Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

 

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de septiembre de 2024, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (1),

Vista la Decisión (UE) 2018/1220 de la Comisión, de 6 de septiembre de 2018, relativa al reglamento interno de la instancia a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo (2),

Considerando lo siguiente:

(1)

El Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 ha sustituido al Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo (3), que establece una instancia independiente, en virtud de su artículo 145, para evaluar determinadas situaciones de exclusión de las personas y entidades a que se refiere el artículo 137, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 y adoptar las recomendaciones adecuadas (en lo sucesivo, «la instancia») a efectos de los procedimientos que deben llevarse a cabo en el marco del sistema de detección precoz y exclusión (en lo sucesivo, «procedimientos del EDES»).

(2)

La Decisión (UE) 2018/1220 estableció el reglamento interno de la instancia de conformidad con el artículo 143, apartado 4, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, aplicable a partir de la fecha de entrada en vigor de dicho Reglamento para garantizar, entre otras cosas, el respeto de los derechos de defensa de las personas o entidades sujetas a procedimientos del EDES, incluido su derecho a ser oídas.

(3)

El artículo 145 del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 sustituyó al artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 por el que se establecen las normas para determinar la composición de la instancia, clarificar el papel del vicepresidente y el procedimiento de nombramiento del presidente y del vicepresidente, así como prevenir y abordar los conflictos de intereses.

(4)	El artículo 145, apartados 2 y 4, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 otorga a la Comisión la competencia para adoptar el reglamento interno de la instancia y dispone que esta estará asistida por una secretaría permanente proporcionada por la Comisión.

(5)

A fin de asegurar la continuidad y el buen funcionamiento de la instancia, procede especificar el procedimiento relativo al nombramiento y destitución del presidente y del vicepresidente, y establecer las normas con arreglo a las cuales el vicepresidente ejercerá la presidencia en caso de impedimento del presidente o de ausencia de este.

(6)

A fin de asegurar la continuidad y el buen funcionamiento de la instancia, es necesario establecer normas detalladas sobre su composición en cada caso concreto, en particular sobre la designación de los dos representantes permanentes de la Comisión, de sus suplentes y del representante adicional del ordenador competente.

(7)	Es necesario especificar qué observadores deben participar en las reuniones de la instancia para garantizar que dicha instancia esté plena y adecuadamente informada y apoyada en el desempeño de sus funciones y al formular sus conclusiones.

(8)	En interés de la buena administración, es conveniente precisar las funciones de apoyo que la secretaría permanente prestará a la instancia en el marco de los procedimientos del EDES.

(9)	Debe precisarse asimismo el procedimiento de consulta de la instancia, en particular por lo que se refiere a su contenido.

(10)	El artículo 138, apartado 8, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 prevé la posibilidad de un procedimiento acelerado; las condiciones en las que debe utilizarse este procedimiento deben especificarse en el reglamento interno de la instancia.

(11)

La experiencia ha demostrado que, con el fin de reducir la duración de los procedimientos del EDES en casos excepcionales de contratación pública en los que se aplican plazos estrictos y los procedimientos solo pueden suspenderse durante un tiempo limitado, la instancia pueda adoptar una recomendación abreviada que exponga únicamente un razonamiento sucinto, sin necesidad de abordar todas las cuestiones planteadas durante el procedimiento contradictorio (4). Las recomendaciones abreviadas solo podrán adoptarse cuando la instancia tenga la intención de recomendar al ordenador competente que no adopte ninguna exclusión o sanción pecuniaria, o que recomiende el levantamiento de una exclusión o sanción pecuniaria existente.

(12)

Procede especificar las disposiciones prácticas de una estrecha cooperación entre la instancia y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), y entre la instancia y la Fiscalía Europea, a la luz de los acuerdos administrativos de cooperación e intercambio rápido de información entre la Comisión y ambas instituciones.

(13)	La Decisión (UE) 2018/1220 ha sido revisada y ha cambiado de número en varias ocasiones. Procede, por tanto, derogar dicha Decisión y sustituirla por una nueva Decisión de la Comisión.

(14)	En este contexto, conviene asimismo precisar más las normas relativas a la adopción de las recomendaciones y dictámenes de la instancia.

(15)	El tratamiento de los datos personales que efectúe la instancia y su secretaría permanente deberán realizarse conforme a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo (5).

