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Documento BOE-A-2002-22192

Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservacin del patrimonio documental con valor histrico, el control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos y la conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original.

TEXTO

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, regula en su Ttulo VII, captulo I, las cuestiones relativas a la conservacin del patrimonio documental como parte integrante del Patrimonio Histrico Espaol. En su artculo 55 establece que la exclusin o eliminacin de bienes del patrimonio documental y bibliogrfico contemplados en el artculo 49.2 y de los dems de titularidad pblica deber ser autorizada por la Administracin competente, a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecer por va reglamentaria.

El artculo 58 de dicha Ley atribuye el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacin y utilizacin de los documentos de la Administracin del Estado y del sector pblico estatal, as como su integracin en los archivos y el rgimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuyas competencias, composicin y funciones han sido determinadas por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero.

En desarrollo de las citadas previsiones legales y con el fin de que la Comisin Superior Calificadora pueda ejercer plenamente sus competencias, es preciso regular la conservacin de la documentacin histrica, el control de la eliminacin de documentos generados por la Administracin General del Estado y sus Organismos pblicos y su conservacin en soporte distinto al original.

Esta normativa es, adems, imprescindible para la racionalizacin del tratamiento de la documentacin y consiguiente mejora de la propia gestin de la Administracin, a la vez que se asegura la conservacin de aquellos de sus documentos que tengan valor histrico.

Al propio tiempo resulta conveniente establecer en esta misma disposicin las normas relativas a la conservacin de documentos administrativos en soportes distintos al original, de manera que, en su caso, pueda eliminarse con suficientes garantas el soporte papel de determinadas series documentales, manteniendo los soportes digitales u pticos correspondientes. Esta regulacin tiene su base en las previsiones de los artculos 45.5 y 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn y se relaciona con lo establecido en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, sobre utilizacin de tcnicas informticas, electrnicas y telemticas en la Administracin General del Estado.

Por otra parte, y dado que cuestiones abordadas en el presente Real Decreto han sido ya contempladas especficamente para los archivos militares en el Reglamento aprobado por Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, dicho Reglamento queda en ciertos aspectos afectado por la nueva normativa, y a ello se refiere la Disposicin adicional segunda.

En su virtud, a propuesta de los Ministros de Educacin, Cultura y Deporte, de Defensa, de Hacienda y de Administraciones Pblicas, de acuerdo con el Consejo de Estado y previa deliberacin del Consejo de Ministros en su reunin del da 8 de noviembre de 2002,

D I S P O N G O :
Artculo 1. Objeto y mbito de aplicacin.

1. Con objeto de garantizar una adecuada proteccin del patrimonio documental de la Administracin General del Estado y los Organismos pblicos vinculados o dependientes de ella, la eliminacin de los documentos administrativos y de series de los mismos, as como su conservacin en soporte diferente al de su produccin original, se regir por lo dispuesto en este Real Decreto.

2. El presente Real Decreto es de aplicacin a los documentos y series documentales producidos, conservados o reunidos por la Administracin General del Estado y los Organismos pblicos vinculados o dependientes de ella, cualquiera que sea su soporte.

Artculo 2. Rgimen de la eliminacin de documentos y, en su caso, de la conservacin de los mismos en soporte distinto al original.

1. A los efectos de este Real Decreto se entiende por eliminacin de documentos la destruccin fsica de unidades o series documentales por el rgano responsable del archivo u oficina pblica en que se encuentren, empleando cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de los mismos y su posterior utilizacin. La eliminacin de documentos slo podr llevarse a cabo, tras el correspondiente proceso de valoracin documental, segn se establece en los artculos siguientes.

2. Se entiende por valoracin documental el estudio y anlisis de las caractersticas histricas, administrativas, jurdicas, fiscales e informativas de la documentacin.

El proceso de valoracin establecer los plazos de transferencia, la posible eliminacin o expurgo y el rgimen de accesibilidad de la documentacin.

