DOUE-L-2023-81152
Europeo
Unión Europea
Decisión
20230728
1610/2023

Decisión (UE) 2023/1610 del Banco Central Europeo de 28 de julio de 2023 por la que se establecen los archivos históricos del Banco Central Europeo y se modifica la Decisión BCE/2004/2 (BCE/2023/17).
Diario Oficial de la Unión Europea
20230808
198
L
30
38
/doue/2023/198/L00030-00038.pdf
L
20230828
N
N
N
L
https://data.europa.eu/eli/dec/2023/1610/spa
Acceso a la información
Archivos
Banco Central Europeo
Patrimonio Documental y Bibliográfico
MODIFICA
el art. 23.3 de la Decisión 2004/257, de 19 de febrero (BCE/2004/2)
Consumidores y usuarios
Cultura y ocio
Unión Europea
EL CONSEJO DE GOBIERNO DEL BANCO CENTRAL EUROPEO,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Vistos los Estatutos del Sistema Europeo de Bancos Centrales y del Banco Central Europeo, en particular los artículos 12.3 y 14.3,
Visto el Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 del Consejo, de 1 de febrero de 1983, relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (1), y en particular, su artículo 9, apartado 1,
Considerando lo siguiente:
(1) | El Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 tiene por objeto garantizar que los documentos de valor histórico o administrativo se conserven y se pongan a disposición del público en la medida de lo posible. A tal fin, establece la obligación de que cada institución de la Unión, incluido el Banco Central Europeo (BCE), cree sus archivos históricos y los abra al público en las condiciones previstas por el Reglamento y una vez transcurrido un plazo de 30 años a partir de la fecha de elaboración de los documentos.
(2) | Al adoptar la presente decisión, el BCE ejerce su derecho a conservar y gestionar sus archivos históricos sin depositarlos en el Instituto Universitario Europeo (IUE) y establece las normas internas necesarias para la aplicación del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83. El objetivo de estas normas internas es poner en práctica la preservación y la apertura al público de los archivos históricos del BCE, teniendo debidamente en cuenta las particularidades institucionales del BCE.
(3) | El artículo 1, apartado 2, letra a), del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 define el concepto de «archivos de las instituciones de las Comunidades Europeas». Habida cuenta tanto de la considerable integración de las estructuras en las que opera el BCE, a saber, el Sistema Europeo de Bancos Centrales (SEBC) y el Eurosistema, como de la transferencia de funciones al BCE por parte de organismos que trabajaron para realizar la Unión Económica y Monetaria (UEM), debe entenderse que los archivos del BCE tienen un ámbito de aplicación más amplio que el definido en el artículo 1, apartado 2, letra a), del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83. En primer lugar, según la jurisprudencia reiterada del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, abarcan el conjunto de los documentos de cualquier índole o formato elaborados o recibidos por el BCE o los bancos centrales nacionales (BCN) en relación con la realización de las funciones del SEBC y del Eurosistema, con independencia de que obren en poder del BCE o de los BCN (2). En segundo lugar, abarcan el conjunto de los documentos de cualquier índole o formato elaborados o recibidos por el Comité para el Estudio de la Unión Económica y Monetaria (en lo sucesivo, «Comité Delors»), el Comité de Gobernadores de los Bancos Centrales de los Estados miembros de la Comunidad Económica Europea (en lo sucesivo, «CoG»), el Fondo Europeo de Cooperación Monetaria (FECOM) y el Instituto Monetario Europeo (IME), y que obren en poder del BCE.
(4) | El artículo 23.3, segunda frase, de la Decisión BCE/2004/2 del Banco Central Europeo (3) autoriza a los órganos rectores del BCE a poner a disposición del público los documentos pertenecientes a los archivos del BCE antes de que transcurra el período de 30 años. El 7 de mayo de 2019, el Consejo de Gobierno del BCE decidió poner a disposición del público los documentos elaborados o recibidos por el Comité Delors y transferidos por el Banco de Pagos Internacionales, en el que se celebraban la mayoría de las reuniones de dicho Comité, al BCE en 2005. El 23 de enero de 2020, el Consejo de Gobierno del BCE decidió poner a disposición del público los documentos elaborados o recibidos por el CoG, el FECOM y el IME y que obran en poder del BCE. La presente decisión aplica dichas decisiones del Consejo de Gobierno y los documentos en cuestión se pondrán a disposición del público tras su desclasificación como «ECB-PUBLIC», con independencia de la expiración del período de 30 años.
