Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

EXCELENTISIMOS SEÑORES:

LA VIGENTE LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, EN SU ARTICULO 30.1, ESTABLECE, COMO PRINCIPIO GENERAL, QUE LOS <DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS SERAN OBJETO DE NORMALIZACION PARA QUE CADA SERIE O TIPO DE LOS MISMOS OBEDEZCA A IGUALES CARACTERISTICAS Y FORMATO>.

A SU VEZ, LA ORDEN DEL MINISTERIO DE HACIENDA DE 28 DE DICIEMBRE DE 1970 SOBRE NORMALIZACION DE DETERMINADO MATERIAL DE OFICINA NO INVENTARIABLE Y MOBILIARIO Y CENTRALIZACION DE LA ADQUISICION DE ESTE ULTIMO EN EL SERVICIO CENTRAL DE SUMINISTROS DECLARA <DE INEXCUSABLE CUMPLIMIENTO> LOS PRINCIPALES FORMATOS PARA PAPEL Y SOBRES CONTENIDOS EN LAS NORMAS UNE 1-011, 1-015, 1-017, REGULANDO IGUALMENTE, ENTRE OTROS EXTREMOS, LAS DIMENSIONES DE LAS FICHAS Y LA CLASIFICACION DE LOS DISTINTOS TIPOS DE PAPEL.

POR LO QUE SE REFIERE A LA NORMALIZACION DIMENSIONAL DE FORMATOS, PROBLEMA CUYA SOLUCION SE CONSIDERA PRIORITARIA TANTO POR RAZONES ECONOMICAS COMO DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA, HA DE RECONOCERSE QUE LA APLICACION DE LA MENCIONADA ORDEN, AUN HABIENDO CONTRIBUIDO A LA DESAPARICION DE UN ELEVADO NUMERO DE MODELOS DE MATERIAL IMPRESO CONFECCIONADO EN FORMATOS ANORMALES, SOLAMENTE HA PRODUCIDO EFECTOS RELATIVOS. Y ASI ES EVIDENTE QUE EN NUMEROSOS ORGANISMOS CONTINUA REGISTRANDOSE UN ACUSADO DESORDEN EN ESTA MATERIA, QUE, LEJOS DE HABER SIDO CORREGIDO, SE HA VISTO INCREMENTADO AL INTRODUCIRSE LOS FORMATOS NORMALIZADOS SIN DESPLAZAR A LOS TRADICIONALES, SITUACION QUE DA LUGAR, INCLUSO, A QUE FRECUENTEMENTE SE ANULE POR VIA DE SIMPLE REPRODUCCION LO QUE SE HA NORMALIZADO PREVIAMENTE.

ESTA LIMITACION DE RESULTADOS PRACTICOS, UNIDA A LA CIRCUNSTANCIA DE HABER SIDO REVISADAS POSTERIORMENTE LAS NORMAS UNE QUE SIRVEN DE MARCO DE REFERENCIA A LA CITADA DISPOSICION, HACE NECESARIO ACUDIR A UNA FORMULA DE MAYOR EFECTIVIDAD QUE PERMITA RESOLVER DEFINITIVAMENTE EL PROBLEMA DE LA NORMALIZACION DE FORMATOS DE MATERIAL IMPRESO Y PAPEL DESTINADO A OPERACIONES ADMINISTRATIVAS, EN GENERAL.

LA FORMULA IDONEA APARECE REGULADA EN EL REAL DECRETO 1614/1985, DE 1 DE AGOSTO, POR EL QUE SE ORDENAN LAS ACTIVIDADES DE NORMALIZACION Y CERTIFICACION, AL CREAR LA FIGURA DE LA NORMA OFICIAL, MEDIANTE LA CUAL SE HACE POSIBLE LA INCORPORACION DE LAS NORMAS ESPAÑOLAS (NORMAS UNE) AL ORDENAMIENTO JURIDICO CUANDO EXISTAN RAZONES QUE ASI LO JUSTIFIQUEN, ENTRE LAS QUE DICHO REAL DECRETO RECOGE, EN PRIMER LUGAR, LA RACIONALIZACION Y ORDENACION DE LAS COMPRAS PUBLICAS.

