Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

(1)

La Agencia de la Unión Europea para la Formación Policial (en lo sucesivo, «CEPOL») está facultada para llevar a cabo investigaciones administrativas y procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión, de conformidad con el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea, establecidos en el Reglamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 del Consejo («Estatuto de los funcionarios») (2), y con la Decisión 04/2022/MB del Consejo de Administración, de 17 de mayo de 2022 (3), por la que se adoptan disposiciones de aplicación relativas a la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios. En caso necesario, también notifica los casos a la OLAF, de conformidad con la Decisión 21/2021/MB del Consejo de Administración de la CEPOL, de 23 de noviembre de 2021 (4).

(2)

Los miembros del personal de la CEPOL están obligados a informar sobre actividades potencialmente ilegales, incluidos el fraude y la corrupción, que vayan en detrimento de los intereses de la Unión. Los miembros del personal también están obligados a comunicar las actuaciones relativas al cumplimiento de las obligaciones profesionales que puedan constituir un incumplimiento grave de las obligaciones de los funcionarios de la Unión. Esto está regulado por la Decisión 03/2019/MB (5) del Consejo de Administración de la CEPOL sobre las normas internas relativas a la denuncia de irregularidades, de 6 de marzo de 2019.

(3)

La CEPOL ha puesto en marcha una política destinada a prevenir y tratar eficazmente los casos reales o potenciales de acoso psicológico o sexual en el lugar de trabajo, tal como se establece en la Decisión 02/2024/MB (6) del Consejo de Administración, de 23 de febrero de 2024, por la que se adoptan medidas de ejecución en virtud del Estatuto de los funcionarios.

La Decisión establece un procedimiento informal por el que la presunta víctima del acoso puede ponerse en contacto con los consejeros «confidenciales» de la CEPOL.

(4)

La CEPOL también puede llevar a cabo investigaciones sobre posibles infracciones de las normas de seguridad de la información clasificada de la Unión Europea («ICUE»), sobre la base de la Decisión 12/2017/MB (7) del Consejo de Administración de la CEPOL, de 10 de mayo de 2017, por la que se modifican o adoptan sus normas de seguridad para la protección de la ICUE.

(5)

La CEPOL está sujeta a auditorías internas y externas en relación con sus actividades.

(6)

En el contexto de tales investigaciones, auditorías e investigaciones administrativas, la CEPOL coopera con otras instituciones, órganos, oficinas y agencias de la Unión.

(7)

La CEPOL puede cooperar con las autoridades nacionales y organizaciones internacionales de terceros países, ya sea a petición suya o por propia iniciativa.

(8)

La CEPOL también puede cooperar con las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, ya sea a petición de estas o por propia iniciativa.

(9)

La CEPOL participa en los asuntos sometidos al Tribunal de Justicia de la Unión Europea cuando remite el asunto al Tribunal de Justicia, defiende una decisión que ha adoptado y que ha sido recurrida ante el Tribunal de Justicia, o interviene en asuntos relacionados con sus funciones. En este contexto, la CEPOL podría tener que preservar el carácter confidencial de los datos personales contenidos en documentos obtenidos por las partes o por las partes coadyuvantes.

(10)

Para desempeñar sus funciones, la CEPOL recoge y procesa información y varias categorías de datos personales, que incluyen datos de identificación de personas físicas, información de contacto, funciones y tareas profesionales, información sobre actuaciones privadas y profesionales y datos financieros. La CEPOL actúa como responsable del tratamiento de los datos.

(11)

Con arreglo al Reglamento, la CEPOL está, por tanto, obligada a facilitar información a los interesados sobre dichas actividades de tratamiento y a respetar sus derechos como interesados.

(12)

La CEPOL podría estar obligada a conciliar esos derechos con los objetivos de las investigaciones administrativas, las auditorías, las investigaciones y los procedimientos judiciales. También podría verse obligada a equilibrar los derechos del interesado frente a los derechos y libertades fundamentales de otros interesados. A tal fin, el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 ofrece a la CEPOL la posibilidad de limitar, bajo condiciones estrictas, la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, del Reglamento, así como de su artículo 4, en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones previstos en los artículos 14 a 20. A menos que se establezcan limitaciones en un acto jurídico adoptado sobre la base de los Tratados, es necesario adoptar normas internas con arreglo a las cuales la CEPOL tenga derecho a limitar esos derechos.

(13)

La CEPOL podría, por ejemplo, limitar la información que proporciona a un interesado sobre el tratamiento de sus datos personales durante la fase de evaluación preliminar de una investigación administrativa o durante la propia investigación, antes de la posible desestimación del asunto o en la fase predisciplinaria. En determinadas circunstancias, facilitar dicha información podría afectar gravemente a la capacidad de la CEPOL para llevar a cabo la investigación de manera eficaz, por ejemplo, cuando exista el riesgo de que la persona afectada pueda destruir pruebas o interferir con posibles testigos antes de su declaración. La CEPOL también podría tener que proteger los derechos y libertades de los testigos, así como los de otras personas implicadas.

(14)

Podría ser necesario proteger el anonimato de aquellos testigos o denunciantes que hayan solicitado no ser identificados. En tal caso, la CEPOL podría decidir limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de esas personas, a fin de proteger sus derechos y libertades.