(5) | El artículo 2 del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 reconoce que pueden aplicarse excepciones a la norma de que los documentos de valor histórico o administrativo se pongan a disposición del público siempre que sea posible y se remite, en este contexto, al Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (4). Dado que el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 no se aplica al BCE, las excepciones a la regla de que los documentos de valor histórico o administrativo se pongan a disposición del público se derivan de la Decisión BCE/2004/3 del Banco Central Europeo (5). El artículo 4, apartado 6, de la Decisión BCE/2004/3 establece que, en el caso de los documentos amparados por las excepciones basadas en la intimidad o los intereses comerciales, las excepciones podrán seguir aplicándose después del período máximo de 30 años. En el caso de los documentos cubiertos por otras excepciones establecidas en el artículo 4 de la Decisión BCE/2004/3, las excepciones podrán aplicarse durante un período máximo de 30 años, salvo disposición expresa en contrario del Consejo de Gobierno del BCE.
(6) | Dado que los documentos pertenecientes a los archivos del BCE y relacionados con el desempeño de las funciones del SEBC y del Eurosistema también están en poder de los BCN, que pueden querer ponerlos a disposición del público como parte de sus propios archivos históricos o solicitar su transferencia a un tercero, como un archivo histórico nacional, las normas internas necesarias para la aplicación del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 también deben dirigirse a los BCN. Dado que los BCN forman parte integrante del SEBC y del Eurosistema, no pueden considerarse Estados miembros en el sentido del artículo 6 del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, ni terceros en el sentido de la presente decisión. Es conveniente que el BCE y los BCN cooperen estrechamente para garantizar que los archivos históricos del BCE se traten de manera coherente y con la debida atención en todo el SEBC y el Eurosistema.
(7) | Los BCN pueden haber transferido documentos pertenecientes a los archivos del BCE, tales como archivos históricos nacionales, a un tercero antes de la entrada en vigor de la presente decisión. En tales casos, es conveniente que los BCN se aseguren de que esos terceros no puedan poner dichos documentos a disposición del público antes de que expire el período de 30 años. Además, cuando el BCE conserve los mismos documentos que los transferidos a dichos terceros, los BCN deben velar por que tales terceros solo pongan a disposición del público los documentos que el BCE haya desclasificado a «ECB-PUBLIC» después de 30 años. Los archivos históricos nacionales y las demás autoridades públicas nacionales están obligados, en virtud del principio de cooperación leal consagrado en el artículo 4, apartado 3, del Tratado de la Unión Europea y en el artículo 18 del Protocolo sobre los Privilegios y las Inmunidades de la Unión Europea, a actuar de buena fe para impedir la publicación prematura de documentos del archivo del BCE o la divulgación de documentos clasificados.
(8) | De conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo (6), el BCE está obligado a facilitar información a los interesados sobre el tratamiento de los datos personales que les conciernen y a respetar sus derechos como interesados. Sin embargo, el BCE debe encontrar el equilibrio entre estos derechos y los objetivos de archivo en interés público, de conformidad con la legislación en materia de protección de datos.
(9) | El artículo 16, apartado 5, letra b), y el artículo 19, apartado 3, letra d), del Reglamento (UE) 2018/1725 establecen excepciones al derecho del interesado a la información y al derecho de supresión para el tratamiento de datos con fines de archivo en interés público, respectivamente, en la medida en que esos derechos puedan imposibilitar u obstaculizar gravemente el logro de los objetivos de tal tratamiento. En principio, el derecho a la información no debe aplicarse en el contexto particular de los archivos históricos del BCE, ya que el BCE estaría obligado a realizar un esfuerzo desproporcionado para facilitar información sobre el tratamiento una vez que sus archivos históricos se hayan puesto a disposición del público. No obstante, conviene que se informe a los interesados de la posibilidad de que sus datos personales se pongan a disposición del público como parte de los archivos históricos del BCE al mismo tiempo que se les informa de las operaciones de tratamiento para las que se recogieron inicialmente sus datos personales. Asimismo, el derecho de supresión no debe aplicarse, en principio, en el contexto particular de los archivos históricos del BCE, habida cuenta del tamaño y en parte de la naturaleza física de los archivos del BCE y de la naturaleza del archivo en interés público, en la medida en que la supresión de los datos personales contenidos en los archivos del BCE socavaría la validez, integridad y autenticidad de los archivos históricos del BCE y, por lo tanto, podría perjudicar gravemente el logro de los objetivos de archivo en interés público.
