DOUE-L-2002-82107
Europeo
Comunidades Europeas
Decisión
20021007
911/2002

Decisión nº 2/2002 del Consejo de Ministros ACP-CE, de 7 de octubre de 2002, con respecto a la aplicación de los artículos 28, 29 y 30 del anexo IV del Acuerdo de Cotonú.
Diario Oficial de las Comunidades Europeas
20021123
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Acuerdo de Asociación CE
Arbitraje
Ayudas
Contratos
Estados ACP
Fondo Europeo de Desarrollo
DE CONFORMIDAD con
el anexo IV del Acuerdo de 23 de junio de 2000
EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA
Visto el Acuerdo de asociación ACP-CE, firmado en Cotonú el 23 de junio de 2000, y, en particular, los artículos 28, 29 y 30 de su anexo IV,
Visto el dictamen del Comité de cooperación ACP-CE para la financiación del desarrollo al que se refieren los mencionados artículos,
Considerando lo siguiente:
(1) El artículo 28 del anexo IV del Acuerdo de Cotonú dispone que la adjudicación de los contratos financiados con cargo a los recursos del Fondo Europeo de Desarrollo se regirá por el anexo IV y por los procedimientos adoptados mediante decisión del Consejo de Ministros, basándose en la recomendación del Comité de cooperación ACP-CE para la financiación del desarrollo.
(2) El artículo 29 del anexo IV del Acuerdo de Cotonú dispone que la ejecución de los contratos de obras, suministros y servicios financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo se regirá, primeramente, por las condiciones generales aplicables a los contratos financiados por el Fondo adoptadas mediante decisión del Consejo de Ministros ACP-CE, basándose en la recomendación del Comité de cooperación ACP-CE para la financiación del desarrollo.
(3) El artículo 30 del anexo IV del Acuerdo de Cotonú dispone que la resolución de todo conflicto que surja entre las autoridades de un Estado ACP y un contratista, suministrador o prestatario de servicios durante la ejecución de un contrato transnacional financiado por el Fondo Europeo de Desarrollo se efectuará, en particular, mediante arbitraje, de acuerdo con las normas de procedimiento adoptadas mediante decisión del Consejo de Ministros ACP-CE, basándose en la recomendación del Comité de cooperación ACP-CE para la financiación del desarrollo.
(4) Procede prever la aplicación de las disposiciones generales, de las condiciones generales y de las normas de procedimiento de conciliación y arbitraje, a las que se refieren los considerandos anteriores, a los contratos financiados con cargo a los recursos del noveno Fondo Europeo de Desarrollo y a los que se financien con cargo a los recursos de cualquier Fondo posterior.
(5) Conviene adoptar unas nuevas disposiciones generales, respetando las normas comunitarias de adjudicación de contratos públicos que se aplican a la cooperación con los terceros países, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 28 del anexo IV del Acuerdo de Cotonú.
(6) En cambio, las condiciones generales así como las normas de procedimiento de conciliación y arbitraje adoptadas por el Consejo de Ministros ACP-CE mediante la Decisión n° 3/90, de 29 de marzo de 1990, parecen seguir siendo adecuadas para la cooperación ACP-CE. Por tanto, conviene prorrogar la aplicación de dichos textos.
(7) Conviene prever un procedimiento de adaptación de las condiciones generales para garantizar su coherencia con las que se utilizan en los demás programas de cooperación exterior de la Comunidad Europea, respetando las peculiaridades de la asociación ACP-CE.
(8) Conviene poner en práctica diferentes medidas de seguimiento en forma de seminarios y elaborar una guía práctica de adjudicación de contratos que permita a los interesados familiarizarse con dichas disposiciones generales y con las condiciones generales mencionadas.
DECIDE:
Artículo 1
Disposiciones generales
La preparación y adjudicación de contratos financiados con cargo a los recursos del Fondo Europeo de Desarrollo se regirán por las disposiciones generales relativas a los contratos de suministros, servicios y obras financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo que figuran en el anexo.
Artículo 2
Condiciones generales
Salvo lo dispuesto en el artículo 29 del anexo IV del Acuerdo de asociación ACP-CE, la ejecución de los contratos financiados con cargo a los recursos del Fondo Europeo de Desarrollo se regirá por:
a) las condiciones generales para los contratos de obras financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo;
b) las condiciones generales para los contratos de suministros financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo;
c) las condiciones generales para los contratos de servicios financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo, tal como fueron adoptadas mediante la Decisión n° 3/90 del Consejo de Ministros ACP-CE, de 29 de marzo de 1990.
Artículo 3
Revisión
Mediante decisión del Consejo de Ministros ACP-CE, se podrán revisar las disposiciones generales y las condiciones generales con el fin de garantizar su coherencia con las que se utilizan en los demás programas de cooperación exterior de la Comunidad, respetando las peculiaridades de la asociación ACP-CE.
Artículo 4
Resolución de litigios
Las controversias relativas a los contratos financiados con cargo al Fondo Europeo de Desarrollo que, con arreglo a las condiciones generales y las condiciones especiales que regulen dicho contrato, deban ser resueltas por conciliación o arbitraje, se resolverán de conformidad con las normas de procedimiento de conciliación y arbitraje para los contratos financiados con cargo al Fondo Europeo de Desarrollo, tal como fueron adoptadas mediante la Decisión n° 3/90 del Consejo de Ministros ACP-CE, de 29 marzo de 1990.
Artículo 5
Aplicación
Las disposiciones generales y las condiciones generales contempladas en los artículos 1 y 2 de la presente Decisión se aplicarán a los contratos financiados con cargo a los recursos del noveno Fondo Europeo de Desarrollo. Serán aplicables a los contratos financiados con cargo a los recursos de cualquier Fondo posterior con arreglo al Acuerdo de Cotonú, excepto decisión contraria del Consejo de Ministros ACP-CE.
Artículo 6
Entrada en vigor
La presente Decisión entrará en vigor el día de la entrada en vigor del Acuerdo de Cotonú.
Artículo 7
Medidas de ejecución
Los Estados ACP, los Estados miembros de la Comunidad y la Comunidad deberán adoptar las medidas necesarias para la ejecución de la presente Decisión. En particular, los Estados ACP y la Comisión adoptarán las disposiciones necesarias relativas a cualquier medida de seguimiento que pueda facilitar la aplicación de las disposiciones generales y de las condiciones generales a que se refieren los artículos 1 y 2.
Hecho en Bruselas, el 7 de octubre de 2002.
El Presidente del Comité de Embajadores ACP-CE
Por orden, por el Consejo de Ministros ACP-CE
Sutiawan Gunessee
ANEXO
DISPOSICIONES GENERALES
relativas a los contratos de servicios, suministros y obras financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo (FED)
ÍNDICE
TABLA OMITIDA EN PÁGINAS 3 A 5
PARTE I
MEDIDAS GENERALES APLICABLES A TODOS LOS CONTRATOS
1. INTRODUCCIÓN
La adjudicación de los contratos de servicios, suministros y obras financiados con cargo a los recursos del Fondo Europeo de Desarrollo (FED) se regirán por las presentes disposiciones generales.
Estas disposiciones generales incluyen los principios y condiciones de participación en los contratos, instrucciones a los licitadores y los principios y condiciones para la adjudicación de contratos.
La ejecución de los contratos de servicios, suministros y obras se regirán por:
a) las condiciones generales aplicables a cada categoría de contratos financiados por el FED, o
b) para los proyectos y programas cofinanciados o en caso de concesión de una excepción para la ejecución por terceros o en otros casos pertinentes, cualesquiera otras condiciones generales aceptadas por el Estado ACP afectado y la Comunidad, a saber:
- las condiciones generales prescritas en la legislación nacional del Estado ACP interesado o las prácticas autorizadas en dicho Estado en materia de contratos internacionales, o
- cualesquiera otras condiciones generales internacionales en materia de contratos, y
c) las condiciones particulares.
Las condiciones generales que rijan una categoría determinada de contratos constarán de cláusulas contractuales de carácter administrativo, financiero, legal y técnico relativas a la ejecución de los contratos.
Las condiciones particulares aplicables a cada contrato incluirán las modificaciones de las condiciones generales, cláusulas contractuales especiales, especificaciones técnicas y cualquier otra cuestión relacionada con el contrato.
En todas las cuestiones no contempladas en las presentes disposiciones generales, se aplicará el Derecho nacional del Estado de la Autoridad contratante.
2. APTITUD PARA CONTRATAR
Las disposiciones que determinan quién puede participar en las licitaciones y en los contratos se denominan "disposiciones relativas a la aptitud". Estas disposiciones tratan de la nacionalidad de las personas físicas jurídicas y del origen de los suministros.
2.1. La regla de la nacionalidad y del origen
a) La participación en licitaciones y en la adjudicación de los contratos financiados por el FED estará abierta en igualdad de condiciones a:
- las personas físicas, sociedades o empresas u organismos públicos o semipúblicos de los Estados ACP y de los Estados miembros,
- las sociedades cooperativas y demás personas jurídicas de Derecho público o de Derecho privado de los Estados miembros o de los Estados ACP, y
- las empresas conjuntas o agrupaciones de sociedades o empresas de Estados ACP o de Estados miembros.
Esta regla de la nacionalidad se aplica también a los expertos propuestos por empresas proveedoras de servicios que participen en licitaciones o contratos de servicios financiados por la Comunidad.
Para comprobar la conformidad con la regla de la nacionalidad, el expediente de licitación prescribe que los licitadores deben indicar el país del que son nacionales, aportando las pruebas habituales en la materia con arreglo a su legislación nacional.
b) Todos los suministros adquiridos en el marco de un contrato de suministros deben ser originarios de la Comunidad o de los países ACP. Otro tanto se aplica a los suministros y equipos comprados por el adjudicatario de un contrato de obras o de servicios si tales bienes deben pasar a ser propiedad del proyecto al término del contrato.
En este contexto, la definición del concepto de "productos originarios" será evaluada tomando como referencia los acuerdos internacionales pertinentes (1) y los suministros originarios de la Comunidad incluirán los suministros originarios de los países y territorios de ultramar.
En su oferta, el licitador debe indicar el origen de los suministros. El adjudicatario debe presentar obligatoriamente el certificado de origen de los suministros a la Autoridad contratante, ya sea al introducir los suministros en el país ACP, en el momento de la recepción provisional de los suministros o al presentar la primera factura. La opción elegida queda fijada en el contrato, caso por caso.
Los certificados de origen deben ser extendidos por las autoridades competentes del país de origen de los suministros o de los proveedores, de conformidad con los acuerdos internacionales de los cuales el país interesado sea signatario.
Compete a la Autoridad contratante del Estado ACP comprobar la existencia del certificado de origen. En caso de duda seria sobre el origen, corresponde a los servicios de la Comisión en Bruselas pronunciarse sobre la cuestión.
2.2. Excepciones a las normas aplicables en materia de nacionalidad y de origen
Con el fin de garantizar una rentabilidad óptima del sistema, podrá autorizarse a las personas físicas o jurídicas nacionales de países en desarrollo no ACP a participar en contratos financiados por la Comunidad, previa solicitud motivada de los Estados ACP afectados. Los Estados ACP afectados suministrarán en cada caso al Jefe de Delegación la información requerida por la Comunidad para tomar una decisión acerca de estas excepciones atendiendo en particular a:
a) la localización geográfica del Estado ACP de que se trate;
b) la competitividad de los empresarios, proveedores y consultores de los Estados miembros y de los Estados ACP;
c) la necesidad de evitar aumentos excesivos del coste de ejecución del contrato;
d) las dificultades de transporte o los retrasos debidos a los plazos de entrega o a otros problemas similares, y
e) la tecnología más apropiada y mejor adaptada a las condiciones locales.
Se podrá autorizar también la participación de terceros países en contratos financiados por la Comunidad:
a) cuando la Comunidad participe en la financiación de planes de cooperación regional o interregional que afecten a terceros países;
b) en caso de cofinanciación de los proyectos y programas;
c) en caso de ayuda de emergencia.
En casos excepcionales y de conformidad con la Comisión, podrán participar en los contratos de servicios empresas de consultoría que contraten a expertos nacionales de terceros países.
Además, durante la ejecución de las operaciones y previa información al Jefe de Delegación, la Autoridad contratante decidirá sobre:
a) las compras en el mercado local, sin consideración del origen;
b) la utilización de materiales y maquinaria de obra no originarios de los Estados miembros o de los Estados ACP, siempre que no exista una producción comparable de dichos materiales y maquinaria en la Comunidad ni en los Estados ACP.
2.3. Causas de exclusión de la participación en los contratos
No pueden participar en los concursos ni ser adjudicatarios de un contrato las personas físicas o jurídicas que:
a) se encuentren en situación de quiebra, liquidación, suspensión de pagos, concurso de acreedores, cese de actividades o en cualquier situación análoga que resulte de un procedimiento similar existente en la legislación o en la normativa nacional aplicable al licitador;
b) estén sometidas a un procedimiento de declaración de quiebra, liquidación, suspensión de pagos, concurso de acreedores o a cualquier otro procedimiento similar existente en la legislación o en la normativa nacional aplicable al licitador;
c) hayan sido condenadas por sentencia firme por un delito que afecte a su honestidad profesional;
d) hayan incurrido en una falta profesional grave constatada por cualquier medio que la Autoridad contratante pueda justificar;
e) no hayan cumplido sus obligaciones de pago de las cotizaciones a la seguridad social según las disposiciones legales del país donde estén establecidas;
f) no hayan cumplido sus obligaciones fiscales con arreglo a las disposiciones legales del país donde estén establecidas;
g) sean culpables de efectuar declaraciones falsas al proporcionar las informaciones exigidas por las Autoridades contratantes para su participación en una licitación o en un contrato;
h) hayan sido declaradas en falta grave por incumplimiento de sus obligaciones contractuales en el marco de otro contrato celebrado con la misma Autoridad contratante o en el marco de otro contrato financiado con fondos comunitarios;
i) se encuentren, en el marco de la licitación o del contrato, en una de las situaciones de exclusión mencionadas en el punto 7, "Cláusulas deontológicas".
En apoyo de sus candidaturas, los candidatos (en la primera fase de un procedimiento restringido) deben presentar una declaración jurada de que no se encuentran en ninguna de las situaciones previstas en los apartados precedentes.
En apoyo de sus ofertas, los licitadores (en la segunda fase de un procedimiento restringido o en la fase única de un procedimiento abierto) deben presentar las pruebas habituales, con arreglo a la legislación del país en el que estén establecidos, de que no se encuentran en ninguna de las situaciones previstas en las letras a), b), c), e) o f) anteriores. Tales pruebas o documentos deben llevar una fecha que no puede ser anterior en más de 180 días a la fecha límite de presentación de las ofertas. Además, los licitadores deben presentar una declaración jurada en el sentido de que no se han producido modificaciones en su situación desde la fecha de expedición de los documentos probatorios.
