto impulsar la informatización de los Registros Civiles y para ello: a. Se aprueba la versión de la aplicación informática Inforeg (4.0) de los Registros Civiles.

b. Se crea el Libro Complementario de Inscripciones Marginales que existirá respecto de las Secciones primera o «De nacimientos y general», segunda o «De matrimonios», tercera o «De defunciones» y cuarta o «De tutelas y representaciones legales». c. Se regula el proceso de recuperación digital de los archivos manuscritos anteriores a la informatización de los Registros así como la gestión de las incidencias relativas a este proceso. d. Se modifican las reglas por las que se rige la organización y llevanza de los libros que forman el archivo de los Registros Civiles Informatizados. e. Se regula la posibilidad de la gestión informática de los expedientes tramitados en los Registros Civiles.

Artículo 2. Aprobación de la versión 4.0 de la aplicación informática de los Registros Civiles. Nuevas funcionalidades del sistema.

1. Queda aprobada la nueva versión de la aplicación para los Registros Civiles informatizados de España elaborada por el Ministerio de Justicia, bajo la supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que será identificada con la denominación de «INFOREG» (versión 4.0), cuyas características técnicas se especifican en el anexo I de esta Orden.

2. El aplicativo informático Inforeg (versión 4.0), además de cumplir todas las funcionalidades prestadas por las versiones anteriores, incorporará las siguientes:

a) Lengua de redacción de los asientos: permitir el cumplimiento de lo dispuesto en el párrafo final del artículo 23 de la Ley del Registro Civil, facilitando que los asientos registrales puedan redactarse en lengua castellana o en la lengua oficial propia de la Comunidad Autónoma en que radique el Registro Civil en los casos en que así proceda de acuerdo con la legislación vigente;

b) Firma electrónica: se incorporarán los equipos y programas necesarios a fin de permitir a los Encargados, Secretarios y demás funcionarios adscritos al Registro Civil, con funciones de firma de asientos o certificaciones, el uso de firma electrónica reconocida, en los términos establecidos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica satisfaciendo las características de autenticación, confidencialidad, integridad, no repudio y sellado de tiempo. Se habilita a la Dirección General de los Registros y del Notariado para determinar los grupos de usuarios que serán autorizados para el uso de la firma electrónica de entre los antes citados, momento en que tal autorización deba ser efectiva y relación de actuaciones y comunicaciones que podrán realizarse mediante el empleo de la firma electrónica, entre las que podrá figurar la remisión de partes y duplicados de inscripciones entre los Registros Civiles Consulares y el Registro Civil Central, y entre los Registros Civiles Municipales y el Central, respectivamente, en los términos establecidos en el artículo 18 de la Ley del Registro Civil, en su redacción dada por la Ley 24/2005, de 18 de noviembre, de Reformas para el Impulso de la Productividad, así como los partes comunicando la inscripción de un matrimonio, tutela o defunción para la extensión de la correspondiente nota en la inscripción de nacimiento, conforme a lo previsto en los artículos 39 de la Ley del Registro Civil y 159 de su Reglamento. c) Asientos digitalizados: integración de las imágenes de los asientos obrantes en los libros digitalizados y de los datos grabados procedentes de tales asientos en la aplicación informática de forma operativa, permitiendo cumplir todas las funcionalidades propias de la misma.

Artículo 3. Depósito de códigos fuente, administración del sistema y protección de datos.

1. Los códigos fuente de la nueva versión 4.0 de la aplicación informática «Inforeg» deberán permanecer depositados, bajo la indicada denominación, en la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, adscrita a la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia de este Departamento, a quien corresponde su custodia y conservación.

2. Igualmente corresponde a la citada Subdirección General la responsabilidad de la realización de las tareas necesarias de administración del sistema que garanticen el correcto funcionamiento, la custodia y la seguridad del mismo. 3. Lo establecido en la presente Orden ministerial se aplicará en todo caso de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo.