(10) | El artículo 25, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725 ofrece al BCE la posibilidad de establecer excepciones a los derechos a que se refieren los artículos 17, 18, 20, 21 y 23 de dicho reglamento, en la medida en que tales derechos puedan imposibilitar u obstaculizar gravemente el logro del objetivo de archivo en interés público y las excepciones sean necesarias para el cumplimiento de dicho objetivo. Al adoptar la presente decisión, el BCE establece excepciones a los derechos a que se refieren los artículos 17, 18, 20, 21 y 23 del Reglamento (UE) 2018/1725, a reserva de las garantías organizativas y técnicas exigidas por el artículo 13 de dicho reglamento. Conceder acceso a los datos personales si la solicitud del interesado no proporciona información específica sobre el tratamiento al que se refiere la solicitud puede suponer un esfuerzo desproporcionado o ser prácticamente imposible, dado el tamaño de los archivos históricos del BCE. La rectificación, supresión o limitación del tratamiento de datos personales socavaría la integridad y autenticidad de los archivos históricos del BCE y frustraría la finalidad de archivo en interés público. Sin embargo, en casos debidamente justificados de datos personales inexactos, el BCE podrá decidir incluir una declaración o anotación complementaria en el documento pertinente. Comunicar cualquier rectificación, supresión o limitación del tratamiento de datos personales puede implicar un esfuerzo desproporcionado o ser prácticamente imposible. Puesto que los datos personales forman parte integrante e indispensable de los archivos históricos del BCE, la concesión del derecho a oponerse al tratamiento de los datos personales contenidos en los archivos del BCE haría inviable el logro del objetivo de archivo en interés público.
(11) | El BCE no pondrá a disposición del público los documentos que contengan las categorías especiales de datos personales a que se refiere el artículo 10 del Reglamento (UE) 2018/1725, los datos personales relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 11 del Reglamento (UE) 2018/1725 o los datos personales de un niño menor de 13 años. Habida cuenta del gran volumen de documentos y de la improbabilidad de que los documentos contengan datos personales sensibles que tengan valor jurídico o histórico, poner dichos documentos a disposición del público daría lugar a un retraso considerable y, por lo tanto, perjudicaría gravemente el proceso de archivo. El considerando 6 del Reglamento (UE) 2018/1725 establece que el reglamento no debe aplicarse al tratamiento de datos personales de personas fallecidas. Dado que, en la mayoría de los casos, el BCE no puede determinar si el interesado ha fallecido, es conveniente, como garantía adicional, que el plazo para abrir un documento de los archivos históricos del BCE que contenga tales datos personales sensibles con arreglo a los artículos 10 y 11 del Reglamento (UE) 2018/1725 o datos relativos a la intimidad y la integridad de la persona en virtud del artículo 4 de la Decisión BCE/2004/3 se fije en cien años tras la elaboración de dicho documento.
(12) | De conformidad con el artículo 41, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725, se ha consultado al Supervisor Europeo de Protección de Datos, que emitió su dictamen el 5 de octubre de 2022. El BCE ha aplicado las recomendaciones del Supervisor Europeo de Protección de Datos.
(13) | El artículo 23.3, segunda frase, de la Decisión BCE/2004/2 del Banco Central Europeo se modifica para aclarar que los documentos pertenecientes a los archivos del BCE solo son de libre acceso una vez expirado el período de 30 años de conformidad con la presente decisión, a menos que los órganos rectores decidan acortar ese período, como en el caso de los documentos elaborados o recibidos por el Comité Delors, el CoG, el FECOM y el IME, y que obren en poder del BCE, o prorrogarlo, como en el caso de los procedimientos individuales de las reuniones del Consejo de Gobierno, en caso de que una evaluación caso por caso refute la suposición de que la independencia del proceso de toma de decisiones del Consejo de Gobierno ya no se vea amenazada después de 30 años.
