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Legislación consolidada

Resolucin de 12 de julio de 2006, de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, por la que se aprueban los formularios electrnicos a travs de los que debern efectuarse las solicitudes de inscripcin de ficheros en el Registro General de Proteccin de Datos, as como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informtico o telemtico.

Publicado en: BOE núm. 181, de 31/07/2006.
Entrada en vigor: 01/09/2006
Departamento: Agencia Espaola de Proteccin de Datos
Referencia: BOE-A-2006-13849
Permalink ELI: https://www.boe.es/eli/es/res/2006/07/12/(3)/con

TEXTO ORIGINAL: Texto original publicado el 31/07/2006

Incluye correccin de errores publicada en el BOE nm. 227, de 22 de septimbre de 2006.Ref. BOE-A-2006-16581.


[Bloque 2: #preambulo]

La Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal (LOPD), publicada en el Boletn Oficial del Estado de 14 de diciembre, tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades pblicas y los derechos fundamentales de las personas fsicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.

En su artculo 39, la LOPD prev la existencia de un Registro General de Proteccin de Datos (RGPD), como rgano integrado en la Agencia Espaola de Proteccin de Datos al que corresponde velar por la publicidad de los tratamientos y ficheros de datos personales existentes con la finalidad de facilitar al ciudadano el ejercicio de los derechos que la propia Ley le reconoce.

A este fin establece la obligacin de notificar los ficheros de carcter personal para su inscripcin en el RGPD, a aquellas personas fsicas o jurdicas, de naturaleza pblica o privada, u rganos administrativos, que procedan a la creacin de ficheros con datos de carcter personal, con carcter previo a la misma.

Esta obligacin de notificar los ficheros implica la puesta en prctica de unos procedimientos de inscripcin para poder tramitar un nmero creciente de notificaciones.

La notificacin de ficheros al Registro est regulada en los artculos 20 y 26 de la LOPD, establecindose el procedimiento a travs del cual se realiza la misma en el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, que desarrolla determinados aspectos de la derogada Ley Orgnica 5/1992, cuyos artculos 5 y 6 habilitan a la Agencia Espaola de Proteccin de Datos para elaborar modelos normalizados de solicitud de inscripcin para los ficheros de titularidad pblica o privada, respectivamente. El Real Decreto 1332/1994 contina vigente, segn declara expresamente la Disposicin transitoria tercera de la Ley Orgnica 15/1999, en cuanto no se oponga a la misma.

Mediante Resolucin de 30 de mayo de 2000, de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, publicada en el Boletn Oficial del Estado n. 153, de 27 de junio de 2000, se aprobaron los modelos normalizados en soporte papel, magntico y telemtico a travs de los que debe efectuarse la notificacin de los ficheros y su solicitud de inscripcin en el Registro General de Proteccin de Datos. Estos modelos reemplazaron a los establecidos en la Resolucin de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos de 22 de junio de 1994, publicada en el Boletn Oficial del Estado de 23 de junio de 1994, a fin de proceder a su adaptacin a los nuevos requerimientos previstos en la LOPD.

El artculo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, insta a las Administraciones Pblicas a promover la incorporacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias. En este sentido, y como consecuencia del compromiso de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos con la administracin electrnica, la resolucin de 30 de mayo de 2000, inclua la aprobacin de los modelos de notificacin de ficheros en soporte magntico y telemtico, as como la del programa informtico de generacin de notificaciones, permitiendo de ese modo la remisin de las solicitudes de inscripcin en soporte informtico o a travs de Internet, con el requisito de la presentacin convencional de la correspondiente hoja de solicitud debidamente cumplimentada y firmada.

La implantacin de la administracin electrnica exige que se realicen, entre otras, acciones encaminadas a la simplificacin administrativa y a la adaptacin normativa tendente a permitir una eficaz aplicacin de las soluciones tecnolgicas. A su vez, el desarrollo de la sociedad de la informacin y la difusin de los efectos positivos que de ella se derivan exige la generalizacin de la confianza de la ciudadana en las comunicaciones telemticas.

En este sentido, deba abordarse la incorporacin de procedimientos que permitiesen la utilizacin de la firma electrnica en el proceso de notificacin de tratamientos a travs de Internet, eliminando los trmites aadidos que deban verificarse en formato papel y agilizando y facilitando el procedimiento de notificacin.