Artículo 4. Modificación de la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001 sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados.

La Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001 sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados, se modifica en los siguientes términos: Uno. Las reglas 1.ª y 2.ª del artículo 3 relativo a «Los libros de los Registros Civiles Informatizados» quedan redactados del siguiente modo: «1.ª Los libros que conforme a la Ley han de llevarse en cada una de las cuatro secciones serán uniformes en todos los Registros Civiles Informatizados. Igual regla de uniformidad regirá respecto de los "Libros Complementarios de Inscripciones Marginales".

2.ª Dichos libros estarán compuestos de hojas móviles en cuyo margen superior izquierdo figurará preimpreso, y encerrado en un círculo, el escudo de España y una leyenda que diga en la parte superior Ministerio de Justicia, y en la inferior Dirección General de los Registros y del Notariado. El tercio izquierdo del anverso de cada hoja estará separado por una columna vertical que contendrá en impresión codificada la leyenda Ministerio de Justicia. Cada hoja llevará marcas de aguas con el escudo constitucional, e impresa por la aplicación informática en la primera línea la palabra «tomo» seguida de un espacio en blanco y, a continuación, la paginación que le corresponda dentro del libro. En la parte inferior de la hoja, separada por una línea horizontal y en su margen izquierdo, figurará preimpresa la letra "L", seguida de la indicación de las respectivas secciones mediante las iniciales "N", "M", "D" o "T", y continuando con la numeración seriada asignada por la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre a cada libro. El resto del espacio central y margen de la hoja irá en blanco.»

Dos. Se modifica el apartado 3 y se introduce un nuevo apartado 4 en el artículo 4 con la siguiente redacción:

«3. Los citados certificados responderán a los modelos oficiales aprobados por las disposiciones vigentes, e incluirán, a continuación de la cita de éstas, una referencia a la presente Orden.

4. En la certificación deberá figurar su carácter de literal o en extracto, o bien literal a los exclusivos efectos de obtención del Documento Nacional de Identidad. Antes de la reproducción del contenido de los asientos certificados deberá figurar el número total de hojas de que consta el certificado y el número correlativo de cada una, sellándose todas ellas con el sello del Registro en forma que se garantice la integridad y unidad documental de la certificación.»

Artículo 5. Modificación de la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999 sobre informatización de los Registros civiles.

La Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999 sobre informatización de los Registros Civiles, se modifica en los siguientes términos: Uno. El apartado 1 del artículo 5 queda redactado del siguiente modo: «1. La redacción de los asientos extendidos en los libros de hojas móviles se ajustará a los modelos actualmente aprobados con las siguientes modificaciones: a) En las respectivas inscripciones principales de matrimonio y defunción se consignará el Documento Nacional de Identidad del inscrito y en la de nacimiento el de sus progenitores.

Respecto de los ciudadanos extranjeros se hará constar su Número de Identidad de Extranjero (NIE), incluso en la inscripción de nacimiento y, en caso de adquisición de la nacionalidad española no originaria, se expresará en el apartado de "Observaciones" de la inscripción de nacimiento el nombre y apellidos que legalmente le correspondían conforme a su anterior estatuto personal y que haya sido acreditado en las actuaciones o expedientes registrales que hayan determinado dicha adquisición. b) Cada campo de información irá precedido del código que corresponda según lo establecido en los anexos I y II del Convenio número 25 de la Comisión Internacional del Estado Civil relativo a la codificación de las enunciaciones que figuran en los documentos de estado civil hecho en Bruselas el 6 de septiembre de 1995.»

Dos. El artículo 6 queda redactado del siguiente modo:

«Artículo 6. Expedición de certificaciones.

1. Las certificaciones, tanto literales como en extracto, se expedirán directamente a partir de los datos almacenados en las bases informatizadas, previo cotejo de los mismos, en su caso, con los que figuren en los libros y bajo la firma y responsabilidad de quien la expida.

