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Documento BOE-A-2012-10048

Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.

TEXTO

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones pblicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a travs del acceso electrnico a los servicios pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones pblicas.

Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales como: Documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico, copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos, modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, conexin a la red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la evolucin tecnolgica, para dar cumplimiento al mandato del artculo 42.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las normas relativas al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de documentos en soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin y a la poltica de gestin de documentos electrnicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperacin y conservacin del documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento electrnico a lo largo del tiempo.

En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos establece los conceptos relacionados con el desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos, identifica los procesos de la gestin de documentos en el marco de la administracin electrnica y establece los principios necesarios para el desarrollo y aplicacin de polticas de gestin de documentos electrnicos por parte de todos los rganos de la Administracin y Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqulla.

La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y propuesta por el Comit Sectorial de Administracin Electrnica.

En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,

Esta Secretara de Estado resuelve:

Primero.

Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos cuyo texto se incluye a continuacin.

Segundo.

La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos que se aprueba mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposicin Transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.

Madrid, 28 de junio de 2012.–El Secretario de Estado de Administraciones Pblicas, Antonio Germn Beteta Barreda.

Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos

ndice.

I. Objeto.

II. mbito de aplicacin.

III. Contenido y contexto.

IV. Actores involucrados.

V. Programa de tratamiento de documentos electrnicos.

VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.

VII. Asignacin de metadatos.

VIII. Documentacin.

IX. Formacin.

X. Supervisin y auditora.

XI. Actualizacin.

I. Objeto

La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos tiene por objeto establecer las directrices para la definicin de polticas de gestin de documentos electrnicos.

II. mbito de aplicacin

II.1 El contenido de esta norma ser de aplicacin para el desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos en el mbito establecido en el artculo 3 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.

II.2 Las directrices establecidas en esta norma se podrn aplicar en el desarrollo de polticas de gestin de documentos en entornos hbridos en que convivan documentos en soporte papel y documentos electrnicos.

III. Contenido y contexto

III.1 La poltica de gestin de documentos electrnicos ser un documento que incluir:

1. Definicin del alcance y mbito de aplicacin.

2. Roles de los actores involucrados.

3. Directrices para la estructuracin y desarrollo de los procedimientos de gestin documental.

4. Acciones de formacin relacionada contempladas.

5. Actuaciones de supervisin y auditora de los procesos de gestin de documentos.

6. Proceso de revisin del contenido de la poltica con el fin de garantizar su adecuacin a la evolucin de las necesidades de la gestin de documentos.

III.2 La poltica de gestin de documentos electrnicos:

1. Se integrar en el marco general de gestin de documentos y en el contexto de cada organizacin junto al resto de polticas implantadas para el desempeo de sus actividades.

2. Aplicar los criterios, mtodos de trabajo y de conducta generalmente reconocidos, as como los estndares y buenas prcticas nacionales e internacionales aplicables para la gestin documental atendiendo a lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares.

IV. Actores involucrados

Los actores involucrados en la definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de gestin de documentos electrnicos en una organizacin, sern, al menos, los siguientes:

1. La alta direccin que aprobar e impulsar la poltica.

2. Los responsables de procesos de gestin que aplicarn la poltica en el marco de los procesos de gestin a su cargo.

3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin documental.

4. El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos que aplicar lo establecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.

V. Programa de tratamiento de documentos electrnicos

V.1 El diseo, desarrollo e implantacin de los procesos, tcnicas y operaciones de gestin de documentos electrnicos se concretar en un programa de tratamiento especfico para la gestin de documentos y expedientes electrnicos.

V.2 Dicho programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los que garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y su contexto.

VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos

Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al menos, los siguientes:

1. Captura de documentos, que incluir el tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.

2. Registro legal de documentos, definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn que, adems del tratamiento de documentos electrnicos recibidos, atender a la posibilidad de digitalizar documentos en soporte papel segn lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.

3. Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y agrupaciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de clasificacin de la organizacin.

4. Descripcin de documentos, que atender a lo establecido en el apartado VII de esta norma as como a la posible redaccin de un esquema institucional de metadatos.

5. Acceso a los documentos, que contemplar la posible regulacin institucional de dicha prctica as como la trazabilidad de las acciones que se realizan sobre cada uno de ellos.

6. Calificacin de los documentos, que incluir:

i. Determinacin de los documentos esenciales.

ii. Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.

iii. Dictamen de la autoridad calificadora.

7. Conservacin de los documentos en funcin de su valor y tipo de dictamen de la autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios de conservacin.

8. Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la transferencia entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia.

9. Destruccin o eliminacin de los documentos, que atender a la normativa aplicable en materia de eliminacin de Patrimonio Documental y contemplar la aplicacin de las medidas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica: Borrado y destruccin del captulo de Proteccin de los soportes de informacin [mp.si] y Limpieza de documentos del captulo de Proteccin de la informacin [mp.info].

VII. Asignacin de metadatos

VII.1 Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre cada documento y sus metadatos.

VII.2 La implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno ser diseada por cada organizacin en base a sus necesidades, criterios y normativa especfica.

VII.3 Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en esquemas de metadatos que respondern a las particularidades y necesidades especficas de gestin de cada organizacin.

VII.4 El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE), disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, que incluye los metadatos mnimos obligatorios, definidos en las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de Documento electrnico y Expediente electrnico, as como otros metadatos complementarios pertinentes en una poltica de gestin y conservacin de documentos electrnicos, podr ser utilizado como referencia para la adecuacin a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestin documental.

VIII. Documentacin

Cada organizacin elaborar y mantendr actualizados y documentados los procedimientos de gestin de documentos a seguir en los distintos procesos de gestin documental.

IX. Formacin

IX.1 El personal de las organizaciones recibir la formacin especfica y adecuada a su rol necesaria para la gestin y conservacin de documentos y expedientes electrnicos.

IX.2 Las organizaciones exigirn, de manera objetiva y no discriminatoria, que aquellos que les presten servicios relacionados con la gestin y conservacin documental cuenten con unos niveles idneos de gestin y madurez en los servicios prestados.

X. Supervisin y auditora

X.1 Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestin documental generarn registros con las evidencias de la correcta aplicacin de dichos procedimientos atendiendo a las necesidades de cada documento y organizacin.

X.2 Las organizaciones realizarn evaluaciones o auditoras peridicas, convenientemente documentadas, que garanticen la adecuacin de la poltica de gestin documental y que los procesos de gestin de documentos electrnicos se realizan conforme a lo establecido en la poltica.

X.3 Los resultados de dichas evaluaciones sern considerados para la actualizacin de la poltica, programa de tratamiento y procesos de gestin de documentos electrnicos.

XI. Actualizacin

La poltica de gestin de documentos electrnicos, el programa de tratamiento y los procesos de gestin documental sern convenientemente actualizados con el fin de garantizar su adecuacin permanente a las necesidades reales de gestin de documentos electrnicos y normativa aplicable.

Análisis

  • Rango: Resolucin
  • Fecha de disposición: 28/06/2012
  • Fecha de publicación: 26/07/2012
  • Aplicable desde el 27 de julio de 2012.
Referencias anteriores
  • DE CONFORMIDAD con:
Materias
  • Administracin electrnica
  • Administraciones Pblicas
  • Documentos pblicos
  • Normas de calidad
  • Redes de telecomunicacin
  • Reglamentaciones tcnicas

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