(16)	Debe aplicarse el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (6) a las recomendaciones adoptadas por la instancia,

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1

La presente Decisión establece el reglamento interno de la instancia a que se refiere el artículo 145 del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 y sustituye a la Decisión (UE) 2018/1220.

Artículo 2

Nombramiento, cese y destitución del presidente y del vicepresidente

1.   El presidente y el vicepresidente de la instancia serán nombrados por la Comisión por un período de cinco años no renovable, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 145, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509, tras una convocatoria de manifestaciones de interés. Sus mandatos se iniciarán en la fecha fijada al efecto en las respectivas decisiones relativas a su nombramiento. Esas decisiones se publicarán en el Diario Oficial de la Unión Europea, serie C.

2.   Si fuera necesario para el funcionamiento de la instancia, el presidente y el vicepresidente permanecerán en sus respectivos puestos durante un máximo de seis meses a partir del final de su mandato, hasta que sus respectivos sustitutos hayan asumido sus funciones.

3.   El presidente y el vicepresidente serán contratados como asesores especiales de la Comisión en el sentido del artículo 5 del Régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea. Sus contratos de asesores especiales respetarán plenamente su independencia y no afectarán a la duración de su mandato.

4.   La Comisión destituirá al presidente y/o al vicepresidente en el caso de que dejen de cumplir las condiciones requeridas para el ejercicio de sus respectivas funciones.

5.   Las condiciones previstas para la selección del presidente establecidas en el artículo 145, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 se aplican asimismo a la selección del vicepresidente.

Artículo 3

Suplencia del presidente

En caso de que el presidente no pueda desempeñar sus funciones o de que su puesto quede vacante, el vicepresidente actuará como presidente a efectos del artículo 145 del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 durante el tiempo en dure el impedimento del presidente o hasta el nombramiento de un nuevo presidente.

Artículo 4

Competencias del presidente

1.   El presidente representará a la instancia.

2.   Presidirá las reuniones y organizará sus tareas.

3.   Estará asistido para ello por la secretaría permanente contemplada en el artículo 7.

4.   El presidente podrá delegar en cada uno de los representantes permanentes de la Comisión la facultad de firmar en su nombre documentos específicos relativos a un caso concreto o a asuntos administrativos.

5.   Adoptará, previa consulta a los representantes permanentes de la Comisión, el calendario de reuniones de la instancia.

6.   El presidente ejercerá las demás competencias que le atribuye la presente Decisión.

Artículo 5

Designación de los otros miembros de la instancia y de sus suplentes

1.   El consejero principal encargado de «Asuntos jurídicos, normas financieras, controles y presentación de informes» de la Dirección General de Presupuestos será uno de los dos representantes permanentes de la Comisión, en aplicación del artículo 145, apartado 2, letra c), del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509.

Si queda vacante el puesto de consejero principal responsable de «Asuntos jurídicos, normas financieras, controles y presentación de informes», el director de la Dirección General de Presupuestos que sea responsable de la secretaría permanente pasará a ser uno de los dos representantes permanentes de la Comisión en aplicación del artículo 145, apartado 2, letra c), del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509.

El director general de Presupuestos designará suplente a un funcionario que desempeñe, como mínimo, el puesto de jefe de unidad o equivalente para ejercer como suplente de dicho representante permanente de la Comisión. Dicha persona podrá participar en todas las deliberaciones de la instancia, pero solo participará en las votaciones cuando el representante permanente de la Comisión no pueda hacerlo.

2.   El director general de Presupuestos designará al segundo representante permanente de la Comisión, ad personam, entre funcionarios de la Comisión que tengan, como mínimo, el grado AD 14.

El director general de Presupuestos designará suplente a un funcionario que desempeñe, como mínimo, el puesto de jefe de unidad o equivalente para ejercer como suplente de dicho representante permanente de la Comisión. Dicha persona podrá participar en todas las deliberaciones de la instancia, pero solo participará en las votaciones cuando el representante permanente de la Comisión no pueda hacerlo.

3.   El miembro representante del ordenador solicitante, así como su suplente, serán funcionarios o agentes temporales designados de conformidad con el reglamento interno y las normas administrativas internas de la institución, agencia, oficina u organismo en cuestión, contemplados en el artículo 73, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 que ejerzan, al menos, las funciones de jefe de unidad o de jefe de Delegación.