2. Las certificaciones literales de los asientos correspondientes a libros registrales manuales que hayan sido objeto de digitalización y de integración de sus datos de indexación y localización e imágenes en el aplicativo informático Inforeg, podrán consistir en una reproducción gráfica de tales imágenes almacenadas en el sistema. Si la certificación comprendiese asientos correspondientes a libros manuales digitalizados y otros generados por medio del programa Inforeg, la certificación podrá incorporar hojas de reproducción gráfica de imágenes y otras que respondan al formato normalizado de Inforeg, en función de la naturaleza de la base de datos del sistema de que procedan. 3. En caso de discrepancia entre los datos de los libros y los que figuren almacenados en las bases informatizadas, hayan sido estos generados por Inforeg o procedan de la digitalización de los libros manuscritos, prevalecerán los que figuren en los libros y se practicarán las correspondientes rectificaciones en las bases informáticas para su debida concordancia con los de los libros.»

Artículo 6. Creación del Libro Complementario de Inscripciones Marginales.

1. Se crea el «Libro Complementario de Inscripciones Marginales» respecto de las Secciones primera o «De nacimientos y general», segunda o «De matrimonios», tercera o «De defunciones» y cuarta o «De tutelas y representaciones legales», debiendo existir en todo momento uno abierto por cada una de las citadas Secciones de cada Registro Civil, con una numeración seriada y diferenciada por Secciones.

2. El objeto de dichos Libros es el de permitir la extensión en los mismos de las sucesivas inscripciones, anotaciones y notas marginales que se hayan de practicar en relación con los hechos o actos relativos al estado civil de las personas cuya inscripción principal, con la que esté relacionada por conexión conforme al artículo 46 de la Ley del Registro Civil, conste extendida en libros registrales manuscritos abiertos con anterioridad a la informatización del correspondiente Registro Civil y que hayan sido objeto del proceso de digitalización a que se refiere el artículo 7 de esta Orden ministerial. 3. Los libros a que se refiere el presente artículo se encuentran sujetos a la regla de unidad documental respecto de los libros ordinarios de las Secciones primera, segunda, tercera y cuarta de cada Registro a que respectivamente complementan, de forma que, a fin de salvaguardar este principio, antes de practicarse en cada una de sus hojas la primera inscripción, anotación o nota marginal se consignará referencia al tomo, página, Sección y, en su caso, Distrito de procedencia en que conste practicada la correlativa inscripción principal a la que se encuentre vinculada por identidad de la persona o matrimonio a que se refiera, formando conjuntamente un único folio registral o registro particular de cada persona o vínculo matrimonial. 4. Una vez extendida en el anverso de cada hoja la primera inscripción, anotación o nota marginal, los sucesivos asientos se extenderán correlativamente por su orden cronológico, irán identificados individualmente por una letra del alfabeto en orden sucesivo y encabezados por la indicación de su respectiva naturaleza de «inscripción marginal», «anotación marginal» o «nota marginal», las cuales, en su caso, se relacionarán entre sí mediante las oportunas notas de referencia, que se extenderán en el tercio izquierdo de la página. En cada una de las hojas de estos libros no podrán consignarse más asientos que los relacionados directamente con una misma y única inscripción principal, esto es, relativos a una misma persona o matrimonio y respetando las reglas sobre distribución por Secciones registrales. 5. Se utilizarán con este carácter de Libros Complementarios de Inscripciones Marginales los libros de hojas móviles ordinarios regulados en el apartado 4 del artículo 3 de la Orden de 1 de junio de 2001 sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados. Dichos Libros quedan identificados por la impresión mediante el aplicativo INFOREG de la letra «M» en cada una de las hojas en las que se procedan a extender inscripciones, anotaciones o notas marginales. 6. Además, cada libro contendrá una hoja de apertura y otra de cierre, con el único literal «Diligencia de Apertura-Libro Complementario de Inscripciones Marginales» y «Diligencia de Cierre-Libro Complementario de Inscripciones Marginales», respectivamente, que se ajustarán a los modelos que figuran en el anexo III de esta Orden ministerial. 7. La redacción de los asientos en los Libros Complementarios de Inscripciones Marginales se realizará sujetándose a los modelos oficiales aprobados en cada momento, y se extenderán de forma que, tanto en el anverso como en el reverso de cada una de las hojas, el espacio del tercio izquierdo se utilizará tan sólo para consignar notas de referencia, utilizando el espacio central para la extensión correlativa, por el orden de sus respectivas fechas, de los demás asientos cualquiera sea su tipología y naturaleza. 8. En todo lo referido a foliado, sellado, visado, apertura, cierre, composición, tamaño y formato de los libros complementarios de inscripciones marginales se regirán por las demás reglas vigentes relativas a los libros de los Registros Civiles informatizados.

