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Documento BOE-A-2015-1481

Instruccin de 12 de febrero de 2015, de la Direccin General de los Registros y del Notariado, sobre legalizacin de libros de los empresarios en aplicacin del artculo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizacin.

TEXTO

Dada la trascendencia, tanto pblica como privada, que tiene la legalizacin de libros contables, de actas y otros que de forma obligatoria conforme a la normativa vigente deben llevar los empresarios, resulta conveniente unificar criterios en esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalizacin, dando respuesta tambin a la Ley 20/2013, de 9 de diciembre, de garanta de la unidad de mercado, al reforzar la seguridad jurdica que proporcionan unos criterios procedimentales nicos y uniformes para la legalizacin de libros obligatorios de todas clases de los empresarios, que va a redundar en una mayor claridad, no slo para los funcionarios competentes encargados de dicha legalizacin, sino tambin para todos los operadores jurdicos que se relacionan con la materia y por ende en una mayor economa y seguridad en todos los trmites de legalizacin, que es lo que pretende el nuevo sistema de legalizacin establecido en el artculo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizacin.

Por otra parte, la Instruccin de 31 de diciembre de 1999, de la Direccin General de los Registros y del Notariado, sobre legalizacin de libros en los Registros Mercantiles a travs de procedimientos telemticos, estableci el formato y los requisitos que deben cumplir los soportes que contengan los ficheros relativos a los libros que se presentan para su legalizacin en el Registro Mercantil.

Se hace necesario un nuevo formato que empaquete los archivos que conforman la legalizacin en un archivo comprimido, aportando simplicidad, ahorro de tamao y disminucin del tiempo de proceso en la tramitacin telemtica, el cual se establece en la presente Instruccin.

Por todo ello, en ejercicio de las competencias atribuidas a este Centro Directivo por los artculos 260 y siguientes de la Ley Hipotecaria en materia de organizacin y funcionamiento de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, as como por el Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgnica bsica del Ministerio de Justicia, y previo informe del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de Espaa, se dictan las siguientes Instrucciones:

Primera.

El sistema de legalizacin de libros de los empresarios en formato electrnico y presentados por va telemtica en el Registro Mercantil competente, establecido en el artculo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalizacin, ser de aplicacin a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del da 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley

Segunda.

Conforme al citado artculo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios debern cumplimentarse en soporte electrnico.

Tercera.

La presentacin de dichos libros para su legalizacin en el Registro Mercantil competente por razn del domicilio, deber ser por va telemtica, tras su cumplimentacin, dentro de los cuatro meses siguientes al cierredel ejercicio social.

Cuarta.

No podrn legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilizacin o libros no encuadernados, tambin en blanco, y formados por hojas mviles.

Quinta.

Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco ser posible la legalizacin de libros en soporte papel o en soporte electrnico de cualquier tipo no presentados por va telemtica.

Sexta.

Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados slo podrn ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este ltimo ejercicio social, se proceder al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditar, en el primer envo telemtico de dichos libros, con la incorporacin de un archivo que incluya la certificacin del rgano deadministracin que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artculo334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artculo 18.3 de la Ley 14/2013, de27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se proceder igualmente al cierre del libro en cuestin, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deber enviarse telemticamente.

Sptima.

Todas las actas de reuniones de los rganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio nico, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, debern reflejarse en soporte electrnico y ser presentados de forma telemtica para su legalizacin dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Octava.

En cada ejercicio se debern legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podr ser nico para las actas de todos los rganos colegiados de la sociedad, o tambin un libro para cada uno de los rganos colegiados. Ser necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

Novena.

En cualquier momento del ejercicio social se podrn legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.

Dcima.

Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrn ser objeto de utilizacin para los negocios jurdicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013.

A partir de dicha fecha se proceder de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados, a los efectos del artculo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y 28.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deber legalizar un libro, que ser el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial slo ser obligatoria la legalizacin de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalizacin del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteracin en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravmenes sobre las mismas.

En dichos libros deber constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisin de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedir la legalizacin del libro de que se trate, pero en la nota de legalizacin se dejar constancia de dicha omisin. Las mismas reglas sern de aplicacin a los libros de contratos del socio nico con la sociedad.

Undcima.

