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Legislación consolidada

Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y tcnicos del registro contable de facturas de las entidades del mbito de aplicacin de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrnica y creacin del registro contable de facturas en el Sector Pblico.

Publicado en: BOE núm. 77, de 29/03/2014.
Entrada en vigor: 30/03/2014
Departamento: Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Referencia: BOE-A-2014-3373
Permalink ELI: https://www.boe.es/eli/es/o/2014/03/27/hap492/con

TEXTO CONSOLIDADO: Última actualización publicada el 06/08/2015


[Bloque 1: #preambulo]

El registro contable de facturas previsto en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrnica y creacin del registro contable de facturas en el sector pblico, pretende ser un instrumento clave para la mejora en los procedimientos contables, a travs del control contable riguroso de las facturas recibidas por las Administraciones, a efectos de lograr una mayor confianza en las cuentas pblicas y de mejorar el control de la morosidad en las Administraciones pblicas. Su puesta en funcionamiento no solamente contribuir a proporcionar un mejor control del gasto pblico, sino tambin a facilitar el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago de las Administraciones Pblicas.

La creacin del registro contable de facturas constituye una obligacin de cada una de las entidades incluidas en el mbito de aplicacin de la ley 25/2013, de 27 de diciembre, a partir de 1 de enero de 2014. A partir de dicha fecha todas las facturas que se expidan por los servicios prestados o bienes entregados a las citadas entidades, cualquiera que sea su soporte, electrnico o papel, debern ser objeto de anotacin en el correspondiente registro contable de facturas, que estar integrado o interrelacionado con el respectivo sistema de informacin contable de la entidad u organismo pblico, y gestionado por el rgano o unidad administrativa que tenga atribuida la funcin de contabilidad.

Para ello, las facturas recibidas en el registro administrativo deben ser anotadas por el rgano competente en el registro contable de facturas en los trminos establecidos por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre. Cuando se trate de facturas electrnicas, stas se recibirn por cada entidad a travs del correspondiente Punto general de entrada de facturas electrnicas, con anotacin en el respectivo registro electrnico administrativo, para inmediatamente, y de forma automtica, ser remitidas al registro contable de facturas que corresponda al centro gestor, entidad u organismo destinatario de la factura.

Las facturas anotadas en el registro contable de facturas sern distribuidas o puestas a disposicin de los correspondientes rganos competentes para su tramitacin, de acuerdo con la identificacin de esos rganos o unidades que figure en la propia factura, a efectos de realizar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestacin del servicio realizada. El trmite preliminar de aceptacin o rechazo de cada factura se anotar en el registro contable de facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido, as como, en caso de aprobacin de la conformidad y reconocimiento de la obligacin, de la fecha de contabilizacin de la obligacin reconocida correspondiente.

Es precisamente esta anotacin continua en el registro contable de facturas de los distintos estados por los que vaya pasando la factura, desde su recepcin y registro, pasando por la aceptacin o rechazo y devolucin de la misma por el rgano gestor, su anulacin, en su caso, a instancia del presentador de la factura, y, en el caso de aprobacin de la conformidad y reconocimiento de la obligacin, la contabilizacin de la obligacin reconocida y de su pago, lo que permitir que el registro contable de facturas se convierta en un instrumento clave para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago de las entidades y organismos pblicos, a la vez que sea un medio para informar a quien hubiera presentado la factura sobre el estado de la misma. Adems, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, otorga a la Intervencin General de la Administracin del Estado y a los rganos de control equivalentes en el mbito autonmico y local la posibilidad de acceso al propio registro contable de facturas lo que les permitir la elaboracin de un informe anual sobre el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad.

Esta Orden tiene carcter bsico y es aplicable a todas las entidades incluidas en el mbito de aplicacin de la ley 25/2013, de 27 de diciembre, que debern ajustar sus registros contables de facturas a las condiciones y requisitos funcionales y tcnicos establecidos en esta Orden. Adicionalmente, se regulan las especialidades del registro contable de facturas de la Administracin General del Estado y de cada una de las entidades pblicas estatales de naturaleza administrativa.

La presente Orden regula los requisitos funcionales y tcnicos del registro contable de facturas, con el fin de garantizar la integridad, seguridad e interoperabilidad de los distintos sistemas.

La Orden se estructura en tres captulos, tres disposiciones adicionales y dos disposiciones finales, y va acompaada de un anexo.

El captulo I Disposiciones generales describe el objeto de la norma, su mbito de aplicacin, el rgano competente para la gestin del registro contable de facturas y los objetivos de este registro.

El captulo II Requisitos funcionales regula las anotaciones a practicar en el registro contable de facturas desde la recepcin de stas hasta el fin de su tramitacin, as como el suministro de informacin a los proveedores sobre el estado de sus facturas.

