DOUE-L-2020-80252
Europeo
Unión Europea
Reglamento
20191220

Reglamento interno de Eurojust.
Diario Oficial de la Unión Europea
20200224
50
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/doue/2020/050/L00001-00009.pdf
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20191220
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Administración de Justicia
Eurojust
Organismo y agencia CE
Unión Europea
DE CONFORMIDAD con
el Reglamento 2018/1727, de 14 de noviembre
EN RELACIÓN con
la Decisión 2019/2250, de 19 de diciembre
Administración de Justicia
Unión Europea
EL COLEGIO DE EUROJUST,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, y en particular su artículo 85,
Visto el Reglamento (UE) 2018/1727 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 14 de noviembre de 2018, sobre la Agencia de la Unión Europea para la Cooperación Judicial Penal (Eurojust) y por el que se sustituye y deroga la Decisión 2002/187/JAI del Consejo, denominado en lo sucesivo «Reglamento sobre Eurojust», y en particular su artículo 5, apartado 5,
Visto el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos u organismos de la Unión y a la libre circulación de estos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE, denominado en lo sucesivo «Reglamento 2018/1725»,
Considerando la aprobación por el Consejo de este Reglamento Interno de Eurojust por Decision de Ejecución (UE) 2019/2250 de 19 de diciembre de 2019,
HA ADOPTADO EL SIGUIENTE REGLAMENTO INTERNO DE EUROJUST EL 20 DE DICIEMBRE DE 2019:
CAPÍTULO I
El Colegio
Artículo 1
El presidente y los vicepresidentes de Eurojust
1. El presidente ejercerá sus funciones en nombre del Colegio. Además de las funciones previstas en el artículo 11, apartado 2, del Reglamento sobre Eurojust, el presidente:
a) firmará las comunicaciones oficiales del Colegio, inclusive las relativas a asuntos financieros, de conformidad con las normas financieras de Eurojust;
b) decidirá el lugar, la fecha y la hora de las reuniones del Colegio, elaborará el orden del día provisional, iniciará y clausurará las reuniones, moderará los debates y supervisará la aplicación por el director administrativo de las decisiones adoptadas por el Colegio;
c) invitará a las personas que asistan las reuniones del Colegio;
d) preparará los trabajos del Colegio cuando este ejerza sus funciones operativas.
2. Los vicepresidentes desempeñarán aquellas funciones establecidas en el artículo 11, apartado 2, del Reglamento sobre Eurojust que les encomiende el presidente. Sustituirán al presidente en caso de que este no pueda desempeñar sus funciones con arreglo a lo dispuesto en el artículo 11, apartado 3, del Reglamento sobre Eurojust y el artículo 2, apartado 2, del presente Reglamento Interno.
Artículo 2
Elección del presidente de Eurojust
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11, apartado 1, del Reglamento sobre Eurojust, el Colegio elegirá un presidente de entre los miembros nacionales, por mayoría de dos tercios de sus miembros.
2. El presidente convocará una elección un mes antes de que finalice su mandato. En caso de que el cargo de presidente quede vacante antes de que finalice el mandato estipulado, el vicepresidente que en ese momento cuente con más años de servicio en Eurojust convocará inmediatamente una reunión del Colegio para la elección del presidente, que se celebrará en el plazo de un mes a partir de la fecha en que el puesto quede vacante. Durante el periodo provisional, sustituirá al presidente el vicepresidente con más años de servicio, o el de más edad en caso de igualdad de antigüedad.
3. El presidente o el vicepresidente, al convocar la reunión para la elección del presidente, abrirá oficialmente el plazo para la presentación de candidaturas. Los miembros nacionales que deseen ser elegidos presentarán su candidatura por escrito al jefe de la Secretaría Administrativa, acompañada de una carta de motivación, al menos diez días hábiles antes de la reunión en la que vayan a celebrarse las elecciones y antes de las 12:00, hora central europea. El jefe de la Secretaría Administrativa informará al Colegio, cuando reciba la candidatura, del nombre del candidato. Transcurrido el plazo, el jefe de la Secretaría Administrativa entregará las cartas de motivación al Colegio. En la reunión del Colegio inmediatamente anterior a aquella en que tenga lugar la elección, los candidatos presentarán sus candidaturas al Colegio.
