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Documento BOE-A-1997-1287

Orden de 9 de enero de 1997 sobre gestin y funcionamiento del Registro de Prestaciones Sociales Pblicas.

TEXTO

En desarrollo del artculo 30 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, el Real Decreto 397/1996, de 1 de marzo, regul el Registro de Prestaciones Sociales Pblicas, cuya gestin y funcionamiento estn encomendados al Instituto Nacional de la Seguridad Social, de acuerdo con las prescripciones contenidas en dicha Ley. La disposicin final primera del citado Real Decreto faculta al Ministro de Trabajo y Seguridad Social para dictar las normas necesarias para la aplicacin y desarrollo de lo en l dispuesto.

Resulta necesario, por tanto, establecer las previsiones adecuadas que permitan desarrollar la gestin y funcionamiento de este instrumento bsico en la gestin pblica de la proteccin social, determinando las Unidades administrativas que asumen la responsabilidad de su aplicacin directa, as como los procedimientos para el suministro de los datos de identificacin y la cesin de stos entre Administraciones Pblicas, organismos, entidades y empresas obligadas. Es necesario, tambin, en beneficio de los perceptores de las prestaciones sociales pblicas, establecer las debidas garantas para la integridad y confidencialidad de los datos contenidos en el Registro, as como para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin con respecto, en todo caso, de los principios establecidos en la Ley Orgnica 5/1992, de 29 de octubre, de regulacin del tratamiento automatizado de los datos de carcter personal.

Por todo ello, previo informe de la Agencia de Proteccin de Datos, y en uso de las facultades atribuidas por la disposicin final primera del Real Decreto 397/1996, de 1 de marzo, dispongo:

Artculo 1. Objeto.

Por la presente Orden se establecen las normas para aplicacin y desarrollo del Real Decreto 397/1996, de 1 de marzo, por el que se regula el Registro de Prestaciones Sociales Pblicas, y en garanta de la confidencialidad de los datos personales y el pleno ejercicio de sus derechos por los afectados.

Artculo 2. Definiciones.

A efectos de lo dispuesto en la presente Orden se entender por:

1. Cesin de datos: Toda transmisin o comunicacin de los datos identificativos de las prestaciones sociales pblicas incluidas en el mbito de aplicacin del Registro a organismos, entidades y empresas obligados al suministro y actualizacin de dichos datos.

2. Transferencia internacional de datos: El transporte de los datos entre sistemas informticos con otros pases por cualquier medio de transmisin, as como por correo o por cualquier otro medio convencional.

3. Datos accesibles al afectado: Los que constan en el Registro y ataen a su persona y derecho, y cuya disposicin no se encuentre impedida por cualquier norma limitativa.

4. Bloqueo de datos: La identificacin y reserva de datos con el fin de impedir su gestin ordinaria y su transferencia y cesin.

Artculo 3. Competencias.

El Registro de Prestaciones Sociales Pblicas, constituido en el Instituto Nacional de la Seguridad Social, se gestionar por la Subdireccin General de Gestin, que asumir la responsabilidad de su funcionamiento bajo la planificacin, direccin y control de la Direccin General de dicho Instituto, con el apoyo tcnico de la Gerencia de Informtica de la Seguridad Social. El citado Registro se coordinar con el sistema de confidencialidad para el seguimiento y control de la informacin disponible en el Sistema de la Seguridad Social.

Artculo 4. Usos del Registro.

1. Con el fin de desarrollar eficazmente la gestin documental de los datos identificativos de las prestaciones sociales pblicas inscritas en el Registro, se crear una nueva base de datos automatizada, cuyos fundamentos sern establecidos por Resolucin del Instituto Nacional de la Seguridad Social.

2. Para facilitar el conocimiento coordinado y la cesin de datos entre las entidades afectadas, stas adoptarn las medidas necesarias para permitir la conexin permanente con el Registro, mediante medios informticos adecuados.

Artculo 5. Datos de identificacin.

Adems de los datos de identificacin exigidos en el artculo 6 del Real Decreto 397/1996, de 1 de marzo, y de conformidad con lo dispuesto en la letra i) del referido artculo, toda prestacin social pblica deber ser inscrita con los siguientes datos identificativos, cuando sean necesarios para determinar el reconocimiento, mantenimiento o extincin de la prestacin de que se trate y/o su cuanta:

a) Sexo y estado civil del titular de la prestacin.

b) Nombre, apellidos, fecha de nacimiento, domicilio y nmero del documento nacional de identidad del causante de la prestacin (o documento identificativo si es extranjero) y, en su caso, nmero de afiliacin a la Seguridad Social o del sistema de previsin social de que se trate.

c) Nmero de abonos mensuales de la prestacin durante el ao y su importe, as como, en su caso, fecha de vencimiento.

d) Procedencia de revalorizaciones peridicas.

