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Una de las competencias tradicionales de este Departamento ha sido la aplicación y gestión del sistema de financiación local y el seguimiento económico financiero de las Entidades Locales mediante la captación y tratamiento de información, así como la realización de estadísticas sobre dichas materias.

Orgánicamente las delegaciones especiales de Economía y Hacienda dependen de la Subsecretaría de Hacienda y Administraciones Públicas. Funcionalmente las competencias en materia de control financiero y económico de las entidades locales son ejercidas tanto por Secretaría General de Coordinación Autonómica y Local, como por la Intervención General de la Administración del Estado. Estas competencias son ejercidas por las unidades regionales y territoriales de Coordinación Territorial, adscritas a las secretarías generales de las delegaciones de Economía y Hacienda, que se encargan de recabar de todas las entidades locales radicadas en la provincia la información que necesitan los órganos superiores competentes.

De todas las series documentales de archivo generadas por las unidades de Coordinación con las Haciendas Locales, se instruyeron seis expedientes de eliminación. Dichas series se han generado como consecuencia de la obtención de la información necesaria para velar por el correcto funcionamiento de las entidades locales.

Las propuestas de eliminación fueron vistas el día 26 de mayo de 2010 por la Comisión Permanente de la Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Economía y Hacienda, como requisito previo a su elevación ante la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Dicha Comisión Superior reunida en pleno el día 28 de septiembre de 2010, acordó emitir dictamen favorable a la eliminación de las series documentales propuestas por el entonces Ministerio de Economía y Hacienda, de acuerdo con el calendario de conservación que se incluye como anexo I.

Por Resolución de 31 de marzo de 2011, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de determinadas series documentales generadas por las Unidades de Coordinación de las Haciendas Territoriales, se hace efectiva la primera eliminación de documentación correspondiente a las series documentales relacionadas en el anexo I, que debe encontrar continuidad año tras año en cumplimiento del calendario de conservación aprobado.

En su virtud, y a propuesta de la Secretaría General Técnica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, he resuelto lo siguiente:

Primero.

Autorizar la exclusión del régimen general de protección establecido por la Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español, y la posterior eliminación de las series documentales formadas por la obtención de información de la gestión presupuestaria y tributaria de las Haciendas Locales, conservadas tanto en los archivos de las delegaciones especiales y territoriales de Economía y Hacienda, como en las Unidades locales de dichas delegaciones; así como en los archivos histórico-provinciales que hayan recibido parte de esas series por los medios previstos en el artículo 5 del Decreto 914/1969, de 8 de marzo, de creación del Archivo General de la Administración.

Segundo.

El régimen de exclusión y eliminación afecta a todas las series desde el momento en que fueron generadas hasta el año 2010, inclusive, en el caso de las «Fichas de información impositiva municipal», «Copias de las fichas de recolección de datos para la elaboración del censo de entes dependientes» y «Copia justificativa de la remisión del cuestionario para la formación de las cuentas del sector local de las administraciones públicas»; y hasta el año 2007, inclusive, para las series documentales «Copias de expedientes de aprobación / modificación de ordenanzas fiscales de corporaciones locales», «Copias de los presupuestos aprobados de las entidades locales» y «Copias de las liquidaciones de los presupuestos de las entidades locales».

Tercero.

Conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el artículo 6.2.b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses de la publicación de esta resolución en el Boletín Oficial del Estado, y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.

Cuarto.

Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta resolución se acuerda, el proceso de destrucción debe ser inmediato, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que se van a destruir deberán estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción, debiendo realizarse todas las operaciones de manejo y transporte por personal autorizado.

Quinto.

De su destrucción debe levantarse obligatoriamente un acta por cada delegación especial, territorial, unidad local o archivo histórico provincial, que debe ir acompañada de una certificación emitida por la empresa en la que conste la fecha o fechas de destrucción, el volumen de documentación destruida y el sistema empleado para la misma. De dicha acta y certificaciones debe enviarse copia diligencia a la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, órgano competente en materia de calificación documental en virtud de la Instrucción de 4 de octubre de 2011 de la Subsecretaría de Economía y Hacienda para el desarrollo de actuaciones de coordinación en las competencias de publicaciones oficiales, de calificación documental, de bibliotecas y de información administrativa en el Ministerio de Economía y Hacienda. Tanto el original del acta como de las certificaciones mencionadas, deben permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada centro gestor afectado por la presente resolución como garantía jurídica frente a terceros. No podrán ser eliminados aquellos expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso administrativo o económico administrativo y que todavía estén pendientes por parte de la autoridad o tribunal encargado de instruir la causa.

Sexto.

Una vez producida la eficacia de la eliminación, los responsables de la custodia de las series documentales procederán a darles de baja en los inventarios correspondientes.

Séptimo.

Contra la presente resolución se podrá interponer un recurso de alzada ante el Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas en el plazo de un mes a partir de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 27 de febrero de 2012.–La Subsecretaria de Hacienda y Administraciones Públicas, Pilar Platero Sanz.

ANEXO I

Calendario de conservación de series documentales producidas las unidades de Coordinación con las Haciendas Territoriales

N.º dictamen CSCDA	Código	Serie documental	Período de conservación antes de su eliminación
24/2010	EHA/3/2010-1	Fichas de información impositiva municipal.	Un año
25/2010	EHA/3/2010-2	Copias de las fichas de recolección de datos para la elaboración del censo de entes dependientes.	Un año
26/2010	EHA/3/2010-3	Copia justificativa de la remisión del cuestionario para la formación de las cuentas del sector local de las administraciones públicas.	Un año
27/2010	EHA/3/2010-4	Copias de expedientes de aprobación/modificación de ordenanzas fiscales de corporaciones locales.	Cuatro años
28/2010	EHA/3/2010-5	Copias de los presupuestos aprobados de las entidades locales.	Cuatro años
29/2010	EHA/3/2010-6	Copias de las liquidaciones de los presupuestos de las entidades locales.	Cuatro años