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En el recurso interpuesto por doña P. A. C., en nombre y representación de la sociedad «Acif Comerc i Serveis, S.L.», contra la nota de calificación extendida por el registrador Mercantil y de Bienes Muebles IV de Valencia, don Luis Orts Herranz, por la que se rechaza la legalización del libro de actas de la sociedad correspondiente al ejercicio 2014.

Hechos

I

Se solicitó del Registro Mercantil de Valencia la práctica de legalización de libros correspondientes al ejercicio 2014 con presentación de la documentación en formato electrónico del libro diario, libro de inventario y cuentas anuales y libro de actas.

II

La referida documentación fue objeto de la siguiente nota de calificación: «Don Luis Orts Herranz. Registrador Mercantil de Valencia Mercantil, previo el consiguiente examen y calificación, de conformidad con los artículos 18 del Código de Comercio y 6 del Reglamento del Registro Mercantil, ha resuelto no practicar la legalización solicitada conforme a los siguientes hechos y fundamentos de Derecho: Hechos Diario/Asiento: 132/26673 F. Presentación: 30/04/2015 Entrada: 3/2015/527097,0 Sociedad: Adif Comerc i Serveis, Sociedad Limitada Hoja: V-150144 Fundamentos de Derecho (defectos). El Libro de Actas, de conformidad con lo indicado en el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de apoyo a los emprendedores y su internalización, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio, lo que hace imposible la existencia de actas de distintos ejercicios. Defecto de carácter subsanable. 2. El Libro de actas, de conformidad con lo indicado en el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de apoyo a los emprendedores y su internalización, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación, en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio, lo que hace imposible la legalización del presente libro de actas, ya que no se ha producido el cierre del ejercicio. Defecto de carácter subsanable. Es de advertir que sería posible la legalización del libro enviado como libro detalle de actas. Es de advertir que para la subsanación del defecto precedente será imprescindible enviar nuevamente todos los ficheros marcando en el programa la casilla correspondiente a la indicación de “subsanación” e indicando también el n.º de entrada del primer envió defectuoso. En el caso de que los defectos observados hagan referencia a la falta de documentación por ser sujeto no inscrito en el Registro, deberán aportar esos documentos en el nuevo envío telemático. En relación con la presente calificación: (…) Valencia, a dieciocho de mayo de dos mil quince».

III

Contra la anterior nota de calificación, doña P. A. C., en nombre y representación de la sociedad «Acif Comerc i Serveis, S.L.», interpuso recurso en virtud de escrito de fecha 10 de junio de 2015, en el que alega lo siguiente: Que, conforme a los artículos 18 del Código de Comercio y 6 del Reglamento del Registro Mercantil, los registradores calificarán la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos, y, Que, sin embargo, en la calificación el registrador entra a calificar el documento de forma intrínseca o esencial, al valorar su contenido.

IV

El registrador emitió informe el día 19 de junio de 2015, ratificándose en su calificación, y elevó el expediente a este Centro Directivo.

Fundamentos de Derecho

Vistos los artículos 18 y 25 y siguientes del Código de Comercio; 18 y la disposición final decimotercera de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización; los artículos 329 a 337 del Reglamento del Registro Mercantil; las Instrucciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 31 de diciembre de 1999 y 12 de febrero y 1 de julio de 2015, y las Resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 16 de febrero de 2000, 26 de julio de 2001 y 5 de agosto de 2014, así como la resolución de contestación a consulta de fecha 23 de julio de 2015.

1. Constituye el objeto de este expediente decidir si puede procederse a la legalización de un libro de actas de una sociedad presentado en el Registro Mercantil el día 30 de abril de 2015 y que refiriéndose al ejercicio cerrado el día 31 de diciembre de 2014 contiene actas del ejercicio 2015. A juicio del registrador Mercantil esta última circunstancia impide la legalización. La recurrente entiende por su parte que la calificación desborda los límites legales.

2. Para dar respuesta a la cuestión planteada hay que partir del artículo 18.1 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre que dice así: «1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. 2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador. 3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación».

Como ha afirmado esta Dirección General (vid. Resolución de 5 de agosto de 2014), la solución prevista en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, supone una clara mejora en la llevanza de la contabilidad de los empresarios que, no debe perderse de vista, cumple una función de interés general (vid. Resolución de 16 de febrero de 2000). La universalización en la utilización de aplicaciones informáticas y la extensión obligatoria del sistema de transmisión de los libros al Registro Mercantil mediante procedimientos telemáticos, unidos a la exigencia de empleo de sistemas de firma electrónica reconocida, aportan un evidente reforzamiento de los procedimientos de legalización de libros y por ende, de la seguridad jurídica.

Ahora bien, consciente de las dificultades inherentes al proceso de transición de un sistema a otro, esta Dirección General ha dictado sus Instrucciones de 12 de febrero y 1 de julio de 2015 y, como afirma el preámbulo de esta última: «procurando que el tránsito desde el anterior sistema al vigente sea lo más flexible y sencillo posible, tanto para los empresarios obligados como para los registradores mercantiles responsables de su gestión». En el mismo sentido y con la misma finalidad facilitadora es de ver la resolución de esta Dirección General en contestación a consulta de fecha 23 de julio de 2015.

3. Como puso de relieve la citada Resolución de este Centro Directivo de 5 de agosto de 2014, la reforma llevada a cabo por la Ley de apoyo a los emprendedores y su internacionalización tras su entrada en vigor el día 29 de septiembre de 2013 supuso un profundo cambio en relación al régimen vigente hasta entonces. Desde dicha fecha y por aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, no cabe legalización previa de libros encuadernados en blanco o de libros no encuadernados y formados por hojas en blanco; no cabe la legalización posterior de libros encuadernados en papel tras su utilización; no cabe presentar para su legalización los libros en soporte papel ni en soporte de disco óptico u otro de naturaleza similar.

Las Instrucciones de 12 de febrero y 1 de julio de 2015 han procurado facilitar el tránsito de un sistema en el que se preveían hasta cuatro formas distintas de llevar a cabo la legalización de libros obligatorios a un sistema caracterizado porque la legalización es siempre posterior al cierre del ejercicio, porque el formato del soporte debe ser únicamente electrónico y porque el medio de presentación ha de ser siempre telemático. La previsión es que las sociedades hayan podido adaptar adecuadamente sus procedimientos de modo que, en cualquier caso, el nuevo sistema esté plenamente operativo para ejercicios iniciados con posterioridad al 31 de diciembre de 2014.

4. El recurso no puede prosperar porque como resulta de la regulación legal la legalización de libros de actas debe ser llevada a cabo con posterioridad al cierre del ejercicio y respecto de dicho ejercicio. No cabe en consecuencia que en el libro presentado consten actas relativas al ejercicio actual. La claridad de la previsión legal no deja lugar a dudas y así lo ha entendido esta Dirección General en su Instrucción de 12 de febrero de 2015 que afirma en su instrucción tercera: «La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social», y en su instrucción séptima: «Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social». Y con mayor contundencia la instrucción octava: «En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio».

El registrador Mercantil ha actuado dentro del ámbito de su competencia como resulta del número 1 en relación con el número 3 del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. De las instrucciones decimonovena y vigésima de la de 12 de febrero de 2015 resulta que el registrador debe calificar no sólo la solicitud presentada sino también el resto de los documentos que la acompañen, calificación que se extiende a la verificación de que el libro presentado a legalización cumple los requisitos previstos en el número 1 del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, en cuanto se refiere a un ejercicio vencido. La calificación de esta circunstancia está englobada dentro de la formal a que se refiere el artículo 18.3 citado sin afectar al fondo pues se limita a la coherencia intrínseca de los datos que va a publicar el Registro sin entrar en su contenido.