2.4. Igualdad de oportunidades
Los Estados ACP y la Comisión adoptarán las medidas necesarias para garantizar, en igualdad de condiciones, una participación lo más amplia posible en las licitaciones para los contratos de servicios, suministros y obras y, en particular, cuando proceda, medidas encaminadas a:
a) garantizar la publicación de las licitaciones en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en Internet, en los Boletines Oficiales de todos los Estados ACP y en cualquier otro medio de información adecuado;
b) eliminar las prácticas discriminatorias o las especificaciones técnicas que pudieran obstaculizar una amplia participación en igualdad de condiciones;
c) fomentar la cooperación entre las sociedades y empresas de los Estados miembros y de los Estados ACP;
d) garantizar que todos los criterios de adjudicación figuren en el expediente de licitación;
e) garantizar que la oferta que reciba la adjudicación responda a las condiciones y a los criterios establecidos en el expediente de licitación.
3. PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN DE LOS CONTRATOS
El principio básico por el que se rige la adjudicación de los contratos es la apertura de la competencia, que persigue un doble objetivo:
a) garantizar la transparencia de las operaciones, y
b) obtener servicios, suministros y obras de calidad en las mejores condiciones de precio.
Existen diferentes tipos de procedimientos de adjudicación de contratos con diferentes grados de apertura de la competencia.
3.1. Procedimiento abierto
El procedimiento abierto supone una convocatoria general de licitación abierta a la competencia sin restricciones. En este caso, se da la máxima publicidad al contrato mediante la publicación de un anuncio en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en los Boletines Oficiales de todos los Estados ACP, en Internet y en cualquier otro medio de comunicación adecuado.
En el procedimiento abierto, todas las personas físicas o jurídicas que deseen presentar una oferta reciben, con sólo solicitarlo, el expediente de licitación (previo pago o de forma gratuita), conforme a las modalidades fijadas en el anuncio de licitación. La elección del adjudicatario se realiza, tras analizar las ofertas recibidas, mediante el proceso de selección (es decir, la comprobación de la aptitud y la comprobación de la capacidad financiera, económica, técnica y profesional de los licitadores) y mediante el procedimiento de adjudicación (es decir, la comparación de las ofertas que da lugar a la elección del adjudicatario), tal como se explica en el punto 4, "Criterios de selección y de adjudicación de los contratos". No se permite ninguna negociación.
3.2. Procedimiento restringido
En el procedimiento restringido, la Autoridad contratante invita a un número limitado de candidatos a participar en el concurso. Antes de lanzar el procedimiento de licitación, elabora una lista restringida de candidatos previamente seleccionados por sus cualificaciones a través de la publicación de un anuncio de licitación.
El proceso de selección, que sirve para pasar de la lista extensa (todos los candidatos que han respondido a la publicación) a la lista restringida, se lleva a cabo mediante el análisis de las candidaturas recibidas en respuesta a la publicación de un anuncio de contrato en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en Internet y en cualquier otro medio de comunicación adecuado.
En una segunda fase, la Autoridad contratante convoca a la licitación a los candidatos seleccionados en la lista restringida, que reciben el expediente de licitación. La elección del adjudicatario se decide mediante el procedimiento de adjudicación, al analizar las ofertas (véase el punto 4, "Criterios de selección y de adjudicación de los contratos"). No se permite ninguna negociación.
3.3. Procedimiento simplificado
En el procedimiento simplificado, la Autoridad contratante consulta a los candidatos de su elección y fija con ellos las condiciones del contrato sobre la base de las especificaciones. Como resultado de este procedimiento, la Autoridad contratante selecciona la oferta económicamente más ventajosa.
3.4. Contrato marco
En este procedimiento, la Comisión convoca un concurso por procedimiento restringido, selecciona a los candidatos y después, a partir de las ofertas marco presentadas, elabora una lista de contratantes potenciales a los que puede pedir que proporcionen expertos para misiones específicas de cada área de especialización que se saca a concurso.
Con ocasión de cada contrato específico (misión), la Autoridad contratante invita a los contratantes seleccionados que figuran en la lista a presentar una propuesta dentro de los límites de su contrato marco. Se selecciona la oferta económicamente más ventajosa.
3.5. Acciones en régimen de gestión directa (programa de trabajo)
En el caso de acciones realizadas en régimen de gestión directa, los proyectos y programas se ejecutarán a través de agencias o servicios públicos o semipúblicos del Estado o Estados ACP de que se trate (régimen de gestión directa) o por la persona encargada de realizar la acción.
La Comunidad contribuirá a los costes del departamento afectado proporcionándole los equipos o materiales de que carezca o recursos para la contratación de personal adicional, en particular, de expertos procedentes de los Estados ACP afectados o de otros Estados ACP. La participación de la Comunidad sólo cubrirá los costes ocasionados por medidas adicionales y gastos temporales relacionados con la ejecución y se limitará estrictamente a los requisitos del proyecto de que se trate.
3.6. Ayuda humanitaria y ayuda de emergencia
Los contratos de ayuda humanitaria y de emergencia se celebrarán de forma que reflejen la urgencia de la situación. A este respecto, para todas las operaciones relacionadas con la ayuda humanitaria y de emergencia emprendidas por el Estado ACP, este último podrá autorizar, de conformidad con el Jefe de Delegación:
a) la celebración de contratos de adjudicación directa, utilizando un procedimiento negociado;
b) la ejecución de acciones en régimen de gestión directa;
c) la realización a través de agencias especializadas, y
d) la ejecución directa por parte de la Comisión.
La Comunidad administrará y pondrá en práctica las operaciones de ayuda humanitaria y de emergencia que emprenda en el marco de sus procedimientos para que las acciones puedan ser rápidas, flexibles y eficaces.
3.7. Modalidades de apertura a la competencia
Las modalidades relativas al procedimiento de licitación y a la publicidad de los contratos de obras, suministros y servicios depende de la cuantía del contrato. Estas modalidades figuran en el anexo I.
En el caso de contratos mixtos que incluyen proporciones variables de obras, suministros o servicios, el procedimiento aplicable para la adjudicación lo determina la Autoridad contratante con el acuerdo de la Comisión, en función de cuál sea el componente contractual predominante (obras, suministros o servicios), lo cual se evalúa teniendo en cuenta el valor y la importancia estratégica que presenta cada uno de estos aspectos en el contrato en su conjunto.
No pueden fraccionarse artificialmente los contratos con objeto de sustraerlos a la aplicación de los procedimientos de estas disposiciones generales. En caso de duda sobre el modo de calcular el importe estimado de un contrato, la Autoridad contratante se remite al Jefe de Delegación antes de poner en marcha el procedimiento de licitación.
En todos los procedimientos la Autoridad contratante debe asegurarse de que se respeten efectivamente las condiciones de competencia leal. En los casos en que se dé una disparidad evidente y significativa entre los precios propuestos y las prestaciones que ofrece un licitador, o una disparidad significativa entre los precios propuestos por los diferentes licitadores y, en particular, cuando participen en una licitación empresas públicas, empresas sin ánimo de lucro u organizaciones no gubernamentales junto con empresas privadas, la Autoridad contratante debe efectuar verificaciones y solicitar toda la información adicional necesaria. La Autoridad contratante debe mantener la confidencialidad de tal información. Por regla general, todos los licitadores deben declarar que sus ofertas económicas tienen en cuenta todos los costes, incluidos los gastos generales.
3.8. Preferencias
Se adoptarán medidas para favorecer una participación lo más amplia posible de las personas físicas y jurídicas de los Estados ACP en la ejecución de los contratos financiados por el FED a fin de permitir una utilización óptima de los recursos físicos y humanos de dichos Estados. Con este fin:
a) en el caso de contratos de obras de un valor inferior a 5000000 de euros, los licitadores de los Estados ACP, siempre que como mínimo una cuarta parte del capital y del personal de dirección sea originario de uno o varios de los Estados ACP, se beneficiarán de una preferencia del 10 % en la comparación de las ofertas de calidad económica, técnica y administrativa equivalente;
b) en el caso de contratos de suministros, cualquiera que sea su importe, los licitadores de los Estados ACP que oferten suministros cuyo valor de contrato sea originario de países ACP en al menos un 50 % se beneficiarán de una preferencia del 15 % en la comparación de las ofertas de calidad económica, técnica y administrativa equivalente;
c) en cuanto a los contratos de servicios, en la comparación de ofertas de calidad económica y técnica equivalente, se dará preferencia a:
- expertos, instituciones o sociedades o empresas de consultoría de Estados ACP,
- ofertas presentadas por una empresa ACP en consorcio con socios de la UE, y
- ofertas presentadas por licitadores de la UE que recurran a subcontratistas o a expertos de los países ACP;
d) cuando se tenga la intención de recurrir a subcontratistas, el licitador elegido dará preferencia a las personas físicas, sociedades y empresas de los Estados ACP capaces de ejecutar el contrato mismas condiciones similares, y e) el Estado ACP podrá, en la licitación, proponer a los posibles licitadores la colaboración de sociedades o empresas o expertos o asesores nacionales de los Estados ACP, elegidos de común acuerdo. Dicha cooperación podrá adoptar la forma de una empresa conjunta, de una subcontratación o de una formación del personal empleado.
4. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y DE ADJUDICACIÓN
La adjudicación de los contratos, por un procedimiento abierto o restringido, se hace siempre mediante las operaciones siguientes:
a) Procedimiento de selección sobre la base de los criterios de selección publicados en el anuncio de contrato:
- comprobación de la aptitud de los licitadores o candidatos con arreglo a lo dispuesto en el punto 2 anterior, "Aptitud para contratar";
- comprobación de la capacidad financiera y económica de los licitadores o de los candidatos,
- comprobación de la capacidad técnica y profesional de los licitadores o de los candidatos y de su personal de gestión.
El anuncio de contrato o el expediente de licitación deben precisar los criterios de referencia para efectuar estas comprobaciones.
b) Comparación de las ofertas sobre la base de los criterios de adjudicación indicados en el anuncio de contrato o en el expediente de licitación, de los precios y de otros criterios preestablecidos que permitan determinar cuál es la oferta financieramente más ventajosa.
En el procedimiento abierto, las operaciones a) y b) se efectúan en la fase de análisis de las ofertas.
En el procedimiento restringido, la operación a) se efectúa en la primera fase, al analizar las candidaturas (elaboración de la lista restringida), y la operación b), en una segunda fase (licitación), al analizar las ofertas.
5. LICITACIÓN CON "CLÁUSULA SUSPENSIVA
" En casos excepcionales y debidamente justificados, los concursos pueden convocarse con una "cláusula suspensiva". Eso significa que el concurso se convoca antes de que se produzca la decisión de financiación o antes de la firma del convenio de financiación entre la Comisión y el Estado ACP y que la adjudicación del contrato se supedita a la celebración del convenio de financiación y, en consecuencia, a la disponibilidad de los fondos correspondientes.
Dadas las consecuencias que puede llegar a tener la cláusula suspensiva, el anuncio de contrato debe mencionar explícitamente la existencia de esta cláusula.
En todos los casos, el concurso debe anularse si el procedimiento decisorio de la Comisión no se ha completado o no ha tenido lugar la firma del convenio de financiación.
6. ANULACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN
En caso de anulación del procedimiento de adjudicación de los contratos, todos los licitadores deben ser informados por escrito, con la mayor brevedad, de los motivos de la anulación. La anulación puede producirse en los siguientes casos:
a) cuando el concurso haya quedado desierto, es decir, cuando no se haya recibido ninguna oferta o ninguna de las recibidas merezca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o financiero;
b) cuando los elementos económicos o técnicos del proyecto se hayan modificado de manera fundamental;
c) cuando circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hagan imposible la ejecución normal del proyecto;
d) cuando todas las ofertas que cumplan los criterios técnicos excedan de los recursos financieros disponibles;
e) cuando se hayan producido graves irregularidades en el procedimiento que hayan dificultado el juego normal de la competencia.
Tras la anulación del procedimiento, la Autoridad contratante puede decidir:
a) convocar un nuevo concurso;
b) entablar negociaciones con uno o varios licitadores que satisfagan los criterios de selección y hayan presentado ofertas técnicamente admisibles, siempre que las condiciones iniciales del contrato no se modifiquen sustancialmente;
c) no adjudicar el contrato.
La decisión final corresponde, en cualquier caso, a la Autoridad contratante, previa conformidad de la Comisión.
7. CLÁUSULAS DEONTOLÓGICAS
Toda tentativa de un candidato o de un licitador de obtener información confidencial, realizar acuerdos ilícitos con sus competidores o influir sobre el tribunal o la Autoridad contratante a lo largo del procedimiento de examen, de clarificación, de evaluación y de comparación de las ofertas tiene como consecuencia el rechazo de su candidatura o de su oferta y la imposición eventual de sanciones administrativas.
Salvo que dispongan de una autorización previa por escrito de la Autoridad contratante, el titular de un contrato y su personal, así como cualquier otra empresa con la cual el titular esté asociado o vinculado, no podrán prestar otros servicios, ni siquiera con carácter accesorio o por subcontratación, ni realizar otras obras o suministros para el proyecto. Esta prohibición es también aplicable, en su caso, a los demás programas o proyectos que, debido a la naturaleza del contrato, pudieran ocasionar un conflicto de intereses al adjudicatario.
En el momento de presentar su candidatura o su oferta, el candidato o el licitador debe declarar, por una parte, que no existe ningún conflicto de intereses potencial y, por otra, que no tiene ningún vínculo específico con otros licitadores u otras partes interesadas en el proyecto. Si durante el período de ejecución del contrato se produce tal situación, el titular está obligado a comunicárselo a la Autoridad contratante.
El titular de un contrato debe actuar en todo momento con imparcialidad y como un asesor leal con arreglo al código deontológico de su profesión. Debe abstenerse de hacer declaraciones públicas sobre el proyecto o los servicios sin la aprobación previa de la Autoridad contratante y no puede comprometer en ningún modo a la Autoridad contratante sin su consentimiento previo por escrito.
Durante el período de ejecución del contrato, el titular y su personal deben respetar los derechos humanos y se comprometen a no contrariar los usos políticos, culturales y religiosos del país beneficiario.
La remuneración del adjudicatario en virtud del contrato constituye su única retribución en el marco del mismo. El titular y su personal deben abstenerse de ejercer cualquier actividad o de recibir cualquier gratificación que entre en conflicto con sus obligaciones para con la Autoridad contratante.
El titular y su personal están sujetos al secreto profesional a lo largo de toda la duración del contrato y después de su terminación. Todos los informes y documentos recibidos o elaborados por el titular del contrato son confidenciales.