Artículo 7. Recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros Civiles mediante la digitalización de los libros registrales manuscritos.

1. La recuperación informática de los asientos relativos a inscripciones anteriores a la implantación de la aplicación informática Inforeg aprobada por la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001, que constan en los tradicionales libros manuscritos, se realizará progresivamente en el calendario contemplado en el Convenio marco de colaboración entre el Ministerio de Justicia y la Entidad Pública Empresarial Red.es para la puesta en marcha del programa «Registro Civil en Línea» firmado el 17 de mayo de 2006, y abarcará todas las inscripciones de nacimiento, matrimonio, defunciones y tutelas y demás representaciones legales practicadas en los Registros Civiles municipales, tanto principales como delegados, desde 1950.

2. La recuperación informática a que se refiere el punto anterior se realizará llevando a cabo las siguientes actuaciones:

a) la digitalización de las páginas de los libros registrales consistente en su escaneo e indexación; y

b) la grabación informática básica de los datos de los asientos registrales que permitan la búsqueda y consulta de la página y tomo digitalizado en que se encuentren.

3. Inmediatamente antes de comenzar la digitalización de que trata la letra a) anterior, y respecto de cada uno de los tomos del archivo, el Encargado del Registro Civil correspondiente extenderá en estos una diligencia de cierre provisional, que se convertirá en definitivo en el momento de la recepción de las imágenes digitalizadas y datos grabados prevista en el apartado 5 de este artículo. Entre las fechas de cierre provisional y definitivo, que no podrán distar más de 7 días hábiles entre sí, no se extenderá, como regla general, ningún asiento en el tomo diligenciado salvo por causa excepcional, grave y debidamente justificada, sin perjuicio de que el Encargado levante acta de las declaraciones relativas a hechos inscribibles en los términos previstos por la legislación vigente. Una vez extendida la diligencia de cierre definitivo se procederá a la inutilización de los restantes folios en blanco del libro, trazando en toda su extensión un aspa e indicando al pie de cada uno su carácter de «Inutilizado», con la rúbrica del Secretario o Encargado, y sello de la oficina. En el último folio se pondrá nota de referencia a la de cierre. Las diligencias de cierre provisional y definitivo de que trata este apartado se sujetarán en su redacción a los modelos que figuran en el anexo III de esta Orden ministerial.

Respecto de los asientos que excepcionalmente se extiendan después del cierre provisional hasta el definitivo deberá realizarse una relación individualizada y circunstanciada a fin de facilitar un nuevo e inmediato escaneo de las páginas registrales en que tales asientos se hayan extendido. 4. La digitalización a que se refiere el apartado a) del número 2 anterior ha de cumplir los siguientes requerimientos y especificaciones:

a) los dispositivos de digitalización o escaneo para la obtención de copias digitales de los libros registrales en papel se configurarán con una resolución de puntos por pulgadas y con una escala cromática suficiente para obtener una calidad, al menos, similar a una fotocopia;

