LA MESA DEL COMITÉ DE LAS REGIONES,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y, en particular, su artículo 15, apartado 3,

Visto el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (1),

Visto el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (2),

Visto el Reglamento interno del Comité de las Regiones y, en particular, su artículo 78,

Vista la Decisión n.o 64/2003 del Comité de las Regiones, de 11 de febrero de 2003, relativa al acceso público a los documentos del Comité de las Regiones (3),

Vista la Decisión n.o 128/2003 del Comité de las Regiones, de 17 de junio de 2003, relativa al acceso público a los documentos del Comité de las Regiones,

Considerando la Declaración conjunta relativa al Reglamento CE n.o 1049/2001, por la que el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión instan a las demás instituciones a adoptar unas normas internas relativas al acceso del público a los documentos que tengan en cuenta los principios y limitaciones fijados por dicho Reglamento (4),

Considerando que la elaboración de una lista de documentos directamente accesibles de conformidad con el artículo 78, apartado 2, del Reglamento interno del Comité de las Regiones y las modalidades de ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a los documentos del Comité deben combinarse en una sola decisión con el fin de facilitar la transparencia para los ciudadanos,

DECIDE:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1

Beneficiarios, ámbito de aplicación y modalidades de acceso

1. Todo ciudadano de la Unión, así como toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, tendrá derecho a acceder a los documentos del Comité de las Regiones (en lo sucesivo, «el Comité»), con arreglo a los principios, condiciones y limitaciones que se establecen en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y a las disposiciones particulares previstas en la presente Decisión.

2. A efectos de la presente Decisión, se entenderá por «documentos del Comité» todo contenido, en el sentido del artículo 3, letra a), del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, que haya sido elaborado o recibido por uno de los órganos del Comité o por la Secretaría General del Comité.

3. El Comité facilitará el acceso del público a sus documentos a través del registro establecido en el capítulo II y previa solicitud con arreglo a lo dispuesto en el capítulo III.

CAPÍTULO II

REGISTRO DE DOCUMENTOS DEL COMITÉ

Artículo 2

1. En aplicación del artículo 11 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, se crea en la institución un registro de documentos.

2. Los documentos del Comité mencionados en la lista anexa a la presente Decisión y los documentos a los que se haya concedido acceso en virtud del capítulo III de la presente Decisión serán directamente accesibles a los ciudadanos en formato electrónico en el registro.

3. El Comité podrá decidir incluir en el registro documentos distintos de los mencionados en el apartado 2. En tal caso, el Comité decidirá, teniendo en cuenta la naturaleza de cada documento, bien facilitar el acceso directo del documento a los ciudadanos en formato electrónico en el registro, bien incluir en el registro únicamente un número de referencia para el documento, el asunto o una breve descripción de su contenido y la fecha en la que se recibió o se redactó y se inscribió en el registro.

CAPÍTULO III

PROCEDIMIENTO DE ACCESO PREVIA SOLICITUD

Artículo 3

Documentos accesibles previa solicitud

Los documentos del Comité que no figuren en la lista anexa a la presente Decisión serán, en la medida de lo posible, accesibles a los ciudadanos, a petición de los mismos, dentro de los límites establecidos en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

Artículo 4

Solicitud inicial

1. Presentación

1.1.

Las solicitudes de acceso a un documento se enviarán a la Secretaría General del Comité en cualquier forma escrita, incluso en formato electrónico, en una de las lenguas enumeradas en el artículo 1 del Reglamento n.o 1/1958, por el que se fija el régimen lingüístico de la Comunidad Económica Europea (5).

1.2.	La solicitud deberá estar formulada de forma suficientemente precisa e incluir los elementos que permitan identificar el o los documentos solicitados, así como el nombre y los datos de contacto del solicitante.

1.3.	Si una solicitud no es lo bastante precisa, la institución instará al solicitante a formularla con más claridad y le prestará la debida asistencia; en este caso, el plazo de respuesta se suspenderá hasta el momento en que la institución disponga de dicha información.

1.4.	En caso de solicitud reiterada o de solicitudes sucesivas de documentos de gran extensión o de gran número de documentos, la institución podrá tratar de llegar a un arreglo amistoso con el solicitante.

1.5.	El solicitante no estará obligado a justificar su solicitud.

2. Tramitación

2.1.	Toda solicitud de acceso a un documento que se halle en posesión del Comité será asignada el mismo día de su inscripción en el registro al servicio encargado de la gestión de las solicitudes, el cual deberá acusar recibo, redactar la respuesta y proporcionar el documento en el plazo previsto.

