Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

(1)

Europol trata datos operativos y datos no operativos (administrativos) no relacionados con las investigaciones penales, como los datos personales relativos al personal de Europol, los proveedores de servicios o los visitantes. El tratamiento de los datos operativos entra en el ámbito de aplicación de las disposiciones del Reglamento de Europol, mientras que los datos no operativos (administrativos) están sujetos al Reglamento (UE) 2018/1725.

(2)

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, las limitaciones a la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, y también del artículo 4 de dicho Reglamento en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones que disponen los artículos 14 a 22, deberán basarse en normas internas adoptadas por Europol cuando no se encuentren fundamentadas en actos jurídicos adoptados con arreglo a los Tratados.

(3)

Estas normas internas, incluidas sus disposiciones sobre la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación, no deberán aplicarse cuando un acto jurídico adoptado con arreglo a los Tratados prevea una limitación de los derechos de los interesados.

(4)

Europol podrá, en el marco de su funcionamiento, llevar a cabo investigaciones administrativas y un procedimiento predisciplinario, disciplinario y de suspensión. Las investigaciones administrativas deberán ser llevadas a cabo por el Servicio de Investigación Interna (SII), que también representará a la autoridad facultada para celebrar los contratos de trabajo a que se refiere el artículo 6 del régimen aplicable ante el Consejo Disciplinario con arreglo al artículo 86 del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea (3) y a la Decisión del Consejo de Administración de Europol por la que se establecen disposiciones generales de aplicación relativas a las investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios (EDOC n.o 417349).

(5)

Los miembros del personal de Europol tienen la obligación de notificar posibles actividades ilícitas, incluidos el fraude o la corrupción, perjudiciales para los intereses de la Unión, o una conducta relacionada con el desempeño de actividades profesionales que pueda constituir un incumplimiento grave de las obligaciones de los funcionarios de la Unión. Esto se explica con más detalle en la Guía para el personal de Europol en el marco de los procedimientos de denuncia de irregularidades (EDOC n.o 903736).

(6)

Europol ha establecido una política para prevenir y tratar con eficacia y eficiencia los casos reales o potenciales de acoso psicológico o sexual en el lugar de trabajo, tal como se establece en la Decisión del Consejo de Administración de Europol relativa a la política de protección de la dignidad de la persona y de prevención del acoso psicológico y del acoso sexual (EDOC n.o 958626). La Decisión establece un procedimiento informal en el que la presunta víctima del acoso puede ponerse en contacto con consejeros confidenciales de Europol.

(7)

El delegado de protección de datos, de conformidad con el artículo 13 de la Decisión del Consejo de Administración de Europol por la que se establecen normas de aplicación relativas al delegado de protección de datos (EDOC n.o 845687), puede realizar investigaciones sobre el asunto objeto de una solicitud.

(8)

Europol podrá realizar auditorías de sus actividades realizadas a través de la estructura de auditoría interna (EAI) de Europol, que fue creada por el Consejo de Administración en su reunión del 1 de mayo de 2017, de conformidad con el artículo 11, apartado 1, del Reglamento de Europol, y solo es responsable ante este órgano.

(9)

En el contexto de las tareas mencionadas más arriba, Europol podrá proporcionar y recibir asistencia y cooperación con y de otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, tal como se establece en los acuerdos de nivel de servicio, memorandos de entendimiento y acuerdos de cooperación pertinentes.

(10)

Podrá ser necesario conciliar los derechos de los interesados de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 con las necesidades de las actividades antes mencionadas, respetando plenamente los derechos y libertades fundamentales de otros interesados. A tal efecto, el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 prevé, en condiciones estrictas, la posibilidad de limitar la aplicación de los artículos 14 a 20, 35 y 36, así como del artículo 4 en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones contemplados en los artículos 14 a 20. En este caso, es necesario adoptar normas internas en virtud de las cuales Europol pueda limitar esos derechos en consonancia con el mismo artículo del Reglamento (UE) 2018/1725.

(11)

Este podría ser el caso, en particular, cuando se proporcione información sobre el tratamiento de datos personales al interesado en la fase de evaluación preliminar de una investigación administrativa o durante la propia investigación, antes de una posible desestimación del asunto o de una fase predisciplinaria. En determinadas circunstancias, el hecho de facilitar dicha información podría afectar gravemente a la capacidad del SII para realizar la investigación de manera eficaz, siempre que, por ejemplo, exista el riesgo de que la persona afectada destruya las pruebas o interfiera con los posibles testigos antes de que sean entrevistados. Además, Europol podría necesitar proteger sus derechos y libertades, así como los derechos y libertades de otras personas implicadas.

(12)

Podría ser necesario proteger la confidencialidad de un testigo o un denunciante que haya solicitado no ser identificado. En tal caso, Europol podrá decidir limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales del denunciante y de otras personas implicadas, a fin de proteger sus derechos y libertades.