EN SU VIRTUD, A PROPUESTA DE LOS MINISTROS DE INDUSTRIA Y ENERGIA, Y ECONOMIA Y HACIENDA, HE TENIDO A BIEN DISPONER LO SIGUIENTE:

PRIMERO. DE CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN EL ARTICULO 9. DEL REAL DECRETO 1614/1985, DE 1 DE AGOSTO, SE CONFIERE EL CARACTER DE NORMA OFICIAL A LAS NORMAS ESPAÑOLAS QUE A CONTINUACION SE RELACIONAN Y QUE SE REPRODUCEN COMO ANEXOS 1, 2, 3 Y 4 DE LA PRESENTE ORDEN:

UNE 1-011-75. FORMATO FINAL DE PAPELES PARA ESCRITURA Y DE CIERTOS TIPOS DE IMPRESOS.

UNE 1-009-77. PAPEL. ARTICULOS DE PAPELERIA CON HOJAS SEPARABLES. MEDIDAS EXTERIORES DE LOS FORMATOS TERMINADOS.

UNE 1-015-85. FORMATOS DE SOBRES Y BOLSAS POSTALES.

UNE 1-017-85. SOBRES CON VENTANA.

SEGUNDO. LA OBLIGATORIEDAD DE LA APLICACION DE LOS FORMATOS CONTENIDOS EN LAS NORMAS INDICADAS EN EL NUMERO ANTERIOR SE EXTENDERA A:

A) LA ADQUISICION DE MATERIAL NO IMPRESO.

B) LA ADQUISICION DE MATERIAL IMPRESO.

C) LA ELABORACION DE IMPRESOS POR MEDIOS INTERNOS.

D) LA CONFECCION DE DOCUMENTOS OFICIALES Y CORRESPONDENCIA.

E) LA UTILIZACION DE EQUIPOS DE REPROGRAFIA.

F) LOS DEMAS USOS ADMINISTRATIVOS, EN GENERAL.

TERCERO. 1. SERA OBLIGATORIA LA REFERENCIA EXPLICITA A LAS NORMAS OFICIALES EN LOS CONTRATOS, PLIEGOS DE PRESCRIPCIONES TECNICAS, PEDIDOS, PRESUPUESTOS Y DEMAS DOCUMENTOS A TRAVES DE LOS CUALES SE LLEVE A CABO POR LA ADMINISTRACION DEL ESTADO, ORGANISMOS AUTONOMOS Y SEGURIDAD SOCIAL LA ADQUISICION DEL MATERIAL A QUE SE REFIEREN LAS MENCIONADAS NORMAS.

2. LAS JUNTAS DE COMPRAS, LOS ORGANOS ADMINISTRATIVOS Y LOS JEFES DE LAS UNIDADES DE CUALQUIER NIVEL QUE EN LA ADMINISTRACION DEL ESTADO, ORGANISMOS AUTONOMOS Y SEGURIDAD SOCIAL TENGAN A SU CARGO EL ESTUDIO DE LAS PROPOSICIONES U OFERTAS, DESESTIMARAN AUTOMATICAMENTE LAS QUE NO SE ACOMODEN A LAS ESPECIFICACIONES DE LAS NORMAS OFICIALES, SIN ENTRAR EN EL EXAMEN DE LAS MISMAS.

3. EL CONTROL DE CONFORMIDAD DEL MATERIAL ADQUIRIDO A LAS NORMAS OFICIALES SE HARA CONSTAR EN LAS FACTURAS O JUSTIFICANTES, ANTES DE PROCEDER A SU TRAMITACION Y PAGO O A LA RENDICION DE LA CUENTA CORRESPONDIENTE, BAJO LA FIRMA Y RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE LA UNIDAD ENCARGADA DE LA RECEPCION, EN LA FORMA QUE SE DECRIBE EN EL ANEXO 5.