Artículo 6

Observadores

1.   Los observadores podrán participar en las deliberaciones de la instancia sin derecho de voto.

2.   El representante designado del Servicio Jurídico de la Comisión tendrá la calidad de observador para cada expediente sometido a la instancia, y presentará observaciones por propia iniciativa o a petición del presidente. A tal fin, el representante designado asistirá a todas las deliberaciones de la instancia. La instancia informará al Servicio Jurídico de todos los procedimientos escritos a su debido tiempo antes de su adopción.

3.   En los asuntos en los que la solicitud del ordenador remitente se base total o parcialmente en información transmitida por la OLAF, uno o varios representantes de la OLAF, incluidos, en la medida de lo posible, los investigadores encargados del caso asistirán a las reuniones de la instancia en calidad de observadores y participarán en los procedimientos orales y escritos derivados del asunto. La OLAF presentará observaciones a petición del presidente.

4.   En los asuntos en los que la solicitud del ordenador remitente se base total o parcialmente en información transmitida por la Fiscalía Europea, uno o varios representantes de la Fiscalía Europea, incluidos, en la medida de lo posible, los responsables del caso, asistirán a las reuniones de la instancia en calidad de observadores y participarán en los procedimientos oral y escrito derivados del expediente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 103 del Reglamento (UE) 2017/1939 del Consejo (7).

5.   Cuando esté justificado en un caso concreto, el presidente podrá invitar a la OLAF a que facilite información o asesoramiento. El presidente también podrá invitar a la Fiscalía Europea a que facilite información o asesoramiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 103 del Reglamento (UE) 2017/1939.

6.   Los ordenadores (distintos del ordenador remitente) que se vean afectados por un expediente remitido a la instancia podrán solicitar al presidente que les conceda el estatuto de observador. Dichos ordenadores podrán asistir a las deliberaciones de la instancia y presentarán observaciones orales y escritas a petición del presidente. La instancia informará a dichos ordenadores de los procedimientos escritos pertinentes.

7.   El presidente, tras consultar a los representantes permanentes de la Comisión, podrá invitar a otros observadores a asistir a las deliberaciones de la instancia y a presentar observaciones orales o escritas.

Artículo 7

Secretaría permanente

1.   Funcionarios o agentes de la Dirección General de Presupuestos se encargarán de la secretaría permanente de la instancia, que estará adscrita administrativamente a aquella.

2.   Bajo la autoridad del presidente, la secretaría permanente:

a)	comprobará la calidad del ordenador remitente, de su representante designado y de los observadores;

b)	comprobará que las solicitudes de recomendaciones están completas y contienen todos los documentos e información necesarios;

c)	identificará a cualesquiera otros ordenadores afectados por el asunto que podrían ser propuestos como posibles observadores;

d)	organizará las gestiones y contactos necesarios con el ordenador remitente, el Servicio Jurídico de la Comisión y otros observadores que estén asociadas o puedan estarlo al expediente en cuestión, para completarlo;

e)	establecerá los proyectos que deben someterse a la instancia y los transmitirá al presidente, a los demás miembros y a los observadores llamados a participar en las deliberaciones relativas a los expedientes;

f)	propondrá al presidente el proyecto de calendario de las reuniones de la instancia;

g)	elaborará un proyecto de orden del día de las reuniones de la instancia y lo enviará a los miembros y a los participantes en las reuniones de la instancia;

h)	verificará la presencia de las personas y documentos necesarios para garantizar la regularidad de las deliberaciones de la instancia;

i)	asistirá a las deliberaciones de la instancia y asegurará su seguimiento;

j)	redactará un acta resumida de cada reunión y la pondrá a disposición de los miembros;

k)	transmitirá documentos y comunicaciones en nombre de la instancia a las personas o entidades sujetas al procedimiento, incluida la carta que contenga los hechos y conclusiones alegados y la calificación jurídica preliminar de la conducta;

l)	transmitirá la recomendación adoptada por la instancia al ordenador remitente;

m)	hará un seguimiento de toda la correspondencia dirigida a la instancia o sobre sus actividades;

n)	llevará el registro de las recomendaciones adoptadas por la instancia y de todas las decisiones adoptadas por los ordenadores competentes;

o)	garantizará la publicación de las decisiones de exclusión y las sanciones pecuniarias a que se refiere el artículo 142 del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509.