La utilización por las partes contratantes de todos los informes y documentos elaborados, recibidos o presentados a lo largo de la ejecución del contrato se rige por las estipulaciones establecidas en éste.
El titular se abstiene de toda relación que pueda poner en peligro su independencia o la de su personal. Si el titular pierde su independencia, la Autoridad contratante podrá rescindir el contrato sin preaviso por cualquier perjuicio que haya sufrido como consecuencia de esta pérdida de independencia, y el titular no podrá reclamar ninguna indemnización por incumplimiento.
La Comisión se reserva el derecho de suspender o anular la financiación de los proyectos si se descubren prácticas de corrupción de cualquier naturaleza en cualquier etapa del procedimiento de contratación y si la Autoridad contratante no toma todas las medidas oportunas para poner remedio a esta situación. A efectos de la presente disposición, se entiende por "práctica de corrupción" toda propuesta de entrega o consentimiento de oferta a cualquier persona de un pago ilícito, un regalo, una gratificación o una comisión en concepto de incitación o de recompensa para que realice o se abstenga de realizar actos relacionados con la adjudicación o con el propio contrato.
En particular, todos los expedientes de licitación y los contratos de obras, suministros y servicios deben incluir una cláusula que especifique que se desestimará cualquier oferta y se anulará cualquier contrato cuya adjudicación o ejecución haya dado lugar al pago de gastos comerciales no habituales.
Se entiende por "gastos comerciales no habituales" cualquier comisión que no se mencione en el contrato principal o que no resulte de un contrato válido que haga referencia a ese contrato principal, cualquier comisión que no retribuya ningún servicio legítimo efectivo, cualquier comisión abonada en un paraíso fiscal y cualquier comisión abonada a un beneficiario que no esté claramente identificado o a una empresa que presente todas las apariencias de ser una empresa ficticia.
El adjudicatario se compromete a presentar a la Comisión, a petición de ésta, todos los documentos justificativos de las condiciones de ejecución del contrato. La Comisión podrá realizar todos los controles documentales o sobre el terreno que estime necesarios para reunir pruebas en relación con una sospecha de gastos comerciales no habituales.
Los adjudicatarios de contratos convictos de financiación de gastos comerciales no habituales en relación con proyectos financiados por la Comunidad se exponen, según la gravedad de los hechos, a la rescisión del contrato o a la exclusión definitiva del beneficio de las financiaciones comunitarias.
El incumplimiento de una o varias de estas cláusulas deontológicas puede acarrear la exclusión del candidato, licitador o adjudicatario de otros contratos comunitarios y la imposición de sanciones. La persona o la empresa afectada por estas medidas debe ser informada de las mismas por escrito.
8. VÍAS DE RECURSO
Los licitadores que se consideren perjudicados por un error o una irregularidad cometido en el transcurso del procedimiento de adjudicación de contratos deben acudir directamente a la Autoridad contratante e informar a la Comisión. La Autoridad contratante debe responder en un plazo de 90 días a partir de la fecha de recepción de la queja.
La Comisión da a conocer su opinión sobre las quejas que le son comunicadas y busca, en la medida de lo posible, una solución amistosa entre el licitador que presente la queja y la Autoridad contratante.
En caso de que fracase el procedimiento anterior, el licitador podrá recurrir a los procedimientos establecidos en la legislación nacional del Estado de la Autoridad contratante.
Por otra parte, entre los derechos de los ciudadanos europeos figura el de presentar denuncias al Defensor del Pueblo Europeo. El Defensor del Pueblo Europeo investiga las denuncias relativas a casos de mala administración por parte de las instituciones de la Comunidad Europea.
En caso de que la Autoridad contratante no respetara los procedimientos de adjudicación de contratos expuestos en estas disposiciones generales, la Comisión se reserva el derecho de suspender, denegar o recuperar las financiaciones correspondientes a los contratos de que se trate.
PARTE II
MEDIDAS ESPECÍFICAS APLICABLES A LOS CONTRATOS DE SERVICIOS
9. INTRODUCCIÓN
La ayuda técnica y económica en el marco de la política de cooperación se traduce en el recurso al peritaje externo mediante contratos de servicios, principalmente de estudios y de asistencia técnica.
Objeto de los contratos de estudios son, entre otros, los estudios de identificación y preparación de proyectos, los estudios de viabilidad, los estudios económicos y de mercado, los estudios técnicos, las evaluaciones y las auditorías.
Por regla general, los contratos de estudios comportan una obligación de resultado, lo que significa que el titular del contrato debe proporcionar un producto determinado, cualesquiera que sean los medios técnicos y operativos de que haya de servirse para alcanzar el objetivo fijado. Por consiguiente, se trata de contratos a tanto alzado, en virtud de los cuales el titular del contrato sólo tiene derecho a la contraprestación estipulada en el contrato si obtiene el resultado establecido.
Los contratos de asistencia técnica se utilizan cuando el proveedor de servicios recibe el encargo de ejercer una función de asesoramiento, asumir la gestión o la supervisión de un proyecto o facilitar los expertos que especifique el contrato, o contratar obras, suministros o servicios en nombre y por cuenta de la Autoridad contratante.
A menudo, los contratos de asistencia técnica sólo implican una obligación de aportación de medios, lo que significa que el titular del contrato es responsable de la realización de las tareas que se le confían en el pliego de condiciones y de garantizar la calidad de las prestaciones requeridas. Estos contratos se pagan en función de los medios utilizados y de los servicios prestados efectivamente. No obstante, el titular tiene un deber contractual de diligencia, ya que está obligado a advertir a su debido tiempo a la Autoridad contratante de cualquier acontecimiento que pudiera afectar a la correcta ejecución del proyecto.
Sin embargo, algunos contratos de servicios pueden tener un carácter mixto e incluir tanto una obligación de aportación de medios como una obligación de resultado.
La Autoridad contratante, que figura siempre mencionada en el anuncio de contrato, es la autoridad habilitada para celebrar el contrato. Los contratos de servicios se celebran por el Estado ACP con el que la Comisión, como norma general, concluye un convenio de financiación.
La Autoridad contratante y el Jefe de Delegación, en estrecha cooperación, elaborarán las listas restringidas. La Comisión preparará y enviará a la Autoridad contratante los expedientes de licitación internacional para aprobar y lanzar el procedimiento. Antes de su publicación, la Autoridad contratante debe remitir los otros expedientes de licitación al Jefe de Delegación para su aprobación. Sobre la base las decisiones así aprobadas y en estrecha cooperación con el Jefe de Delegación, compete a la Autoridad contratante poner en marcha todos los procedimientos de licitación, recibir las ofertas, presidir las reuniones de evaluación de las ofertas y adoptar una decisión sobre el resultado de la licitación. Acto seguido, la Autoridad contratante transmite al Jefe de Delegación, para su conformidad, el resultado de los exámenes de las ofertas y la propuesta de adjudicación del contrato. Una vez aprobada su propuesta, la Autoridad contratante firma los contratos y los notifica oportunamente al Jefe de Delegación. Se debe invitar siempre oficialmente al Jefe de Delegación, que por norma general estará representado en la apertura de plicas y en el análisis de las ofertas.
Los Estados ACP podrán solicitar también a la Comisión que negocie, establezca, celebre y ejecute contratos de servicios en su nombre, directamente o por medio de su agencia competente.
Los contratos de auditoría y de evaluación, así como los contratos marco, son celebrados siempre por la Comisión, que actúa en nombre y por cuenta del Estado o Estados ACP de que se trate.
Por "proveedor de servicios" se entiende toda persona física o jurídica que ofrezca servicios. Al proveedor de servicios que solicita una invitación a participar en un procedimiento restringido o simplificado se le denomina "candidato". Al proveedor de servicios que presente una oferta se le denomina "licitador".
10. PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN
10.1. Contratos por un importe igual o superior a 200000 euros
10.1.1. Procedimiento restringido
Por norma general, todos los contratos de servicios de valor igual o superior a 200000 euros deben ser objeto de un concurso restringido internacional tras la publicación de una previsión de contrato y de un anuncio de licitación, tal como se prevé en el punto 11.1, "Publicidad de los contratos".
10.1.2. Procedimiento negociado
Los contratos de servicios pueden adjudicarse por procedimiento negociado, previo acuerdo de la Comisión, en los casos siguientes:
a) cuando la urgencia imperiosa, impuesta por acontecimientos imprevisibles a la Autoridad contratante, no sea compatible con los plazos exigidos por los procedimientos restringidos o simplificados a que se refieren los puntos 11 y 12.2. Las circunstancias alegadas para justificar la urgencia imperiosa no deben ser achacables en ningún caso a la Autoridad contratante. En este contexto, la Autoridad contratante iniciará libremente las discusiones que considere oportunas con los licitadores que figuren en la lista restringida que haya elaborado de acuerdo con el Jefe de Delegación y adjudicará el contrato al licitador que haya elegido;
b) cuando los servicios hayan de ser prestados por organismos públicos o instituciones sin ánimo de lucro; las instituciones o asociaciones sin ánimo de lucro no se consideran sistemáticamente titulares que actúan sin ánimo de lucro y, por lo tanto, no pueden beneficiarse sistemáticamente de la aplicación de un procedimiento negociado. El procedimiento negociado sólo es admisible cuando la finalidad del contrato no tiene un aspecto económico o comercial, principalmente en los casos en los que la actuación prevista tiene carácter institucional o, por ejemplo, de asistencia a las poblaciones desde el punto de vista social;
c) en el caso de prestaciones que constituyen una prolongación de servicios ya iniciados, pueden darse dos supuestos:
- prestaciones complementarias que no figuren en el contrato principal pero que, como consecuencia de una circunstancia imprevista, resulten necesarias para la ejecución del contrato, siempre que se cumplan las condiciones siguientes: i) que la prestación complementaria no pueda disociarse técnica o económicamente del contrato principal sin crear un importante inconveniente a la Autoridad contratante, y ii) que el importe acumulado de la prestación complementaria no sea superior al 50 % del importe del contrato principal,
- prestaciones adicionales, consistentes en la repetición de servicios similares encargados al proveedor titular de un primer contrato. Para poder recurrir a esta disposición se deben cumplir dos condiciones: i) que el primer contrato se haya adjudicado previa publicación de un anuncio de licitación, y ii) que la posibilidad de recurrir a la contratación directa de nuevas prestaciones al proyecto y su coste estimado se hayan indicado claramente en el anuncio publicado para el primer contrato de servicios. Los nuevos servicios pueden constituir, por ejemplo, la segunda fase de un estudio o de una acción. El contrato sólo podrá ser prorrogado en una ocasión, sin que su cuantía máxima y su duración puedan exceder las del contrato inicial;
d) cuando una licitación haya quedado desierta, es decir, cuando no se haya recibido ninguna oferta que merezca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o económico. En tal caso, tras la anulación de la licitación, la Autoridad contratante puede iniciar negociaciones con uno o varios licitadores de su elección que hayan participado en la licitación, siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales de la licitación (véase el punto 6, "Anulación del procedimiento de adjudicación"). Se debe solicitar previamente la conformidad de la Comisión;
e) cuando el contrato de que se trate haya sido objeto de un concurso y deba, de conformidad con las medidas aplicables, adjudicarse al ganador o a uno de los ganadores del mismo. En este último caso, todos los ganadores del concurso deben ser invitados a participar en las negociaciones.
10.2. Contratos por un importe inferior a 200000 euros
10.2.1. Contrato marco y procedimiento simplificado
Los contratos por un importe inferior a 200000 euros pueden ser objeto de un contrato marco o de un procedimiento simplificado con un mínimo de tres candidatos, salvo en los casos para los que se prevé el procedimiento negociado en el punto 10.1.2.
11. CONCURSO RESTRINGIDO INTERNACIONAL (APLICABLE A LOS CONTRATOS POR UN IMPORTE IGUAL O SUPERIOR A 200000 EUROS)
11.1. Publicidad
Para garantizar una participación los más amplia posible en las licitaciones y la transparencia adecuada, la Comisión debe publicar para todos los contratos de servicios por importe igual o superior a 200000 euros anuncios de información previa (previsiones de contratos) y anuncios de contrato.
11.1.1. Publicación de los anuncios de información previa (previsión de contratos)
La Comisión debe publicar una vez al año anuncios con las previsiones de contratos de servicios que se adjudicarán mediante licitación durante los 12 meses siguientes a la fecha de publicación y, cada tres meses, las actualizaciones de dichas previsiones.
Los anuncios de información previa deben indicar sucintamente el objeto el contenido y el importe de los contratos en cuestión. Dado que se trata únicamente de una información previa, esta publicación no compromete a la Comisión a financiar los contratos propuestos. Por consiguiente, las empresas no deben enviar en esta fase manifestaciones de interés.
Los anuncios de información previa se publican en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en Internet y en cualquier otro medio de comunicación adecuado.
11.1.2. Publicación de los anuncios de contratos de servicios
Independientemente de la publicación de los anuncios de información previa, todos los contratos de servicios por un importe igual o superior a 200000 euros deben dar lugar a la publicación de un anuncio de licitación específico por procedimiento restringido en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en los Boletines Oficiales de todos los Estados ACP, en Internet y en cualquier otro medio apropiado. Debe respetarse un plazo mínimo de 30 días entre la publicación del anuncio de información previa y el anuncio del contrato.
En el texto del anuncio específico deben hacerse constar de forma clara, precisa y completa el objeto del contrato y la Autoridad contratante. Debe mencionarse el presupuesto máximo disponible para la acción prevista, así como el calendario indicativo de las operaciones. Esta publicación debe permitir a los proveedores interesados presentar su candidatura disponiendo de la información necesaria para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate. Sólo un plazo razonable de presentación de candidaturas puede hacer posible una competencia efectiva. El plazo mínimo para la presentación de las candidaturas es de 30 días a partir de la fecha de publicación del anuncio en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y en Internet. El plazo real se determinará en función de la magnitud y la complejidad del contrato.
El anuncio publicado a escala local deberá ser idéntico al publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y en Internet, y la publicación deberá ser simultánea.
La Comisión se hace cargo de la publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y en Internet. La publicación a escala local corre a cargo de los Estados ACP.
11.2. Elaboración de la lista restringida
Los proveedores de servicios interesados, de forma individual o en el marco de un consorcio, deben enviar su candidatura con la información requerida en el anuncio de licitación específico con objeto de permitir la evaluación de su capacidad para llevar a cabo la acción propuesta. El procedimiento de selección consiste en:
- excluir a los candidatos no aptos (véase el punto 2, "Aptitud para contratar") y a los candidatos que se encuentren en una de las situaciones de exclusión previstas en el punto 7, "Cláusulas deontológicas",
- comprobar que la situación financiera de los candidatos es sólida y saneada (capacidad financiera y económica) solicitando, por ejemplo, los extractos de sus balances y el volumen de negocios de los tres últimos años,
- comprobar la capacidad técnica y profesional de los candidatos, demostrada principalmente por: i) (si procede) la media anual de su plantilla de personal y la importancia y la experiencia profesional del personal directivo, y ii) las referencias de los principales servicios prestados en el ámbito de la acción considerada durante los últimos años.
