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Suscrito el 25 de abril de 2023 el Convenio entre el Ministerio de Defensa y la Fundación Instituto de Cuestiones Internacionales y Política Exterior para la realización, durante el año 2023, de actividades de investigación, difusión y debate sobre seguridad y defensa, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de dicho convenio, que figura como anexo de esta resolución.
Madrid, 27 de abril de 2023.–El Secretario General Técnico, Emilio Fernández-Piñeyro Hernández.
Madrid a 25 de abril de 2023.
REUNIDOS
De una parte, don Juan Francisco Martínez Núñez, Secretario General de Política de Defensa, según nombramiento efectuado por Real Decreto 492/2016, de 18 de noviembre, y conforme a las atribuciones que tiene conferidas por la Orden DEF/3015/2004, de 17 de septiembre, sobre delegación de competencias en autoridades del Ministerio de Defensa en materia de convenios de colaboración.
Y, de otra parte, don Vicente Garrido Rebolledo, Director General de la Fundación Instituto de Cuestiones Internacionales y Política Exterior (INCIPE), con CIF G78828753, domiciliada en Madrid, Edificio Adequa, núm. 5, avenida de Burgos, núm. 89, 28050, conforme a las atribuciones que tiene atribuidas en virtud de los acuerdos adoptados por la reunión del Patronato de la Fundación celebrada el 19 de noviembre de 2020, que fueron elevados a escritura pública ante Notario el 24 de febrero de 2021.
Ambas partes, en la representación que ostentan, se reconocen mutua capacidad para obligarse y convenir y
EXPONEN
Que el artículo 31 de la Ley Orgánica 5/2005, de 17 de noviembre, de la Defensa Nacional, establece que el Ministerio de Defensa promoverá el desarrollo de la cultura de defensa con la finalidad de que la sociedad española conozca, valore y se identifique con su historia y con el esfuerzo solidario y efectivo mediante el que las Fuerzas Armadas salvaguardan los intereses nacionales. Asimismo, el resto de los poderes públicos contribuirán al logro de este fin.
Que el apartado «m» de las líneas generales y objetivos de la política de defensa de la Directiva de Defensa Nacional 2020, de 11 de junio, dispone que el fomento de la conciencia y cultura de Defensa constituye un objetivo prioritario, pues no puede existir una Defensa eficaz sin el interés y la concurrencia de los ciudadanos. Acercar la Defensa al ciudadano es parte esencial de la cultura de Seguridad Nacional, como instrumento para lograr una sociedad comprometida y parte activa de su seguridad. Asimismo, el apartado 6 de las directrices de actuación que se exponen en la directiva, establece que el Gobierno prestará un apoyo decidido a la labor del Ministerio de Defensa para la promoción de la Cultura y Conciencia de Defensa, en el marco de la cultura de Seguridad Nacional, ofreciendo una información veraz y atractiva, y favoreciendo el conocimiento del conjunto de los españoles sobre la actividad cotidiana de sus Fuerzas Armadas y su repercusión en la protección y promoción del avance social y del bienestar ciudadano.
Que el artículo 15.2, párrafos a) y j), del Real Decreto 372/2020, de 18 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Defensa, atribuye a la Secretaría General de Política de Defensa, entre otras funciones, efectuar el seguimiento y evaluación de la situación internacional en el ámbito de la política de seguridad y defensa, así como proponer y coordinar la política cultural de seguridad y defensa y la promoción de la conciencia de Defensa Nacional.
Que la Fundación Instituto de Cuestiones Internacionales y Política Exterior (INCIPE) estima de especial valor para el mundo académico y, en particular, para el mundo universitario, realizar una actividad formativa dedicada al estudio de la política de seguridad y defensa, incluyendo el estudio de las nuevas amenazas y desafíos del escenario estratégico internacional, la adaptación y respuesta de las Fuerzas Armadas a los nuevos retos y su repercusión en los medios de comunicación.
Que, teniendo en cuenta los objetivos coincidentes, ambas partes vienen poniendo en común sus esfuerzos en los últimos años a través de la suscripción de convenios anuales para la realización de actividades de investigación y difusión.
Por lo expuesto, las partes acuerdan suscribir el presente convenio, que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
Este convenio tiene por objeto articular la colaboración entre el Ministerio de Defensa y la Fundación Instituto de Cuestiones Internacionales y Política Exterior (INCIPE) para la realización, durante el año 2023, de actividades de investigación, difusión y debate sobre seguridad y defensa.