3.   La dirección de contacto de la secretaría permanente: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

Artículo 8

Prevención y gestión de los conflictos de intereses

1.   Si el presidente, el vicepresidente, cualquier otro miembro o su suplente, los funcionarios y miembros del personal que componen la secretaría permanente, o cualquier otra persona que participe en las reuniones de la instancia o tenga conocimiento de los documentos relacionados con un expediente, se encuentre en una situación que pueda dar lugar a un riesgo de conflicto de intereses en el sentido del artículo 61 del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509, informará inmediatamente de ello a los demás miembros y a la secretaría permanente. Lo mismo se aplicará cuando se encuentren en una situación que pudiera objetivamente considerarse un conflicto de intereses.

2.   Las personas que se encuentren en una situación que pueda dar lugar a un riesgo de conflicto de intereses o que pueda percibirse objetivamente como conflicto de intereses a que se refiere el apartado 1 no participarán en las deliberaciones de la instancia ni en la adopción de la carta en procedimiento contradictorio o de la recomendación. Al expediente se unirá una nota en la que se explique la forma en que se ha tratado el riesgo de conflicto de intereses.

Artículo 9

Cooperación entre la instancia y la OLAF

1.   La OLAF cooperará estrechamente con la instancia, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (8), respetando plenamente los derechos fundamentales y de procedimiento, y la protección de los denunciantes de irregularidades.

2.   Cuando la solicitud del ordenador remitente se base en información transmitida por la OLAF, la instancia consultará a la OLAF antes de enviar la notificación a cualquier persona o entidad que sea objeto de una solicitud de recomendación con el fin de no vulnerar la confidencialidad de los procedimientos o investigaciones judiciales llevados a cabo o coordinados por la OLAF, incluida la protección de los denunciantes de irregularidades, y de las investigaciones o procedimientos judiciales nacionales.

3.   La comunicación a personas o entidades, o a sus agentes, de información derivada de las investigaciones o referente a las investigaciones realizadas o coordinadas por la OLAF, precisará el acuerdo de esta última.

Artículo 10

Cooperación con la Fiscalía Europea

Las disposiciones de cooperación entre la instancia y la Fiscalía Europea se establecerán de conformidad con el artículo 103 del Reglamento (UE) 2017/1939.

Artículo 11

Presentación de solicitudes de recomendaciones a la instancia

1.   Cualquier ordenador delegado de la Comisión, de otra institución, de una oficina europea creada por la Comisión, de una agencia ejecutiva, o de otra oficina, organismo o agencia europeos podrá presentar una solicitud de recomendación a la instancia.

2.   Las solicitudes de recomendaciones se enviarán a la secretaría permanente a través de ARES cuando sea posible y, de lo contrario, se enviarán por correo electrónico de forma confidencial. Las solicitudes de recomendaciones garantizarán el nivel de confidencialidad y la marca de clasificación de seguridad adecuados en todos los documentos. Cuando los documentos procedan de una investigación de la OLAF o estén relacionados con ella, el ordenador aplicará las marcas correspondientes a las investigaciones de la OLAF.

Cuando una solicitud de recomendación sea presentada por un ordenador que no sea de la Comisión, la secretaría permanente y dicho ordenador adoptarán las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de la información intercambiada en relación con el expediente en cuestión.

3.   Las solicitudes de recomendaciones contendrán la información especificada en el artículo 144, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509. También contendrán cualquier otra información pertinente a que se refiere el artículo 138, apartado 3, de dicho Reglamento, incluidos, en su caso, los informes de la OLAF y la información transmitida por la Fiscalía Europea. Contendrán asimismo una ficha de información debidamente cumplimentada.

4.   Cuando una solicitud de recomendación contenga informes u otra información transmitidos por la OLAF o la Fiscalía Europea, el ordenador consultará a la OLAF o a la Fiscalía Europea, según el caso, para identificar cualquier información que no pueda revelarse a las personas o entidades que sean objeto de una solicitud de recomendación y expurgará adecuadamente dichos informes o información antes de transmitirlos a la instancia.

Artículo 12

Formas de procedimiento

Los asuntos que se sometan a la instancia podrán decidirse en una reunión de esta o mediante procedimiento escrito.

Artículo 13

Reuniones de la instancia

El presidente podrá convocar reuniones de la instancia con el fin de:

a)	establecer la calificación jurídica preliminar de una conducta con arreglo al artículo 138, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 con el fin de notificar a las personas o entidades que sean objeto de una solicitud de recomendación al respecto;

b)	adoptar una recomendación con arreglo al artículo 145, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509; o

c)	tratar cuestiones relativas al funcionamiento de la instancia.