Artculo 6. Procedimiento para el suministro y actualizacin de los datos de identificacin.

1. Los datos identificativos de las Prestaciones Sociales Pblicas se facilitarn al Instituto Nacional de la Seguridad social por los organismos, entidades y empresas obligadas, mediante comunicacin conforme al diseo establecido al efecto por resolucin del Instituto Nacional de la Seguridad Social. Dicho suministro se efectuar, en cuanto sea posible, por medios informticos adecuados y, en su defecto, por otros medios que garanticen la seguridad y confidencialidad de la informacin. En este ltimo caso, el suministro de los datos se practicar dentro de los diez primeros das naturales del mes siguiente al reconocimiento, revalorizacin, modificacin, suspensin o extincin de la prestacin.

2. La actualizacin de los datos de identificacin se realizar, cuando proceda, en la misma forma y plazos que se establecen en el nmero precedente.

Artculo 7. Cesin de datos entre Administraciones Pblicas, organismos, entidades y empresas obligadas.

La cesin de datos podr tener lugar a solicitud de la entidad obligada al suministro y actualizacin de dichos datos o de oficio, con garanta, en todo caso, de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informacin y deber quedar registrada en sistemas de informacin y control del propio Registro.

Artculo 8. Cesin de datos o solicitud de los organismos, entidades y empresas obligadas.

1. Los organismos, entidades y empresas obligadas al suministro y actualizacin de los datos podrn consultar el Registro de Prestaciones Sociales Pblicas en relacin, exclusivamente, con las prestaciones a su cargo y para el ejercicio de las funciones y competencias propias que le estn encomendadas. Asimismo, los citados organismos, entidades y empresas podrn solicitar, en el ltimo trimestre de cada ao y antes del 1 de diciembre, los datos identificativos de los beneficiarios y de las prestaciones sociales pblicas a su cargo, con indicacin de las que percibieran de otras entidades obligadas.

La informacin del Instituto Nacional de la Seguridad Social se efectuar antes del 31 de diciembre de cada ao.

2. El ejercicio de los derechos establecidos en este artculo se ajustar a las formas y procedimientos que determine la oportuna Resolucin del Instituto Nacional de la Seguridad Social.

Artculo 9. Cesin de datos practicada de oficio por el Instituto Nacional de la Seguridad Social.

1. El Instituto Nacional de la Seguridad Social emitir para cada uno de los organismos, entidades y empresas obligadas la informacin de las nuevas concurrencias de prestaciones que se hayan detectado y que afecten a las gestionadas por las mencionadas entidades, con el fin de que se efecten las regularizaciones o actuaciones que procedan.

2. La informacin actualizada se emitir con periodicidad mensual y a travs de medios informticos o, en su caso, de otros medios que se determinen por la Resolucin del Instituto Nacional de la Seguridad Social.

Artculo 10. Transferencia internacional de datos.

1. Podrn realizarse las transferencias de datos incluidos en el Registro a los pases miembros de la Unin Europea, en cumplimiento de las normas vigentes en la referida Unin en materia de prestaciones sociales pblicas, as como a aquellos otros pases en los que la transferencia resulte de tratados o Convenios acordados por Espaa.

2. En los supuestos de transferencia a otros pases distintos a los comprendidos en el apartado anterior, el Instituto Nacional de la Seguridad Social requerir autorizacin previa del Director de la Agencia de Proteccin de Datos. Con este fin, el Instituto Nacional de la Seguridad Social acreditar haber cumplido lo dispuesto en los preceptos de la Ley Orgnica 5/1992, otorgar las garantas que al efecto le sean exigidas y cumplir las condiciones o cargas modales necesarias para el respeto de los principios contenidos en la citada Ley y evitacin de perjuicio a los derechos de los afectados.

Artculo 11. Derecho de acceso.

1. El derecho de acceso por los afectados, respecto a los datos que les ataen personalmente, se ejercer mediante solicitud escrita dirigida al Instituto Nacional de la Seguridad Social, en la que constarn:

a) Nombre y apellidos del interesado, documento nacional de identidad u otro documento identificativo, y, en su caso, del representante legal, as como consignacin del medio preferente o del lugar que se seale a efectos de notificaciones.

b) Peticin concreta de los datos solicitados.

c) Lugar y fecha.

d) Firma del solicitante.

e) En su caso, peticin de las copias o certificados que interese.

2. El derecho de acceso slo podr ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el afectado acredite un inters legtimo al efecto, en cuyo caso podr ejercitarlo antes. El Instituto Nacional de la Seguridad Social apreciar el carcter de inters legtimo teniendo en cuenta, entre otros elementos de juicio, que las informaciones o certificaciones especficas de la prestacin deben ser solicitadas directamente por el propio titular ante la entidad a cuyo cargo se abona dicha prestacin.

3. La solicitud ser resuelta en el plazo mximo de un mes, a contar desde que la misma haya tenido entrada en cualquiera de los Registros de la citada entidad gestora de la Seguridad Social. Si en el plazo de un mes no recayera resolucin expresa, se entender desestimada la peticin.

La desestimacin expresa o tcita puede ser objeto de reclamacin por el afectado ante la Agencia de Proteccin de Datos.

4. La informacin facilitada por el Instituto Nacional de la Seguridad Social se efectuar en forma legible e inteligible, y comprender los datos de base del afectado y los resultantes de cualquier elaboracin o proceso informtico que tengan relacin con la solicitud, as como el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificacin de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos.

5. El contenido de la comunicacin al afectado se trasladar, igualmente, al organismo, entidad o empresa obligada que tenga a su cargo la prestacin.

Artculo 12. Derecho de rectificacin y cancelacin.

1. El ejercicio del derecho de rectificacin y cancelacin se solicitar en la forma indicada en el nmero 1 del artculo precedente, concretando la rectificacin o cancelacin que se pide.

2. El Instituto Nacional de la Seguridad Social requerir, en su caso, del organismo, entidad o empresa obligada al suministro de los datos que informe sobre la solicitud de rectificacin o cancelacin.

3. Conforme a lo dispuesto en el artculo 83 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, los informes sern emitidos en el plazo de diez das. Transcurrido este plazo sin evaluar el informe que resulte determinante para la resolucin del procedimiento, se interrumpir el plazo de los trmites sucesivos, sin perjuicio de la responsabilidad en que incurra el responsable de la demora.

4. La resolucin sobre la rectificacin o cancelacin ser motivada y se dictar en el plazo de cinco das desde la recepcin de la solicitud o, en su caso, de la recepcin del informe a que se refiere el nmero precedente, y se notificar al interesado, quien podr presentar reclamacin contra la misma ante la Agencia de Proteccin de Datos. La resolucin y, en su caso, la reclamacin presentada por el afectado, se notificar, igualmente, a los organismos, entidades y empresas obligadas al suministro de los datos.

5. Se entender desestimada la peticin cuando en el plazo sealado en el apartado anterior no se haya dictado resolucin expresa.

Contra la desestimacin expresa o tcita el afectado podr efectuar reclamacin ante la Agencia de Proteccin de Datos.

Artculo 13. Bloqueo de datos.

En los casos en que pese a la procedencia de la rectificacin o cancelacin de los datos no sea exigible o posible su extincin fsica, tanto en razn de lo dispuesto en el artculo 16.3 del Real Decreto 397/1996, de 1 de marzo, como por razones tcnicas o por causa del procedimiento o soporte utilizado, el Instituto Nacional de la Seguridad Social proceder al bloqueo de los datos, que no podrn ser utilizados para la gestin ordinaria, ni transferidos a ningn otro pas, organismo, entidad o empresa.

Artculo 14. Apoyo tcnico.

Sin perjuicio de la dotacin al Instituto Nacional de la Seguridad Social de medios personales, materiales, informticos y de otra ndole que sean necesarios para la custodia y gestin del Registro de Prestaciones Sociales Pblicas, los Servicios Comunes de la Seguridad Social, en el ejercicio de sus funciones, prestarn al Instituto Nacional de la Seguridad Social el apoyo tcnico, instrumentacin, desarrollos y produccin adecuados para la gestin y funcionamiento del Registro.

Disposicin final primera.

En el plazo de seis meses a partir de la entrada en vigor de esta Orden, el Instituto Nacional de la Seguridad Social, previa consulta con los organismos, entidades y empresas afectadas, dictar Resolucin por la que se determinar la estructura bsica del Registro, el procedimiento para el suministro y actualizacin de los datos de identificacin, as como las restantes medidas aplicativas para el buen funcionamiento del Registro.

Disposicin final segunda.

La presente Orden entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado.

Madrid, 9 de enero de 1997.

ARENAS BOCANEGRA

Excmo. Sr. Secretario de Estado de la Seguridad Social e Ilmo. Sr. Director general del Instituto Nacional de la Seguridad Social.

Análisis

  • Rango: Orden
  • Fecha de disposición: 09/01/1997
  • Fecha de publicación: 24/01/1997
  • Entrada en vigor: 25 de enero de 1997.
Referencias posteriores

Criterio de ordenación:

  • SE DICTA DE CONFORMIDAD, determinando la Estructura del Registro y el procedimiento para el Suministro y Actualizacin de Datos de Identificacin: Resolucin de 11 de julio de 1997 (Ref. BOE-A-1997-18375).
  • CORRECCION de erratas en BOE nm. 37, de 12 de febrero de 1997 (Ref. BOE-A-1997-3035).
Referencias anteriores
Materias
  • Instituto Nacional de la Seguridad Social
  • Registro de Prestaciones Sociales Pblicas
  • Seguridad Social

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