Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS

PARA LA AGRICULTURA Y LA ALIMENTACIÓN

El Director general

CX-706 (Agm)

Roma, 5 de noviembre de 1997

21.a Reunión del Comité Coordinador del Codex

para Europa

Madrid, 5-8 de mayo de 1998

Se ruega contestación para el 28 de noviembre de 1997

Excelentísimo señor:

Tengo el honor de referirme a la carta del 11 de septiembre de 1997, del señor don Juan José Francisco Polledo, Director general de Salud Pública, Ministerio de Sanidad y Consumo, Madrid, por la que se confirma el acuerdo de su Gobierno para hospedar la 21.a Reunión del Comité Coordinador del Codex para Europa. Se propone celebrar la reunión en Madrid del 5 al 8 de mayo de 1998.

Quedo sumamente reconocido por la generosa hospitalidad ofrecida por su Gobierno.

Se convoca la reunión en el marco del Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, previa aprobación por la Conferencia de la FAO en su 29.o período de sesiones en noviembre de 1997. Me propongo invitar a los Estados miembros de la FAO y/o de la OMS que son miembros de la Comisión del Codex Alimentarius y pertenecen a la región geográfica de Europa, así como a los organismos indicados en el adjunto Memorando de Responsabilidades.

Excmo. Sr. don Abel Matutes Juan, Ministro de Asuntos Exteriores, Madrid.

Además, de conformidad con la Constitución, el Reglamento General y los Principios de la FAO, otros Estados Miembros de la FAO y/o de la OMS y organismos internacionales que mantienen relaciones con la FAO y/o con la OMS, podrán estar representados en la reunión por observadores, si así lo solicitan. Se prevé que el número total de participantes será de unos 70.

La reunión se desarrollará en español, francés e inglés.

Deseo señalar a su atención las obligaciones que han de asumir el Gobierno hospedante y la FAO para la reunión y que se especifican en el Memorando de Responsabilidades, en cuya Parte II figuran las que corresponden al Gobierno hospedante con respecto a los privilegios e inmunidades y a la concesión de visados y demás facilidades necesarias para los participantes.

Agradecería que me comunicara para el 28 de noviembre de 1997 por escrito o por telefax, la aceptación por su Gobierno de las obligaciones expuestas en el Memorando adjunto, para poder cursar oportunamente las invitaciones y preparar y distribuir la documentación necesaria. La presente carta y su respuesta constituirán el Acuerdo relativo a la reunión.

Aprovecho la oportunidad para reiterar a vuestra excelencia el testimonio de mi alta y distinguida consideración.

Jacques Diouf

CX-706 (Agm)

Memorando de responsabilidades que han de asumir el Gobierno del Reino de España y la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación con respecto a la 21.a Reunión del Comité Coordinador del Codex para Europa

En las siguientes cláusulas se exponen las responsabilidades que han de asumir, respectivamente, el Gobierno del Reino de España, denominado en lo sucesivo el Gobierno hospedante, y la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación, denominada en lo sucesivo la FAO, actuando en su propio nombre y en el de la OMS, para el buen desarrollo de la 21.a Reunión del Comité Coordinador del Codex para Europa, denominada en lo sucesivo la reunión, la cual forma parte del Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias de la Organización.

La reunión se celebrará en Madrid del 5 al 8 de mayo de 1998.

Corresponderá a la FAO organizar la reunión, cursar las invitaciones y distribuir el programa provisional.

Se invitará a los gobiernos que figuran a continuación:

Albania.

Alemania.

Armenia.

Austria.

Bélgica.

Bulgaria.

Croacia.

Chipre.

Dinamarca.

Eslovaquia.

Eslovenia.

España.

Estonia.

Federación de Rusia.

Finlandia.

Francia.

Grecia.

Hungría.

Irlanda.

Islandia.

Israel.

Italia.

La ex República Yugoslava de Macedonia.

Letonia.

Lituania.

Luxemburgo.

Malta.

Noruega.

Países Bajos.

Polonia.

Portugal.

Reino Unido.

República Checa.

Rumania.

Suecia.

Suiza.

Turquía.

Yugoslavia.