Artículo 14

Procedimiento escrito

Por iniciativa del presidente o a petición de un miembro de la instancia, se podrán establecer los hechos y conclusiones, así como la calificación jurídica preliminar de la conducta y se podrá adoptar la recomendación mediante procedimiento escrito. Cualquier miembro de la instancia podrá oponerse a la utilización del procedimiento escrito. Los observadores podrán participar en este procedimiento.

Artículo 15

Procedimiento acelerado

En los casos en que la naturaleza o las circunstancias del asunto así lo requieran, la instancia podrá decidir acelerar el procedimiento a petición del ordenador o a iniciativa propia. En tal caso, la instancia procurará:

a)	tratar el asunto con prioridad y transmitir la carta en procedimiento contradictorio a que se refiere el artículo 16 a la persona o entidad objeto del procedimiento en un plazo de 30 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud de recomendación; y

b)	adoptar la recomendación en un plazo de 20 días hábiles a partir de la expiración del plazo para presentar observaciones sobre la carta en procedimiento contradictorio a que se refiere el artículo 16.

Artículo 16

Derecho a ser oído

1.   Las personas o entidades que sean objeto de una solicitud de recomendación tendrán derecho a presentar observaciones, a menos que existan circunstancias excepcionales en las que existan motivos legítimos imperiosos para preservar la confidencialidad de una investigación o de un procedimiento judicial nacional que exijan que dicho derecho se aplace hasta que dejen de existir los citados motivos legítimos, tal como se establece en el artículo 145, apartado 5, segunda frase, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509.

2.   Al adoptar sus recomendaciones, la instancia solo tendrá en cuenta los hechos y conclusiones y las clasificaciones preliminares del Derecho sobre conductas con respecto a las cuales la persona o entidad objeto de la solicitud de recomendación haya podido presentar observaciones, excepto en los casos en que se aplique la segunda frase del artículo 145, apartado 5, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509.

3.   Antes de adoptar una recomendación, el presidente, actuando bajo la dirección de la instancia de conformidad con el artículo 17, apartado 1, enviará a la persona o entidad objeto de la solicitud de recomendación una carta en la que se divulguen los hechos y conclusiones considerados por la instancia y la calificación jurídica preliminar de la conducta («carta en procedimiento contradictorio»), sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 145, apartado 5, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509. En principio, dicha comunicación se realizará por correo electrónico.

4.   El destinatario de una carta en procedimiento contradictorio presentará sus observaciones al respecto, incluidos los anexos o apéndices de dichas observaciones, por escrito en forma de ficheros electrónicos que puedan abrirse utilizando el programa de productividad de uso habitual en oficinas. Las observaciones se presentarán a la secretaría permanente en la dirección de correo electrónico indicada en la carta.

5.   La extensión de las observaciones, excluidos los anexos, no excederá del número de páginas de la carta en procedimiento contradictorio, excluidos los anexos, salvo en casos debidamente justificados que impliquen cuestiones de hecho o de Derecho complejas.

6.   Por regla general, los destinatarios de las cartas en procedimientos contradictorios dispondrán de 15 días hábiles para presentar sus observaciones sobre las mismas. Este período comenzará con arreglo a las normas establecidas en el artículo 146 del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509.

7.   Cuando el destinatario de una carta en procedimiento contradictorio presente una solicitud motivada de prórroga del plazo para presentar observaciones sobre dicha carta debido a circunstancias excepcionales, la instancia podrá prorrogar el plazo por un máximo de la mitad del plazo concedido inicialmente.

8.   Cuando una persona o entidad objeto de una solicitud de recomendación no haya presentado observaciones sobre la carta en procedimiento contradictorio en el plazo aplicable a pesar de la notificación de la carta de conformidad con el artículo 146 del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509, la instancia podrá deducir que dicha persona o entidad no impugna los hechos o las clasificaciones jurídicas preliminares establecidas en dicha carta.

Artículo 17

Adopción y notificación de cartas en procedimientos contradictorios y recomendaciones

1.   Los miembros de la instancia procurarán llegar a un consenso sobre el contenido de las cartas en procedimientos contradictorios y, posteriormente, sobre la recomendación.

