DOUE-L-2006-80442
Europeo
Unión Europea
Decisión
20041217
192/2006

Decisión nº 5/2004 del Comité de Embajadores ACP-CE, de 17 de diciembre de 2004, sobre el Reglamento financiero del Centro para el Desarrollo de la Empresa.
Diario Oficial de la Unión Europea
20060309
70
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52
62
/doue/2006/070/L00052-00062.pdf
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20050101
N
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L
Contabilidad
Estados ACP
Fondo Europeo de Desarrollo
Gestión presupuestaria
SE DICTA EN RELACIÓN
sobre auditoras: Decisión 2016/383, de 7 de marzo
Sistema financiero
Unión Europea
EL COMITÉ DE EMBAJADORES ACP-CE,
Visto el Acuerdo de asociación entre los Estados de África, del Caribe y del Pacífico, por una parte, y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por otra, firmado en Cotonú el 23 de junio de 2000 (1), denominado en lo sucesivo «el Acuerdo», y, en particular, su anexo III, artículo 2, apartado 6,
Visto el Acuerdo interno de 12 de septiembre de 2000 firmado entre los representantes de los Gobiernos de los Estados miembros, reunidos en el seno del Consejo, relativo a la financiación y la administración de la ayuda comunitaria con arreglo al Protocolo financiero del Acuerdo,
Visto el Reglamento financiero aplicable en relación con el noveno Fondo Europeo de Desarrollo (noveno FED),
Considerando lo siguiente:
(1) El Comité de Embajadores, tras la firma del Acuerdo, debe elaborar el Reglamento financiero del Centro para el Desarrollo de la Empresa, denominado en lo sucesivo «el Centro».
(2) El Comité de Embajadores debe establecer el procedimiento para la aprobación del presupuesto del Centro.
DECIDE:
I. PRINCIPIOS GENERALES
PRINCIPIOS DE UNIDAD, EXACTITUD PRESUPUESTARIA, EQUILIBRIO Y UNIDAD DE CUENTA
Artículo 1
1. Basándose en un programa de trabajo anual, con cálculo de costes, que se elaborará para cada ejercicio financiero, se efectuarán estimaciones de la totalidad de las partidas de ingresos y gastos del Centro, que se consignarán en el presupuesto.
2. Los ingresos y gastos consignados en el presupuesto estarán equilibrados.
Artículo 2
El presupuesto se elaborará y ejecutará en euros, y las cuentas se presentarán, asimismo, en euros. No obstante, a efectos del flujo de tesorería, el contable y, cuando se trate de cuentas de anticipos, los administradores de las mismas podrán efectuar operaciones en las monedas nacionales de los Estados ACP y de la UE.
Artículo 3
1. Los ingresos comprenderán la contribución del FED, los importes recaudados en concepto de impuestos sobre los salarios y otras retribuciones abonadas por el Centro, así como entradas por diversos conceptos.
2. Los ingresos podrán incluir también las contribuciones de otros donantes al presupuesto del Centro.
_______________________________________
(1) DO L 317 de 15.12.2000, p. 3.
3. Conforme a lo establecido en el artículo 4, apartado 3, de sus Estatutos y su Reglamento interno, el Centro podrá también gestionar por cuenta de terceros recursos destinados a la realización de actividades previstas para él en el Acuerdo. Las disposiciones financieras aplicables en la gestión de estos recursos se establecen en el artículo 37 del presente Reglamento financiero.
Artículo 4
Las estimaciones de gasto incluirán los gastos de funcionamiento y de intervención. Se establecerá una distinción clara entre ellos.
PRINCIPIO DE ANUALIDAD
Artículo 5
1. El ejercicio comenzará el 1 de enero y concluirá el 31 de diciembre.
2. Los créditos consignados en el presupuesto se autorizarán por la duración de un ejercicio.
a) No obstante, los créditos que hayan sido debidamente comprometidos durante un ejercicio financiero, pero no hayan sido desembolsados a 31 de diciembre de ese mismo ejercicio, se incorporarán automática y exclusivamente al siguiente ejercicio. Los créditos así incorporados se identificarán claramente en las cuentas del ejercicio vigente.
b) En determinadas circunstancias y en relación con proyectos a largo plazo, el Director podrá autorizar la incorporación de créditos por dos años consecutivos. Estos créditos se identificarán en las cuentas. Sin embargo, el Director deberá informar al consejo de administración de esta decisión en su primera reunión posterior.
c) Finalizada la vigencia de cada Protocolo financiero del Acuerdo, todo crédito ya comprometido, pero aún sin desembolsar, se incorporará automáticamente al siguiente Protocolo financiero del Acuerdo. Los créditos ya comprometidos que no hayan sido desembolsados al concluir el Acuerdo serán objeto de incorporación, pero únicamente durante el período transitorio entre ese Acuerdo y el siguiente o, en su caso, durante los doce meses de duración del período de liquidación.
d) Conforme a lo estipulado en las normas aplicables a la elaboración del presupuesto, los créditos remanentes al finalizar el ejercicio quedarán disponibles para nuevos presupuestos.