Concluido el análisis de las candidaturas recibidas como respuesta al anuncio de licitación, se selecciona en la lista restringida a los proveedores de servicios que ofrezcan las mejores garantías de ejecutar debidamente el contrato. El número de candidatos seleccionados en la lista restringida debe ser de cuatro proveedores como mínimo y de ocho como máximo. Cada anuncio de licitación debe indicar el número mínimo y máximo de proveedores que se seleccionarán.
Una vez aprobada la lista restringida por la Autoridad contratante y por el Jefe de Delegación, las empresas o consorcios proveedores de servicios preseleccionados no podrán asociarse ni establecer relaciones subcontractuales entre sí en relación con el contrato en cuestión.
La subcontratación con otras empresas puede ser autorizada por la Autoridad contratante siempre y cuando quede claramente estipulada en la oferta realizada por el licitador, el subcontratista cumpla las condiciones de aptitud expuestas en el punto 2 "Aptitud para contratar" y las condiciones del punto 7, "Cláusulas deontológicas", y la parte subcontratada no represente una proporción excesiva de la oferta. Esta proporción debe especificarse en el expediente de licitación.
Todos los candidatos no seleccionados son informados de que su candidatura no ha sido seleccionada. Los candidatos seleccionados reciben la carta de invitación para la presentación de ofertas junto con el expediente de licitación. Simultáneamente, la lista final se publica en Internet.
11.3. Redacción y contenido del expediente de licitación
La redacción correcta de los expedientes de licitación es esencial no sólo para la debida tramitación del procedimiento de adjudicación del contrato, sino también para garantizar la correcta ejecución del mismo.
Esos documentos deben contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los candidatos invitados a licitar puedan presentar sus ofertas: los trámites que deben seguirse, la documentación que hay que presentar, los casos de no conformidad, los criterios de adjudicación y su ponderación, las condiciones de subcontratación, etc.
La responsabilidad de la elaboración de estos documentos incumbe a la Comisión. La Autoridad contratante remitirá, sólo a los candidatos seleccionados en la lista restringida, la invitación a licitar junto con el expediente de licitación aprobado, que consta de los documentos siguientes:
- instrucciones a los licitadores, que deben indicar, entre otras cosas: i) el tipo de contrato, ii) los criterios de adjudicación del contrato y su ponderación respectiva, iii) la posibilidad y el calendario de las eventuales entrevistas, iv) en su caso, la autorización de variantes, v) si se permite la subcontratación y en qué proporción, vi) el presupuesto máximo disponible para el contrato, y vii) la moneda en que debe realizarse la oferta,
- lista restringida de los candidatos preseleccionados (mencionando la prohibición de que se asocien entre sí),
- pliego de condiciones generales de los contratos de servicios financiados por el FED,
- pliego de condiciones especiales que pormenorizan, completan o difieren del pliego de condiciones generales. En caso de contradicción, el pliego de condiciones especiales prevalece sobre el pliego de condiciones generales,
- términos de referencia que indiquen el calendario indicativo del proyecto y las fechas previstas a partir de las cuales deben estar disponibles los expertos principales,
- nota de precios (que deberá cumplimentar el licitador),
- formulario de oferta,
- formulario de contrato,
- formularios de garantía de un banco o de una institución similar, para el pago de anticipos.
11.4. Criterios de adjudicación
Los criterios de adjudicación del contrato sirven para determinar cuál es la oferta financieramente más ventajosa. Estos criterios se aplican tanto a la calidad técnica como al precio de la oferta.
Los criterios técnicos sirven para valorar la calidad de las ofertas técnicas. Los dos tipos principales de criterios técnicos son la metodología y la valoración del currículum vítae de los expertos propuestos. Los criterios técnicos pueden pormenorizarse mediante subcriterios. La metodología puede analizarse, por ejemplo, sobre la base del pliego de condiciones, del uso óptimo de los recursos técnicos y profesionales disponibles en el país beneficiario, del calendario de trabajo, de la adecuación de los recursos a las tareas previstas, del apoyo propuesto a los expertos sobre el terreno, etc. Los currículum vítae podrán ser calificados en función de criterios como las cualificaciones, la experiencia profesional, la experiencia geográfica, los conocimientos lingüísticos, etc.
A cada criterio se le atribuyen 100 puntos, distribuidos entre los diferentes subcriterios. Su ponderación respectiva depende de la naturaleza de los servicios requeridos y se especifica caso por caso en el expediente de licitación.
La puntuación debe vincularse con la mayor exactitud posible al pliego de condiciones, donde figuran descritos los servicios requeridos y referirse a parámetros que sean fácilmente identificables en las ofertas y, si es posible, mensurables.
En el expediente de licitación debe figurar obligatoriamente la plantilla de evaluación técnica compuesta por los diferentes criterios y subcriterios, así como su ponderación respectiva.
11.5. Informaciones complementarias en el curso del procedimiento
El expediente de licitación debe ser suficientemente claro para evitar en la medida de lo posible que los candidatos invitados a licitar soliciten información complementaria en el curso del procedimiento. Si la Autoridad contratante, por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un candidato, proporciona información complementaria sobre el contrato, debe hacerlo por escrito y simultáneamente a todos los demás licitadores.
Los licitadores pueden presentar sus consultas por escrito hasta 21 antes de la fecha límite de presentación de las ofertas. La Autoridad contratante debe comunicar sus respuestas a las preguntas a todos los licitadores al menos 11 días antes del plazo final de recepción de las ofertas.
11.6. Plazo de presentación de las ofertas
Las ofertas deben llegar a la Autoridad contratante a la dirección y, a más tardar, en la fecha y hora indicadas en la invitación para licitar. Sólo un plazo razonable de presentación de ofertas puede garantizar su calidad y permitir una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto disuade a los candidatos de presentar sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas.
El plazo mínimo entre la fecha de envío de la carta de invitación para licitar y la fecha límite fijada para la recepción de las ofertas es de 50 días. No obstante, en caso de urgencia y con autorización previa de la Comisión, pueden aceptarse plazos más reducidos.
11.7. Período de validez de las ofertas
Los licitadores permanecen obligados por sus ofertas durante el período establecido en la invitación para licitar. Ese período debe ser suficiente para que la Autoridad contratante pueda proceder al análisis de las ofertas, a la aprobación de la propuesta de adjudicación, a la notificación de la adjudicación y a la celebración del contrato. El período de validez de las ofertas es de 90 días a partir del vencimiento del plazo fijado para la presentación de las ofertas.
En casos excepcionales, antes de la expiración del período de validez de las ofertas, la Autoridad contratante puede pedir a los licitadores una prórroga de ese período de una duración determinada que no puede superar los 40 días.
Por otra parte, el licitador seleccionado debe mantener la validez de su oferta durante 60 días adicionales a partir de la fecha de notificación de la adjudicación del contrato.
11.8. Presentación de las ofertas
Las proposiciones deben enviarse con arreglo al sistema de doble sobre, es decir, en un paquete o sobre exterior que contenga dos sobres distintos y precintados, uno con la mención "Sobre A - Oferta técnica" y otro con la mención "Sobre B - Oferta financiera".
Toda infracción de esta medida (por ejemplo, sobres sin precintar o indicación de un elemento de precio en la oferta técnica) constituye un elemento de no conformidad y da lugar a la desestimación de la oferta.
Este sistema permite evaluar sucesiva y separadamente la oferta técnica y la oferta financiera y garantiza que la calidad técnica de las proposiciones se juzgue independientemente del precio propuesto.
En el sobre exterior deben constar:
- la dirección indicada en el expediente de licitación para el envío de las ofertas,
- la referencia a la licitación a la que responde el licitador,
- si procede, los números de los lotes para los que se presenta una oferta,
- la indicación "No abrir antes de la sesión de apertura de plicas", escrita en la lengua del expediente de licitación.
11.9. Apertura de plicas
La Autoridad contratante debe registrar las ofertas recibidas y expedir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres con las ofertas deben permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura.
La apertura y la evaluación de las ofertas las realiza un comité de evaluación, que debe estar compuesto por un número impar de miembros, como mínimo tres, que posean los conocimientos técnicos y administrativos necesarios para poder emitir un juicio calificado sobre las ofertas. Los miembros del comité deben firmar una declaración de imparcialidad.
El Jefe de Delegación debe ser informado sistemáticamente. Estará presente en calidad de observador en la apertura de plicas y recibirá copia de cada una de las ofertas.
Sólo se tienen en cuenta en la evaluación las ofertas contenidas en los sobres recibidos como muy tarde en la fecha y hora límites indicadas en el expediente de licitación.
En primer lugar se abren únicamente las ofertas técnicas. La Autoridad contratante conserva los sobres precintados que contienen las ofertas financieras, después de que los miembros del comité firmen esos sobres.
El comité comprueba la conformidad de las ofertas con las prescripciones del expediente de licitación. Cualquier vicio de forma o restricción importante que afecte a la ejecución del contrato o falsee la competencia tendrá como consecuencia la desestimación de la oferta de que se trate.
La sesión de apertura de plicas es objeto de un acta firmada por todos los miembros del comité, en la que se hace constar:
- la fecha, la hora y el lugar de la sesión,
- las personas presentes en la sesión,
- el nombre de los licitadores que hayan respondido al concurso en el plazo requerido,
- si las ofertas se han presentado mediante el sistema de doble sobre,
- si los originales de las ofertas se han firmado debidamente y si se ha enviado el número de ejemplares de las ofertas requerido,
- el nombre de los licitadores cuyas ofertas se rechazaron por no conformidad constatada en la sesión de apertura,
- el nombre de los licitadores que hayan retirado su oferta.
11.10. Análisis de las ofertas
11.10.1. Evaluación de las ofertas técnicas
Antes de proceder a la apertura de plicas, el presidente del comité se cerciora de que todos los miembros del mismo han tenido conocimiento de la plantilla de evaluación técnica que se detalla en el expediente de licitación, con objeto de que los diferentes miembros realicen su evaluación de las ofertas de forma coherente.
A continuación, el comité procede a la apertura de las ofertas técnicas, permaneciendo precintadas las ofertas financieras. Los miembros del comité reciben copia de las ofertas técnicas. En la evaluación de las ofertas técnicas, cada evaluador asigna una nota a cada oferta hasta una puntuación máxima de 100 puntos, conforme a la plantilla de evaluación técnica (en la que se precisan los criterios técnicos, los subcriterios y su ponderación) estipulada en el expediente de licitación (véase el punto 11.4, "Criterios de adjudicación"). Ni el comité ni los evaluadores pueden, en ningún caso, modificar la plantilla de evaluación técnica que fue comunicada a los licitadores en el expediente de licitación.
En la práctica, se recomienda calificar sucesivamente cada uno de los criterios en cada una de las ofertas, en vez de calificar cada una de las ofertas con arreglo a la totalidad de los criterios antes de pasar a la siguiente. Si el contenido de una oferta es incompleto o no responde de manera sustancial a uno o varios de los criterios técnicos de adjudicación establecidos en el expediente de licitación, la oferta se desestimará automáticamente y no será objeto de calificación.
Si el expediente de licitación autoriza explícitamente la presentación de variantes, las soluciones alternativas se califican por separado.
Una vez terminada la evaluación técnica, en la reunión del comité se comparan las notas atribuidas por cada uno de sus miembros. Aparte de dar el resultado numérico de su calificación, el evaluador debe motivar sus decisiones y justificar su calificación ante el comité de evaluación. El comité delibera sobre cada oferta técnica y cada uno de sus miembros asigna una puntuación final a cada una de las ofertas técnicas. La nota global final se obtiene realizando la media aritmética de estas notas individuales.
Si el expediente de licitación prevé la realización de entrevistas, el comité, una vez haya adoptado sus conclusiones provisionales y antes de concluir definitivamente la evaluación de las ofertas técnicas, puede decidir entrevistarse con el personal principal del equipo de expertos propuesto por los licitadores que hayan presentado ofertas técnicamente aceptables. En este caso, los expertos son entrevistados por el comité, preferiblemente en grupo si se trata de un equipo, y a intervalos de tiempo suficientemente próximos como para poder establecer comparaciones entre ellos. Las entrevistas se desarrollan con arreglo a un formato predeterminado por el comité y aplicado a todos los expertos o equipos convocados. La fecha y hora de la entrevista se comunicará a los licitadores con una antelación mínima de 10 días. En caso de fuerza mayor que impida la presencia del licitador en la entrevista, se le enviará una nueva convocatoria.
Al finalizar las entrevistas, el comité de evaluación, sin modificar la composición ni la ponderación de los criterios fijados en la plantilla de evaluación técnica, estudia la oportunidad de ajustar las notas correspondientes a la evaluación de los expertos entrevistados. Este ajuste debe ser motivado.
El recurso a este procedimiento debe ser limitado, ya que ocasiona costes nada desdeñables a los licitadores y a la Autoridad contratante. Este procedimiento debe ser objeto de un informe, que puede dar lugar a una revisión de las conclusiones de la calificación técnica inicial de la oferta. El Jefe de Delegación debe dar su conformidad sobre la necesidad de las entrevistas. En el expediente de licitación debe figurar el calendario indicativo de celebración de las entrevistas.
Una vez que el comité decide la nota final atribuida a cada oferta técnica, que resulta de la media aritmética de las notas atribuidas por cada evaluador técnico, se eliminan de oficio las ofertas que no hayan obtenido una puntuación mínima de 80 puntos. Si ninguna oferta alcanza una puntuación igual o superior a 80 puntos, la licitación se declara desierta.
El comité sólo toma en consideración las ofertas que han obtenido al menos 80 puntos. A la mejor de esas ofertas se le asignan entonces 100 puntos. Las demás ofertas se puntúan con arreglo a la siguiente formula:
Puntos = (puntuación inicial de la oferta de que se trate/puntuación inicial de la mejor oferta técnica) × 100
11.10.2. Evaluación de las ofertas financieras
Una vez concluida la evaluación técnica, se abren los sobres financieros de las ofertas que no han sido eliminadas por criterios técnicos y el comité reunido en sesión refrenda las ofertas. El comité comprueba en sesión que las ofertas financieras no contienen errores aritméticos. Los eventuales errores se corrigen sin penalización para el licitador.
