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Documento BOE-A-2018-5935

Orden JUS/439/2018, de 26 de abril, por la que se crea y regula el Sistema Archivstico del Ministerio de Justicia y de sus Organismos Pblicos vinculados o dependientes.

TEXTO

De conformidad con lo establecido en el artculo 65 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol, que obliga a cada Departamento ministerial a asegurar la coordinacin del funcionamiento de todos los archivos del Ministerio y de los organismos a l vinculados y a regularizar las transferencias a los Archivos del Estado, se dicta la presente orden que establece las normas bsicas sobre organizacin y funcionamiento del Sistema Archivstico del Departamento.

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus organismos pblicos y su rgimen de acceso, en su artculo 7 prev que integran el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado, todos los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivsticos de los Departamentos ministeriales, y de sus organismos pblicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente; y en su disposicin final tercera prev que los titulares de los Departamentos ministeriales adoptarn las previsiones necesarias para asegurar la plena aplicacin de las previsiones del Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus organismos pblicos en el mbito de los archivos de su competencia.

As, mediante la presente orden se establecen las normas bsicas de organizacin y funcionamiento del Sistema Archivstico del Ministerio de Justicia y de los organismos pblicos vinculados o dependientes del mismo, esto es, el Centro de Estudios Jurdicos y la Mutualidad General Judicial, al objeto de lograr un tratamiento archivstico normalizado y uniforme en todo su mbito de aplicacin, con el fin de cumplir con las obligaciones de transparencia exigidas por la normativa vigente.

Se regulan tambin las funciones del Archivo General del Ministerio de Justicia, de los archivos de gestin y del Sistema Archivstico del Ministerio de Justicia y sus organismos pblicos vinculados o dependientes.

En el plano organizativo, la Subsecretara de Justicia ejerce funciones de coordinacin ejecutiva, a travs de la Secretara General Tcnica, asistida por el Grupo de Trabajo de Coordinacin de Archivos y Gestin Documental del Ministerio de Justicia y de los organismos pblicos vinculados o dependientes del mismo, creado por Resolucin de la Subsecretara del Ministerio de Justicia de 20 de Septiembre de 2016.

Esta orden aborda tambin el establecimiento de las normas relativas a la transferencia de documentos, que es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de los archivos de gestin al Archivo General y con posterioridad a los correspondientes Archivos del Estado, en aplicacin de la normativa estatal vigente. Su objetivo final es lograr que el Patrimonio Documental reciba el tratamiento archivstico adecuado por el personal especializado de los Archivos del Estado y evitar la acumulacin de documentos en las oficinas.

Por ltimo, se fijan las normas relativas a la eliminacin o destruccin fsica de unidades o series documentales de acuerdo con lo determinado en el proceso previo de valoracin documental.

La presente orden se dicta de conformidad con la disposicin final tercera del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.

En su virtud, dispongo:

Artculo 1. Objeto y mbito de aplicacin.

1. La presente orden tiene por objeto:

a) Establecer las normas de organizacin y funcionamiento del Sistema Archivstico del Ministerio de Justicia y, a tal efecto, determinar su composicin, as como las funciones de los rganos de direccin y consulta.

b) Regular las funciones del Archivo General del Ministerio de Justicia, de los archivos de gestin y del Sistema Archivstico del Ministerio de Justicia y sus organismos pblicos vinculados o dependientes.

c) Prever el rgimen y calendario de las transferencias y de las propuestas de eliminacin de documentos.

2. Esta orden ser de aplicacin a todos los archivos de cualquier rgano del Ministerio de Justicia y sus organismos pblicos vinculados o dependientes.

Artculo 2. Rgimen jurdico aplicable.

Los Archivos del Ministerio de Justicia se rigen por la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol; la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas; la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico del Sector Pblico y sus normas de desarrollo; el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su rgimen de acceso; el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservacin del patrimonio documental con valor histrico, el control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos y la conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original; as como por lo establecido en esta orden.

Artculo 3. Definiciones.

