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Documento BOE-A-2015-7626

Instruccin de 1 de julio de 2015, de la Direccin General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrnicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalizacin en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.

TEXTO

La reciente Instruccin de 12 de febrero de 2015, de la Direccin General de los Registros y del Notariado, sobre legalizacin de libros de los empresarios en aplicacin del artculo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizacin, ha unificado los criterios procedimentales a seguir en los Registros Mercantiles en relacin a la presentacin de libros de empresarios sujetos a legalizacin, en aplicacin de las previsiones del citado artculo 18. De este modo, se facilita la consecucin de los objetivos de economa y seguridad en todos los trmites legalmente precisos que la norma prev.

Entre los criterios que la Instruccin recogi tiene especial relevancia el relativo a la seguridad de los archivos electrnicos remitidos a los Registros Mercantiles, habida cuenta de que a diferencia del rgimen anterior a la reforma legal ya no es posible la legalizacin de libros en blanco ni en soporte papel.

Ni la Ley 14/2013, de 27 de septiembre ni la Instruccin de 12 de febrero de 2015 han pretendido alterar el rgimen existente hasta su entrada en vigor sino facilitar y simplificar la obligacin de presentacin a legalizacin de los libros de los empresarios en un entorno de mayor seguridad jurdica. De aqu que no sea posible hoy, como no lo era anteriormente, la conservacin en el Registro de un ejemplar o copia de los ficheros presentados a legalizacin ni la publicidad del contenido de unos libros que no se depositan en ningn caso en la oficina registral. Consecuentemente, el rgimen competencial no se ha visto alterado por la entrada en vigor del nuevo sistema de presentacin a legalizacin por lo que hoy, como antes, corresponde al empresario individual o al rgano de administracin del empresario persona jurdica la responsabilidad de certificar su contenido a los efectos legalmente previstos, regulndose en esta Instruccin nicamente el caso en el que, adicionalmente, se solicite el contraste del Registro Mercantil en relacin con la efectiva legalizacin de los libros.

El necesario equilibrio entre los requerimientos del nuevo sistema instaurado por la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, y el innegable derecho de los sujetos obligados a mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestin empresarial hacen necesaria una regulacin complementaria que, por un lado, prevea los mecanismos tcnicos precisos y que por otro lado, unifique la prctica de forma que sean los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad que escogen en el cumplimento de sus obligaciones legales.

De este modo, se lleva a cabo una aplicacin concreta del conjunto de deberes a los que ya estn obligados los registradores mercantiles en cuanto responsables de los ficheros y el personal a su cargo en tanto que usuarios, como son el deber de secreto y el deber de aplicar las medidas de seguridad acordes con el nivel de seguridad previsto en nuestro Ordenamiento.

Esta Instruccin clarifica, finalmente, algunos aspectos que la prctica ha puesto de manifiesto durante este primer ejercicio de aplicacin del nuevo sistema y lo hace, como la Instruccin que complementa, procurando que el trnsito desde el anterior sistema al vigente sea lo ms flexible y sencillo posible, tanto para los empresarios obligados como para los registradores mercantiles responsables de su gestin, sin perjuicio de que futuras reformas ahonden en los procedimientos telemticos de legalizacin de libros de empresarios realizados en formato electrnico.

Por todo ello, en ejercicio de las competencias atribuidas a este Centro Directivo por los artculos 260 y siguientes de la Ley Hipotecaria, en materia de organizacin y funcionamiento de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, as como por el artculo 9 del Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgnica bsica del Ministerio de Justicia y se modifica el Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre, por el que se establece la estructura orgnica bsica de los departamentos ministeriales, y previo informe del Colegio Oficial de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de Espaa, se dictan las siguientes Instrucciones:

Primera. Medidas generales de seguridad en el tratamiento de los ficheros electrnicos de libros de empresarios presentados telemticamente a su legalizacin.

La Instruccin de 12 de febrero de 2015, de la Direccin General de los Registros y del Notariado, sobre legalizacin de libros de los empresarios en aplicacin del artculo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizacin, establece en su norma vigesimosptima lo siguiente:

Cualquiera que sea la entidad respecto de la que se lleve a cabo la legalizacin de los libros presentados, el registrador ser responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislacin sobre proteccin de datos.

La presente Instruccin, en desarrollo de la anterior previsin, tiene por objeto el establecimiento de los sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros relativos a los libros susceptibles de legalizacin.