El captulo III Requisitos tcnicos regula la interoperabilidad del registro contable de facturas con el Punto general de entrada de facturas electrnicas y la interoperabilidad a efectos de la distribucin o puesta a disposicin de los rganos competentes para su tramitacin, as como la disponibilidad, confidencialidad, integridad y seguridad del propio registro.

La disposicin adicional primera Registro contable de facturas de la Administracin General del Estado incluye las especialidades funcionales y tcnicas del registro contable de facturas en el mbito estatal.

La disposicin adicional segunda No incremento de gasto pblico dispone que las medidas contenidas en la Orden se atiendan con los medios personales y materiales existentes.

La disposicin adicional tercera Codificacin de rganos administrativos establece que las facturas que se expidan a partir de la entrada en vigor de esta Orden debern ajustar su codificacin de los rganos administrativos participantes en las mismas a la establecida en el directorio comn DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas.

La disposicin final primera Ttulo competencial declara el carcter bsico de la Orden y recoge los preceptos constitucionales que le dan amparo.

La disposicin final segunda Entrada en vigor dispone que la Orden entrar en vigor el da siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, si bien las Comunidades Autnomas y Entidades Locales dispondrn de un periodo de tres meses para adecuar sus sistemas a los requisitos funcionales y tcnicos establecidos en esta Orden.

El anexo recoge el contenido del fichero de datos personales Registro contable de facturas de la AGE creado en cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 20 de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de datos de carcter personal.

Esta Orden se dicta en ejercicio de la habilitacin legal otorgada al Ministro de Hacienda y Administraciones Pblicas en la disposicin final sexta y el artculo 9 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre y al amparo de los artculos 149.1.13, 149.1.14 y 149.1.18 de la Constitucin Espaola.

En su virtud, de acuerdo con el Consejo de Estado, dispongo:


[Bloque 2: #ci]

CAPTULO I

Disposiciones generales


[Bloque 3: #a1]

Artculo 1. Objeto.

La presente Orden tiene por objeto determinar los requisitos funcionales y tcnicos del registro contable de facturas, con el fin de garantizar su integridad y seguridad, y la interoperabilidad con otros sistemas afectados en la tramitacin de las facturas en desarrollo de la disposicin final sexta de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrnica y creacin del registro contable de facturas en el Sector Pblico.


[Bloque 4: #a2]

Artculo 2. mbito de aplicacin.

Esta Orden resulta de aplicacin a los sujetos incluidos en el mbito subjetivo establecido en el artculo 2 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

Las referencias hechas en esta Orden a las Administraciones Pblicas se entendern efectuadas a cada uno de los sujetos a que se refiere el prrafo anterior.


[Bloque 5: #a3]

Artculo 3. rganos competentes en la gestin del sistema.

El rgano competente para la gestin del registro contable de facturas ser el rgano o unidad administrativa que tenga atribuida la funcin de contabilidad.


[Bloque 6: #a4]

Artculo 4. Objetivos del registro contable de facturas del sistema contable.

1. El registro contable de facturas de cada Administracin Pblica estar interrelacionado o integrado en su sistema de informacin contable al objeto de registrar todas las facturas de la entidad con el alcance que se determina en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre y de proporcionar al sistema contable la informacin necesaria para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago y para la determinacin del periodo medio de pago a proveedores.

2. El registro contable de facturas de cada Administracin Pblica debe dar soporte a los siguientes requisitos funcionales:

a) Anotacin inmediata en el correspondiente registro contable de facturas de las facturas recibidas en un registro administrativo con destino a una Administracin Pblica.

b) Distribucin o puesta a disposicin de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad, a los rganos competentes para su tramitacin.

c) Anotacin en el registro contable de facturas de la aceptacin o rechazo y devolucin de las mismas por el rgano competente.

d) Anotacin en el registro contable de facturas de la propuesta de anulacin de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolucin por el rgano competente.

3. Sobre la base de la informacin gestionada en el registro contable de facturas y de la del sistema de informacin contable de la entidad:

a) La Administracin Pblica proporcionar informacin sobre el estado de las facturas a peticin previa del proveedor o del presentador de las mismas, a travs del registro administrativo de procedencia, entre ellos, en el caso de las facturas electrnicas, del que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrnicas. No obstante, en el caso de facturas en papel, cada entidad podr establecer un procedimiento alternativo para proporcionar esta informacin.

b) Los rganos o unidades administrativas que tengan atribuida la funcin de contabilidad efectuarn requerimientos peridicos de actuacin respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de la obligacin y dems actuaciones previstas en el artculo 10 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.


