Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

(1)

La Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas (en lo sucesivo, «Agencia») está facultada para llevar a cabo investigaciones administrativas y procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión, de conformidad con el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea, establecidos en el Reglamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 del Consejo (3) («Estatuto de los funcionarios»), y con la Decisión 26/2018 del Consejo de Administración, de 25 de octubre de 2018, por la que se adoptan disposiciones de aplicación relativas a la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios. Si es necesario, también notifica los casos a la OLAF.

(2)

Los miembros del personal de la Agencia están obligados a notificar las actividades potencialmente ilícitas, incluidos el fraude y la corrupción, que vayan en detrimento de los intereses de la Unión. Los miembros del personal también están obligados a comunicar las actuaciones relativas al cumplimiento de las obligaciones profesionales que puedan constituir un incumplimiento grave de las obligaciones de los funcionarios de la Unión. Estas obligaciones están reguladas por la Decisión 17/2019 del Consejo de Administración, de 18 de julio de 2019, por la que se adoptan las Directrices de Frontex sobre denuncia de irregularidades.

(3)

La Agencia ha puesto en marcha una política destinada a prevenir y tratar eficazmente los casos reales o potenciales de acoso psicológico o sexual en el lugar de trabajo, tal como se establece en la Decisión 16/2019 del Consejo de Administración, de 18 de julio de 2019, por la que se adoptan medidas de ejecución en virtud del Estatuto de los funcionarios. La Decisión establece un procedimiento informal por el que la presunta víctima del acoso puede ponerse en contacto con los consejeros «confidenciales» de la Agencia.

(4)

La Agencia también puede llevar a cabo investigaciones sobre posibles infracciones de las normas de seguridad de la información clasificada de la Unión Europea (ICUE), sobre la base de sus normas de seguridad para la protección de la ICUE.

(5)

La Agencia está sujeta a auditorías internas y externas relativas a sus actividades, en particular por parte del Tribunal de Cuentas Europeo. Las auditorías internas las lleva a cabo la estructura de auditoría interna de la Agencia creada por la Decisión 43/2020 del Consejo de Administración, de 9 de diciembre de 2020, por la que se adopta la estructura organizativa modificada de la Agencia y la correspondiente Decisión del director ejecutivo de conformidad con el artículo 80 de la Decisión 19/2019 del Consejo de Administración, de 23 de julio de 2019, por la que se adopta el Reglamento Financiero de Frontex.

(6)

La Agencia tramita las denuncias externas, en particular las recibidas en el contexto del mecanismo de reclamaciones establecido de conformidad con el artículo 111 del Reglamento GEFC para supervisar y garantizar el respeto de los derechos fundamentales en todas las actividades de la Agencia.

(7)

Los participantes en las actividades de Frontex tienen la obligación de notificar incidentes graves de conformidad con el artículo 38, apartado 3, letra h), del Reglamento GEFC y con la Decisión del director ejecutivo, de 19 de abril de 2021, sobre procedimientos operativos normalizados (PON) — Notificación de incidentes graves (4). La Agencia también ha establecido un mecanismo de supervisión para supervisar la aplicación de las disposiciones del Reglamento GEFC sobre el uso de la fuerza por parte del personal estatutario, incluidas normas sobre presentación de informes y medidas específicas, como las de carácter disciplinario, en relación con el uso de la fuerza durante los despliegues. Esto está regulado por la Decisión 7/2021 del Consejo de Administración, de 20 de enero de 2021, por la que se establece un mecanismo de supervisión para supervisar la aplicación de las disposiciones sobre el uso de la fuerza por parte del personal estatutario del cuerpo permanente de la Guardia Europea de Fronteras y Costas. La Agencia también supervisa el uso de la fuerza por parte del personal enviado en comisión de servicios a la Agencia por los Estados miembros a largo plazo, el personal proporcionado por los Estados miembros para despliegues de corta duración y el personal que forma parte de la reserva de reacción rápida para intervenciones fronterizas rápidas, al tiempo que aplica la fuerza en las actividades operativas de Frontex de conformidad con la decisión pertinente del director ejecutivo.