Dado el interés coincidente en la materia, el Ministerio de Defensa desea colaborar en la realización de las actividades concretas que a continuación se relacionan:
1. Conferencia Internacional sobre «La Unión Europea de la Seguridad».
2. XVIII Seminario Fuerzas Armadas y Medios de Comunicación. «La Guerra en Ucrania: impacto y consecuencias geoestratégicas».
3. Seminario «El entorno Operativo 2035: Los intereses en el entorno de la seguridad».
1. El Ministerio de Defensa, a través de la Secretaría General de Política de Defensa, se obliga a gestionar con el INCIPE la organización y ejecución de las actividades citadas en la cláusula primera que se concretarán en las siguientes:
a) Coordinar los temas a tratar en las diferentes jornadas, poniendo especial interés en los mensajes a transmitir y en los públicos a los que va dirigida cada actividad.
b) Consensuar, para el desarrollo de cada una de las actividades, los lugares de mayor impacto y de máximo interés.
c) Colaborar en la búsqueda del personal y ponentes más cualificados para participar en las actividades previstas.
d) Supervisar cada una de las actividades.
e) Apoyar económicamente al INCIPE para la realización de las actividades objeto del convenio.
2. El INCIPE se obliga a:
a) Organizar y desarrollar las actividades objeto de este convenio y asumir, con sus propios recursos, entre otros, los gastos generales que se generen en concepto de gastos de personal que forme parte de la propia entidad, adquisición de material inventariable de todo tipo y todos aquellos gastos no relacionados directamente con las actividades objeto del convenio.
b) Aportar, para el desarrollo del objeto de este convenio, la cantidad establecida en la cláusula tercera cuyo desglose está especificado en la memoria justificativa del expediente.
c) Acordar con la Secretaría General de Política de Defensa todo lo relativo a la realización de las actividades relacionadas en la cláusula primera.
d) Gestionar las cantidades procedentes del Ministerio de Defensa y la realización de todos los pagos que origine el desarrollo de las actividades con arreglo a lo que se señala en la cláusula tercera y en el anexo a este convenio.
e) Entregar a la Secretaría General de Política de Defensa, una vez realizadas las actividades, una memoria de actividades y una memoria económica en la que se desglosen los gastos realizados, con cargo a la aportación económica del Ministerio de Defensa, como consecuencia de las actividades objeto del convenio, además de las correspondientes facturas, tal y como se indica en la cláusula cuarta.
El Ministerio de Defensa apoyará al INCIPE en el desarrollo de las actividades previstas en este convenio con la cantidad máxima de doce mil (12.000,00) euros, impuestos incluidos, con cargo a la aplicación presupuestaria 14.01.121M2.226.06 de los presupuestos correspondientes al ejercicio económico de 2023. Se imputarán a dicha aplicación presupuestaria los gastos que se reflejan en el anexo a este convenio.
Dicha transferencia se realizará a través de una propuesta de pago, una vez reconocida la obligación por el órgano competente, previa fiscalización efectuada por la Intervención Delegada correspondiente.
El abono de la cantidad máxima reflejada en esta cláusula se podrá realizar, tras finalizar cada una de las actividades previstas en la cláusula primera, en una sola vez o en sucesivas transferencias bancarias en la cuenta que a tal efecto designe el INCIPE.
Las aportaciones financieras del Ministerio de Defensa no podrán ser superiores a los gastos derivados de la ejecución del convenio.
El gasto estimado asumido por el INCIPE será de 15.000 euros tal y como se detalla en la memoria justificativa del expediente. La descripción de dicho gasto quedará reflejada en la memoria económica y en la memoria de la actividad realizada.
De la ejecución del convenio no se derivarán ingresos para ninguna de las partes. No obstante, en el supuesto de que se derivaran ingresos para el Ministerio de Defensa, se deberá actuar según lo previsto en la Orden Ministerial 144/1998, de 18 de junio, por la que se establece el procedimiento de tramitación e información sobre ingresos en el ámbito del Ministerio de Defensa.
Las facturas deberán incluir en su objeto el fin o actividad para el que se ha realizado dicho gasto.
No se abonarán nunca contra esta aplicación presupuestaria gastos correspondientes a retribuciones ordinarias del personal que tenga una relación laboral dependiente.
Las actividades que engloban el presente convenio se realizarán exclusivamente dentro de su periodo de vigencia.
