Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

Ministerio de la Presidencia Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

Está Vd. en

Documento BOE-A-1998-1943

Instruccin 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Proteccin de Datos, relativa al ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin.

TEXTO

La Ley Orgnica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulacin del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carcter Personal, dedica los artculos 14 y siguientes a los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin de los datos de carcter personal contenidos en ficheros automatizados. Dichos derechos se configuran como uno de los ejes fundamentales sobre los que se articula la proteccin del honor, la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos, en desarrollo de lo dispuesto en el artculo 18.4 de la Constitucin Espaola.

El ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin aparece regulado no slo en la Ley Orgnica 5/1992, sino tambin en el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos procedimentales de la citada Ley.

Al amparo de lo dispuesto en el artculo 36.c) de la Ley Orgnica 5/1992 que atribuye al Director de la Agencia la funcin de dictar, en su caso, y sin perjuicio de las competencias de otros rganos, las instrucciones precisas para adecuar los tratamientos automatizados a los principios de la presente Ley, se ha elaborado la presente Instruccin.

Esta Instruccin tiene por objeto aclarar las disposiciones relativas a los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin, ya que las actuaciones practicadas por esta Agencia han puesto de manifiesto que en su aplicacin se presentan problemas interpretativos y que es necesario precisar el ejercicio de estos derechos en relacin con algunos ficheros que presentan caractersticas especiales. Para ello, la Instruccin recoge la regulacin de dichos derechos de acuerdo con la Ley Orgnica 5/1992 y el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, y realiza una interpretacin unitaria de los preceptos teniendo en cuenta la totalidad de principios legales.

En las normas primera, segunda y tercera se detallan los requisitos que deben cumplirse en el ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin con carcter general. Sin embargo, las particularidades que presentan los ficheros de prestacin de servicios de informacin sobre solvencia patrimonial y crdito y los ficheros con fines de publicidad exigen tratarlos de un modo especial en las normas cuarta y quinta, respectivamente.

Norma primera. Requisitos generales.

1. Los derechos de acceso a los ficheros automatizados, as como los de rectificacin y cancelacin de datos son personalsimos y sern ejercidos por el afectado frente al responsable del fichero por lo que ser necesario que el afectado acredite su identidad frente a dicho responsable. Estos derechos se ejercern sin otras limitaciones que las que prevn la Ley Orgnica 5/1992 y el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio.

Podr, no obstante, actuar el representante legal del afectado cuando ste se encuentre en situacin de incapacidad o minora de edad que le imposibilite el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso ser necesario que el representante legal acredite tal condicin.

2. La Ley configura los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin como derechos independientes, de tal forma que no puede entenderse que el ejercicio de ninguno de ellos sea requisito previo para el ejercicio de otro.

3. El ejercicio de los derechos deber llevarse a cabo mediante solicitud dirigida al responsable del fichero, que contendr:

Nombre, apellidos del interesado y fotocopia del documento nacional de identidad del interesado y, en los casos que excepcionalmente se admita, de la persona que lo represente, as como el documento acreditativo de tal representacin. La fotocopia del documento nacional de identidad podr ser sustituida siempre que se acredite la identidad por cualquier otro medio vlido en derecho.

Peticin en que se concreta la solicitud.

Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.

Documentos acreditativos de la peticin que formula, en su caso.

El interesado deber utilizar cualquier medio que permita acreditar el envo y la recepcin de la solicitud.

4. El responsable del fichero deber contestar la solicitud que se le dirija, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros, debiendo utilizar cualquier medio que permita acreditar el envo y la recepcin.

En el caso de que la solicitud no rena los requisitos especificados en el apartado tercero, el responsable del fichero deber solicitar la subsanacin de los mismos.

5. El responsable del fichero deber adoptar las medidas oportunas para garantizar que todas las personas de su organizacin que tienen acceso a datos de carcter personal puedan informar del procedimiento a seguir por el afectado para el ejercicio de sus derechos.

Norma segunda. Derecho de acceso.

1. El afectado tiene derecho a solicitar y obtener informacin de sus datos de carcter personal incluidos en ficheros automatizados.