4. La elección se celebrará bajo la presidencia del presidente o de un vicepresidente si este no es candidato a la elección, o del miembro nacional que en ese momento cuente con más años de servicio en Eurojust o el de más edad de entre los miembros nacionales en caso de igualdad de antigüedad en Eurojust, si no son candidatos a las elecciones.
5. A la elección asistirán el director administrativo y el jefe de la Secretaría Administrativa. Podrán asistir, en calidad de observadores, representantes del Parlamento Europeo y del Consejo.
6. La persona que presida verificará el cuórum al comienzo de la reunión. En caso de que un miembro nacional no pueda asistir a la elección, podrá enviar a un representante u otorgar un mandato, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6, apartados 3 y 4, del presente Reglamento Interno.
7. La elección se realizará mediante votación secreta. El director administrativo llamará a votar a los miembros del Colegio o a sus representantes, uno por uno, según la lista de orden protocolario de los Estados miembros de la Unión Europea (en lo sucesivo, «lista protocolaria de la UE»). El representante de la Comisión Europea será el último en emitir su voto. Una vez que todos los miembros del Colegio o sus representantes hayan votado, el funcionario electoral abrirá la urna y procederá al escrutinio.
8. Se considerará elegido en primera vuelta el candidato que obtenga una mayoría de dos tercios de los miembros del Colegio. En caso de que ningún candidato alcance una mayoría de dos tercios, se celebrará inmediatamente después una segunda vuelta entre los dos candidatos que hayan obtenido más votos en la primera. En caso de empate entre tres o más candidatos con el mayor número de votos, todos ellos pasarán a una segunda vuelta. En caso de empate entre dos o más candidatos con el segundo mayor número de votos, todos estos candidatos más el candidato que hubiera obtenido el mayor número de votos pasarán a la segunda vuelta.
9. Se considerará elegido en segunda vuelta el candidato que obtenga una mayoría de dos tercios de los miembros del Colegio. En caso de que ningún candidato alcance una mayoría de dos tercios, se celebrará inmediatamente después una tercera ronda siguiendo las mismas reglas del apartado 8 del presente artículo.
10. Se considerará elegido en tercera vuelta el candidato que obtenga una mayoría de dos tercios de los miembros del Colegio. En caso de que ningún candidato alcance una mayoría de dos tercios, se iniciará inmediatamente un nuevo proceso electoral. Entretanto, seguirá ejerciendo las funciones de presidente el antiguo presidente o un vicepresidente, en las condiciones establecidas en el apartado 2, hasta que sea nombrado un sucesor.
11. El director administrativo anunciará los resultados de la elección. La persona que presida las elecciones, el director administrativo, el director de la Secretaría Administrativa y los observadores firmarán las actas de escrutinio. Las actas de escrutinio reflejarán el número de miembros del Colegio presentes o representados, el número de papeletas, el número de votos válidos, nulos y en blanco, los resultados de los votos emitidos por vuelta y por candidato, por orden alfabético de apellidos, y el resultado final.
12. Los resultados de la elección del presidente de Eurojust se comunicarán al Parlamento Europeo, al Consejo, a la Comisión Europea y a los Estados miembros.
Artículo 3
Elección de los vicepresidentes de Eurojust
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11, apartado 1, del Reglamento sobre Eurojust, el Colegio elegirá dos vicepresidentes de entre los miembros nacionales, por mayoría de dos tercios de sus miembros.
2. El presidente convocará una elección un mes antes de que finalice el mandato de un vicepresidente. En caso de que el cargo de un vicepresidente quede vacante antes de que finalice el mandato estipulado, el presidente convocará inmediatamente una reunión del Colegio para la elección de un vicepresidente, que se celebrará en el plazo de un mes a partir de la fecha en que el puesto quede vacante. El vicepresidente no será sustituido durante el periodo transitorio.
3. El procedimiento de elección del presidente contemplado en el artículo 2, apartados 3 a 12, del presente Reglamento Interno se aplicará, mutatis mutandis, a la elección de los vicepresidentes, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 4 del presente artículo.