(8)

En el contexto de tales investigaciones administrativas, auditorías, examen de denuncias e investigaciones, notificación de incidentes graves y actividades de seguimiento, la Agencia coopera con las autoridades competentes de los Estados miembros (5) y con otras instituciones, órganos y organismos de la Unión.

(9)

La Agencia puede cooperar con autoridades competentes de terceros países y con organizaciones internacionales, ya sea a petición de estas o por propia iniciativa.

(10)

La Agencia participa en los asuntos sometidos al Tribunal de Justicia de la Unión Europea y a los órganos jurisdiccionales nacionales cuando remite el asunto al Tribunal, defiende una decisión que ha adoptado y ha sido recurrida ante el Tribunal o interviene en asuntos relacionados con sus funciones. En este contexto, es posible que la Agencia tenga que preservar el carácter confidencial de los datos personales contenidos en documentos obtenidos por las partes o por las partes coadyuvantes.

(11)

Para desempeñar sus funciones, la Agencia recoge y trata información y varias categorías de datos personales, incluidos datos identificativos de personas físicas, información de contacto, datos sobre las funciones y tareas profesionales, información sobre la conducta y el rendimiento profesional y privado, y datos financieros. Por lo tanto, la Agencia actúa como responsable del tratamiento de los datos.

(12)

Con arreglo al Reglamento, la Agencia está, por tanto, obligada a facilitar información a los interesados sobre dichas actividades de tratamiento y a respetar sus derechos como titulares de datos.

(13)

La Agencia podría verse obligada a conciliar esos derechos con los objetivos de las investigaciones administrativas, las auditorías, las investigaciones, la notificación de incidentes graves y el seguimiento de la aplicación de las disposiciones del Reglamento GEFC sobre el uso de la fuerza y los procedimientos judiciales. También podría ser necesario buscar un equilibrio entre los derechos de un interesado y los derechos y las libertades fundamentales de otros interesados. A tal fin, el artículo 25 del Reglamento y el artículo 86, apartado 2, del Reglamento GEFC otorgan a la Agencia la posibilidad de limitar, en condiciones estrictas, la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36 del Reglamento, así como de su artículo 4, en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones previstos en los artículos 14 a 20. A menos que se establezcan limitaciones en un acto jurídico adoptado sobre la base de los Tratados, es necesario adoptar normas internas con arreglo a las cuales la Agencia esté facultada para limitar esos derechos.

(14)

La Agencia podría, por ejemplo, tener que limitar la información que facilita a un interesado sobre el tratamiento de sus datos personales durante la fase de evaluación preliminar de una investigación administrativa o durante la propia investigación, antes de un posible archivo del caso o en la fase predisciplinaria, o cuando el interesado pueda ser objeto de medidas específicas, como las de carácter disciplinario, en relación con el uso de la fuerza durante los despliegues. En determinadas circunstancias, facilitar dicha información podría afectar gravemente a la capacidad de la Agencia para llevar a cabo la investigación o ejercer su supervisión de la función de uso de la fuerza de manera eficaz, cuando, por ejemplo, exista el riesgo de que la persona afectada pueda destruir pruebas o interferir con posibles testigos antes de ser entrevistados.

(15)

Es posible que la Agencia también necesite proteger los derechos y las libertades de los testigos, así como los de otras personas implicadas. Del mismo modo, la Agencia podría tener que limitar la información que facilita a un interesado sobre el tratamiento de sus datos personales cuando el suministro de esta información pueda afectar gravemente a las fases de evaluación y validación del proceso de notificación de incidentes graves de conformidad con el artículo 38, apartado 3, letra h), del Reglamento GEFC.

(16)

Podría ser necesario proteger el anonimato de aquellos testigos o denunciantes que hayan solicitado no ser identificados. En tal caso, la Agencia podría decidir limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de esas personas, a fin de proteger sus derechos y las libertades. En particular, la Agencia podría tener que proteger el anonimato de los testigos u otras personas que denuncien incidentes que impliquen el uso de la fuerza, de conformidad con el mecanismo de supervisión para supervisar la aplicación de las disposiciones del Reglamento GEFC sobre el uso de la fuerza. Del mismo modo, en el contexto de la notificación de incidentes graves de conformidad con el artículo 38, apartado 3, letra h), del Reglamento GEFC, la Agencia podría tener que proteger el anonimato de los participantes en una actividad de Frontex que hayan notificado un incidente de este tipo.