Podrn ser objeto de legalizacin los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo est el inmediatamente anterior o anteriores.

Duodcima.

De la misma forma podrn legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalizacin que no ha sido legalizado el libro inicial.

Decimotercera.

A efectos de rectificacin de libros de cualquier clase ya legalizados, se deber incluir en el fichero correspondiente del envo de rectificacin, un archivo en el que conste certificacin del rgano de administracin por el que se d cuenta del error cometido, en unin del archivo rectificado en el que constarn los datos correctos.

Decimocuarta.

En caso de prdida, sustraccin, destruccin fsica o informtica, o robo de los libros de socios o acciones nominativas, se podr legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos anteriormente sealados. A estos efectos se incluir el acta o la denuncia en fichero anexo a la peticin de la legalizacin de los libros.

Decimoquinta.

Las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitucin, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio nico con la sociedad, en el momento posterior a la constitucin de la sociedad, bien con arreglo a la legislacin anterior o a la que ahora se desarrolla, y as resulte de los archivos del registro, podrn incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitucin hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de estos libros ser apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos efectos podr incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su da y cuya legalizacin ahora se solicita.

Decimosexta.

El soporte electrnico al que alude el artculo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, deber cumplir los requisitos tcnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I. A estos efectos se seala la plataforma de tramitacin telemtica del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de envo telemtico.

Decimosptima.

La informacin presentada relativa a cada libro dispondr de un sistema de proteccin con el objeto de garantizar la no manipulacin desde la creacin del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que ste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La proteccin se realizar mediante la utilizacin de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo estndar SHA256 (RFC 6234).

Decimoctava.

Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relacin de firmas digitales generadas por los libros cuya legalizacin se solicita debern reunir los requisitos establecidos en la legislacin vigente en materia de firma electrnica reconocida y con la preceptiva intervencin de entidad prestadora de servicios de certificacin.

Decimonovena.

El Registrador calificar no slo el contenido de la solicitud segn lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino tambin que el algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros coinciden con el que consta en la relacin de libros presentada.

Vigsima.

El contenido de los ficheros legalizados y de los dems documentos presentados se ajustar a lo establecido en esta Instruccin. De lo contrario, el Registrador suspender la legalizacin de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil.

Vigesimoprimera.

Si no mediaran defectos, el Registrador extender una certificacin en la que, bajo su firma, identificar al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresar los libros legalizados, con identificacin de su clase y nmero, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentacin y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, har constar que la legalizacin se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el artculo 333 del Reglamento del Registro Mercantil. El Registrador har mencin expresa en la certificacin que el empresario deber conservar una copia informtica de idntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.

Vigesimosegunda.

A los efectos de lo establecido en el artculo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, el Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informtico con los ficheros de contenido y formato idntico al de los libros presentados a legalizar, imprimir una copia en papel de ellos y certificar, a solicitud de parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente, que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.

Vigesimotercera.

Cuando por problemas tcnicos no sea posible la presentacin de los ficheros a legalizar por va telemtica, excepcionalmente se permitir la presentacin en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes requisitos.

a) Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentacin por va telemtica mediante la plataforma de tramitacin telemtica del Colegio de Registradores.

b) Debern utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los ms habituales en el mercado.

c) Los ficheros de los libros presentados para su legalizacin deber cumplir los requisitos tcnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I.

d) Se deber presentar la instancia de solicitud de legalizacin de libros presentados en soporte magntico del artculo 330 del Reglamento del Registro Mercantil que se ajustar al modelo especificado en el anexo II. A la instancia de legalizacin se acompaar una relacin de libros cuya legalizacin se solicita con indicacin de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicacin del algoritmo de huella digital SHA256 (RFC 6234). La relacin se ajustar al modelo establecido en el anexo III.

Vigesimocuarta.

Sin perjuicio de lo anterior, y en relacin a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el da 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentacin en formato electrnico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitir la presentacin en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los trminos de artculo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.

Vigesimoquinta.

Los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio, debern serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente

Vigesimosexta.

Las anteriores reglas sern tambin de aplicacin para la legalizacin de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas fsicas y jurdicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Cdigo de Comercio.

Vigesimosptima.

Cualquiera que sea la entidad respecto de la que se lleve a cabo la legalizacin de los libros presentados, el registrador ser responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislacin sobre proteccin de datos.