4. En caso de que ningún candidato alcance una mayoría de dos tercios de los miembros del Colegio en la segunda vuelta, se celebrará inmediatamente una tercera vuelta para elegir por mayoría simple al candidato con el mayor número de votos. En caso de empate en la tercera vuelta, se considerará elegido el candidato que en ese momento cuente con más años de servicio en Eurojust. En caso de periodos discontinuos de servicio en Eurojust, el Colegio solo considerará el periodo de servicio inmediatamente anterior a la elección.
Artículo 4
Destitución del presidente y de los vicepresidentes de Eurojust
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11, apartado 6, del Reglamento sobre Eurojust, si el presidente o un vicepresidente deja de cumplir las condiciones exigidas para el ejercicio de sus funciones, podrá ser destituido por el Colegio a propuesta de un tercio de sus miembros. La decisión se adoptará mediante votación secreta. La decisión de destitución se adoptará por mayoría de dos tercios de los miembros del Colegio, excluidos el presidente o el vicepresidente afectado.
2. El presidente o el vicepresidente de que se trate recibirán una copia de la petición de destitución y comparecerán ante el Colegio antes de que este resuelva sobre su destitución.
3. Si el Colegio resuelve la destitución del presidente o de un vicepresidente, se convocará de inmediato una elección de conformidad con lo dispuesto en los artículos 2 o 3 del presente Reglamento Interno.
4. Se informará al Parlamento Europeo, el Consejo, la Comisión Europea y los Estados miembros de la destitución de un presidente o de un vicepresidente de Eurojust.
Artículo 5
Reuniones del Colegio
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13, apartado 2, del Reglamento sobre Eurojust, el Colegio se reunirá al menos una vez al mes. El calendario y la ubicación de las reuniones del Colegio estarán sujetos a una decisión anual del Colegio en la que se aprobará el calendario de reuniones. Cuando las circunstancias así lo requieran, y siempre que la mayoría de los miembros del Colegio no presenten objeciones, el presidente podrá modificar la fecha o la hora de inicio de las reuniones, comunicándolo al Colegio. El Colegio celebrará más reuniones por iniciativa del presidente, bien a instancias de la Comisión Europea para discutir las funciones administrativas del Colegio, o bien si así lo solicita al menos un tercio de sus miembros.
2. Las reuniones del Colegio se celebrarán en la sede de Eurojust. Excepcionalmente, el Colegio podrá decidir celebrar una reunión en otro lugar, si está debidamente justificado, a propuesta del presidente.
3. En ausencia del presidente y de los vicepresidentes, presidirá las reuniones del Colegio el miembro nacional que en ese momento cuente con más años de servicio en Eurojust.
4. Las reuniones del Colegio no serán públicas, y los debates serán confidenciales. El Colegio podrá decidir reunirse en una sesión a la que podrá restringirse la asistencia.
5. Por lo que se refiere a la asistencia de quienes no sean miembros del Colegio a las reuniones del Colegio:
a) el director administrativo asistirá a las reuniones del Colegio convocadas para el ejercicio de sus funciones de gestión y podrá ser invitado por el presidente a asistir a aquellas reuniones del Colegio en las que se debatan cuestiones operativas, sin derecho a voto en ambos casos;
b) el presidente podrá invitar a cualquier persona cuya opinión pueda ser de interés, y en particular a los fiscales de enlace de terceros países destinados a Eurojust, a asistir a las reuniones del Colegio en calidad de observadores, sin derecho a voto;
c) el presidente valorará el orden del día de las reuniones del Colegio con el fin de determinar las cuestiones que sean pertinentes para el ejercicio de las funciones de la Fiscalía Europea. El presidente invitará a un representante de la Fiscalía Europea a que asista a estas reuniones, sin derecho a voto. El presidente facilitará al representante de la Fiscalía Europea los documentos pertinentes en los que se base el orden del día;
d) los miembros del Colegio podrán contar excepcionalmente con la asistencia de asesores o expertos, cuando proceda. Todo miembro del Colegio que solicite asistencia por parte de asesores o expertos comunicará al presidente los nombres de los asesores o expertos al menos diez días hábiles antes de la celebración de la reunión del Colegio, especificando el punto del orden del día al que se le invitará. El presidente lo comunicará por escrito a los miembros del Colegio y decidirá si procede enviar una invitación teniendo en cuenta cualesquiera objeciones que se planteen.
