Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

Suscrito el Convenio de colaboración entre el Instituto Social de la Marina y el Departamento de Empleo y Asuntos Sociales de la Comunidad Autónoma del País Vasco, sobre cesión de información a la Inspección de Trabajo del País Vasco, y en cumplimiento de lo dispuesto en el punto dos del artículo 8 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» del citado Convenio, que figura como Anexo de esta Resolución.

Madrid, 10 de diciembre de 2012.–El Secretario General Técnico del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, Pablo Hernández-Lahoz Ortiz.

ANEXO

Convenio de colaboración entre el Instituto Social de la Marina y el Departamento de Empleo y Asuntos Sociales de la Comunidad Autónoma del País Vasco, sobre cesión de información a la Inspección de Trabajo del País Vasco.

En Madrid, a 20 de noviembre de 2012.

REUNIDOS

De una parte, el Instituto Social de la Marina, representado por su titular, D. Luis José Casqueiro Barreiro, nombrado por Resolución del Secretario de Estado de la Seguridad Social el 8 de octubre de 2010 (BOE n.º 255, de 21 de octubre) en nombre y representación de la Administración General del Estado.

De la otra, D.ª Gemma Zabaleta Areta, Consejera de Empleo y Asuntos Sociales, nombrada por Decreto 11/2009, de 8 de mayo (BOPV n.º 89, de 9 de mayo), en representación de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco en virtud de la autorización conferida por el Acuerdo del Consejo del Gobierno de fecha 23 de octubre de 2012.

Las partes se reconocen con capacidad suficiente para suscribir el presente Convenio y a tal efecto

EXPONEN

1. El Instituto Social de la Marina (en adelante ISM) es un órgano directivo del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, adscrito a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social. Este organismo es una Entidad Gestora de la Seguridad Social dotada de personalidad jurídica propia, a la que le compete, entre otras, la gestión de las prestaciones económicas contributivas del sistema de la Seguridad Social.

2. El Real Decreto 504/2011, de 8 de abril, de estructura orgánica y funciones del Instituto Social de la Marina, atribuye, en su artículo 3.1.a), al citado Instituto la gestión, administración y reconocimiento del derecho a las prestaciones del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar.

3. El artículo 4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, según redacción dada por la Ley 4/99, de 13 de enero, establece que las Administraciones Públicas en el desarrollo de su actividad y en sus relaciones recíprocas deben prestar en el ámbito propio, la cooperación y asistencia activa que las otras Administraciones pudieran recabar para el ejercicio de sus competencias.

4. Por Real Decreto 895/2011, de 24 de junio, se traspasa a la Comunidad Autónoma de País Vasco, en su ámbito territorial, el ejercicio de la función pública inspectora y los servicios de inspección de trabajo, constituidos por órganos, funcionarios y medios materiales que contribuyen al adecuado cumplimiento de las normas del orden social en las materias competencias de esa Comunidad Autónoma, en los términos que establece su Estatuto de Autonomía.

Respecto a la organización, cada una de las Administraciones dispondrá de estructura orgánica y directiva propia a nivel autonómico.

5. El artículo 66, punto 1.º de la Ley General de la Seguridad Social establece que «los datos, informes o antecedentes obtenidos por la Administración de la Seguridad Social en el ejercicio de sus funciones tienen carácter reservado y solo podrán utilizarse para los fines encomendados a las distintas Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social, sin que puedan ser cedidos o comunicados a terceros, salvo que la cesión o comunicación tengan por objeto»:

«c) La colaboración con el Sistema de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y la Intervención General de la Seguridad Social, en el ejercicio de sus funciones de inspección y control interno o con las demás entidades gestoras de la Seguridad Social distintas del cedente y demás órganos de la Administración de la Seguridad Social y para los fines de estadística pública en los términos de la Ley reguladora de dicha función pública.

d) La colaboración con cualesquiera otras Administraciones públicas para la lucha contra el fraude en la obtención o percepción de ayudas o subvenciones a cargo de fondos públicos, incluidos los de la Unión Europea, así como en la obtención o percepción de prestaciones incompatibles en los distintos regímenes del sistema de la Seguridad Social.»

6. Para llevar a cabo la gestión encomendada en la Ley 42/1997, de 14 de noviembre, ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y su reglamento de desarrollo, aprobado por el Real Decreto 138/2000, de 4 de febrero, al personal de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social transferido al Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco le es necesario acceder a modo de consulta a la información contenida en los ficheros generales de bases de datos del ISM.