2.2.

Cuando la solicitud corresponda a un documento elaborado por el Comité que pueda hallarse sujeto a una de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, el servicio del registro se dirigirá al autor del documento, el cual propondrá la tramitación adecuada en un plazo de cinco días laborables.

2.3.

Cuando las dudas sobre la difusión afecten a documentos procedentes de terceros, el Comité consultará con estos y les concederá un plazo no inferior a cinco días laborables para manifestarse con el fin de decidir si cabe aplicar una de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

2.4.

Cuando la solicitud presentada ante el Comité se refiera a un documento que tenga su origen en otra institución y que todavía no haya sido hecho público por esta institución, el Comité dará a la institución responsable del documento un plazo no inferior a cinco días laborables para manifestar sus eventuales reservas sobre la divulgación del documento.

2.5.	De no recibirse respuesta de los autores terceros o de la institución de la que procede el documento en el plazo prescrito, el Comité continuará la tramitación.

3. Decisión

3.1.

Cuando se conceda el acceso al documento solicitado, el Comité facilitará al solicitante, en el plazo de quince días laborables a partir del registro de la solicitud, el documento solicitado. El director de la Dirección A será responsable de las respuestas que concedan acceso a los documentos solicitados.

3.2.

En caso de denegarse el acceso al documento solicitado, el Comité notificará por escrito al solicitante, en el plazo de quince días laborables a partir del registro de la solicitud, los motivos de la denegación total o parcial e informará al solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria. La ausencia de respuesta por parte del Comité en el plazo establecido dará derecho al solicitante a presentar una solicitud confirmatoria. El secretario general será responsable de las respuestas que denieguen el acceso total o parcial a los documentos solicitados.

3.3.

Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en los apartados 3.1 y 3.2 podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.

3.4.	El director de la Dirección A y el secretario general podrán delegar sus respectivas facultades mencionadas en los apartados 3.1 y 3.2.

Artículo 5

Solicitudes confirmatorias

1. Presentación

1.1.	Las solicitudes confirmatorias se enviarán al Comité en un plazo de 15 días hábiles a partir de la recepción de la denegación total o parcial de acceso al documento solicitado o, a falta de respuesta a la solicitud inicial, del vencimiento del plazo fijado para la respuesta.

1.2.	La solicitud confirmatoria deberá formularse respetando las mismas exigencias formales previstas para la solicitud inicial.

2. Tramitación

Lo dispuesto en el artículo 4, apartado 2, de la presente Decisión se aplicará por analogía a la tramitación de las solicitudes confirmatorias; no obstante, el Comité no estará obligado a acusar recibo de la solicitud confirmatoria.

3. Decisión

3.1.	En caso de que se conceda el acceso al documento solicitado, el Comité, en el plazo de quince días a partir del registro de la solicitud confirmatoria, facilitará al solicitante el documento solicitado. El presidente será responsable de las respuestas que den acceso a los documentos solicitados.

3.2.

En caso de que se deniegue el acceso al documento solicitado, el Comité, en el plazo de quince días laborables a partir del registro de la solicitud confirmatoria, notificará por escrito al solicitante los motivos de la denegación total o parcial e informará al solicitante de los recursos de que dispone. El presidente será responsable de las respuestas denegatorias, en todo o en parte, de los documentos solicitados.

3.3.

Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado anterior podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.

3.4.	El presidente podrá delegar las facultades mencionadas en los apartados 3.1 y 3.2.

Artículo 6

Vías de recurso

Si el Comité deniega el acceso total o parcial a un documento tras una solicitud confirmatoria o si no responde en el plazo fijado, el solicitante tendrá la posibilidad de interponer un recurso judicial contra el Comité o de presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo con arreglo a las condiciones previstas en los artículos 263 y 228 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, respectivamente.

Artículo 7

Entrega de los documentos y coste

1. Entrega de los documentos

1.1.	Los documentos se entregarán en papel o en soporte electrónico, tomando plenamente en consideración la preferencia del solicitante.

1.2.	Si el Comité u otra institución ya ha divulgado el documento y este es de fácil acceso, el Comité podrá proporcionar acceso al mismo informando al solicitante sobre la forma de obtenerlo.

2. Coste de la respuesta

Podrá requerirse al solicitante que corra con los gastos de realización y envío de las copias de veinte o más páginas de tamaño A4. No obstante, dichos gastos no podrán exceder el coste real de la operación. El suministro en formato electrónico será gratuito.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 8

Medidas de ejecución

El secretario general deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar la ejecución de las presentes disposiciones.