Se invitará también a representantes de la Comunidad Europea, y de las Naciones Unidas, la Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, la Organización Mundial del Comercio, y a observadores de la Asociación de Químicos Analíticos Oficiales, la Federación Internacional de Movimientos de Agricultura Biológica, el Instituto Internacional de Ciencias de la Vida, la Organización Internacional de Asociaciones de Consumidores, la Organización Internacional de Normalización.

La reunión se desarrollará en español, francés e inglés. El Gobierno hospedante se encargará de proporcionar los servicios de interpretación.

Parte I. Responsabilidades funcionales de la FAO.

A. Personal (a cargo de la FAO, de conformidad con sus reglamentos).

Corresponderá a la FAO:

1. Designar el Secretario y el Vicesecretario de la reunión, y otros oficiales que fueran necesarios.

2. Costear todos los gastos necesarios del personal facilitado, comprendidos sueldos, dietas y viajes de ida y vuelta a la reunión.

B. Material, suministros y servicios.

Corresponderá a la FAO:

3. Proporcionar documentos para la reunión.

4. Publicar y distribuir un informe de la reunión después de su terminación.

Parte II. Responsabilidades del Gobierno hospedante respecto a los privilegios e inmunidades de la FAO y de los participantes.

El Gobierno hospedante se compromete a:

5. Otorgar, a los efectos de la reunión, a los delegados y expertos, y a la FAO, sus bienes, fondos y haberes, así como a sus funcionarios, todos los privilegios e inmunidades previstos en el artículo VIII, párrafo 4, y en el artículo XVI, párrafo 2, de la Constitución, y en el artículo XXXVII, párrafo 4, del Reglamento General de la Organización, y especificados en las disposiciones de la «Convención sobre Prerrogativas e Inmunidades de los Organismos Especializados». Otorgará, asimismo, a la OMS, sus bienes, fondos y haberes y a sus funcionarios, los privilegios e inmunidades estipulados en la antemencionada Convención.

6. Conceder visados y todas las facilidades necesarias a los delegados, expertos y consultores que asistan a la reunión.

Parte III. Responsabilidades funcionales del Gobierno hospedante.

A. Personal.

Corresponderá al Gobierno hospedante:

7. Designar un Oficial de Enlace que se encargue de la coordinación de los preparativos y servicios locales para la reunión.

8. Proporcionar taquígrafas y mecanógrafas locales así como un operador para la multicopista, y el personal y los servicios auxiliares necesarios para el desarrollo de la reunión.

9. Costear todos los gastos necesarios del personal facilitado, comprendidos sueldos, horas extraordinarias y dietas, en caso necesario, y viajes de ida y vuelta a la reunión.

10. Facilitar intérpretes simultáneos para el español, el francés y el inglés. Proveer traductores para traducir del inglés al español y al francés el informe provisional de la reunión, que habrá de aprobarse al final de la misma, y taquígrafas de lengua española y francesa al servicio de los traductores.

B. Equipo y servicios.

Corresponderá al Gobierno hospedante facilitar o pagar:

11. Una sala de reuniones con asientos y mesas para 70 personas y plenamente equipada para la interpretación simultánea (véanse las especificaciones adjuntas); despachos debidamente amueblados para el Secretariado y un local para reproducción y compaginación de documentos.

12. Máquinas de escribir con teclado internacional, ordenadores, fotocopiadora, y otro equipo, según sea necesario.

C. Suministros y servicios.

Corresponderá al Gobierno hospedante proporcionar:

13. Efectos de oficina, material de escritorio y papel, según sea necesario.

14. Instalaciones y servicios para la reproducción local de los documentos necesarios para la reunión.

15. Servicios gratuitos de teléfono, telefax y correo dentro del país hospedante, en relación con las labores de la reunión.

16. Servicios de socorro médico para los delegados, expertos y el personal.

D. Transporte.

Corresponderá al Gobierno hospedante:

17. Facilitar dentro del país hospedante servicios de transporte a los delegados, observadores y al personal en la medida de lo necesario para el desarrollo de la reunión. Podrá entrar aquí también el traslado del aeropuerto al hotel, del hotel a los lugares de reunión y en otros casos en que se necesite, según las circunstancias locales.

