Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
El Ministerio de Cultura y el Consejo Internacional de Archivos, la Administración de la Generalitat de Cataluña, a través de la Consejería de Cultura, la Diputación de Barcelona y el Ayuntamiento de Barcelona han suscrito un convenio para la organización y financiación del Congreso Internacional de Archivos de Barcelona 2025, por lo que conforme a lo previsto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público, una vez inscrito en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de dicho convenio, que figura como anexo a esta resolución.
Madrid, 30 de octubre de 2025.–La Directora General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes, María Ángeles Albert de León.
Barcelona, Madrid y París, a 24 de octubre de 2025.
REUNIDOS
En representación del Consejo Internacional de Archivos, la presidenta del Consejo Internacional de Archivos (en adelante, ICA), la Sra. Josée Kirps, en ejercicio de las competencias descritas en el artículo 5.2 de los estatutos del ICA y su nombramiento como presidenta de la Organización por la Asamblea General del ICA, durante la reunión celebrada el 21 de septiembre de 2022.
En representación de la Administración General del Estado, el ministro de Cultura, el Sr. Ernest Urtasun Domènech, en virtud del Real Decreto 835/2023, de 20 de noviembre, por el que se nombran ministros del Gobierno, en el ejercicio de sus competencias, conforme lo establecido en el Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura, y se modifica el Real Decreto 1009/2023, de 5 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales.
En representación de la Administración de la Generalitat de Catalunya, la consejera de Cultura, la Sra. Sònia Hernández Almodóvar, según el Decreto 134/2024, de 11 de agosto, por el que se nombran a los consejeros y las consejeras de los departamentos de la Generalitat de Catalunya, y en ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 12.k) de la Ley 13/1989, de 14 de diciembre, de organización, procedimiento y régimen jurídico de la Administración de la Generalitat de Catalunya.
En representación de la Diputación de Barcelona, el presidente delegado del Área de Cultura de la Diputación de Barcelona, el Sr. Pau González Val, nombrado en virtud del Decreto de la Presidencia de la Diputación de Barcelona de fecha 29 de febrero de 2024 y número 2476 de Modificación parcial del Decreto 9902/2023, sobre nombramiento y delegación del ejercicio de las competencias de la Presidencia en favor de las presidencias delegadas del área, diputados delegados de materia y diputados adjuntos de área y de materia, modificado por sucesivos decretos, en el sentido de nombrar nueva presidencia delegada del Área de Cultura, presidencia suplente de la Comisión Informativa y de Seguimiento de Cultura, Educación, Sostenibilidad Social e Igualdad y nuevo diputado adjunto del Área de Comercio, Consumo y Salud Pública, y del Decreto 9903/23 de nombramiento y delegación de las competencias de la Presidencia en favor de las presidencias delegadas de entes del sector público de la Diputación de Barcelona, modificado por el Decreto 14914/2023 en el sentido de nombrar nuevas presidencias delegadas del organismo autónomo Institut del Teatre, del Consorcio del Centro de Documentación y del Museo Textil de Terrassa y del Consorcio del Patrimonio de Sitges (exp. 2023/32558), publicado en el BOPB de 4 de marzo de 2024, y de acuerdo con el apartado 3.1.4.d) del texto refundido núm. 1/2024, sobre nombramientos y delegación de competencias y atribuciones de los órganos de la Diputación de Barcelona, diferentes del Pleno, aprobado por Decreto núm. 16308/2023, de 19 de diciembre, publicado en el BOPB de 21 de diciembre de 2023.
Igualmente, interviene la secretaria delegada, la Sra. Vanessa Amigo González, en virtud de las facultades conferidas por el Decreto de la Presidencia núm. 5837/25, de 29 de abril, publicado en el BOPB de 2 de mayo de 2025, a efectos de dar fe de acuerdo con lo previsto en el artículo 3.2.i) del Real decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de la administración local con habilitación de carácter nacional.
En representación del Ayuntamiento de Barcelona, el alcalde del Ayuntamiento de Barcelona, el Sr. Jaume Collboni Cuadrado, en virtud del Acuerdo adoptado por el Plenario del Consejo Municipal en la sesión de constitución de la Corporación Municipal de Barcelona de 17 de junio de 2023 y en el ejercicio de sus competencias, conferidas por la Ley 22/1998, de 30 de diciembre, de la Carta Municipal de Barcelona, asistido en este acto por el Sr. Jordi Cases Pallarès, secretario general del Excelentísimo Ayuntamiento de esta ciudad, nombrado por Decreto de alcaldía de fecha 18 de junio de 2002, en funciones de fedatario público y de asesoramiento legal según disponen los artículos 3 y 7 del Real decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de la Administración local con habilitación nacional, de carácter nacional, así como el artículo 92 bis de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases de régimen local.
Las partes se reconocen capacidad jurídica suficiente para otorgar este convenio, y
MANIFIESTAN
I. El Congreso Internacional de Archivos es uno de los hitos organizativos más importantes para un país en materia de archivos y gestión documental, y también una oportunidad para promover la proyección de la archivística y sus profesionales.
II. El 18 de junio de 2021, el Consejo Internacional de Archivos anunció la elección de la ciudad de Barcelona como la sede del Congreso Internacional de Archivos del año 2025, al valorarse la candidatura de Barcelona como la más idónea para organizar este evento, que tendrá lugar entre el 25 y el 30 de octubre de 2025.
III. El Congreso quiere proyectar Barcelona y Cataluña como un espacio de encuentro para los profesionales de la archivística y gestión documental de todo el mundo. Sin embargo, también quiere trascender a otros profesionales que, en la evolución de la archivística, se están incorporando en el día a día de los archivos, así como a las administraciones y la sociedad. Se propone un congreso para todos los profesionales de los archivos y también de otras disciplinas que, cada vez más, se relacionan con esta profesión.
IV. El 23 de mayo de 2023, se firmó la Carta de Intenciones entre el Consejo Internacional de Archivos, el Departamento de Cultura de la Generalitat, el Ayuntamiento de Barcelona y la Asociación de Profesionales de la Archivística y Gestión Documental, con el compromiso de organizar el Congreso Internacional de Archivos que se celebrará en Barcelona en 2025.