Madrid, 12 de febrero de 2015.–El Director General de los Registros y del Notariado, Francisco Javier Gmez Glligo.

ANEXO I
Estructura y formato de los contenidos

En el soporte electrnico de que se trate debern constar obligatoriamente los ficheros que a continuacin se detallan.

A) Libros legalizados:

Libros legalizados que se correspondern con la siguiente tabla:

Nombre del libro

Diario

Inventario y Cuentas Anuales

Balances de comprobacin (sumas y saldos)

Inventario

Balances

Memoria

Mayor

Libro de Prdidas y Ganancias

IVA

Facturas Emitidas

Facturas Recibidas

Detalle del Diario

Registro de Acciones Nominativas

Registro de Socios

Libro de Actas

Libro de Detalle de Actas

Libro de Actas del Consejo

Libro de Detalle de Actas del Consejo

Libro-Registro de Contratos del Socio nico con la Sociedad Unipersonal

Otros

B) Archivo NOMBRES.TXT:

Fichero ASCII que contiene los nombres de los ficheros correspondientes a cada uno de los libros cuya legalizacin se pretenda. Los nombres de dichos ficheros y sus extensiones debern ajustarse a los requisitos que se detallan a continuacin. Cada lnea de texto, separada con Intro, indicar el nombre de cada uno de los libros legalizados.

Solamente se permitir la presentacin de un mximo de nueve libros correlativos por cada tipo (por ejemplo, del libro de DIARIO podr presentar hasta nueve libros). El nombre de dichos ficheros deber ser el correspondiente al tipo de libro, DIARIO en ste caso, concatenado con _NNN (NNN el n. correspondiente a cada uno de los libros presentados de dicho tipo). En caso de presentarse tipos de libros que no correspondan a ningn nombre de la tabla anterior, sus ficheros correspondientes se nombrarn todos como OTROS_ al que se le concatenar un nmero correlativo X (del 1 al 9) que los distinga.

Los nombres de los ficheros se ajustarn a la siguiente tabla:

Nombre del libro

Nombre del fichero en el archivo NOMBRE.TXT

Diario

DIARIO_NNN.<extension>

Inventario y cuentas anuales

INV_CUEN_NNN.<extension>

Balances de comprobacin (sumas y saldos)

BAL_SUMS_NNN.<extension>

Inventario

INVENTAR_NNN.<extension>

Balances

BALANCES_NNN.<extension>

Memoria

MEMORIA_NNN.<extension>

Mayor

MAYOR_NNN.<extension>

Libro de Prdidas y Ganancias

PER_GAN_NNN.<extension>

IVA

IVA_NNN.<extension>

Facturas Emitidas

FAC_EMIT_NNN.<extension>

Facturas Recibidas

FAC_RECI_NNN.<extension>

Detalle del Diario

DET_DIA_NNN.<extension>

Registro de Acciones Nominativas

ACCIONES_NNN.<extension>

Registro de Socios

SOCIOS_NNN.<extension>

Libro de Actas

ACTASCON_NNN.<extension>

Libro de Detalle de Actas

ACTASDET_NNN.<extension>

Libro de Actas del Consejo

ACTALCON_NNN.<extension>

Libro de Detalle de Actas del Consejo

ACTACODE_NNN.<extension>

Libro-registro de Contratos del Socio nico con la Sociedad Unipersonal

SOCUNICO_NNN.<extension>

Otros

OTROS_NNN.<extensin>

Las extensiones de los ficheros se ajustarn a la siguiente tabla:

Formato

Extensiones vlidas

Excel

XLS o XLSX

QuatroPro

WQ1

Lotus

WK1

Word

DOC o DOCX

Rich Text Format

RTF

Acrobat Reader

PDF

Open Office

ODS y ODT

C) Archivo DATOS.TXT:

Fichero de datos (cada dato ocupando un registro de este fichero) correspondientes a la solicitud y a la certificacin, ajustndose a la estructura siguiente:

Cdigo de campo

Formato

Longitud

Contenido del campo

101

Alfanumrico

8

Fecha de la solicitud (ddmmaaaa)

