Establecimiento

Misión

Composición y funcionamiento de la Comisión de Cuentas

1.   La Comisión de Cuentas estará compuesta por tres miembros y tendrá su sede en Bruselas.

2.   La Comisión proporcionará a los miembros de la Comisión de Cuentas el apoyo logístico adecuado, en particular el espacio de oficinas y el apoyo informático.

3.   La Comisión de Cuentas estará asistida por una secretaría, con sede en Kiev, dirigida por un jefe de la secretaría. La secretaría recibirá sus instrucciones y orientaciones del presidente de la Comisión de Cuentas, que será nombrado de conformidad con el artículo 6 de la presente Decisión.

4.   El artículo 2 de la Decisión 1999/396/CE, CECA, Euratom de la Comisión (2), relativa a las condiciones y modalidades de las investigaciones internas en materia de lucha contra el fraude, la corrupción y toda actividad ilegal que vaya en detrimento de los intereses de las Comunidades, se aplicará a los miembros de la Comisión de Cuentas y a su personal, incluido el personal de la secretaría.

Nombramiento, cese y destitución de los miembros de la Comisión de Cuentas

1.   Los miembros de la Comisión de Cuentas serán nombrados por la Comisión tras una convocatoria de manifestaciones de interés. El mandato de los miembros de la Comisión de Cuentas comenzará en la fecha fijada a tal efecto en la decisión sobre el nombramiento de los miembros de la Comisión de Cuentas.

2.   Los miembros de la Comisión de Cuentas serán ciudadanos de la Unión, con un historial demostrado en los ámbitos de la auditoría, el seguimiento y el control, o la lucha contra el fraude, la corrupción, los conflictos de intereses y las irregularidades, idealmente adquirido en puestos directivos en las instituciones de la UE o en las autoridades públicas de los Estados miembros.

3.   Los miembros de la Comisión de Cuentas serán nombrados consejeros especiales de la Comisión en el sentido del artículo 5 del Régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea (3) por un período de dos años. Sus contratos serán renovables y garantizarán su plena independencia frente a cualquier influencia externa en el ejercicio de sus funciones. Los miembros de la Comisión de Cuentas deberán estar en posesión de una habilitación de seguridad, y si aún no es el caso, estar dispuestos a someterse a un procedimiento de investigación de seguridad por el Estado miembro de su nacionalidad.

4.   El procedimiento de selección será llevado a cabo por el Director General de la DG NEAR con el apoyo de un comité cuyos miembros serán seleccionados por el Director General de entre las Direcciones Generales de la Comisión más interesadas. El comité presentará al Director General una lista de personas candidatas basada en los resultados de la convocatoria de manifestaciones de intereses y de las entrevistas posteriores. El Director General seleccionará a los miembros de la Comisión de Cuentas y a tres miembros suplentes para sustituir a un miembro de la Comisión de Cuentas cuando este ya no pueda o no esté dispuesto a desempeñar sus funciones.

5.   Si un miembro de la Comisión de Cuentas deja de cumplir las condiciones requeridas para el ejercicio de sus funciones, establecidas en la presente Decisión y en sus contratos, podrá ser destituido por la Comisión.

6.   En caso de que un miembro de la Comisión de Cuentas no pueda desempeñar sus funciones durante un período limitado por razones médicas o de otro tipo, la Comisión, en consulta con el miembro de la Comisión de Cuentas de que se trate, podrá nombrar temporalmente a un miembro suplente durante el período en que no pueda desempeñar sus funciones hasta que el miembro de la Comisión de Cuentas de que se trate pueda reanudar sus funciones.

7.   El plazo limitado a que se refiere el apartado 6 no excederá de seis meses.

Nombramiento del presidente y del vicepresidente

1.   El Director General de la DG NEAR designará a uno de los miembros como presidente de la Comisión de Cuentas y a otro como vicepresidente. En caso de impedimento del presidente, sus funciones serán desempeñadas por el vicepresidente.

2.   En caso de que el cargo de presidente quede vacante, el vicepresidente ejercerá sus funciones hasta que el Director General de la DG NEAR designe a un nuevo presidente.

Responsabilidades del presidente

1.   El presidente representará a la Comisión de Cuentas. Él o ella presidirá las reuniones de la Comisión y organizará sus tareas.

2.   El presidente podrá delegar en cada uno de los miembros de la Comisión de Cuentas y en el jefe de la secretaría la facultad de firmar documentos en nombre de la Comisión de Cuentas.

3.   El presidente fijará el calendario y el orden del día de las reuniones de la Comisión de Cuentas.

4.   El presidente será responsable de elaborar, en un plazo de seis meses a partir de la entrada en funcionamiento de la Comisión de Cuentas, su reglamento interno.