V. El Departamento de Cultura, en virtud de lo previsto en la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos, tiene la competencia de coordinar el Sistema de Archivos de Cataluña y elaborar su normativa, dirigir el Archivo Nacional de Cataluña y la Red de Archivos Comarcales de Cataluña; coordinar los archivos centrales administrativos de la Generalitat e impulsar y coordinar sus actuaciones, impulsar la acción del Consejo Nacional de Archivos y Gestión Documental y de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Elección Documental, establecer programas de actuación archivística y gestión documental e inspeccionar el cumplimiento de la normativa sobre los archivos y la gestión documental.
VI. El Ayuntamiento de Barcelona, a través de la Dirección de servicios del Sistema Municipal de Archivos, gestiona los documentos de cualquier formato y soporte, producidos o recibidos por la Administración municipal, los documentos de origen privado que formen parte del patrimonio documental municipal y cualquier otro fondo custodiado en los centros del Sistema Municipal de Archivos. En virtud del Reglamento del Sistema Municipal de Archivos aprobado por el Plenario del Consejo Municipal del Ayuntamiento de Barcelona, el 29 de octubre de 2010, se encarga de garantizar la correcta gestión y el tratamiento archivístico de los documentos una vez ingresados en los centros de archivo, la protección del patrimonio documental, y el acceso a los documentos y la difusión del patrimonio.
VII. La Diputación de Barcelona, a través de la Oficina de Patrimonio Cultural, gestiona la Red de Archivos Municipales (XAM, por sus siglas en catalán), que es una herramienta de asistencia y cooperación que da servicio a los archivos municipales a través de un equipo de archiveros itinerantes en municipios de menos de 10.000 habitantes, de acuerdo con la legislación vigente, y comparte recursos y servicios archivísticos con archivos municipales con responsable propio. En total, la XAM está formada por más de 250 archivos municipales. El Congreso Internacional de Archivos 2025 es una gran oportunidad para dar a conocer y compartir la labor realizada en estos 32 años con los profesionales del resto del mundo. El reconocimiento y la visibilidad de la XAM en este congreso son imprescindibles para seguir creciendo y mejorando en diversas líneas y retos archivísticos como la digitalización, el mantenimiento y la mejora de sus equipamientos, una gestión de calidad para garantizar su acceso, facilitar la transparencia para explicar el pasado, gestionar el presente y, sentar las bases de un futuro inmediato.
VIII. La Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes del Ministerio de Cultura, en virtud del artículo 5.1.x) del Real decreto 323/2024, de 26 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura, y se modifica el Real decreto 1009/2023, de 5 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, tiene encomendado el fomento de la conservación del patrimonio documental, su protección, promoción y difusión nacional e internacional, la coordinación del Sistema Español de Archivos y el impulso de la cooperación con otras administraciones y entidades públicas o privadas en materia de archivos a través del Consejo de Cooperación Archivística, así como la cooperación con otros países y ámbitos culturales, especialmente con los países de la Unión Europea, de Iberoamérica y del Mediterráneo, con el fin de fomentar el conocimiento y la difusión de los documentos que forman parte de una historia común.
IX. El Consejo Internacional de Archivos es un organismo internacional de carácter no gubernamental que promueve y brinda apoyo para el desarrollo de los archivos a todos los países mediante la cooperación con otras organizaciones, incluyendo agencias internacionales, gubernamentales y no gubernamentales.
X. Para lograr estos objetivos, el Consejo Internacional de Archivos organiza conferencias, congresos y otros eventos. El Consejo Internacional de Archivos ofrece la coorganización de los congresos internacionales de archivos a las administraciones locales y nacionales, asociaciones nacionales de profesionales, regiones del ICA, secciones del ICA, instituciones de archivística a través de un sistema que establece la financiación a cargo de las administraciones locales, regionales y nacionales. En el presente convenio, los ingresos por inscripciones y patrocinio se podrán destinar a sufragar los gastos imprevistos vinculados a la ejecución del Congreso. Y, en caso de ganancia económica, se establece la aportación económica a los socios locales y al ICA.
XI. El ICA y las administraciones públicas actuantes, a efectos de establecer los términos de esta colaboración y determinar la contribución económica para la financiación y organización del «Congreso Internacional de Archivos: ICA Barcelona 2025», acuerdan suscribir este convenio, al amparo de los artículos 47 a 53 de la Ley 40/2015 de régimen jurídico del sector público y de los artículos 108 y 112 de la Ley 26/2010, del 3 de agosto, de régimen jurídico y procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña.
XII. Por las facultades que le otorga al Ministro de Cultura, don Ernest Urtasun Domènech, el nombramiento efectuado por el Real Decreto 835/2023, de 20 de noviembre, por el que se nombran Ministros del Gobierno y en el ejercicio de las competencias atribuidas por el artículo 61.k) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y por el Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura, y se modifica el Real Decreto 1009/2023, de 5 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, se suscribe este convenio.
XIII. Por Acuerdo de Gobierno de la Generalitat de Catalunya de 14 de octubre de 2025, se ha aprobado la suscripción del presente convenio.
XIV. Por acuerdo número 56 de la Junta de Gobierno de la Diputación de Barcelona, de fecha 13 de febrero de 2025, modificado por decreto de urgencia de la Presidencia de la Diputación de Barcelona número 14501 de fecha 16 de octubre de 2025, se ha autorizado la suscripción de este convenio.
XV. Por Acuerdo de la Comisión de Gobierno del Ayuntamiento de Barcelona de 16 de octubre de 2025, se ha aprobado la suscripción del presente convenio.
Por todo ello, las instituciones abajo firmantes acuerdan suscribir este convenio, que se rige por las siguientes
CLÁUSULAS
El presente convenio tiene por objeto la organización, coordinación y financiación del Congreso Internacional de Archivos 2025, que se celebrará en Barcelona, Cataluña (España).
El Congreso Internacional de Archivos se estructurará en distintos ámbitos en los que se tratarán, entre otros temas, las memorias y la voluntad de no olvidar, nuevas memorias o memorias deslocalizadas, la apropiación de las memorias en los conflictos, archivos e identidades en la preservación de testimonios o archivos abiertos y estrategias digitales.