En la comparación de las ofertas financieras se tienen en cuenta todos los gastos del contrato (honorarios, gastos directos o gastos globales, etc.), con excepción de los gastos reembolsables mediante justificantes. La clasificación de esos costes por parte del licitador es una condición establecida por el expediente de licitación, que incluye una nota de precios. No obstante, el comité debe comprobar la conformidad de la clasificación que figura en la oferta y corregirla si fuera necesario. Los honorarios son determinados exclusivamente por los licitadores.
Se eliminan las ofertas financieras que sobrepasen el presupuesto máximo asignado al contrato.
La oferta financiera menos cara recibe 100 puntos. Las demás ofertas se puntúan con arreglo a la siguiente fórmula:
Puntos = (oferta financiera de menor precio/oferta financiera en cuestión) × 100
11.11. Adjudicación del contrato
11.11.1. Elección del adjudicatario
La selección de la oferta financiera más ventajosa resulta de una ponderación entre la calidad técnica y el precio de las ofertas con arreglo a una clave de reparto 80/20; para ello:
- los puntos atribuidos a las ofertas técnicas se multiplican por un coeficiente de 0,80, y
- los puntos atribuidos a las ofertas financieras se multiplican por un coeficiente de 0,20.
Se declara adjudicataria del contrato a la oferta que recibe más puntos por adición de la puntuación técnica y de la puntuación financiera así calculadas.
Si dos ofertas se consideran equivalentes, se dará preferencia:
a) al licitador de un Estado ACP, o
b) en su defecto, al licitador:
- que permita el mejor uso posible de los recursos físicos y humanos de los Estados ACP, o
- que ofrezca las mejores posibilidades de subcontratación a las sociedades, empresas o personas físicas de los Estados ACP, o
- que consista en un consorcio de personas físicas, empresas y sociedades de los Estados ACP y de la Comunidad.
El conjunto del procedimiento (evaluación técnica y financiera) se hace constar en un acta de adjudicación que debe ser firmada por todos los miembros del comité y aprobada por la Autoridad contratante. Esta última transmite al Jefe de Delegación, para su conformidad, el resultado de los exámenes de las ofertas y una propuesta de adjudicación del contrato.
El Jefe de Delegación deberá aprobar en un plazo de 30 días la propuesta de la Autoridad contratante para la adjudicación de todos los contratos de servicios, incluidos los contratos de adjudicación directo y los contratos de ayuda de emergencia.
Todo el procedimiento de evaluación, incluida la notificación de la adjudicación del contrato al licitador seleccionado, debe ser completado durante el período de validez de las ofertas. A este respecto, conviene tener presente el riesgo de que el licitador seleccionado no esté ya en condiciones de confirmar su oferta (disponibilidad de los expertos) si el procedimiento de evaluación se prolonga.
Todo el procedimiento de licitación, que abarca desde la elaboración de la lista restringida hasta la notificación al licitador seleccionado, debe ser estrictamente confidencial. El comité adopta sus decisiones de forma colegiada y sus deliberaciones deben mantenerse en secreto. Los miembros del comité tienen la obligación de respetar la confidencialidad del procedimiento.
En particular, los informes y las actas de evaluación son exclusivamente de uso interno y no pueden comunicarse a los licitadores ni a ninguna otra parte que no sean los servicios habilitados del Estado o Estados ACP afectados, la Comisión y las autoridades de control (Tribunal de Cuentas, etc.).
11.11.2. Notificación de la adjudicación del contrato
Previa autorización formal de la Comisión, y antes de la expiración del período de validez de las ofertas, la Autoridad contratante informa por escrito al licitador seleccionado de que su oferta ha sido seleccionada. Por otra parte, comunica a los demás candidatos mediante carta normalizada que no se han seleccionado sus ofertas. La carta indica las eventuales deficiencias de la oferta del destinatario al que va dirigida, con la puntuación detallada que ha obtenido, así como la puntuación global de cada uno de los restantes licitadores.
Cuando se trate de un contrato adjudicado en el marco de un convenio de financiación, la Autoridad contratante no puede notificarlo al licitador seleccionado hasta que se haya celebrado el convenio de financiación (véase el punto 5, "Concurso con cláusula suspensiva").
Una vez firmado el contrato, la Comisión publica el resultado de la licitación (anuncio de adjudicación del contrato) en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en Internet y en cualquier otro medio de comunicación adecuado. Estos anuncios deben indicar el número de ofertas recibidas, la fecha de adjudicación del contrato, el nombre y la dirección del licitador seleccionado y el importe del contrato.
11.11.3. Firma del contrato
Una vez firmado el contrato por la Autoridad contratante, se envía al licitador seleccionado, que debe suscribirlo en un plazo de 30 días a partir de su recepción.
El contrato debe fecharse y no puede referirse a prestaciones anteriores ni entrar en vigor antes de la fecha de su firma por las partes. La firma del contrato constituye el inicio del período durante el cual las partes signatarias están vinculadas para la ejecución del contrato, de ahí la importancia de fijar cuidadosamente esa fecha.
11.12. Autorización de los expertos
Cuando es la Comisión la que celebra el contrato por cuenta y en nombre de un Estado ACP, el Jefe de Delegación debe comunicar al Estado ACP el nombre del licitador seleccionado y obtener la autorización de los expertos propuestos. Esta solicitud de autorización no constituye una solicitud de aprobación de la evaluación efectuada por la Comisión.
El Estado ACP no puede denegar su acuerdo salvo por razones debidamente motivadas y justificadas, relacionadas con los expertos de que se trate, y comunicadas por escrito al Jefe de Delegación en un plazo máximo de 30 días a partir de la fecha de solicitud de la autorización.
11.13. Puesta a disposición y sustitución de los expertos
Cuando el contrato tenga por objeto la puesta a disposición de personal de asistencia técnica, el titular está obligado a proporcionar el personal especificado en la oferta. Esta especificación puede adoptar distintas formas. Cualquiera que sea la forma adoptada, en el contrato se identificará nominalmente a las personas principales (director del proyecto, expertos a largo plazo, administrador del proyecto, contable, etc.) que debe proporcionar el adjudicatario.
En caso de que una empresa o los expertos propuestos hayan ocultado voluntariamente en su oferta la falta de disponibilidad de la totalidad o parte del personal propuesto a partir de la fecha prevista de inicio de sus actividades indicada en el expediente de licitación, el comité puede decidir su exclusión de la licitación. Si la Autoridad contratante y la Comisión tuvieran conocimiento de esta ocultación después de la adjudicación del contrato, podrán decidir anular la adjudicación del contrato y volver a convocar el concurso o adjudicárselo a la oferta clasificada en segunda posición por el comité de evaluación. Este comportamiento puede dar lugar a la exclusión del licitador de otros contratos comunitarios.
No obstante, el contrato no sólo debe indicar la identidad del personal principal que debe proporcionarse, sino especificar también las cualificaciones y la experiencia requeridas de ese personal. Esto es importante en el caso de que el adjudicatario deba sustituir a ese personal después de la firma y la celebración del contrato. Esta situación puede darse incluso antes del inicio de la ejecución del contrato o durante su ejecución. En ambos casos, el titular debe recabar la conformidad previa por escrito de la Autoridad contratante, tras presentar una justificación en apoyo de su solicitud de sustitución. La Autoridad contratante dispone de 30 días desde la fecha de recepción de la solicitud para dar a conocer su respuesta.
El titular debe proponer dicha sustitución por iniciativa propia en los siguientes casos:
a) en caso de fallecimiento, enfermedad o accidente de un miembro del personal;
b) si resulta necesario sustituir a un miembro del personal por cualquier otra razón ajena a la voluntad del titular (por ejemplo, dimisión, etc.).
Por otra parte, la Autoridad contratante podrá pedir en curso de ejecución, mediante solicitud escrita debidamente justificada, la sustitución de un miembro del personal al que considere incompetente o inadecuado para desempeñar las funciones que se le atribuyen en el contexto del contrato.
Cuando deba sustituirse a un miembro del personal, el sustituto debe poseer una cualificación y una experiencia al menos equivalentes, y la remuneración que recibirá no puede ser superior a la percibida por el experto sustituido. Si el titular no puede proporcionar un experto que posea cualificaciones y/o experiencia equivalentes, la Autoridad contratante puede decidir rescindir el contrato, si la correcta ejecución de éste se ve comprometida, o, si entiende que no es el caso, aceptar al sustituto, a condición de que los honorarios de este último se renegocien a la baja para reflejar el nivel de remuneración adecuado.
Los gastos suplementarios causados por la sustitución del personal corre a cargo del titular del contrato. Si el experto no es sustituido inmediatamente y transcurre un tiempo antes de que el nuevo experto asuma sus funciones, la Autoridad contratante podrá pedir al titular del contrato que asigne al proyecto un experto provisional hasta la llegada del nuevo experto o que adopte otras medidas de carácter temporal. En cualquier caso, la Autoridad contratante no pagará las remuneraciones correspondientes al período de ausencia del experto o de su sustituto temporal o definitivo.
12. MODALIDADES DE ADJUDICACIÓN DE LOS CONTRATOS POR UN IMPORTE INFERIOR A 200000 EUROS
12.1. Contrato marco
En el caso de contratos de servicios por un importe inferior a 200000 euros y de duración inferior a 12 meses, la Autoridad contratante puede decidir también recurrir al sistema del contrato marco.
En el procedimiento del contrato marco, tras una licitación restringida (véase el punto 11) la Comisión, actuando en nombre y por cuenta de los países beneficiarios de la ayuda exterior de la Comunidad, elabora listas de eventuales proveedores para un período de tres a cinco años, divididas en varios lotes que abarcan diferentes sectores de competencias técnicas. Se evita así tener que elaborar una lista restringida de proveedores para cada contrato específico.
Cuando se presenta un contrato específico por un importe inferior a 200000 euros y de duración inferior a 12 meses, la Comisión, actuando en nombre y por cuenta del Estado ACP de que se trate, envía el perfil del experto o de los expertos requeridos a tres proveedores de servicios del contrato marco elegidos de la lista correspondiente al lote del área de especialización buscada.
Las tres empresas deben proponer en un plazo de ocho días expertos que correspondan al perfil buscado con una tarifa que entre dentro del baremo que se ofreció en el momento de la celebración del contrato marco. Los servicios de la Comisión eligen la oferta económicamente más ventajosa y notifican la decisión al contratista seleccionado.
Con objeto de garantizar la igualdad en la competencia entre las empresas elegidas para cada lote del contrato marco, los servicios de la Comisión velan por dirigirse de forma alternativa a las empresas incluidas en la lista correspondiente a cada lote.
12.2. Procedimiento simplificado
La Autoridad contratante puede adjudicar los contratos por un importe inferior a 200000 euros por el procedimiento simplificado, sin publicación, si no da resultados el contrato marco o no es posible recurrir a él.
La Autoridad contratante elabora una lista de un mínimo de tres proveedores de servicios de su elección, sirviéndose particularmente de la información disponible en la base de datos de expertos y empresas de consultoría de la Comisión. Los candidatos seleccionados reciben una carta de invitación para la presentación de ofertas junto con el expediente de licitación.
Las ofertas deben llegar a la Autoridad contratante a la dirección y, como muy tarde, en la fecha y hora indicadas en la invitación para licitar. Debe concederse a los candidatos seleccionados un plazo mínimo de 30 días a partir de la fecha de envío de la carta de invitación para presentar sus ofertas.
Las ofertas deben enviarse en dos sobres, uno con la oferta técnica y el otro con la oferta financiera.
La apertura y la evaluación de las ofertas las debe realizar un comité que posea los conocimientos técnicos y administrativos necesarios. Los miembros del comité deben firmar una declaración de imparcialidad. Tras evaluar las ofertas, el comité determina cuál es la oferta económicamente más ventajosa en función de la calidad técnica y del precio. Si la Autoridad contratante no recibe un mínimo de tres ofertas válidas, el procedimiento debe ser anulado e iniciarse de nuevo.
No obstante, cuando se trate de la contratación de servicios por un importe igual o inferior a 5000 euros, la Autoridad contratante puede proceder directamente a partir de una única oferta.
PARTE III
MEDIDAS ESPECÍFICAS APLICABLES A LOS CONTRATOS DE SUMINISTROS
13. INTRODUCCIÓN
Los contratos de suministros tienen por objeto la concepción, la fabricación, la entrega in situ, el montaje y la puesta en servicio de suministros, así como las demás tareas eventuales previstas en el contrato, como el mantenimiento, las reparaciones, la formación, el servicio posventa, etc.
Por "proveedor" se entiende toda persona física o jurídica que ofrezca suministros. El proveedor que presenta una oferta se denomina "licitador"; el que solicita participar en un procedimiento restringido se denomina "candidato".
La Autoridad contratante, que figura siempre mencionada en el anuncio de contrato, es la autoridad habilitada para celebrar el contrato. Los contratos de suministros los celebra, por regla general, el Estado ACP con el que la Comisión ha concluido un convenio de financiación.
La Comisión preparará y enviará a la Autoridad contratante los expedientes de licitación internacional para aprobar y lanzar el procedimiento. Antes de su publicación, la Autoridad contratante debe remitir los otros expedientes de licitación al Jefe de Delegación para su aprobación. Sobre la base las decisiones así aprobadas y en estrecha cooperación con el Jefe de Delegación, compete a la Autoridad contratante poner en marcha todos los procedimientos de licitación, recibir las ofertas, presidir las reuniones de evaluación de las ofertas y adoptar una decisión sobre el resultado de la licitación. Acto seguido, la Autoridad contratante transmite al Jefe de Delegación, para su conformidad, el resultado de los exámenes de las ofertas y la propuesta de adjudicación del contrato. Una vez aprobada su propuesta, la Autoridad contratante firma los contratos y los notifica oportunamente al Jefe de Delegación. El Jefe de Delegación debe ser siempre invitado oficialmente y, por regla general, está representado en la apertura y en el análisis de las ofertas.
14. PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN
14.1. Contratos por un importe superior a 150000 euros
14.1.1. Procedimiento abierto
El procedimiento que en principio ha de seguirse para la adjudicación de los contratos de suministros es la licitación internacional abierta tras la publicación de un anuncio de licitación.