[Bloque 7: #cii]

CAPTULO II

Requisitos funcionales


[Bloque 8: #a5]

Artculo 5. Anotacin en el registro contable de facturas.

1. Las facturas recibidas por el registro administrativo sern anotadas en el registro contable de facturas, en los trminos establecidos por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

2. En el caso de las facturas electrnicas, se anotarn en el registro contable de facturas aqullas que el Punto general de entrada de facturas electrnicas le remita o ponga a su disposicin por medios electrnicos.

La informacin objeto de registro que debe ser remitida o puesta a disposicin por el correspondiente Punto general de entrada de facturas electrnicas ser, por cada factura, la propia factura electrnica, el nmero de asiento registral asignado en el registro asociado al mencionado Punto, y la fecha y hora de dicho asiento registral.

3. En el caso de las facturas en papel, se generar un apunte en el registro contable de facturas, por cada factura recibida, incluyendo al menos la siguiente informacin:

a) Fecha de expedicin de la factura.

b) Fecha de presentacin de la factura en el registro administrativo.

c) Nmero de Identificacin Fiscal o nmero de identificacin equivalente del expedidor de la factura.

d) Nombre y apellidos, razn o denominacin social completa del obligado a expedir factura.

e) Nmero de factura y, en su caso, serie.

f) Importe de la operacin, incluido IVA (o impuesto equivalente).

g) Unidad monetaria en la que est expresado el importe, de acuerdo con la codificacin ISO 4217 Alpha-3.

h) Cdigo de los rganos competentes en la tramitacin de la factura as como del rgano o unidad administrativa que tenga atribuida la funcin de contabilidad, codificado de acuerdo con el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas.

4. No se anotarn en el registro contable de facturas las que contuvieran datos incorrectos u omisin de datos que impidieran su tramitacin, ni las que correspondan a otras Administraciones Pblicas, las cuales sern devueltas al registro administrativo de procedencia con expresin de la causa de dicho rechazo.


[Bloque 9: #a6]

Artculo 6. Distribucin o puesta a disposicin de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad.

1. Las facturas anotadas en el registro contable de facturas sern distribuidas o puestas a disposicin de los correspondientes rganos competentes para su tramitacin, de acuerdo con la identificacin de esos rganos o unidades que figure en la propia factura, a efectos de tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestacin del servicio realizada por quien expidi la factura y proceder al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligacin, incluida, en su caso, la remisin al rgano de control competente a efectos de la preceptiva intervencin previa.

2. En el caso de las facturas electrnicas, sern remitidas o puestas a disposicin de los correspondientes rganos competentes para su tramitacin, por los medios electrnicos que se habiliten, aquellas facturas anotadas en el registro contable de facturas que les correspondan.


[Bloque 10: #a7]

Artculo 7. Anotacin en el registro contable de facturas de la aceptacin o rechazo de las mismas.

La aceptacin o rechazo de cada factura se anotar en el registro contable de facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido. Asimismo se anotar en el registro contable de facturas, en caso de aprobacin de la conformidad y reconocimiento de la obligacin, la fecha de contabilizacin de la obligacin reconocida correspondiente. No obstante, si con respecto a cualquier factura se contabilizase una obligacin por operaciones pendientes de aplicar al presupuesto, igualmente se anotar la fecha de dicha contabilizacin en el indicado registro.

Por cada factura se dejar constancia en el sistema de informacin contable de la fecha en la que se inicia el cmputo del plazo de pago segn establece el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Pblico.


[Bloque 11: #a8]

Artculo 8. Anotacin en el registro contable de facturas de la propuesta de anulacin de la factura y de su devolucin.

1. Cuando en el registro contable de facturas se reciba, a travs del registro administrativo o, en el caso de las facturas electrnicas, el que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrnicas, una solicitud del presentador de anulacin de una factura anterior, se tomar nota de la solicitud de anulacin en el registro contable de facturas, cuando esa factura ya estuviera anotada en dicho registro. En caso contrario, ser rechazada y devuelta la solicitud al registro administrativo que la remiti.

2. Las solicitudes de anulacin de las que se hubiera tomado nota en el registro contable de facturas sern comunicadas a los correspondientes rganos competentes para su tramitacin, a efectos de que procedan a su estimacin y subsiguiente devolucin de la factura, previa anulacin, si fuera el caso, de las anotaciones que se hubieran efectuado en dicho registro en relacin con la factura, o a su rechazo.


[Bloque 12: #a9]

Artculo 9. Suministro de informacin sobre el estado de las facturas.