(17)

Podría ser necesario proteger la información confidencial relativa a un miembro del personal que se haya puesto en contacto con los asesores confidenciales de la Agencia. En tales casos, la Agencia podría tener que limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de la presunta víctima, el presunto acosador y otras personas implicadas, con el fin de proteger los derechos y las libertades de todos los afectados.

(18)

La Agencia trata los datos personales de su personal estatutario sobre aptitud médica y psicológica, incluidos, cuando sea necesario, la autorización para portar y utilizar armas de conformidad con el artículo 82, apartado 7, del Reglamento GEFC y la Decisión 3/2021 del Consejo de Administración, de 15 de enero de 2021 (6). Teniendo en cuenta el carácter sensible de los datos médicos y con el fin de proteger al interesado del acceso directo a expedientes que puedan ser perjudiciales para la salud y el estado mental de este, la Agencia proporcionará acceso indirecto a la información médica pertinente a través del asesor médico de la Agencia o de un proveedor médico externo para la información y el asesoramiento médicos pertinentes.

(19)

La Agencia solo debe aplicar limitaciones cuando estas respeten en lo esencial los derechos y las libertades fundamentales y sean una medida necesaria y proporcionada en una sociedad democrática. La Agencia deberá explicar las razones que justifiquen dichas limitaciones.

(20)

En aplicación del principio de rendición de cuentas, la Agencia debe llevar un registro de las limitaciones impuestas.

(21)

Al tratar los datos personales intercambiados con otras organizaciones en el marco de sus funciones, tanto la Agencia como dichas organizaciones se deben consultar mutuamente sobre los posibles motivos de imposición de limitaciones, así como sobre la necesidad y proporcionalidad de estas, a menos que ello ponga en peligro las actividades de la Agencia.

(22)

El artículo 25, apartado 6, del Reglamento obliga al responsable del tratamiento a informar a los interesados de las razones principales que justifican la limitación, así como de su derecho a presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD).

(23)

De conformidad con el artículo 25, apartado 8, del Reglamento, la Agencia podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de la información que justifica la limitación al interesado si dicha comunicación dejase sin efecto la limitación impuesta. La Agencia debe evaluar caso por caso si la comunicación de la limitación la deja sin efecto.

(24)

La Agencia debe levantar la limitación tan pronto como las condiciones que la justifiquen ya no sean aplicables y debe evaluar dichas condiciones de forma periódica.

(25)

A fin de garantizar la máxima protección de los derechos y las libertades de los interesados y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44, apartado 1, del Reglamento, debe consultarse al agente de protección de datos (APD) de la Agencia a su debido tiempo cualquier limitación que pueda aplicarse y comprobar su conformidad con la presente Decisión.

(26)

La Agencia ha establecido normas específicas relativas al tratamiento de datos personales operativos, de conformidad con el artículo 90 del Reglamento GEFC, incluidas normas internas específicas sobre la conservación de datos personales operativos y normas sobre las limitaciones aplicadas a los derechos pertinentes de los interesados (7).

a)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras b), c), f), g) y h), del Reglamento, a la hora de llevar a cabo investigaciones administrativas o procedimientos predisciplinarios, disciplinarios o de suspensión con arreglo al artículo 86 y el anexo IX del Estatuto de los funcionarios, y a la Decisión 26/2018 del Consejo de Administración, de 25 de octubre de 2018, por la que se adoptan disposiciones generales de aplicación relativas a la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios, a la hora de notificar casos a la OLAF y de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento, cuando el APD investigue asuntos directamente relacionados con sus funciones, en particular cuando lleve a cabo investigaciones sobre las actividades de tratamiento llevadas a cabo en la Agencia de conformidad con el artículo 5, apartado 11, de la Decisión 56/2021 del Consejo de Administración, de 15 de octubre de 2021 (9). La Agencia podrá limitar algunos de los derechos a que se refiere el artículo 1, apartado 2, de la Decisión de un miembro del personal, de una persona interesada o de un tercero con relación a cualquier información que pueda afectar gravemente a investigaciones o procedimientos predisciplinarios, disciplinarios o de suspensión futuros o en curso, incluidas las declaraciones de testigos y otros documentos;