Los ficheros que contengan los libros remitidos telemticamente para su legalizacin, en tanto que ficheros temporales presentados con la nica finalidad de llevar a cabo su legalizacin, sern objeto de borrado inmediato una vez que el registrador haya expedido la certificacin de legalizacin y, en caso de que se haya calificado la presentacin como defectuosa y no haya sido objeto de subsanacin, cuando caduque el asiento de presentacin.

El registrador mercantil podr emitir publicidad formal exclusivamente del contenido del Libro Diario y del Libro de legalizaciones en el que se reflejar la circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado la legalizacin as como, en su caso, el contenido de la certificacin de legalizacin a que se refiere la norma vigesimoprimera de la Instruccin de 12 de febrero de 2015.

El procedimiento de recepcin y gestin de los ficheros presentados telemticamente que contengan los libros cuya legalizacin se demande asegurar la trazabilidad informtica de los trmites realizados y de las personas que en ellos hayan intervenido.

Segunda. Seguridad de los ficheros correspondientes a los libros remitidos sin cifrar.

El registrador mercantil competente, como responsable de los ficheros generados por la funcin de legalizacin, tiene el deber de cumplir con lo establecido en el artculo 9 de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de carcter Personal y con lo dispuesto en el artculo 32 del Cdigo de Comercio. A tal efecto, deber adoptar las medidas necesarias, de ndole tcnica y organizativas que garanticen la seguridad de los datos de carcter personal con grado de seguridad de nivel medio como mnimo y preservar el secreto de los citados ficheros mientras permanezcan en su poder.

A los efectos de lo establecido en el artculo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, el empresario interesado, persona individual o jurdica deber conservar un soporte informtico de idntico contenido y formato que los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalizacin.

De este modo, cuando el rgano jurisdiccional contare con los recursos tcnicos necesarios para comprobar que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital, bastar que se aporte por el empresario a aqul la copia del fichero en su da legalizado acompaado de la certificacin extendida en su da bajo la firma del Registrador y acreditativa de la legalizacin. En dicha certificacin se identificar al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresar los libros legalizados, con identificacin de su clase y nmero, la huella digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentacin y del asiento practicado en el Libro- fichero de legalizaciones.

Siempre que as lo solicitar el juez a instancia del empresario interesado individual o persona jurdica titular de los libros objetos de legalizacin o el juez decidiera que por cualquier causa hubieren de aportarse a los autos, en soporte papel, los libros en su da legalizados, el Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informtico con los ficheros de contenido y formato idntico al de los libros presentados a legalizar, certificar que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.

Tercera. Opcin de cifrado de los ficheros por el sistema de cifrado de clave simtrica.

Cuando interesare al empresario, por razones de mayor confidencialidad y de seguridad de los archivos, no remitir en abierto los ficheros de todos o algunos de los libros susceptibles de legalizacin, podr utilizar sobre cada fichero que desee encriptar algunos de los siguientes algoritmos de cifrado por bloques simtrico con el formato establecido en la Instruccin de 12 de febrero de 2015.

1. El algoritmo 3DES (tripleDES) con longitud de clave de 168 bits.

2. El algoritmo AES (Rijndael) con longitudes de clave de 128, 192 o 256 bits.

El soporte electrnico del libro o libros cifrados deber cumplir los requisitos tcnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de la Instruccin de 12 de febrero de 2015, aadiendo la extensin 3des, aes128, aes192 o aes256 a los ficheros cifrados segn el caso. A estos efectos, se pondr a disposicin de los interesados, para su uso gratuito, en la plataforma de tramitacin telemtica del Colegio de Registradores (en la web registradores.org), el aplicativo que permite la encriptacin de los ficheros y la generacin de la clave secreta que el interesado debe custodiar.

Respecto a los libros en ficheros cifrados, el Registrador calificar no slo el contenido de la solicitud segn lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino tambin que el algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros cifrados coincide con el que consta en la relacin de libros presentada.

Si no mediaran defectos, el Registrador extender una certificacin en la que, bajo su firma, identificar al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresar los libros legalizados, con identificacin de su clase y nmero, la huella digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentacin y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, har constar que la legalizacin se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el artculo 333 del Reglamento del Registro Mercantil. El Registrador har mencin expresa en la certificacin a que el empresario deber conservar una copia informtica de idntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios y al deber adicional de conservar la clave secreta que permita desencriptar el fichero cifrado.