14.1.2. Procedimiento negociado
No obstante, los contratos de suministros pueden adjudicarse por procedimiento negociado, previo acuerdo de la Comisión, en los casos siguientes:
a) cuando la urgencia imperiosa, impuesta por acontecimientos imprevisibles para las autoridades contratantes, no sea compatible con los plazos exigidos por los procedimientos abiertos o simplificados a que se refieren los puntos 15, 16 y 17. Las circunstancias alegadas para justificar la urgencia imperiosa no deben ser achacables en ningún caso a la Autoridad contratante. En este contexto, la Autoridad contratante iniciará libremente las discusiones que considere oportunas con los licitadores que figuren en la lista restringida que haya elaborado de acuerdo con el Jefe de Delegación y adjudicará el contrato al licitador que haya elegido;
b) cuando la naturaleza o las características específicas de determinados suministros lo justifiquen, por ejemplo, cuando la ejecución del contrato quede reservada exclusivamente a los titulares de patentes o de licencias que regulen su utilización;
c) por lo que respecta a las entregas complementarias efectuadas por el proveedor inicial y destinadas, bien a la renovación parcial de los suministros o de las instalaciones de uso corriente, bien a la ampliación de los suministros o de las instalaciones existentes, y cuando el cambio de proveedor obligue al beneficiario a adquirir un material de técnica diferente que implique una incompatibilidad o dificultades técnicas de utilización y de mantenimiento desproporcionadas;
d) cuando una licitación quede desierta, es decir, cuando no se haya recibido ninguna oferta que merezca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o económico. En ese caso, tras la anulación de la licitación, la Autoridad contratante, con la conformidad previa de la Comisión, puede iniciar negociaciones con el proveedor o los proveedores de su elección que hayan participado en el concurso, siempre que no sean sustancialmente modificadas las condiciones iniciales del contrato (véase el punto 6, "Anulación del procedimiento de adjudicación de los contratos").
14.2. Contratos por un importe igual o superior a 30000 euros e igual o inferior a 150000 euros
14.2.1. Licitación local abierta
En este caso, los contratos se adjudican mediante licitación abierta en la que el anuncio de licitación de suministros se publica exclusivamente en el Estado o los Estados ACP afectados. La Comisión publica en Internet la referencia de esas licitaciones (número de expediente, país, Autoridad contratante y tipo de contrato) con la dirección de la Delegación en la que las empresas pueden obtener información complementaria.
14.2.2. Procedimiento negociado
La Autoridad contratante, con la aprobación previa de la Comisión, puede adjudicar contratos de suministros recurriendo al procedimiento negociado en las situaciones previstas en el punto 14.1.2.
14.3. Contratos por un importe inferior a 30000 euros
14.3.1. Procedimiento simplificado
La regla para la adjudicación de contratos de suministros de importe inferior a 30000 euros es el procedimiento simplificado con tres proveedores, sin publicación de un anuncio de licitación. No obstante, cuando se trata de la contratación de suministros por un importe igual o inferior a 5000 euros, la Autoridad contratante puede proceder directamente a partir de una única oferta.
15. LICITACIÓN INTERNACIONAL ABIERTA (APLICABLE A LOS CONTRATOS DE IMPORTE SUPERIOR A 150000 EUROS)
15.1. Publicidad
Con objeto de garantizar una participación lo más amplia posible en los concursos y una transparencia adecuada, los concursos abiertos deben ser objeto de la publicación de un anuncio de licitación.
15.1.1. Publicación de los anuncios de licitación de suministros
Los anuncios de licitación se publican en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en los Boletines Oficiales de todos los Estados ACP, en Internet y en cualquier otro medio de comunicación adecuado. La Comisión se hace cargo de la publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y en Internet. La publicación a escala local corre a cargo de los Estados ACP.
En el texto del anuncio, deben hacerse constar de forma clara, precisa y completa la Autoridad contratante y el objeto del contrato. El anuncio de licitación publicado a escala local debe ser idéntico al publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y en Internet, y la publicación debe ser simultánea.
La Autoridad contratante o los servicios de la Comisión (delegaciones, oficinas de la Comisión en los Estados miembros, sede central) transmiten a los proveedores interesados el expediente de licitación correspondiente al contrato de que se trate.
15.2. Redacción y contenido del expediente de licitación
La redacción correcta de los expedientes de licitación es esencial no sólo para la debida tramitación del procedimiento de adjudicación del contrato, sino también para garantizar la correcta ejecución del mismo.
En efecto, estos documentos deben contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los licitadores puedan presentar sus ofertas: procedimientos, documentos que se deben presentar, casos de no conformidad, criterios de adjudicación, etc.
La responsabilidad de la elaboración del expediente de licitación incumbe a la Comisión, que enviará a la Autoridad contratante el expediente de licitación para aprobar y lanzar el procedimiento. El expediente de licitación debe contener los siguientes documentos:
- instrucciones a los licitadores, que deben incluir, entre otras cosas: i) los criterios de adjudicación del contrato, ii) en su caso, la autorización de variantes, y iii) la moneda en que debe realizarse la oferta,
- pliego de condiciones generales de los contratos de suministros financiados por el FED,
- pliego de condiciones especiales que amplíen, completen o difieran de las condiciones generales. En caso de contradicción, el pliego de condiciones especiales prevalece sobre el pliego de condiciones generales,
- anexos técnicos con los planos, las especificaciones técnicas y el calendario previsto de ejecución del contrato,
- nota de precios (que deberá cumplimentar el licitador),
- formulario de oferta,
- formulario de contrato,
- formularios de garantía de un banco o de una institución similar, para:
= la oferta (1 %-2 % del presupuesto disponible para el contrato),
= los pagos de anticipos,
= la ejecución del contrato (10 % del importe del mismo).
A menos que el objeto del contrato lo justifique, están prohibidas las prescripciones técnicas que mencionen productos de una fabricación o de una procedencia determinadas y que, por ello, tengan por efecto favorecer o descartar ciertos productos. No obstante, cuando los productos no puedan describirse en términos suficientemente precisos e inteligibles, podrán identificarse por su nombre comercial, siempre que a continuación figure la expresión "o equivalente".
15.3. Criterios de selección y de adjudicación
Los criterios de selección se basan en la capacidad del licitador para ejecutar contratos de naturaleza similar. Así, en ciertos casos, cuando el contrato incluya un componente de obras o de servicios de instalación, el expediente de licitación puede establecer criterios de selección para determinar la capacidad técnica del licitador.
Los criterios de adjudicación del contrato aplicados a las ofertas técnicamente conformes son el precio de la oferta y, en casos en los que se pidan propuestas de servicio posventa y/o formación, la calidad de esas propuestas.
15.4. Informaciones complementarias en el curso del procedimiento
El expediente de licitación debe ser suficientemente claro para evitar en la medida de lo posible que los contratistas interesados soliciten información complementaria en el curso del procedimiento. Si la Autoridad contratante, por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un licitador, proporciona información complementaria sobre el expediente de licitación, debe hacerlo por escrito y simultáneamente a todos los demás licitadores.
Si, dado el carácter de un procedimiento abierto, no se pudiera identificar a licitadores potenciales, la información será objeto de un anuncio que deberá publicarse tal como se establece en el punto 15.1.1, "Publicación de los anuncios de contrato de suministros", indicándose en él las eventuales modificaciones introducidas en el expediente de licitación. El plazo de presentación de las ofertas puede ser ampliado para que los licitadores puedan tener en cuenta los cambios introducidos.
Los licitadores pueden presentar sus consultas por escrito hasta 21 días antes de la fecha límite de presentación de las ofertas. La Autoridad contratante debe comunicar sus respuestas a las preguntas a todos los licitadores al menos 11 días antes del plazo final de recepción de las ofertas.
15.5. Plazo de presentación de las ofertas
Las ofertas deben llegar a la Autoridad contratante a la dirección y, como muy tarde, en la fecha y hora indicadas en el expediente de licitación. Sólo un plazo razonable de presentación de ofertas puede garantizar su calidad y permitir una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto disuade a los candidatos de presentar sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas.
El plazo mínimo entre la fecha de publicación del anuncio de licitación y la fecha límite fijada para la recepción de las ofertas es de 60 días. No obstante, en ciertos casos excepcionales y con autorización previa del Jefe de Delegación, pueden autorizarse plazos más cortos.
15.6. Período de validez de las ofertas
Los licitadores quedan obligados por sus ofertas durante el período establecido en el expediente de licitación. Ese período debe ser suficiente para que la Autoridad contratante pueda proceder al análisis de las ofertas, a la aprobación de la propuesta de adjudicación, a la notificación de la adjudicación y a la celebración del contrato. El período de validez de las ofertas es de 90 días a partir del vencimiento del plazo fijado para la presentación de las ofertas.
En casos excepcionales, antes de la expiración del período de validez de las ofertas,
la Autoridad contratante puede pedir a los licitadores una prórroga de ese período de una duración determinada que no puede superar los 40 días.
Por otra parte, el licitador seleccionado debe mantener la validez de su oferta durante 60 días adicionales a partir de la fecha de notificación de la adjudicación del contrato.
15.7. Presentación de las ofertas
Cada oferta técnica y financiera se debe introducir en un sobre único sellado, dentro de un paquete o sobre exterior en el que se debe indicar:
- la dirección indicada en el expediente de licitación para la presentación de las ofertas,
- la referencia a la licitación a la que responde el licitador,
- si procede, los números de los lotes para los que se presenta una oferta,
- la indicación "No abrir antes de la sesión de apertura de plicas", escrita en la lengua del expediente de licitación.
15.8. Apertura de plicas
La Autoridad contratante debe registrar las ofertas recibidas y expedir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres que contienen las ofertas deben permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura.
La apertura y la evaluación de las ofertas las realiza un comité de evaluación que debe estar compuesto por un número impar de miembros, como mínimo tres, que posean los conocimientos técnicos y administrativos necesarios para poder emitir un juicio calificado sobre las ofertas. Los miembros del comité deben firmar una declaración de imparcialidad.
El comité de evaluación abre las ofertas en sesión pública a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitación. En la apertura pública de las ofertas, deben anunciarse los nombres de los licitadores, los precios propuestos, la existencia de la garantía de licitación requerida y cualquier otra formalidad que la Autoridad contratante considere conveniente.
El Jefe de Delegación debe ser informado sistemáticamente. Estará presente en calidad de observador en la apertura de plicas y recibirá copia de cada una de las ofertas.
Sólo se tomarán en consideración, para su evaluación, las ofertas que hayan sido recibidas como muy tarde en la fecha y a la hora límites fijadas en el expediente de licitación.
La sesión de apertura de plicas tiene por objeto comprobar si las ofertas están completas, si se ha aportado la garantía de licitación requerida, si se han firmado debidamente los documentos y si, en términos generales, las ofertas se han presentado conforme a lo establecido.
La sesión de apertura de plicas es objeto de un acta firmada por todos los miembros del comité de evaluación, en la que se hace constar:
- la fecha, la hora y el lugar de la sesión,
- las personas presentes en la sesión,
- el nombre de los licitadores que hayan respondido al concurso en el plazo requerido,
- si las ofertas se han presentado en sobres precintados,
- si se han firmado debidamente los originales de las ofertas y si se ha enviado el número de copias de las ofertas requerido,
- el precio de las ofertas,
- el nombre de los licitadores cuyas ofertas se rechazaron por no conformidad constatada en la sesión de apertura,
- el nombre de los licitadores que hayan retirado su oferta,
- las eventuales declaraciones de los licitadores.
15.9. Análisis de las ofertas
Antes de proceder a la evaluación detallada de las ofertas, la Autoridad contratante comprueba si éstas son conformes, en el fondo, a las condiciones establecidas en el expediente de licitación.
Se considera que una oferta es conforme cuando satisface todas las condiciones, procedimientos y especificaciones fijados en el expediente de licitación sin desviaciones ni restricciones sustanciales. Las desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al ámbito, la calidad o la ejecución del contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitación o limitan los derechos de la Autoridad contratante o las obligaciones del licitador en virtud del contrato o afectan a la situación, respecto de la competencia, de los licitadores que hayan presentado ofertas conformes.
Si una oferta no es conforme con el expediente de licitación, será rechazada por la Autoridad contratante y no podrá obtener más tarde la conformidad por correcciones o por la supresión de las desviaciones o restricciones.
Tras la evaluación de las ofertas, el comité de evaluación emite un juicio sobre la conformidad técnica de cada oferta y clasifica las ofertas en dos categorías: conformes o no conformes técnicamente. En los casos de contratos que incluyan servicios posventa o de formación, al efectuar el análisis técnico de las ofertas se evalúa también la calidad técnica de esos servicios.
Una vez concluida la evaluación técnica, el comité de evaluación comprueba que las ofertas financieras no contengan errores aritméticos. Los eventuales errores se corrigen sin penalización para el licitador.
15.10. Adjudicación del contrato
15.10.1. Elección del adjudicatario
a) En el caso de los contratos de suministros sin servicio posventa, el único criterio de adjudicación es el precio. Una vez eliminadas todas las ofertas no conformes, el contrato se adjudica al licitador que haya presentado la oferta conforme menos cara.
b) En el caso de los contratos de suministros que incluyen servicios del tipo de los servicios posventa o la formación, la evaluación técnica debe tener en cuenta la calidad de esos servicios. En tales casos, como también se han eliminado ya todas las ofertas no conformes, se elige la oferta económicamente más ventajosa, teniendo en cuenta la calidad técnica de los servicios que se ofrecen y el precio propuesto.
En ambos casos, si la oferta elegida supera el presupuesto máximo asignado al contrato, son de aplicación las disposiciones de la letra d) del punto 14.1.2.
La regla que se debe aplicar es la descrita en la letra b) del apartado 3.8, "Preferencias". Además, si dos ofertas se consideran equivalentes, se dará preferencia:
a) al licitador de un Estado ACP, o
b) en su defecto, al licitador:
- que permita el mejor uso posible de los recursos físicos y humanos de los Estados ACP, o
- que ofrezca las mejores posibilidades de subcontratación a las sociedades, empresas o personas físicas de los Estados ACP, o
- que consista en un consorcio de personas físicas, empresas y sociedades de Estados ACP y de la Comunidad.
El conjunto del procedimiento de evaluación es objeto de un acta de evaluación firmada por todos los miembros del comité de evaluación. En esa acta deben constar los motivos por los que se han clasificado ofertas como técnicamente no conformes y las razones por las que esas ofertas no responden a las especificaciones técnicas solicitadas. La Autoridad contratante transmite al Jefe de Delegación, para su conformidad, el informe de evaluación y una propuesta de adjudicación del contrato.
El Jefe de Delegación deberá aprobar en un plazo de 30 días la propuesta de la Autoridad contratante para la adjudicación de los contratos de adjudicación directa, los contratos de ayuda de emergencia y todos los demás contratos de servicios de importe inferior a 1000000 de euros.
Para todos los demás contratos de suministros no incluidos en el supuesto anterior, el Jefe de Delegación aprobará en un plazo de 30 días la propuesta de adjudicación del contrato de la Autoridad contratante, siempre que se cumplan las condiciones siguientes:
- que la oferta seleccionada sea la más ventajosa de las que reúnen las condiciones requeridas en el expediente de licitación,
- que la oferta seleccionada responda a todos los criterios de selección establecidos en el expediente de licitación,
- que la oferta seleccionada no sea superior a los créditos reservados para dicho contrato.
