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LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE) n.o 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE (1), y en particular su artículo 45 undecies, apartado 2,
Considerando lo siguiente:
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(1) |
Mediante el Reglamento (UE) 2024/1183 del Parlamento Europeo y del Consejo (2), se introdujo en el Reglamento (UE) n.o 910/2014 una lista de nuevos servicios de confianza y servicios de confianza cualificados, incluido el servicio cualificado de archivo electrónico. La Comisión debe establecer una lista de normas de referencia y, cuando sea necesario, establecer especificaciones para dichos servicios. |
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(2) |
Un archivo electrónico es un servicio para la recepción, el almacenamiento, la recuperación y la eliminación de datos electrónicos y documentos electrónicos con el fin de asegurar su durabilidad y legibilidad, así como para preservar su integridad, confidencialidad y prueba de origen durante todo el período de conservación. Los servicios cualificados de archivo electrónico desempeñan un papel crucial en el entorno empresarial digital al promover la transición de los procesos tradicionales en papel a procedimientos electrónicos equivalentes. Para garantizar que los datos y documentos electrónicos preserven la presunción de su integridad y de su origen durante el período de conservación por parte del prestador cualificado de servicios de confianza, y para lograr un alto nivel de transparencia y confianza entre todos los participantes en el ciclo de vida de la información, es necesario establecer un conjunto común de especificaciones para los servicios cualificados de archivo electrónico. |
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(3) |
Para aumentar el valor probatorio, la seguridad y la fiabilidad de los servicios cualificados de archivo electrónico, cuando se utilicen firmas electrónicas, sellos electrónicos o sellos de tiempo electrónicos para crear, firmar, sellar o acreditar la fecha y hora de, por ejemplo, pruebas de archivo, registros de pruebas, registros de eventos, registros de la correcta aplicación de los procedimientos, o informes de confirmación de archivo, deben utilizarse servicios de confianza cualificados. |
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(4) |
La presunción de cumplimiento establecida en el artículo 45 undecies, apartado 2, del Reglamento (UE) n.o 910/2014 solo debe aplicarse cuando los servicios cualificados de archivo electrónico cumplan los requisitos establecidos en el presente Reglamento. Las normas de referencia para los servicios cualificados de archivo electrónico deben reflejar las prácticas establecidas y ser ampliamente aceptadas en los sectores pertinentes. Deben adaptarse para incluir controles adicionales que garanticen la seguridad y la fiabilidad de los servicios cualificados de archivo electrónico. |
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(5) |
Si un prestador de servicios de confianza cumple los requisitos establecidos en el presente Reglamento, los organismos de supervisión deben presumir el cumplimiento de los requisitos pertinentes del Reglamento (UE) n.o 910/2014 y tener debidamente en cuenta dicha presunción para conceder o confirmar la cualificación del servicio de confianza. No obstante, un prestador cualificado de servicios de confianza puede seguir basándose en otras prácticas para demostrar el cumplimiento de los requisitos del Reglamento (UE) n.o 910/2014. |
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(6) |
Con el fin de preservar la integridad y la prueba del origen de los datos electrónicos y los documentos electrónicos que contengan una o varias firmas o sellos electrónicos cualificados, los servicios cualificados de archivo electrónico deben utilizar procedimientos y tecnologías capaces de ampliar la fiabilidad de dichas firmas y sellos electrónicos más allá del período de validez tecnológica, al menos durante todo el período de conservación. |
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(7) |
La Comisión evalúa periódicamente las nuevas tecnologías, prácticas, normas y especificaciones técnicas. De conformidad con el considerando 75 del Reglamento (UE) 2024/1183, la Comisión debe revisar y, en caso necesario, actualizar el presente Reglamento para mantenerlo en consonancia con la evolución mundial, las nuevas tecnologías, prácticas, normas o especificaciones técnicas y seguir las mejores prácticas del mercado interior. |
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(8)
(9)
(10) |
El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (3) y, en su caso, la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (4) son aplicables a las actividades de tratamiento de datos personales en virtud del presente Reglamento.