2.   En caso de no lograrse el consenso, se procederá a una votación por mayoría en la que:

a)	el presidente dispondrá de un voto;

b)	los dos representantes permanentes de la Comisión dispondrán conjuntamente de un voto; si no hay acuerdo entre ellos, el voto será negativo;

c)	el miembro que represente al ordenador remitente dispondrá de un voto.

3.   La instancia notificará su recomendación al ordenador remitente y a los observadores.

Artículo 18

Recomendaciones abreviadas

En casos excepcionales de contratación pública en los que se apliquen plazos estrictos y el procedimiento solo pueda suspenderse durante un tiempo limitado, cuando la instancia recomiende no adoptar medidas administrativas o el levantamiento de las medidas administrativas existentes, la instancia podrá adoptar una recomendación abreviada. Se aplicarán las siguientes condiciones.

a)

Solo podrán adoptarse recomendaciones abreviadas en el caso de que la instancia prevea recomendar que no se adopte ninguna decisión de exclusión o cualquier decisión por la que se impongan sanciones pecuniarias a una persona o entidad o se recomiende el levantamiento de una decisión de exclusión existente o de una decisión por la que se impongan sanciones pecuniarias.

b)

El ordenador no adoptará una decisión de exclusión ni una decisión por la que se impongan sanciones pecuniarias a una persona o entidad sobre la base de una recomendación abreviada. Cuando el ordenador prevea tomar una decisión más severa de lo recomendado por la instancia, dicha decisión se adoptará de conformidad con el artículo 145, apartado 6, párrafo segundo, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509.

c)	Las recomendaciones en forma abreviada deben exponer los hechos y las principales razones de las conclusiones de la instancia, pero no es necesario abordar todas las cuestiones planteadas en la solicitud de recomendación o en las observaciones sobre la carta contradictoria.

Artículo 19

Procedimiento para la adopción de recomendaciones

1.   Una vez que la secretaría permanente haya verificado la solicitud de recomendación y haya examinado el caso con arreglo a lo dispuesto en el artículo 7, la enviará al presidente y a los miembros de la instancia. El presidente verificará la elaboración del expediente, tras haber solicitado, en caso necesario, medidas de verificación o de instrucción complementarias.

2.   El procedimiento ante la instancia en relación con una solicitud de recomendación se iniciará cuando la instancia haya llegado a la conclusión de que las pruebas del expediente son suficientes para permitirle establecer una calificación jurídica preliminar de la conducta y se considerará cerrada una vez que la instancia haya notificado su recomendación al ordenador remitente o este haya retirado su solicitud de recomendación.

3.   La instancia procurará, en principio, formular sus recomendaciones a los ordenadores remitentes en un plazo razonable tras la apertura del procedimiento, teniendo en cuenta la necesidad de garantizar el respeto del derecho a ser oído.

Artículo 20

Confidencialidad de los trabajos y de las deliberaciones

Sin perjuicio de la aplicación del artículo 8, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 y del artículo 22 bis del Estatuto de los funcionarios (9), los miembros de la instancia y de su secretaría permanente, así como todas las personas que hayan participado, en cualquier calidad, en los trabajos o las reuniones de la instancia o en la elaboración de los documentos, dictámenes o posiciones que emita, respetarán a este respecto la más estricta confidencialidad, con arreglo a su eventual responsabilidad administrativa, estatutaria o contractual. Lo mismo se aplicará al presidente y al vicepresidente.

Artículo 21

Tratamiento de las solicitudes de acceso a los documentos y protección de los datos personales

El Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y el Reglamento (UE) 2018/1725 se aplican a los procedimientos de la instancia.

CAPÍTULO II

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS RELATIVAS AL EJERCICIO DE LA COMPETENCIA CONSULTIVA MENCIONADA EN EL ARTÍCULO 93 DEL REGLAMENTO FINANCIERO

Artículo 22

Principios

1.   Los artículos 1 a 4, 8, 20 y 21 que figuran en el capítulo I del presente Reglamento interno se aplican al ejercicio por la instancia de la competencia consultiva que le confiere el artículo 93 del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509.

2.   Los demás artículos del capítulo I del presente Reglamento interno se aplicarán también al ejercicio por la instancia de la competencia mencionada en el apartado 1, salvo que se disponga otra cosa en el presente capítulo.