6. El presidente preparará el orden del día provisional de cada reunión del Colegio. En el orden del día provisional figurarán los puntos que soliciten los miembros del Colegio y los que el presidente, el Consejo Ejecutivo o el director administrativo estimen oportuno.
7. El orden del día provisional, junto con los documentos pertinentes, será remitido por la Secretaría Administrativa a los miembros del Colegio con una antelación de al menos cinco días hábiles antes de la fecha de la reunión. Cuando se convoque una reunión adicional, el orden del día provisional podrá enviarse veinticuatro horas antes de la reunión. En el orden del día provisional relativo a la decisión constarán solamente aquellos puntos para los que se hayan presentado los documentos pertinentes. El presidente podrá imponer límites de tiempo indicativos para el debate de cada punto del orden del día y limitar el número de intervenciones y el tiempo de intervención.
8. Al comienzo de cada reunión, el Colegio aprobará el orden del día. Podrán debatirse cuestiones urgentes y puntos que no figuren en el orden del día provisional, sobre los que podrá resolverse con el acuerdo de los miembros del Colegio. El Colegio podrá resolver también sobre el recurso al procedimiento escrito o a procedimientos de consulta preparatorios con arreglo a lo dispuesto en los artículos 7 y 8 del presente Reglamento Interno.
9. El presidente informará al Colegio de cualesquiera asuntos que sean de interés para este, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11, apartado 2, letra b), del Reglamento sobre Eurojust. La Secretaría Administrativa podrá distribuir la información a los miembros del Colegio por escrito. A instancias de cualquier miembro del Colegio, podrá incluirse en el orden del día del Colegio un punto informativo para que el Colegio lo estudie.
10. Los miembros del Colegio podrán formular al Director Administrativo preguntas de interés general relativas a su ámbito de competencias. El director administrativo responderá en la primera reunión del Colegio en que sea posible, tras la recepción de las preguntas.
Artículo 6
Cuórum y votación
1. Para que se constituya el cuórum deberán estar presentes dos tercios de los miembros del Colegio. En ausencia de un miembro nacional, para la determinación del cuórum se tendrá en cuenta la presencia de su adjunto o de un asistente que tenga el estatuto contemplado en el artículo 7, apartado 4, del Reglamento sobre Eurojust.
2. En caso de que no se alcance el cuórum necesario, el presidente proseguirá la reunión sin tomar nota de ninguna decisión formal. Los puntos pertinentes del orden del día podrán tratarse en la siguiente reunión del Colegio o mediante procedimiento escrito, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del presente Reglamento Interno.
3. Todo miembro nacional que no pueda asistir a una reunión del Colegio y no esté representado por un adjunto o un asistente que tenga la condición a que se refiere el artículo 7, apartado 4, del Reglamento sobre Eurojust podrá delegar el voto en otro miembro nacional, que votará en su nombre. Podrá admitirse un máximo de un voto por delegación por cada miembro nacional.
4. Todo miembro nacional que recurra a un delegado deberá comunicar por escrito a la Secretaría Administrativa la identidad del delegado, los puntos del orden del día para los que la delegación sea válida y cualesquiera posibles limitaciones del voto por delegación. El voto por delegación será válido únicamente para la reunión para la que se haya otorgado.
5. El Colegio podrá resolver sobre un asunto cuando el presidente considere que el punto ha sido suficientemente debatido.
6. Conforme a lo dispuesto en el artículo 14, apartado 1, del Reglamento sobre Eurojust, salvo que se indique lo contrario, y cuando no se pueda alcanzar el consenso, el Colegio adoptará sus decisiones por mayoría de sus miembros.
7. El consenso se considerará alcanzado cuando ningún miembro del Colegio se oponga expresamente. El Colegio solamente podrá efectuar una votación cuando el presidente constate que no hay consenso. La mayoría de los miembros del Colegio se determina conforme a la composición del Colegio prevista en el artículo 10, apartado 1, del Reglamento sobre Eurojust.
8. Conforme a lo dispuesto en el artículo 14, apartado 2, del Reglamento sobre Eurojust, cada miembro del Colegio dispondrá de un voto. Cuando se ausente un miembro con derecho a voto, su adjunto tendrá derecho a ejercer el derecho a voto a reserva de las condiciones establecidas en el artículo 7, apartado 7, del Reglamento sobre Eurojust. En ausencia del adjunto, su asistente también tendrá derecho a ejercer el derecho a voto a reserva de lo dispuesto en el artículo 7, apartado 7, del Reglamento sobre Eurojust.