El Supervisor Europeo de Protección de Datos, al que se consultó de conformidad con el artículo 42, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo (5), emitió su dictamen el 21 de octubre de 2025 (6).
Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del comité establecido por el artículo 48 del Reglamento (UE) n.o 910/2014. |
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Archivo electrónico de documentos con una firma electrónica cualificada o un sello electrónico cualificado
1. Al archivar datos electrónicos o documentos electrónicos que contengan firmas electrónicas cualificadas o sellos electrónicos cualificados, los prestadores de servicios cualificados de archivo electrónico velarán por que se mantenga la fiabilidad de dichas firmas electrónicas cualificadas o sellos electrónicos cualificados, incluso más allá de su período de validez tecnológica, y por que se mantengan la integridad y la exactitud del origen de las firmas electrónicas cualificadas y los sellos electrónicos cualificados, al menos hasta el final del período de conservación legal o contractual.
2. A efectos del apartado 1, los prestadores de servicios cualificados de archivo electrónico podrán recurrir a un servicio cualificado de conservación de firmas electrónicas cualificadas o a un servicio cualificado de conservación de sellos electrónicos cualificados.
Normas de referencia y especificaciones para la prestación de servicios cualificados de archivo electrónico
Las normas y especificaciones de referencia a que se refiere el artículo 45 undecies, apartado 2, del Reglamento (UE) n.o 910/2014 figuran en el anexo del presente Reglamento.
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 16 de diciembre de 2025.
Por la Comisión
La Presidenta
Ursula VON DER LEYEN
(1) DO L 257 de 28.8.2014, p. 73, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2014/910/oj.
(2) Reglamento (UE) 2024/1183 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de abril de 2024, por el que se modifica el Reglamento (UE) n.o 910/2014 en lo que respecta al establecimiento del marco europeo de identidad digital (DO L, 2024/1183, 30.4.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/1183/oj).
(3) Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) (DO L 119 de 4.5.2016, p. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj).
(4) Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas (Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas) (DO L 201 de 31.7.2002, p. 37, ELI: http://data.europa.eu/eli/dir/2002/58/oj).
(5) Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE, (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).
(6) EDPS Formal comments on the draft Implementing Regulation laying down rules for the application of Regulation (EU) No 910/2014 as regards reference standards and specifications for qualified electronic archiving services [«Observaciones formales del SEPD sobre el proyecto de Reglamento de Ejecución por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (UE) n.o 910/2014 en lo que respecta a las normas y especificaciones de referencia para los servicios cualificados de archivo electrónico», documento en inglés].
Lista de normas de referencia y especificaciones para los servicios cualificados de archivo electrónico
Se aplica la norma UNE-CEN/TS 18170:2025 («UNE-CEN/TS 18170») con las siguientes adaptaciones:
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a) |
Referencias normativas (cláusula 2)
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b) |
Declaración de políticas y prácticas (cláusula 6.1)
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c) |
Condiciones generales (cláusula 6.2)
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d) |
Recursos humanos (cláusula 7.3)
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e) |
Controles y monitorización criptográficos (cláusula 7.6)
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f) |
Red (cláusula 7.9)
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g) |
Recopilación de pruebas (cláusula 7.11)
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h) |
Cese y plan de cese del prestador de servicios de confianza para el archivo electrónico (cláusula 7.13)
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i) |
Hora fiable de los acontecimientos (cláusula 13.3.1)
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(1) Reglamento de Ejecución (UE) 2024/482 de la Comisión, de 31 de enero de 2024, por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (UE) 2019/881 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo concerniente a la adopción del esquema europeo de certificación de la ciberseguridad basado en los criterios comunes (EUCC) (DO L, 2024/482, 7.2.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_impl/2024/482/oj).
(2) Reglamento de Ejecución (UE) 2024/3144 de la Comisión, de 18 de diciembre de 2024, por el que se modifica el Reglamento de Ejecución (UE) 2024/482 en lo relativo a las normas internacionales aplicables y se corrige dicho Reglamento de Ejecución (DO L, 2024/3144, 19.12.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_impl/2024/3144/oj).
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