(15)

Podría ser necesario proteger la información confidencial relativa a un miembro del personal que se haya puesto en contacto con asesores confidenciales de la CEPOL en el contexto de un procedimiento por acoso. En tales casos, la CEPOL podría verse obligada a limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de la presunta víctima, el presunto acosador y otras personas implicadas, con el fin de proteger los derechos y libertades de todos los interesados.

(16)

La CEPOL debe aplicar limitaciones solo cuando estas respeten la esencia de los derechos y libertades fundamentales, sean estrictamente necesarias y constituyan una medida proporcionada en una sociedad democrática. La CEPOL deberá explicar las razones que justifican dichas limitaciones.

(17)

En aplicación del principio de responsabilidad, la CEPOL debe llevar un registro de las limitaciones impuestas.

(18)

Al tratar los datos personales intercambiados con otras organizaciones en el marco de sus funciones, tanto la CEPOL como dichas organizaciones deben consultarse mutuamente sobre los posibles motivos de imposición de limitaciones, así como sobre la necesidad y proporcionalidad de estas, a menos que ello ponga en peligro las actividades de la CEPOL.

(19)

El artículo 25, apartado 6, del Reglamento obliga al responsable del tratamiento a informar a los interesados de las razones principales que justifican la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

(20)

De conformidad con el artículo 25, apartado 8, del Reglamento, la CEPOL puede aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre los motivos de la aplicación de una limitación al interesado si ello anula de cualquier modo el efecto de la limitación. La CEPOL debe evaluar caso por caso si la comunicación de la limitación anula su efecto.

(21)

La CEPOL debe levantar la limitación tan pronto como dejen de cumplirse las condiciones que la justifican y evaluar periódicamente dichas condiciones.

(22)

A fin de garantizar la máxima protección de los derechos y libertades de los interesados y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44, apartado 1, del Reglamento, debe consultarse al delegado de protección de datos a su debido tiempo cualquier limitación que pueda aplicarse y comprobar su conformidad con la presente Decisión.

(23)

El artículo 16, apartado 5, y el artículo 17, apartado 4, del Reglamento prevén excepciones al derecho a la información y al derecho de acceso de los interesados. Si se aplican estas excepciones, la CEPOL no necesita aplicar una limitación con arreglo a la presente Decisión.

a)

con arreglo al artículo 25, apartado 1, letras b), c), f), g) y h), del Reglamento, al llevar a cabo una investigación administrativa o un procedimiento predisciplinario, disciplinario o de suspensión con arreglo al artículo 86 y el anexo IX del Estatuto de los funcionarios y la Decisión 04/2022/MB del Consejo de Administración de la CEPOL, y cuando se notifiquen los casos a la OLAF, de conformidad con la decisión 21/2021/MB del Consejo de Administración de la CEPOL;

b)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento, a la hora de garantizar que los miembros del personal de la CEPOL puedan denunciar hechos de forma confidencial cuando consideren que existen graves irregularidades, tal como se establece en la Decisión 03/2019/MB del Consejo de Administración de la CEPOL, relativa a las normas internas relativas a la denuncia de irregularidades;

c)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento, al garantizar que los miembros del personal de la CEPOL puedan informar a los asesores confidenciales en el contexto de un procedimiento de acoso, tal como define la CEPOL mediante la Decisión 02/2024/MB;

d)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento, cuando lleve a cabo auditorías internas en relación con actividades o departamentos de la CEPOL;

e)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), d), g) y h), del Reglamento, cuando presten asistencia a otras instituciones, organismos, oficinas y agencias de la Unión, cuando reciban asistencia de dichas instituciones, organismos, oficinas y agencias o cuando cooperen con ellas en el contexto de las actividades contempladas en las letras a) a d) del presente apartado y con arreglo a los acuerdos de nivel servicio, memorandos de entendimiento y acuerdos de cooperación pertinentes;

f)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento, cuando presten asistencia a las autoridades nacionales y organizaciones internacionales de terceros países, cuando reciban asistencia de dichas autoridades y organizaciones o cuando cooperen con estas, a petición de estas o por iniciativa propia;

g)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento, cuando preste asistencia a las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, cuando reciba asistencia de dichas autoridades o cuando coopere con estas, ya sea a petición suya o por iniciativa propia;

h)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra e), del Reglamento, cuando se traten datos personales en documentos obtenidos por las partes o partes coadyuvantes en el contexto de un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea,

i)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras d), g) y h), del Reglamento, cuando el delegado de protección de datos lleve a cabo investigaciones de conformidad con el artículo 45, apartado 2, del Reglamento;

j)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras a), b), c), d), g) y h), cuando lleve a cabo investigaciones sobre seguridad (TIC) gestionadas internamente o con la participación de agentes externos;

a)

una definición clara de las funciones, responsabilidades y procedimientos;

b)

si procede, un entorno electrónico seguro que impida el acceso o la transferencia ilícitos y accidentales de datos electrónicos a personas no autorizadas;

c)

si procede, un almacenamiento y tratamiento seguros de los documentos en soporte papel;

d)

la debida supervisión de las limitaciones y la revisión periódica de su aplicación.