9. Salvo disposición contraria del presente Reglamento Interno, la votación se efectuará a mano alzada o, en caso de que se impugne este método, por votación nominal. A propuesta del presidente o a petición de un tercio de los miembros del Colegio, el Colegio podrá decidir que se recurra al voto secreto. El presidente dejará constancia de la distribución de los votos emitidos. Se hará constar en el acta de la reunión toda opinión minoritaria manifestada si así lo solicita el miembro del Colegio que la haya manifestado.
Artículo 7
Procedimiento escrito
1. En caso de urgencia, cuando una decisión no pueda aplazarse y sea preciso adoptarla antes de que pueda convocarse el Colegio, el presidente podrá recurrir a un procedimiento escrito. También podrá recurrirse al procedimiento escrito para cuestiones ya tratadas por el Colegio de conformidad con lo dispuesto en los artículos 5, apartado 8, y 6, apartado 2, del presente Reglamento Interno.
2. El presidente dará a los miembros del Colegio, como mínimo, tres días hábiles para que respondan, a partir de la fecha de envío electrónico del proyecto de decisión. En casos excepcionales, el presidente podrá decidir un plazo más corto.
3. Las propuestas de decisión adoptadas mediante procedimiento escrito no serán modificadas, y se aprobarán o rechazarán en su totalidad. En caso de que no se haya recibido respuesta en el plazo establecido, se considerará que el miembro del Colegio se ha abstenido en la votación.
4. Una decisión quedará adoptada cuando al menos dos tercios de los miembros del Colegio hayan respondido por escrito y se haya obtenido la mayoría necesaria.
5. En caso de que no se alcance el cuórum o la mayoría de votos necesaria, el presidente podrá volver a iniciar el procedimiento escrito o aplazar el asunto a la siguiente reunión del Colegio.
6. El presidente dará por concluido el procedimiento escrito. A tal fin se enviará una notificación a los miembros del Colegio.
Artículo 8
Procedimiento de consulta preparatorio
1. El presidente, cuando lo considere oportuno para preparar un debate en el Colegio, podrá iniciar un procedimiento de consulta preparatorio por medios electrónicos. Se facilitará a los miembros del Colegio la información necesaria.
2. Los procedimientos de consulta preparatorios tendrán una duración de siete días hábiles, a menos que el presidente decida otra cosa por razones de urgencia. Transcurrido el plazo, el iniciador de la propuesta de examen del Colegio emitirá un documento revisado que refleje las observaciones formuladas por los miembros del Colegio.
Artículo 9
Grupos
1. El Colegio podrá establecer grupos de trabajo que faciliten al Colegio asesoramiento y conocimientos especializados.
2. El mandato, la composición y el funcionamiento práctico de estos grupos de trabajo se determinarán mediante una Decisión de Ejecución del Colegio.
CAPÍTULO II
Consejo Ejecutivo
Artículo 10
Composición del Consejo Ejecutivo
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16, apartado 4, del Reglamento sobre Eurojust, se designará como miembros del Consejo Ejecutivo a dos miembros del Colegio distintos del presidente o los vicepresidentes en un sistema de rotación de dos años.
2. El orden de rotación para designar a los dos miembros del Colegio que deberán ser miembros del Consejo Ejecutivo se basará en la lista protocolaria de la UE. El Colegio realizará un sorteo para determinar el Estado miembro que constituirá el punto de partida del sistema de rotación dentro de dicha lista.
3. El representante del primer Estado miembro designado y el inmediatamente siguiente a este en la lista protocolaria de la UE serán miembros del Consejo Ejecutivo durante un periodo de dos años.
4. Al final de ese periodo de dos años, se nombrará a los miembros nacionales de los dos Estados miembros siguientes en la lista protocolaria de la UE para el periodo de dos años siguiente, excepto cuando dicho miembro nacional ejerza la función de presidente o vicepresidente, en cuyo caso se designará al miembro nacional del Estado miembro siguiente en la lista protocolaria de la UE.