Cuando no se cumplan dichas condiciones, el Jefe de Delegación remitirá la propuesta a la Comisión, quien adoptará una decisión sobre la misma en un plazo de 60 días a partir de la recepción del Jefe de Delegación. Cuando el precio de la oferta seleccionada sea superior a los créditos reservados para el contrato, la Comisión deberá adoptar el compromiso financiero necesario al aprobar la adjudicación.
Todo el procedimiento de evaluación, incluida la notificación de la adjudicación del contrato al licitador seleccionado, debe ser completado durante el período de validez de las ofertas. A este respecto, es importante tener presente el riesgo de que el licitador seleccionado no esté ya en condiciones de confirmar su oferta si se prolonga el procedimiento de evaluación.
Todo el procedimiento de licitación, hasta la notificación al licitador seleccionado, debe ser estrictamente confidencial. El comité adopta sus decisiones de forma colegiada y sus deliberaciones deben mantenerse en secreto. Los miembros del comité de evaluación tienen la obligación de respetar la confidencialidad.
En particular, los informes y las actas de evaluación son exclusivamente de uso interno y no pueden comunicarse a los licitadores ni a ninguna otra parte que no sean los servicios habilitados del Estado o Estados ACP afectados, la Comisión y las autoridades de control (Tribunal de Cuentas, etc.).
15.10.2. Notificación de la adjudicación del contrato
Previa autorización formal de la Comisión, y antes de la expiración del período de validez de las ofertas, la Autoridad contratante informa por escrito al licitador seleccionado de que su oferta ha sido seleccionada. Por otra parte, comunica a los demás candidatos mediante carta normalizada que no se han seleccionado sus ofertas. En esa carta se mencionará si las ofertas eran técnicamente conformes o no y se indicarán las deficiencias técnicas que, en su caso, pudieran presentar.
Cuando se trate de un contrato adjudicado en el marco de un convenio de financiación, la Autoridad contratante no puede notificarlo al licitador seleccionado hasta que se haya celebrado el convenio de financiación (véase el punto 5, "Concurso con cláusula suspensiva").
Una vez firmado el contrato, la Comisión publica el resultado de la licitación (anuncio de adjudicación del contrato) en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en Internet y en cualquier otro medio de comunicación adecuado. Estos anuncios deben indicar el número de ofertas recibidas, la fecha de adjudicación del contrato, el nombre y la dirección del licitador seleccionado y el importe del contrato.
15.10.3. Firma del contrato
Una vez firmado el contrato por la Autoridad contratante, se envía al licitador seleccionado, que debe suscribirlo en un plazo de 30 días a partir de su recepción y devolverlo acompañado de la garantía de buena ejecución.
El contrato debe fecharse y no puede referirse a prestaciones anteriores ni entrar en vigor antes de la fecha de su firma por las partes. La firma del contrato constituye la fase a partir de la cual las partes signatarias están vinculadas para la ejecución del contrato, de ahí la importancia de fijar cuidadosamente esa fecha.
16. LICITACIÓN LOCAL ABIERTA (APLICABLE A LOS CONTRATOS DE IMPORTE IGUAL O SUPERIOR A 30000 EUROS PERO INFERIOR O IGUAL A 150000 EUROS)
En este caso, el anuncio de licitación se publica exclusivamente en el Estado o Estados ACP interesados. La Comisión publica en Internet la referencia de esas licitaciones (número de expediente, país, Autoridad contratante y tipo de contrato) con la dirección de la Delegación en la que las empresas pueden obtener información complementaria.
Es importante recordar que las licitaciones abiertas de publicación local deben garantizar la participación de otros proveedores aptos en las mismas condiciones que los proveedores locales. Estará prohibida toda condición destinada a restringir la participación de otros proveedores aptos (por ejemplo, la obligación de registrarse en el país beneficiario, de que se les hayan adjudicado ya contratos locales, etc.).
En este procedimiento, el plazo mínimo entre la fecha de publicación del anuncio de licitación y la fecha límite para la recepción de las ofertas debe ser de 30 días.
Las medidas aplicables a un procedimiento internacional abierto, descritas en el punto 15, se aplican por analogía en el procedimiento abierto con publicación local.
17. PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO (APLICABLE A LOS CONTRATOS DE IMPORTE INFERIOR A 30000 EUROS)
En el caso de contratos de importe inferior a 30000 euros, la Autoridad contratante puede realizar la adjudicación por procedimiento simplificado, sin publicación, tras consultar a un mínimo de tres proveedores de su elección.
La Autoridad contratante elabora una lista de al menos tres proveedores. Los candidatos seleccionados reciben una invitación para licitar junto con las especificaciones técnicas pertinentes. En este caso no se exige ninguna garantía de licitación.
Las ofertas deben llegar a la Autoridad contratante a la dirección y, como muy tarde, en la fecha y hora indicadas en la invitación para licitar.
La Autoridad contratante encarga la elaboración de un informe de evaluación de las ofertas recibidas, especificando la conformidad técnica y las condiciones contractuales contenidas en las ofertas. Si la Autoridad contratante no recibe un mínimo de tres ofertas válidas, el procedimiento debe ser anulado e iniciarse de nuevo.
No obstante, cuando se trata de la contratación de suministros por un importe igual o inferior a 5000 euros, la Autoridad contratante puede proceder directamente a partir de una única oferta.
PARTE IV
MEDIDAS ESPECÍFICAS APLICABLES A LOS CONTRATOS DE OBRAS
18. INTRODUCCIÓN
Los contratos de obras se celebran entre, por una parte, un contratista y, por otra, la Autoridad contratante, y tienen por objeto la ejecución o la realización de obras.
Se entiende por "contratista" a la persona física o jurídica que realiza las obras. Al contratista que presenta una oferta se le denomina "licitador", y al que se invita a participar en un procedimiento restringido o en un procedimiento simplificado, "candidato".
La Autoridad contratante, que figura siempre mencionada en el anuncio de contrato, es la autoridad habilitada para celebrar el contrato. Los contratos de obras los celebra el Estado ACP con el que la Comisión ha concluido un convenio de financiación.
La Comisión preparará y enviará a la Autoridad contratante los expedientes de licitación internacional para aprobar y lanzar el procedimiento. Antes de su publicación, la Autoridad contratante debe remitir los otros expedientes de licitación al Jefe de Delegación para su aprobación. Sobre la base las decisiones así aprobadas y en estrecha cooperación con el Jefe de Delegación, compete a la Autoridad contratante poner en marcha todos los procedimientos de licitación, recibir las ofertas, presidir las reuniones de evaluación de las ofertas y adoptar una decisión sobre el resultado de la licitación. Acto seguido, la Autoridad contratante transmite al Jefe de Delegación, para su conformidad, el resultado de los exámenes de las ofertas y la propuesta de adjudicación del contrato. Una vez aprobada la adjudicación, la Autoridad contratante firma los contratos y los notifica oportunamente al Jefe de Delegación. El Jefe de Delegación debe ser siempre invitado oficialmente y, por regla general, está representado en la apertura y en el análisis de las ofertas.
19. PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN
19.1. Contratos por un importe superior a 5000000 de euros
19.1.1. Procedimiento abierto
El procedimiento que en principio se ha de seguir para la adjudicación de los contratos de obras es el concurso abierto internacional tras la publicación de un anuncio de licitación.
19.1.2. Procedimiento negociado
Los contratos de obras pueden adjudicarse por procedimiento negociado, previo acuerdo de la Comisión, en los casos siguientes:
a) cuando la urgencia imperiosa, impuesta por acontecimientos imprevisibles para las autoridades contratantes, no sea compatible con los plazos exigidos por los procedimientos abiertos, restringidos o simplificados a que se refieren los puntos 20, 21 y 22. Las circunstancias alegadas para justificar la urgencia imperiosa no deben ser achacables en ningún caso a la Autoridad contratante. En este contexto, la Autoridad contratante iniciará libremente las discusiones que considere oportunas con los licitadores que figuren en la lista restringida que haya elaborado de acuerdo con el Jefe de Delegación y adjudicará el contrato al licitador que haya elegido;
b) para las obras complementarias no contempladas en el primer contrato pero que, debido a circunstancias imprevisibles, sean necesarias para la ejecución de las obras previstas inicialmente, siempre que se adjudiquen al contratista que las esté realizando y que:
- esas obras no puedan estar técnica ni económicamente separadas del contrato principal sin grave inconveniente para el beneficiario, o
- esas obras, aunque puedan estar separadas de la ejecución del contrato principal sin grave inconveniente para el beneficiario, sean estrictamente necesarias para su finalización;
no obstante, el coste total de los contratos de obras complementarias adjudicados no puede sobrepasar el 50 % del coste del contrato principal;
c) cuando una licitación quede desierta, es decir, cuando no se haya recibido ninguna oferta que merezca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o económico. En ese caso, tras la anulación de la licitación, la Autoridad contratante, con la conformidad previa de la Comisión, podrá iniciar negociaciones con el proveedor o los proveedores de su elección que hayan participado en el concurso, siempre que no sean sustancialmente modificadas las condiciones iniciales del contrato (véase el punto 6, "Anulación del procedimiento de adjudicación de los contratos").
19.2. Contratos por un importe igual o superior a 300000 euros e igual o inferior a 5000000 de euros
19.2.1. Licitación local abierta
En este caso, el procedimiento aplicable a la adjudicación de contratos de obras es el de licitación abierta publicada a escala local, en la que el anuncio de licitación se publica exclusivamente en el Estado o Estados ACP interesados. La Comisión publica en Internet la referencia de esas licitaciones (número de expediente, país, Autoridad contratante y tipo de contrato) con la dirección de la Delegación en la que las empresas pueden obtener información complementaria.
19.2.2. Procedimiento negociado
La Autoridad contratante, con la conformidad previa de la Comisión, puede celebrar contratos de obras recurriendo al procedimiento negociado en las situaciones previstas en el punto 19.1.2.
19.3. Contratos por un importe inferior a 300000 euros
19.3.1. Procedimiento simplificado
La regla para la adjudicación de contratos de obras de importe inferior a 300000 euros es el procedimiento simplificado con tres proveedores, sin publicación de un anuncio de licitación.
20. LICITACIÓN INTERNACIONAL ABIERTA (APLICABLE A LOS CONTRATOS DE IMPORTE SUPERIOR A 5000000 DE EUROS)
20.1. Publicidad
Con objeto de garantizar una participación lo más amplia posible en los concursos y una transparencia adecuada, los concursos abiertos deben ser objeto de la publicación de un anuncio de licitación.
20.1.1. Publicación de los anuncios de licitación de contratos de obras
Los anuncios de licitación se publican en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en los Boletines Oficiales de todos los Estados ACP, en Internet y en cualquier otro medio de comunicación adecuado. La Comisión se hace cargo de la publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y en Internet. La publicación a escala local corre a cargo de los Estados ACP.
En el texto del anuncio, deben hacerse constar de forma clara, precisa y completa la Autoridad contratante y el objeto del contrato. El anuncio de licitación publicado a escala local debe ser idéntico al publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y en Internet, y la publicación debe ser simultánea.
El expediente de licitación debe ser enviado a los licitadores interesados por la Autoridad contratante. Normalmente, dado su gran volumen y el coste de su reproducción, los expedientes de licitación para contratos de obras son distribuidos, previo pago de un precio único, por la empresa de consultoría encargada de su redacción. La empresa de consultoría a la que se confíe esa tarea debe firmar obligatoriamente un compromiso de confidencialidad.
El expediente de licitación será puesto a disposición para consulta en los locales de la Autoridad contratante y de la Comisión (Delegación, oficinas en los Estados miembros y sede central).
20.2. Redacción y contenido del expediente de licitación
La redacción correcta de los expedientes de licitación es esencial no sólo para la debida tramitación del procedimiento de adjudicación del contrato, sino también para garantizar la correcta ejecución del mismo.
En efecto, estos documentos deben contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los licitadores puedan presentar sus ofertas: procedimientos, documentos que se deben presentar, casos de no conformidad, criterios de adjudicación, etc.
La responsabilidad de la elaboración del expediente de licitación incumbe a la Comisión, que enviará a la Autoridad contratante el expediente de licitación para aprobar y lanzar el procedimiento. El expediente de licitación debe contener los siguientes documentos:
- instrucciones a los licitadores, que deben incluir, entre otras cosas: i) los criterios de selección y de adjudicación del contrato, ii) en su caso, la autorización de variantes, y iii) la moneda en que debe realizarse la oferta,
- pliego de condiciones generales de los contratos de obras financiados por el FED,
- pliego de condiciones especiales que amplíen, completen o difieran de las condiciones generales. En caso de contradicción, el pliego de condiciones especiales prevalece sobre el pliego de condiciones Generales,
- anexos técnicos con los planos, las especificaciones técnicas y el calendario previsto de ejecución del contrato,
- nota de precios (que deberá cumplimentar el licitador) y desglose,
- formulario de oferta,
- formulario de contrato,
- formularios de garantía de un banco o de una institución similar, para:
= la oferta (1 %-2 % del presupuesto disponible para el contrato),
= los pagos de anticipos,
= la ejecución del contrato (10 % del importe del mismo).
20.3. Criterios de selección y de adjudicación
Los criterios de selección tienen como finalidad determinar la capacidad del licitador para ejecutar contratos de naturaleza similar, con referencia en particular a las obras ejecutadas en los últimos años.
Una vez efectuada la selección y excluidas todas las ofertas que no cumplan los requisitos establecidos, el precio de la oferta es el único criterio aplicable para la adjudicación del contrato.
20.4. Informaciones complementarias en el curso del procedimiento
El expediente de licitación debe ser suficientemente claro para evitar en la medida de lo posible que los contratistas interesados soliciten información complementaria en el curso del procedimiento. Si la Autoridad contratante, por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un licitador, proporciona información complementaria sobre el expediente de licitación, debe hacerlo por escrito y simultáneamente a todos los demás licitadores.
Si, dado el carácter de un procedimiento abierto, no se pudiera identificar a los licitadores potenciales, la información será objeto de un anuncio que debe publicarse tal como se establece en el punto 20.1.1, "Publicación de los anuncios de contrato de obras", indicándose en él las eventuales modificaciones introducidas en el expediente de licitación. El plazo de presentación de las ofertas puede ser ampliado para que los licitadores puedan tener en cuenta los cambios introducidos.
Los licitadores pueden presentar sus consultas por escrito hasta 21 días antes de la fecha límite de presentación de las ofertas. La Autoridad contratante debe comunicar sus respuestas a las preguntas a todos los licitadores al menos 11 días antes del plazo final de recepción de las ofertas.
