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En uso de las facultades que le otorga la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, así como el artículo 8.n) del Reglamento de Organización y Funcionamiento, aprobado por las Mesas del Congreso y del Senado, en su reunión conjunta de 6 de abril de 1983, el Defensor del Pueblo, oída la Junta de Coordinación y Régimen Interior, en sesión del día 23 de julio de 2003, ha aprobado las siguientes normas, que modifican la Instrucción de 28 de marzo de 1995, de ficheros automatizados de datos de carácter personal existentes en la institución.

Artículo 1.

Los ficheros automatizados del Defensor del Pueblo en los que se contienen y procesan datos de carácter personal son los siguientes:

a) Registro general.

b) Fichero de gestión de quejas.

c) Fichero de personal.

d) Fichero de control de acceso.

Artículo 2.

1. El registro general tiene por finalidad el control de la entrada y salida de documentos y la acreditación de plazos.

2. Estarán afectadas por su contenido las personas físicas o jurídicas que presenten o se les remitan documentos, siendo los propios interesados quienes suministran los datos.

3. El fichero responde a la estructura de base de datos relacional e incluye datos de carácter personal sobre nombre y apellidos, domicilio, población, código postal y número de expediente.

4. Los usos que se darán a estos datos serán los derivados de la gestión de los expedientes a que den lugar.

5. No esta prevista la cesión de datos del registro general.

Artículo 3.

1. El fichero de gestión de quejas tiene por fin ordenar los diferentes escritos de queja que se dirigen al Defensor del Pueblo, establecer relaciones entre ellos y entre los expedientes a que den lugar, de forma que permita el seguimiento de los trámites realizados en cada uno, asignando al expediente las entradas y salidas que se produzcan.

2. Los usos que se darán a estos datos serán los estrictamente necesarios para la tramitación de la queja.

3. Estarán afectadas por el contenido del fichero las personas que presenten escritos de queja, de acuerdo con lo previsto en el artículo 15 de la Ley 3/1981, de 6 de abril, del Defensor del Pueblo.

4. El fichero, con un sistema de base de datos relacional, contiene datos de carácter personal sobre el nombre, apellidos y domicilio, que necesariamente deben figurar en los escritos de queja, y podrá contener otros referidos al sexo, DNI, estado civil, edad, nivel de estudios u otros aportados por los ciudadanos, sobre la materia que verse la queja.

5. Los datos de carácter personal registrados en este fichero, sólo serán utilizados para los fines expresamente previstos y por personal debidamente autorizado.

6. Cesiones previstas:

a) A la Administración contra la que se plantea la queja, cuando sea necesario para la resolución de la queja presentada.

b) Al Consejo General del Poder Judicial en los supuestos del artículo 13 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, del Defensor del Pueblo.

c) Al Ministerio Fiscal en los supuestos del artículo 13 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, del Defensor del Pueblo.

d) A los comisionados parlamentarios autonómicos, en los supuestos del artículo segundo, punto 2, de la Ley 36/1985, de 6 de noviembre, por la que se regulan las relaciones entre la institución del Defensor del Pueblo y las figuras similares en las distintas comunidades autónomas.

Artículo 4.

1. El fichero de personal tiene por finalidad la ordenación de las funciones de la Secretaria General y la elaboración, confección y control de las nóminas del personal al servicio del Defensor del Pueblo.

2. El procedimiento de recogida de datos tiene lugar basándose en la documentación aportada para su expediente por el personal en el momento de su nombramiento, contratación o adscripción.

3. Están afectadas por el contenido del fichero todas las personas que se encuentran o han estado al servicio del Defensor del Pueblo.

4. Los datos de carácter personal contenidos en este fichero o base de datos son los siguientes:

a) Datos de carácter identificativo y domicilio.

b) Datos académicos y profesionales c) Datos sobre antigüedad, retribución e indemnizaciones por razón del servicio.

d) Datos de cuenta bancaria de percepción de haberes.

e) Datos relativos a su vida laboral y situación familiar a efectos de cálculo del IRPF (según normativa del Ministerio de Hacienda).

5. Cesiones previstas:

a) Anualmente se cederán a la Agencia Tributaria datos del fichero de gestión de personal, referidos al Impuesto de la Renta de las Personas Físicas.

b) Con carácter mensual, previa conformidad de los afectados, se cederán a las entidades bancarias los datos imprescindibles para el abono por transferencia bancaria de las retribuciones del personal.

c) A efectos de cotizaciones, se cederán los necesarios a la Tesorería General de la Seguridad Social y, en su caso, a la entidad que gestione la tramitación laboral ante la Seguridad Social.

Artículo 5.

1. El fichero de control de acceso tiene como finalidad garantizar la seguridad del edificio sede de la institución y la de las personas que prestan servicios en ella. Figuran en él los siguientes datos de todas las personas que accedan a su interior:

a) Nombre, apellidos y domicilio del visitante.

b) Número del documento de identificación.

c) Persona de la institución a la que visita.

d) Hora de entrada y de salida.

2. Estos datos se recogen previa información al afectado respecto a quien es el responsable del fichero a efectos del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación.

3. En ningún caso está prevista la cesión de estos datos.

Artículo 6.

1. Los datos registrados en el registro general se conservarán mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hayan sido recabados.

2. Los datos registrados en el fichero de gestión de quejas se conservan indefinidamente.

3. Los datos recogidos en el fichero de personal se conservarán mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hayan sido recabados.

4. Los datos registrados en el fichero de control de acceso se cancelan a los tres meses.

Artículo 7.

Todos los ficheros tendrán las medidas de seguridad que les correspondan, en función de los datos que contengan, según dispone el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.

Artículo 8.

1. La responsabilidad sobre los ficheros automatizados corresponde, bajo la autoridad del Defensor del Pueblo, al Secretario General, sin perjuicio de la responsabilidad directa que, en la gestión y custodia de los ficheros, corresponde al responsable de cada una de las correspondientes áreas o servicios. Los derechos de acceso, rectificación y cancelación podrán ejercerse, en su caso, ante la Secretaría General del Defensor del Pueblo, en la sede de la institución, calle de Eduardo Dato, número 31, 28010 Madrid.

2. La presente resolución entrará en vigor el mismo día de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Madrid, 23 de julio de 2003.-El Defensor del Pueblo, Enrique Múgica Herzog.