2. Al ejercitar el derecho de acceso, el afectado podr optar por uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero, siempre que la configuracin o implantacin material del fichero lo permita:

a) Visualizacin en pantalla.

b) Escrito, copia o fotocopia remitida por correo.

c) Telecopia.

d) Cualquier otro procedimiento que sea adecuado a la configuracin e implantacin material del fichero, ofrecido por el responsable del mismo.

3. El responsable del fichero resolver sobre la solicitud de acceso en el plazo mximo de un mes a contar desde la recepcin de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la peticin de acceso, sta podr entenderse desestimada a los efectos de la interposicin de la reclamacin prevista en el artculo 17.1 de la Ley Orgnica 5/1992.

En el caso de que no disponga de datos de carcter personal de los afectados deber igualmente comunicrselo en el mismo plazo.

4. Si la resolucin fuera estimatoria, el acceso se har efectivo en el plazo de los diez das siguientes a la notificacin de aqulla.

5. El responsable del fichero podr denegar el acceso a los datos de carcter personal cuando el derecho se haya ejercitado en un intervalo inferior a doce meses y no se acredite un inters legtimo al efecto, as como cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del afectado.

Tratndose de ficheros de titularidad pblica se podr denegar el acceso en los supuestos de los artculos 21.1 y 21.2 de la Ley Orgnica 5/1992, en los que se establecen excepciones relativas a los ficheros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y a los ficheros de la Hacienda Pblica y del artculo 22 de la Ley Orgnica 5/1992.

6. La informacin que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dar en forma legible e inteligible, previa transcripcin en claro de los datos del fichero, en su caso, y comprender todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboracin o proceso informtico, as como el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificacin de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos.

En el caso de que los datos provengan de fuentes diversas, debern especificarse las mismas identificando la informacin que proviene de cada una de ellas.

Norma tercera. Derechos de rectificacin y cancelacin.

1. Si los datos de carcter personal del afectado son inexactos o incompletos, inadecuados o excesivos, podr ste solicitar del responsable del fichero la rectificacin o, en su caso, la cancelacin de los mismos.

2. Los derechos de rectificacin y cancelacin se harn efectivos por el responsable del fichero dentro de los cinco das siguientes al de la recepcin de la solicitud. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero deber notificar la rectificacin o cancelacin efectuada al cesionario, en idntico plazo, para que ste, a su vez, la lleve a cabo en su fichero.

3. La solicitud de rectificacin deber indicar el dato que es errneo y la correccin que debe realizarse y deber ir acompaada de la documentacin justificativa de la rectificacin solicitada, salvo que la misma dependa exclusivamente del consentimiento del interesado.

4. En la solicitud de cancelacin, el interesado deber indicar si revoca el consentimiento otorgado, en los casos en que la revocacin proceda, o si, por el contrario, se trata de un dato errneo o inexacto, en cuyo caso deber acompaar la documentacin justificativa.

5. La cancelacin no proceder cuando pudiese causar un perjuicio a intereses legtimos del afectado o de terceros o cuando existiese una obligacin de conservar los datos.

6. Si solicitada la rectificacin o cancelacin, el responsable del fichero considera que no procede atender la solicitud del afectado, se lo comunicar motivadamente dentro del plazo de los cinco das siguientes al de la recepcin de la misma, a fin de que por ste se pueda hacer uso de la reclamacin prevista en el artculo 17.1 de la Ley Orgnica 5/1992.

7. Transcurrido el plazo de cinco das sin que de forma expresa se responda a la solicitud de rectificacin o cancelacin, sta podr entenderse desestimada a los efectos de la interposicin de la reclamacin que corresponda.

8. La cancelacin exige el borrado fsico de los datos, sin que sea suficiente a estos efectos una marca lgica o el mantenimiento de otro fichero alternativo en el que se registren las bajas producidas.

9. En los casos en que, siendo procedente la cancelacin de los datos, no sea posible su extincin fsica, tanto por razones tcnicas como por causa del procedimiento o soporte utilizado, el responsable del fichero proceder al bloqueo de los datos, con el fin de impedir su ulterior proceso o utilizacin.

Se excepta, no obstante, el supuesto en el que se demuestre que los datos han sido recogidos o registrados por medios fraudulentos, desleales o ilcitos, en cuyo caso la cancelacin de los mismos comportar siempre la destruccin del soporte en el que aqullos figuren.