La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica, regula en su artculo 4, el empleo de la firma electrnica en el mbito de las Administraciones Pblicas. La incorporacin de la firma electrnica al procedimiento de notificacin electrnica de inscripcin de ficheros, elimina la necesidad de la presentacin convencional de la hoja de solicitud.

Adems, en el Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, que regula la expedicin del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrnica, se establece que la firma electrnica realizada a travs del documento nacional de identidad tendr respecto a los datos consignados en forma electrnica el mismo valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados en papel.

Por otra parte, la Agencia debe llevar a la prctica las recomendaciones incluidas en el informe sobre la simplificacin de los requerimientos para la notificacin que, como consecuencia del primer informe sobre implementacin de la Directiva 95/46/CE, fue adoptado en el seno del Grupo de Trabajo de autoridades de proteccin de datos creado por el artculo 29 de esta Directiva.

En este informe se establece la conveniencia de profundizar en el rgimen de excepciones de la notificacin de determinados ficheros prevista en la Directiva 95/46. Si bien la LOPD establece el carcter obligatorio de la notificacin de todos los ficheros, s resulta posible establecer procedimientos que faciliten el cumplimiento de esta obligacin en determinados supuestos.

Del actual sistema de informacin del RGPD se observa que el 35% de los ficheros de titularidad privada y el 20% de los de titularidad pblica, lo que supone una tercera parte del total de ficheros declarados en el Registro, se corresponden con categoras concretas de ficheros.

As sucede con los ficheros de clientes, recursos humanos, nminas, comunidades de propietarios, pacientes, libro recetario de oficinas de farmacia, en relacin con los ficheros de titularidad privada y con los de recursos humanos, gestin del padrn, gestin econmica o control de acceso, en el caso de ficheros de titularidad pblica.

Teniendo en cuenta lo anterior, se ha previsto poner a disposicin de los responsables que realicen este tipo de tratamientos una serie de notificaciones ya cumplimentadas, a fin de facilitar la notificacin de estos ficheros mediante el formulario electrnico.

En todo caso, las solicitudes de inscripcin de ficheros debern cumplimentarse mediante los formularios electrnicos aprobados en esta Resolucin y que podrn ser presentados en soporte papel, informtico o telemtico. Dichos formularios estarn disponibles de forma gratuita en la pgina web de la AEPD (www.agpd.es).

Adems se pone a disposicin de los responsables un sistema de intercambio basado en mensajes en formato XML, con o sin certificado de firma electrnica, a travs del que se podrn enviar notificaciones mediante la utilizacin de programas propios. Para ello se establecen las normas que debern cumplir las aplicaciones desarrolladas por terceros para que puedan presentar validamente las notificaciones al RGPD.

Las hojas de solicitudes correspondientes a las notificaciones de ficheros enviadas por Internet podrn ser firmadas electrnicamente, debiendo presentarse en el Registro Telemtico de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, de acuerdo con las normas y requisitos establecidos en la resolucin por la que se crea dicho Registro Telemtico.

Las notificaciones tambin podrn continuar envindose por Internet sin firma electrnica, si bien, en ese caso, deber cumplimentarse y firmarse la hoja de solicitud de inscripcin generada por el formulario, que habr de presentarse en la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, o en cualquiera de los registros y oficinas a que se refiere el artculo 38.4 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.

Por ltimo, mediante el formulario electrnico NOTA se podrn presentar notificaciones en formato papel, con la seguridad de que han sido correctamente cumplimentadas. Este formato de presentacin incluye un cdigo ptico de lectura para agilizar su inscripcin en el RGPD.

Cuando las notificaciones hayan sido presentadas a travs de Internet mediante certificado de firma electrnica reconocido, y as lo manifiesten los interesados expresamente en el formulario de notificacin, podrn recibir por medios telemticos la notificacin de la resolucin de inscripcin, para lo que debern disponer de una direccin electrnica a efectos de notificaciones del Servicio de Notificaciones Telemticas Seguras.

Adicionalmente, los interesados que hayan presentado las notificaciones a travs de Internet podrn consultar el estado de tramitacin de su solicitud a travs de la web de la AEPD.

Con los nuevos formularios electrnicos de Notificaciones Telemticas a la AEPD (NOTA) se incorporan nuevos servicios electrnicos para facilitar el cumplimiento del trmite de notificacin, al incorporar la posibilidad de su presentacin telemtica con firma electrnica, y que simplifican los modelos anteriores, mejorando los requisitos de accesibilidad y de independencia de plataforma informtica.