Normas mínimas relativas al equipo de interpretación simultánea *

En el caso de que el gobierno invitante proporcione equipo de interpretación simultánea para las reuniones, conferencias o seminarios de la FAO, se aplicarán las siguientes normas mínimas:

Equipo de la sala.

1. Aparatos de escucha: Cada participante debe disponer de un receptor, provisto de un selector de idiomas y un control de volumen, así como de auriculares ligeros, cómodos y sensibles.

El selector de idiomas debe tener un canal para cada uno de los idiomas utilizados en la reunión, más uno para el orador, de manera que cada participante pueda escuchar al orador.

Directamente, conectándose en el canal del orador, o,

a través de la interpretación, conectándose en el canal que corresponda a su idioma.

2. Altavoces: Si se han previsto altavoces en la sala, su dispositivo de control del volumen debe ser totalmente independiente del que permite controlar el volumen del equipo de interpretación simultánea, de manera que una disminución del volumen del sonido de los altavoces no reduzca el que los intérpretes reciben a través de sus auriculares.

3. Calidad del sonido: Cuando el equipo funciona normalmente en una sala de conferencia ocupada por los participantes, el conjunto de los elementos que constituyen la cadena «orador, pupitre de mando, auriculares del intérprete», debe permitir la reproducción correcta de las frecuencias acústicas de 150 a 12.000 Hz.

4. Micrófonos: Hay que prever, por lo menos, un micrófono de mesa móvil para cada tres participantes. El aparato debe constar con un interruptor y un indicador luminoso en lugar bien visible que se encienda cuando el micrófono está conectado.

Si los participantes conectan ellos mismos sus respectivos micrófonos, los circuitos se habrán dispuesto de manera que:

No pueda estar conectado más de un micrófono a la vez;

el micrófono del Presidente esté provisto de un conmutador que desconecte automáticamente los demás micrófonos de la sala.

Si los micrófonos no pueden ser conectados por los propios participantes, el pupitre de mando estará colocado cerca de las cabinas de interpretación, en un lugar desde donde el operador tenga una buena visibilidad de la sala.

5. Pantallas y pizarrones: Cualquier elemento de ilustración visual tal como pantalla, pizarrón, etc., debe estar colocado de tal manera que sea fácilmente visible no sólo para los participantes sino también para los intérpretes desde sus cabinas.

6. Cuando exista una tribuna o podio éste deberá contar, asimismo, con un micrófono de pie y un atril para los discursos.

Cabinas de interpretación:

7. Dimensiones y disposición: Al respecto, véase el boceto de la página 4.

* Estas normas, aunque destinadas al equipo móvil, pueden considerarse como el mínimo indispensable que deben ofrecer las instalaciones permanentes ya existentes. Cuando se contemple la construcción de una instalación nueva, convendrá referirse a la Norma Internacional ISO-2603, que puede conseguirse en la Organización Internacional de Normalización.

8. Construcción e insonorización: Se construirán las cabinas de manera que la transmisión de los ruidos parásitos procedentes de las cabinas vecinas y de la sala quede reducida al mínimo.

Para su construcción se elegirán materiales que garanticen una buena insonorización, que sean antiestáticos e ignífugos sin ser irritantes (para los ojos, la piel o el aparato respiratorio). Sus tabiques estarán construidos como emparedados, encerrándose un material aislante entre los estratos exterior e interior. El interior de las cabinas irá forrado con algún material que absorba el sonido.

9. Ventilación/acondicionamiento de aire: Una ventilación y/o un acondicionamiento de aire adecuados son indispensables. El aire de la cabina debe renovarse completamente por lo menos siete veces por hora.

10. Equipo: Véase el boceto de la página 4.

El pupitre de mando debe estar provisto, para cada intérprete, de los elementos siguientes:

Un selector de idiomas, que permita escuchar al orador en directo y a los intérpretes de las demás cabinas en relé;

un mando para regular el volumen;

un interruptor para el micrófono, que debe estar provisto de una luz indicadora que se encienda cuando esté conectado el micrófono;

un pulsante que permita desconectar brevemente el micrófono (para toser por ejemplo).