b) cada página digitalizada será indexada con una clave que la identificará de forma única en el fondo documental y que servirá para su posterior integración en Inforeg. La clave estará formada por los siguientes datos: Registro Civil, Sección, Tomo y Página; c) para cada página digitalizada o escaneada se generará una imagen master, utilizada para fines de preservación, y una imagen derivada, que será objeto de incorporación a Inforeg para su utilización en la gestión ordinaria del Registro, conforme a lo previsto en el apartado 7 de este artículo. Las imágenes master y las imágenes derivadas a que se refiere el precedente párrafo se generarán en formato «TIFF 6.0» y «JPEG», respectivamente. Se habilita a la Dirección General de los Registros y del Notariado para acordar la modificación de tales formatos.

5. La grabación informática de los datos de los asientos registrales se realizará de forma manual siempre que resulte imposible utilizar técnicas de reconocimiento automático de caracteres (OCR) y tendrá por objeto, al menos, aquellos datos que permitan la búsqueda y consulta de la página y tomo digitalizado en que se encuentren, sin perjuicio de la facultad de la Dirección General de los Registros y del Notariado para acordar en la forma y plazos que determine su extensión a aquellos otros datos que resulten precisos para permitir generar automáticamente por la propia aplicación informática certificaciones en extracto.

6. La grabación de los datos a que se refiere el punto anterior de este artículo podrá realizarse en un centro de grabación cuya ubicación física sea distinta a la propia sede del Registro Civil digitalizado. En este caso, las imágenes generadas por el proceso previo de digitalización de los libros registrales deberán remitirse convenientemente cifradas al centro de grabación, bien de forma telemática, bien mediante soporte físico, de forma que quede garantizada en todo momento la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los datos conforme a las exigencias del plan de seguridad que elaborará la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, bajo la supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado, a que se refiere el anexo II de esta Orden. La remisión de las imágenes al centro de grabación requiere la previa autorización formal del Encargado del Registro Civil, en tanto que responsable de la custodia de sus libros, conforme al artículo 100 del Reglamento del Registro Civil. Esta autorización podrá ser única para todo el proceso de digitalización. 7. Una vez llevadas a cabo las actuaciones de digitalización y grabación de datos a que se refiere el apartado 2 de este artículo, se realizará desde el centro de grabación un proceso de remisión y entrega tanto de las imágenes derivadas como de los datos grabados al Registro Civil de procedencia, cuyo Encargado comunicará a la Dirección General de los Registros y del Notariado su recepción, y realizará una revisión de la información digital recibida como parte de la actividad ordinaria del Registro al tiempo de realizar nuevas inscripciones en los Libros Complementarios de Inscripciones Marginales y al expedir certificaciones referentes a asientos que obren en los libros registrales manuscritos que hayan sido objeto de digitalización durante el año siguiente a tal recepción. La remisión de imágenes y datos de que trata este apartado se realizará de forma telemática a través de una línea de comunicaciones segura, bajo las mismas condiciones y garantías prescritas en el apartado 5 de este artículo. 8. El resultado de la digitalización y grabación será incorporado al aplicativo Inforeg en su versión 4.0 aprobada por el artículo 2 de esta Orden ministerial, de forma que las imágenes y datos grabados queden integrados en la misma de forma operativa, permitiendo cumplir todas las funcionalidades propias del mismo. Para ello, en particular, se garantizarán los enlaces recíprocos, mediante vínculos automáticos, entre los datos e imágenes correspondientes a las inscripciones principales procedentes de los libros manuscritos digitalizados y las inscripciones marginales que se extiendan en los Libros Complementarios regulados en el artículo 6 de la presente Orden.

Artículo 8. Seguimiento de incidencias, informes y consultas relativas al proceso de digitalización de los libros manuscritos de los Registros Civiles.

1. Los Encargados de los Registros Civiles en que se haya iniciado la ejecución de las actuaciones a que se refiere el artículo anterior, deberán dar cuenta al Ministerio de Justicia, a través de la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, de cuantas incidencias se planteen relativas a la digitalización de los libros manuscritos o relativas a la incorporación y gestión de las imágenes y datos grabados en la aplicación informática Inforeg instalada en los respectivos Registros Civiles a su cargo.