1. El INCIPE remitirá al Ministerio de Defensa un expediente del gasto, dentro del mes siguiente a la finalización de cada actividad, que incluirá los siguientes documentos:
a) Documentos justificativos del gasto:
Tickets, y facturas o documentos de valor probatorio equivalente (para aquellas operaciones exentas de IVA, será suficiente cualquier otro documento de valor probatorio equivalente en el tráfico jurídico mercantil o con esa misma eficacia administrativa de acuerdo con el artículo 3 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación).
Estos documentos justificativos del gasto habrán de tener fecha que se halle comprendida dentro del periodo de vigencia del convenio, comprendida entre la inscripción en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal y el 15 de noviembre del 2023.
En cualquier caso, las justificaciones del gasto deberán tener entrada en la Secretaría General de Política de Defensa antes del 15 de noviembre del 2023.
Los documentos justificativos del gasto y los certificados emitidos por la entidad deberán ser copias electrónicas auténticas, que se obtendrán en uno de los Registros Electrónicos de las Administraciones Públicas, conforme al artículo 27.2 de Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
b) Memoria económica:
En ella se desglosarán los gastos realizados con cargo a la aportación económica del Ministerio de Defensa y del INCIPE.
Incorporará los certificados exigidos y los documentos justificativos del gasto que se presentarán debidamente identificados y ordenados, siguiendo el orden marcado en la memoria económica, sin presentar, en ningún caso, añadidos manuscritos.
Las facturas deberán incluir en su objeto el fin o actividad para el que se ha realizado dicho gasto.
c) Memoria de la actividad:
Asimismo, tras finalizar las citadas actividades, el INCIPE remitirá a la Secretaría General de Política de Defensa una memoria de la actividad donde se incluirán los dosieres gráficos, carteles, trípticos que integren o se deriven de las actividades realizadas.
2. Forma de presentación del expediente:
El expediente del gasto se presentará electrónicamente, conforme establece el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, a través del sistema de Gestión Integrada de Servicios de Registro (GEISER) existente en los registros de los organismos pertenecientes a la Administración General del Estado, no siendo válido ningún trámite realizado a través de cualquier otro portal electrónico de las Administraciones Públicas.
3. Tramitación del expediente por el Ministerio de Defensa:
Tras ser recibido en la Secretaría General de Política de Defensa el expediente del gasto, la Secretaría General de Política de Defensa elaborará una certificación de conformidad del Ministerio de Defensa con la realización de la actividad objeto del convenio.
Dicha certificación junto con el expediente del gasto será remitido a la Intervención Delegada en la Subsecretaría de Defensa para recabar la fiscalización previa del reconocimiento de la obligación.
4. Prohibición de pagos anticipados:
Se estará a lo dispuesto en el artículo 21.3 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, que señala que «en el ámbito de la Hacienda Pública estatal, no podrá efectuarse el desembolso anticipado de las aportaciones comprometidas en virtud de convenios de colaboración y encomiendas de gestión con carácter previo a la ejecución y justificación de las prestaciones previstas en los mismos, sin perjuicio de lo que puedan establecer las disposiciones especiales con rango de Ley que puedan resultar aplicables en cada caso».
5. Incumplimiento de las normas de justificación del gasto:
En el caso de que por parte del INCIPE no se justificase debidamente el gasto de la totalidad de la cantidad establecida en la cláusula tercera, únicamente se le transferirá la cantidad debidamente justificada.
Se creará una Comisión Mixta de Seguimiento, formada por dos representantes del Ministerio de Defensa y otros dos representantes del INCIPE, con el objeto de supervisar, coordinar y controlar la ejecución de las actividades previstas en este convenio. La comisión se reunirá cuantas veces sea necesario y, al menos, una vez durante el periodo de vigencia el convenio. Todas las decisiones se tomarán por unanimidad de las partes.
Las partes se comprometen a cumplir, en los términos que sea de aplicación, lo que está establecido en el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de protección de datos, RGPD), y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, así como en las disposiciones de desarrollo que se dicten.
Los datos personales que sean objeto de tratamiento con motivo del convenio se incorporarán a los Registros de Actividades de Tratamiento de cada una de las partes intervinientes, con la finalidad de gestionar la relación descrita en el convenio. Las partes intervinientes en el convenio se abstendrán de hacer ningún tipo de tratamiento de los datos personales que no sea estrictamente necesario para el cumplimiento de los fines del convenio. Los titulares de los datos personales podrán ejercitar ante el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de los datos personales, y de limitación u oposición al tratamiento.