5. Cuando el mandato de un miembro del Colegio finalice antes de haber completado un periodo de dos años en el seno del Consejo Ejecutivo, el nuevo miembro nacional del mismo Estado miembro será nombrado miembro del Consejo Ejecutivo durante el resto de dicho periodo de dos años. Cuando el mandato de un miembro nacional finalice sin que se haya nombrado un nuevo miembro nacional, su adjunto será nombrado miembro del Consejo Ejecutivo hasta que se nombre un nuevo miembro nacional o durante el resto de dicho periodo de dos años.
6. Ningún miembro nacional podrá ejercer dos mandatos consecutivos como miembro del Consejo Ejecutivo, salvo en su función de presidente o vicepresidente.
Artículo 11
Responsabilidades del Consejo Ejecutivo
1. El presidente presidirá el Consejo Ejecutivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16, apartado 5, del Reglamento sobre Eurojust. En caso de ausencia o indisponibilidad del presidente, el Consejo Ejecutivo estará presidido por el vicepresidente más antiguo, o por el de más edad en caso de igualdad de antigüedad. En caso de ausencia o indisponibilidad de los vicepresidentes, el Consejo Ejecutivo estará presidido por su miembro nacional más antiguo. En principio, los miembros del Consejo Ejecutivo asistirán en persona a las reuniones. Excepcionalmente, los miembros del Consejo Ejecutivo podrán asistir a las reuniones por videoconferencia.
2. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16, apartado 7, del Reglamento sobre Eurojust, el Consejo Ejecutivo se reunirá al menos una vez al mes. A iniciativa de su presidente, a petición de la Comisión Europea o si así lo solicitan al menos dos de sus otros miembros, podrán convocarse reuniones adicionales. El calendario y la ubicación de las reuniones del Consejo Ejecutivo estarán sujetos a una decisión anual de adopción de un calendario de reuniones.
3. Con arreglo a lo dispuesto en el artículo 16, apartado 4, del Reglamento sobre Eurojust, el director administrativo asistirá a las reuniones del Consejo Ejecutivo sin derecho a voto. El presidente podrá invitar a cualquier persona cuya opinión pueda ser de interés o a otros miembros de la administración a asistir a las reuniones del Consejo Ejecutivo en calidad de observadores, sin derecho de voto.
4. El presidente enviará a un representante de la Fiscalía Europea el orden del día de las reuniones del Consejo Ejecutivo y valorará con él la necesidad de que participe en esas reuniones. El presidente invitará a un representante de la Fiscalía Europea a que participe en las reuniones del Consejo Ejecutivo, sin derecho de voto, cuando se debatan cuestiones que sean pertinentes para el funcionamiento de la Fiscalía Europea, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16, apartado 8, del Reglamento sobre Eurojust.
5. La presencia, también si es por videoconferencia, de tres miembros del Consejo Ejecutivo como mínimo constituirá un cuórum. A falta de cuórum, el presidente dará por terminada la reunión y convocará otra reunión en el plazo de cinco días hábiles sin necesidad de exigir un cuórum determinado.
6. El presidente preparará el orden del día provisional del Consejo Ejecutivo en consulta con sus miembros y el director administrativo. El orden del día provisional se entregará a los participantes al menos cinco días hábiles antes de la celebración de la reunión, junto con los documentos pertinentes. El Consejo Ejecutivo aprobará el orden del día al comienzo de su reunión. Podrán debatirse cuestiones urgentes y puntos que no figuren en el orden del día provisional y podrán adoptarse decisiones al respecto con el acuerdo de los miembros del Consejo Ejecutivo.
7. En caso de urgencia, cuando una decisión no pueda aplazarse y sea preciso adoptarla antes de que pueda convocarse el Consejo Ejecutivo, el presidente podrá recurrir a un procedimiento escrito. El presidente dará a los miembros del Consejo Ejecutivo, como mínimo, tres días hábiles para que respondan, a partir de la fecha de envío electrónico del proyecto de decisión. En casos excepcionales, el presidente podrá decidir un plazo más corto para dichas respuestas. Se adoptará una decisión cuando haya respondido por escrito la mayoría de los miembros del Consejo Ejecutivo.
8. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16, apartado 5, del Reglamento sobre Eurojust, el Consejo Ejecutivo tomará sus decisiones por mayoría de sus miembros y los votos se emitirán a mano alzada. Cada miembro tendrá un solo voto. En caso de empate en la votación, el presidente tendrá voto de calidad.
9. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16, apartado 2, del Reglamento sobre Eurojust, el Consejo Ejecutivo podrá consultar al Colegio en el ejercicio de sus funciones. El presidente elaborará informes, como mínimo trimestralmente, dirigidos al Colegio sobre las actividades y decisiones del Consejo Ejecutivo.
10. La asistencia a las reuniones del Consejo Ejecutivo por parte de representantes de la Comisión Europea y de la Fiscalía Europea no tendrá ningún coste para Eurojust.
CAPÍTULO III
Otras disposiciones relacionadas con el Colegio y el Consejo Ejecutivo
Artículo 12
Declaraciones de intereses, conflictos de intereses, obligación de información y resolución de diferencias
1. Todos los miembros del Colegio, los adjuntos y los asistentes que tengan la condición a que se refiere el artículo 7, apartados 4 y 7, del Reglamento sobre Eurojust cumplimentarán, en el momento de asumir sus funciones, una declaración de intereses en el formato previsto en el Código Ético que deberá adoptarse mediante una Decisión de Ejecución del Colegio. Se procederá a cualquier modificación de los elementos enumerados en dichas declaraciones de intereses lo antes posible, y a más tardar en el plazo de un mes tras dicho cambio, a fin de garantizar la actualización de las declaraciones. El tratamiento de datos personales en la declaración de intereses se llevará a cabo de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (CE) n.o 2018/1725 y con las disposiciones en materia de protección de datos del Reglamento sobre Eurojust.
2. Sin perjuicio de la legislación nacional aplicable, todos los miembros del Colegio, los adjuntos y los asistentes informarán inmediatamente al presidente de cualquier conflicto de intereses real o aparente que surja en el ejercicio de sus funciones operativas o de gestión. Los adjuntos y asistentes lo harán a través de sus respectivos miembros nacionales. En materia operativa, los miembros nacionales, antes de informar al presidente, informarán también inmediatamente a los demás miembros nacionales que se vean o puedan verse afectados por tales conflictos de intereses en un caso concreto.
3. Todos los miembros del Colegio, los adjuntos y los asistentes evitarán toda situación que pueda dar lugar a un conflicto de intereses personales o que pueda percibirse como tal. No participarán en el tratamiento de un caso operativo en el que exista un conflicto de intereses o la percepción de un conflicto de intereses. No actuarán ni se expresarán de manera que afecte negativamente a la percepción pública de su imparcialidad.
4. Todos los miembros del Colegio, los adjuntos y los asistentes informarán al presidente sobre cualquier asunto que pueda afectar negativamente a la reputación o a los intereses de Eurojust. Los adjuntos y asistentes lo harán a través de sus respectivos miembros nacionales.
5. El presidente considerará las nuevas medidas que deban adoptarse en cualquiera de los casos mencionados en los apartados 1 a 4 del presente artículo, de conformidad con el Código Ético mencionado en el apartado 1 del presente artículo.
6. En caso de desacuerdo que afecte a uno o varios miembros nacionales del Colegio en el ejercicio de sus funciones, los interesados podrán informar al presidente, que podrá a su vez convocar una reunión urgente del Colegio para examinar la cuestión.
Artículo 13
La Secretaría Administrativa
1. El Colegio y el Consejo Ejecutivo estarán asistidos por una Secretaría Administrativa que trabajará en consulta con el presidente.
2. La Secretaría Administrativa, entre otras cosas, asistirá a las reuniones del Colegio y del Consejo Ejecutivo, elaborará y conservará las actas y preparará resúmenes de los resultados de dichas reuniones, y mantendrá registros de las actividades del Colegio y del Consejo Ejecutivo.
Artículo 14
Actas de las reuniones del Colegio y del Consejo Ejecutivo
1. Las actas de las reuniones del Colegio y del Consejo Ejecutivo contendrán, al menos, los nombres de las personas que asistan, un informe sobre los debates y las decisiones adoptadas.