A los efectos de esta orden, se entiende por:

a) Sistema Archivstico del Ministerio de Justicia: conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con el que se hacen funcionar y protegen los archivos del Ministerio de Justicia y el patrimonio documental en ellos conservado. Est conformado por unos rganos de direccin, coordinacin y asesoramiento tcnico, un conjunto de archivos y una normativa que dan cohesin al Sistema y regulan sus procedimientos.

b) Archivos del Ministerio de Justicia: conjuntos orgnicos de documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por cualquier rgano u organismo incluido en el mbito de esta orden, al servicio de su utilizacin para la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Estn compuestos por el Archivo General del Ministerio de Justicia y el conjunto de archivos de gestin que conservan, controlan y tratan la documentacin producida o conservada por el Departamento en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

c) Patrimonio Documental del Ministerio de Justicia: conjunto de documentos de cualquier poca, entendiendo por tales todas las expresiones en lenguaje natural o convencional y cualesquiera otras expresiones grficas, sonoras o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluido los soportes informticos cuya titularidad corresponda a cualquier rgano u organismo definido en el mbito de esta orden.

Artculo 4. El Sistema Archivstico del Ministerio de Justicia. rganos competentes y funciones.

1. La Secretara General Tcnica ejerce la direccin del Sistema Archivstico del Ministerio de Justicia y gestiona su patrimonio documental a travs del Archivo General con las siguientes misiones fundamentales:

a) Asegurar la coordinacin del funcionamiento de todos los archivos incluidos en el mbito de esta orden, inspeccionar sus trabajos tcnicos, asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en los mismos, e impulsar la formacin y actualizacin en temas archivsticos del personal con cometidos en el Sistema Archivstico.

b) Elaborar y aprobar las normas e instrucciones tcnicas de procedimiento, previo informe del Grupo de Trabajo de Coordinacin de Archivos y de Gestin Documental, promoviendo as la unificacin de criterios en los archivos del Departamento sobre las diferentes materias y trabajos archivsticos y los instrumentos e impresos normalizados que de ellos se deriven, conforme al Sistema vigente para los Archivos del Estado, y sobre cualesquiera otros asuntos relacionados con el tratamiento archivstico de los documentos en cualquiera de las fases de su ciclo vital.

c) Elaborar y coordinar los programas de actuacin sobre el patrimonio documental del Ministerio de Justicia.

d) Coordinar, mantener y actualizar el Censo del Patrimonio Documental del Ministerio de Justicia, sin perjuicio de la colaboracin necesaria para el mantenimiento del censo de archivos estatales que las autoridades culturales requieran, y proporcionar la informacin de carcter general que corresponda sobre dicho Patrimonio a las entidades, organismos o personas que lo soliciten.

e) Asesorar y prestar asistencia tcnica a las autoridades y organismos responsables del cumplimiento de la presente orden.

f) Colaborar y participar activamente desde el Archivo General y desde el Grupo de Trabajo de Coordinacin de Archivos y de Gestin Documental en la implantacin de la Administracin digital, especialmente a travs de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos, en lo que respecta al Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo, fase final del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos.

2. El Grupo de Trabajo de Coordinacin de Archivos y de Gestin Documental es el rgano especfico del Departamento que estudia y eleva propuestas de dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificacin y utilizacin de sus documentos, as como su rgimen de transferencias, acceso e inutilidad administrativa.

Artculo 5. Composicin de los archivos del Ministerio de Justicia.

Los archivos del Ministerio de Justicia se componen del Archivo General y del conjunto de archivos de gestin que conservan, controlan y tratan la documentacin producida o conservada por el Departamento y por cualquier rgano u organismo incluido en el mbito de esta orden, en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con las normas de la presente orden y aquellas otras que le sean de aplicacin.

Artculo 6. El Archivo General del Ministerio de Justicia. Organizacin y funciones.

1. El Archivo General del Ministerio de Justicia, dependiente de la Subdireccin General de Documentacin y Publicaciones de la Secretara General Tcnica, realiza las siguientes funciones:

a) Conservar los documentos que son transferidos por los distintos archivos de gestin.

b) Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestin.

c) Proporcionar a los archivos de gestin el asesoramiento tcnico necesario para conseguir la correcta conservacin y tratamiento archivstico unificado de la documentacin, en materia de transferencias preceptivas y peridicas de documentos; adems, fija el rgimen de acceso, en los trminos establecidos mediante resolucin de la Subsecretara; y la coordinacin de cuantos trabajos archivsticos sean necesarios.

d) Transferir al Archivo General de la Administracin la documentacin, una vez transcurrido el plazo establecido para ello.