Con el fin de que los responsables de ficheros puedan adaptarse a los nuevos formularios y teniendo en cuenta la amplia difusin y aceptacin del programa de ayuda para la generacin de notificaciones, se considera adecuado el establecimiento de un perodo transitorio durante el cual seguirn siendo vlidos los modelos que prevea la Resolucin de 30 de mayo de 2000, sin perjuicio de que sea tambin ya posible la presentacin en los formularios que en la presente resolucin se establecen. Este perodo concluir, en cuanto a la presentacin de notificaciones en soporte papel, el 1 de diciembre de 2006, a fin de garantizar el uso de medios electrnicos y telemticos en el procedimiento.

Asimismo, a fin de garantizar la homogeneidad del Registro, se proceder a la adaptacin de las inscripciones actualmente existentes y las que sean presentadas conforme a los modelos previstos en la Resolucin de 30 de mayo de 2000 a los requerimientos derivados de esta Resolucin.

Debe recordarse que la notificacin de los ficheros en el Registro General de Proteccin de Datos tiene un carcter declarativo y la inscripcin de un fichero en el RGPD, nicamente acredita que se ha cumplido con la obligacin de notificacin dispuesta en la Ley Orgnica 15/1999, sin que de esta inscripcin se pueda desprender el cumplimiento por parte del responsable del fichero del resto de las obligaciones previstas en dicha Ley y dems disposiciones reglamentarias.

En su virtud, y de conformidad con lo dispuesto en el artculo 37.1.c de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, resuelvo:


[Bloque 3: #primero]

Primero.

Aprobar los formularios electrnicos NOTA a travs de los que debern efectuarse las solicitudes de inscripcin en el Registro General de Proteccin de Datos. Dichos formularios estarn disponibles de forma gratuita en la pgina web de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos (www.agpd.es), figurando su copia impresa en el anexo I de la presente Resolucin.


[Bloque 4: #segundo]

Segundo.

Aprobar las normas de cumplimentacin a las que habrn de adecuarse las notificaciones de ficheros de titularidad pblica y privada en el Registro General de Proteccin de Datos y que figuran en el anexo II de esta Resolucin.

Los formularios electrnicos de notificacin de ficheros a la AEPD del sistema NOTA sern dinmicos y dispondrn de la correspondiente ayuda con el fin de facilitar su cumplimentacin por el declarante.

En el caso de las inscripciones de alta de ficheros se mostrarn todos los apartados que definen el fichero, si bien nicamente debern cumplimentarse los que correspondan en funcin del fichero objeto de la notificacin.

En el caso de modificaciones, slo se mostrarn aquellos apartados que el declarante haya sealado como objeto de la modificacin.

En el caso de las supresiones, se mostrar el apartado correspondiente en el que deber indicarse el motivo de la supresin y el destino que se dar a los datos o las previsiones que van a adoptarse para su destruccin.

Tanto para notificar una modificacin como una supresin de la inscripcin deber hacerse constar en el formulario el cdigo de inscripcin asignado por la Agencia, as como los datos identificativos del responsable del fichero que figuran en la inscripcin del mismo.


[Bloque 5: #tercero]

Tercero.

Las notificaciones, una vez cumplimentadas mediante el formulario electrnico de Notificaciones Telemticas a la AEPD (NOTA), podrn remitirse a la Agencia Espaola de Proteccin de Datos en formato papel, soporte informtico o a travs de Internet, de acuerdo con las normas de cumplimentacin a las que habrn de adecuarse las notificaciones de ficheros incluidas en el anexo II de esta Resolucin.


[Bloque 6: #cuao]

Cuarto.

Mediante el formulario electrnico NOTA se podrn presentar notificaciones a travs de Internet firmadas mediante certificado digital de firma reconocido de acuerdo con lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica. La relacin actualizada de certificados de firma vlidos para presentar notificaciones en el registro Telemtico de la AEPD se podr consultar en la pgina web de la AEPD.


[Bloque 7: #quinto]

Quinto.

Cuando la notificacin se enve a travs de Internet sin certificado de firma electrnica reconocido, slo se considerar recibida la notificacin efectuada desde la fecha en la que tenga entrada en la Agencia Espaola de Proteccin de Datos la hoja de solicitud firmada de forma manual. En todo caso, carecern de efecto alguno las notificaciones si la hoja de solicitud, debidamente cumplimentada y firmada, no hubiera sido presentada en la Agencia Espaola de Proteccin de Datos o en alguno de los Registros y oficinas a los que se refiere el artculo 38.4 de la Ley 30/1992, en el plazo de los diez das siguientes al envo de la notificacin a travs de Internet sin certificado de firma electrnica reconocido.