3. Conforme a lo que se dispone en el presente Real Decreto, la eliminacin podr condicionarse a la conservacin, en soporte diferente al original en que fueron producidos, de los documentos y series documentales en los que concurran los siguientes requisitos:

a) Que el soporte original carezca de valor histrico, artstico o de otro carcter relevante que aconseje su conservacin y proteccin.

b) Que en el soporte original no figuren firmas u otras expresiones manuscritas o mecnicas que confieran al documento un valor especial o que supongan el contenido esencial del documento por su valor probatorio de derechos y obligaciones.

Artculo 3. Documentos con valor probatorio.

En ningn caso se podr autorizar la eliminacin ni se podr proceder a la destruccin de documentos de la Administracin General del Estado o de sus Organismos pblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas fsicas o jurdicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislacin vigente establezca para su conservacin.

Artculo 4. Iniciacin del procedimiento.

1. A iniciativa propia o de los rganos responsables de los documentos o series documentales concernidos, la Comisin Calificadora de Documentos Administrativos de cada Departamento u Organismo pblico podr acordar la iniciacin de un procedimiento de eliminacin de documentos y, en su caso, de conservacin del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos.

2. En el Acuerdo de iniciacin deber quedar establecido fundadamente que los documentos originales a que se refiere no poseen valor histrico ni utilidad para la gestin administrativa que exija su conservacin.

Asimismo, se expresar en l que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas fsicas o jurdicas.

3. En el caso de que se plantee la conservacin del contenido de los documentos en soporte distinto al original, debern observarse los requisitos establecidos en el artculo 2.3 de este Real Decreto, y lo que se dispone en las restantes normas del mismo en cuanto sean aplicables a este supuesto.

4. El acuerdo deber ir acompaado de la siguiente documentacin:

a) Informe del rgano proponente que justifique la necesidad de la eliminacin y, en su caso, de la conservacin en soporte distinto, acreditando en el mismo la valoracin documental efectuada en los trminos del artculo 2.2. En este anlisis se incluir la mencin de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el expurgo o la custodia de dicha documentacin. Asimismo, deber concretarse en este anlisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas, si contiene datos sanitarios personales, si afecta o afectar a la defensa nacional o la seguridad del Estado y otras caractersticas que se consideren especialmente significativas.

b) Memoria relativa a la documentacin de que se trate, y que comprender bsicamente el estudio histrico institucional, cuadro de clasificacin en caso de series documentales, rgano productor, signaturas extremas, tipo documental, resumen del contenido, fechas extremas, legislacin relativa al origen y desarrollo de la documentacin, tipo de muestreo que se propone, en su caso, y archivo u oficina pblica en que se encuentra depositada.

5. El acuerdo de iniciacin del procedimiento, junto con los documentos antes citados, se remitir al Presidente de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y contendr la propuesta de eliminacin o en su caso de conservacin en soporte distinto, de documentos o series documentales determinados, as como la peticin del dictamen al que se refiere el artculo 5. Si la citada Comisin considerase precisa ms informacin, la requerir de la Comisin del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedimiento o, en su caso, de los Departamentos u organismos que estime afectados, que debern remitirla en plazo no superior a tres meses.

6. Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relacin con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo pblico, deber contarse con el informe preceptivo del mismo.

Artculo 5. Dictamen de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

1. Sobre el Acuerdo establecido conforme a lo dispuesto en el artculo anterior, emitir dictamen preceptivo la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos regulada por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, en el plazo mximo de un ao a contar desde que disponga de la documentacin completa de que se trate. En el caso de que el rgano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado, la Comisin Superior Calificadora podr acordarlo as, notificndolo al rgano proponente.

2. Si el dictamen de la Comisin fuese contrario a la propuesta de eliminacin, tendr carcter vinculante, sin perjuicio de lo que se establece en el apartado siguiente de este artculo.

3. Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminacin, no podr presentarse otra nueva relativa a la misma documentacin hasta que transcurran dos aos desde la comunicacin de dicho dictamen al rgano proponente. No obstante, si se modificasen los criterios archivsticos aplicados en la primera valoracin, la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas podr dirigirse al rgano responsable de la documentacin para que, si lo considera pertinente, presente una nueva propuesta, sin necesidad de que transcurra el plazo indicado.

Artculo 6. Resolucin administrativa.