1. Sobre la base de la informacin del registro contable de facturas, la Administracin Pblica proporcionar informacin sobre el estado de las facturas a peticin previa del proveedor o del presentador de las mismas, a travs del registro administrativo de procedencia, entre ellos, en el caso de las facturas electrnicas, del que corresponda al respectivo Punto general de entrada de facturas electrnicas. No obstante, en el caso de facturas en papel, cada Administracin podr establecer un procedimiento alternativo para proporcionar esta informacin.

2. El proveedor tendr derecho a conocer los siguientes estados de la factura: si ha sido registrada en el registro contable de facturas; si ha sido contabilizada la obligacin reconocida; si ha sido pagada; anulada; y rechazada.


[Bloque 13: #ciii]

CAPTULO III

Requisitos tcnicos


[Bloque 14: #a10]

Artculo 10. Interoperabilidad del registro contable de facturas con el Punto general de entrada de facturas electrnicas.

1. La determinacin de las condiciones tcnicas normalizadas de las interfaces entre el Punto general de entrada de facturas electrnicas adoptado por cada Administracin y el registro contable de facturas de las Administraciones Pblicas corresponder, conjuntamente, a la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas y a la Intervencin General de la Administracin del Estado, odo el Consejo Superior de Administracin Electrnica.

2. La anotacin en el registro contable de facturas de las facturas electrnicas procedentes del correspondiente Punto general de entrada de facturas electrnicas, a la que se refiere el artculo 5.2, se efectuar utilizando los servicios de puesta electrnica a disposicin que proporcione el propio Punto, que se ajustarn a las condiciones tcnicas normalizadas a las que se refiere el apartado anterior.


[Bloque 15: #a11]

Artculo 11. Interoperabilidad del registro contable de facturas a efectos de la distribucin o puesta de las facturas a disposicin de los rganos competentes para su tramitacin.

1. La distribucin o puesta a disposicin de las facturas electrnicas anotadas en el registro contable de facturas a los correspondientes rganos competentes para su tramitacin, a la que se refiere el artculo 6.2, se efectuar utilizando los servicios o medios electrnicos que al efecto habilite la entidad.

2. Los rganos competentes para su tramitacin debern disponer de sistemas o medios para la tramitacin de aquellos expedientes de gasto que incorporen facturas electrnicas.


[Bloque 16: #a12]

Artculo 12. Disponibilidad, confidencialidad, integridad y seguridad del registro contable de facturas.

1. El sistema contar con medidas de redundancia, proporcionales a los riesgos asumidos, que permitan minimizar los perodos de fallo.

La disponibilidad horaria del sistema estar publicada en el portal o sede electrnica que corresponda al rgano o unidad administrativa que tenga atribuida la funcin de contabilidad.

2. A los datos de carcter personal contenidos en este sistema se aplicarn las medidas de seguridad del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal.

3. Las medidas de seguridad y salvaguardia de la informacin se ajustarn a lo establecido en la poltica de seguridad del rgano o unidad administrativa que tenga atribuida la funcin de contabilidad.

4. La acreditacin de los usuarios que accedan al registro contable de facturas, tanto los del rgano o unidad administrativa que tenga atribuida la funcin de contabilidad como los de los rganos competentes para su tramitacin, deber efectuarse de acuerdo con los procedimientos que al efecto establezca el rgano o unidad administrativa que tenga atribuida la funcin de contabilidad.

Los usuarios de los rganos competentes para la tramitacin de las facturas slo podrn acceder a aqullas que tuvieran asignadas.

Cuando el registro contable de facturas haga uso de los servicios o medios de interoperabilidad sealados en el artculo 11 de esta Orden, la acreditacin de los sistemas con los que se relacione el registro contable de facturas deber efectuarse de acuerdo con los procedimientos que al efecto establezca el rgano o unidad administrativa que tenga atribuida la funcin de contabilidad.

5. El sistema se ajustar a lo establecido en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica.


[Bloque 17: #daprimera]

Disposicin adicional primera. Registro contable de facturas de la Administracin General del Estado.

El registro contable de facturas de la Administracin General del Estado y el correspondiente a cada una de las entidades pblicas estatales de naturaleza administrativa se ajustar a las condiciones y requisitos funcionales y tcnicos establecidos en esta Orden con las siguientes particularidades:

1. Aspectos organizativos:

a) La Intervencin General de la Administracin del Estado ser el rgano competente para:

1. La gestin, administracin y mantenimiento del registro contable de facturas de la Administracin General del Estado.

2. La definicin de las especificaciones del sistema.

3. La determinacin de las condiciones tcnicas normalizadas de las interfaces del registro contable de facturas con los sistemas de gestin econmico-presupuestaria de las unidades tramitadoras competentes para la tramitacin de las facturas electrnicas.