[Bloque 8: #sexto]

Sexto.

Podrn desarrollarse utilidades informticas para la remisin de notificaciones al Registro General de Proteccin de Datos, debiendo las mismas atenerse al formato XML y a las normas de cumplimentacin aprobadas en el anexo II. Las especificaciones tcnicas para la remisin de estos ficheros podrn consultarse en la pgina web de la AEPD.

Estos mensajes en formato XML pueden ser presentados con y sin certificado electrnico de firma reconocido. En el caso de que se presenten firmados electrnicamente debern utilizar el estndar de firma Xml Digital Signature, cuya especificacin de sintaxis y procesamiento se encuentra en http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#. En este caso, una vez enviadas las notificaciones al Registro Telemtico de la AEPD, ste devolver un mensaje confirmando la recepcin del envo incluyendo, a su vez, los datos necesarios para que el programa desarrollado por terceros configure el acuse de recibo de acuerdo con el formato que figura en el anexo III.

En el caso de que las notificaciones se presenten mediante formato XML sin certificado de firma electrnica, el servidor web de la AEPD devolver un mensaje confirmando la recepcin del envo e incluyendo, a su vez, los datos necesarios para que el programa desarrollado por terceros configure la Hoja de solicitud de acuerdo con el formato que figura en el anexo III. En todo caso, carecern de efecto alguno las notificaciones si la hoja de solicitud, debidamente cumplimentada y firmada, no hubiera sido presentada en la Agencia Espaola de Proteccin de Datos o en alguno de los Registros y oficinas a los que se refiere el artculo 38.4 de la Ley 30/1992, en el plazo de los diez das siguientes al envo de las notificaciones a travs de Internet mediante formato XML sin certificado de firma electrnica reconocido.


[Bloque 9: #septimo]

Sptimo.

Todas las recepciones de soportes informticos y telemticos sern provisionales, a resultas de su proceso y comprobacin. Cuando no se ajusten al diseo y dems especificaciones establecidas en la presente Resolucin, se requerir al declarante para que subsane la notificacin en el plazo de 10 das establecido en el artculo 71.1 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Si transcurrido dicho plazo no se hubiera recibido su notificacin, se le tendr por desistido de su peticin, procedindose sin ms trmite al archivo de su solicitud.


[Bloque 10: #octavo]

Octavo.

Las versiones actualizadas de los formularios electrnicos de notificaciones Telemticas a la AEPD, as como los anexos y requerimientos tcnicos a los que se hace referencia en la presente Resolucin estarn disponibles en la pgina web de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos.


[Bloque 11: #noveno]

Noveno.

En tanto no se dicte una Resolucin de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos en que se seale expresamente lo contrario continuarn siendo vlidas las notificaciones cumplimentadas con arreglo al programa de generacin de notificaciones de ficheros de titularidad pblica y privada aprobado mediante Resolucin de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos 30 de mayo de 2000.

Las notificaciones efectuadas mediante los formularios de notificacin en soporte papel de ficheros de titularidad pblica y privada, aprobados mediante Resolucin de 30 de mayo de 2000, continuarn siendo vlidas siempre que las mismas tengan entrada en la Agencia Espaola de Proteccin de Datos con anterioridad al 1 de diciembre de 2006.


[Bloque 12: #decimo]

Dcimo.

El Registro General de Proteccin de Datos adecuar de oficio las notificaciones efectuadas conforme a los dos ltimos prrafos del apartado anterior a los nuevos modelos aprobados mediante la presente Resolucin.

Del mismo modo, proceder a la adecuacin a los nuevos modelos de las notificaciones referidas a los ficheros inscritos en el Registro en la fecha de entrada en vigor de la presente Resolucin.


[Bloque 13: #undecimo]

Undcimo.

La presente Resolucin entrar en vigor el da 1 de septiembre de 2006.


[Bloque 14: #firma]

Madrid, 12 de julio de 2006.–El Director de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos, Jos Luis Piar Maas.

Redactado conforme a la correccin de errores publicada en el BOE nm. 227, de 22 de septiembre de 2006. Ref. BOE-A-2006-16581.


[Bloque 15: #ans]

ANEXOS

Tngase en cuenta que se han omitido los Anexos que contienen los formularios que pueden consultarse en la pgina web de la Agencia Espaola de Proteccin de Datos www.agpd.es.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.

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