2. Con carcter general, y salvo excepciones aprobadas por el Secretario General Tcnico, el Archivo General del Ministerio de Justicia no deber custodiar documentos que superen los veinticinco aos de antigedad.

Artculo 7. Los archivos de gestin del Ministerio de Justicia. Organizacin y funciones.

1. Los archivos de gestin dependern orgnicamente de los rganos superiores y directivos de los que forman parte, aunque funcionalmente se sometan a las prescripciones tcnicas archivsticas de carcter normativo, asistencial y de inspeccin tcnica derivadas de la funcin de coordinacin del Sistema Archivstico por parte de la Secretara General Tcnica.

2. Los archivos de gestin del Ministerio de Justicia custodiarn la documentacin todava en trmite y aquella otra que, aun despus de finalizado el procedimiento administrativo, est sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas.

Los responsables de los archivos de gestin transferirn peridicamente sus documentos al Archivo General. Con carcter general, no podrn custodiar documentos que superen los cinco aos de antigedad, salvo las excepciones aprobadas por la Secretara General Tcnica.

3. Corresponde a los responsables de los archivos de gestin reunir y custodiar la documentacin producida por las unidades en el ejercicio de sus actividades, asegurando su control, descripcin, buena conservacin fsica e instalacin adecuada para su consulta en todo momento y futura transferencia.

Artculo 8. Rgimen y calendario de transferencias.

1. Al efecto de lograr la eficacia en materia de transferencia de documentos, la Secretara General Tcnica aprobar un calendario anual de transferencias de los archivos de gestin al Archivo General.

2. Las transferencias anuales de documentos de los archivos de gestin se realizarn segn las instrucciones tcnicas que la Secretara General Tcnica dicte a tal efecto e irn acompaadas de una copia de los instrumentos de control que los describan (ficheros, ndices, etc.), en soporte informtico, y que hayan venido sirviendo a la unidad para el control y la recuperacin de los mismos.

Artculo 9. Eliminacin de documentos.

La propuesta de eliminacin de documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su funcin por cualquiera de las unidades del Ministerio de Justicia y de cualquier rgano u organismo incluido en el mbito de esta orden, deber ser informada por el Grupo de Trabajo de Coordinacin de Archivos y de Gestin Documental y elevada al Subsecretario para su remisin a la Comisin Superior Calificadora de Documentacin Administrativa, mediante el procedimiento que, en desarrollo del artculo 55 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, se contiene en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.

Disposicin adicional nica. No incremento de gasto.

Esta orden no supondr ningn incremento de gasto ni de dotacin de recursos humanos para el Ministerio de Justicia.

Disposicin transitoria nica. Transferencias desde los archivos de gestin al Archivo General de fondos con antigedad superior a cinco aos.

No obstante el lmite mximo de cinco aos previsto, con carcter general, en el artculo 7.2, los responsables de los archivos de gestin dispondrn de un ao desde la entrada en vigor de la presente orden, para regularizar la antigedad de su fondo mediante un plan de transferencias extraordinarias que deber ser acordado con el Archivo General.

Disposicin final primera. Ttulo competencial.

Esta orden se dicta al amparo del artculo 149.1.28. de la Constitucin, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de archivos de titularidad estatal.

Disposicin final segunda. Entrada en vigor.

La presente orden entrar a los veinte das de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado.

Madrid, 26 de abril de 2018.–El Ministro de Justicia, Rafael Catal Polo.

Análisis

  • Rango: Orden
  • Fecha de disposición: 26/04/2018
  • Fecha de publicación: 02/05/2018
  • Entrada en vigor: 22 de mayo de 2018.
Referencias anteriores
  • DE CONFORMIDAD con:
    • la disposicin final 3 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre (Ref. BOE-A-2011-18541).
    • el art. 65 de la Ley 16/1985, de 25 de junio (Ref. BOE-A-1985-12534).
Materias
  • Archivos
  • Documentos
  • Ministerio de Justicia
  • Patrimonio Documental y Bibliogrfico
  • Secretara General Tcnica del Ministerio de Justicia

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