PROTOCOLO ADICIONAL AL VIGENTE CONVENIO DE COOPERACION CULTURAL Y EDUCATIVA ENTRE EL GOBIERNO DE ESPAÑA Y EL GOBIERNO DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS RELATIVO AL DESARROLLO DEL MISMO EN MATERIA DE INTERCAMBIO DE COPIAS DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ESPAÑOLES Y MEXICANOS

El Gobierne de España y el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos.

Conscientes de la profunda comunión histórica que ofrece un importante período del devenir de ambos pueblos.

Percatados de la concreción de lo antedicho en una gran riqueza documental y convencidos de la trascendencia que para la profundización en la investigación de las respectivas historias tiene el intercambio de copias de acervos documentales de ambas Partes.

Han convenido en celebrar el presente Protocolo adicional al Convenio de Cooperación Cultural y Educativa, celebrado por ambos Gobiernos el 14 de octubre de 1977.

Artículo primero.

Sobre la baso de la reciprocidad, ambas Partes se facilitarán la reproducción en microfilme de cuantos documentos contenidos en sus archivos guarden relación con los diversos aspectos de las respectivas historias durante el periodo llamado de la Nueva España y en lo que corresponda a temas que afecten al territorio perteneciente a los actuales Estados Unidos Mexicanos.

Artículo II.

1) La reproducción a que se refiere el artículo anterior se realizará bajo la dirección y responsabilidad de cada Parte en sus respectivos archivos, con sus propios medios técnicos y de personal, estando a cargo de la Parte que solicita el costo de las reproducciones, sin perjuicio de que esta última, a requerimiento de la primera, póngala disposición de la misma expertos o asesores e incluso medios técnicos.

2) La reproducción se hará por duplicado, siendo cedido uno de los ejemplares a la Parte requirente y quedando el otro en poder de la Parte requerida.

3) La reproducción tendrá lugar por etapas, previa selección efectuada por expertos de la Parte requirente y a petición de las autoridades competentes, relacionándose los documentos de que se trate en cada etapa en actas que irán incorporándose como anexos a este Protocolo adicional.

Artículo III.

1) Para todo lo relacionado con el presente Protocolo adicional serán competentes, sin merma de la competencia propia del Ministerio de Asuntos Exteriores de España y de la Secretaría de Relaciones Exteriores de los Estados Unidos Mexicanos, por parte española, el Ministerio de Cultura, y por parte mexicana, el Instituto de Estudios y Documentos Históricos A. C. Dichos órganos efectuarán, asimismo, la entrega del material microfilmado, levantarán el acta a que alude el inciso 3 del artículo II de este Protocolo adicional y enviarán conservando copia, el original de la misma, respectivamente, al Ministerio de Asuntos Exteriores de España y a la Secretaría de Relaciones Exteriores de los Estados Unidos Mexicanos, para su custodia e incorporación como anexo a cada uno de los ejemplares originales del Protocolo adicional. Al original de la mencionada Acta el órgano competente acompañará copia autenticada del recibo de entrega, conservando el original del mismo. Una vez en posesión de un acta original y su correlativa copia del recibo de entrega, el Ministerio de Asuntos Exteriores de España o la Secretaría de Relaciones Exteriores de los Estados Unidos Mexicanos lo notificarán a la Embajada de la otra Parte mediante nota, verbal, de la que la Parte notificada acusará recibo por el mismo procedimiento.

2) Los expertos de cada Parte autorizados para seleccionar y recibir el correspondiente material microfilmado formarán parte de un grupo mixto de trabajo, compuesto en número igual por representantes españoles y mexicanos, nombrados por la vía diplomática a propuesta, respectivamente, del Ministerio de Cultura y del Instituto de Estudios y Documentos Históricos, A. C., a cuyos efectos ambos órganos se concertarán directamente en la forma que estimen oportuna.

Artículo IV.

El material microfilmado cedido pasará a ser propiedad de la Parte cesionaria, sin perjuicio de continuar siendo objeto de un derecho a la reproducción y difusión exclusiva del mismo por la Parte cedente, de acuerdo con la respectiva legislación interna.

Ambas partes se comprometen formalmente a no enajenar ni traspasar el material cedido, que será administrado y gestionado en todo caso por Organismos oficiales. Asimismo, se comprometen formalmente a no llevar a efecto ni Autorizar en forma alguna la reproducción comercial del material aludido. Su utilización quedará limitada exclusivamente a fines de investigación, estudio y difusión culturales, no entendiéndose quebrantada la prohibición de difusión comercial por la incorporación de copias de los documentos cedidos a textos o libros de investigación, ensayo o divulgación cultural ni por la cesión mediante precio que a requerimiento de estudiosos, investigadores o particulares se haga de copias aisladas del material cedido. En cualquier caso, la difusión para fines autorizados fuera del territorio de ambas Partes requerirá la previa autorización por escrito de las autoridades competentes.

En las reproducciones cedidas figurará, mediante sello indeleble, o de cualquier otro modo que acuerden los órganos competentes, una inscripción que indique «Copia propiedad (de España, de los Estados Unidos Mexicanos) por cesión (de los Estados Unidos Mexicanos, de España). Prohibida su reproducción sin autorización (de los Estados Unidos Mexicanos, de España)». Paralelamente, en la copia que conserve en su poder la Parte cedente figurará, en idéntica forma, la inscripción «Copia propiedad (de España, de los Estados Unidos Mexicanos), Reproducción hecha a cargo (de los Estados Unidos Mexicanos, de España)».

Artículo V.

A fin de facilitar la labor de los investigadores, cada Parte facilitará, anualmente a la otra, relación de los documentos consultados y reproducidos del material microfilmado cedido.

Artículo VI.

El presente Protocolo adicional entrará en vigor en el momento de su firma y tendrá la misma vigencia que el Convenio de Cooperación Cultural y Educativa del 14 de octubre de 1977, pudiendo ser denunciado por cualquier de las Partes mediante comunicación escrita dirigida a la otra, cuando menos con seis meses de antelación.

Hecho en Madrid, el 4 de junio de 1981, en dos ejemplares, siendo ambos igualmente auténticos.

El presente Protocolo adicional entró en vigor el día 4 de junio de 1981, fecha de su firma, según lo dispuesto en el artículo VI del mismo.

Lo que se hace público para general conocimiento.

Madrid, 11 de marzo de 1982.‒El Secretario general Técnico, José Antonio de Yturriaga Barberán.