El Congreso se celebrará entre los días 25 y 30 de octubre de 2025 en el Centro de Convenciones Internacional de Barcelona (CCIB).
Del día 25 al 27, se desarrollarán las reuniones de los distintos comités del Consejo Internacional de Archivos y, entre los días 27 y 30, se desarrollarán las jornadas del congreso dirigidas a todos los asistentes. En caso de ser necesario, las reuniones de secciones y grupos del ICA también se podrán reunir durante los cuatro días de congreso, sujeto a disponibilidad de espacios en el recinto del congreso.
Se prevé una asistencia de un número de participantes de entre 1500 y 2500 personas.
2.1 Gastos.
El coste total del congreso será como máximo de 1.865.000 euros para 2.500 asistentes. Las administraciones públicas que forman parte de este convenio se comprometen a sufragar la totalidad del gasto en la siguiente proporción:
La Administración de la Generalitat de Catalunya aportará el 40 % (746.000 euros).
El Ayuntamiento de Barcelona aportará el 20 % (373.000 euros).
La Diputación de Barcelona aportará el 20 % (373.000 euros).
La Administración General del Estado aportará el 20 % (373.000 euros).
Si se producen gastos imprevistos vinculados a la ejecución del congreso, se podrán sufragar según lo establecido en la cláusula 2.2.
2.2 Ingresos.
Los ingresos del congreso son los derivados de las tarifas de inscripciones al congreso y a la cena de gala, y las contribuciones en especie o dinerarias de patrocinadores privados.
Se contemplan unos ingresos derivados de las cuotas de inscripciones y patrocinios de 900.000 euros.
En el caso de que se produzcan gastos imprevistos vinculados a la ejecución del congreso, debidamente justificados y aprobados por la Junta Directiva del Congreso, se podrán sufragar con cargo a los ingresos especificados en la presente cláusula.
Para su liquidación, los ingresos derivados de los patrocinios y las inscripciones restantes se transferirán a la cuenta corriente restringida del Departamento de Cultura y se distribuirán conforme a lo establecido en la cláusula 2.3.
2.3 Distribución de la liquidación de los ingresos.
La diferencia entre los ingresos (inscripciones más patrocinios de entidades privadas, que no se destinen a sufragar los gastos imprevistos) y los gastos del congreso constituye el déficit/superávit del congreso.
2.3.1 Si, al final del congreso, no hay ganancia económica, los ingresos derivados de la organización del congreso se dividirán de la siguiente forma:
– La Administración de la Generalitat de Catalunya recibirá el 40 % de los ingresos.
– El Ayuntamiento de Barcelona recibirá el 20 % de los ingresos.
– La Diputación de Barcelona recibirá el 20 % de los ingresos.
– La Administración General del Estado recibirá el 20 % de los ingresos.
2.3.2 Si, al final del congreso, existe alguna ganancia económica, la parte de los ingresos necesaria para cubrir los gastos, sufragados por las diferentes administraciones, se distribuirá conforme al apartado anterior y la ganancia se dividirá de la siguiente forma:
– Si el beneficio económico (ingresos-gastos) es inferior o igual a 100.000 euros: el beneficio se dividirá en un 30 % para el ICA y un 70 % para los socios locales.
– Si el beneficio económico (ingresos-gastos) es superior a 100.000 euros: el beneficio se dividirá en dos partes iguales entre el ICA y los socios locales.
– La división entre los socios locales se hará de la siguiente forma:
● Administración de la Generalitat de Catalunya: 40 %.
● Ayuntamiento de Barcelona: 20 %.
● Diputación de Barcelona: 20 %.
● Administración General del Estado aportará: 20 %.
– El pago al ICA debe realizarse antes del 31 de marzo de 2026.
2.3.3 El ICA no será responsable de cubrir ningún déficit o pago pendiente al final del congreso.
2.4 Aportaciones de las partes.
Durante el cuarto trimestre de 2025, el Ayuntamiento de Barcelona y la Diputación de Barcelona transferirán la cantidad de 373.000 euros cada uno a la cuenta bancaria restringida del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya (ES39 2100 5000 5502 0022 3773).
La aportación del Ministerio de Cultura, prevista también por un importe de 373.000 euros, se adecuará a los términos y condiciones recogidas en el Real decreto 565/2025, de 1 de julio, por el que se regula la concesión directa de una subvención a la Generalitat de Catalunya para la celebración del Congreso Internacional de Archivos. La concesión de esta ayuda estará condicionada tanto a la existencia de crédito adecuado y suficiente como a la aprobación de la correspondiente orden de concesión.
2.5 Control, certificación y liquidación de los gastos.
El Comité Operativo del Congreso, previsto en la cláusula tercera, punto 2, será el órgano responsable de controlar, certificar y liquidar los gastos e ingresos ante la empresa especializada en la organización profesional de congresos internacionales (OPC) y las administraciones firmantes del presente convenio.
El representante del Departamento de Cultura en el comité será el responsable de informar al Comité Operativo del Congreso de los pagos realizados derivados de la ejecución del contrato de la empresa organizadora profesional de congresos.
El Comité Operativo del Congreso certificará y notificará al ICA y a las administraciones firmantes del presente convenio los gastos e ingresos de los congresos y realizará la correspondiente liquidación final.
El Comité Operativo del Congreso emitirá una memoria descriptiva detallada del desarrollo de la actividad y del cumplimiento de los pactos establecidos en el presente convenio, así como de las actividades realizadas, los resultados obtenidos y las desviaciones respecto del presupuesto inicial, que será enviada a todas las partes firmantes del presente convenio.
3.1 Comisión de seguimiento.
Con el fin de realizar el control, seguimiento y evaluación del convenio y de los compromisos adquiridos por los firmantes, resolver las cuestiones que puedan surgir sobre el cumplimiento y la interpretación del convenio y aquellas otras funciones que sea necesario ejecutar y que puedan plantearse durante su desarrollo, las partes constituirán una comisión de seguimiento bajo el nombre de Junta Directiva del Congreso.