102

Alfanumrico

100

Nombre o Denominacin Social del empresario

103

Alfanumrico

32

Primer apellido

104

Alfanumrico

32

Segundo apellido

105

Alfanumrico

9

NIF

106

Alfanumrico

32

Domicilio

107

Alfanumrico

32

Ciudad

108

Numrico

5

Cdigo Postal

109

Numrico

2

Cdigo de la Provincia

110

Alfanumrico

10

Fax

111

Alfanumrico

10

Telfono

112

Numrico

5

Cdigo de Registro

201

Alfanumrico

6

Tomo (Datos Registrales)

202

Alfanumrico

6

Libro (Datos Registrales)

203

Alfanumrico

6

Seccin (Datos Registrales)

204

Alfanumrico

6

Folio (Datos Registrales)

205

Alfanumrico

32

Tipo de Registro Pblico

206

Alfanumrico

6

Hoja (Datos Registrales)

207

Alfanumrico

32

Otros (Datos Regstrales)

301

Alfanumrico

100

Nombre o Denominacin Social del presentante

302

Alfanumrico

32

Primer apellido presentante

303

Alfanumrico

32

Segundo apellido presentante

304

Alfanumrico

9

DNI presentante

305

Alfanumrico

32

Domicilio presentante

306

Alfanumrico

32

Ciudad presentante

307

Alfanumrico

5

Cdigo postal presentante

308

Alfanumrico

32

Provincia del presentante

309

Alfanumrico

10

Fax presentante

310

Alfanumrico

10

Telfono presentante

311

Alfanumrico

60

Correo electrnico presentante

401

Alfanumrico

2

Solicita retencin (SI/NO)

501

Numrico

3

Nmero total de libros presentados

Y para cada uno de los libros, en conjunto de seis registros:

Cdigo de campo

Formato

Longitud

Contenido del campo

xxx01

Alfanumrico

100

Descripcin del libro

xxx02

Numrico

3

Nmero del libro

xxx03

Alfanumrico

8

Fecha de apertura del libro (ddmmaaaa)

xxx04

Alfanumrico

8

Fecha de cierre del libro (ddmmaaaa)

xxx05

Alfanumrico

8

Fecha ltimo cierre (ddmmaaaa)

xxx06

Alfanumrico

64

Huella digital del libro

Donde xxx cambiar para cada libro, y por lo tanto para cada grupo de esos cuatro registros, yendo desde el 001 para el primer grupo (el primer libro), hasta el 180 en caso de presentarse el mximo nmero posible de libros (9) para cada uno de los 20 tipos posibles de dichos libros. El valor xxx ha de coincidir con el orden de lneas del fichero NOMBRES.TXT

D) Rutina clculo huella digital:

Para generar la huella digital correspondiente a cada libro, se aplicar al fichero de dicho libro el algoritmo estndar SHA256 (RFC 6234) el cual producir un hash de 256 bits (32 bytes), dicho conjunto de bits a su vez se codificar para su conversin en texto segn el estndar base64 (RFC 4648).

Formato ZIP:

Todos los ficheros que componen la legalizacin se encontrarn comprimidos en un archivo con extensin.ZIP. La tecnologa de compresin para conseguir el fichero.ZIP ser la de la versin 2.0 o anteriores. Todos los ficheros incluidos en el.ZIP pendern directamente de la raz (sin estructurarlos en directorios). El algoritmo de compresin ser el Deflate estndar (no el Deflate 64) y no se usarn cifrados ni signaturas.

ANEXO II

Aqu aparecen varias imgenes en el original. Consulte el documento PDF oficial y autntico.

ANEXO III

Aqu aparece una imagen en el original. Consulte el documento PDF oficial y autntico.

Análisis

  • Rango: Instruccin
  • Fecha de disposición: 12/02/2015
  • Fecha de publicación: 16/02/2015
Referencias posteriores

Criterio de ordenación:

  • SE DEJA SIN EFECTO las normas 22, 25 y 26, por Instruccin de 1 de julio de 2015 (Ref. BOE-A-2015-7626).
Referencias anteriores
Materias
  • Administracin electrnica
  • Comunicaciones electrnicas
  • Empresas
  • Formularios administrativos
  • Internet
  • Normas de calidad
  • Redes de telecomunicacin
  • Registro Mercantil
  • Sociedades

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