b)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento, a la hora de garantizar que los miembros del personal de la Agencia puedan notificar hechos de forma confidencial cuando consideren que existen irregularidades graves, tal como se establece en la Decisión 17/2019 del Consejo de Administración, de 18 de julio de 2019, por la que se adoptan las Directrices de Frontex sobre denuncia de irregularidades. La Agencia podrá limitar algunos de los derechos a que se refiere el artículo 1, apartado 2, de la Decisión de los interesados potencialmente implicados en las presuntas irregularidades en relación con cualquier información que pudiera comprometer el anonimato de la persona que denuncie una irregularidad grave;

c)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento, a la hora de garantizar que los miembros del personal de la Agencia puedan obtener el apoyo de los asesores confidenciales, tal como se definen en la Decisión 16/2019 del Consejo de Administración, de 18 de julio de 2019, sobre la política de Frontex relativa a la protección de la dignidad de la persona y la prevención del acoso psicológico y sexual. La Agencia podrá limitar, en caso necesario, algunos de los derechos a que se refiere el artículo 1, apartado 2, de la Decisión de los presuntos acosadores, para proteger el anonimato de la posible víctima de acoso y el anonimato de los testigos;

d)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento, a la hora de llevar a cabo auditorías internas y externas en relación con actividades o departamentos de la Agencia, en particular cuando las auditorías internas sean realizadas por la estructura de auditoría interna de la Agencia. La Agencia podrá limitar algunos de los derechos a que se refiere el artículo 1, apartado 2 de los interesados, en relación con aquellos datos que puedan comprometer la confidencialidad de la información recabada mediante la auditoría o interferir en la realización de una auditoría en curso;

e)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras b), e), g) y h), del Reglamento, en el contexto de investigaciones de la Fiscalía Europea. La Agencia podrá limitar algunos de los derechos a que se refiere el artículo 1, apartado 2, de la presente Decisión de los interesados en relación con la información necesaria para garantizar el correcto desarrollo y la confidencialidad de las investigaciones de la Fiscalía Europea;

f)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), e), g) y h), del Reglamento, a la hora de tramitar las denuncias, incluidas las recibidas por la Agencia en el contexto del mecanismo de denuncias establecido de conformidad con el artículo 111 del Reglamento GEFC para supervisar y garantizar el respeto de los derechos fundamentales en todas las actividades de la Agencia y con la decisión pertinente del director ejecutivo. La Agencia podrá limitar algunos de los derechos a que se refiere el artículo 1, apartado 2, de la presente Decisión de un miembro del personal que participe en una actividad de la Agencia (10) que sea objeto de una reclamación, en relación con cualquier información que pueda afectar gravemente a la revisión y tramitación de la reclamación;

g)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra c), e), g) y h), del Reglamento, a la hora de tramitar las notificaciones de incidentes con arreglo al artículo 38, apartado 3, letra h), del Reglamento GEFC y a la Decisión del director ejecutivo, de 19 de abril de 2021, sobre el procedimiento operativo normalizado (PON) — Notificación de incidentes graves. La Agencia podrá limitar algunos de los derechos a que se refiere el artículo 1, apartado 2, de la presente Decisión de los interesados incluidos en el Informe de incidente grave en relación con información que pueda afectar gravemente a la validación y evaluación del informe de incidente grave, así como a las acciones de seguimiento y el anonimato de los testigos u otras personas que informen de incidentes, incluidos los migrantes y los retornados;

