Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

(1)

eu-LISA lleva a cabo sus actividades de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1726.

(2)

eu-LISA está facultada para llevar a cabo investigaciones administrativas y procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión, de conformidad con el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea, establecidos en el Reglamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 del Consejo (4) («Estatuto de los funcionarios»), y con la Decisión de eu-LISA n.o 2014-080, de 28 de enero de 2015, del Consejo de Administración de eu-LISA sobre la adopción de normas de ejecución del Estatuto de los funcionarios por el que se adoptan disposiciones de aplicación relativas a la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios. Si es necesario, también notifica los casos a la OLAF.

(3)

Los miembros del personal de eu-LISA están obligados a informar sobre actividades potencialmente ilegales, incluidos el fraude y la corrupción, que vayan en detrimento de los intereses de la Unión. Los miembros del personal también están obligados a comunicar las actuaciones relativas al cumplimiento de las obligaciones profesionales que puedan constituir un incumplimiento grave de las obligaciones de los funcionarios de la Unión. Esto está regulado por la Decisión de eu-LISA, de 26 de junio de 2018, relativa a las normas internas en materia de denuncia de prácticas corruptas.

(4)

eu-LISA ha establecido una política para prevenir y combatir eficazmente los casos, reales o potenciales, de acoso psicológico o sexual en el lugar de trabajo, tal como prevé su Decisión n.o 2018-174, de 6 de diciembre de 2018, del Consejo de Administración relativa a la política de eu-LISA para proteger la dignidad de la persona y prevenir el acoso psicológico y sexual y por la que se adoptan disposiciones de aplicación de conformidad con el Estatuto de los funcionarios. La Decisión establece un procedimiento informal por el que la presunta víctima del acoso puede ponerse en contacto con los consejeros «confidenciales» de eu-LISA.

(5)

Asimismo, eu-LISA puede llevar a cabo investigaciones sobre posibles violaciones de las normas sobre la seguridad de la información clasificada de la UE («ICUE»), sobre la base de su Decisión n.o 2019-273, de 20 de noviembre de 2019, por la que se modifican sus normas de seguridad para la protección de la ICUE.

(6)

(7)

eu-LISA está sujeta a auditorías internas y externas en relación con sus actividades.

En el contexto de tales investigaciones, auditorías e investigaciones administrativas, eu-LISA coopera con otras instituciones, órganos, oficinas y agencias de la Unión.

(8)

(9)

eu-LISA puede cooperar con las autoridades nacionales y organizaciones internacionales de terceros países, de conformidad con las disposiciones establecidas en el artículo 43 del Reglamento (UE) 2018/1726.

eu-LISA también puede cooperar con las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, ya sea a petición de estas o por propia iniciativa.

(10)

eu-LISA participa en los asuntos sometidos al Tribunal de Justicia de la Unión Europea cuando remite el asunto al Tribunal de Justicia, cuando defiende una decisión que ha adoptado y que ha sido recurrida ante el Tribunal de Justicia o cuando interviene en asuntos relacionados con sus funciones. En este contexto, eu-LISA podría tener que preservar el carácter confidencial de los datos personales contenidos en documentos obtenidos por las partes o por interesados.

(11)

Para cumplir con sus cometidos, eu-LISA recoge y trata información y varias categorías de datos personales, incluidos los datos de identificación de personas físicas, la información de contacto, las funciones y tareas profesionales, la información sobre la conducta y el rendimiento profesionales y privados, y los datos financieros. eu-LISA actúa como responsable del tratamiento de los datos.

(12)

Con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, eu-LISA está, por tanto, obligada a facilitar información a los interesados sobre dichas actividades de tratamiento y a respetar sus derechos como interesados.

(13)

eu-LISA podría estar obligada a conciliar esos derechos con los objetivos de las investigaciones administrativas, las auditorías, las investigaciones y los procedimientos judiciales. También podría ser necesario equilibrar los derechos de una persona interesada frente a los derechos y libertades fundamentales de otros interesados. A tal fin, el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 ofrece a eu-LISA la posibilidad de limitar, bajo condiciones estrictas, la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, del Reglamento (UE) 2018/1725, así como de su artículo 4, en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones previstos en los artículos 14 a 20. A menos que se establezcan limitaciones en un acto jurídico adoptado sobre la base de los Tratados, es necesario adoptar normas internas con arreglo a las cuales eu-LISA tenga derecho a limitar esos derechos.

(14)

eu-LISA podría, por ejemplo, limitar la información que proporciona a un interesado sobre el tratamiento de sus datos personales durante la fase de evaluación preliminar de una investigación administrativa o durante la propia investigación, antes de la posible desestimación del asunto o en la fase predisciplinaria. En determinadas circunstancias, facilitar dicha información podría afectar gravemente a la capacidad de eu-LISA para llevar a cabo la investigación de manera eficaz, por ejemplo, cuando exista el riesgo de que la persona afectada pueda destruir pruebas o interferir con posibles testigos antes de su declaración. eu-LISA también podría verse obligada a proteger los derechos y libertades de los testigos, así como los de otras personas implicadas.

(15)

Podría ser necesario proteger el anonimato de aquellos testigos o denunciantes que hayan solicitado no ser identificados. En tal caso, eu-LISA podría decidir limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de esas personas, a fin de proteger sus derechos y libertades.

(16)

Podría ser necesario proteger la información confidencial relativa a un miembro del personal que se haya puesto en contacto con asesores confidenciales de eu-LISA en el contexto de un procedimiento por acoso. En tales casos, eu-LISA podría verse obligada a limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de la presunta víctima, el presunto acosador y otras personas implicadas, con el fin de proteger los derechos y libertades de todos los interesados.

(17)

(18)

eu-LISA debe aplicar limitaciones solo cuando estas respeten la esencia de los derechos y libertades fundamentales, sean estrictamente necesarias y constituyan una medida proporcionada en una sociedad democrática. eu-LISA deberá explicar las razones que justifican dichas limitaciones.

En aplicación del principio de responsabilidad, eu-LISA debe llevar un registro de las limitaciones impuestas.

(19)

Al tratar los datos personales intercambiados con otras organizaciones en el marco de sus funciones, tanto eu-LISA como dichas organizaciones deben consultarse mutuamente sobre los posibles motivos de imposición de limitaciones, así como sobre la necesidad y proporcionalidad de estas, a menos que ello ponga en peligro las actividades de eu-LISA.

(20)

El artículo 25, apartado 6, del Reglamento (UE) 2018/1725 obliga al responsable del tratamiento a informar a los interesados de los motivos principales en los que se fundamenta la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

(21)

De conformidad con el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725, eu-LISA puede aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre los motivos de la aplicación de una limitación al interesado si ello anula de cualquier modo el efecto de la limitación. eu-LISA debe evaluar caso por caso si la comunicación de la limitación anula su efecto.

(22)

eu-LISA debe levantar la limitación tan pronto como dejen de cumplirse las condiciones que la justifican y evaluar periódicamente dichas condiciones.

(23)

A fin de garantizar la máxima protección de los derechos y libertades de los interesados y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, debe consultarse al delegado de protección de datos (DPD) de eu-LISA a su debido tiempo cualquier limitación que pueda aplicarse y comprobar su conformidad con la presente Decisión.

(24)

El artículo 16, apartado 5, y el artículo 17, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725 prevén excepciones al derecho a la información y al derecho de acceso de los interesados. Si se aplican estas excepciones, eu-LISA no necesita aplicar una limitación con arreglo a la presente Decisión.

(25)

De conformidad con el artículo 35, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1726, el Consejo de Administración adoptará medidas para la aplicación del Reglamento (UE) 2018/1725 por parte de la Agencia, incluidas las normas internas a que se refieren los apartados 1, 3 y 4 del artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, previa consulta al SEPD.

a)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras b), c), f), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, al llevar a cabo una investigación administrativa o un procedimiento predisciplinario, disciplinario o de suspensión con arreglo al artículo 86 y el anexo IX del Estatuto de los funcionarios y la Decisión de eu-LISA n.o 2014-080, de 28 de enero de 2015, y cuando se notifiquen casos a la OLAF;

b)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725, a la hora de garantizar que los miembros del personal de eu-LISA puedan denunciar hechos de forma confidencial cuando consideren que existen graves irregularidades, tal como se establece en la Decisión de eu-LISA n.o 2018-122, de 26 de junio de 2018, relativa a las normas internas en materia de denuncia de prácticas corruptas;

c)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725, a la hora de garantizar que los miembros del personal de eu-LISA puedan comunicarse con sus asesores confidenciales en el contexto de un procedimiento de acoso, según se define en la Decisión de eu-LISA n.o 2018-174, de 6 de diciembre de 2018;

d)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando lleve a cabo auditorías internas en relación con actividades o departamentos de eu-LISA;

e)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), d), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, cuando reciba asistencia de dichas instituciones, órganos y organismos o cuando coopere con ellos en el contexto de las actividades contempladas en las letras a) a d) del presente apartado y con arreglo a los acuerdos de nivel servicio, memorandos de entendimiento y acuerdos de cooperación pertinentes;

f)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a las autoridades nacionales y organizaciones internacionales de terceros países, cuando reciba asistencia de dichas autoridades y organizaciones o cuando coopere con estas, sin perjuicio de las disposiciones establecidas en el artículo 43 del Reglamento (UE) 2018/1726;

g)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, cuando reciba asistencia de dichas autoridades o cuando coopere con estas, ya sea a petición de aquellas o por iniciativa propia;

h)

de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra e), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando se traten datos personales en documentos obtenidos por las partes o por interesados en el contexto de un procedimiento sometido al Tribunal de Justicia de la Unión Europea.