La Junta Directiva del Congreso tendrá las siguientes funciones:
– Supervisar las operaciones estratégicas de alto nivel del evento, incluyendo, entre otras, la logística, las finanzas y el programa.
– Seguir, vigilar y evaluar el convenio.
– Resolver las cuestiones que puedan surgir sobre el cumplimiento y la interpretación del convenio y aquellas otras funciones que sea necesario ejecutar y que puedan plantearse durante su desarrollo.
– Controlar, certificar y liquidar los gastos e ingresos al ICA y a las administraciones firmantes.
– Aprobar la liquidación del presupuesto del congreso.
– Aprobar el presupuesto, así como los gastos imprevistos que no se contemplen en el presupuesto.
Serán miembros de la Junta Directiva:
– La presidenta del Consejo Internacional de Archivos. Copresidenta.
– El director general del Patrimonio Cultural del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. Copresidente.
– La vicepresidenta del Programa del Consejo Internacional de Archivos.
– La archivera jefa del Ayuntamiento de Barcelona.
– El director ejecutivo del Consejo Internacional de Archivos.
– La jefa de la Oficina de Patrimonio Cultural de la Diputación de Barcelona.
– La subdirectora general de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura.
– El subdirector general de Archivos y Gestión Documental del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya, que ejercerá las funciones de secretaría.
– El vicepresidente financiero del Consejo Internacional de Archivos.
– El presidente de la Asociación Profesional Archivística y Gestores de Documentos de Cataluña.
La Junta Directiva del Congreso estará copresidida por el presidente del ICA y el director general del Patrimonio Cultural del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya.
La Junta Directiva se reunirá al menos una vez al mes para revisar el desarrollo correcto del presente convenio. La periodicidad de las reuniones aumentará según se aproxime la fecha del congreso. La coordinadora ejecutiva del ICA y el secretario de la Junta Directiva levantarán acta de cada sesión.
3.2 Órganos de gestión y organización del congreso.
Para la preparación y organización del congreso, que se realizará de forma conjunta entre el ICA, el Ministerio de Cultura, el Departamento de Cultura, la Diputación de Barcelona y el Ayuntamiento de Barcelona, se constituirán los órganos de gestión siguientes, que forman parte de la comisión de seguimiento denominada Junta Directiva del Congreso como subcomisiones o grupos de trabajo:
1. El Comité Operativo del Congreso.
El Comité Operativo del Congreso tendrá las siguientes funciones:
– Planificar y resolver los problemas operativos y de comunicaciones externas.
– Coordinar las actividades de los diferentes agentes implicados en el desarrollo del congreso (contratistas, proveedores de servicios, equipos de las diferentes instituciones colaboradoras).
– Velar por el seguimiento directo de los ingresos para garantizar la trazabilidad y la correcta ejecución presupuestaria.
– Preparar la liquidación de los gastos e ingresos para su elevación y aprobación por parte de la Junta Directiva del Congreso.
Serán miembros del Comité Operativo del Congreso:
– El subdirector general de Archivos y Gestión Documental del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. Copresidente.
– La archivera jefa del Ayuntamiento de Barcelona. Copresidenta.
– El director ejecutivo del Consejo Internacional de Archivos.
– La jefa del Área de Relaciones Institucionales de Subdirección General de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura.
– La jefa del Departamento de Coordinación de Centros del Ayuntamiento de Barcelona.
– El jefe de unidad de la Red de Archivos Municipales de la Oficina de Patrimonio Cultural del Área de Cultura de la Diputación de Barcelona.
– La directora de Programas del Consejo Internacional de Archivos.
– La coordinadora del sitio web y tecnologías de la información del Consejo Internacional de Archivos.
– El responsable de la OPC y otras personas que esta designe.
El Comité Operativo estará copresidido por el subdirector general de Archivos y Gestión Documental del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya y la archivera jefa del Ayuntamiento de Barcelona.
El Comité Operativo se reunirá al menos una vez al mes. La secretaria levantará acta de cada sesión.
2. Comité del Programa Profesional del Congreso.
El Comité del Programa Profesional será el responsable del programa profesional y definirá los temas secundarios del congreso. También convocará y evaluará las propuestas de talleres y ponencias, elaborando el Programa profesional, así como cualquier otra actividad relacionada con el Programa del congreso.
Serán miembros del Comité del Programa Profesional:
– La vicepresidenta del Programa del Consejo Internacional de Archivos, Relaciones Exteriores en la Administración de Archivos y Documentos Nacionales de los Estados Unidos. Copresidenta.
– Miembro del ICA, cofundador i expresidente de la organización no gubernamental Archiveros sin fronteras. Copresidente.
– Miembro del ICA, Premio Emmet Leahy 2022.
– Profesor y director del Máster en Formación Permanente en Archivística, Universidad Carlos III de Madrid.
– El subdirector del Archivo de la Real Chancillería de Valladolid.
– La presidenta de Sección de Organizaciones Internacionales del ICA (SIO).
– La jefa del Departamento de Bibliotecas y Archivos de la Asamblea Nacional de Costa de Marfil.
– La presidenta de la Fundación para el Desarrollo Internacional de los Archivos del ICA (FIDA).
– Archivera, CEPT Archives, Alumni del Programa de Nuevos Profesionales del ICA.
– La secretaria general de la Rama del Sudeste Asiático del ICA (SABRICA), jefa de sección de Documentos Electrónicos y Archivos Nacionales de Malasia.
– La directora de Programas del Consejo Internacional de Archivos.
El Comité del Programa Profesional estará copresidido por la vicepresidenta de Programas del ICA y por una persona experta designada por los socios locales. Contará con la asistencia de la directora de Programa del ICA.
3. Comité de Comunicaciones y Marketing.
El Comité de Comunicaciones y Marketing es responsable de diseñar y desarrollar el Plan de comunicaciones y marketing, así como de definir, redactar, diseñar y publicar los diversos materiales de comunicación.
Serán miembros del Comité de Comunicaciones y Marketing:
– La directora de Comunicación y Alianza del Consejo Internacional de Archivos. Copresidenta.