Artículo 23

Miembros suplementarios de la instancia y sus suplentes

1.   Cuando emita el dictamen mencionado en el artículo 93, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509, la instancia estará compuesta por los miembros contemplados en el artículo 145, apartado 2, letras a) a c), del Reglamento y por los tres miembros adicionales siguientes:

a)

un representante de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos encargada de los asuntos disciplinarios de la institución de la Unión, organismo de la Unión, oficina europea u órgano o persona de que se trate cuando el caso se ponga en conocimiento de la instancia de conformidad con el artículo 93, apartado 1, párrafo primero, letra a), o un representante del ordenador competente cuando el caso se ponga en conocimiento de la instancia de conformidad con el artículo 93, apartado 1, párrafo primero, letra b);

b)	un miembro designado por el Comité de Personal de la institución de la Unión, organismo de la Unión, oficina europea u órgano o persona de que se trate;

c)	un miembro del servicio jurídico de la institución, la oficina europea creada por la Comisión, la agencia ejecutiva u otra oficina, organismo o agencia europeos en el que trabaje el miembro del personal en cuestión.

2.   Las personas a que se refieren el artículo 5, apartado 1, párrafo segundo, y el artículo 5, apartado 2, párrafo segundo, podrán participar en todas las deliberaciones de la instancia y solo participarán en las votaciones cuando el representante permanente de la Comisión del que sean suplentes no pueda hacerlo.

3.   Cada uno de los tres miembros adicionales a que se refiere el apartado 1 tendrá un suplente designado, respectivamente, por:

a)	la autoridad facultada para proceder a los nombramientos de que se trate o el ordenador competente;

b)	el comité de personal correspondiente;

c)	el servicio jurídico correspondiente.

Artículo 24

Designación de los observadores

1.   El Servicio Jurídico de la Comisión designará a un observador cuando el miembro del personal afectado no pertenezca a la Comisión.

2.   El ordenador competente o, según el caso, el jefe de la Delegación de la Unión que actúe como ordenador subdelegado, o sus representantes tendrán la condición de observador.

3.   La OLAF designará es un observador cuando la información relativa a la presunta infracción de una disposición del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509, de cualquier otra disposición relativa a la gestión financiera o del control de las operaciones derive de una información que él haya transmitido.

4.   La oficina de disciplina de la institución u órgano de que se trate designará un observador cuando la instancia sea consultada por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos. En los demás casos, podrá ser invitada por el presidente a designar un observador.

5.   Previa consulta a los miembros, el presidente podrá invitar a otros observadores.

Artículo 25

Secretaría permanente de la instancia

1.   El artículo 7, a excepción de su apartado 2, letras k) y o), se aplicará a los efectos del presente capítulo.

2.   En particular, la secretaría permanente:

a)

cuando la instancia sea informada directamente de un asunto por un miembro del personal, se encargará de transmitir el expediente a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos e informará de ello al miembro del personal que haya suministrado la información, según lo especificado en el artículo 26, apartado 2;

b)	cuando se presente un asunto a la instancia, comprobará la calidad de la autoridad remitente y de sus representantes designados;

c)	identificará, de acuerdo con el presidente, a los tres miembros adicionales de la instancia y a los observadores, y comprobará su calidad;

d)

comprobará que los expedientes estén completos y contengan todos los documentos e informaciones necesarios, especialmente la ficha de información a que se refiere el artículo 11, apartado 4, una descripción de los hechos, la irregularidad alegada y los documentos justificativos, incluidos los informes de investigación;

e)	comprobará que el miembro del personal en cuestión haya sido debidamente oído por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos o por el ordenador competente, según el caso;

f)	redactará los proyectos de dictamen que deben someterse al examen de la instancia, y los transmitirá al presidente, a los demás miembros y a los observadores llamados a participar en la resolución de los asuntos;

g)	transmitirá las recomendaciones contempladas en el artículo 93, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509 al ordenador competente y al servicio de auditoría interna competente;

h)	cuando la instancia considere que el asunto es competencia de la OLAF, remitirá el expediente a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos e informará de ello a la OLAF.

Artículo 26

Remisión de asuntos a la instancia

1.   De conformidad con el artículo 93, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509, la instancia se reunirá a petición de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente en materia disciplinaria, o de un ordenador competente, incluido un jefe de Delegación de la Unión o un suplente de este último que actúe como ordenador subdelegado; en lo sucesivo denominadas «autoridad remitente».