h)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras b), c), f), g) y h), del Reglamento, a la hora de supervisar la aplicación de las disposiciones sobre el uso de la fuerza por parte del personal estatutario del cuerpo permanente de la Guardia Europea de Fronteras y Costas con arreglo al artículo 55, apartado 5, letra a), del Reglamento GEFC y a la Decisión 7/2021 del Consejo de Administración, de 20 de enero de 2021, y a la hora de supervisar el uso de la fuerza por parte del personal enviado a la Agencia por los Estados miembros a largo plazo, el personal facilitado por los Estados miembros para despliegues de corta duración y el personal que forma parte de la reserva de reacción rápida para intervenciones fronterizas rápidas, cuando este personal haga uso de la fuerza en el marco de las actividades operativas de Frontex de conformidad con la decisión pertinente del director ejecutivo. La Agencia podrá limitar algunos de los derechos a que se refiere el artículo 1, apartado 2, de la presente Decisión de los interesados incluidos en un informe sobre el uso de la fuerza en relación con información (incluidas las declaraciones de testigos y otros documentos) que pueda afectar gravemente a la verificación del informe y a cualquier acción de seguimiento futura o en curso, incluidas las investigaciones y los procedimientos predisciplinarios, disciplinarios o de suspensión;

i)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras b), c), d), g) y h), del Reglamento, cuando preste asistencia a otras instituciones, órganos y organismos de la Unión o reciba asistencia de estos, o cuando coopere con ellos en el contexto de las actividades contempladas en las letras a) a h) del presente apartado y con arreglo a los acuerdos de nivel servicio, memorandos de entendimiento y acuerdos de trabajo pertinentes;

j)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras b), c), g) y h), del Reglamento, cuando preste asistencia y cooperación a las autoridades nacionales competentes de los Estados miembros, o reciba asistencia y cooperación de estas, bien a petición de las mismas o por propia iniciativa, en particular en el contexto de las actividades contempladas en las letras f) a h) del presente apartado y de conformidad con las disposiciones del Reglamento GEFC y las decisiones del Consejo de Administración;

k)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras b), c), g) y h), del Reglamento, cuando preste asistencia a las autoridades nacionales competentes de terceros países y a las organizaciones internacionales, o reciba asistencia de estas, o cuando coopere con dichas autoridades y organizaciones, en particular en virtud de memorandos de entendimiento y acuerdos de trabajo pertinentes;

l)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra e), del Reglamento, cuando se traten datos personales en el contexto de un procedimiento ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea o ante los órganos jurisdiccionales nacionales;

m)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento, cuando la tramitación de las solicitudes de acceso de los miembros del personal a su expediente médico en relación con su aptitud médica y psicológica, si el acceso directo a dichos expedientes puede ser perjudicial para el interesado, teniendo en cuenta su estado de salud física o mental. En tales casos, la Agencia proporcionará acceso indirecto a la información médica pertinente a través del asesor médico de la Agencia o de un proveedor médico externo;

n)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), d), g) y h), del Reglamento, a la hora de llevar a cabo análisis de seguridad que puedan dar lugar a investigaciones internas vinculadas a incidentes de ciberseguridad o al uso abusivo de sistemas informáticos, incluso con la participación externa del CERT-UE, cuando se encarga de garantizar la seguridad interna por medio de la videovigilancia, el control del acceso y actividades de investigación, de proteger los sistemas de comunicación e información y de aplicar contramedidas técnicas de seguridad. La Agencia podrá limitar algunos de los derechos a que se refiere el artículo 1, apartado 2, de la presente Decisión de los interesados en relación con información que pueda afectar gravemente a dichos análisis de seguridad, a los medios destinados a garantizar la seguridad interior, incluido el control del acceso, a las investigaciones de seguridad y a las contramedidas técnicas de seguridad.

a)

una definición clara de las funciones, responsabilidades y etapas del procedimiento;

b)

cuando proceda, un entorno electrónico seguro que impida el acceso ilícito y accidental a los datos electrónicos o la transferencia ilícita o accidental de datos electrónicos a personas no autorizadas;

c)

cuando proceda, un almacenamiento y un tratamiento seguro de los documentos en soporte papel;

d)

la debida supervisión de las limitaciones y la revisión periódica de su aplicación.