b) La gestin, administracin y mantenimiento del registro contable de facturas de cada una de las entidades pblicas estatales de naturaleza administrativa ser el centro directivo u rgano gestor de la contabilidad de la entidad.

c) La gestin y actualizacin del catlogo de rganos gestores y unidades tramitadoras, y del responsable de fichero y usuario administrador de cada unidad tramitadora, en el propio sistema de informacin contable, ser efectuada por la correspondiente oficina contable.

d) Las unidades tramitadoras y los rganos de control establecern en sus respectivos sistemas de gestin, si fuera necesario, la correspondencia entre las codificaciones establecidas para los rganos gestores y unidades tramitadoras en el registro contable de facturas, basada en el directorio DIR3 de unidades administrativas de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, y las utilizadas en sus respectivos sistemas.

e) La gestin de los usuarios de las unidades tramitadoras con acceso permitido al correspondiente registro contable de facturas, y de los correspondientes perfiles de acceso, corresponder al usuario administrador designado por cada unidad tramitadora. Asimismo este usuario administrador gestionar en el propio sistema de informacin contable la asignacin de rganos gestores a los que dar servicio a estos efectos.

f) Cuando la acreditacin de acceso al sistema por parte de un usuario, directamente, o de un rgano gestor o unidad tramitadora, a travs de su correspondiente sistema de gestin, requiera un certificado electrnico, deber estar expedido por un prestador de servicios de certificacin que figure en la lista de servicios de confianza (TSL) publicada por el Ministerio de Industria, Energa y Turismo, y estar asumido por la plataforma de verificacin de certificados, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, prevista en el artculo 21.3 de la Ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.

g) Cuando se produzcan cambios estructurales o reorganizaciones administrativas que provoquen cambios en las codificaciones de las oficinas contables, rganos gestores y unidades tramitadoras se estar a lo que establezca al efecto la Intervencin General de la Administracin del Estado.

2. Anotacin de las facturas por la oficina contable.

Las facturas, tanto electrnicas como en papel, recibidas por la oficina contable, antes de su distribucin o puesta a disposicin de las unidades tramitadoras, sern objeto de anotacin por la oficina contable en el registro contable de facturas. Si detectara datos incorrectos u omisin de datos que impidieran su distribucin, o que las facturas no le correspondieran por tratarse de facturas de otra Administracin Pblica, las rechazar, devolvindolas al registro administrativo de procedencia con expresin de la causa de dicho rechazo.

3. Distribucin de las facturas anotadas en el registro contable de facturas.

Por cada factura la oficina contable remitir o pondr a disposicin de la unidad tramitadora la propia factura electrnica, y el cdigo, fecha y hora de anotacin en el registro contable de facturas, debiendo quedar constancia en el mismo de la fecha y hora de recepcin o descarga por la unidad tramitadora.

En el caso de las facturas en papel, se remitirn a cada unidad tramitadora las facturas anotadas en el registro contable de facturas que le correspondan. La oficina contable dejar constancia en el registro contable de facturas de la fecha del acuse de recibo por la unidad tramitadora.

4. Anotacin en el registro contable de facturas de la aceptacin o rechazo y devolucin de las mismas por el rgano gestor.

a) Cuando proceda la aceptacin de la factura, la unidad tramitadora anotar en el registro contable de facturas, por los medios electrnicos que al efecto habilite la oficina contable, la aceptacin de la factura, dejando constancia de la fecha en la que se ha producido dicha aceptacin.

b) Asimismo, cuando no proceda la aceptacin de la factura, la unidad tramitadora anotar en el registro contable de facturas, por los medios electrnicos que al efecto habilite la oficina contable, el rechazo de la factura y su devolucin a travs de la oficina contable, dejando constancia de la fecha en la que se ha producido dicho rechazo.

5. Anotacin en el registro contable de facturas en relacin con el reconocimiento de la obligacin y el pago de las mismas.

a) Para aquellas facturas de pago directo a las que se haya prestado la correspondiente aprobacin de la conformidad y reconocimiento de la obligacin, se dejar constancia en el propio registro contable de facturas, preferentemente de forma automtica, del nmero de operacin contable que se hubiera registrado en el respectivo sistema de informacin contable como consecuencia de la obligacin reconocida, y de las fechas de dicha obligacin y del pago posterior, a efectos de lo cual tanto la anotacin de obligacin reconocida como la del pago material identificarn la factura o facturas asociadas mediante los correspondientes cdigos de registro contable de facturas.

b) Cuando las facturas se tramiten como anticipos de caja fija o pagos a justificar la unidad tramitadora anotar en el propio registro contable de facturas, para cada factura, por los medios electrnicos que se habiliten, en su caso el nmero de libramiento de pagos a justificar, y la fecha de pago de la factura.