CUARTO. 1. NO SE ADMITIRAN OTRAS EXCEPCIONES AL EMPLEO DE LOS FORMATOS NORMALIZADOS QUE LAS QUE VENGAN IMPUESTAS INELUDIBLEMENTE POR LAS CARACTERISTICAS DE EJECUCION DE TRABAJOS ESPECIALIZADOS O COMO CONSUECENCIA DE LA UTILIZACION DE EQUIPOS CUYO FUNCIONAMIENTO EXIJA UN FORMATO ESPECIAL.

2. NO OBSTANTE LO DISPUESTO EN EL NUMERO ANTERIOR, LOS DOCUMENTOS ELABORADOS POR LOS EQUIPOS DE PROCESO DE DATOS SERAN OBJETO DE REVISION A FIN DE ACOMODAR SU FORMATO, EN LO POSIBLE, A LAS DIMENSIONES ESTABLECIDAS EN LAS NORMAS OFICIALES.

3. LA EXCEPCION A LA APLICACION DE LAS NORMAS OFICIALES SE HARA CONSTAR NECESARIAMENTE EN LOS DOCUMENTOS A QUE SE REFIERE EL NUMERO TERCERO, 1, Y DEBERA ACORDARSE PREVIAMENTE POR LA JUNTA DE COMPRAS O POR EL ORGANO CORRESPONDIENTE, EN SU CASO.

4. LOS JEFES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ENCARGADAS DE LA RECEPCION DEL MATERIAL SUMINISTRADO HARAN CONSTAR IGUALMENTE EN LAS FACTURAS O JUSTIFICANTES, ANTES DE PROCEDER A SU TRAMITACION Y PAGO O A LA RENDICION DE CUENTAS, LA EXCEPCION DE LA APLICACION DE LAS NORMAS OFICIALES AL MATERIAL DE QUE SE TRATE, EN LA FORMA QUE SE INDICA EN EL ANEXO 5, BAJO SU FIRMA Y RESPONSABILIDAD.

QUINTO. 1. LAS ACTUALES EXISTENCIAS DE MATERIAL FUERA DE NORMA, TANTO SI SE TRATA DE MODELACION IMPRESA COMO DE SOBRES Y BOLSAS POSTALES O PAPEL NO IMPRESO DESTINADO A LA CONFECCION DE DOCUMENTOS OFICIALES, CORRESPONDENCIA U OPERACIONES ADMINISTRATIVAS EN GENERAL O EMPLEADO EN REPROGRAFIA, PODRAN UTILIZARSE HASTA SU AGOTAMIENTO, NO PUDIENDO PROCEDERSE EN NINGUN CASO A SU REPOSICION O NUEVAS ADQUISICIONES, SALVO CUANDO CONCURRAN LAS CIRCUNSTANCIAS PREVISTAS EN EL NUMERO CUARTO, 1.

2. EN EL CASO DE PAPEL NO IMPRESO FUERA DE NORMA, PODRA PROCEDERSE ANTES DE SU AGOTAMIENTO AL AJUSTE DE SUS DIMENSIONES A LAS DEL FORMATO NORMALIZADO MAS PROXIMO, POR ELIMINACION DEL EXCESO.

3. LAS REPRODUCCIONES DE DOCUMENTOS INTERNOS O EXTERNOS CONFECCIONADOS EN FORMATO FUERA DE NORMA SE REALIZARAN SOBRE FORMATO NORMALIZADO, APLICANDO LA CORRESPONDIENTE REDUCCION, CUANDO SEA NECESARIA.

DISPOSICION FINAL LA SECRETARIA DE ESTADO PARA LA ADMINISTRACION PUBLICA PODRA DICTAR LAS INSTRUCCIONES OPORTUNAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA PRESENTE ORDEN.

LO QUE COMUNICO A VV. EE. PARA SU CONOCIMIENTO Y EFECTOS.

MADRID, 12 DE AGOSTO DE 1986.

ZAPATERO GOMEZ EXCMOS. SRES. MINISTROS DE INDUSTRIA Y ENERGIA, Y DE ECONOMIA Y HACIENDA.