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
Artículo 1
Objeto
La presente decisión establece las normas relativas a la conservación y la puesta a disposición del público de los archivos históricos del BCE.
Artículo 2
Definiciones
A efectos de la presente decisión, se entenderá por:
1) «predecesores del BCE», el Comité Delors, el CoG, el FECOM y el IME;
2) «archivos del BCE»,
a) el conjunto de los documentos de cualquier índole o formato elaborados o recibidos por el BCE o los BCN en relación con la realización de las funciones del SEBC y del Eurosistema, con independencia de que obren en poder del BCE o de los BCN;
b) el conjunto de los documentos de cualquier índole o formato elaborados o recibidos por los predecesores del BCE y que obren en poder del BCE;
3) «archivos históricos del BCE», documentos de valor histórico o administrativo que formen parte de los archivos del BCE y hayan sido seleccionados para su conservación permanente;
4) «fecha de elaboración»,
a) en el caso de los documentos digitales elaborados dentro del sistema de gestión de documentos del BCE, la fecha de la última edición del documento o en la que se haya añadido la última versión;
b) en el caso de los documentos en papel que se incorporen a un archivo físico, la fecha del documento sustantivo más reciente del expediente;
c) en el caso de los documentos en papel en formato de libro, el año de la inscripción sustantiva más reciente en el libro o del comentario o de la anotación sustantivos más reciente, si esta última fecha es posterior;
d) en el caso de una imagen, como un dibujo arquitectónico, una fotografía o una imagen en movimiento, la fecha de creación o el año de la última modificación de la imagen o dibujo, si esta última fecha es posterior;
5) «banco central nacional» o «BCN», un banco central de un Estado miembro;
6) «tercero», toda persona física o jurídica o entidad ajena al SEBC;
7) «evaluación», proceso continuo de clasificación de los archivos del BCE para determinar qué documentos deben conservarse con fines de archivo histórico;
8) «conservar» o «conservación», el conjunto de actividades necesarias para garantizar el acceso continuo a los documentos seleccionados para formar parte de los archivos históricos del BCE y reducir al mínimo la pérdida de su contenido;
9) «documento clasificado», un documento de los archivos históricos del BCE al que se ha asignado una de las cuatro clasificaciones de seguridad siguientes con arreglo al régimen de confidencialidad del BCE (7) y que no autoriza su divulgación al público, a saber: «ECB-SECRET», «ECB-CONFIDENTIAL», «ECB-RESTRICTED» y «ECB-UNRESTRICTED»;
10) «documento desclasificado», un documento de los archivos históricos del BCE al que se ha asignado la clasificación de seguridad de «ECB-PUBLIC» con arreglo al régimen de confidencialidad del BCE;
11) «datos personales», los datos personales en el sentido del artículo 3, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725;
12) «datos personales de los niños», los datos personales de los niños menores de 13 años;
13) «datos personales sensibles», las categorías especiales de datos personales a que se refiere el artículo 10 del Reglamento (UE) 2018/1725, los datos personales relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 11 del Reglamento (UE) 2018/1725 y los datos personales de los niños;
14) «responsable del tratamiento», responsable del tratamiento en el sentido del artículo 2, apartado 1, de la Decisión (UE) 2020/655 del Banco Central Europeo (BCE/2020/28) (8).
Artículo 3
Evaluación y conservación
1. El BCE llevará a cabo una evaluación para determinar qué documentos de archivo del BCE se conservarán y qué documentos carecen de valor administrativo o histórico y se eliminarán.
2. Los objetivos normativos de la evaluación realizada por el BCE son identificar y conservar las clases de documentos que:
a) aporten pruebas de la fuente de autoridad, fundación, organización y funcionamiento del BCE y de sus predecesores, del SEBC, del Eurosistema, así como de los comités, grupos de trabajo y grupos operativos pertinentes;
b) aporten pruebas de las actividades del BCE y de sus predecesores, del SEBC, del Eurosistema, así como de los comités, grupos de trabajo y grupos operativos pertinentes en relación con funciones clave y programas y cuestiones importantes;
c) contribuyan de manera sustancial al conocimiento y la comprensión de los Estados miembros cuya moneda es el euro o de sus instituciones y sus ciudadanos; de los efectos de las actividades del BCE y sus predecesores o del SEBC y del Eurosistema en el entorno exterior; o de la interacción de personas y organizaciones con las instituciones y organismos de la Unión;
d) contribuyan de manera sustancial al conocimiento y la comprensión de los aspectos de la cultura corporativa del BCE y de sus predecesores.
3. Con independencia del resultado de la evaluación a que se refieren los apartados 1 y 2, el BCE conservará los documentos de los archivos del BCE de conformidad con los requisitos de conservación establecidos en el Plan de archivo y retención del BCE (9),
Artículo 4
Desclasificación
1. El BCE examinará, a su debido tiempo y a más tardar 25 años después de la fecha de elaboración de un documento clasificado, las categorías de documentos clasificados que obren en su poder para decidir si los desclasifica a «ECB-PUBLIC» o no. El BCE revisará los documentos de los archivos históricos del BCE, o las categorías de documentos, que obren en su poder que no hayan sido desclasificados a «ECB-PUBLIC» tras el primer examen al menos cada cinco años a partir de entonces.
2. De conformidad con el artículo 2, apartado 3, del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, antes de decidir desclasificar y poner a disposición del público documentos de los archivos históricos del BCE que, de divulgarse, puedan perjudicar los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, el BCE publicará un anuncio en el Diario Oficial de la Unión Europea para informar a las personas o empresas afectadas y les invitará a presentar observaciones en un plazo no inferior a ocho semanas, tal como se especifique en el anuncio, con el fin de evaluar si los documentos deben divulgarse o no.
Artículo 5
Apertura al público de los documentos desclasificados que obran en poder del BCE
1. El BCE pondrá a disposición del público los documentos desclasificados que obren en su poder fueron elaborados o recibidos por sus predecesores.
2. En virtud de los apartados 3 y 4, el BCE pondrá a disposición del público los documentos desclasificados que obren en su poder, distintos de los mencionados en el apartado 1, 30 años después de la fecha de su elaboración.
3. Siempre que sea posible, el BCE hará que los documentos desclasificados a que se refiere el apartado 2 sean accesibles en línea a través de las plataformas de comunicación en línea del BCE.
4. Cuando no resulte posible hacer que los documentos desclasificados a que se refiere el apartado 2 sean accesibles en línea con arreglo al apartado 3, el BCE los pondrá a disposición de los solicitantes en la sede del BCE o, cuando el BCE lo considere oportuno, mediante la publicación de una copia digital de los documentos solicitados, en las siguientes condiciones:
a) las solicitudes de acceso a un documento desclasificado se presentarán por escrito en cualquier forma, incluida la electrónica, en una de las lenguas oficiales de la Unión, con la precisión suficiente para que el BCE identifique los documentos solicitados;
b) los documentos se facilitarán en su última versión en el formato (incluso electrónico) y en la lengua o lenguas en que se hayan elaborado;
Si una solicitud de acceso a un documento desclasificado no es suficientemente precisa a efectos de la letra a), el BCE pedirá al solicitante que la aclare y le ayudará a hacerlo.
Artículo 6
Documentos relativos a la realización de las funciones del SEBC y del Eurosistema en poder de los BCN
1. Los BCN llevarán a cabo una evaluación para determinar qué documentos de archivo del BCE que obren en su poder se conservarán y qué documentos carecen de valor administrativo o histórico y se eliminarán. Perseguirán los objetivos normativos establecidos en el artículo 3, apartado 2, en su evaluación y respetarán los requisitos de conservación a que se refiere el artículo 3, apartado 3. Cuando un BCN y el BCE conserven los mismos documentos de archivo del BCE, los BCN adaptarán su evaluación al resultado de la evaluación realizada por el BCE de conformidad con el artículo 3.