6. De acuerdo con lo previsto en el tercer prrafo del artculo 9.1 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, se excluye de la obligacin de anotacin en el registro contable de facturas de la Administracin General del Estado y de las entidades pblicas estatales de naturaleza administrativa:

a) A las facturas en papel cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.

b) A las facturas, electrnicas y en papel, emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior hasta que se haya consolidado el uso de la factura electrnica y se disponga de los medios y sistemas apropiados para su recepcin en dichos servicios.

7. Fichero de Proteccin de Datos.

En cumplimiento de lo previsto en el artculo 20 de la Ley Orgnica 15/1999, de13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, se crea el fichero de datos personales, Registro Contable de Facturas de la AGE, cuya titularidad corresponde a la Intervencin General de la Administracin del Estado, vlido a efectos del ejercicio por parte de los ciudadanos de los derechos previstos por dicha ley. El contenido del fichero se recoge en el anexo I de la presente Orden.

Se modifica el apartado 7 por el art. 1.2 de la Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio. Ref. BOE-A-2015-8844.




[Bloque 18: #dasegunda]

Disposicin adicional segunda. No incremento de gasto pblico.

Las medidas contenidas en esta Orden se atendern con los medios personales y materiales existentes, y en ningn caso podr generar incremento de gasto pblico.


[Bloque 19: #datercera]

Disposicin adicional tercera. Codificacin de rganos administrativos.

Las facturas que se expidan a partir de la entrada en vigor de esta Orden ajustarn la codificacin de los rganos administrativos que participen en la tramitacin de las mismas a la establecida en el directorio DIR3 de unidades administrativas comunes gestionado por la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas.


[Bloque 20: #dacuaa]

Disposicin adicional cuarta. Reglas de validacin de las facturas electrnicas aplicables en fase de anotacin en los registros contables de facturas.

1. Los sistemas de informacin contable en los que estn integrados los registros contables de facturas de las entidades sujetas al mbito de aplicacin de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, ajustarn sus reglas de validacin en fase de anotacin de dichas facturas en el registro contable de facturas, antes de 15 de octubre de 2015, a las contenidas en el anexo II de esta Orden.

Estas reglas de validacin sern las aplicables por todos los registros contables de facturas a efectos de la anotacin de las facturas electrnicas recibidas del punto general de entrada de facturas electrnicas en dichos registros, de forma que solamente aqullas que no superen las validaciones establecidas en dicho anexo podrn ser rechazadas en esta fase. El resto de facturas quedarn anotadas automticamente en el registro contable de facturas, disponibles para su tramitacin posterior, sin que ello prejuzgue el resultado de la misma.

En todo caso el rechazo de una factura, cualquiera que sea la fase en que se produzca, requerir la cumplimentacin del motivo del rechazo por parte de la Administracin.

2. Las reglas de validacin vigentes sern publicadas en el Portal web de la Intervencin General de la Administracin del Estado, en el apartado destinado al registro contable de facturas, y en el Portal web del Punto General de Entrada de facturas electrnicas de la Administracin General del Estado (FACe).

3. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas publicar en los Portales indicados en el punto anterior una utilidad para la verificacin de las reglas de validacin de la factura electrnica vigentes que no dependan de la informacin del registro contable de facturas. Esta utilidad dar soporte asimismo a la validacin de cualquier extensin aprobada por el Ministerio.

Se aade por el art. 1.1 de la Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio. Ref. BOE-A-2015-8844.

Texto aadido, publicado el 06/08/2015, en vigor a partir del 07/08/2015.


[Bloque 21: #dfprimera]

Disposicin final primera. Ttulo competencial.

Excepto en lo que se refiere a la disposicin adicional primera, el contenido de esta Orden tiene carcter bsico y se dicta al amparo de lo dispuesto en los apartados 13, 14 y 18 del artculo 149.1 de la Constitucin Espaola que atribuyen al Estado, respectivamente, la competencia sobre las bases y coordinacin de la planificacin general de la actividad econmica; Hacienda general y Deuda del Estado y las bases del rgimen jurdico de las Administraciones pblicas.


[Bloque 22: #dfprimerabis]

Disposicin final primera bis. Habilitacin normativa.

Se habilita a los titulares de las Secretaras de Estado de Presupuestos y Gastos y de Hacienda, en el mbito de sus competencias, a adoptar las resoluciones y medidas necesarias para la aplicacin y ejecucin de lo dispuesto en esta Orden.

En particular, el contenido del anexo II de esta Orden podr ser modificado por resolucin conjunta del titular de la Secretara de Estado de Presupuestos y Gastos y del titular de la Secretara de Estado Hacienda, odo el Comit Sectorial de Administracin Electrnica.

