Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

Advertidas erratas en la inserción de la citada Orden, publicada en el «Boletín Oficial del Estado» número 299, de fecha 15 de diciembre de 1995, se transcribe íntegra y debidamente rectificada:

El tratamiento informatizado de los Registros Civiles es hoy una necesidad reconocida en el plano internacional, especialmente en la Recomendación número 8 de la Comisión Internacional del Estado Civil aprobada por la Asamblea General de Estrasburgo, de 21 de marzo de 1991, y que, en el plano nacional, ha sido prevista por el artículo 6, y las disposiciones adicional y final tercera de la Ley del Registro Civil, según su redacción por la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, así como por el artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto.

El establecimiento de un nuevo sistema, que choca frontalmente con el puramente manual anterior, ha de hacerse con cierta prudencia. Se ha elegido, pues, implantarlo gradualmente, comenzando con una experiencia piloto en una ciudad como Murcia que reúne las mejores condiciones para ello, atendiendo a su volumen de población y de trabajo registral y a que en ella existe uno de los pocos Registros Civiles exclusivos de España, cuyo titular y demás personal a su servicio están descargados de funciones judiciales.

Las reglas que dicta esta Orden se limitan a sentar las líneas generales del nuevo sistema y presuponen la conservación de los libros, si bien, ahora de hojas móviles, como duplicado necesario de los datos grabados en el ordenador. Se facilita la expedición de copias, literales y en extracto, de los originales grabados y se adoptan las garantías necesarias para impedir que la informatización vaya en mengua de la intimidad personal y familiar, protegida constitucionalmente, cuando el Registro contiene datos reservados cuya publicidad ha de ser restringida.

La experiencia que resulte de la aplicación de esta Orden será punto de partida para la extensión del sistema a otros Registros Civiles, singularmente los demás Registros exclusivos, introduciendo las modificaciones que imponga la práctica.

En su virtud, a propuesta de la Dirección General de los Registros y del Notariado, dispongo:

Primero. Objeto de la informatización.

1. Las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción que hayan de extenderse en el Registro Civil de Murcia a partir del día 1 de enero de 1996 serán objeto de tratamiento informatizado y se ajustarán a los modelos que se acompañan como anexo a la presente Orden.

2. Una vez realizada la grabación de la inscripción se imprimirá el texto en una hoja móvil la cual, con las firmas legalmente exigidas y capturada y archivada su imagen, se guardará por estricto orden cronológico del hecho inscribible en una carpeta-libro.

3. El mismo tratamiento informatizado recibirán los asientos comprendidos en los puntos 2 y 3 del apartado siguiente.

4. Las inscripciones de nacimientos acaecidos desde el 1 de enero de 1976 se incorporarán al sistema informático a fin de obtener un mejor rendimiento del nuevo sistema.

Segundo. Asientos relativos a inscripciones ya existentes.

Todos los asientos de hechos inscribibles o anotables que se practiquen a partir del 1 de enero de 1996 y que se refieran a inscripciones de nacimiento, matrimonio o defunción ya existentes serán objeto de tratamiento informatizado y se llevarán a cabo de acuerdo con lo que sigue:

1. Asientos que se refieran a inscripciones realizadas dentro del sistema informático por el personal del Registro a partir del 1 de enero de 1996.

Rige lo establecido por las inscripciones en el punto 2 del apartado primero, con la única salvedad de que las hojas móviles correspondientes se guardarán, una vez firmadas, en la misma carpeta que la inscripción original y a continuación de ésta.

2. Asientos que se refieren a inscripciones de nacimientos acaecidos entre el 1 de enero de 1976 y el 31 de diciembre de 1995.

En primer lugar se procederá a cotejar los datos de la inscripción con los de la imagen almacenada. En su caso, se subsanarán las discrepancias y se añadirán los datos necesarios para expedir certificaciones en extracto. Seguidamente se realizará el asiento como en el caso anterior y se obtendrán la hoja móvil del mismo y una copia de la imagen de la inscripción que se almacenarán juntas en la carpeta y lugar que corresponda.

3. Asientos relativos a inscripciones no comprendidas en los dos números anteriores.

En este caso se comenzará por introducir en el sistema informático los datos de la inscripción necesarios para la expedición de certificaciones en extracto y se captará la imagen de la inscripción. A continuación se realizará el asiento y se procederá como en el punto anterior.

Tercero. Práctica de grabación.

Presentadas las declaraciones o títulos oportunos, el encargado del Registro, previa su calificación, procederá a grabar los datos que deba contener cada asiento en el ordenador, asegurándose de que el acceso a los mismos quede limitado al encargado y al personal de su oficina.

Cuarto. Expedición de certificaciones.

La expedición de certificaciones se llevará a cabo de manera diferente en función de que conste o no en el sistema la información de los hechos registrales a certificar y de la forma en que haya sido introducida dicha información:

1. Inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción realizadas dentro del sistema informático por el personal del Registro a partir del 1 de enero de 1996. Inscripciones incorporadas al sistema por la realización de los asientos a que se refiere el punto 3 del apartado segundo:

Las certificaciones literales se expedirán directamente a partir de las imágenes almacenadas.

Las certificaciones en extracto se expedirán directamente a partir de los datos almacenados en el ordenador.

2. Inscripciones de nacimiento acaecidos entre el 1 de enero de 1976 y el 31 de diciembre de 1995:

Las certificaciones literales se expedirán como en el caso anterior.

Las certificaciones en extracto se expedirán a partir de los datos almacenados en el ordenador, previo cotejo de los mismos con los de la imagen correspondiente y después de haber subsanado, en su caso, las discrepancias o la falta de alguno de los datos necesarios para expedir la certificación.

3. Otras inscripciones:

Las certificaciones, tanto literales como en extracto, de hechos registrales que no consten en el sistema informático se continuarán expidiendo por los procedimientos actualmente establecidos.

Quinto. Características de las carpetas-libros y de las hojas móviles.

1. Las carpetas-libros tendrán la consistencia necesaria para garantizar su conservación: Estarán provistas de anillas que faciliten su manejo y de etiquetas en el lomo que permitan identificar su contenido. Llevarán preimpreso el encabezamiento siguiente: Escudo. Ministerio de Justicia e Interior. Registro Civil.

2. Las hojas móviles tendrán formato DIN A4 y la consistencia adecuada para su uso en impresoras láser. Estarán diseñadas para un archivo fácil y duradero en las carpetas-libros.

Disposición adicional.

Las inscripciones anteriores al 1 de enero de 1976 para los nacimientos, y a 1 de enero de 1996 para los matrimonios y las defunciones, de las que exista grabación informática a la entrada en vigor de esta Orden que sea susceptible de incorporación al sistema informático, aunque no estén incluidas en sus previsiones, podrán ser objeto de tratamiento informatizado previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, siguiendo las indicaciones que le sean aplicables del punto 2 del apartado segundo.

La expedición de las correspondientes certificaciones se realizará en la forma prevista en el punto 2 del apartado cuarto.

Disposición final primera.

Se faculta a la Dirección General de los Registros y del Notariado para dictar las instrucciones necesarias para la ejecución de la presente Orden.

Disposición final segunda.

Esta Orden entrará en vigor el día 1 de enero de 1996.

Madrid, 30 de noviembre de 1995.

BELLOCH JULBE