1. Si el dictamen fuese favorable a la propuesta, el Subsecretario del Departamento ministerial o el Presidente o Director del Organismo pblico en el que se encuentren custodiados los documentos adoptar la resolucin que considere oportuna. Si la resolucin autorizase la eliminacin, se dar traslado de ella al rgano que adopt la iniciativa y deber publicarse en el Boletn Oficial del Estado. Igualmente se proceder cuando la resolucin disponga la conservacin de los documentos en soporte distinto del original en que fueron producidos.

2. La resolucin motivada que autorice la eliminacin de documentos y, en su caso, disponga la conservacin en soporte distinto del original, deber incluir:

a) Una descripcin sumaria de la documentacin afectada, con expresin de signaturas, rgano u rganos productores, resumen de contenido, fechas extremas, tipo de muestreo que se realizar en su caso y archivo u oficina pblica en que se encuentre depositada.

b) La indicacin de que, conforme a lo previsto en el artculo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, y en el presente Real Decreto, la eficacia de la autorizacin quedar demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicacin en el Boletn Oficial del Estado y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposicin de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. Tambin se har constar que no podr procederse a la destruccin de documentos hasta que la resolucin, caso de ser impugnada, adquiera firmeza.

c) El sealamiento de los recursos que procedan.

d) La determinacin de las medidas precisas para la destruccin de los documentos y, en su caso, para la conservacin de su contenido en soporte distinto al original.

Artculo 7. Eliminacin de documentos.

1. El rgano responsable de la custodia de la documentacin, una vez sea ejecutiva la autorizacin obtenida, abrir un expediente de eliminacin de los documentos o series documentales de que se trate, el cual comprender:

a) La memoria realizada sobre la documentacin y cualquier otra informacin o documentos presentados con la propuesta de eliminacin, as como el texto de esta ltima.

b) El dictamen de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra Comisin que se haya pronunciado previamente.

c) La memoria del muestreo de la documentacin a expurgar.

d) La resolucin que haya autorizado la eliminacin, as como cualquier otro documento administrativo o judicial relacionado con la misma.

e) El acta de eliminacin, en la que el rgano responsable de los documentos acreditar que, habiendo transcurrido el plazo de tres meses establecido en el apartado 2, prrafo b), del artculo 6 de este Real Decreto, no tiene constancia de la interposicin de recursos de ninguna naturaleza contra la resolucin adoptada, o que sta ha adquirido firmeza, con los dems extremos relativos a la destruccin que se lleva a cabo, fecha de la misma e identificacin de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella. En dicha acta se har constar lugar, fecha y duracin de las operaciones de eliminacin con o sin sustitucin, procedimiento utilizado, personas intervinientes y funcionario fedatario de la operacin y del acta.

2. Si se hubiese dispuesto la conservacin del contenido de los documentos o series documentales en soporte distinto al original, antes de proceder a la eliminacin de dicho original debern obtenerse copias autnticas en soporte diferente, con los requisitos establecidos en el artculo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de diciembre y, en su caso, en el artculo 45 de dicha Ley y en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en la Administracin General del Estado.

En este mismo supuesto deber finalmente levantarse un acta complementaria de la reseada en el prrafo e) del apartado 1 de este mismo artculo, comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservacin del contenido de los documentos en soporte distinto al original. En el acta se har constar las caractersticas tcnicas del nuevo soporte de acuerdo con el citado Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero.

3. Un duplicado del acta y, en su caso, del acta complementaria se remitir a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez das siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes.

Artculo 8. Documentos del expediente de eliminacin.

El procedimiento de eliminacin se documentar en expediente nico por el rgano responsable de la custodia de la documentacin y en l deben figurar los documentos siguientes, adems de los relacionados en el artculo 7 y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en la tramitacin:

1. Iniciativa para poner en marcha el procedimiento.

2. Informe del rgano proponente.

3. Memoria de la documentacin.

4. Acuerdo de iniciacin de la Comisin Calificadora Departamental de Documentos Administrativos.

5. Informe preceptivo de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

6. Resolucin.

7. Notificaciones, en su caso.

8. Publicaciones de la Resolucin.

9. Recursos, si se han interpuesto.

10. Resoluciones de los recursos presentados.

11. Acta de eliminacin, con o sin sustitucin, si procede.

Disposicin adicional primera. Modificacin del Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero.