2. El presidente enviará los proyectos de acta de las reuniones del Colegio y del Consejo Ejecutivo a los miembros del Colegio y a los miembros del Consejo Ejecutivo, respectivamente, para su adopción. Una vez aprobada, el acta será firmada por el presidente y el jefe de la Secretaría Administrativa y estará vinculada a un registro del que se encargará la Secretaría Administrativa. Las actas de las reuniones del Consejo Ejecutivo se distribuirán al Colegio a efectos informativos.
3. La Secretaría Administrativa redactará un proyecto de resumen de los resultados de las reuniones del Consejo Ejecutivo, que deberá ser aprobado por el presidente y que se publicará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 74, apartado 4, del Reglamento sobre Eurojust.
CAPÍTULO IV
Director administrativo
Artículo 15
El director administrativo
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17, apartado 2, del Reglamento sobre Eurojust, el director administrativo será nombrado por el Colegio a partir de una lista de candidatos propuesta por el Consejo Ejecutivo, en el marco de un procedimiento de selección abierto y transparente.
2. El Consejo Ejecutivo propondrá al Colegio el nombramiento de un tribunal para el procedimiento de nombramiento del director administrativo. El tribunal estará compuesto por dos miembros nacionales y un representante de la Comisión Europea.
3. Cuando proceda y tras una decisión del Colegio, podrá participar en el comité de selección una persona con la experiencia pertinente en la selección de puestos directivos, sin derecho a voto.
4. El Consejo Ejecutivo propondrá al Colegio la forma de lanzamiento de la convocatoria y podrá decidir el número de candidatos a los que se entrevistará como resultado de esta.
5. El tribunal entrevistará a los candidatos e informará al Consejo Ejecutivo de los resultados de sus deliberaciones. El Consejo Ejecutivo presentará al Colegio una lista de candidatos con una recomendación del candidato a elegir.
6. El Colegio nombrará al director administrativo por mayoría de sus miembros, cuando no pueda alcanzarse un consenso. Se procederá a la decisión mediante votación secreta.
7. El Consejo Ejecutivo adoptará normas de desarrollo sobre los procedimientos de selección y nombramiento, la renovación y resolución del contrato, el periodo de prueba y la evaluación anual del rendimiento del director administrativo.
CAPÍTULO V
Disposiciones finales
Artículo 16
Disposiciones transitorias para la elección de dos miembros nacionales para el primer periodo de dos años a partir del establecimiento del Consejo Ejecutivo
1. Para el primer periodo de dos años inmediatamente posterior al establecimiento del Consejo Ejecutivo, el Colegio elegirá como miembros de este a dos miembros nacionales que no sean el presidente o los vicepresidentes.
2. Serán elegidos los dos candidatos que logren el mayor número de votos. En caso de empate de votos entre los candidatos para el segundo puesto, se considerará elegido el candidato que en ese momento cuente con más años de servicio en Eurojust. En el caso de los periodos discontinuos de servicio en Eurojust, el Colegio solo considerará el periodo de servicio inmediatamente anterior a dicha elección.
3. El sorteo a que se refiere el artículo 10, apartado 2, del presente Reglamento Interno se efectuará inmediatamente después de la elección de los dos miembros nacionales que se mencionan en dicho artículo. Los miembros nacionales que representen a los dos Estados miembros designados asumirán sus funciones como miembros del Consejo Ejecutivo al final del mandato de los dos miembros nacionales elegidos, a no ser que entretanto hayan sido elegidos presidente o vicepresidente, en cuyo caso se designará al miembro nacional del Estado miembro siguiente en la lista protocolaria de la UE.
Artículo 17
Datos personales
El presente Reglamento Interno se completará con normas de procedimiento independientes sobre el tratamiento y la protección de los datos personales.
Artículo 18
Modificación del presente Reglamento Interno
1. El Colegio podrá modificar el presente Reglamento Interno siguiendo el mismo procedimiento que para su adopción, a propuesta del Consejo Ejecutivo o de un tercio de los miembros del Colegio.
2. Las modificaciones del presente Reglamento Interno se adoptarán por mayoría de dos tercios de sus miembros. Si no es posible alcanzar un acuerdo por mayoría de dos tercios, la decisión se tomará por mayoría simple en la siguiente reunión del Colegio.
Artículo 19
Publicación y entrada en vigor
El presente Reglamento Interno de Eurojust entrará en vigor el día de su adopción.
El presente Reglamento Interno se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea.