1.   La presente Decisión establece las normas a seguir para la presentación, la tramitación y el seguimiento de las reclamaciones remitidas al controlador en virtud del artículo 9 ter del Reglamento OLAF.

2.   El controlador examinará las reclamaciones de forma independiente, en particular respecto a la OLAF y el Comité de Vigilancia, sin interferir en el desarrollo de las investigaciones en curso de la OLAF.

3.   El controlador está sujeto a los principios generales del Derecho de la UE y en particular a los principios de equidad y buena administración.

4.   La Secretaría del Comité de Vigilancia (en lo sucesivo, «Secretaría») proporcionará al controlador todo el apoyo administrativo y jurídico necesario para la gestión del mecanismo de reclamaciones. En particular, la Secretaría llevará a cabo las tareas administrativas relacionadas con el proceso de tramitación de reclamaciones, como el registro de reclamaciones y documentos conexos, la correspondencia administrativa y el intercambio de documentos con las partes.

1.   Las reclamaciones se presentarán por escrito por vía electrónica o por correo postal. Se recomienda encarecidamente a los reclamantes que utilicen el formulario de reclamación disponible en el sitio web del controlador. Los reclamantes tienen derecho a estar representados o asistidos por una persona de su elección.

2.   El reclamante podrá utilizar cualquiera de las lenguas oficiales de la UE. El controlador se comunicará con el reclamante en esa lengua. Cuando sea necesario, con el fin de acelerar el procedimiento, y a la espera de la traducción de los documentos necesarios en la lengua de la reclamación, el controlador podrá acordar con el reclamante el intercambio de correspondencia en otra lengua de la UE.

3.   La reclamación mencionará claramente i) la identidad del reclamante, ii) el objeto de la reclamación y, si es posible, iii) la referencia de la investigación de la OLAF objeto de la reclamación. En particular, la reclamación incluirá: i) una descripción clara y concisa de los hechos pertinentes, y ii) una descripción clara y concisa de la presunta infracción de las garantías procedimentales y/o de las normas aplicables a las investigaciones de la OLAF. La información anterior será suficiente para que el controlador pueda determinar el alcance de la reclamación. En caso necesario, el reclamante podrá adjuntar a la reclamación los documentos justificativos que considere pertinentes.

4.   Las reclamaciones presentadas ante el controlador no afectarán a los plazos de los procedimientos judiciales. Tampoco tendrán ningún efecto suspensivo respecto al desarrollo de la investigación objeto de la reclamación.

1.   Las reclamaciones se registrarán, a más tardar, el siguiente día hábil a partir de la fecha de recepción de la reclamación, y se les asignará un número de identificación único.

2.   Tras el registro, el controlador enviará al reclamante un acuse de recibo y, al mismo tiempo, remitirá la reclamación al director general de la OLAF.

1.   En el plazo de diez días hábiles a partir de la fecha de recepción, el controlador determinará si la reclamación es admisible.

2.   El controlador declarará inadmisible una reclamación si:

 a) ha sido presentada por una persona distinta de una persona implicada;

 b) no se refiere a una investigación de la OLAF;

 c) no se refiere a una supuesta infracción o infracciones de las garantías procedimentales o de las normas aplicables a las investigaciones de la OLAF;

 d) ha sido presentada fuera de los plazos establecidos en el artículo 9 ter, apartado 2, del Reglamento OLAF (5).

3.   El controlador también declarará inadmisible toda reclamación que plantee cuestiones que sean competencia del Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), es decir, reclamaciones relativas a la aplicación del Reglamento (UE) 2018/1725 (6) y al respeto del derecho fundamental a la protección de los datos personales.

4.   El controlador también examinará, en el mismo plazo, si la reclamación es manifiestamente infundada, repetitiva o abusiva.

5.   Si el controlador considera que la reclamación es inadmisible, manifiestamente infundada, repetitiva abusiva, archivará el expediente e informará sin demora de sus motivos al reclamante y al director general de la OLAF.

1.   El controlador no completará la evaluación de la reclamación antes de haber oído al reclamante y a la OLAF. Se dará a ambas partes la posibilidad de exponer sus argumentos y presentar cualquier documentación justificativa que consideren necesaria. También se les informará de las alegaciones de la otra parte y se les dará la posibilidad de formular observaciones al respecto en el plazo fijado por el controlador.

2.   En circunstancias debidamente justificadas, el controlador podrá decidir no comunicar a una de las partes información o material que sea pertinente para la evaluación de la reclamación, si la otra parte ha solicitado que sea tratado de forma confidencial. El controlador ponderará en dicha decisión, entre otras cosas, la necesidad de proteger la confidencialidad y la eficiencia de la investigación de la OLAF frente al respeto del principio de contradicción. El reclamante no obtendrá documentos del expediente de la OLAF a los que no tenga derecho de acceso en virtud de otras disposiciones legales o a los que la OLAF haya denegado anteriormente el acceso.

1.   La OLAF velará por que el controlador tenga acceso oportuno y adecuado a los documentos relacionados con el caso necesarios para la evaluación de la reclamación.

2.   El controlador invitará a la OLAF a dar su opinión sobre la reclamación o sobre aspectos específicos de la misma en un plazo determinado que no será en circunstancias normales superior a diez días hábiles. La OLAF podrá solicitar una prórroga de este plazo. El controlador podrá solicitar a la OLAF que proporcione información adicional y/o acceso al expediente del caso o a parte del mismo. El controlador también podrá pedir a la OLAF que facilite una traducción de sus alegaciones en la lengua de la reclamación.

3.   El controlador invitará al reclamante a formular observaciones sobre las alegaciones de la OLAF en un plazo de cinco días hábiles. El reclamante podrá solicitar una prórroga de este plazo. El controlador podrá igualmente solicitar al reclamante que proporcione información o documentos adicionales, o aclaraciones sobre la información o los documentos ya enviados al controlador.

4.   El controlador podrá pedir a los testigos que faciliten información, si puede contribuir a aclarar los hechos objeto de la reclamación, siempre que esto no afecte a la confidencialidad y eficacia de la investigación en curso de la OLAF ni a los derechos de las personas implicadas. El controlador transmitirá tanto al reclamante como a la OLAF una copia de las declaraciones de los testigos que sean pertinentes para la reclamación.

5.   El controlador podrá solicitar que la información descrita en los apartados 2 a 4 sea comunicada por escrito o en audiencia.

1.   El controlador podrá organizar y celebrar audiencias. El objetivo de las audiencias es i) obtener información pertinente para la reclamación o ii) buscar una solución rápida a la reclamación. La audiencia no podrá celebrarse sin la presencia tanto de la OLAF como del reclamante. Sin embargo, el controlador escuchará a los testigos a puerta cerrada sin la presencia de la OLAF ni del reclamante.

2.   Las audiencias podrán celebrarse en los locales del controlador o virtualmente por videoconferencia. No son públicas.

3.   El controlador determinará la fecha, la duración y las modalidades de la audiencia. El controlador invitará a los participantes con suficiente antelación e indicará en la invitación los puntos principales a tratar durante la misma. El reclamante podrá estar representado o asistido por su representante legal. El controlador estará asistido por el jefe de la Secretaría y su personal, que asistirán a la audiencia.

4.   El controlador redactará un acta o un resumen de la audiencia y la pondrá a disposición tanto del reclamante como de la OLAF. Ambos podrán presentar sus observaciones en un plazo de dos días hábiles. El acta y las observaciones se incluirán en el expediente de la reclamación.

1.   Si el controlador considera que la OLAF no ha cumplido las normas a que se refiere el artículo 9 ter, apartado 1, del Reglamento OLAF, invitará a la OLAF a tomar medidas para resolver la reclamación. El controlador podrá sugerir medidas de resolución concretas.

2.   La OLAF informará al controlador de las medidas adoptadas o previstas a este respecto en un plazo de quince días hábiles.

3.   El controlador transmitirá al reclamante una copia de la respuesta de la OLAF y solicitará la presentación de sus observaciones en un plazo de cinco días hábiles.

4.   Si el controlador considera satisfactoria la solución presentada por la OLAF, cerrará el caso e informará de ello a la OLAF y al reclamante.

1.   Si el controlador no considera satisfactoria la solución presentada por la OLAF y considera que la reclamación puede resolverse, formulará una recomendación sobre cómo resolverla en los plazos establecidos en el artículo 9 ter, apartado 5, del Reglamento de la OLAF.

2.   Si el controlador no formula una recomendación o no emite una decisión de cierre en los plazos establecidos en el artículo 9 ter, apartado 5, del Reglamento OLAF, se considerará que ha desestimado la reclamación sin recomendaciones.

3.   Antes de formular una recomendación, el controlador solicitará el dictamen del Comité de Vigilancia. A tal fin, el controlador elaborará un informe con toda la información necesaria para que el Comité de Vigilancia emita su dictamen. El informe no contendrá, en la medida de lo posible, datos personales u otra información que pueda llevar a la identificación del reclamante o que pueda poner en peligro la confidencialidad de las investigaciones de la OLAF. El Comité de Vigilancia responderá en el plazo establecido por el controlador, que no podrá ser inferior a cinco días hábiles.

4.   El controlador recomendará a la OLAF que adopte, en un plazo determinado, medidas concretas para resolver la reclamación, incluidas, entre otras, la modificación o derogación de sus recomendaciones o informes, la repetición de ciertas actividades de investigación o la introducción de mejoras en sus procedimientos en relación con los asuntos objeto de la reclamación. El controlador informará al reclamante de la recomendación formulada.

1.   El director general de la OLAF informará al controlador de las medidas adoptadas para aplicar las recomendaciones en el plazo establecido en ellas. En casos debidamente justificados, el director general de la OLAF podrá solicitar una prórroga del plazo. El controlador cerrará el caso e informará de ello tanto a la OLAF como al reclamante.

2.   Si el director general de la OLAF decide no seguir las recomendaciones del controlador, le informará de ello exponiendo los principales motivos de dicha decisión. El director general también informará al reclamante siempre que dicha comunicación no afecte a la investigación en curso. El reclamante podrá formular sus observaciones en un plazo de cinco días hábiles. Tras analizar la decisión del director general y las observaciones presentadas por el reclamante, el controlador cerrará el caso emitiendo sus conclusiones definitivas.

3.   El director general de la OLAF podrá decidir no seguir las recomendaciones si, entretanto, tiene conocimiento de que se haya producido una situación relativa a:

a) un procedimiento judicial pendiente ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea o las jurisdicciones nacionales en relación con la investigación de la OLAF objeto de la reclamación;

b) la obligación de la OLAF de interrumpir toda investigación cuando la Fiscalía Europea esté investigando los mismos hechos, en virtud del marco jurídico que rige las relaciones de la OLAF con la Fiscalía Europea. En tal caso, el director general de la OLAF informará al controlador de estas circunstancias y de su impacto en las recomendaciones.

1.   El controlador estará sujeto a la obligación de secreto profesional en el ejercicio de sus funciones y velará por que la información y los documentos facilitados por la OLAF sean tratados confidencialmente. El controlador garantizará la confidencialidad de las investigaciones incluso después de su cierre.

2.   El controlador velará por la aplicación del Reglamento (UE) 2018/1725. El controlador estará asistido a este respecto por la Secretaría del Comité de Vigilancia, representada por el jefe de la Secretaría que actúa como «responsable del tratamiento de datos» a efectos del Reglamento (UE) 2018/1725. El controlador también cooperará con el responsable de la protección de datos de la OLAF.

1.   Al ser independiente del Comité de Vigilancia, el controlador establecerá con él relaciones de trabajo basadas en la confianza mutua y la buena cooperación.

2.   El Controlador consultará al Comité de Vigilancia antes de emitir una recomendación, de conformidad con el artículo 12, apartado 3, de las presentes normas.

3.   Sin perjuicio de la obligación de garantizar la confidencialidad de las investigaciones de la OLAF, incluso después de su cierre, el controlador informará al Comité:

 i) de todas las recomendaciones formuladas a raíz de un dictamen del Comité;

 ii) de cualquier problema sistémico revelado por la evaluación de las reclamaciones;

 iii) de las recomendaciones no seguidas por el director general de la OLAF.

Julia LAFFRANQUE

Controladora de las garantías procedimentales