Es cierto que en aquellos supuestos en que la presentación de los libros se lleve a cabo de forma encriptada porque se utilicen los sistemas de cifrado de clave simétrica o los de doble clave mediante la utilización de los servicios de una entidad de certificación como tercero de confianza (instrucciones tercera y cuarta de la de 1 de julio de 2015), el registrador no podrá calificar dicha circunstancia. A estos supuestos se ha referido la reciente resolución de contestación a consulta de fecha 23 de julio de 2015.

Como afirma esta resolución, del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, resulta que los libros de llevanza obligatoria por parte de los empresarios deben estar cumplimentados en formato electrónico (apartado dos de la Instrucción de 12 de febrero de 2015) y remitirse telemáticamente al Registro Mercantil competente (apartado tercero). Este régimen es común a la legalización de los libros de los empresarios ya se presenten sin cifrar o mediante alguno de los sistemas a que se ha hecho referencia. Al igual que el o los libros remitidos en abierto deben ser objeto de presentación en formato electrónico y por vía telemática generando la huella digital a que se refiere el apartado decimoséptimo de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, los libros presentados añadiendo la opción de encriptado de clave simétrica o mediante la utilización de cifrado con doble clave deben formar parte del soporte electrónico a que se refiere el apartado decimosexto de la Instrucción.

Del mismo modo que no cabe la mera remisión telemática de la huella digital generada en el momento de la creación del soporte informático de un libro remitido en abierto, tampoco cabe la mera remisión de la huella digital generada como consecuencia de la utilización de un algoritmo de clave simétrica o de un cifrado de doble clave. Como resulta del contenido de la propia Ley 14/2013, de 27 de septiembre, y de sus Instrucciones de desarrollo, los libros de obligada legalización deben presentarse en formato electrónico con independencia de si su contenido es accesible o no. Como ya regulara la Instrucción de 31 de diciembre de 1999 en su artículo octavo, el fichero electrónico que contiene los libros a legalizar no puede diligenciarse físicamente (artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil), y de ahí que dé lugar a una certificación en la que el registrador hace constar, tras identificar al empresario: «los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro fichero de legalizaciones». El artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, ha elevado a rango legal la previsión que en su día hiciera la Instrucción y su contenido ha pasado, de forma idéntica, a la de 12 de febrero de 2015 (apartado vigesimoprimero). Evidentemente, tratándose de libros cuyo contenido esté protegido por alguno de los sistemas que se han descrito, el registrador no podrá certificar si el contenido del soporte informático presentado corresponde a un libro de empresario o no pero si podrá certificar sobre la declaración que al respecto haga quien lleve a cabo la presentación que es quien asume la responsabilidad sobre este hecho y cuya identidad está asegurada mediante el mecanismo de firma electrónica reconocida a que se refiere el apartado decimoctavo de la Instrucción de 12 de febrero de 2015. De este modo se garantiza que la única documentación que se conserva en el Registro, la certificación a que se refiere la instrucción vigesimoprimera, es veraz en la medida que asevera la declaración de presentación de una relación determinada de libros de un empresario también determinado. También se garantiza así la obligación que incumbe al registrador Mercantil de calificar «la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase» (artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre).

En consecuencia, esta Dirección General ha acordado desestimar el recurso y confirmar la nota de calificación del registrador.

Contra esta resolución los legalmente legitimados pueden recurrir mediante demanda ante el Juzgado de lo Mercantil de la provincia donde radica el Registro, en el plazo de dos meses desde su notificación, siendo de aplicación las normas del juicio verbal, conforme a lo establecido en la disposición adicional vigésima cuarta de la Ley 24/2001, 27 de diciembre, y los artículos 325 y 328 de la Ley Hipotecaria.

Madrid, 8 de septiembre de 2015.–El Director General de los Registros y del Notariado, Francisco Javier Gómez Gálligo.