7. Con carácter general, el acceso de la ITSS a las bases de datos del ISM vino a concretarse por Acuerdo del Consejo de Ministros, de 29 de abril de 2005, por el que se establecen actuaciones conjuntas entre el Ministerio de Fomento, el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales y el Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación para mejorar la seguridad de los buques pesqueros, que fijó la necesidad de establecer «los procedimientos para el intercambio de información y la armonización de los bancos de datos disponibles que puedan ser de utilidad para los tres departamentos».

8. En cuanto a la posibilidad del ISM de solicitar y obtener del Gobierno Vasco información de la contenida en las bases de datos de esta, que pudiera resultar útil para el ejercicio de las funciones de aquella, se encuentra contemplada con carácter general en el artículo 4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, según redacción dada por la Ley 4/99, de 13 de enero, anteriormente citada.

Particularmente, la colaboración de la ITSS con el ISM, independientemente de la dependencia orgánica y/o funcional de la primera, encuentra su amparo en el artículo 10.1 de la Ley 42/1997, de 14 de noviembre, Ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

9. Visto el Acuerdo de Gobierno Vasco de 23 de octubre de 2012, que aprueba la formalización del presente convenio.

En consecuencia, dentro del espíritu de mutua colaboración para el cumplimiento de fines públicos, las partes acuerdan suscribir el presente convenio, de conformidad con las siguientes

CLÁUSULAS

Primera. Objeto.

El presente Convenio tiene por objeto fijar las condiciones y términos de la colaboración entre el ISM y el Departamento de Empleo y Asuntos Sociales de la Comunidad Autónoma de País Vasco, para facilitar el acceso de los funcionarios del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social al sistema de información de la Seguridad Social en relación con las transacciones informáticas establecidas en el Anexo III, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 4 de la Ley 30/1992. En lo que respecta a la forma y características de la autorización, asignación, funcionamiento y demás condiciones del acceso a los Ficheros del ISM, las partes implicadas se deberán ajustar a lo que establece la Orden Ministerial de 17 de enero de 1996 (BOE de 25 de enero de 1996).

Segunda. Finalidad.

La cesión de información procedente de las bases de datos del ISM tiene como finalidad exclusiva facilitar el desarrollo de las funciones atribuidas por el ordenamiento jurídico a los funcionarios del Sistema de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social adscritos orgánica y funcionalmente al Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco.

Por el presente Convenio, el ISM autoriza al personal de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social adscrito al Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco la utilización de las transacciones que dan acceso a la información contenida en las bases de datos de sus ficheros, que figuran en el Anexo III.

Tercera. Principios y autorización.

El ISM y el Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco deberán ajustarse a lo estipulado en los siguientes puntos:

1.º El ISM realizará la autorización inicial de utilización de las transacciones a que se refiere el presente Convenio.

2.º La configuración del acceso objeto del presente Convenio tendrá que cumplir los siguientes principios establecidos por la Orden de 17 de enero de 1996 sobre control de accesos al sistema informático de la Seguridad Social:

• Confidencialidad, de manera que se asegure que la información está disponible sólo para aquellas personas usuarias que estén debidamente autorizadas para acceder a la misma y que se utiliza exclusivamente por las mismas para sus cometidos concretos de gestión en la forma, tiempo y condiciones que la autorización determina.

• Integridad, garantizando que únicamente las personas usuarias autorizadas, y en la forma y con los límites de la autorización, puedan crear, utilizar, modificar o suprimir la información.

• Disponibilidad, de forma que las personas usuarias autorizadas tengan acceso a la información en la forma y momento que lo requieran para los exclusivos cometidos de la gestión encomendada.

3.º La Administración del sistema se basará en la asignación de perfiles de autorización a los distintos usuarios de acuerdo con las funciones desempeñadas por los mismos. En este sentido, el ISM asignará un perfil de usuario administrador con nivel 4, y éste a su vez dará de alta tantos códigos de usuario como sean necesarios para la realización de las funciones de gestión encomendadas.

A los efectos del presente punto se denomina «usuario» a las personas autorizadas para acceder al sistema informático pero sin facultad para dar de alta en el SILCON a otros usuarios ni transferir autorización alguna. Estos serán identificados con el nivel U.

El usuario autorizador dado de alta realizará la asignación de perfiles, entendiéndose como tal la anotación en el SILCON de las transacciones a las que puede acceder un determinado autorizado (usuario) por razón de su puesto de trabajo.

4.º El usuario administrador/autorizador y subsidiariamente el Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco es responsable de la asignación de perfiles de autorización a los usuarios, que deben corresponderse con las necesidades de gestión, y vigilará la correcta utilización de las autorizaciones concedidas.

5.º Todos los usuarios autorizados a acceder al sistema deberán quedar identificados y autentificados, de forma que en todo momento pueda conocerse el usuario y los motivos por los que se accedió a la correspondiente información contenida en el sistema. Para ello, en el momento de autorizar un usuario se cumplimentarán todos los campos exigidos, tales como características del puesto de trabajo e información complementaria, n.º de teléfono, fax, etc.

6.º Cada usuario tendrá un único código de acceso y será responsable de los accesos que se realicen con su código y contraseña personal.

7.º Cuando algún usuario, ya sea autorizador o autorizado, pase a desempeñar un nuevo puesto de trabajo en distinta unidad de gestión o cause baja en el trabajo de forma voluntaria, o sea objeto de suspensión de empleo, se procederá a la baja del código de usuario. Por otra parte, se establecerán controles en cuanto al tiempo de inactividad de los usuarios que pasarán a la situación de cancelados una vez transcurridos tres meses sin acceder a los ficheros de bases de datos. También se dispondrá de la posibilidad de establecer fechas de caducidad de acceso al sistema por parte de usuarios y limitaciones en el horario de conexión.

Cuarta. Declaración de responsabilidad.

Todas las personas usuarias identificadas, así como sus responsables en el Departamento de Empleo y Asuntos Sociales de la Comunidad Autónoma del País Vasco, deben conocer que la copia de programas y/o uso de datos de carácter personal en tareas impropias son operaciones ilegales que pueden dar lugar a responsabilidades administrativas y, en concreto, a las establecidas en el Título VII de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como a responsabilidades de cualquier otra naturaleza, incluso penales. Por ello, cuando, por cualquier medio, se tengan indicios de la utilización de datos, antecedentes, registros o informes con finalidad distinta a la propia gestión asignada a la persona usuaria, o su difusión indebida, infringiendo así el deber de secreto profesional, se pondrán dichos hechos en conocimiento de la persona interlocutora del ISM definida a estos efectos, al objeto de procurar la adopción de las medidas pertinentes entre ambas partes.

A fin de dar a conocer estas responsabilidades, en todas las altas de usuarios realizadas se deberá cumplimentar un documento donde se especificarán los compromisos adoptados por el usuario, en los términos que se indican en esta cláusula y en el Anexo I que se adjunta a este Convenio. Dicho documento quedará en poder del administrador de nivel 4, estando a disposición del ISM cuando este lo solicite.

Quinta. Protección de datos.

El control y seguridad de los datos suministrados se regirá por lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en el Reglamento de Desarrollo de dicha Ley Orgánica, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, y en los Documentos de Seguridad aprobados por el ISM.

Sexta. Custodia de datos cedidos.

A través de los sistemas y medios informáticos de auditoría incluidos en el Anexo II que facilite el ISM, el órgano cesionario deberá realizar las actividades de control que garanticen la debida custodia y adecuada utilización de los datos recibidos y cualquier otra actividad encaminada a garantizar la correcta forma y justificación del acceso a los ficheros o bases en que aquéllos figuren incluidos.

El órgano cesionario se compromete a que cada acceso quede justificado con la causa o expediente que lo hubiera motivado.

Séptima. Facultades del ISM.

1. Sin perjuicio del texto anterior, el ISM se reserva la facultad de:

A. Controlar, supervisar y/o auditar los accesos o la utilización que se dé a los datos recibidos, para lo cual podrán llevarse a efecto otros controles accesorios o complementarios por la Unidad Nacional de Auditorías del ISM.

B. Solicitar, en cualquier momento, las aclaraciones o la información complementaria que el ISM estime precisa o conveniente sobre la corrección de los accesos, la custodia o la utilización de la información cedida.

C. Suspender las autorizaciones y desactivar los perfiles de aquellas personas usuarias que hubieren realizado accesos de riesgo, entendiendo por tales todos aquéllos en los que no quede acreditada su correspondencia con los fines para los que hubieran sido utilizados.

2. El órgano cesionario acepta someterse a todas las actuaciones de control y supervisión que pueda acordar la Unidad Nacional de Auditorías del ISM, al objeto de verificar la adecuada obtención y utilización de la información cedida y de las condiciones normativas o convencionales que resultan de aplicación.

Octava. Limitaciones.

El ISM se reserva la facultad de revisar en cualquier momento posterior a la firma del presente Convenio las formas de acceso a los datos protegidos, ya sea a través de acceso directo a ficheros, soporte físico o conexión telemática o electrónica, y la limitación de las mismas por razones técnicas, por modificación de los contenidos de los ficheros a raíz de mejoras introducidas en los mismos, por falta de uso de las transacciones o por otras razones que pudieran suponer alteración de las condiciones pactadas en este Convenio.

Novena. Responsabilidades.

El órgano cesionario acepta y asume por el presente documento que la cesión de datos se produce a los fines exclusivos que se especifican en este Convenio, por lo que cualquier otro uso que se haga de dichos datos constituirá un incumplimiento del presente Convenio que facultará al ISM para exigir las responsabilidades oportunas.

Si, como consecuencia de las actuaciones de control o auditoría o por causa de denuncia o comunicación, se detectase cualquier tipo de irregularidad relacionada con la utilización de datos, antecedentes, registros o informes con finalidad distinta a la propia gestión del órgano cesionario, se abrirán de inmediato diligencias en orden al completo esclarecimiento y, en su caso, a la exigencia de responsabilidades con traslado, si procede, a la autoridad judicial correspondiente.

El Organismo cesionario será responsable frente al ISM y frente a terceros de cualquier reclamación derivada del uso indebido que se haga por los usuarios de los datos cedidos, eximiendo al ISM de cualquier responsabilidad a este respecto. El ISM podrá repetir contra el Organismo cesionario por cualquier indemnización que deba satisfacer derivada de dicho incumplimiento.

Décima. Vigencia.

El presente Convenio tendrá una vigencia de un año, contado a partir del día de su firma, a cuyo término se entenderá tácitamente prorrogado por periodos de un año, salvo denuncia por cualquiera de las partes con una antelación mínima de un mes a la fecha de su vencimiento.

Undécima. Orden jurisdiccional competente.

El presente Convenio de colaboración tiene naturaleza administrativa, por lo que cualquier cuestión litigiosa que pueda surgir en su interpretación y cumplimiento del mismo deberá someterse a los órganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.

Duodécima. Financiación.

Las actuaciones previstas en el presente Convenio no generarán costes ni darán lugar a contraprestaciones financieras entre las partes firmantes.

En prueba de conformidad, las partes indicadas firman el presente documento, en duplicado ejemplar, en el lugar y fecha indicados al comienzo de este convenio.–Por el Instituto Social de la Marina, el Director, Luis José Casqueiro Barreiro.– Por el Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco, la Consejera, Genma Zabaleta Areta.

Anexo I

D./D.ª …………………………………………………. con DNI …………………… y adscrito/a ………. por el presente documento

COMUNICA

Que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal, y artículo 6 de la Orden de 17 de enero de 1996, sobre control de accesos al sistema informático de la Seguridad social, en el caso de que las funciones que desarrolle o los trabajos que realice conlleven su alta como usuario del sistema informático, adquiere el compromiso de utilizar las transacciones con los fines exclusivos de gestión para los que sea autorizado y está obligado a guardar el secreto profesional sobre los datos de que tenga conocimiento, siendo responsable de todos los accesos que se realicen a los ficheros informáticos mediante su contraseña personal y el código de acceso facilitado.

Que el incumplimiento de las obligaciones indicadas, el acceso a la información por usuario no autorizado, la asignación de procesos o transacciones no necesarios para la función encomendada y la falta de custodia o secreto de la identificación personal de acceso dará lugar a la exigencia de responsabilidades administrativas, en concreto a las establecidas en el Título VII de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, así como de responsabilidades de cualquier otra naturaleza, incluso penales.

..........................., a............ de............................ de 2............

Anexo II

Las partes implicadas en el proceso de auditoría son las siguientes:

1. Auditor Delegado en el Departamento de Empleo y Asuntos Sociales del Gobierno Vasco.

Sus funciones y competencias son:

1. Será el interlocutor con el ISM en el ámbito de su competencia y su función principal será efectuar la auditoría mensual a los usuarios autorizados en su Organismo.

2. Tendrá como mínimo un nivel 26 de complemento de destino, salvo petición justificada del órgano cesionario que solicitará la excepción de nivel y que deberá ser aprobada por la Unidad Nacional de Auditorías.

3. Se le asignará en el SILCON un perfil de usuario auditor, dándosele de alta a estos efectos por el ISM en el Departamento correspondiente. Las altas, bajas o sustituciones que se produzcan en la persona designada como Auditor Delegado deberán ser comunicados en la mayor brevedad posible al Auditor Delegado del ISM, quien lo pondrá en conocimiento de la Unidad Nacional de Auditorías.

4. La Unidad Nacional de Auditorías, previa solicitud del Organismo externo, podrá autorizar la figura de auditor delegado suplente (que deberá cumplir los mismos requisitos de nivel que el auditor delegado y se le asignará también en SILCON un nivel 4) en los supuestos de vacante, ausencia o enfermedad del auditor delegado.

5. El perfil de usuario auditor no comporta el cargo de usuario administrador, a pesar de que ambos usuarios tengan en el SILCON un nivel 4. Ello es debido a que la tarea de auditoría no es informática sino de justificación documental de los accesos.

6. En ningún caso podrán coincidir en la misma persona los cargos de Administrador SILCON y Auditor Delegado.

2. Auditor Delegado del ISM en ………..:

En la Dirección Provincial del ISM de …….., el Auditor Delegado Provincial tendrá las siguientes funciones:

1. Realizar las auditorías de los accesos del Auditor Delegado del Organismo externo.

2. Recibir, sistematizar y analizar los datos facilitados en el informe mensual de auditoría elaborado por el Auditor Delegado del Organismo externo.

3. Asignación o desasignación de un Departamento al Auditor Delegado del Organismo externo.

4. Información y resolución de dudas e incidencias al Auditor Delegado del Organismo externo.

5. Comunicar el resultado de las auditorías e incidencias a la Unidad Nacional de Auditorías.

3. Unidad Nacional de Auditorías:

Serán funciones de la Unidad Nacional de Auditoría las siguientes:

1. Velar por la adecuada transmisión de instrucciones y contribuir a la aclaración de dudas sobre accesos indebidos, con el fin de que las auditorías se lleven a efecto por las unidades competentes, con unos criterios unificados.

2. Formular propuestas y recomendaciones en materias relacionadas con la adecuación de los accesos a los ficheros informáticos y bases de datos gestionados por el ISM, en particular de:

– Propuesta de modificación de contenidos de las transacciones, si por razón de los mismos pudiera concurrir alguna situación de riesgo en la protección de datos personales.

– Control específico de las autorizaciones de los usuarios, pudiendo comportar su suspensión o retirada definitiva cuando se advierta un uso inadecuado de las mismas.

3. Administrar las transacciones SILCON específicamente referidas al sistema de auditorías, así como las diseñadas para la creación, mantenimiento y cese de auditores, activación y desactivación de perfiles y seguimiento de rastros de los accesos. A tal fin, la Unidad Nacional de Auditorías elaborará las solicitudes y propuestas necesarias, que se harán llegar a la Gerencia de Informática de la Seguridad Social.

4. Realizar auditorías específicas de accesos indebidos al Sistema de Confidencialidad cuando se produzcan denuncias por los titulares de los datos accedidos, cualquiera que sea su lugar de presentación y tramitar de forma centralizada todas las denuncias y comunicaciones que tengan entrada sobre cualquier forma de vulneración de protección de datos o accesos indebidos a los ficheros a cargo del ISM.

5. Coordinar y preparar la información que requiera la Dirección General para su relación institucional centralizada con la Agencia Española de Protección de Datos. A este fin, deberá ser remitido a la Unidad Nacional de Auditorías cualquier escrito o solicitud que se reciba de dicha Agencia.

El procedimiento concreto de auditoría se pondrá en conocimiento del Organismo externo por parte de la Dirección Provincial del ISM antes del inicio de la auditoría mensual que proceda, la cual explicará dicho proceso y solicitará los datos personales del auditor delegado.

Anexo III

En base a la colaboración existente entre la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y el ISM, se han habilitado por parte del ISM las transacciones informáticas que a continuación se indican, con el fin de facilitar la actuación inspectora.

Código Transacción:

Gestión de Formularios:

JIP11 INTRODUCCIÓN Y VALIDACIÓN DE FORMULARIOS.

JIP13 BAJA DE FORMULARIOS NO VALIDADOS.

Gestión de Consultas e Informes:

JIP21 CONSULTA GENERAL DE FORMULARIOS.

JIP23 CONSULTA DE BUQUES DEL FICHERO FUENTE.

JIP24 CONSULTA DE FORMULARIOS POR ORGANISMO.

JIP25 CONSULTA/ RELACIÓN DE DEFICIENCIAS POR BUQUE.

JIP28 CONSULTA DE CAMPAÑAS.

Gestión de Actuaciones:

JIP51 INTRODUCIR, ACTUALIZAR Y VALIDAR ACTUACIONES.

JIP52 MODIFICACIÓN DE ACTUACIONES VALIDADAS.

JIP53 GESTIÓN DE CONSULTA GENERAL DE ACTUACIONES.

JIP54 GESTIÓN DE CONSULTAS SOBRE EL TOTAL DE INFRACCIONES Y CUANTÍAS EN UN PERIODO.

JIP55 GESTIÓN DE CONSULTAS SOBRE EL NÚMERO DE ACTUACIONES POR TRAMOS.