2.   Cuando la instancia sea informada directamente por un miembro del personal, trasladará el expediente a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente o, en su caso, a la autoridad facultada para proceder a las contrataciones, e informará de ello a dicho miembro del personal. Si la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente decide remitir el asunto a la instancia, informará de ello al miembro del personal. En caso de que decida no recurrir a la instancia, informará a esta y al miembro del personal.

3.   No obstante lo dispuesto en el apartado 2, con el fin de garantizar la protección efectiva de los denunciantes de irregularidades, según lo previsto en el artículo 22 bis, apartado 3, del Estatuto de los funcionarios, la instancia podrá decidir no informar a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente e informará de ello a la OLAF.

Artículo 27

Procedimiento escrito

Por iniciativa del presidente o a petición de un miembro de la instancia, los dictámenes podrán adoptarse mediante procedimiento escrito. Cualquier miembro de la instancia podrá oponerse a la utilización del procedimiento escrito. En tal caso, el presidente convocará una reunión de la instancia en un plazo razonable. La misma regla se aplicará en lo que respecta a la recomendación mencionada en el artículo 93, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509.

Artículo 28

Adopción de dictámenes y recomendaciones

1.   La instancia procurará llegar a un consenso sobre la determinación de la existencia de una irregularidad financiera y sobre la motivación en la que se basan los dictámenes o las recomendaciones.

2.   Si no se alcanzare el consenso, el asunto se someterá a votación en la que:

a)	el presidente dispondrá de un voto;

b)	los dos representantes permanentes de la Comisión dispondrán conjuntamente de un voto;

c)	los tres miembros adicionales a que se refiere el artículo 23, apartado 1, dispondrán de un voto cada uno.

3.   Los apartados 1 y 2 se aplicarán, mutatis mutandis, a la adopción de las recomendaciones. El consenso o la votación se referirán, en particular, al carácter sistémico de los problemas detectados.

Artículo 29

Notificación de dictámenes

La instancia notificará sin demora los dictámenes a la autoridad remitente, al ordenador competente y a los observadores. En el caso de que se invite a la Fiscalía Europea en calidad de observador, se aplicarán las disposiciones del artículo 103 del Reglamento (UE) 2017/1939.

Artículo 30

Derecho del miembro del personal a ser oído

De conformidad con el artículo 93, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento (UE, Euratom) 2024/2509, antes de presentar una solicitud o cualquier información adicional a la instancia, la autoridad facultada para proceder a los nombramientos o el ordenador competente, según el caso, dará al miembro del personal implicado la oportunidad de presentar sus observaciones sobre los hechos que les conciernen.

CAPÍTULO III

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 31

Derogación

Queda derogada la Decisión (UE) 2018/1220.

Artículo 32

Entrada en vigor y aplicación

La presente Decisión entrará en vigor a los tres días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Hecho en Bruselas, el 9 de octubre de 2025.

Por la Comisión

La Presidenta

Ursula VON DER LEYEN

 

(1)   DO L, 2024/2509, 26.9.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/2509/oj.

(2)   DO L 226 de 7.9.2018, p. 7, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2018/1220/oj.

(3)  Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, por el que se modifican los Reglamentos (UE) n.o 1296/2013, (UE) n.o 1301/2013, (UE) n.o 1303/2013, (UE) n.o 1304/2013, (UE) n.o 1309/2013, (UE) n.o 1316/2013, (UE) n.o 223/2014, (UE) n.o 283/2014 y la Decisión n.o 541/2014/UE, y por el que se deroga el Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (DO L 193 de 30.7.2018, p. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj).

(4)  T-113/24, Sentencia Lattanzio KIBS y otros/Comisión, ECLI:EU:T:2025:756, apartado 89.

(5)  Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

(6)  Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj).

(7)  Reglamento (UE) 2017/1939 del Consejo, de 12 de octubre de 2017, por el que se establece una cooperación reforzada para la creación de la Fiscalía Europea (DO L 283 de 31.10.2017, p. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2017/1939/oj).

(8)  Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) n.o 1074/1999 del Consejo (DO L 248 de 18.9.2013, p. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj).

(9)  Reglamento n.o 31 (CEE), 11 (CEEA), por el que se establece el Estatuto de los funcionarios y el régimen aplicable a los otros agentes de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (DO 45 de 14.6.1962, p. 1385/62, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2021-01-01).