Norma cuarta. Ficheros de prestacin de servicios de informacin sobre solvencia patrimonial y crdito.

1. El ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin en el caso de los ficheros de prestacin de servicios de informacin sobre solvencia patrimonial y crdito se rige por las normas anteriores de la presente Instruccin, sin perjuicio de lo sealado en los apartados siguientes.

2. El responsable de un fichero de prestacin de servicios de solvencia patrimonial y crdito con datos obtenidos de fuentes accesibles al pblico o procedentes de informaciones facilitadas por el afectado o con su consentimiento, estar obligado a satisfacer, en cualquier caso, los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin. Las personas y entidades a las que se presta el servicio nicamente estarn obligadas a comunicar al afectado aquellos datos relativos al mismo a los que ellas tengan acceso y a comunicar la identidad del responsable del fichero comn para que pueda completar el ejercicio de sus derechos.

3. El responsable del fichero comn en el que se traten automatizadamente datos relativos al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias facilitados por el acreedor o por quien acte por su cuenta o inters, ante una solicitud de ejercicio del derecho de acceso, deber comunicar al afectado todos los datos relativos al mismo que obren en el fichero. Cualquier otra entidad participante en el sistema, ante tal solicitud, deber comunicar al afectado todos los datos relativos al mismo a los que ella pueda acceder, as como la identidad del responsable del fichero comn para que pueda completar el ejercicio de su derecho de acceso.

Si la solicitud del ejercicio de los derechos de rectificacin o cancelacin de datos se dirige al responsable del fichero comn, ste tomar las medidas oportunas para trasladar dicha solicitud a la entidad que haya facilitado los datos, para que sta la resuelva. En el caso de que el responsable del fichero comn no haya recibido contestacin por parte de la entidad en el plazo de cinco das, proceder a la rectificacin o cancelacin cautelar de los mismos.

Si la solicitud del ejercicio de los derechos de rectificacin o cancelacin de datos se dirige a cualquier otra entidad participante en el sistema y hace referencia a datos que dicha entidad haya facilitado al fichero comn, proceder a la rectificacin o cancelacin de los mismos en sus ficheros y a notificarlo al responsable del fichero comn en el plazo de cinco das. Si la solicitud hace referencia a datos que la entidad no hubiera facilitado al fichero comn, dicha entidad informar al afectado sobre este hecho, proporcionndole, adems, la identidad del responsable del fichero comn para que pueda completar el ejercicio de sus derechos.

4. En los ficheros de prestacin de servicios de informacin de solvencia patrimonial y crdito, cualquiera que sea el origen de los datos, cuando el afectado lo solicite el responsable del fichero comn deber cumplir la obligacin establecida en el artculo 28.2 de la Ley Orgnica 5/1992 de facilitar, las evaluaciones y apreciaciones que sobre el afectado se hayan comunicado en los ltimos seis meses y el nombre y direccin de los cesionarios.

Norma quinta. Ficheros con fines de publicidad.

1. El responsable del fichero que presta el servicio de publicidad estar obligado a satisfacer los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin. La entidad beneficiaria de la publicidad estar obligada a indicar al afectado la identidad del responsable del fichero del que provienen los datos. A tal efecto, se entender suficiente que dicha informacin se haga constar en la campaa publicitaria.

2. Cuando el interesado manifieste su deseo de no recibir publicidad, y no ejerza expresamente el derecho de cancelacin, el responsable del fichero podr conservar los mnimos datos imprescindibles para identificarlo y adoptar las medidas necesarias que eviten el envo de publicidad.

Disposicin final nica.

La presente Instruccin entrar en vigor a los veinte das de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado.

Madrid, 19 de enero de 1998.–El Director de la Agencia, Juan Jos Martn-Casallo Lpez.

Análisis

  • Rango: Instruccin
  • Fecha de disposición: 19/01/1998
  • Fecha de publicación: 29/01/1998
  • Entrada en vigor: 18 de febrero de 1998.
Referencias anteriores
  • DE CONFORMIDAD con:
Materias
  • Derecho de acceso a los datos
  • Derecho de cancelacin de los datos
  • Derecho de rectificacin de los datos
  • Ficheros con datos personales

subir

Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid