El artículo 18 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, determina las normas por las que se ha de regir la creación, modificación o suspensión de los ficheros automatizados de datos de las Administraciones Públicas.

A fin de dar cumplimiento al expresado mandato legal en lo que se refiere a los ficheros automatizados gestionados por la Audiencia Provincial de Madrid y de asegurar a los afectados el ejercicio de sus legítimos derechos, todo ello de conformidad con lo dispuesto además en el título V del Reglamento número 5/1995, de 7 de junio, de los Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales, la Comisión Permanente del Consejo General del Poder Judicial ha adoptado el Acuerdo de ordenar la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» y en el de la Comunidad Autónoma de Madrid, de los ficheros de personal y de sentencias civiles existentes en la Audiencia Provincial de Madrid, que se relacionan en el anexo al presente Acuerdo.

Madrid, 3 de diciembre de 1996.-El Presidente del Consejo General del Poder Judicial,

DELGADO BARRIO

ANEXO

Los ficheros automatizados de la Audiencia Provincial de Madrid en los que se procesan y contienen datos de carácter personal son los siguientes:

1.º Fichero de personal:

A) Responsable: Presidente de la Audiencia Provincial de Madrid y, bajo su autoridad, el Secretario judicial de la Presidencia.

B) Finalidad: Gestionar la plantilla del personal de la Audiencia.

C) Carácter de conservación de los datos: Permanente.

D) Estructura básica del fichero: Base de datos relacional.

E) Descripción de los datos de carácter personal incluidos: Datos identificativos personales, cuerpo al que pertenecen y características de la situación administrativa y relación laboral o de otro tipo del personal afectado.

F) Cesiones de datos previstas: Ninguna.

2.º Fichero de sentencias civiles:

A) Responsable: Presidente de la Audiencia Provincial de Madrid y, bajo su autoridad, el Secretario judicial de la Presidencia.

B) Finalidad: Almacenamiento de todas las sentencias dictadas por la Audiencia Provincial en materia de Derecho Privado. Su finalidad es facilitar a cualquier interesado información sobre las resoluciones judiciales dictadas a efectos jurisprudenciales.

C) Carácter de conservación de los datos: Permanente.

D) Estructura básica del fichero: Base de datos documental.

E) Descripción de los datos de carácter personal incluidos:

a) Los que en atención a lo dispuesto en las leyes procesales sean necesarios para el registro e identificación del procedimiento o asunto jurisdiccional o gubernativo con el que se relacionan.

b) Los que sean necesarios para la identificación y localización de quienes pudieran tener derecho a intervenir como parte.

c) Los necesarios para la identificación de quienes asuman las labores de defensa o representación procesal o intervengan en cualquier otra calidad en el procedimiento o asunto.

d) Los que exterioricen las resoluciones dictadas y las actuaciones en él realizadas.

F) Cesiones de datos previstas: Cualquier interesado (artículo 266.1 de la Ley Orgánica del Poder Judicial).

G) Normas del derecho de acceso: El derecho de acceso se efectuará en la forma prevista en el artículo 12 del Real Decreto de 20 de junio de 1994, que desarrolla determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los datos de carácter personal, y, en especial, de la siguiente forma:

1. El derecho de acceso se ejercerá mediante petición o solicitud dirigida al responsable del fichero. La petición se efectuará por escrito, salvo en el caso de los Magistrados, Secretarios judiciales y funcionarios destinados en la Audiencia, en que bastará el encargo verbal.

2. El responsable del fichero resolverá sobre la petición de acceso en el plazo máximo de un mes; y, contra las resoluciones denegatorias, el afectado podrá interponer los recursos establecidos en el Reglamento sobre funcionamiento y facultades de las Salas de Gobierno.

3. El derecho de acceso no podrá ejercerse en perjuicio del derecho a la intimidad de personas distintas al afectado.

4. El sistema de consulta del fichero podrá efectuarse de alguna de las siguientes formas:

a) Visualización en pantalla.

b) Impresión escrita o fotocopia.

c) Telecopia.

d) Cualquier otro procedimiento que se pueda considerar idóneo.

5. El responsable del fichero resolverá, en todo caso, atendiendo la buena marcha del servicio, el sistema idóneo para la consulta efectuada.

6. Se denegarán las peticiones que impliquen una paralización relativa o total del servicio y aquellas que entrañen una búsqueda de datos exhaustiva por parte de los funcionarios encargados.

7. Para aquellas peticiones que supongan una cesión de datos completa, se examinará su finalidad y uso, por lo que deberá exponerse de forma clara en la solicitud.

8. Cuando la cesión solicitada tenga como finalidad la publicación de los datos contenidos en el fichero, se condicionará su concesión a que la publicación se efectúe eliminando cualquier dato de carácter personal y con la prohibición expresa de usarlos para otros fines, asumiendo cuantas responsabilidades pudieran derivarse de un uso no adecuado de la información facilitada.