2. Los BCN examinarán, a su debido tiempo y a más tardar 25 años después de la fecha de elaboración de documentos clasificados, las categorías de documentos clasificados que obren en su poder para decidir si los desclasifica a un nivel equivalente al de la clasificación de «ECB-PUBLIC» o no. Cuando un BCN y el BCE conserven los mismos documentos de archivo del BCE, los BCN adaptarán su clasificación al resultado de la decisión sobre desclasificación adoptada por el BCE de conformidad con el artículo 4, apartado 1. Los BCN no pondrán a disposición del público documentos desclasificados ni los transferirán a terceros antes de que expire el período de 30 años a partir de la fecha de elaboración de un documento.
Artículo 7
Documentos de los archivos del BCE relativos a la realización de las funciones del SEBC y del Eurosistema en poder de terceros
Cuando un BCN haya transferido documentos de los archivos del BCE a un tercero, dicho BCN se asegurará de que:
a) cuando el BCE conserve los mismos documentos que los transferidos a ese tercero y este realice una evaluación de dichos documentos, la evaluación de ese tercero se ajustará al resultado de la evaluación realizada por el BCE de acuerdo con el artículo 3;
b) cuando el BCE conserve los mismos documentos que los transferidos a ese tercero y este analice las clasificaciones de seguridad de dichos documentos, la decisión sobre la desclasificación de ese tercero se ajustará al resultado de la decisión sobre la desclasificación adoptada por el BCE de conformidad con el artículo 4, apartado 1;
c) el tercero no pondrá a disposición del público documentos desclasificados antes de que expire el período de 30 años a partir de la fecha de elaboración de los documentos.
Artículo 8
Tratamiento de datos personales y obligaciones del responsable del tratamiento
1. El BCE podrá establecer excepciones a los derechos de los interesados al amparo del artículo 25, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725 en la medida en que sea necesario para cumplir fines de archivo en interés público y preservar la integridad de los archivos históricos del BCE, incluidos en particular los derechos siguientes:
a) el derecho de acceso (10) , en caso de que la solicitud del interesado no permita la identificación de documentos específicos de los archivos del BCE sin implicar un esfuerzo administrativo desproporcionado y, al evaluar las medidas que deban adoptarse a petición del interesado y el esfuerzo administrativo necesario, se tendrá especialmente en cuenta la información facilitada por el interesado y la naturaleza, el alcance y el tamaño de los documentos de los archivos del BCE potencialmente afectados;
b) el derecho de rectificación (11), en caso de que la rectificación haga imposible preservar la integridad y autenticidad de los documentos de los archivos históricos del BCE, sin perjuicio de la posibilidad de una declaración o anotación complementaria al documento de que se trate, a menos que ello resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado;
c) el derecho a la limitación del tratamiento (12), en caso de que sea necesario para preservar la integridad y autenticidad de los documentos de los archivos históricos del BCE o sea de interés público;
d) la obligación de notificar la rectificación o supresión de datos personales (13), en la medida en que ello resulte imposible o implique un esfuerzo desproporcionado;
e) el derecho a oponerse al tratamiento (14), en caso de que los datos personales figuren en los documentos de los archivos históricos del BCE como parte integrante e indispensable de dichos documentos.
2. El BCE aplicará las salvaguardias adecuadas para garantizar el cumplimiento del artículo 13 del Reglamento (UE) n.o 2018/1725. Dichas garantías incluirán medidas técnicas y organizativas, en particular, para garantizar el respeto del principio de minimización de datos. Las salvaguardias comprenderán:
a) establecer procedimientos para proteger los datos personales, como la supresión sistemática y la destrucción de ficheros que contengan datos personales en consonancia con el Plan de archivo y retención del BCE;
b) establecer procedimientos controlados para permitir el acceso a los documentos cuando no pueda determinarse la existencia de datos personales;
c) no divulgar datos personales sensibles;
d) medidas de seudonimización y anonimización.
3. El responsable del tratamiento deberá:
a) informar a los interesados de que los documentos que contienen sus datos personales pueden ponerse a disposición del público como parte de los archivos históricos del BCE;
b) consultar al responsable de protección de datos antes de decidir aplicar una excepción a los derechos de los interesados en un caso concreto y documentar esta consulta;
c) registrar todas las excepciones aplicadas de conformidad con el apartado 1, así como los motivos que justifican la excepción;
d) poner a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud, cualquier documento que contenga los elementos subyacentes de hecho y de derecho.