Artículo 9

Derogación de la Decisión n.o 64/2003 y de la Decisión n.o 128/2003

La presente Decisión deroga la Decisión n.o 64/2003 de la Mesa del Comité de las Regiones, de 11 de febrero de 2003, relativa al acceso público a los documentos del Comité de las Regiones, y la Decisión de la Mesa n.o 128/2003, de 17 de junio de 2003, relativa al acceso público a los documentos del Comité de las Regiones mediante el registro electrónico de documentos.

Artículo 10

Entrada en vigor

La presente Decisión entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Hecho en Bruselas, el 9 de octubre de 2020.

Por la Mesa del Comité de las Regiones

Apostolos TZITZIKOSTAS

Presidente

(1) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) DO L 295 de 21.11.2018, p. 39.

(3) DO L 160 de 28.6.2003, p. 96.

(4) DO L 173 de 27.6.2001, p. 5.

(5) DO P 017 de 6.10.1958, p. 385.

ANEXO

Lista de documentos del Comité de las Regiones directamente accesibles al público

1. Documentos relativos a la actividad política

Solicitudes y exposiciones de motivos para la elaboración de un Dictamen de iniciativa

Atribuciones de consultas

Proyectos de Dictamen en comisión temática

Proyectos de Dictamen prospectivo en comisión temática

Proyectos de Informe en comisión temática

Proyectos de Informe prospectivo en comisión temática

Proyectos de Resolución en comisión

Notas informativas facilitadas a los miembros en reuniones de comisión

Enmiendas al proyecto de Dictamen en comisión

Enmiendas al proyecto de Dictamen prospectivo en comisión

Enmiendas al proyecto de Informe en comisión

Enmiendas al proyecto de Informe prospectivo en comisión

Enmiendas al proyecto de Resolución en comisión

Proyectos de Dictamen en el pleno

Proyectos de Dictamen prospectivo en el pleno

Proyectos de Informe en el pleno

Proyectos de Informe prospectivo en el pleno

Proyectos de Resolución en el pleno

Notas informativas/Notas de información presentadas en el pleno

Enmiendas al proyecto de Dictamen presentadas en el pleno

Enmiendas al proyecto de Dictamen prospectivo presentadas en el pleno

Enmiendas al proyecto de Informe presentadas en el pleno

Enmiendas al proyecto de Informe prospectivo presentadas en el pleno

Enmiendas al proyecto de Resolución presentadas en el pleno

Actas de las deliberaciones en el pleno

Dictámenes del Comité (Europeo) de las Regiones

Dictámenes prospectivos del Comité (Europeo) de las Regiones

Informes de comisión en los que se exponen los motivos por los que se ha interpuesto un recurso por incumplimiento del principio de subsidiariedad o de la obligación de consultar al Comité

Informes del Comité (Europeo) de las Regiones

Informes prospectivos del Comité (Europeo) de las Regiones

Resoluciones del Comité (Europeo) de las Regiones

Decisiones de no elaborar un dictamen

2. Documentos relativos a la organización y funcionamiento de los órganos decisorios del Comité

Proyecto de Reglamento interno

Enmiendas al proyecto de Reglamento interno

Reglamento interno

Informes sobre la revisión del Reglamento interno

Decisiones del Pleno relativas a la elección de los miembros de la Mesa

Decisiones del Pleno relativas a la constitución de comisiones

Decisiones de la Mesa relativas a la constitución de grupos de trabajo, comités consultivos mixtos, grupos interregionales, grupos operativos y otros órganos políticos

Decisiones del Pleno relativas al nombramiento del presidente

Decisiones del Pleno relativas al nombramiento del vicepresidente primero

3. Documentos relativos a la estrategia política del CDR

Proyectos de Declaración

Declaraciones

Informes de evaluación anual

Informes de evaluación de fin de mandato

Síntesis e informes sobre el impacto de los dictámenes del CDR

Síntesis e informes anuales de actividad

Prioridades políticas

Programas políticos de principio de mandato

Programas de trabajo de las comisiones temáticas del CDR

4. Documentos relativos a los trabajos de los órganos del Comité

Documentos de la Mesa

Composición

Convocatorias

Proyectos de orden del día

Listas de asistencia

Notas de la Mesa

Calendarios de reuniones

Actas

Conferencia de Presidentes

Órdenes del día

Documentos del pleno

Convocatorias

Proyectos de orden del día

Actas

Listas de asistencia

Declaraciones y discursos de oradores externos invitados

Documentos de las comisiones temáticas del Comité (además de los mencionados en el punto 1), comités consultivos mixtos, grupos de trabajo, grupos interregionales, grupos operativos y otros órganos políticos del Comité