3. Si, al iniciarse un ejercicio financiero, no se hubiera aún aprobado el presupuesto para el mismo, el Director, al objeto de asegurar la continuidad de funcionamiento del Centro, autorizará el compromiso, la ordenación y el pago de los gastos administrativos y de funcionamiento mensuales, con arreglo al procedimiento que establece el presente Reglamento financiero. o obstante, estos gastos mensuales del ejercicio en curso no podrán sobrepasar la doceava parte de los correspondientes créditos aprobados para cada artículo en el presupuesto del ejercicio precedente.
PRINCIPIO DE UNA BUENA GESTIÓN FINANCIERA
Artículo 6
1. Los créditos presupuestarios se utilizarán con arreglo a los principios de una buena gestión financiera, esto es, economía, eficiencia y eficacia.
2. El principio de economía exige que los recursos utilizados por el Centro para realizar sus actividades estén disponibles en su debido momento, en cantidad y calidad adecuadas y al mejor precio.
El principio de eficiencia exige que exista la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados alcanzados.
El principio de eficacia exige el logro de los objetivos específicos fijados y los resultados previstos.
3. Se fijarán objetivos específicos, evaluables, viables, pertinentes y oportunos para todos los sectores de actividad cubiertos por el presupuesto. El logro de estos objetivos se comprobará mediante indicadores de resultados establecidos para cada actividad. El Director comunicará la información al respecto al consejo de administración. Esta información se facilitará anualmente, a más tardar junto con la documentación adjunta al anteproyecto de presupuesto, y deberá proporcionarse junto con la documentación presentada a la Comisión en justificación del importe anual solicitado por el Centro con cargo al FED.
4. A fin de mejorar la toma de decisiones, el Centro efectuará periódicamente evaluaciones ex ante y ex post de programas o actividades con arreglo a un programa plurianual de evaluación que elaborará de común acuerdo con la Comisión. Los resultados de la evaluación figurarán en la documentación presentada a la Comisión en justificación del importe anual solicitado por el Centro con cargo al FED.
II. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Artículo 7
1. Dentro de los límites del presupuesto global asignado al Centro por el Protocolo financiero, incrementado con las posibles contribuciones de otros donantes, y basándose en las orientaciones fijadas en la estrategia aprobada por el Comité, el Director elaborará un proyecto de programa de trabajo anual, con su correspondiente presupuesto. Este proyecto se presentará al consejo de administración no más tarde del 15 de julio del ejercicio precedente al de su aplicación.
El consejo de administración aprobará el programa anual de trabajo y su correspondiente presupuesto no más tarde del 31 de julio y lo presentará al Comité de Embajadores para adopción. l presupuesto se remitirá a la Comisión de las Comunidades Europeas (denominada en lo sucesivo «la Comisión»), que iniciará los procedimientos comunitarios aplicables en relación con la contribución solicitada al FED, basándose en la dotación aparte prevista a estos efectos.
2. El presupuesto sólo podrá ser objeto de compromisos a partir de la fecha en que la autoridad comunitaria competente adopte la decisión de financiación sobre la contribución solicitada al FED. Se informará al Centro de esta decisión.
3. Las condiciones aplicables a la contribución del FED se establecerán en un acuerdo de financiación firmado entre el Centro y la Comisión.
4. El presupuesto incluirá una adecuada estimación de los ingresos procedentes de otros donantes.
Artículo 8
1. Las fechas para el abono de la contribución del FED se fijarán en el acuerdo de financiación mencionado en el artículo 7, apartado 3. Se deducirá la contribución de ejercicios anteriores correspondiente a remanentes de crédito.
2. El presupuesto se subdividirá en títulos (rúbricas presupuestarias), capítulos, artículos y partidas, en función de la naturaleza o finalidad de los ingresos o los gastos.
Artículo 9
Siempre que sea necesario, el Director presentará un proyecto de presupuesto suplementario o rectificativo, que deberá examinarse y aprobarse de la misma forma y con arreglo al mismo procedimiento que el presupuesto inicial.
III. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
Artículo 10
1. El Director ejecutará el presupuesto bajo su propia responsabilidad, de conformidad con los principios establecidos en la sección I, y dentro de los límites de los créditos autorizados. nformará al consejo de administración sobre la gestión del presupuesto.
2. Los créditos autorizados sólo podrán utilizarse conforme a los principios y normas establecidos en el presente Reglamento financiero y, en particular, el principio de una buena gestión financiera, según se define en el artículo 6.
Artículo 11
1. No podrán recaudarse ingresos o efectuarse gastos que no figuren debidamente imputados en el pertinente artículo del presupuesto.
No podrán comprometerse ni autorizarse gastos por un importe superior a los créditos autorizados para el ejercicio en curso o a los créditos incorporados de ejercicios anteriores.
2. Los ingresos y gastos se consignarán íntegros en las cuentas sin que puedan compensarse entre sí.
— No obstante lo dispuesto en la presente norma, de los importes autorizados se deducirá lo siguiente:
a) multas impuestas a una de las partes en un contrato;
b) importes abonados por error; esta deducción podrá realizarse con ocasión de una posterior liquidación en relación con el capítulo, artículo y ejercicio con respecto a los cuales tuvo lugar el exceso de pago;
c) el valor de vehículos, equipo e instalaciones aceptados como intercambio parcial al adquirir nuevos bienes de igual naturaleza; el precio neto de adquisición se consignará en las cuentas como valor histórico para la valoración de inventario.
