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La disposición adicional segunda de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal (publicada en el <Boletín Oficial del Estado> de 31 de enero de 1993), concedía un año desde su entrada en vigor (el 31 de enero de 1993) para que las instituciones públicas responsables de ficheros automatizados ya existentes adoptarán una disposición de regulación del fichero o adaptaran la ya existente. Posteriormente, el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre (publicado en el <Boletín Oficial del Estado> del 28), prorrogó por seis meses el plazo de un año establecido en aquella disposición adicional.

En su virtud, y de conformidad con la normativa citada, este Rectorado ha tenido a bien disponer:

Primero.-Los ficheros automatizados de la Universidad de Extremadura en los que se contienen y procesan datos de carácter personal son los siguientes:

a) Fichero de Personal.

b) Fichero de Pruebas de Aptitud para el acceso a la Universidad.

c) Fichero de Admisión.

d) Fichero de Matrícula (1, 2 y 3 ciclo).

e) Fichero de Becas.

f) Fichero de títulos universitarios oficiales.

Segundo.-El fichero automatizado de Personal contiene datos personales y profesionales referentes al personal docente y no docente que presta servicios en la Universidad de Extremadura.

Los datos son aportados por los propios interesados, a través de la documentación presentada al iniciar su relación con la Universidad, y la finalidad de su recogida está en facilitar la gestión administrativa de personal (percepción de haberes, seguridad social, retenciones fiscales a cuenta, etc.), y mantener actualizada permanentemente la situación administrativa de todo el personal.

Se prevén las siguientes cesiones de datos:

Al INSS y a la MUFACE, los referentes a cotizaciones y prestaciones sociales.

Al Ministerio de Economía y Hacienda, los referentes a retribuciones y retenciones a cuenta del IRPF.

Al Registro Central de Personal del Ministerio para las Administraciones Públicas, los referentes a la información y a las incidencias administrativas que deban constar en el mismo.

Tercero.-El fichero automatizado de Pruebas de Aptitud para el acceso a la Universidad contiene datos personales y académicos relativos a aquellos alumnos de COU y de los nuevos planes de estudio implantados por la LOGSE que se inscribe para la realización de dichas pruebas, y que cursan sus estudios en centros ubicados en la Comunidad Autónoma de Extremadura.

Los datos son aportados por los centros oficiales de Enseñanzas Medias, así como por los propios alumnos a través de sus solicitudes y declaraciones, y la finalidad de su recogida está en facilitar la gestión administrativa de las pruebas, posibilitar la corrección anónima de los exámenes, acelerar la entrega de calificaciones, y generar actas y demás documentos oficiales de las pruebas.

Se prevé la cesión de datos contenidos en dicho fichero al órgano del Ministerio de Educación y Ciencia responsable de la estadística educativa universitaria.

Cuarto.-El fichero automatizado de Admisión contiene datos personales y académicos relativos a quienes solicitan la admisión en centros propios y adscritos de la Universidad de Extremadura, para comenzar sus estudios universitarios.

Los datos son aportados por los propios interesados, a través de sus solicitudes y declaraciones, y la finalidad de su recogida está en facilitar la gestión administrativa de la admisión, posibilitar la adjudicación rápida y fiable de plazas, generar los correspondientes listados de admisión y agilizar la publicación de resultados.

Se prevé la cesión de datos contenidos en dicho fichero al órgano del Ministerio de Educación y Ciencia responsable de la estadística educativa universitaria.

Quinto.-El fichero automatizado de Matrícula contiene datos personales y académicos relativos a los alumnos que se matriculan para cursar estudios en la Universidad de Extremadura 1, 2 y 3 ciclo. Los datos son aportados por los propios interesados, a través de sus solicitudes, declaraciones y documentación complementaria a entregar. La finalidad de su recogida está en facilitar la gestión administrativa de la matrícula, generar listas, actas de calificación, certificaciones y demás documentación oficial, y mantener actualizado permanentemente el expediente de cada alumno.

Se prevé la cesión de datos contenidos en dicho fichero al órgano del Ministerio de Educación y Ciencia responsable de la estadística educativa universitaria.

Sexto.-El fichero automatizado de Becas contiene datos personales, económicos y académicos relativos a alumnos de la Universidad de Extremadura que solicitan becas y ayudas al estudio, acogiéndose a la convocatoria general realizada por el Ministerio de Educación y Ciencia.

Los datos son aportados por los propios interesados, a través de sus solicitudes, declaraciones y documentación complementaria a entregar. La finalidad de su recogida está en la acreditación del cumplimiento de los requisitos legales que para la concesión de becas establece la convocatoria general, facilitar la gestión administrativa de las becas, agilizar las propuestas y pagos de las mismas, y generar cuanta documentación oficial sea necesaria.

Se prevén las siguientes cesiones de datos:

A la Subdirección General de Becas y Ayudas al Estudio del Ministerio de Educación y Ciencia, para la propuesta y pago de las becas.

Al Ministerio de Economía y Hacienda, para el control y verificación de las declaraciones de contenido económico realizadas por los solicitantes.

Séptimo.-El fichero automatizado de Títulos Universiarios Oficiales contiene datos personales y académicos relativos a los alumnos de la Universidad de Extremadura que han terminado sus estudios y solicitan la expedición del correspondiente título.

Los datos son aportados por los intereados, a través de sus solicitudes, y por la propia Universidad, a través de los expedientes personales de los alumnos. La finalidad de su recogida está en facilitar la gestión administrativa de los mismos, obtener de forma masiva, rápida y fiable el número de Registro Nacional de Títulos, y agilizar las propuestas y expedición de los títulos.

Se prevé la cesión de datos a la Subdirección General de Títulos, Homologaciones y Convalidaciones del Ministerio de Educación y Ciencia, para obtener el número de Registro Nacional de Títulos y registrar los nuevos titulados existentes.

Octavo.-Se conservarán indefinidamente los datos referentes a personal, pruebas de aptitud para el acceso a la Universidad, matrícula y títulos universitarios, mientras que los datos referentes a admisión y becas no se conservarán más allá del tiempo imprescindible para los fines a los que están destinados.

Noveno.-Los datos de carácter personal registrados en los ficheros anteriores sólo serán utilizados para los fines previstos y por el personal responsable de los mismos. Además de las cesiones a organismos e instituciones oficiales previstas, podrán hacerse otras cesiones siempre que medie autorización expresa de aquél a quien se refieran los datos.

Décimo.-Será responsable de los ficheros automatizados de la Universidad de Extremadura el Gerente de la misma, por delegación del excelentísimo señor Rector, sin perjuicio de la responsabilidad directa que en el tratamiento de datos y custodia de los ficheros encomendados al mismo corresponde al Director del Servicio de Informática de la Universidad, así como de la que corresponde en el manejo y custodia de documentación a los responsables de las Unidades administrativas competentes.

Undécimo.-Los derechos de acceso, rectificación y cancelación podrán ejercerse, en su caso, ante la Gerencia de la Universidad (avenida de Elvas, sin número, 06071 Badajoz, plaza de Caldereros, número 1, 10071 Cáceres).

La presente Resolución entrará en vigor el mismo día de su publicación en el <Boletín Oficial del Estado>.

Cáceres, 27 de julio de 1994.-El Rector, César Chaparro Gómez.