1. El artculo 2.1 del Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula la composicin, funcionamiento y competencias de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, queda redactado como sigue:

1. La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos tendr la siguiente composicin:

1. Presidente: el Secretario de Estado de Cultura del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, que podr delegar en el Vicepresidente.

2. Vicepresidente: el Director general del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte.

3. Vocales natos:

a) El Subdirector general de Simplificacin Administrativa y Programas de Atencin al Ciudadano, en representacin de la Direccin General de Inspeccin, Simplificacin y Calidad de los Servicios, del Ministerio de Administraciones Pblicas.

b) El Subdirector general de los Archivos Estatales, del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte.

c) El Subdirector general de Proteccin del Patrimonio Histrico, del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte.

d) El Subdirector general de Tratamiento de la Informacin, del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte.

e) El Director del Archivo General de la Administracin.

4. Vocales designados:

a) Un Abogado del Estado designado por la Abogaca General del Estado-Direccin del Servicio Jurdico del Estado, del Ministerio de Justicia.

b) Un vocal designado por el Ministro de Defensa, en representacin del Sistema Archivstico de la Defensa.

c) Un vocal designado por el Ministro de Hacienda.

d) Un vocal designado por el Ministro de Ciencia y Tecnologa.

e) Tres vocales designados por el Ministro del Interior, representantes de las Direcciones Generales de la Polica, de la Guardia Civil y de Instituciones Penitenciarias, respectivamente.

f) Hasta cinco vocales designados por el Ministro de Educacin, Cultura y Deporte entre personas de reconocido prestigio profesional en materias relacionadas con las competencias asignadas a esta Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

5. Otros vocales:

Un representante de cada Comisin Calificadora del Departamento u Organismo pblico sobre cuya documentacin se dictamine en la reunin correspondiente.

2. El artculo 5 del Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula la composicin, funcionamiento y competencias de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, queda redactado como sigue:

1. La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como funciones el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones relativas al rgimen de conservacin, acceso, inutilidad administrativa y eliminacin en su caso de los documentos de la Administracin General del Estado y de los Organismos pblicos vinculados o dependientes de ella:

a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestin, central, intermedio e histrico.

b) Las transferencias, una vez cumplidos los plazos de permanencia, entre cada uno de los tipos de archivos.

c) La accesibilidad y utilizacin de los documentos y series documentales.

d) Las propuestas de eliminacin de documentos o series documentales y, en su caso, de conservacin de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente.

e) La correcta aplicacin de los dictmenes emitidos por la propia Comisin en relacin con los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de los diferentes tipos de archivos, las transferencias, el acceso, la inutilidad administrativa y la eliminacin o, en su caso, conservacin en soporte distinto al original en que fueron producidos, de los documentos.

f) Cualquier otro asunto sobre materia archivstica relacionada con las competencias anteriores, que le sea sometido por su Presidente.

2. Las Comisiones Calificadoras creadas conforme a lo previsto en el artculo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, elevarn sus propuestas a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, a la que tambin informarn de las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en sus respectivos mbitos.

3. Las referencias que en el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, se hacen al Ministerio y al Ministro de Educacin y Cultura se entendern hechas al Ministerio y al Ministro de Educacin, Cultura y Deporte.

Disposicin adicional segunda. Adaptacin y modificacin del Reglamento de Archivos Militares.

1. Las referencias al Ministro y Ministerio de Educacin y Cultura que, en orden a la eliminacin de documentos, se contienen en el Reglamento de Archivos Militares aprobado por Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, se entendern hechas al Subsecretario del Ministerio de Defensa.

2. Se autoriza al Ministro de Defensa para adaptar las disposiciones del captulo VI, artculos 42 y 43, del Reglamento de Archivos Militares aprobado por Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, a lo establecido en el presente Real Decreto en el plazo de tres meses desde su entrada en vigor.

Disposicin adicional tercera. Conservacin o eliminacin de documentos desclasificados conforme a la Ley de Secretos Oficiales.