2. La Subdirección General de Nuevas Tecnologías elevará un informe mensual a la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre la evolución del proceso de digitalización y de las incidencias detectadas durante el correspondiente mes a lo largo del período a que se extienda la efectiva realización del proceso de digitalización regulado en el artículo 7 de esta Orden ministerial en la totalidad de los Registros Civiles municipales de España, pudiendo someterle las consultas que estime necesarias. La Dirección General de los Registros y del Notariado podrá, antes de resolver sobre estas últimas, someterlas a la consideración no vinculante de la Comisión Nacional de Informatización de los Registros Civiles y determinar de común acuerdo con la Entidad Pública Empresarial Red.es, a la vista de la experiencia acumulada, las modificaciones convenientes en el procedimiento de gestión de incidencias.

Disposición adicional primera. Gestión de los expedientes tramitados en los Registros Civiles mediante procedimientos informáticos.

El Ministerio de Justicia, a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado, desarrollará las actuaciones jurídicas, administrativas y técnicas necesarias a fin de permitir, por medio del correspondiente aplicativo, la gestión íntegramente informatizada de los expedientes tramitados en los Registros Civiles, con arreglo a la legislación vigente, facilitando su integración con la aplicación informática Inforeg y garantizando su conectividad y plena compatibilidad con las bases y programas informáticos utilizados por la Dirección General de los Registros y del Notariado para la tramitación de los expedientes sobre nacionalidad de su competencia.

Disposición adicional segunda. Idioma en que se redactarán los modelos de diligencias de apertura y cierre y asientos de los libros registrales.

1. Los modelos de diligencias de apertura y cierre incorporados al Anexo III de esta Orden ministerial serán bilingües en los Registros Civiles de las Comunidades Autónomas con idioma oficial propio, además del castellano, conforme a las traducciones que aprobará la Dirección General de los Registros y del Notariado, a propuesta de los órganos competentes de las respectivas Comunidades Autónomas.

2. Los asientos registrales que se hayan de redactar en lengua oficial propia de la Comunidad Autónoma en que radique el Registro Civil distinta del castellano, en los casos en que proceda legalmente de acuerdo con lo dispuesto por el párrafo final del artículo 23 de la Ley del Registro Civil, se ajustarán a los modelos en cada momento vigentes con arreglo a la traducción oficial que de los mismos se apruebe, las cuales serán incorporadas a la aplicación Inforeg por la Dirección General de Relaciones con la Administración de Justicia, a través de la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, inmediatamente después de producida su aprobación.

Disposición transitoria única. Implantación gradual.

La implantación de la nueva versión 4.0 de Inforeg en los Registros Civiles de España, así como del aplicativo destinado a la gestión informática de los expedientes tramitados en dichos Registros Civiles, se llevará a cabo de forma gradual a medida que las disponibilidades técnicas y presupuestarias lo permitan.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

1. Queda derogado el artículo 9 la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999 sobre informatización de los Registros Civiles, así como cuantas disposiciones de igual o inferior rango resulten contradictorias con el contenido de esta Orden.

2. Se suprime el modelo número 6 sobre «Aviso para la celebración de matrimonio canónico» y «Recibo de aviso de matrimonio» aprobado por la Orden de 24 de diciembre de 1958, por la que se dan distintas normas concernientes a la puesta en vigor de la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957.

Disposición final primera. Título competencial.

Esta Orden se dicta al amparo de la regla 8.ª del ar-tículo 149.1 de la Constitución española que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de ordenación de los Registros e instrumentos públicos.

Disposición final segunda. Habilitación de desarrollo y ejecución.

Se faculta a la Dirección General de los Registros y del Notariado para dictar las resoluciones e instrucciones de desarrollo necesarias para la ejecución de la presente Orden.

Disposición final tercera. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 17 de mayo de 2007.-El Ministro de Justicia, Mariano Fernández Bermejo.

ANEXO I Características técnicas de la aplicación informática INFOREG (versión 4.0) de los registros civiles

1.º Requisitos iniciales:

Independencia respecto al sistema operativo UNIX, Linux o NT.

Base de Datos Relacional. Adaptación en la aplicación a algunas sentencias propias del gestor de Base de datos de Oracle, para su mejor rendimiento. Acceso a datos vía JDBC.

2.º Arquitectura de la aplicación.

La aplicación se basa en una arquitectura MVC (Modelo Vista Controlador) con tecnología J2EE utilizando como framework de desarrollo el de la Subdirección General de Nuevas Tecnologías basado en Struts.

El diseño permite su utilización por uno o varios Registros Civiles. En el servidor residen los siguientes elementos del aplicativo:

Clases Java incluidas en la plataforma del framework desarrollado en la Subdirección General de Nuevas Tecnologías.

Clases Java de libre distribución. Módulos de la aplicación de Registros Civiles compuestos de:

Acciones (objetos que se ejecutan en el entorno servidor).

Applets (objetos que se ejecutan en el entorno cliente). JSP's y páginas HTML. Documentos XML, donde se almacenan los formatos de las pantallas de captura de datos de los asientos. Documentos PDF.

B.D Relacional compuesta de:

Tablas de textos matrices. La aplicación contiene un generador dinámico para la construcción de las pantallas de captura de los datos que dan forma a cada uno de los asientos que se practican y la extensión de sus certificados en los libros registrales. Toda esta información se almacena en este conjunto de tablas.

Tablas de datos. En estas tablas se almacenan todos los datos de los asientos generados en cada Registro Civil.

ANEXO II Contenido y requisitos del Plan de Seguridad

En Plan de seguridad que, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 7 de esta Orden ministerial, ha de definir la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, en el que se detallarán las medidas tecnológicas y de gestión que se empleen en el mismo, garantizarán en todo momento la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los datos obtenidos en el proceso de digitalización y grabación, de acuerdo con las exigencias de la legislación del Registro Civil.

De acuerdo con la Orden JUS/837/2007, de 29 de marzo, por la que se modifica la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del Departamento y sus organismos públicos, los ficheros de datos generados por la digitalización y grabación de datos de los Registros Civiles informatizados serán tratados con medidas asociadas a un nivel de seguridad alto, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

1. Integridad de los ficheros de imágenes. Se garantizará la autenticidad e inalterabilidad de las imágenes desde el momento de su captura en el órgano registral hasta su entrega al Ministerio de Justicia.

2. Envío de ficheros de imágenes y meta datos. En envío de las imágenes generadas por el proceso de digitalización de los libros registrales que hayan de remitirse al centro de grabación, conforme a lo previsto en el apartado 5 del articulo 7 de esta Orden ministerial, podrá realizarse bien de forma telemática, a través de una línea de comunicación segura, bien mediante soporte físico (cintas, DVD u otro dispositivo), y en ambos casos las imágenes deberán ser convenientemente cifradas antes de realizarse el envío. En particular, en caso de transmisión telemática de las imágenes se implementarán canales de comunicación securizados (SSL, IPSec, etc) para garantizar: a) la autenticación, integridad y no repudio mediante firma electrónica avanzada. Sólo se admitirán firmas electrónicas basadas en certificados reconocidos y vigentes que cumplan la recomendación UIT X.509.v3; y b) la confidencialidad, mediante el cifrado. Deberá existir un control del estado de los envíos que permita saber en todo momento dónde se encuentra cada página digitalizada. 3. Centro de grabación. Las instalaciones donde resida el centro de grabación que acoja los servidores informáticos donde se localice la información así como los equipos de comunicaciones deberá contar con un sistema de detección y protección contra intrusión e incendios, vigilancia durante las 24 horas del día, control de accesos, que deberá ser limitado exclusivamente al personal autorizado, y conexión con central de alarmas. La base de datos temporal donde residan las imágenes e información grabada a partir de la digitalización de los libros registrales contarán con un sistema de control de acceso, que permitirá no sólo la autenticación, sino también la auditoria de accesos. 4. Copias de respaldo y destrucción de la información. Se establecerá un procedimiento de copias de respaldo que garantice la recuperación de los datos y que cumpla lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal, para ficheros de nivel alto.

ANEXO III Diligencias de apertura y cierre de los libros complementarios de inscripciones marginales y de cierre provisional y definitivo de los libros manuscritos escaneados
Diligencia de apertura y cierre de los libros complementarios de inscripciones marginales

Diligencia de apertura.-Con esta fecha se procede a la apertura del presente Libro Complementario número ......... de la Sección de ......................................del Registro Civil de ...................................... (Provincia), el cual consta de 400 páginas útiles, en las que se extenderán las inscripciones, anotaciones y notas marginales a que se refiere el artículo 6 de la Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre Impulso a la Informatización de los Registros Civiles y Digitalización de sus Archivos.

En ......................, a .... de ...............de ....... El Secretario, El Encargado, .............................. ..............................

Diligencia de cierre.-Con esta fecha se procede al cierre del presente Libro Complementario, conteniendo las inscripciones, anotaciones y notas marginales ordenadas por el artículo 6 de la Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre Impulso a la Informatización de los Registros Civiles y Digitalización de sus Archivos, referidas a .... inscripciones principales, y habiéndose inutilizado las páginas ................................................... El motivo de la clausura es .....................................

En ......................, a .... de ...............de ....... El Secretario, El Encargado, .............................. .............................. Diligencia de cierre provisional y definitivo de los libros manuscritos objeto de digitalización

Diligencia de cierre provisional.-Con esta fecha se procede al cierre provisional del presente Libro, conforme a lo dispuesto en el artículo 7 de la Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre Impulso a la Informatización de los Registros Civiles y Digitalización de sus Archivos, conteniendo .................... inscripciones principales.

El motivo de la clausura es la incorporación de este Libro al proceso de digitalización prescrito en la citada Orden ministerial.

En ......................, a .... de ...............de ....... El Secretario, El Encargado, .............................. ..............................

Diligencia de cierre definitivo.-Con esta fecha se procede al cierre definitivo del presente Libro, conteniendo ............... inscripciones principales, de las que ......... se han extendido con posterioridad a su cierre provisional, habiéndose inutilizado las páginas ........................ El motivo de la clausura es la finalización del proceso de digitalización del Libro, conforme a lo prescrito por la Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre Impulso a la Informatización de los Registros Civiles y Digitalización de sus Archivos.

En ......................, a .... de ...............de ....... El Secretario, El Encargado, .............................. ..............................

ANÁLISIS

  • Rango: Orden
  • Fecha de disposición: 17/05/2007
  • Fecha de publicación: 29/05/2007
  • Fecha de entrada en vigor: 30/05/2007
Referencias anteriores
  • DEROGA art. 9 y MODIFICA los arts. 5.1 y 6 de la Orden de19 julio de 1999 (Ref. BOE-A-1999-16537).
  • MODIFICA arts. 3 y 4 de la Orden de 1 de junio de 2001 (Ref. BOE-A-2001-10941).
  • SUPRIME el modelo 6 de la Orden de 24 de diciembre de 1958 (GAZETA) (Ref. BOE-A-1959-900).
  • DE CONFORMIDAD con el art. 6 de la Ley del Registro Civil, de 8 de junio de 1957 (GAZETA) (Ref. BOE-A-1957-7537).
Materias
  • Acceso a la información
  • Certificaciones
  • Dirección General de los Registros y del Notariado
  • Documentos públicos
  • Firma electrónica
  • Informática
  • Programas informáticos
  • Registro Civil

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