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El artículo 18 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal (LORTAD), establece que la creación, modificación o supresión de ficheros automatizados de titularidad pública sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente.
Por Resolución de 22 de julio de 1994, de la Dirección General de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, se regularon las bases de datos y ficheros automatizados de carácter personal gestionados por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Durante el tiempo transcurrido se han producido cambios en el organigrama de la entidad, de forma que es necesario modificar en los ficheros automatizados existentes, el servicio ante el cual el afectado puede ejercer sus derechos. Asimismo se han modernizado las bases de datos y fichero automatizado de personal, con la adquisición de un nuevo programa, que precisa la modificación de la estructura del fichero existente para su adaptación al mismo.
De otro lado, la prestación de servicios de seguridad por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, para las comunicaciones a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos (EIT), de conformidad con el artículo 81 de la Ley 66/1997, de 30 de diciembre de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, por su relevancia y especialidad, precisa ampliar el anexo a la citada Resolución de 22 de julio de 1994, e incluir un nuevo fichero automatizado con datos de carácter personal, referente a los usuarios que requieran el uso de servicios de seguridad en sus comunicaciones con la Administración Pública a través de técnicas y medios EIT.
En base a lo expuesto, la presente Orden tiene por objeto regular y unificar los ficheros existentes en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, de acuerdo con las necesidades actuales de la entidad.
A tal efecto, el Ministro de Economía y Hacienda, de conformidad con el artículo 12. 2 a) de la Ley de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado y en uso de las atribuciones que tiene conferidas en el artículo 8, apartados 1 y 2 del Real Decreto 1114/1999, de 25 de junio, de adaptación de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM), a la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, de aprobación de su Estatuto y cambio de denominación, ha tenido a bien disponer:
Las bases de datos y ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal existentes en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda, en adelante FNMT-RCM, y establecimientos de ella dependientes, son los que se relacionan en el anexo de la presente Orden.
De conformidad con el artículo 18.2 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal (LORTAD), las finalidades de las bases de datos y ficheros automatizados y los usos previstos para los mismos; las personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos; los procedimientos de recogida de los mismos; las estructuras básicas de las bases de datos y ficheros; las cesiones de datos previstas; los responsables de los ficheros automatizados y los órganos de la FNMT-RCM ante los que se podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación y cancelación serán, en concreto y para cada uno de los ficheros automatizados, los que se indican en el anexo de la presente Orden en relación con los mismos.
Sin perjuicio de las cesiones de datos que en relación con cada fichero automatizado se prevén en el anexo de la presente Orden, los datos incluidos en los mismos podrán ser cedidos, en los términos que disponen la Ley General Tributaria y la Ley General de la Seguridad Social, en los ámbitos del Ministerio de Economía y Hacienda y Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, así como los organismos y entidades de ellos dependientes, para el cumplimiento de las funciones que les encomienda el ordenamiento jurídico y versen sobre competencias y materias similares. Asimismo, podrán producirse cesiones dentro del ámbito establecido en el artículo 19.2 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, respecto del fichero referente a los usuarios de sistemas electrónicos, informáticos y telemáticos, (EIT) relacionado en el anexo de la presente orden, número cuatro.
También podrán ser cedidos al Instituto Nacional de Estadística para el desempeño de las funciones que le atribuye el artículo 26 de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública, a los servicios estadísticos de los departamentos ministeriales para las funciones que les atribuye el artículo 33 de la misma Ley, y a los servicios estadísticos de las Comunidades Autónomas en las condiciones que fija el artículo 40, apartados 2 y 3, de la Ley de la Función Estadística Pública.
De igual forma, los datos incluidos en las bases de datos y ficheros automatizados podrán ser cedidos, con carácter general, cuando así fuere exigido por disposición legal, o, en su caso, por resolución judicial o administrativa.
Los responsables de los ficheros automatizados relacionados en el anexo adoptarán las medidas necesarias para asegurar que dichos ficheros se usan para las finalidades para las que fueron creados, que son las que se concretan en esta Orden.