(13)

Podría ser necesario proteger la confidencialidad de un miembro del personal que haya contactado con consejeros confidencialidades de Europol en el contexto de un procedimiento de acoso. En tal caso, Europol podrá decidir limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de la presunta víctima, el presunto acosador y de otras personas implicadas, a fin de proteger sus derechos y libertades.

(14)

Al tramitar las investigaciones sobre las actividades de tratamiento llevadas a cabo en Europol, es posible que el delegado de protección de datos, en determinadas circunstancias, necesite preservar la eficacia de sus investigaciones y proteger, en caso necesario, a las personas implicadas y sus derechos y libertades.

(15)

Europol deberá aplicar las limitaciones solo cuando respetan la esencia de los derechos y las libertades fundamentales y son una medida estrictamente necesaria y proporcionada en una sociedad democrática. Europol deberá justificar los motivos de dichas limitaciones.

(16)

Sobre la base del principio de responsabilidad, Europol deberá mantener un registro de la aplicación de las limitaciones.

(17)

Al tratar los datos personales administrativos intercambiados con otras organizaciones en el contexto de sus funciones, Europol consultará y será consultado por dichas organizaciones sobre los posibles motivos pertinentes para imponer limitaciones y la necesidad y proporcionalidad de las limitaciones, a menos que ello ponga en peligro las actividades de Europol.

(18)

El artículo 25, apartado 6, del Reglamento (UE) 2018/1725 obliga al responsable del tratamiento a informar a los interesados de las razones principales que justifican la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante la SEPD.

(19)

De conformidad con el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725, Europol podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de la información que justifica la limitación al interesado si dicha comunicación dejase sin efecto la limitación impuesta.

(20)

Europol deberá evaluar caso por caso y en cooperación con el delegado de protección de datos si la comunicación de la limitación anula su efecto.

(21)

A fin de garantizar la máxima protección de los derechos y libertades de los interesados y de conformidad con el artículo 44, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, el delegado de protección de datos deberá ser informado a su debido tiempo de cualquier limitación que se esté aplicando y verificar el cumplimiento de la presente Decisión.

(22)

La aplicación de las limitaciones mencionadas se entiende sin perjuicio de la posible aplicación de las disposiciones del artículo 16, apartado 5, y el artículo 17, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725, relativas, respectivamente, al derecho de información cuando los datos no se han obtenido del interesado y al derecho de acceso del interesado.

a)

El SII esté llevando a cabo investigaciones previas e investigaciones administrativas y el Consejo Disciplinario está tramitando procedimientos disciplinarios sobre la base del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea, así como la Decisión del Consejo de Administración de Europol por la que se establecen disposiciones generales de aplicación relativas a las investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios. Las limitaciones pertinentes podrán basarse en el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725.

b)

En el transcurso de los procedimientos de denuncia de irregularidades, a fin de garantizar que el personal de Europol pueda comunicar de forma confidencial hechos que consideren graves, tal como se indica en las Directrices sobre los procedimientos de denuncia de irregularidades. Las limitaciones pertinentes podrán basarse en el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725.

c)

En los procedimientos formales e informales de casos de acoso, garantizar que el personal de Europol pueda informar confidencialmente a los asesores confidenciales en el contexto de un procedimiento de acoso, tal como se define en la Decisión del Consejo de Administración de Europol sobre la política relativa a la protección de la dignidad de la persona y la prevención del acoso psicológico y sexual. Las limitaciones pertinentes podrán basarse en el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725.

d)

El delegado de protección de datos está llevando a cabo investigaciones sobre las actividades de tratamiento realizadas en Europol con arreglo al artículo 13 de la Decisión del Consejo de Administración de Europol por la que se establecen normas de aplicación relativas al delegado de protección de datos. Las limitaciones pertinentes podrán basarse en el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725.

e)

La estructura de auditoría interna está llevando a cabo auditorías internas en relación con todas las actividades y departamentos de Europol. Las limitaciones pertinentes podrán basarse en el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725.

f)

Europol presta o recibe asistencia y cooperación con y de otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, en el contexto de las actividades anteriormente mencionadas, según lo establecido en los acuerdos de nivel de servicio, Memorándum de acuerdo y acuerdos de cooperación pertinentes. Las limitaciones pertinentes podrán basarse en el artículo 25, apartado 1, letras c), d), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725.

a)

una definición clara de las funciones, responsabilidades y etapas del procedimiento;

b)

en su caso, un entorno electrónico seguro que impida el acceso o la transferencia ilícitas o accidentales de datos electrónicos a personas no autorizadas;

c)

en su caso, un almacenamiento y tratamiento seguros de los documentos en soporte papel;

d)

la debida supervisión de las limitaciones y la revisión periódica de su aplicación.