Prioridades políticas (incluidas en los planes de acción y los programas de trabajo)

Programas políticos de principio de mandato

Informes de actividad e informes temáticos

Recomendaciones

Composición

Convocatorias

Proyectos de orden del día

Actas

Listas de asistencia

Propuestas de actividades fuera de la sede

Presentaciones relacionadas con debates temáticos o dictámenes

Presidencia

Declaraciones y discursos del presidente

Declaraciones y discursos de los vicepresidentes

Miembros

Nombramientos de los miembros

Cartas de dimisión de los miembros

Fines de mandato de los miembros

Declaraciones de intereses financieros

Gastos e indemnizaciones

Normas relativas al reembolso de los gastos de transporte y al abono de las dietas de viaje y de reunión calculadas a tanto alzado en favor de los miembros

Documentos de los grupos políticos

Constitución de los grupos

Reuniones entre los presidentes de las comisiones y el presidente del Comité

Convocatorias

Órdenes del día

Seminarios y conferencias

Convocatorias de reuniones, seminarios y conferencias

Documentos de seguimiento

5. Documentos de las redes y plataformas del CDR

Agrupación Europea de Cooperación Territorial (AECT)

Registro

Decisiones nacionales

Red de Seguimiento de la Subsidiariedad (RSS)

Programas de trabajo sobre la subsidiariedad

Informes anuales sobre la subsidiariedad

Estudios

Órdenes del día de la Conferencia sobre la Subsidiariedad

Folletos

Informes de consulta

Contribuciones de socios de la RSS

Plataforma Europa 2020

Informes de seguimiento

Lista de miembros

Plataforma de división de poderes

Estudios de división de poderes

6. Documentos relativos a la actividad de comunicación e investigación

Documentos estratégicos

Estrategias de comunicación del Comité

Planes de acción en materia de comunicación anuales

Informes anuales en materia de comunicación (sobre las actividades del año anterior)

Otros documentos

Comunicados de prensa

Boletines electrónicos (distribuidos a través del sistema de suscripción disponible en la página inicial de la página web)

Organización de actos (conferencias, mesas redondas, audiencias públicas, talleres, etc.)

Convocatorias de reuniones (conferencias, mesas redondas, audiencias públicas, talleres, etc.) abiertas al público

Información a los miembros sobre los actos organizados por el Comité

Programas de los actos organizados por el Comité

Síntesis/análisis/evaluaciones de los actos organizados por el Comité

Estudios realizados por el Comité

Estudios

Programas de investigación de la Mesa

Guías de los miembros

Guía para los ponentes

Guía para los miembros

7. Documentos relativos a las relaciones con terceros

Acuerdos de cooperación

Comunicaciones con instituciones y órganos europeos e internacionales

Comunicaciones con Estados miembros

Comunicaciones con entes locales y regionales

Comunicaciones con organizaciones internacionales

Comunicaciones con asociaciones

Agrupaciones Europeas de Cooperación Territorial

8. Documentos relativos a la administración, la planificación y la presentación de informes del Comité

Contratación y períodos de prácticas

Anuncios de vacantes

Declaraciones de confidencialidad relativas a la contratación de funcionarios, comisiones de servicios de expertos nacionales

Normas aplicables a los expertos nacionales en comisión de servicios en el Comité

Normas relativas al programa de prácticas del Comité

Normas relativas a la participación financiera en los gastos de viaje en que se haya incurrido realmente al principio y al final de los períodos de prácticas de becarios en los servicios del Comité

Procedimientos de licitación

Condiciones generales de las órdenes de compra (contratos de escasa cuantía)

Declaraciones de confidencialidad relativas a los procedimientos de contratación pública

Anuncios de licitación publicados en el Diario Oficial

Anuncios de adjudicación publicados en el Diario Oficial

Publicación ex ante de los próximos contratos de escasa cuantía y de cuantía media

Lista de contratos de escasa cuantía y de cuantía media firmados por el Comité el año anterior

Lista de contratos específicos y de órdenes de pedido sobre la base de un contrato marco firmado por el CDR el año anterior

Normas para la denuncia de irregularidades y declaraciones de actividades externas de altos funcionarios

Declaración de confidencialidad relativa a la protección de datos durante los procesos de denuncia de irregularidades

Normas sobre denuncia de irregularidades

Acuerdos administrativos entre el CDR y la OLAF

Información anual sobre las actividades profesionales de antiguos altos funcionarios