Sobre el Ministerio de Defensa y el INCIPE, en calidad de corresponsables, recaen las responsabilidades del tratamiento de los datos personales. El Ministerio de Defensa y el INCIPE asumen que deben informar a los titulares de los datos personales de las características del tratamiento de los datos personales; deben obtener el oportuno consentimiento de los titulares de los datos personales para llevar a efectos ellos tratamientos de los datos personales consecuencia de las actuaciones que se contemplan en el convenio, y también asumen las obligaciones derivadas de la obligación de implementar las oportunas medidas técnicas y organizativas, y de la implementar el correspondiente mecanismo en caso de violaciones de la seguridad de los datos personales; así como establecer el mecanismo de respuesta al ejercicio por los titulares de los datos personales de los derechos de protección de los datos personales, y, si fuera necesario, el establecer un mecanismo acordado de contratación de encargado/s de tratamiento de datos personales.
La documentación de cada actividad que se realice al amparo del convenio incluirá la cláusula del tratamiento concreto los datos personales, con especificación de los puntos legalmente exigibles.
Si el Ministerio de Defensa y el INCIPE destinasen los datos personales a otra finalidad, los comunicaran o utilizaran incumpliendo lo estipulado en este convenio y/o en la normativa de protección de datos personales, cada una de las partes intervinientes responderá de las responsabilidades que deriven de los daños y perjuicios que causen, a fin de garantizar la indemnización efectiva al perjudicado, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 82.5 del RGPD europeo.
Las garantías que, en orden a los datos personales, se recogen en esta cláusula tendrán validez durante la vigencia del convenio y sus prórrogas.
Este convenio tiene naturaleza administrativa, siéndole de aplicación el título preliminar, capítulo VI, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Las controversias que pudieran surgir entre las partes como consecuencia de la ejecución del convenio deberán solventarse por mutuo acuerdo de las mismas en el seno de la Comisión Mixta de Seguimiento. Si no pudiera alcanzarse dicho acuerdo, serán de conocimiento y competencia del orden jurisdiccional contencioso-administrativo.
Los derechos de explotación y difusión sobre los resultados obtenidos de las actividades objeto de este convenio, en el caso de que los hubiere, serán de titularidad de las dos partes firmantes.
Con arreglo a lo establecido en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, el convenio se perfeccionará por la prestación del consentimiento de las partes, y resultará eficaz una vez inscrito, en el plazo de cinco días hábiles desde su formalización en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, al que se refiere la disposición adicional séptima de la citada Ley 40/2015, de 1 de octubre. Asimismo será publicado en el «Boletín Oficial del Estado» en el plazo de diez días hábiles desde su formalización.
El cómputo de la vigencia del mismo se iniciará desde que devenga eficaz y estará vigente hasta el 15 de noviembre de 2023. Las partes, a propuesta de la Comisión Mixta de Seguimiento, determinarán cómo resolver las actuaciones en curso de ejecución y establecerán, en su caso, un plazo improrrogable para su finalización.
La extinción o resolución del convenio se rige por lo dispuesto en el artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
No obstante lo anterior, si cuando concurra cualquiera de las causas de resolución del convenio existen actuaciones en ejecución, las partes, a propuesta de la Comisión Mixta de Seguimiento, podrán acordar la continuación de las actuaciones en curso que consideren oportunas, estableciendo un plazo improrrogable para su finalización.
Los compromisos financieros se entenderán cumplidos cuando su objeto se haya realizado en los términos y a satisfacción de ambas partes, de acuerdo con sus respectivas competencias, de conformidad con lo establecido en el artículo 52 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
El cumplimiento y la resolución del convenio darán lugar a la liquidación del mismo, con arreglo al artículo 52.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, con el objeto de determinar las obligaciones y compromisos de cada una de las partes.
La resolución del convenio no conlleva indemnización para ninguna de las dos partes.
La Comisión Mixta de Seguimiento conocerá de cuantos posibles supuestos de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por cada una de las partes pudieran plantearse, actuándose en tal caso de la siguiente manera:
La parte cumplidora notificará a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en el plazo de un mes con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado a la Comisión Mixta de Seguimiento.
Si transcurrido el plazo de un mes indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a la otra parte firmante la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.
Cualquier modificación del contenido de este convenio requerirá el acuerdo unánime de los firmantes, mediante la suscripción de una adenda.