Los afectados, respecto de los cuales se solicitan datos de carácter personal, serán previamente informados de modo expreso, en los términos previstos en el artículo 5 de la LORTAD, salvo en los supuestos exceptuados en la Ley.
Los ficheros regulados en la presente Orden se ajustarán, en todo caso, a las medidas de seguridad establecidas en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio («Boletín Oficial del Estado» del 25), por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.
Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a lo dispuesto en esta Orden, y en particular la Resolución de 22 de julio de 1994 de la Dirección General de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre por la que se regulan las bases de datos y ficheros automatizados de carácter personal existentes en dicha entidad.
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 26 de julio de 1999.
DE RATO Y FIGAREDO
Ilmos. Sres. Subsecretario de Economía y Hacienda y Director de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda.
Número 1. Bases de datos y fichero automatizado de personal.—1. Finalidad y usos previstos del fichero: El fichero automatizado de personal tiene finalidad organizativa y de almacenamiento de datos relativos a las relaciones laborales y de servicios de la FNMT-RCM con sus trabajadores o personal contratado, conteniendo información sobre nóminas, categorías profesionales, resoluciones judiciales o administrativas y, en general, los datos necesarios para confeccionar los referidos expedientes laborales o de servicios.
2. Personas o colectivos origen de los datos: Serán los trabajadores de la FNMT-RCM contratados en régimen laboral, así como las demás personas que presten servicios en dicha entidad independientemente de que su relación con la misma fuere mercantil o civil.
3. Procedencia y procedimiento de recogida: Los datos recogidos en el fichero de personal se obtienen a través de los respectivos contratos y, en su caso, a través de las resoluciones judiciales o administrativas correspondientes.
4. Estructura básica del fichero: La estructura básica del fichero automatizado de personal y la descripción de los tipos de datos de carácter personal contenidos en el mismo es la siguiente:
1. Nombre, apellidos y fotografía del trabajador o personal contratado.
2. Número interno de identificación y categoría profesional.
3. Número de afiliación a la Seguridad Social, documento nacional de identidad, domicilio y teléfono.
4. Estado civil, datos familiares, fecha y lugar de nacimiento, sexo y nacionalidad (1).
(1) Y características físicas o antropomórficas. (Atendiendo a lo informado por la Agencia de Protección de Datos se suprime esto del fichero.)
5. Antigüedad en la FNMT-RCM, situación militar.
6. Datos académicos y de formación profesional, titulaciones.
7. Turno y horario de trabajo, historial del trabajador.
8. Historial de bajas médicas, absentismo y reclamaciones laborales.
9. Retenciones judiciales.
10. Datos de créditos concedidos por la empresa.
11. Datos bancarios.
12. Datos económicos de nómina.
El fichero de personal podrá contener información relacionada con la pertenencia a asociaciones o afiliación a sindicatos del trabajador o personal contratado, así como relativos a la salud a efectos laborales y de seguridad e higiene en el trabajo, siempre que existiera acuerdo libre, expreso y por escrito del trabajador o persona afectada.
Los datos recogidos en este fichero se conservarán en la FNMT-RCM durante toda la vigencia del contrato de trabajo o relación de servicios, y cinco años más una vez que se hubiere producido la extinción del contrato o baja en dicha entidad, cualquiera que fuere su causa.
5. Cesiones de datos: Se prevé la cesión de los datos del presente fichero a los bancos o entidades financieras en aquellos supuestos en los que los trabajadores o personas contratadas por la FNMT-RCM tuvieran establecido un sistema de pago o retribución a través de dichas instituciones, debiendo referirse única y exclusivamente dicha cesión a los datos estrictamente imprescindibles para proceder a ese abono, esto es, los meramente identificativos del interesado así como los referentes al importe de su nómina.
6. Órgano responsable: La responsabilidad sobre este fichero corresponde al Director general de la FNMT-RCM, dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda.