Se aade por el art. 1.5 de la Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio. Ref. BOE-A-2015-8844.

Texto aadido, publicado el 06/08/2015, en vigor a partir del 07/08/2015.


[Bloque 23: #dfsegunda]

Disposicin final segunda. Entrada en vigor.

La presente Orden entrar en vigor el da siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado.

No obstante lo anterior, las Comunidades Autnomas y Entidades locales dispondrn de un periodo de 3 meses para adecuar sus sistemas a los requisitos funcionales y tcnicos establecidos en esta orden.


[Bloque 24: #firma]

Madrid, 27 de marzo de 2014.–El Ministro de Hacienda y Administraciones Pblicas, Cristbal Montoro Romero.


[Bloque 25: #ani]

ANEXO I

Fichero de datos de carcter personal

Nombre del fichero: Registro contable de facturas de la AGE

Finalidad del fichero y usos previstos: anotacin de las facturas recibidas en la Administracin General del Estado, bien mediante recepcin automtica desde el servicio FACe – Punto general de entrada de facturas electrnicas de la Administracin General del Estado, o por captura de determinados datos de la factura en papel; validacin por la oficina contable de las facturas recibidas; distribucin de las mismas a los rganos gestores a travs de sus unidades tramitadoras, a efectos de tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestacin del servicio realizada por quien expidi la factura y proceder al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligacin; y control de la morosidad en el pago de las facturas.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carcter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: terceros de las facturas que sean remitidas a los rganos gestores de la Administracin General del Estado.

Procedimiento de recogida de datos de carcter personal: De los datos del tercero en la propia factura recibida en la Administracin General del Estado.

Estructura bsica del fichero y descripcin de los tipos de datos de carcter personal, incluidos en el mismo: Se recogern los siguientes datos personales:

Datos del emisor/proveedor:

Cdigo de identificacin fiscal.

Nombre y apellidos.

Direccin.

Datos del cesionario (si lo hubiera):

Cdigo de identificacin fiscal.

Nombre y apellidos.

Direccin.

Datos del emisor/tercera persona (si lo hubiera):

Cdigo de identificacin fiscal.

Nombre y apellidos.

Direccin.

Datos de persona de contacto:

Nombre y apellidos.

Telfono.

Fax.

Correo electrnico.

URL.

Datos de pago:

Cuenta de abono.

Sistema de tratamiento: Fichero automatizado.

Comunicaciones previstas de los datos, indicando, en su caso, los destinatarios o categoras de destinatarios: Comunicacin de datos a los rganos gestores de las Administraciones Pblicas en las que se han creado los registros contables de facturas a efectos de la conformidad de las mismas y tramitacin de los expedientes de reconocimiento de la obligacin, comunicacin peridica de datos a la Agencia Estatal de Administracin Tributaria para la verificacin del cumplimiento de las obligaciones tributarias y de facturacin, y comunicacin de datos al Tribunal de Cuentas y rganos de Control Externo de las Comunidades Autnomas, a solicitud de dichos rganos, a efectos del desarrollo de sus funciones como superiores rganos fiscalizadores de las Administraciones Pblicas.

Transferencias internacionales previstas a terceros pases, con indicacin, en su caso, de los pases de destino de los datos: No previstas.

rganos responsables del fichero: Subdireccin General de Gestin Contable de la Intervencin General de la Administracin del Estado del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas.

Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin: Subdireccin General de Gestin Contable de la Intervencin General de la Administracin del Estado del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, calle Mara de Molina, nmero 50, 28071, Madrid.

Nivel bsico, medio o alto de seguridad: Nivel bsico.

Se renumera por el art. 1.3 de la Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio. Ref. BOE-A-2015-8844.




[Bloque 26: #anii]

ANEXO II

Reglas de validacin a las que se refiere la disposicin adicional cuarta

1. Verificacin del cumplimiento del esquema XSD de "Facturae" de la versin correspondiente (3.2 3.2.1), as como verificacin de los XSD de las extensiones aprobadas.

2. Verificacin de la poltica de firma en vigor asociada al formato "Facturae".

3. Respecto al nmero de la factura:

a) El nmero de factura ser obligatorio.

b) No deber existir en el registro contable de facturas una factura con el mismo NIF y pas del emisor, nmero y serie de factura, emitida en la misma fecha, salvo que estuviera rechazada o anulada.

4. Respecto al tipo de factura electrnica.

a) La tipologa de facturas rectificativas admitidas en el formato Facturae, de acuerdo con el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin, ser la siguiente:

1. "01" - Rectificacin modelo ntegro.

2. "02" - Rectificacin modelo por diferencias.

