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Legislación consolidada

Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.

Publicado en: BOE núm. 182, de 30/07/2011.
Entrada en vigor: 31/07/2011
Departamento: Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica
Referencia: BOE-A-2011-13170
Permalink ELI: https://www.boe.es/eli/es/res/2011/07/19/(4)/con

TEXTO ORIGINAL: Texto original publicado el 30/07/2011


[Bloque 1: #preambulo]

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones pblicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a travs del acceso electrnico a los servicios pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones pblicas.

Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales como: documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico, copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos, modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, conexin a la red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la evolucin tecnolgica, para dar cumplimiento al mandato del artculo 42.3 de la Ley11/2007, de 22 de junio.

Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las normas relativas al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de documentos en soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin y a la poltica de gestin de documentos electrnicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperacin y conservacin del documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento electrnico a lo largo del tiempo.

En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico establece la estructura de los expedientes electrnicos, que incluye documentos electrnicos, ndice electrnico, firma electrnica y metadatos mnimos obligatorios, as como las especificaciones para los servicios de remisin y puesta a disposicin; para los aspectos relativos a la gestin y conservacin de los expedientes electrnicos se remite a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos; finalmente, se incluye en anexo la definicin detallada de los metadatos mnimos obligatorios y los esquemas XML para el intercambio de expedientes electrnicos. En este sentido, la estructura de expediente electrnico definida en esta norma permite la utilizacin de las firmas electrnicas contempladas en la Decisin de la Comisin 2011/130/EU, de 25 de febrero de 2011, por la que se establecen los requisitos mnimos para el tratamiento transfronterizo de los documentos firmados electrnicamente por las autoridades competentes en virtud de la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a los servicios en el mercado interior.

La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y propuesta por el Comit Sectorial de Administracin Electrnica.

En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, esta Secretara de Estado resuelve:


[Bloque 2: #primero]

Primero.

Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico, cuyo texto se incluye a continuacin.


[Bloque 3: #segundo]

Segundo.

La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico que se aprueba mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposicin Transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.


[Bloque 4: #firma]

Madrid, 19 de julio de 2011.–La Secretaria de Estado para la Funcin Pblica, Mara Consuelo Rum Ibez.


[Bloque 5: #norma]

NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE EXPEDIENTE ELECTRNICO


[Bloque 6: #i]

I. Objeto.

La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico tiene por objeto establecer la estructura y el formato del expediente electrnico, as como las especificaciones de los servicios de remisin y puesta a disposicin.


[Bloque 7: #ii]

II. mbito de aplicacin.

II.1 Esta norma ser de aplicacin a los expedientes electrnicos en el mbito establecido en el artculo 3 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.

II.2 Las condiciones establecidas en esta norma se podrn aplicar a otros conjuntos de documentos electrnicos que, habiendo sido creados al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado mediante agregacin, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado especfico.


[Bloque 8: #iii]

III. Componentes del expediente electrnico.

III.1 Los componentes de un expediente electrnico son:

a) Documentos electrnicos, que cumplirn las caractersticas de estructura y formato establecidas en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico.

Los documentos electrnicos podrn incluirse en un expediente electrnico bien directamente como elementos independientes, bien dentro de una carpeta, entendida sta como una agrupacin de documentos electrnicos creada por un motivo funcional, o bien como parte de otro expediente, anidado en el primero.

b) ndice electrnico, que segn lo establecido en el artculo 32.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso.

El ndice electrnico recoger el conjunto de documentos electrnicos asociados al expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposicin en carpetas o expedientes.

c) Firma del ndice electrnico por la Administracin, rgano o entidad actuante de acuerdo con la normativa aplicable.

d) Metadatos del expediente electrnico.

III.2 La incorporacin de un expediente electrnico a un sistema de gestin documental atender a lo dispuesto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico y en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.


[Bloque 9: #iv]

IV. Metadatos del expediente electrnico.

IV.1 Los metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico:

a) Sern los definidos en el anexo I.

b) Se asociarn en la formacin del expediente para su remisin o puesta a disposicin.

c) No sern modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, a excepcin de modificaciones necesarias para la correccin de errores u omisiones en el valor inicialmente asignado.

IV.2 Se podrn asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de descripcin especficas. Estos metadatos complementarios se aplicarn, en su caso, de acuerdo con lo previsto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.


[Bloque 10: #v]

V. Intercambio de expedientes electrnicos.

V.1 El intercambio de expedientes electrnicos, a los efectos de remisin y puesta a disposicin, se realizar mediante el envo en primer lugar de la estructura definida en el anexo II, sin perjuicio de la aplicacin de otras, reguladas por su normativa especfica. Tras el envo de dicha estructura, se enviarn cada uno de los documentos electrnicos que componen el expediente, en el orden indicado en el ndice y atendiendo a lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico.

V.2 Excepcionalmente, se podrn aplicar otras estructuras para el intercambio de expedientes electrnicos entre Administraciones pblicas, cuando exista acuerdo previo entre las partes. En cualquier caso, si debe enviarse a un tercero, la estructura utilizada ser convertida por el emisor a la estructura definida en el anexo II.

V.3 Cuando la naturaleza o la extensin de las pruebas o documentos que forman parte del expediente electrnico no permitan o dificulten notablemente su inclusin en una de las estructuras establecidas, se incorporar al expediente electrnico un documento en el que se especifique cuales son estas pruebas o documentos. Dichas pruebas o documentos sern custodiados por el rgano gestor sin perjuicio, en su caso, de aportacin separada cuando as se requiera.

V.4 El ndice electrnico de los expedientes objeto de intercambio reflejar, al menos:

a) La fecha de generacin del ndice.

b) Para cada documento electrnico: su identificador, su huella digital, la funcin resumen utilizada para su obtencin, que atender a lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares, y, opcionalmente, la fecha de incorporacin al expediente y el orden del documento dentro del expediente.

c) Si es el caso, la disposicin de los documentos en carpetas y expedientes electrnicos anidados.

V.5 Para el intercambio de expedientes electrnicos, entre Administraciones pblicas, en procesos de actuacin automatizada:

a) Se utilizar preferentemente la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas como medio para la transmisin.

b) Si el expediente electrnico forma parte de un asiento registral, ste ser tratado como adjunto del mensaje de datos de intercambio segn lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.

V.6 En caso de intercambio de expedientes electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad de gestin de expedientes que deban conservarse permanentemente, el rgano o entidad transferidora verificar la autenticidad e integridad del expediente en el momento de dicho intercambio.


[Bloque 11: #ans]

ANEXOS


[Bloque 12: #ani]

ANEXO I

Metadatos mnimos obligatorios de expedientes electrnicos

Metadato

Descripcin/Condiciones de uso

Repetible?1 F1

Tipo

Esquema de valores

Versin NTI

Identificador normalizado de la versin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico conforme a la cual se estructura el expediente.

1

URI

http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e

Identificador

Identificador normalizado del expediente.

1

Cadena de caracteres

ES <rganoUU><AAAA> EXP <ID especifico>2F2

Ejemplo: ES_E00010207_2010_EXP_ MPR000000000000000000000010207

rgano

Identificador normalizado de la administracin responsable de la tramitacin del procedimiento

1:N

Cadena de caracteres

Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn gestionado por el Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica.

UEjemploU: E00003901

Fecha Apertura Expediente

Fecha de apertura del expediente

1

Fecha/hora

Formato: AAAAMMDD T HH:MM:SS

<ISO 8601>

Clasificacin

Procedimiento administrativo con el que se relaciona el expediente

1

Cadena de caracteres

Esquema de valores normalizado segn el Sistema de Informacin Administrativa (SIA).

Si el procedimiento no se encuentra en SIA:

<rgano >_PRO_<ID_PRO_especifico>3F3

Estado

Estado del expediente en el momento de intercambio.

1

Cadena de caracteres

– Abierto

– Cerrado

– ndice para remisin cerrado.

Interesado

Identificador del interesado.

0:N

Cadena de caracteres

a) Si ciudadano o persona jurdica: DNI, NIE, NIF o similar.

b) Si administracin: <rganoUU>

Tipo de firma

Indica el tipo de firma del ndice del expediente

1:N

Cadena de caracteres

– CSV’

– Formatos de firma electrnica de documentos electrnicos definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de firma y certificados de la Administracin.

Si “Tipo de firma” = CSV

Valor CSV

Valor del CSV.

1:N

Cadena de caracteres

N/A

Definicin generacin CSV

Referencia a la Orden, Resolucin o documento que define la creacin del CSV correspondiente.

1:N

Cadena de caracteres

Si AGE:

Referencia BOE:BOE-A-YYYY-XXXXX

En otro caso, referencia correspondiente.

1 Ntese que la repetibilidad indicada en la tabla slo se refiere a los metadatos que acompaan al expediente electrnico en un intercambio, sin perjuicio de la posibilidad de asignacin de otros metadatos gestionados a nivel interno de cada administracin cuyas consideraciones atendern a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.

2 Codificacin del Identificador del expediente:

<rgano>: Vase codificacin del metadato “rgano”. En caso de ms de un rgano los nueve caracteres correspondientes sern acordados entre las partes con el fin de asegurar la unicidad del identificador que es su nico fin.

<AAAA>: Ao de la fecha de creacin del expediente. (Longitud: 4 caracteres).

<ID_especfico>: Cdigo alfanumrico que identifica de forma nica al expediente dentro de los generados por la administracin responsable. Cada administracin puede disear el proceso de generacin segn sus necesidades, asegurando en cualquier caso su unicidad. Por lo tanto, este ID puede generarse de forma secuencial o bien, ser una rplica del ID utilizado a nivel interno de la administracin. (Longitud: 30 caracteres).

3 Codificacin del metadato Calificacin si el procedimiento no existe en SIA:

<rgano>: Vase codificacin del metadato “rgano”.

<ID_PRO_especfico>: Cdigo alfanumrico que identifica de forma nica al procedimiento dentro de los propios de la administracin. Cada administracin puede disear el proceso de generacin segn susnecesidades, asegurando en cualquier caso su unicidad. Por lo tanto, este ID puede generarse de forma secuencial o bien, ser una rplica del ID utilizado a nivel interno de la administracin. (Longitud: 30 caracteres).


[Bloque 13: #anii]

ANEXO II

Esquemas XML para intercambio de expedientes electrnicos

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Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.

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