7. Servicio ante el cual el afectado puede ejercer sus derechos: Los derechos de acceso, rectificación y cancelación sobre este fichero podrán ejercerse, en su caso por el afectado, ante la Secretaría General de la FNMT-RCM (calle Jorge Juan, número 106, 28071 Madrid).
Número 2. Bases de datos y fichero automatizado de seguridad.—1. Finalidad y usos previstos del fichero: El fichero automatizado de seguridad tiene por finalidad garantizar la seguridad del edificio, la fabricación y custodia de los efectos y labores oficiales, y de las personas que prestan sus servicios en la FNMT-RCM.
2. Personas o colectivos origen de los datos: Serán todas las personas que acceden al interior del establecimiento de la FNMT-RCM.
3. Procedencia y procedimiento de recogida: Los datos recogidos en el fichero de seguridad se obtienen a través del documento nacional de identidad del afectado, o documentos identificativos similares.
4. Estructura básica del fichero: La estructura básica del fichero automatizado de seguridad y la descripción de los tipos de datos de carácter personal contenidos en el mismo es la siguiente:
1. Nombre, apellidos y lugar de nacimiento del visitante.
2. Número del documento nacional de identidad.
3. Departamento y nombre de la persona a visitar.
4. Fecha, hora de entrada y salida del visitante.
5. En su caso, datos del vehículo, matrícula y modelo.
Estos datos se obtienen previa información al afectado, indicándole la existencia de un fichero de datos de carácter personal, la finalidad de la recogida de los mismos, y los destinatarios de la información; el carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que le sean planteadas; de las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos; de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación; así como la identidad y dirección del responsable del fichero.
Los datos recogidos en este fichero serán cancelados al mes siguiente a la fecha de su obtención, conforme a lo previsto en la instrucción 1/1996, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos.
5. Órgano responsable: La responsabilidad sobre este fichero corresponde al Director general de la FNMT-RCM, dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda.
6. Servicio ante el cual el afectado puede ejercer sus derechos: Los derechos de acceso, rectificación y cancelación sobre este fichero podrán ejercerse, en su caso por el afectado, ante la Secretaría General de la FNMT-RCM (calle Jorge Juan, número 106, 28071 Madrid).
Número 3. Bases de datos y fichero automatizado de terceros.—1. Finalidad y usos previstos del fichero: El fichero automatizado de terceros tiene finalidad organizativa y de almacenamiento de datos relativos a las relaciones comerciales de la FNMT-RCM.
2. Personas o colectivos origen de los datos (2): En este fichero se recoge la información correspondiente a las personas físicas que adquieran, utilicen o disfruten, como destinatarios finales, productos o servicios de la FNMT-RCM previstos en el objeto institucional de la entidad, no siendo posible el tratamiento de más datos que los estrictamente imprescindibles para el cumplimiento de ese fin.
(2) Atendiendo al informe emitido por la Agencia de Protección de Datos se suprime lo señalado en el anterior proyecto de orden «En este fichero se recogen los datos referentes a las relaciones comerciales habituales entre la FNMT y los empresarios individuales, entidades públicas o privadas y compañías mercantiles».
3. Procedencia y procedimiento de recogida: Los datos que configuran el fichero de terceros son obtenidos a través de los contratos correspondientes, y mediante la cumplimentación de formularios o cuestionarios facilitados al efecto, previa autorización del interesado.
4. Estructura básica del fichero: La estructura básica del fichero automatizado de terceros y la descripción de los tipos de datos de carácter personal contenidos en el mismo es la siguiente:
1. Identificación de la persona, nombre y apellidos, y, en su caso, razón social, teléfono y dirección.
2. Datos bancarios.
3. Bienes y servicios suministrados o recibidos por el afectado.
4. Datos sobre la actividad o negocio.
5. Otros: Datos necesarios para la prestación de servicios electrónicos.
Estos datos se obtienen previa información al afectado, indicando quién es el responsable del fichero a los efectos del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación.
Los datos recogidos en este fichero serán cancelados a los cinco años siguientes a la fecha de su obtención, y para el caso de que la relación negocial mantenida con el interesado sea continuada, desde la fecha de su última relación negocial.