Una vez desclasificados los documentos administrativos que hayan sido objeto de calificacin conforme a la Ley 9/1968, de 5 de abril, modificada por la Ley 48/1978, de 7 de octubre de Secretos Oficiales, este Real Decreto ser de aplicacin a tales documentos en lo que se refiere a su posible eliminacin o a su conservacin en soporte distinto al original.

Disposicin adicional cuarta. Cursos de formacin.

El Instituto Nacional de Administracin Pblica, en el mbito de sus funciones de formacin y perfeccionamiento de funcionarios de los Cuerpos y Escalas de la Administracin General del Estado y de los Organismos pblicos vinculados o dependientes de la Administracin General del Estado, incluir en sus programas anuales la realizacin de cursos de formacin sobre archivstica, eliminacin y conservacin en soporte diferente del original de documentos administrativos.

Sin perjuicio de los cursos desarrollados por el Instituto Nacional de Administracin Pblica, los Departamentos ministeriales y los Organismos pblicos podrn realizar las acciones formativas que consideren oportunas, con el fin de mejorar el desempeo del personal que en las respectivas organizaciones est destinado en tareas de esta ndole.

Disposicin adicional quinta. Documentacin con informacin con fines exclusivamente estadsticos.

La conservacin de los documentos originales que sirven soporte de informacin recogida con fines exclusivamente estadsticos se rige por la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Funcin Estadstica Pblica y normas de desarrollo.

Disposicin adicional sexta. Proteccin de datos de carcter personal.

La regulacin contenida en este Real Decreto se debe entender sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal.

Disposicin transitoria nica. Constitucin de Comisiones Calificadoras.

1. En todos los Departamentos ministeriales y en el plazo de tres meses desde la entrada en vigor del presente Real Decreto se crearn, en su caso, mediante Orden, las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos previstas en el artculo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, con la aprobacin previa del Ministro de Administraciones Pblicas en los trminos previstos en el artculo 67.4 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin General del Estado.

2. Respecto de los Organismos pblicos se podr proceder a la creacin, mediante Orden ministerial, de una Comisin distinta de la del Departamento al que estn vinculados cuando la gestin documental que tenga lugar en los mismos lo aconseje. En otro caso, si se hubiese constituido la Comisin en el Ministerio correspondiente, los Organismos pblicos estarn representados en la misma.

3. La constitucin y el funcionamiento de la Comisin sern atendidos con los actuales medios personales y materiales del Departamento u Organismo sin que la aprobacin de esta norma suponga incremento de gasto pblico.

Disposicin final primera. Desarrollo y ejecucin del Real Decreto.

Se autoriza a los Ministros de Educacin, Cultura y Deporte, de Defensa, de Hacienda y de Administraciones Pblicas para el desarrollo y ejecucin del presente Real Decreto, en el mbito de sus respectivas competencias, y de igual modo a los titulares de los distintos Departamentos ministeriales en lo que concierne a los mismos y a los Organismos pblicos vinculados o dependientes de cada uno de ellos.

Disposicin final segunda. Entrada en vigor.

El presente Real Decreto entrar en vigor el da siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado.

Dado en Madrid a 8 de noviembre de 2002.

JUAN CARLOS R.

El Vicepresidente Primero del Gobierno y Ministro de la Presidencia,

MARIANO RAJOY BREY

Análisis

  • Rango: Real Decreto
  • Fecha de disposición: 08/11/2002
  • Fecha de publicación: 15/11/2002
  • Entrada en vigor: 16 de noviembre de 2002.
Referencias posteriores

Criterio de ordenación:

  • SE DEROGA la disposicin adicional 1, por Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre (Ref. BOE-A-2007-19248).
Referencias anteriores
  • MODIFICA:
    • arts. 2.1 y 5 y lo indicado del Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero (Ref. BOE-A-2000-2766).
    • Lo indicado del Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre (Ref. BOE-A-1998-29347).
  • DE CONFORMIDAD con el art. 55 de la Ley 16/1985, de 25 de junio (Ref. BOE-A-1985-12534).
  • CITA:
Materias
  • Administracin General del Estado
  • Archivos
  • Archivos Militares
  • Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos
  • Documentos
  • Organizacin de la Administracin del Estado
  • Patrimonio Documental y Bibliogrfico
  • Patrimonio Histrico Espaol
  • Secretos oficiales

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