– La responsable de Comunicación de la Dirección de Servicios del Sistema Municipal de Archivos del Ayuntamiento de Barcelona. Copresidenta.
– La coordinadora del sitio web y tecnologías de la información del Consejo Internacional de Archivos.
– Una técnica superior de cultura especialista en comunicación de la Oficina de Patrimonio Cultural, Área de Cultura, Diputación de Barcelona.
– La jefa de Comunicación de los Archivos Estatales.
– Una técnica superior de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya.
El Comité de Comunicaciones y Marketing podrá invitar a participar en el Comité a las personas encargadas de desarrollar las actividades de comunicación, incluidas las personas delegadas de la OPC.
El Comité de Comunicaciones y Marketing estará presidido por la persona responsable de Comunicación del Archivo Municipal de Barcelona y la directora de Comunicaciones y Alianzas del ICA.
1. Obligaciones del ICA.
Las obligaciones específicas del ICA son las siguientes:
– Determinar y gestionar la plataforma de gestión para presentar las propuestas de ponencias y definir el programa del congreso (OpenConf, ConfTool u otro producto), en coordinación con el Comité del Programa Profesional del congreso. Esta plataforma estará enlazada con la aplicación del congreso para asegurar que la información destinada a las personas asistentes esté actualizada en todas las plataformas.
– Colaborar con las administraciones públicas signatarias de este convenio para la organización de la ceremonia inaugural y de clausura del congreso.
– Permitir a las demás partes utilizar libremente su nombre y logotipo para dar publicidad y apoyo a todos los aspectos de la organización y la celebración del Congreso Internacional de Archivos: ICA Barcelona 2025, de acuerdo con el Plan de comunicación y marketing desarrollado conjuntamente y las normas de aplicación de marca del ICA.
– Autorizar el diseño y uso del logotipo elaborado para el congreso, pudiendo especificar cómo utilizarlo junto con el nuevo logotipo del ICA y de acuerdo con las normas de aplicación de marca del ICA.
– Cumplir con las obligaciones comunes recogidas en el apartado sexto de este pacto.
2. Obligaciones del Ministerio de Cultura.
Las obligaciones específicas del Ministerio de Cultura son las siguientes:
– Aportar, durante el cuarto trimestre de 2025, la cantidad de 373.000 euros al Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya para hacer frente a los gastos de organización del congreso, de conformidad con lo establecido en el Real decreto 565/2025, de 1 de julio, por el que se regula la concesión directa de una subvención a la Generalitat de Catalunya para la celebración del Congreso Internacional de Archivos, en la forma reflejada en la cláusula 2.4 del presente convenio.
– Coorganizar la ceremonia inaugural, a la que se invitará a dignatarios catalanes y españoles, así como a medios de comunicación.
– Acordar la programación de la ceremonia inaugural, en la que deben intervenir los delegados del ICA.
– Cumplir con las obligaciones comunes que se recogen en el apartado sexto de este pacto.
3. Obligaciones del Departamento de Cultura.
Las obligaciones específicas del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya son las siguientes:
– Tramitar la licitación para la adjudicación del contrato a una empresa especializada en la organización profesional de congresos internacionales y, por tanto, asumir la condición de órgano de contratación único.
– Garantizar el correcto cumplimiento del contrato de prestación de servicios y de todos los requisitos establecidos en el anexo, para el correcto desarrollo del congreso.
– Participar en la financiación para la organización del congreso por importe de 746.000 euros.
– Coorganizar la ceremonia inaugural, a la que se invitará a dignatarios catalanes y españoles, así como a medios de comunicación.
– Acordar la programación de la ceremonia inaugural, en la que deberán intervenir delegados del ICA.
– Proporcionar las instalaciones para la celebración del congreso, que deberán tener asociados equipamientos y soporte técnico, en el Centro de Convenciones Internacional de Barcelona.
– Cumplir con las obligaciones comunes que se recogen en el apartado sexto de este pacto.
4. Obligaciones de la Diputación de Barcelona.
Las obligaciones específicas de la Diputación de Barcelona son las siguientes:
– Aportar, durante el cuarto trimestre de 2025, la cantidad de 373 000 euros al Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya para hacer frente a los gastos de organización del congreso.
– Coorganizar la ceremonia inaugural, a la que se invitará a dignatarios catalanes y españoles, así como a medios de comunicación.
– Acordar la programación de la ceremonia inaugural, en la que deberán intervenir delegados del ICA.
– Cumplir con las obligaciones comunes que se recogen en el apartado sexto de este pacto.
5. Obligaciones del Ayuntamiento de Barcelona.
Las obligaciones específicas del Ayuntamiento de Barcelona son las siguientes:
– Aportar, durante el cuarto trimestre de 2025, la cantidad de 373.000 euros al Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya para hacer frente a los gastos de organización del congreso.
– Coorganizar la ceremonia inaugural, a la que se invitará a dignatarios catalanes y españoles, así como a medios de comunicación.
– Acordar la programación de la ceremonia inaugural, en la que deberán intervenir delegados del ICA.
– Cumplir con las obligaciones comunes que se recogen en el apartado sexto de este pacto.
6. Obligaciones comunes de todas las partes.
Las obligaciones comunes de todas las partes son las siguientes:
– Formar parte de aquellos órganos de gestión, comités y grupos de trabajo que sean necesarios para la correcta organización y planificación del congreso.
– Asumir el mismo grado de responsabilidad para que el congreso sea un éxito, lo que se evaluará a partir de las cifras totales de personas participantes y de interacciones en las redes sociales, con una fuerte representación de la comunidad internacional y viabilidad financiera para los socios.
– Desarrollar el programa para el congreso con el asesoramiento del Comité del Programa Profesional.
– Poner a disposición del público más amplio posible las sesiones del congreso, a través de grabaciones de vídeo, siempre que cuente con el consentimiento de los ponentes y en las condiciones acordadas entre las partes, con el fin de prestar un servicio valioso a los miembros del ICA y de reforzar los planes de marketing del congreso.
– Establecer un plan de comunicación común para dar la mayor publicidad posible al congreso.
– Organizar las conferencias de prensa y otros eventos relacionados con los medios de comunicación.
– Coordinar la elaboración del material promocional, de comercialización y de marketing del congreso.
El Departamento de Cultura licitará la contratación de una empresa organizadora profesional de congresos.
Dicha empresa debe cumplir con las características y la experiencia suficientes y adecuadas para desarrollar las siguientes prestaciones:
– Conceptualización del evento y desarrollo que servirá de base del Plan de comunicación y difusión.
– Organización, coordinación y gestión de todos los aspectos derivados de la preparación, desarrollo y clausura del congreso.
– Realización de todas las tareas relativas a la comunicación, difusión y promoción del congreso.
– Elaboración de una encuesta de satisfacción, envío e informe de resultados.
– Asunción de la responsabilidad por todos los daños y perjuicios materiales, personales y morales derivados de la celebración de la actividad, de los trabajos de montaje o desmontaje y de cualquier otro acto que le sea imputable.
– Desarrollo de la estrategia de patrocinios en coordinación con el ICA y las otras instituciones.
Se adjuntan, como anexo al convenio, los requisitos y especificidades técnicas necesarios para el desarrollo del Congreso Internacional de Archivos cuyo cumplimiento deberá garantizar la OPC en la organización del congreso.
Los gráficos, fotografías, informes, recomendaciones, estimaciones, documentos, conferencias, programas, discursos y otros datos que cualquiera de las partes haya recopilado o recibido en virtud de este convenio continuarán perteneciendo a sus propietarios, salvo que se acuerde expresamente otra cosa con los titulares de sus derechos a través de la obtención de licencias o del traspaso de los derechos de autor. Con la excepción de la información divulgada públicamente, como presentaciones y discursos, los datos deberán tratarse como confidenciales.
Cualquier información confidencial revelada en virtud de este convenio es y seguirá siendo propiedad de la parte divulgadora, y no se interpretará que ninguna parte de este convenio otorga o confiere ningún derecho a la parte receptora.
Ninguna de las partes puede comunicar ningún tipo de información confidencial que haya conocido como consecuencia de su asociación con las demás partes y que todavía no se haya divulgado, salvo que los titulares de los derechos lo hayan autorizado por escrito, ni utilizar nunca ninguna información de este tipo por ninguna razón ni en modo alguno sin autorización.
La parte receptora debe notificar inmediatamente a la parte divulgadora, en cuanto sea conocedora de ello, cualquier vulneración de la confidencialidad cometida por cualquier persona a quien la parte receptora haya divulgado la información confidencial, y ofrecerá la ayuda necesaria para evitar o detener dicha vulneración o amenaza de vulneración o bien para obtener una compensación.
En caso de que exista compensación, se distribuirá entre la parte que detecte la vulneración y los titulares de los derechos, de acuerdo con la proporción de sus contribuciones.
Estas obligaciones son vigentes y no expiran al rescindirse el presente convenio.
Los datos personales de participantes y ponentes, así como cualquier otro dato personal al cual tengan acceso las partes firmantes del convenio, deberán ser tratados únicamente con las finalidades que sean necesarias para la correcta organización y gestión del congreso. Las partes se comprometen a tratar los datos de carácter personal a los que tengan acceso de acuerdo con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.
Si, para el cumplimiento del convenio, es necesario el tratamiento de datos personales proporcionados por el ICA o por cualquier otra parte que no sea responsable de su tratamiento, será necesaria la formalización del correspondiente contrato de encargo de tratamiento en los términos dispuestos en el artículo 28 del RGPD. En estos contratos, se preverá de manera expresa que los datos personales sean devueltos a quien sea su responsable y destruidos cuando expire o finalice el convenio o en cualquier momento con previa solicitud por parte de las personas o instituciones que faciliten datos personales. En caso de destrucción accidental o ilícita, pérdida, alteración, robo, revelación no autorizada o acceso a datos personales, el incumplimiento deberá ser comunicado inmediatamente junto con una indicación de la naturaleza del incumplimiento, sus probables consecuencias y las medidas adoptadas o que se propone tomar para abordar el incumplimiento.
De conformidad con el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, el presente convenio se perfecciona por la prestación del consentimiento de las partes y resultará eficaz una vez inscrito, en el plazo de cinco días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal. Asimismo, será publicado en el «Boletín Oficial del Estado» en el plazo de diez días hábiles desde su formalización y en el «Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya» en el plazo de un mes a contar desde la fecha de su firma.
Este convenio tendrá efectos hasta el 31 de marzo de 2026.
Las modificaciones de este convenio tendrán carácter excepcional y requerirán de una solicitud razonada y debidamente motivada por alguna de las partes firmantes.
Cualquier modificación que altere las obligaciones establecidas en este convenio deberá realizarse con el consentimiento de las partes y por escrito, mediante el correspondiente anexo o adenda de modificación, y se someterá a la aprobación del órgano competente.
El presente convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.
Serán causas de resolución del presente convenio:
– El transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado su prórroga.
– El acuerdo unánime de todos los firmantes.
– El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.
En este caso, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al responsable del mecanismo de seguimiento, vigilancia y control de la ejecución del convenio y a las demás partes firmantes.
Si, trascurrido el plazo indicado en el requerimiento, persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio. La resolución del convenio por esta causa conllevará la indemnización de los daños y perjuicios causados, teniendo en cuenta, en su caso, la valoración de los gastos asumidos por la parte perjudicada a consecuencia del incumplimiento y hasta el momento de resolución del convenio.
– Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
– Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.
– La imposibilidad sobrevenida de cumplir el fin.
Durante el plazo de vigencia del convenio, cualquiera de las partes tiene derecho a proponer la terminación del convenio con sujeción a tres (3) meses de aviso previo escrito. En el plazo de treinta días a partir de la recepción de la comunicación escrita, las partes intentarán llegar a un consenso sobre las consecuencias, de cualquier tipo, de esta terminación de forma escrita.
Ninguna de las partes será responsable frente a la otra por no cumplir las respectivas obligaciones si dicho incumplimiento es consecuencia de un acto de fuerza mayor (es decir, un acto de naturaleza imprevisible e irresistible), siempre que este suceso surja de causas fuera de control y sin culpa ni negligencia.
En caso de fuerza mayor, la parte en cuestión, si impide o se retrasa en la ejecución de sus obligaciones en virtud del presente acuerdo, lo notificará inmediatamente a la otra por escrito, danto todos los detalles del evento de fuerza mayor y los motivos del evento de fuerza mayor que impiden o retrasan las obligaciones en virtud de este acuerdo, utilizando los esfuerzo razonables para mitigar los efectos del evento de fuerza mayor sobre su rendimiento y para cumplir sus obligaciones en virtud de este acuerdo.
Salvo que se haya acordado lo contrario, las obligaciones quedarán suspendidas a partir de la fecha de notificación.
Una vez firmado este convenio, se publicará en diarios oficiales y en el registro de los portales de transparencia que corresponda. Las partes se obligan a dar cumplimiento a las prescripciones establecidas en la normativa de transparencia y de acceso a la información pública vigente.
Este convenio tiene carácter administrativo y se rige por lo dispuesto en la Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público, y por la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña. Las dudas que se puedan plantear sobre su interpretación se resolverán de mutuo acuerdo entre las partes en el seno de la Comisión de Seguimiento (Junta Directiva). No obstante, en caso de persistencia del desacuerdo, las cuestiones litigiosas derivadas de este convenio serán de conocimiento y competencia del orden jurisdiccional contencioso-administrativo.
Como prueba de conformidad con lo anteriormente expuesto, las partes intervinientes firman este convenio en inglés, castellano y catalán, idiomas igualmente válidos, en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento.
Este convenio se ha negociado y preparado en inglés. La versión inglesa prevalecerá en caso de incoherencia o ambigüedad entre las otras versiones.–La Presidenta del Consejo Internacional de Archivos, Josée Kirps.–El Ministro de Cultura, Ernest Urtasun Domènech.–La Consejera de Cultura, Sònia Hernàndez Almodóvar.–El Diputado presidente de l’Àrea de Cultura de la Diputación de Barcelona, Pau González Val.–El Alcalde del Ayuntamiento de Barcelona, Jaume Collboni Cuadrado.–La Secretaria delegada de la Diputación de Barcelona, Vanessa Amigo González.–El Secretario general del Ayuntamiento de Barcelona, Jordi Cases Pallarès.
1. Programa y eventos
1.1 La inscripción proporcionará acceso gratuito a las sesiones (salvo que se restrinja a un grupo específico) e incluirá café y comidas (cena de gala no incluida).
1.2 Tanto los ponentes principales y los invitados especiales como los costes relacionados se deberán acordar mediante un convenio entre las diversas partes e incluir en el plan comercial y el presupuesto del congreso.
1.3 En el mismo espacio del congreso, se deberá llevar a cabo una sesión o reunión organizada por el Foro de Archiveros Nacionales (FAN). El presidente del FAN, el vicepresidente de Programas y la directora del Archivo Nacional de Cataluña deberán elaborar el programa de dicho acto.
1.4 En el mismo espacio del congreso, se deberá llevar a cabo una sesión o reunión organizada por el Foro de Asociaciones Profesionales (FPA, por sus siglas en inglés). El presidente del FPA, el vicepresidente de Programas y el presidente de la Asociación de Profesionales de la Archivística y la Gestión de Documentos deberán elaborar el programa del evento.
1.5 El ICA, en colaboración con las partes locales, organizará la comida presidencial del ICA/FAN y la comida para nuevos profesionales. Podrá pedir el asesoramiento de la empresa especializada en la organización profesional de congresos internacionales (OPC) sobre qué lugares y planes logísticos serían los adecuados, pero mantendrá la supervisión de la celebración de las comidas, las invitaciones a dignatarios y el programa, de acuerdo con la planificación del congreso.
1.6 El ICA, en colaboración con las partes locales, organizará las reuniones y los talleres del ICA. Estos se celebrarán en el mismo lugar del congreso, o en un recinto próximo, en caso necesario. La directora y el coordinador ejecutivo de Programas del ICA se encargarán de elaborar el programa de las reuniones y los talleres del ICA. Podrán pedir el asesoramiento de la OPC sobre qué lugares y planes logísticos serían los adecuados.
2. Comunicaciones, marketing y patrocinadores
2.1 Todas las partes se comprometen a establecer un plan de comunicación común para dar la máxima publicidad posible al congreso. La directora de Comunicación y Alianzas del ICA deberá colaborar con la persona responsable de Comunicación del Archivo Municipal de Barcelona en el marco del Comité de Comunicaciones y Marketing y en coordinación con la persona responsable de comunicación de la OPC para preparar e implementar el plan de comunicación.
2.2 Las comunicaciones en los canales oficiales del congreso se deberán publicar en los idiomas siguientes (entre otros posibles): inglés, francés, catalán y español, con la excepción del sitio web y de las redes sociales del ICA, donde la información solo se publicará en francés, inglés y español. Todos los borradores para aprobar se distribuirán en inglés, que será la lengua principal de todas las comunicaciones.
2.3 Todo el material promocional y de marketing para el ICA Barcelona 2025 será desarrollado por el Comité de Comunicaciones y Marketing en coordinación con la persona responsable de comunicaciones de la OPC. El contenido deberá ser aprobado con antelación por la jefa de comunicaciones y alianzas del ICA y la responsable de comunicaciones del Archivo Municipal de Barcelona, antes de ser distribuido y en un plazo de 5-6 días laborables.
2.4 Los organizadores locales y la persona responsable de comunicación de la OPC liderarán el marketing y las comunicaciones, la preparación de borradores y publicación de los contenidos relacionados con la logística del acontecimiento, la organización de viajes y la promoción turística de Barcelona.
2.5 La OPC deberá crear un sitio web exclusivo para el congreso donde publicar toda la información relacionada. En este sitio web, se deberán publicar el programa, las fechas de inscripción, las tarifas y otra información práctica en un plazo que determinará la Junta Directiva del Congreso, teniendo en cuenta el momento más idóneo entre el tiempo que haga falta para planificar el programa y la necesidad de publicarlo para atraer las personas asistentes. El contenido del sitio web se deberá poner a disposición en los idiomas acordados para todas las comunicaciones de congreso.
2.6 El ICA es responsable de revisar la traducción del contenido del sitio web del congreso redactado en inglés, francés y español. Para hacerlo, el ICA deberá recibir el contenido con una antelación mínima de cinco días hábiles. Los organizadores locales serán responsables de garantizar que la versión en catalán se corresponda. El ICA y los organizadores locales deberán disponer de derechos de administración para editar, modificar o corregir información concreta, si es necesario.
2.7 El sitio web y su contenido deberán permanecer en línea durante un periodo de doce meses una vez acabado el congreso. Cuando se retire el sitio web, se ofrecerá al ICA para que lo retenga más tiempo y lo transfiera de manera que se mantengan la accesibilidad y la usabilidad.
2.8 Las fotografías y los videos producidos por la OPC o fotógrafos oficiales o videógrafos seleccionados se pondrán a disposición de todas las partes en formato digital antes del evento y durante el congreso al final de cada día del congreso con fines de comunicación. Se deberá definir, desde un primer momento, cómo mantener una comunicación constante entre el ICA y la OPC o fotógrafos oficiales.
2.9 El ICA y los organizadores locales definirán e identificarán conjuntamente las oportunidades de patrocinio para cubrir los gastos del congreso. Una lista limitada de potenciales patrocinadores será gestionada por el ICA. La lista de estos patrocinadores será proporcionada previamente por el ICA.
3. Eventos y logística
3.1 Las partes locales deberán organizar una exposición comercial en el mismo lugar del congreso para las personas que participen y para el público en general. Se deberá proporcionar al ICA un estand adecuado, con el suelo, el mobiliario, un cartel para la pared de fondo y un equipo audiovisual (pantalla, proyector, sonido, etc.) adecuados en una ubicación destacada en la planta de exposición comercial.
3.2 El congreso deberá ofrecer la comida y la bebida para todas las comidas y pausas que se hagan a lo largo del acontecimiento, así como una cena de gala (inscripción de pago), una comida presidencial del ICA/FAN y una comida para nuevos profesionales. Se evitará el derroche de alimentos mediante donaciones a bancos u organizaciones locales de alimentos.
3.3 El congreso se asegurará de tener una huella de carbono lo más limitada posible, incluso en el uso del sistema de aire acondicionado.
3.4 El congreso deberá proporcionar un servicio de interpretación simultánea, como mínimo, en inglés, francés, español y catalán para la ceremonia inaugural, las sesiones plenarias y tres de las cinco sesiones paralelas, más un servicio de interpretación simultánea en inglés, español y francés para la Asamblea General, y en inglés y francés para la reunión del Comité Ejecutivo y una reunión del Programa profesional. La interpretación simultánea comprende la instalación de cabinas, los traductores y el alquiler de auriculares para los participantes.
3.5 El congreso deberá distribuir una bolsa de conferencia que contenga un folleto impreso del programa del congreso (elaborado en colaboración con el ICA) e información local. Si las partes lo acuerdan, también se pueden ofrecer visitas guiadas después del horario del congreso y un programa social para las personas participantes, así como visitas guiadas durante el día y después del congreso y un programa social para las personas acompañantes.
3.6 Los organizadores deberán proporcionar al ICA billetes de avión de ida y vuelta en clase turista (espacio ampliado para las piernas en vuelos de más de seis horas) para los miembros de la Secretaría del ICA (nueve), para miembros del Equipo extendido de Secretaría y para los coordinadores de Programas (ocho), y para los becarios del ICA y miembros del Comité Ejecutivo de países en desarrollo que no tengan suficientes recursos para asistir al congreso (los que defina la Secretaría del ICA) (cinco).
3.7 Los organizadores deberán proporcionar al ICA alojamiento en hoteles próximos (habitaciones individuales con desayuno incluido) para los miembros de la Secretaría del ICA (nueve durante nueve noches), para los miembros del Equipo extendido de Secretaría y los coordinadores de Programas (ocho durante siete noches), para los miembros elegidos (tres durante siete noches) y para los becarios del ICA y miembros del Comité Ejecutivo de países en desarrollo que no tengan suficientes recursos para asistir al congreso (los que defina la Secretaría del ICA) (cinco durante siete noches).
3.8 Las partes locales deberán negociar las tarifas aéreas y hoteleras para las personas participantes en el congreso con las compañías aéreas y los hoteles próximos.
3.9 La OPC deberá facilitar información completa y asesoramiento sobre las solicitudes de visados a todas las personas participantes que lo pidan y proporcionarles a tiempo las cartas de invitación que requieran.
3.10 La OPC deberá desarrollar, alojar y mantener un sitio web para el congreso, así como una aplicación para Android y Apple vinculada a la plataforma empleada para el programa del congreso. El sitio web deberá permitir hacer inscripciones en línea e incluir el conjunto habitual de información web para comunicar las novedades del congreso a las personas participantes, ponentes, miembros del ICA, miembros elegidos del ICA, medios de comunicación y público. El ICA deberá poder acceder a la gestión interna del sitio web y al sistema de inscripción.
3.11 El ICA tendrá, al menos, dos cuentas de administrador para cada uno de los elementos siguientes: sistema de inscripción, sitio web y aplicación del congreso.
3.12 El congreso deberá prestar servicios de streaming y voto digital para llevar a cabo la Asamblea General. El ICA deberá proponer los proveedores de servicios juntamente con los socios locales.
3.13 Los socios deberán garantizar, por todos los medios, que las personas con discapacidad puedan participar de manera efectiva en el congreso.
4. Finanzas y becas
4.1 Todas las colaboraciones relacionadas con el congreso y negociadas con terceros se deberán comunicar a las partes del presente convenio para asegurar que no haya ninguna que pueda dañar la reputación del congreso o los socios.
4.2 Después de revisar el modelo comercial, el ICA deberá establecer las tarifas de inscripción del congreso en coordinación con los diversos socios. Las personas que se inscriban anticipadamente y los participantes de países menos desarrollados o con escasos recursos tendrán derecho a un descuento en la tarifa de inscripción. Si las partes lo acuerdan, la inscripción estará disponible durante toda la duración del congreso.
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