Artículo 9
Protección de datos personales sensibles
El BCE no pondrá a disposición del público los documentos de los archivos históricos del BCE que obren en su poder que contengan datos personales sensibles o datos relativos a la intimidad y la integridad de la persona en virtud del artículo 4 de la Decisión BCE/2004/3, incluidas las descripciones de archivos o registros de la autoridad, antes de que expire un período de cien años a partir de la fecha de elaboración de dichos documentos.
Artículo 10
Reproducción de los archivos históricos del BCE
1. Los archivos históricos del BCE, o cualquier información descriptiva relativa a dichos archivos, divulgada a través de las plataformas de comunicación en línea del BCE y de conformidad con la presente decisión, no se reproducirán ni explotarán con fines comerciales sin la autorización previa y expresa del BCE. El BCE podrá denegar dicha autorización sin indicar los motivos para ello.
2. La presente decisión se aplicará sin perjuicio de las normas sobre los derechos de autor que limiten el derecho de terceros a reproducir o utilizar los documentos facilitados.
Artículo 11
Publicación anual de información sobre actividades
El BCE publicará información sobre sus actividades de archivo histórico anualmente a través de sus plataformas de comunicación en línea.
Artículo 12
Coordinación
El BCE creará un grupo de coordinación de los archivos históricos del BCE con representantes del BCE y de los BCN presidido por la División de Gestión de la Información del BCE. Este debatirá la aplicación de la presente decisión con el fin de garantizar que los archivos históricos del BCE se traten de manera coherente y con la debida atención en todo el SEBC y el Eurosistema. A tal fin, este grupo ayudará asimismo a la División de Gestión de la Información del BCE a establecer el conjunto de medidas y procedimientos operativos que deban aplicarse.
Artículo 13
Modificación de la Decisión BCE/2004/2
En el artículo 23.3, de la Decisión BCE/2004/2, la segunda frase se sustituye por la siguiente:
«Se pondrán a disposición del público transcurrido un período de 30 años a partir de la fecha de su creación, de conformidad con la Decisión (UE) 2023/1610 del Banco Central Europeo (BCE/2023/17) (*1), a menos que los órganos rectores decidan acortar o prolongar ese período.»
Artículo 14
Entrada en vigor
La presente decisión entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Hecho en Fráncfort del Meno el 28 de julio de 2023.
La Presidenta del BCE
Christine LAGARDE
(1) DO L 43 de 15.2.1983, p. 1.
(2) Sentencia del Tribunal de Justicia de 17 de diciembre de 2020 en el asunto C-316/19, Comisión/República de Eslovenia, ECLI:EU:C:2020:1030.
(3) Decisión 2004/257/CE del Banco Central Europeo, de 19 de febrero de 2004, por la que se adopta el Reglamento interno del Banco Central Europeo (BCE/2004/2) (DO L 80 de 18.3.2004, p. 33).
(4) Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).
(5) Decisión BCE/2004/3 del Banco Central Europeo, de 4 de marzo de 2004, relativa al acceso público a los documentos del Banco Central Europeo (DO L 80 de 18.3.2004, p. 42).
(6) Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39).
(7) El régimen de confidencialidad del BCE se publica en la dirección del BCE en internet.
(8) Decisión (UE) 2020/655 del Banco Central Europeo, de 5 de mayo de 2020, por la que se adoptan normas complementarias sobre la protección de datos en el Banco Central Europeo y se deroga la Decisión BCE/2007/1 (BCE/2020/28) (DO L 152 de 15.5.2020, p. 13)
(9) La última versión del Plan de archivo y retención del BCE fue aprobada por el Comité Ejecutivo en su reunión del 7 de junio de 2022. Se actualiza periódicamente y se publica en la dirección del BCE en internet.
(10) Artículo 17 del Reglamento (UE) n.o 2018/1725.
(11) Artículo 18 del Reglamento (UE) n.o 2018/1725.
(12) Artículo 20 del Reglamento (UE) n.o 2018/1725.
(13) Artículo 21 del Reglamento (UE) n.o 2018/1725.
(14) Artículo 23 del Reglamento (UE) n.o 2018/1725.