5. Cesiones de datos: Se prevé la cesión de los datos existentes en el presente fichero a los bancos o entidades financieras en aquellos supuestos en los que la persona o colectivos tuvieren establecido un sistema de cobro o pago a través de dichas instituciones. Asimismo también se prevé la cesión de datos, en su caso, a las personas o entidades públicas o privadas destinatarias de los productos o servicios de la FNMT-RCM, dentro del marco de las respectivas relaciones jurídicas que se produzcan, en los términos previstos en el artículo 11.2 c) de la LORTAD, precisándose consentimiento del interesado, en caso contrario.
6. Órgano responsable: La responsabilidad sobre este fichero corresponde al Director general de la FNMT-RCM, dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda.
7. Servicio ante el cual el afectado puede ejercer sus derechos: Los derechos de acceso, rectificación y cancelación sobre este fichero podrán ejercerse, en su caso por el afectado, ante la Secretaría General de la FNMT-RCM (calle Jorge Juan, número 106, 28071 Madrid).
Número 4. Fichero de usuarios de sistemas electrónicos, informáticos y telemáticos (EIT).—1. Finalidad y usos previstos del fichero: El fichero de usuarios de sistemas electrónicos, informáticos y telemáticos (EIT) tiene por finalidad la prestación de servicios de seguridad por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda para las comunicaciones a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos (EIT), en el ámbito previsto en el artículo 81 de la ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social y normativa de desarrollo.
2. Personas o colectivos origen de los datos: En este fichero se recogen los datos de los ciudadanos y entidades que requieran el uso de servicios de seguridad en sus comunicaciones a través de medios electrónicos, informáticos y telemáticos.
3. Procedencia y procedimiento de recogida: Los datos proceden de los propios interesados mediante la cumplimentación de:
Formularios o declaraciones.
Transmisión electrónica de datos entregados directamente por los interesados a la FNMT-RCM, o a través de su presentación en las Administraciones Públicas, sus organismos públicos y demás entidades vinculadas o dependientes, y posterior envío de los datos, por los organismos citados, a la FNMT-RCM, con la finalidad descrita en el apartado 1.
4. Estructura básica del fichero: La estructura básica del fichero de usuarios de sistemas EIT, y la descripción de los tipos de datos de carácter personal contenidos en el mismo es la siguiente:
1. Nombre, apellidos y NIF, si el usuario es persona física, en su caso, denominación o razón social y NIF/NIE si el usuario representa a una persona jurídica u órgano administrativo.
2. Dirección.
3. Teléfono.
4. Clave pública de autenticidad.
5. Clave privada y clave pública de confidencialidad.
En este caso, se indicará al interesado que se va a proceder a su grabación en este fichero.
6. Número de serie del certificado.
7. Otros: Atributos relativos a la capacidad y poder de representación del usuario; dirección de correo electrónico o e-mail; dirección electrónica (URL).
5. Cesiones de datos: Las cesiones de datos del presente fichero que, en su caso, se puedan producir, están previstas a las Administraciones Públicas, sus organismos públicos y demás entidades vinculadas o dependientes, que posibiliten la utilización de los servicios de seguridad, prestados por la FNMT-RCM, en las relaciones con los ciudadanos a través de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas (EIT), a los efectos de garantizar la prestación de dichos servicios y con la finalidad de comprobar la vigencia de los certificados otorgados a los usuarios.
La cesión de la clave privada de confidencialidad, únicamente tendrá lugar para la salvaguardia de intereses dignos de protección que exijan el conocimiento de este dato.
6. Órgano responsable: La responsabilidad sobre este fichero corresponde al Director general de la FNMT-RCM, dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda.
7. Servicio ante el cual el afectado puede ejercer sus derechos: Los derechos de acceso, rectificación y cancelación sobre este fichero podrán ejercerse, en su caso por el afectado, ante la Secretaría General de la FNMT-RCM (calle Jorge Juan, número 106, 28071 Madrid).
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