— No obstante lo dispuesto en la presente norma, podrán reutilizarse los importes derivados de lo siguiente:
a) reembolso de importes abonados por error;
b) pagos recibidos en concepto de seguro;
c) ingresos procedentes de la venta de vehículos, equipo e instalaciones con motivo de su reposición;
d) ingresos procedentes de la venta de publicaciones del Centro.
Artículo 12
1. Las decisiones sobre transferencias entre títulos corresponderá adoptarlas al Director, excepto cuando se trate de transferencias que afecten a artículos referidos a las retribuciones del personal. El Director informará al consejo de administración en su primera reunión posterior.
Siempre que estén afectados artículos referidos a las retribuciones del personal, las decisiones sobre transferencias entre títulos corresponderá adoptarlas al consejo de administración, a propuesta del Director.
2. Las decisiones sobre transferencias entre capítulos y dentro de un mismo capítulo corresponderá adoptarlas al Director, que informará de ello al consejo de administración.
Artículo 13
Los ingresos del Centro se abonarán en una o varias cuentas abiertas a nombre del Centro.
IV. CONTROL FINANCIERO
Artículo 14
1. El control financiero estará integrado por un interventor y, si fuera necesario, uno o más interventores adjuntos, todos los cuales habrán de poseer experiencia con respecto a los reglamentos financieros de organizaciones internacionales.
2. A efectos administrativos, el interventor estará bajo la dependencia directa del Director, y los interventores adjuntos bajo la dependencia directa del interventor.
3. El interventor y los interventores adjuntos serán nombrados por el consejo de administración, y estarán sujetos al Reglamento de personal en vigor. No obstante, toda medida de carácter disciplinario, de suspensión, cese en el empleo o incoación de procedimiento legal deberá ser aprobada por el consejo de administración, a propuesta perfectamente motivada del Director.
4. Antes de que los ordenadores de pagos autoricen una operación, el control financiero deberá examinar los aspectos operativos y financieros. La finalidad de dicho examen será cerciorarse de que:
a) el gasto es correcto y conforme con las disposiciones de aplicación;
b) se ha aplicado el principio de una buena gestión financiera, según se define en el artículo 6.
El examen dará lugar a la concesión o la denegación de autorización.
El control financiero denegará la autorización si considera que no se cumplen los mencionados requisitos. En todos los casos de denegación, el control financiero hará una declaración escrita en la que exponga sus motivaciones, y lo pondrá en conocimiento del Director.
Excepto cuando existan dudas sobre la disponibilidad de crédito, el Director podrá revocar la citada denegación, mediante decisión perfectamente motivada y bajo su exclusiva responsabilidad.
Esta decisión será definitiva y vinculante y se comunicará al control financiero a título informativo. El Director informará al consejo de administración por escrito de tales decisiones en su primera reunión posterior.
El control financiero deberá tener acceso a todos los documentos justificativos y a cualesquiera otros documentos conexos al gasto y los ingresos que debe verificar. Podrá efectuar controles sobre el terreno.
5. En el desempeño de sus funciones, el interventor y los interventores adjuntos gozarán de plena autonomía. No podrán recibir instrucción alguna, ni ser objeto de imposiciones de ningún tipo en relación con el ejercicio de las responsabilidades que les competen por su nombramiento en virtud del presente Reglamento financiero.
6. El Director podrá recabar la opinión del control financiero en relación con el análisis de los problemas del Centro y la organización de sus procedimientos internos, así como en lo que respecta a posibles mejoras de éstos. Igualmente, el Director podrá pedir al control financiero que realice un control documental y, en su caso, controles sobre el terreno, a fin de cerciorarse de que las operaciones financiadas a través del presupuesto se hayan ejecutado correctamente.
7. Al concluir el ejercicio y, a más tardar, el 30 de abril del siguiente año, el control financiero elaborará un informe de actividad, en el que expondrá su opinión sobre la gestión financiera y la ejecución del presupuesto. Remitirá este informe al Director, que, a su vez, lo presentará, con las observaciones que considere oportunas, al consejo de administración en su primera reunión posterior.
Artículo 15
Los auditores externos a que se refiere el artículo 27 expresarán opiniones independientes sobre la calidad de los sistemas de gestión y control.
V. GESTIÓN DEL PRESUPUESTO
Artículo 16
1. El presupuesto del Centro se gestionará atendiendo al principio de que las funciones de ordenador y de contable no podrán ser desempeñadas por una misma persona.
2. Las funciones del ordenador, el interventor y el contable serán incompatibles entre sí.
3. Los créditos serán gestionados por el ordenador, única persona facultada para contraer compromisos de gasto, establecer derechos de cobro y emitir órdenes de cobro y de pago. Las operaciones de cobro y pago las efectuará el contable.
Artículo 17
1. Todas las medidas que puedan generar gastos con cargo al Centro irán precedidas de una propuesta de compromiso del ordenador. La propuesta, acompañada de los documentos justificativos originales, se remitirá al control financiero para examen previo.
2. Cuando se trate de gastos recurrentes, podrá contraerse un compromiso provisional.
3. Se contabilizarán los compromisos y las órdenes de pago.
Artículo 18
1. La operación de liquidación del gasto efectuada por el ordenador tendrá el siguiente objeto:
a) comprobar la realidad de los derechos del acreedor;
b) establecer o comprobar la realidad y el importe de la deuda;
c) comprobar las condiciones de exigibilidad de la deuda.
2. La liquidación del gasto estará siempre supeditada a la presentación de documentos justificativos que reflejen los derechos del acreedor y, en su caso, el servicio prestado.
Artículo 19
1. La ordenación es el acto por el cual el ordenador da al contable, mediante la emisión de una orden de pago, la instrucción de abonar un gasto que ha liquidado.
2. La orden de pago irá acompañada de los documentos justificativos originales, en los que constará o a los que se adjuntará la autorización del ordenador confirmando que los importes a abonar son correctos, que se han efectuado las entregas o que el servicio ha sido prestado.
3. En sustitución de los originales, en algunos casos podrá aceptarse copia de los mismos compulsada por el ordenador.
4. Las órdenes de pago se remitirán al control financiero para examen previo.
Artículo 20
1. El pago será el acto final por el cual el Centro quedará liberado de sus obligaciones frente a los acreedores.
2. El contable efectuará el pago dentro de los límites de los fondos disponibles.
3. En caso de error material, impugnación de la validez del recibo liberatorio o inobservancia de las formalidades previstas en el presente Reglamento financiero, el contable informará inmediatamente al ordenador y al control financiero. El Director podrá pedir por escrito y bajo su exclusiva responsabilidad que se efectúe el pago. Asimismo, informará al consejo de administración por escrito de estas decisiones en su primera reunión posterior.
Artículo 21
1. Los pagos se harán, normalmente, a través de una cuenta bancaria, preferiblemente mediante transferencia bancaria o, por razones muy justificadas, mediante cheque. Las transacciones se denominarán en euros. En casos excepcionales, y si procede, podrá emplearse otra moneda.
2. En los cheques y las órdenes de transferencia figurarán dos firmas, una de las cuales corresponderá al contable.
3. Por razones debidamente justificadas, el Director podrá autorizar los pagos en efectivo. Estos pagos se efectuarán contra recibo.
4. En caso de no conocerse los tipos de cambio reales, para calcular en euros los pagos o los ingresos que se produzcan en las monedas locales de los Estados ACP se aplicarán los tipos de cambio en vigor el primer día hábil del mes en que tenga lugar la operación de forma efectiva, según lo registrado por el Banco Central Europeo.
Artículo 22
1. Para el pago de ciertas categorías de gastos, podrán crearse cuentas de anticipos, conforme a los requisitos que establezca el Centro.
2. La decisión de autorizar una cuenta de anticipos será adoptada por el Director en cada caso individual y a propuesta de la persona encargada del expediente. Las propuestas deberán contar con la autorización del contable y la conformidad del control financiero antes de su presentación al Director.
3. Cada decisión especificará lo siguiente:
— nombre del administrador de anticipos,
— responsabilidad del administrador designado,
— cuantía máxima del anticipo,
— duración prevista para el uso del anticipo,
— medios por los que se facilitarán documentos justificativos y plazo límite para su entrega,
— naturaleza e importe máximo del gasto.
4. Todo pago de anticipos exigirá un compromiso previo.
5. El ordenador y el contable adoptarán las medidas oportunas para garantizar que las liquidaciones de los anticipos concedidos se efectúen por los importes correctos y en un plazo apropiado.
Artículo 23
1. El ordenador por lo que respecta a los créditos consignados en el presupuesto del Centro será el Director.
2. El Director podrá delegar algunas de sus funciones en miembros del personal bajo su dependencia. Cada una de las decisiones de delegación de funciones establecerá la duración y el alcance del mandato para obrar en calidad de ordenador.
3. El Director podrá delegar ciertas funciones de ejecución en apropiadas terceras partes, que habrán sido cuidadosamente seleccionadas.
Artículo 24
1. El contable será nombrado por el Director, previa conformidad del consejo de administración.
2. Desempeñará en el Centro las siguientes funciones:
a) correcta ejecución de los pagos, cobro de ingresos y de los derechos exigibles;
b) elaboración y presentación de las cuentas, según lo estipulado en el artículo 26;
c) llevanza de las cuentas, según lo estipulado en el artículo26;
d) aplicación, según lo estipulado en el artículo 26, de los métodos y las normas contables, y del plan contable conforme a las disposiciones adoptadas por el contable de la Comisión;
e) definir y validar los sistemas contables y, en su caso, validar los sistemas definidos por el ordenador y destinados a suministrar o justificar datos contables;
f) gestión de la tesorería.
3. El contable obtendrá del ordenador, que garantizará la fiabilidad de la misma, toda la información necesaria para la elaboración de cuentas que reflejen fielmente los activos financieros y la ejecución presupuestaria del Centro.
4. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente artículo, apartado 5, y en el artículo 22, el contable será la única persona habilitada para el manejo de efectivo y otros activos. Será responsable de su custodia.
5. El contable podrá delegar ciertas funciones en subordinados sujetos al Reglamento de personal, siempre que ello resulte imprescindible para el ejercicio de sus competencias.
6. El acto de delegación reflejará las funciones encomendadas a los subordinados y sus derechos y obligaciones.
Artículo 25
1. El cobro de importes adeudados al Centro dará lugar a una orden de cobro del ordenador. Las órdenes de cobro se remitirán al órgano de control interno para verificación previa.
2. El contable asumirá la responsabilidad de las órdenes de cobro que le dirija el ordenador.
3. Todos los pagos en efectivo al contable o al administrador de anticipos se harán contra recibo.
VI. CONTABILIDAD, ESTADOS FINANCIEROS, AUDITORÍA, TRIBUNAL DE CUENTAS, OLAF
Artículo 26
1. La contabilidad se llevará en euros, por el sistema de doble entrada y basándose en el año natural. En ella, se reflejarán todos los ingresos y gastos habidos desde el 1 de enero al 31 de diciembre de cada año, e irá acompañada de los documentos justificativos originales.
Las cuentas se cerrarán al finalizar el ejercicio, de modo que el Centro pueda elaborar sus estados financieros.
2. Las anotaciones contables se harán basándose en un sistema contable que incluirá una nomenclatura presupuestaria que distinga claramente entre las cuentas destinadas a la elaboración del balance y las que permiten elaborar el estado de ingresos y gastos. Estas anotaciones podrán registrarse electrónicamente, de modo que pueda extraerse un balance general mensual. Todos los anticipos se anotarán en una cuenta provisional y se liquidarán a más tardar durante el siguiente ejercicio, excepto cuando se trate de anticipos fijos.
3. Si el ordenador, el interventor y el contable llegan de mutuo acuerdo a la conclusión de que el sistema ofrece garantías de cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad, el Centro podrá recurrir al tratamiento informático.
4. Las cuentas aparte utilizadas para los recursos gestionados en nombre de terceros, conforme a lo estipulado en el artículo 37, se consolidarán en el balance y en el estado de ingresos y gastos del Centro.
5. El Centro elaborará un balance y un estado de ingresos y gastos a más tardar el 31 de marzo del ejercicio N + 1.
El balance reflejará el activo y el pasivo del Centro a 31 de diciembre del ejercicio N.
El estado de ingresos y gastos contendrá:
a) un cuadro de «Ingresos», que incluirá:
— los ingresos que se prevé recibir del FED, basados en los compromisos aprobados del ejercicio en curso y los incorporados de ejercicios precedentes,
— ingresos efectivos procedentes de los impuestos sobre las retribuciones y los intereses devengados,
— otros ingresos efectivos;
b) un cuadro de «Gastos», que incluirá:
— los desembolsos efectivos por compromisos corrientes incorporados de ejercicios precedentes,
— los desembolsos o compromisos efectivos con cargo al presupuesto del ejercicio N,
— un cuadro resumen que refleje los desembolsos efectivos en concepto de mobiliario, equipo y otras partidas de inventario,
— los compromisos autorizados y que se incorporen al ejercicio siguiente;
c) las «Notas» a los estados financieros, que incluirán:
— los principios contables aplicados,
— cuadros resumen de los créditos contraídos, desembolsados, cancelados o incorporados correspondientes a los ejercicios anterior y corriente,
— las notas y cálculos detallados justificativos de las partidas que figuran en los cuadros.
6. Cada trimestre se elaborará un estado que refleje la situación por lo que se refiere a la ejecución del presupuesto en curso y al uso de los créditos incorporados; este estado irá certificado por el control financiero y se remitirá al consejo de administración.
Artículo 27
1. El consejo de administración designará a una compañía de auditores de reputación internacional para un período de tres años de una lista con al menos tres compañías propuestas para auditar los estados financieros del Centro. No obstante, la misma compañía de auditores no podrá ser designada más de tres ejercicios consecutivos.
2. Los auditores auditarán los libros contables y el efectivo en poder del Centro, comprobarán que el balance y la cuenta de inventario se hayan elaborado apropiadamente y de buena fe, con arreglo a procedimientos contables adecuados, y se cerciorarán de que la información sobre la contabilidad del Centro sea correcta.
El objetivo de la auditoría será verificar que se hayan recibido todos los ingresos debidos, que todos los gastos se hayan efectuado con legalidad y regularidad, y que la gestión financiera haya sido correcta.
Los auditores deberán certificar que los estados financieros se han elaborado adecuadamente, conforme a normas de contabilidad internacionales, y que arrojan una imagen fiel y completa de la situación financiera del Centro.
3. Los auditores asesorarán al Centro sobre cómo hacer frente a los riesgos, mediante dictámenes independientes sobre la calidad de los sistemas de gestión y control, y a través de recomendaciones para mejorar las condiciones en que se ejecutan las operaciones y promover una buena gestión financiera.
Los auditores tendrán como cometido:
a) analizar la adecuación y eficacia de los sistemas internos de gestión y los resultados del Centro en la ejecución de los programas y acciones, por referencia a los riesgos que éstos lleven asociados, y
b) analizar la adecuación y calidad de los sistemas internos de control aplicables a toda operación presupuestaria que se realice.
4. Los auditores desempeñarán su labor con respecto a todas las Unidades y actividades del Centro. Gozarán de pleno e ilimitado acceso a toda la información que precisen para el ejercicio de sus funciones.
5. Tras el cierre de cada ejercicio y a más tardar el 30 de junio, los auditores elaborarán un informe. Este informe se remitirá al Director, que, a su vez, lo remitirá al consejo de administración con las observaciones que considere oportunas. l consejo de administración presentará el informe al Comité, expresando sus recomendaciones.
Basándose en este informe y en los estados financieros, el Comité aprobará la gestión del Director en la ejecución del presupuesto.
Artículo 28
La Comisión, el Tribunal de Cuentas y la OLAF podrán efectuar controles con respecto a la financiación recibida por el Centro del FED, según lo establecido en el Reglamento financiero del FED. El Tribunal de Cuentas podrá efectuar controles para cerciorarse de la legalidad y regularidad de los ingresos y gastos, y de que se hayan cumplido las disposiciones del Acuerdo y del Reglamento financiero del noveno FED.
VII. COMPETENCIAS DE LOS ORDENADORES, EL CONTABLE, LOS CONTABLES ADJUNTOS Y LOS ADMINISTRADORES DE ANTICIPOS
Artículo 29
Todo ordenador que, al reconocer derechos de cobro, emitir una orden de cobro, contraer un compromiso de gasto o firmar una orden de pago, infrinja lo dispuesto en el presente Reglamento financiero podrá ser objeto de medidas disciplinarias y, en su caso, estará obligado a resarcimiento pecuniario. Esto mismo será válido en el supuesto de que omita extender un documento de reconocimiento de deuda o descuide o retrase injustificadamente la emisión de órdenes de cobro. Sólo podrá exigirse esta responsabilidad cuando la infracción se haya cometido intencionadamente o se deba a negligencia grave por su parte.
Artículo 30
1. El contable y los contables adjuntos podrán ser objeto de medidas disciplinarias y, en su caso, estarán obligados a resarcimiento pecuniario, cuando efectúen pagos infringiendo lo dispuesto en el artículo 19.
Podrán ser objeto de medidas disciplinarias y estar obligados a resarcimiento pecuniario cuando se produzcan daños o pérdidas en relación con efectivo, activos y documentos bajo su custodia, siempre que tales daños o pérdidas se deban a un acto intencionado o a negligencia grave de los mismos.
En iguales condiciones, serán responsables de la correcta ejecución de las órdenes que reciban con respecto al uso y la administración de las cuentas bancarias, y más en concreto siempre que:
a) cobren o abonen importes que no se correspondan con lo establecido en las pertinentes órdenes de cobro o de pago;
b) efectúen pagos a personas que no sean aquellas que ostenten los derechos.
2. Los administradores de anticipos podrán ser objeto de medidas disciplinarias y, en su caso, estar sujetos a resarcimiento pecuniario, siempre que:
a) no puedan presentar documentos que justifiquen apropiadamente los pagos que hayan efectuado;
b) efectúen pagos a personas que no sean aquellas que ostenten los derechos.
Los administradores de anticipos podrán ser objeto de medidas disciplinarias y estar obligados a resarcimiento pecuniario cuando se produzcan daños o pérdidas en relación con efectivo, activos y documentos bajo su custodia, siempre que tales daños o pérdidas se deban a un acto intencionado o a negligencia grave de los mismos.
Artículo 31
1. El contable, los contables adjuntos y los administradores deberán estar asegurados frente a los riesgos inherentes a sus respectivas funciones.
El Centro sufragará los correspondientes costes de aseguramiento.
Deberá especificar qué categorías de miembros del personal desempeñarán las funciones de contable, contables adjuntos y administradores de anticipos, así como las condiciones en que sufragará los costes del aseguramiento de dicho personal frente a los riesgos inherentes al ejercicio de sus respectivas funciones.
2. El contable, los contables adjuntos y los administradores de anticipos percibirán complementos retributivos. La cuantía de estos complementos se fijará en un reglamento que elaborará el Centro. El importe de los mismos se ingresará cada mes en una cuenta abierta por el Centro en nombre de cada uno de los citados miembros del personal, a fin de crear un fondo de garantía destinado a cubrir toda pérdida de la que esas personas puedan ser responsables, siempre que tal perdida no haya quedado cubierta por las indemnizaciones de entidades aseguradoras.
El saldo acreedor de esas cuentas de garantía se abonará a las citadas personas una vez hayan cesado en sus puestos de contable, contable adjunto o administrador de anticipos y hayan visto aprobada su gestión.
3. Corresponderá al Director aprobar la gestión del contable, los contables adjuntos y los administradores de anticipos, basándose en el informe de los auditores externos y en el plazo de los dos años siguientes al cierre del ejercicio.
Artículo 32
El alcance del resarcimiento pecuniario y de las medidas disciplinarias que afecten a los ordenadores, los contables adjuntos y los administradores de anticipos se determinará con arreglo al régimen aplicable al personal del Centro.
VIII. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN Y OTRAS DISPOSICIONES
Artículo 33
A. NORMAS DE CONTRATACIÓN
En la adjudicación de los contratos que deba celebrar el Centro para el suministro de bienes y la prestación de servicios regirán las disposiciones del presente artículo, complementadas, en su caso, por las disposiciones del Acuerdo y las disposiciones generales aprobadas, basándose en dicho Acuerdo, por el Consejo de Ministros ACP-CE, así como las disposiciones sobre adjudicación de contratos contenidas en el Reglamento financiero aplicable al FED. Los candidatos deberán ser nacionales de los Estados miembros de la Comunidad o de los Estados ACP, excepto en casos debidamente motivados y autorizados por el Director.
En caso de conflicto, serán de aplicación estas últimas normas.
B. DEFINICIONES
A efectos de lo dispuesto en el presente artículo se aplicarán las siguientes definiciones:
1) «Concierto directo»
Procedimiento con arreglo al cual el Centro consulta al candidato de su elección y negocia con él las condiciones del contrato.
2) «Procedimiento simplificado»
Procedimiento con arreglo al cual no se publica previamente ni anuncio ni pliego de condiciones, y únicamente pueden presentar ofertas aquellos candidatos (un mínimo de tres) que hayan sido expresamente convocados por el Centro.
3) «Procedimiento negociado»
Procedimiento con arreglo al cual no se publica previamente ni anuncio ni pliego de condiciones y el Centro consulta al candidato o candidatos de su elección, negociando con uno o varios de ellos las condiciones del contrato. En este supuesto, deben darse una o varias de las circunstancias que más abajo se especifican en el apartado C, punto 1, letra e).
4) «Procedimiento restringido de licitación sin publicación de anuncio»
Procedimiento con arreglo al cual únicamente aquellos candidatos convocados por el Centro basándose en su registro de proveedores pueden presentar una oferta en respuesta al pliego de condiciones elaborado por el Centro.
5) «Procedimiento restringido de licitación con publicación de anuncio»
Procedimiento con arreglo al cual únicamente aquellos candidatos convocados por el Centro pueden presentar una oferta en respuesta al anuncio y al pliego de condiciones publicado por el Centro.
6) «Procedimiento abierto de licitación»
Procedimiento con arreglo al cual toda persona o grupo de personas físicas o jurídicas puede presentar una oferta en respuesta al anuncio y al pliego de condiciones publicado por el Centro.
C. CONTRATOS CON LOS PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
1) Contratos de suministro
a) Los contratos para la adquisición o el arrendamiento de material, equipo o bienes muebles se adjudicarán mediante licitación abierta. Los candidatos deberán ser nacionales de los Estados miembros de la Comunidad o de los Estados ACP, excepto en casos debidamente motivados y autorizados por el Director.
b) Los contratos podrán celebrarse por concierto directo (una única oferta) cuando la cuantía total del contrato no sobrepase los 4 999 EUR.
c) Los contratos se adjudicarán mediante procedimiento simplificado, debiendo consultarse a al menos tres proveedores, cuando la cuantía total del contrato sea de entre 5 000 EUR y 29 999 EUR.
d) Los contratos se adjudicarán mediante procedimiento restringido de licitación dirigida a al menos tres candidatos, sin publicación de anuncio, cuando la cuantía total del contrato sea de entre 30 000 EUR y 149 999 EUR.
e) Los contratos podrán adjudicarse mediante procedimiento negociado, previa autorización del Director y basándose en expediente debidamente motivado, cuando la cuantía total del contrato sobrepase los 4 999 EUR y se dé una o varias de las siguientes circunstancias:
— motivos de urgencia no imputables al Centro,
— razones técnicas específicas y debidamente motivadas,
— contrato de suministros, servicios u obras conexos al contrato principal y del que, por razones técnicas, no puedan separarse,
— si la convocatoria de licitación ha resultado infructuosa.
Las circunstancias en que podrán autorizarse las excepciones contempladas en la letra e) deberán especificarse en una directiva interna elaborada por el consejo de administración, que será informado de cualquiera de dichas decisiones inmediatamente.
2) Contratos de prestación de servicios
a) Los contratos de prestación de servicios se adjudicarán mediante una convocatoria restringida de licitación dirigida a un mínimo de tres candidatos. Estos candidatos deberán ser nacionales de los Estados miembros de la Comunidad o de los Estados ACP, excepto en casos debidamente motivados y autorizados por el Director.
b) Los contratos podrán celebrarse por concierto directo cuando la cuantía total de los servicios prestados al Centro no sobrepase los 4 999 EUR.
c) Los contratos se adjudicarán mediante procedimiento simplificado, debiendo consultarse a al menos tres proveedores, cuando la cuantía total de los servicios prestados al Centro sea de entre 150 000 EUR y 199 999 EUR. No obstante, cuando se trate de contratos cuya cuantía se sitúe entre los 150 000 EUR y los 199 999 EUR, la consulta se hará basándose en un pliego de condiciones detallado.
d) Los contratos se adjudicarán mediante procedimiento negociado, previa autorización del Director y basándose en expediente debidamente motivado, cuando la cuantía total del contrato sobrepase los 4 999 EUR y se dé una o varias de las circunstancias que se especifican en el apartado C, punto 1, letra e).
3) El contratista se seleccionará basándose en el precio ofertado, la competencia profesional, experiencia y solidez financiera demostradas, y el plazo propuesto para la ejecución del contrato.
4) Los contratos se expresarán exclusivamente en euros.
5) Cuando las prestaciones a que se refieren los apartados 1 y 2 se distribuyan en varios contratos, a efectos de la aplicación del presente artículo se tomará en consideración el coste total de los servicios.
6) En determinados casos, el Centro podrá delegar la organización de los procedimientos simplificados y los procedimientos abiertos a una entidad externa, siempre y cuando la selección de las empresas convocadas, el pliego de condiciones y la selección del contratista sigan siendo de su responsabilidad o, en caso de cofinanciación, responsabilidad conjunta del Centro y los restantes cofinanciadores.
Artículo 34
El Centro podrá participar financieramente en iniciativas de empresas, promotores, intermediarios y proveedores de servicios, del siguiente modo:
1) el Centro podrá coadyuvar a sufragar el coste de servicios correspondientes a proyectos subvencionables de cuya financiación y gestión sea responsable una persona física o jurídica que sea nacional de algún Estado miembro de la Comunidad o de un Estado ACP y que haya solicitado ayuda al Centro;
2) el Centro evaluará el coste de los servicios y examinará la selección de proveedores, las pruebas de competencia profesional, experiencia y solidez financiera, así como el plazo previsto para la ejecución del trabajo y el previsible impacto del programa propuesto por el beneficiario. Para ello, el Centro utilizará una lista ponderada de criterios similar a la que utiliza la Comisión para gestionar el FED, ajustada para adaptarse a los objetivos del Centro;
3) en caso de subcontratación, el beneficiario deberá cumplir lo dispuesto en el artículo 33;
4) los contratos se expresarán exclusivamente en euros;
5) la forma de hacer efectivas estas contribuciones se establecerá en una directiva interna.
Artículo 35
1. Se dispondrá de un inventario permanente de todos los bienes muebles e inmuebles que pertenezcan al Centro. Sólo los bienes muebles cuyo valor sea igual o superior a 350 EUR se incluirán en el inventario. En todas las facturas se consignará el número de inventario antes de proceder al pago.
2. Toda venta de bienes muebles y equipo, cuyo valor unitario sea superior a 1 000 EUR, gozará de una adecuada publicidad, conforme a una directiva interna que elaborará el Director.
3. Siempre que algún bien o pieza del inventario sea vendido o desechado, o falte por extravío o robo, o por cualesquiera otras razones, se expedirá un documento firmado por el Director y la persona responsable del equipo, y certificado por el servicio de control interno.
4. El Centro llevará un inventario material y contable, que se cotejarán entre sí periódicamente. Este cotejo deberá ser visado por el servicio de control interno.
Artículo 36
El presente Reglamento financiero será plenamente aplicable a las estructuras descentralizadas del Centro.
IX. GESTIÓN EN NOMBRE DE TERCEROS
Artículo 37
1. El Centro podrá también gestionar por cuenta de terceros recursos destinados a la realización de actividades para él previstas en el Acuerdo. La relación de estos recursos deberá figurar en anexo del presupuesto del Centro.
2. La gestión de dichos recursos estará sujeta a lo dispuesto en el presente Reglamento financiero.
Sin embargo, la gestión de los restantes recursos facilitados por la Comisión se regirá por las disposiciones financieras establecidas en el Acuerdo firmado por la Comisión y el Centro. A falta de dichas disposiciones, será aplicable el presente Reglamento financiero.
3. En anexo del presupuesto figurará también una adecuada estimación de los gastos que vayan a ser sufragados con estos recursos. Se hará una clara distinción entre los gastos de funcionamiento y los de intervención.
4. La gestión de estos recursos en nombre de terceros se hará a través de cuentas separadas.
5. Los estados financieros de cada fondo gestionado por el Centro en nombre de terceros incluirán un balance y un estado de ingresos y gastos, y reflejarán la situación a 31 de diciembre del ejercicio de que se trate. Estos estados se certificarán conforme a las disposiciones del acuerdo firmado entre el Centro y el donante.
A falta de dichas disposiciones, la certificación correrá a cargo del control financiero del Centro.
6. Estos estados financieros figurarán en anexo de los estados financieros del Centro.
Artículo 38
Los Estados ACP, los Estados miembros y la Comunidad deberán adoptar, cada una en lo que le incumba, las medidas necesarias para la ejecución de la presente Decisión.
Artículo 39
La presente Decisión entrará en vigor el 1 de enero de 2005.
Hecho en Bruselas, el 17 de diciembre de 2004.
Por el Comité de Embajadores ACP-CE
El Presidente
T. J. A. M. de BRUIJN