Independencia y objetividad

Organización de reuniones

1.   Cada año se celebrarán en Bruselas un mínimo de seis reuniones de la Comisión de Cuentas que, en casos justificados, también podrán celebrarse en otros lugares o en línea. La Comisión de Cuentas realizará asimismo, si las circunstancias lo permiten, un mínimo de seis visitas a Kiev cada año.

2.   El presidente velará por que, para cada reunión de la Comisión de Cuentas, se alcance el quórum necesario de dos miembros de la Comisión de Cuentas.

3.   El presidente velará por que las reuniones de la Comisión de Cuentas sirvan para debatir las conclusiones de la secretaría, proporcionar orientaciones para el trabajo de esta y presentar informes a la Comisión.

4.   El presidente podrá convocar reuniones adicionales cuando sea necesario, que también podrán celebrarse en formato híbrido. Las reuniones se organizarán con la suficiente antelación para permitir la asistencia de todos los miembros e invitados.

Secretaría

1.   La secretaría de la Comisión de Cuentas estará compuesta por un equipo de especialistas en gestión y control, auditoría y otros ámbitos de especialización pertinentes, así como por asistentes de secretaría, contratados mediante un contrato de servicios, tras un procedimiento de licitación iniciado por la DG NEAR.

2.   El trabajo de la secretaría estará dirigido por un jefe de la secretaría, que será un funcionario de la Comisión nombrado por la DG NEAR.

3.   La secretaría asistirá a la Comisión de Cuentas en el desempeño de sus funciones, en particular recopilando y facilitando, a través del jefe de la secretaría, toda la información pertinente.

Observadores

1.   La Comisión podrá invitar a representantes de los Estados miembros y a otros donantes a participar en las actividades de la Comisión de Cuentas. La Comisión podrá invitar a otros donantes que contribuyan al Mecanismo a nombrar observadores de la Comisión de Cuentas.

2.   Previa invitación de la Comisión, los observadores podrán participar en las reuniones de la Comisión de Cuentas en calidad de tales y tener acceso a la información. El presidente de la Comisión de Cuentas, por razones debidamente justificadas, como la confidencialidad o la protección de datos, y previa consulta a los demás miembros de la Comisión de Cuentas, podrá denegar a los observadores el acceso a la información.

3.   El presidente, previa consulta a los demás miembros de la Comisión de Cuentas, podrá invitar a observadores a asistir a las deliberaciones de la Comisión de Cuentas y pedirles que formulen observaciones orales y escritas.

4.   Los observadores no participarán en el proceso de adopción de informes o recomendaciones.

Prevención y gestión de los conflictos de intereses

1.   Cuando alguno de los miembros de la Comisión de Cuentas o cualquier otra persona que participe en las reuniones de la Comisión de Cuentas, incluso en calidad de observador, se encuentre en una situación de conflicto de intereses o en una situación que pueda ser percibida como tal por el público, informará inmediatamente a los demás miembros de la Comisión de Cuentas y a la secretaría y se abstendrá de participar en las deliberaciones correspondientes y en la aprobación de los informes y recomendaciones correspondientes de la Comisión de Cuentas.

2.   En la situación descrita en el apartado 1, una vez informado debidamente, el presidente de la Comisión de Cuentas adoptará todas las medidas adecuadas.

3.   El presidente de la Comisión de Cuentas informará al Director General de la DG NEAR de cualquier situación descrita en el apartado 1 tan pronto como tenga conocimiento de ello.

Tareas de la Comisión de Cuentas

1.   La Comisión de Cuentas asistirá a la Comisión mediante el seguimiento continuo de los sistemas de gestión y control de Ucrania en lo que respecta al uso de la financiación de la Unión en el marco del Mecanismo y señalando cualquier problema sistémico o posible deficiencia de dichos sistemas. La Comisión de Cuentas evaluará, entre otras cosas, los sistemas establecidos por Ucrania para evitar, remediar, notificar y tratar, investigar y perseguir eficazmente los posibles casos de fraude, corrupción, conflictos de intereses y cualquier otra irregularidad en relación con cualquier gasto financiado con cargo al Mecanismo.

2.   La Comisión de Cuentas tendrá derecho a recabar información y a solicitar a las autoridades competentes y a realizar, en cualquier momento, también a través de su secretaría, sus propias verificaciones y controles sobre el terreno del sistema de gestión y control de Ucrania, así como de los procedimientos y gastos para aplicar las etapas de la Decisión de Ejecución del Consejo relativa a la aprobación de la evaluación del Plan para Ucrania, que ya fueron evaluadas por la Comisión a través de las solicitudes de pago trimestrales. Los informes resultantes contendrán, según proceda, recomendaciones a Ucrania para mejorar su sistema de gestión y control y se compartirán con la Comisión. La Comisión de Cuentas actuará sin perjuicio de las competencias de la Comisión, la OLAF, el Tribunal de Cuentas Europeo y la Fiscalía Europea.

3.   La Comisión de Cuentas presentará informes a la Comisión, incluida una copia de las recomendaciones establecidas en el apartado 2, con una frecuencia de al menos un informe cada tres meses sobre la base de un programa de trabajo presentado a la Comisión para información en un plazo de tres meses a partir de la fecha en que la Comisión de Cuentas comience a funcionar. Estos informes presentarán el dictamen de la Comisión de Cuentas en relación con el rendimiento y la eficacia del sistema de gestión y control ucraniano. La información que la Comisión de Cuentas haya obtenido o de la que haya tenido conocimiento acerca de cualquier caso detectado o preocupación grave en relación con una mala gestión de los gastos financiados con cargo al Mecanismo se compartirá inmediatamente con la Comisión.

4.   La Comisión de Cuentas adoptará recomendaciones destinadas a Ucrania sobre todos los casos en que, en su opinión, las autoridades ucranianas competentes no hayan tomado las medidas necesarias para prevenir, detectar, corregir, investigar y perseguir el fraude, la corrupción, los conflictos de intereses y las irregularidades que hayan afectado o amenacen con afectar gravemente la buena gestión financiera de los gastos financiados con cargo al Mecanismo, y en todos los casos en que detecte deficiencias que afecten al diseño y al funcionamiento del sistema de control establecido por las autoridades ucranianas.

5.   Los informes y la información generados por la Comisión de Cuentas, cuando proceda y en todos los casos en que sean necesarias medidas para prevenir, detectar, corregir, investigar y perseguir el fraude, la corrupción, los conflictos de intereses, las irregularidades o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, se enviarán sin demora a la Comisión, a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude y a la Fiscalía Europea, en consonancia con sus competencias respectivas. La Comisión de Cuentas también podrá compartir sus informes e información, según proceda, con las autoridades ucranianas pertinentes, especialmente en los casos en que dichas autoridades deban adoptar medidas para prevenir, detectar, corregir, investigar y perseguir el fraude, la corrupción, los conflictos de intereses, las irregularidades o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión.

6.   La Comisión de Cuentas recabará la asistencia de Ucrania para obtener información y documentos, incluidos datos electrónicos, y podrá solicitar a Ucrania que adopte todas las medidas necesarias para facilitar el trabajo de las personas encargadas de llevar a cabo verificaciones y controles sobre el terreno, sin perjuicio de las disposiciones aplicables de la UE y Ucrania en materia de protección de datos y seguridad de los datos.

7.   La Comisión de Cuentas deberá garantizar un diálogo y una cooperación periódicos con el Tribunal de Cuentas Europeo, así como con la Cámara de Cuentas de Ucrania y otras instituciones del país, según proceda.

Protección de datos y confidencialidad

1.   Cada miembro de la Comisión de Cuentas y el personal que trabaje para la secretaría de la Comisión de Cuentas garantizarán la estricta confidencialidad de la información que hayan recibido a través de su trabajo o en el contexto de este. En particular, garantizarán la protección de la información personal, confidencial y delicada a efectos comerciales.

2.   Los datos personales se tratarán de conformidad con las normas del Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo (4), que se aplican mutatis mutandis.

3.   La Comisión de Cuentas adoptará procedimientos y políticas internos en materia de protección de datos de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725.

4.   La Comisión de Cuentas adoptará directrices para la protección de la información confidencial y delicada a efectos comerciales.

Adopción de informes y recomendaciones

1.   El presidente y los demás miembros de la Comisión de Cuentas procurarán alcanzar un consenso sobre el contenido de los informes y recomendaciones. A falta de consenso, el contenido se decidirá por mayoría de los miembros de la Comisión de Cuentas. En caso de empate de votos, el voto del presidente será decisiva. El presidente o cualquier miembro de la Comisión de Cuentas podrá solicitar una votación.

2.   La Comisión de Cuentas enviará sus informes, incluidas las recomendaciones a Ucrania, a la Comisión. La Comisión compartirá las recomendaciones con Ucrania.

3.   La Comisión de Cuentas supervisará continuamente la aplicación de las recomendaciones.

Entrada en vigor y aplicación

Por la Comisión

La Presidenta

Ursula VON DER LEYEN