Un mando para regular la tonalidad y un sistema de selección de los canales de salida, provisto de luces indicadoras, también son útiles. Este último, en particular, es imprescindible en una o varias cabinas en reuniones en las que se utilicen el árabe o el chino, como se explica a continuación:

Ejemplo: Reunión con árabe, inglés y francés.

Tres cabinas: Árabe, inglés y francés, equipadas todas ellas con el dispositivo clásico de entrada (idioma del orador) y de salida (interpretación).

En este caso, la instalación de la cabina árabe, además del dispositivo habitual de salida para la interpretación árabe, debe estar concebida de tal forma que permita el acceso a los canales de salida de la interpretación inglesa y francesa. Este montaje permite a los intérpretes de la cabina árabe interpretar del árabe (cuando el orador habla árabe), al inglés o al francés desde su misma cabina, sin tener que desplazarse, utilizando sencillamente uno u otro de estos canales. El mismo dispositivo será necesario en el caso de la lengua china.

Cada intérprete dispondrá de:

Un micrófono montado en un soporte (los modelos que hay que sostener con la mano deben rechazarse);

auriculares ligeros (peso máximo, 150 g), cómodos y sensibles (los modelos tipo «estetoscopio», los que cuentan con un solo auricular o aquellos cuyos auriculares forrados cubren totalmente el oído, deben rechazarse);

una silla cómoda, si posible con un dispositivo que permita ajustar la altura del asiento.

11. Colocación: Se colocarán las cabinas de tal modo que proporcionen a los intérpretes una buena visibilidad de los participantes, de la tribuna, así como de la pantalla o del pizarrón. Si están instaladas en la sala misma, tendrán que estar realzadas de unos 50 cm del piso. En todo caso, es indispensable una vista directa a la sala y cualquier sistema que utilice la televisión en circuito cerrado debe descartarse.

Las cabinas estarán situadas lejos de toda fuente de ruido (como central de acondicionamiento de aire, generadores, sala de delegados), y estarán a por los menos 2 metros de distancia del participante más cercano.

(IMAGEN 1 OMTIDA).

Excelentísimo señor:

Tengo el honor de referirme a su carta de 5 de noviembre de 1997 [s/ref. CX-706(Agm)], dirigida al excelentísimo señor don Abel Matutes Juan, Ministro de Asuntos Exteriores del Gobierno Español, relativa a la 21.a Reunión del Comité Coordinador del Codex para Europa.

En calidad de plenipotenciario para la firma «ad referéndum» del Canje de Notas entre el Reino de España y la FAO, le comunico la aceptación del Memorando de Responsabilidades que han de asumir el Gobierno del Reino de España y la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación con respecto a la 21.a Reunión del Comité Coordinador del Codex para Europa a celebrar en Madrid del 5 al 8 de mayo de 1998, anexo a su carta.

Asimismo he de manifestarle lo siguiente:

La presencia de Yugoslavia deberá ser decidida por la FAO, conforme con casos similares, teniendo en cuenta el status de la misma con Naciones Unidas, Resolución AG 47/1 (1992).

La entrada en vigor tendrá lugar en el momento en que se completen los trámites procedimentales internos del Derecho Español, lo que será comunicado por vía diplomática a la FAO. Caso de que la referida tramitación no esté completada a tiempo para la celebración de la reunión, se entenderá que el Acuerdo de Sede comenzará su vigencia el 20 de abril, lo que también se comunicará oportunamente a la FAO.

Aprovecho la oportunidad para reiterar a vuestra excelencia el testimonio de mi alta y distinguida consideración.

Madrid, 22 de diciembre de 1997.

En nombre del Gobierno Español, Juan José Francisco Polledo, Director general de Salud Pública.

Excmo. Sr. Jacques Diouf, Director general de la FAO, via delle Terme di Caracalla, 00100 Roma, Italia.

El presente Canje de Cartas se aplicará provisionalmente desde el 20 de abril de 1998, según se establece en el texto de la Carta española.

Lo que se hace público para conocimiento general.

Madrid, 3 de abril de 1998.-El Secretario general técnico, Julio Núñez Montesinos.