A los efectos de lo establecido en el artculo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba de libros legalizados en ficheros cifrados, se estar a lo dispuesto en el nmero anterior cuando el juez disponga de los medios tcnicos precisos. Adems, el Registrador Mercantil, si as lo solicitare el empresario interesado persona individual o jurdica titular de los libros objetos de legalizacin o lo ordenare el Juez, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informtico con los ficheros de contenido y formato idntico al de los libros presentados a legalizar y la clave para su desencriptacin, certificar que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.

Cuarta. Actuaciones de las entidades prestadoras de servicios de certificacin como tercero de confianza.

Alternativamente a lo dispuesto en el apartado anterior, cuando interesare al empresario, por razones de confidencialidad y de seguridad de los archivos, no remitir en abierto los ficheros de todos o algunos de los libros susceptibles de legalizacin, podr utilizar si lo desea el sistema de cifrado con doble clave, pblica y privada que pongan a disposicin de los usuarios las entidades prestadoras de servicios de certificacin de firma electrnica reconocida y actuando stas como tercero de confianza.

Las entidades prestadoras de servicios de certificacin de firma electrnica reconocida a las que se refiere el prrafo anterior, si lo solicitare el empresario interesado persona individual o jurdica, podrn prestar servicios de cifrado mediante generacin de parejas de claves, pblicas y privadas, as como de custodia y almacenamiento de claves. Recibidos los ficheros cifrados, se comprobar la correccin del cifrado y se guardarn en repositorios digitales internos los ficheros cifrados, las huellas digitales generadas y las claves pblicas y privadas de las que no podr hacerse uso en ningn caso. De todo ello respondern las entidades prestadoras de servicios de certificacin, de conformidad con lo previsto en la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Informacin para los prestadores de servicios.

El Registrador Mercantil competente proceder a la legalizacin de los ficheros cifrados en la forma prevista en el apartado anterior.

A los efectos de lo establecido en el artculo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, en materia de prueba de libros legalizados en ficheros cifrados, se estar a lo dispuesto anteriormente cuando el juez disponga de los medios tcnicos precisos. Adems, el Registrador Mercantil, si as lo solicitare el juez a instancia del empresario interesado persona individual o jurdica titular de los libros objetos de legalizacin o porque el juez estimare necesario aportarlo a la causa, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informtico con los ficheros de contenido y formato idntico al de los libros presentados a legalizar y la clave privada suministrada por la entidad prestadora de servicios de certificacin, certificar que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.

Quinta. Libros Legalizados en blanco que contengan asientos relativos a ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013.

Los libros legalizados en blanco (sean de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de otra ndole), que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado despus del 29 de septiembre de 2013 y cerrado no mas tarde del da 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrnico, no precisan ser presentados de nuevo a legalizacin. En el caso de que los empresarios no dispongan de hojas en blanco suficientes para incorporar todas las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, podrn solicitar del Registro Mercantil la legalizacin de libros u hojas en blanco que resulten necesarias.

Sexta. Presentacin en el Registro Mercantil.

La legalizacin de los libros de la sociedad en los trminos previstos en esta Instruccin podr realizarse de manera conjunta, de todos los libros en un mismo acto o por separado, pudiendo cifrarse todos o slo alguno de aqullos.

Sptima. Modificacin de la Instruccin de 12 de febrero de 2015 de la Direccin General de los Registros y del Notariado, sobre legalizacin de libros de los empresarios en aplicacin del artculo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizacin.

Quedan sin efecto las normas vigesimosegunda, vigesimoquinta y vigesimosexta de la Instruccin de 12 de febrero de 2015, de la Direccin General de los Registros y del Notariado, sobre legalizacin de libros de los empresarios en aplicacin del artculo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizacin.

Madrid, 1 de julio de 2015.–El Director General de los Registros y del Notariado, Francisco Javier Gmez Glligo.

Análisis

  • Rango: Instruccin
  • Fecha de disposición: 01/07/2015
  • Fecha de publicación: 08/07/2015
Referencias anteriores
  • DEJA SIN EFECTO las normas 22, 25 y 26 de la Instruccin de 12 de febrero de 2015 (Ref. BOE-A-2015-1481).
  • DE CONFORMIDAD con:
    • Art. 9 del Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo (Ref. BOE-A-2012-3161).
    • Arts. 260 y ss. de la Ley Hipotecaria, texto refundido aprobado por Decreto de 8 de febrero de 1946 (Gazeta) (Ref. BOE-A-1946-2453).
Materias
  • Administracin electrnica
  • Comunicaciones electrnicas
  • Empresas
  • Ficheros con datos personales
  • Internet
  • Registro Mercantil

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