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Legislación consolidada

Orden JUS/221/2017, de 9 de marzo, sobre legalizacin en formato electrnico de los libros de fundaciones de competencia estatal.

Publicado en: BOE núm. 62, de 14/03/2017.
Entrada en vigor: 15/03/2017
Departamento: Ministerio de Justicia
Referencia: BOE-A-2017-2742
Permalink ELI: https://www.boe.es/eli/es/o/2017/03/09/jus221/con

TEXTO ORIGINAL: Texto original publicado el 14/03/2017

El derecho de fundacin para fines de inters general aparece reconocido en el artculo 34 de la Constitucin Espaola. Su marco normativo en el mbito estatal se encuentra regulado en la Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones, norma que ha sido desarrollada por el Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Fundaciones de competencia estatal.

El artculo 4.1 de la citada Ley 50/2002, reconoce la personalidad jurdica de las mismas una vez producida la inscripcin de la escritura de constitucin en el correspondiente Registro de Fundaciones.

Mediante el Real Decreto 1611/2007, de 7 de diciembre, se aprob el Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal, y por la Orden PRE/2537/2015, de 26 de noviembre, se ha dispuesto la entrada en funcionamiento y la sede del Registro de Fundaciones de competencia estatal, lo que ha supuesto un cambio sustancial en el sector de las fundaciones que ha generado la dependencia orgnica del mencionado Registro de este Departamento ministerial y su adscripcin a la Direccin General de los Registros y del Notariado.

El artculo 12 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal precisa, en su apartado 1, que los libros del Registro sern de hojas mviles y podrn llevarse en soporte informtico con las garantas que determine el Ministerio de Justicia, y que a tal fin se implantarn las medidas de seguridad establecidas en la normativa vigente en materia de proteccin de datos de carcter personal.

Por su parte, el artculo 42 del mencionado Reglamento, atribuye al Registro de Fundaciones la legalizacin de los libros de las fundaciones y en su apartado 2 extiende la obligacin de legalizacin al Libro de actas, al Libro diario y al Libro de planes de actuacin y de cuentas anuales.

En cuanto a la forma de legalizar los libros, el artculo 42.3 dispone que la legalizacin tendr lugar mediante diligencia y sello. La diligencia ser firmada por el Encargado del Registro, con identificacin de la fundacin incluyendo los datos que menciona el precepto, y el sello se pondr en todos los folios mediante los medios que cita dicho apartado, o por cualquier otro procedimiento que garantice la autenticidad de la legalizacin.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas, prev, en su artculo 14.2, que, en todo caso, estarn obligados a relacionarse a travs de medios electrnicos con las Administraciones Pblicas para la realizacin de cualquier trmite de un procedimiento administrativo las personas jurdicas, entre otras entidades.

La aplicacin de esta previsin junto con las razones anteriormente expuestas, determinan la necesidad de exigir la legalizacin telemtica para las fundaciones de competencia estatal.

Es necesario dar una respuesta gil al procedimiento de legalizacin de libros, pero a la vez hay que cumplir con las pautas de seguridad necesarias que requieren las soluciones electrnicas. Con la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se contina en el camino iniciado con la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, con la finalidad de implantar una administracin electrnica, interconectada y transparente, a fin de mejorar la agilidad de los procedimientos administrativos y reducir los tiempos de tramitacin, respetando la confidencialidad de los datos de las fundaciones, a la vez que se observa el estricto cumplimiento de la legislacin vigente en materia de proteccin de datos.

En todo caso, el proceso de legalizacin de libros es independiente del especfico de presentacin de cuentas anuales, pudiendo, en consecuencia, el libro de cuentas anuales depositarse en el Registro de Fundaciones fuera del plazo de legalizacin siempre que est dentro del plazo especfico de depsito.

En consideracin a cuanto ha quedado expuesto, se dicta la presente orden, en atencin al artculo 12.1 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal y a la facultad que otorga al Ministro de Justicia la disposicin final segunda del Real Decreto 1611/2007, de 7 de diciembre, por el que se aprueba dicho Reglamento, para dictar las normas necesarias para el desarrollo del citado Reglamento.

En su virtud, con la aprobacin previa del Ministro de Hacienda y Funcin Pblica, dispongo:

Artculo 1. Objeto.

1. La presente orden tiene por objeto regular el sistema de legalizacin electrnica del Libro diario, del Libro de actas y del Libro de planes de actuacin y de cuentas anuales de las fundaciones de competencia estatal, de conformidad con lo previsto en los artculos 12.1 y 42 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal.

2. El sistema de legalizacin electrnica ser exigible a los libros que sean presentados correspondientes al ejercicio 2017 y siguientes.

Artculo 2. Forma y plazo de presentacin.

1. Los libros debern ser presentados para su legalizacin por va electrnica en el Registro de Fundaciones de competencia estatal, a travs de la sede electrnica del Ministerio de Justicia, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre de cada ejercicio, de conformidad con el plazo establecido en el artculo 43 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal.

2. La presentacin de los libros para su legalizacin deber cumplir los requisitos tcnicos y de tamao mximo y formato que se requieren a travs de la sede electrnica del Ministerio de Justicia, en su seccin de Trmites de fundaciones, debiendo utilizarse los servicios de dicha sede electrnica del Ministerio para la tramitacin electrnica de los actos de legalizacin.

3. La solicitud de legalizacin, deber estar firmada electrnicamente por persona debidamente facultada para ello, debiendo reunir los requisitos del artculo 44 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal.

Artculo 3. Legalizacin de los Libros.

1. En cada ejercicio se debern legalizar el Libro diario, el Libro de actas y el Libro de planes de actuacin y de cuentas anuales de las fundaciones del ejercicio precedente. En tal caso, ser necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

2. En el caso del Libro de actas, ste podr ser nico para las actas de todos los rganos colegiados de la fundacin o alternativamente, un libro para cada uno de los rganos colegiados que estuviesen previstos en los estatutos.

Artculo 4. Legalizacin de Libros anteriores al ejercicio precedente.

1. Las fundaciones que, con independencia de la fecha de su constitucin, no hubieran legalizado su Libro de actas en los ejercicios correspondientes con posterioridad a su constitucin, y as resulte de los archivos del Registro, podrn incluir en el primer Libro de actas presentado electrnicamente todas las actas de la fundacin desde la fecha de su constitucin hasta la fecha de presentacin del Libro para su legalizacin.

2. Del mismo modo, deber procederse respecto a la falta de legalizacin del Libro diario y del Libro de planes de actuacin y de cuentas anuales de las fundaciones.

3. A efectos de lo previsto en los dos apartados anteriores, deber incluirse el acta de la reunin del Patronato en la que se ratifiquen las actas, planes de actuacin, cuentas y operaciones no transcritas en su da y que integren los libros cuya legalizacin se solicita.

4. El valor probatorio de los Libros as presentados ser apreciado, en su caso, por los Tribunales.

Artculo 5. Rectificacin de los libros ya legalizados.

Para la rectificacin de los libros ya legalizados, se deber incluir en el fichero correspondiente de la solicitud de rectificacin, un archivo en el que conste certificacin del Secretario del Patronato, por el que se d cuenta del error cometido, en unin del archivo rectificado en el que constarn los datos correctos.

Artculo 6. Garanta del soporte electrnico.

La informacin presentada relativa a cada libro objeto de legalizacin dispondr de un sistema de proteccin que garantice la no manipulacin desde la creacin del soporte por la fundacin presentante y hasta que ste se incorpore al Libro de legalizaciones en el Registro de Fundaciones de competencia estatal.

Artculo 7. Requisitos de la firma electrnica.

Las firmas de quienes autorizan la presentacin de los libros para su legalizacin, as como la relacin de firmas generadas e incorporadas a los libros, debern reunir los requisitos establecidos en la legislacin vigente en materia de firma electrnica avanzada, basada en certificados electrnicos cualificados, emitidos por Prestadores de Servicios de Confianza Cualificados, reconocidos y publicados como tales por el Ministro de Energa, Turismo y Agenda Digital.

Artculo 8. Forma de legalizacin.

1. El Encargado del Registro, si no mediaran defectos, extender una diligencia en la que, bajo su firma, identificar a la fundacin –incluyendo, en su caso, los datos registrales–, expresar los libros legalizados, con identificacin de su clase y nmero dentro de cada clase, el nmero de hojas, los datos de presentacin y el asiento practicado en el libro de legalizaciones. La diligencia se adjuntar en una hoja debidamente firmada por el Encargado. La legalizacin tendr lugar en los quince das siguientes a la presentacin de la solicitud.

2. La legalizacin ser efectuada de manera automatizada mediante sello electrnico o mediante la firma electrnica del Encargado del Registro, que como medio reconocido que garantiza la autenticidad de la legalizacin, sustituir a los sistemas tradicionales de sello a travs de impresin, estampillado o perforacin mecnica.

3. Se extendern las notas correspondientes y se devolver a la fundacin el libro legalizado en formato electrnico. El original de la solicitud ser archivado.

4. Si la legalizacin se solicita fuera de plazo, el Encargado del Registro lo har constar as en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente a la hoja de legalizaciones.

5. Si el Encargado del Registro apreciara la existencia de defectos en la solicitud de legalizacin, lo notificar al interesado para que lo subsane por la misma va, en el plazo de diez das, de conformidad con lo previsto en el artculo 68 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas.

Artculo 9. Proteccin de datos de carcter personal.

1. El Registro de Fundaciones de competencia estatal garantizar, en todo caso, el cumplimiento de la legislacin vigente en materia de proteccin de datos de carcter personal.

2. A tales efectos, una vez se haya efectuado la legalizacin de los libros presentados por las fundaciones, stas conservarn los mismos y no se guardar copia de su contenido en el Registro de Fundaciones de competencia estatal.

Disposicin adicional nica. Excepcionalidad en la utilizacin de otros medios.

Sin perjuicio de lo previsto en el artculo 1, cuando por problemas tcnicos no fuera posible la presentacin de los libros a legalizar por va electrnica, de modo excepcional y siempre que la imposibilidad sea manifiesta, se permitir su presentacin en el Registro de Fundaciones de competencia estatal mediante el empleo de soportes o dispositivos de almacenamiento de datos de utilizacin habitual en el mercado.

Disposicin transitoria nica. Rgimen aplicable a las solicitudes de legalizacin de libros correspondientes al ejercicio de 2016 presentadas a partir de la entrada en vigor de la presente Orden.

Las solicitudes de legalizaciones de libros correspondientes al ejercicio de 2016 que se presenten a partir de la entrada en vigor de la presente orden podrn realizarse tanto en papel como electrnicamente.

Disposicin final nica. Entrada en vigor.

La presente orden entrar en vigor el da 15 de marzo de 2017.

Madrid, 9 de marzo de 2017.–El Ministro de Justicia, Rafael Catal Polo.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.

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