Y en prueba de conformidad con cuanto antecede, firman el presente convenio en dos ejemplares originales, igualmente válidos, en el lugar y fecha arriba indicados.–Por el Ministerio de Defensa, el Secretario General de Política de Defensa, Juan Francisco Martínez Núñez.–Por la Fundación Instituto de Cuestiones Internacionales y Política Exterior, el Director General, Vicente Garrido Rebolledo.
En este anexo se detallan los criterios relativos a los gastos a justificar por la Fundación Instituto de Cuestiones Internacionales y Política Exterior (INCIPE) relacionados con las actividades objeto del convenio.
De conformidad con la Resolución de 20 de enero de 2014, de la Dirección General de Presupuestos, por la que se establecen los códigos que definen la clasificación económica, se imputarán a la aplicación presupuestaria 14.01.121M2. 226.06 de los presupuestos correspondientes al ejercicio económico de 2023 los siguientes gastos:
– Gastos de organización y celebración de festivales, conferencias, asambleas, congresos, simposios, seminarios, convenciones y reuniones análogas, en España o en el extranjero. Pueden incluirse gastos de alquiler de salas, traductores, personal de apoyo y auxiliar y comidas de asistentes.
– Gastos derivados de visitas institucionales o de reuniones o grupos de trabajo en que participen funcionarios de un organismo para tratar o coordinar aspectos relacionados con el desempeño de las funciones propias o necesarias para el normal funcionamiento de los departamentos, organismos autónomos, agencias estatales y otros organismos públicos. Pueden incluirse gastos de alquiler de salas, traductores, personal de apoyo y auxiliar y comidas de asistentes.
– Gastos de manutención, alojamiento y locomoción que no se satisfagan al profesorado directamente, en aplicación del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio, sino que se contraten con el establecimiento o compañía que preste el servicio formando parte directamente del coste de organización del curso.
– Los gastos de transporte, restaurante y hotel solo pueden cargarse a este subconcepto si no se pueden imputar al artículo 23 «Indemnizaciones por razón del servicio» y están exclusivamente ocasionados por la celebración de reuniones y conferencias.
– Gastos originados por la realización de cursos y seminarios, tales como los relativos a material y unidades didácticas.
– Se imputarán también aquellos gastos que tienen por objeto aportaciones del Estado a cursos, congresos, seminarios, etc., instrumentados generalmente mediante un convenio, en el cual la Administración se obliga a satisfacer una cantidad fijándose como contrapartida que en todos los medios de propaganda se haga constar el ministerio u organismo que colabora, su logotipo, la entrega de una memoria o informe, de un número determinado de ejemplares de la edición realizada, etc.
La adaptación al Ministerio de Defensa de los códigos de la clasificación económica, realizada por la Oficina Presupuestaria de la Dirección General de Asuntos Económicos, añade lo establecido por la Dirección General de Presupuestos que en caso de que las invitaciones de personalidades nacionales o extranjeras no tengan origen en la celebración de conferencias, seminarios o cualquier otro de los motivos antes aludidos se imputarán al subconcepto 226.01 «Atenciones protocolarias y representativas».
Además, según instrucciones del órgano fiscalizador, las facturas originales justificativas de la realización de las actividades deberán cumplir, para determinados tipos de gasto, los siguientes criterios:
– Gastos de personal: pueden contratarse traductores, personal de apoyo y auxiliar ajeno a la entidad para las actividades objeto del convenio, pero no se pueden abonar con cargo al convenio los gastos correspondientes a las retribuciones ordinarias del personal fijo o eventual laboral que tenga una relación laboral dependiente del INCIPE.
Sin embargo, sí se podrán abonar con cargo al convenio las gratificaciones o retribuciones extraordinarias que otorgue el INCIPE a algún miembro integrante de su plantilla en concepto de asistencias o indemnizaciones por la coordinación de jornadas, la impartición de conferencias o por labores de administración específicas de las actividades objeto del convenio, siempre que dichas indemnizaciones se fijen con arreglo a criterios de economía y eficiencia.
Para justificar dichos gastos deberá certificarse que dicha retribución corresponde a un trabajo específico desempeñado para la realización de las actividades objeto del convenio.
– Gastos de telefonía: debe quedar constancia en la documentación justificativa que el consumo telefónico se ha llevado a cabo específicamente para cumplimentar el objeto del convenio.
– Gastos de manutención, alojamiento y locomoción: han de ir acompañados de una memoria explicativa en la que se exponga la necesidad de los gastos y que los mismos han sido ocasionados como consecuencia de las actividades objeto del convenio, así como el lugar de celebración de las actividades y la identificación de los participantes en las mismas (nombre y apellidos).
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