3. "03" - Rectificacin por descuento por volumen de operaciones durante un perodo y rectificacin por devolucin de mercancas o de envases y embalajes previstos en el artculo 15.2, 2. prrafo, del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

4. "04" - Autorizadas por la Agencia Estatal de Administracin Tributaria.

b) Cuando el tipo de factura es rectificativa, ser obligatorio el criterio de rectificacin y, cuando este criterio fuera 01, rectificacin modelo ntegro, o 02, rectificacin modelo por diferencias, el nmero de factura del emisor que rectifica. En el resto de supuestos no ser necesario identificar el nmero de factura del emisor que rectifica.

c) Si en el registro contable de facturas ha sido ya registrada la factura original, debera rechazarse el duplicado o copia de la misma previsto en el artculo 14 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. En el caso de que la factura original llegara al registro contable de facturas una vez registrado el duplicado o copia, se rechazara aqulla.

5. Respecto al emisor y cesionario de la factura.

a) El cdigo de tipo de persona, fsica o jurdica, ser obligatorio. En el caso de entidades sin personalidad jurdica se utilizar el cdigo correspondiente a personas jurdicas.

b) En el caso de que el pas emisor del NIF sea Espaa, se validar que el NIF se ajuste a las normas y criterios de formacin del mismo. Si los dos primeros caracteres del NIF son letras, se asumir que equivalen al pas, y el resto al NIF. En otro caso, el cdigo equivaldr al NIF y se asumir que el pas es Espaa.

c) Se validar la existencia del cdigo del pas de acuerdo con el propio esquema "Facturae".

d) Si se trata de persona fsica, se validar que el nombre y el primer apellido tengan algn contenido.

e) Si se trata de persona jurdica, se validar que la razn social tenga algn contenido.

f) Si existe cesionario, se comprobar que el NIF del emisor de la factura y del cesionario no coinciden.

6. Respecto a los importes de la factura.

a) En las facturas emitidas en euros, se validar que los importes totales de las lneas relativos al coste total sean numricos y estn redondeados, de acuerdo con el mtodo comn de redondeo, a dos decimales, como resultado del producto del nmero de unidades por el precio unitario, y que los importes brutos de las lneas sean el resultado de restar del coste total los descuentos, y de sumar los cargos, todos ellos numricos y con dos decimales. Asimismo se validar que el resto de importes a nivel de lnea, con excepcin del importe unitario, vengan expresados en euros con dos decimales. No se consideran importes los tipos impositivos o los porcentajes a aplicar que, al igual que el importe unitario, podrn tener los decimales que permita el formato Facturae.

b) En las facturas emitidas en euros, se validar que el total importe bruto de la factura sea numrico y a dos decimales, por suma de los importes brutos de las lneas. Asimismo se validar que el resto de importes vengan expresados en euros con dos decimales. No se consideran importes los tipos impositivos o los porcentajes a aplicar que podrn tener los decimales que permita el formato Facturae.

c) Se validar la existencia del cdigo de moneda de acuerdo con lo establecido en el propio esquema "Facturae".

d) Si el "total importe bruto antes de impuestos" es positivo, se validar que el "total impuestos retenidos", si tiene contenido, sea mayor o igual que cero.

e) Se validar que el "total importe bruto antes de impuestos" sea igual al "total importe bruto" menos el "total general descuentos" ms el "total general cargos".

f) Se validar que el "total Factura" sea igual al "total importe bruto antes de impuestos" ms el "total impuestos repercutidos" menos el "total impuestos retenidos".

7. Respecto a las fechas de la factura.

a) Se validar que la fecha de anotacin en el registro administrativo tenga valor, sea vlida y anterior o igual a la fecha actual y mayor o igual que la fecha de emisin de la factura.

8. Respecto a los rganos administrativos que participan en la tramitacin de la factura.

a) Se validar que los cdigos DIR3 de los tres rganos administrativos que resulta obligatorio identificar en la factura electrnica tengan valor y existan en las tablas de rganos administrativos del registro contable de facturas.

b) Se validar que las relaciones oficina contable-rgano gestor; oficina contable-unidad tramitadora; y rgano gestor-unidad tramitadora existan en las tablas de rganos administrativos del registro contable de facturas.

9. Otras validaciones.

a) Ser obligatorio que el punto general de entrada de facturas electrnicas proporcione, por cada factura electrnica presentada, el nmero de registro asignado en dicho punto.

b) Se validar que la descripcin de las lneas de la factura tenga algn contenido.

Se aade por el art. 1.4 de la Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio. Ref. BOE-A-2015-8844.

Texto aadido, publicado el 06/08/2015, en vigor a partir del 07/08/2015.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.

Dudas o sugerencias: Servicio de atención al ciudadano

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