20.5. Plazo de presentación de las ofertas
Las ofertas deben llegar a la Autoridad contratante a la dirección y, como muy tarde, en la fecha y hora indicadas en el expediente de licitación. Sólo un plazo razonable de presentación de ofertas puede garantizar su calidad y permitir una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto disuade a los candidatos de presentar sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas.
El plazo mínimo entre la fecha de publicación del anuncio de licitación y la fecha límite fijada para la recepción de las ofertas es de 90 días. No obstante, en ciertos casos excepcionales y con autorización previa del Jefe de Delegación, pueden autorizarse plazos más cortos.
20.6. Período de validez de las ofertas
Los licitadores quedan obligados por sus ofertas durante el período establecido en el expediente de licitación. Ese período debe ser suficiente para que la Autoridad contratante pueda proceder al análisis de las ofertas, a la aprobación de la propuesta de adjudicación, a la notificación de la adjudicación y a la celebración del contrato. El período de validez de las ofertas es de 90 días a partir del vencimiento del plazo fijado para la presentación de las ofertas.
En casos excepcionales, antes de la expiración del período de validez de las ofertas, la Autoridad contratante puede pedir a los licitadores una prórroga de ese período de una duración determinada que no puede superar los 40 días.
Por otra parte, el licitador seleccionado debe mantener la validez de su oferta durante 60 días adicionales a partir de la fecha de notificación de la adjudicación del contrato.
20.7. Presentación de las ofertas
Cada oferta técnica y financiera se debe introducir en un sobre único sellado, dentro de un paquete o sobre exterior en el que se debe indicar:
- la dirección indicada en el expediente de licitación para la presentación de las ofertas,
- la referencia a la licitación a la que responde el licitador,
- si procede, los números de los lotes para los que se presenta una oferta,
- la indicación "No abrir antes de la sesión de apertura de plicas", escrita en la lengua del expediente de licitación.
20.8. Apertura de plicas
La Autoridad contratante debe registrar las ofertas recibidas y proporcionar un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres que contienen las ofertas deben permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura.
La apertura y la evaluación de las ofertas las realiza un comité de evaluación que debe estar compuesto por un número impar de miembros, como mínimo tres, que posean los conocimientos técnicos y administrativos necesarios para poder emitir un juicio calificado sobre las ofertas. Los miembros del comité deben firmar una declaración de imparcialidad.
El comité de evaluación abre las ofertas en sesión pública a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitación. En la apertura pública de las ofertas, deben anunciarse los nombres de los licitadores, los precios propuestos, la existencia de la garantía de licitación requerida y cualquier otra formalidad que la Autoridad contratante considere conveniente.
El Jefe de Delegación debe ser informado sistemáticamente. Estará presente en calidad de observador en la apertura de plicas y recibirá copia de cada una de las ofertas.
Sólo se tomarán en consideración, para su evaluación, las ofertas que hayan sido recibidas como muy tarde en la fecha y a la hora límites fijadas en el expediente de licitación.
La sesión de apertura de plicas tiene por objeto comprobar si las ofertas están completas, si se ha aportado la garantía de licitación requerida, si se han firmado debidamente los documentos y si, en términos generales, las ofertas se han presentado conforme a lo establecido.
La sesión de apertura de plicas es objeto de un acta firmada por todos los miembros del comité de evaluación, en la que se hace constar:
- la fecha, la hora y el lugar de la sesión,
- las personas presentes en la sesión,
- el nombre de los licitadores que hayan respondido al concurso en el plazo requerido,
- si las ofertas se han presentado en sobres precintados,
- si se han firmado debidamente los originales de las ofertas y si se ha enviado el número de copias de las ofertas requerido,
- el precio de las ofertas,
- el nombre de los licitadores cuyas ofertas se rechazaron por no conformidad constatada en la sesión de apertura,
- el nombre de los licitadores que hayan retirado su oferta,
- las eventuales declaraciones de los licitadores.
20.9. Análisis de las ofertas
Antes de proceder a la evaluación detallada de las ofertas, la Autoridad contratante comprueba si éstas son conformes, en el fondo, a las condiciones establecidas en el expediente de licitación.
Se considera que una oferta es conforme cuando satisface todas las condiciones, procedimientos y especificaciones fijados en el expediente de licitación sin desviaciones ni restricciones sustanciales. Las desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al ámbito, la calidad o la ejecución del contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitación o limitan los derechos de la Autoridad contratante o las obligaciones del licitador en virtud del contrato y afectan a la situación, respecto de la competencia, de los licitadores que hayan presentado ofertas conformes.
Si una oferta no es conforme con el expediente de licitación, será rechazada por la Autoridad contratante y no podrá obtener más tarde la conformidad por correcciones o por la supresión de las desviaciones o restricciones.
Tras la evaluación de las ofertas, el comité de evaluación emite un juicio sobre la conformidad técnica de cada oferta y clasifica las ofertas en dos categorías: conformes o no conformes técnicamente.
Una vez concluida la evaluación técnica, el comité de evaluación comprueba que las ofertas financieras no contengan errores aritméticos. Los eventuales errores se corrigen sin penalización para el licitador.
20.10. Adjudicación del contrato
20.10.1. Elección del adjudicatario
El licitador seleccionado será el que haya presentado la oferta económicamente más ventajosa, es decir, la oferta menos cara de entre aquellas que hayan sido clasificadas como admisibles desde el punto de vista técnico en el proceso de evaluación técnica. Se adjudicará el contrato a la oferta que reúna estos requisitos siempre que su importe sea igual o inferior al presupuesto asignado al contrato.
Si la oferta elegida supera el presupuesto máximo asignado al contrato, son de aplicación las disposiciones de la letra c) del punto 19.1.2.
La regla que se debe aplicar es la descrita en la letra a) del punto 3.8, "Preferencias". Además, si dos ofertas se consideran equivalentes, se dará preferencia:
a) al licitador de un Estado ACP, o
b) en su defecto, al licitador:
- que permita el mejor uso posible de los recursos físicos y humanos de los Estados ACP, o
- que ofrezca las mejores posibilidades de subcontratación a las sociedades, empresas o personas físicas de los Estados ACP, o
- que consista en un consorcio de personas físicas, empresas y sociedades de Estados ACP y de la Comunidad.
El conjunto del procedimiento de evaluación es objeto de un acta de evaluación firmada por todos los miembros del comité de evaluación. En esa acta deben constar los motivos por los que se han clasificado ofertas como técnicamente no conformes y las razones por las que esas ofertas no responden a las especificaciones técnicas solicitadas. La Autoridad contratante transmite al Jefe de Delegación, para su conformidad, el informe de evaluación y una propuesta de adjudicación del contrato.
El Jefe de Delegación deberá aprobar en un plazo de 30 días la propuesta de la Autoridad contratante para la adjudicación de los contratos de adjudicación directa, los contratos de ayuda de emergencia y todos los demás contratos de obras de importe inferior a 5000000 de euros.
Para todos los demás contratos de obras no incluidos en el supuesto anterior, el Jefe de Delegación aprobará en un plazo de 30 días la propuesta de adjudicación del contrato de la Autoridad contratante, siempre que se cumplan las condiciones siguientes:
- que la oferta seleccionada sea la más ventajosa de las que reúnen las condiciones requeridas en el expediente de licitación,
- que la oferta seleccionada responda a todos los criterios de selección establecidos en el expediente de licitación,
- que la oferta seleccionada no sea superior a los créditos reservados para dicho contrato.
Cuando no se cumplan dichas condiciones, el Jefe de Delegación remitirá la propuesta a la Comisión, quien adoptará una decisión sobre la misma en un plazo de 60 días a partir de la recepción del Jefe de Delegación. Cuando el precio de la oferta seleccionada sea superior a los créditos reservados para el contrato, la Comisión deberá adoptar el compromiso financiero necesario al aprobar la adjudicación.
Todo el procedimiento de evaluación, incluida la notificación de la adjudicación del contrato al licitador seleccionado, debe ser completado durante el período de validez de las ofertas. A este respecto, es importante tener presente el riesgo de que el licitador seleccionado no esté ya en condiciones de confirmar su oferta si se prolonga el procedimiento de evaluación.
Todo el procedimiento de licitación, hasta la notificación al licitador seleccionado, debe ser estrictamente confidencial. El comité adopta sus decisiones de forma colegiada y sus deliberaciones deben mantenerse en secreto. Los miembros del comité de evaluación tienen la obligación de respetar la confidencialidad.
En particular, los informes y las actas de evaluación son exclusivamente de uso interno y no pueden comunicarse a los licitadores ni a ninguna otra parte que no sean los servicios habilitados del Estado o Estados ACP afectados, la Comisión y las autoridades de control (Tribunal de Cuentas, etc.).
20.10.2. Notificación de la adjudicación del contrato
Previa autorización formal de la Comisión, y antes de la expiración del período de validez de las ofertas, la Autoridad contratante informa por escrito al licitador seleccionado de que su oferta ha sido seleccionada. Por otra parte, comunica a los demás candidatos mediante carta normalizada que no se han seleccionado sus ofertas. En esa carta se mencionará si las ofertas eran técnicamente conformes o no y se indicarán las deficiencias técnicas que, en su caso, pudieran presentar.
Cuando se trate de un contrato adjudicado en el marco de un convenio de financiación, la Autoridad contratante no puede notificarlo al licitador seleccionado hasta que se haya celebrado el convenio de financiación (véase el punto 5, "Concurso con cláusula suspensiva").
Una vez firmado el contrato, la Comisión publica el resultado de la licitación (anuncio de adjudicación del contrato) en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, en Internet y en cualquier otro medio de comunicación adecuado. Estos anuncios deben indicar el número de ofertas recibidas, la fecha de adjudicación del contrato, el nombre y la dirección del licitador seleccionado y el importe del contrato.
20.10.3. Firma del contrato
Una vez firmado el contrato por la Autoridad contratante, se envía al licitador seleccionado, que debe suscribirlo en un plazo de 30 días a partir de su recepción y devolverlo acompañado de la garantía de buena ejecución.
El contrato debe fecharse y no puede referirse a prestaciones anteriores ni entrar en vigor antes de la fecha de su firma por las partes. La firma del contrato constituye la fase a partir de la cual las partes signatarias están vinculadas para la ejecución del contrato, de ahí la importancia de fijar cuidadosamente esa fecha.
21. LICITACIÓN LOCAL ABIERTA (APLICABLE A LOS CONTRATOS DE IMPORTE IGUAL O SUPERIOR A 300000 EUROS PERO INFERIOR O IGUAL A 5000000 DE EUROS)
En este caso, el anuncio de licitación se publica exclusivamente en el Estado o Estados ACP interesados. La Comisión publica en Internet la referencia de esas licitaciones (número de expediente, país, Autoridad contratante y tipo de contrato) con la dirección de la Delegación en la que las empresas pueden obtener información complementaria.
Es importante recordar que las licitaciones de publicación local deben garantizar la participación de otros contratistas aptos en las mismas condiciones que los proveedores locales. Estará prohibida toda condición destinada a restringir la participación de otros contratistas aptos (por ejemplo, la obligación de registrarse en el país beneficiario, de que se les hayan adjudicado ya contratos locales, etc.).
En este procedimiento, el plazo mínimo entre la fecha de publicación del anuncio de licitación y la fecha límite para la recepción de las ofertas debe ser de 60 días.
Las medidas aplicables a un procedimiento internacional abierto, descritas en el punto 20, se aplican por analogía en el procedimiento abierto con publicación local.
22. PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO (APLICABLE A LOS CONTRATOS DE IMPORTE INFERIOR A 300000 EUROS)
En el caso de contratos de importe inferior a 300000 euros, la Autoridad contratante puede realizar la adjudicación por procedimiento simplificado, sin publicación, tras consultar a un mínimo de tres proveedores de su elección.
La Autoridad contratante elabora una lista de al menos tres proveedores. Los candidatos seleccionados reciben una invitación para licitar junto con las especificaciones técnicas pertinentes.
Las ofertas deben llegar a la Autoridad contratante a la dirección y, como muy tarde, en la fecha y hora indicadas en la invitación para licitar. Debe concederse a los candidatos seleccionados un plazo mínimo de 30 días a partir de la fecha de envío de la carta de invitación para presentar sus ofertas.
Un comité de evaluación que posee los conocimientos técnicos y administrativos requeridos procede a la apertura y evaluación de las ofertas. La evaluación se efectúa con arreglo al procedimiento aplicable a la licitación abierta. Si la Autoridad contratante no recibe un mínimo de tres ofertas válidas, el procedimiento debe ser anulado e iniciarse de nuevo.
_____________
(1) En particular, en comparación con el Protocolo n° 1 incluido en el anexo V del Acuerdo de asociación ACP-UE.
ANEXO 1
REGLAS DE COMPETENCIA
TABLA OMITIDA EN PÁGINA 36
ANEXO 2
DEFINICIONES
Comunidad: La Comunidad Europea.
FED: El Fondo Europeo de Desarrollo.
Estados ACP: Los Estados de África, el Caribe y el Pacífico signatarios del Acuerdo de asociación ACP-CE firmado en Cotonú el 23 de junio de 2000.
Estado miembro: Los Estados miembros de la Comunidad Europea.
Comisión: La Comisión de las Comunidades Europeas.
Jefe de Delegación: El representante de la Comisión en los Estados ACP.
Autoridad contratante: El Estado o la persona jurídica de derecho público o de derecho privado que celebra el contrato en la forma establecida en el convenio de financiación.
Contrato de estudios: Contrato de servicios celebrado entre un proveedor de servicios y la Autoridad contratante cuyo objeto es, por ejemplo, la realización de estudios para la determinación y la preparación de proyectos, estudios de viabilidad, estudios económicos y de mercado, estudios técnicos, evaluaciones o auditorías.
Contrato de asistencia técnica: Contrato de servicios celebrado entre un proveedor de servicios y la Autoridad contratante en el que el proveedor de servicios recibe alguno de los siguientes encargos: ejercer una función de asesoramiento; asumir la dirección o la supervisión de un proyecto; facilitar los expertos que especifique el contrato, o desempeñar las funciones de "procurement agent".
Contrato de suministros: Contrato celebrado entre un proveedor y la Autoridad contratante cuyo objeto es la compra, el arrendamiento financiero, el alquiler o el alquiler-venta, con o sin opción de compra, de productos, así como otras eventuales tareas como las obras de instalación, el mantenimiento, las reparaciones, la formación y el servicio posventa.
Contrato de obras: Contrato celebrado entre un contratista y la Autoridad contratante para la realización de obras o la construcción de una infraestructura.
Contrato mixto: Contrato celebrado entre la Autoridad contratante, por una parte, y un proveedor de servicios, un proveedor de suministros o un contratista, por otra parte, y que tiene por objeto al menos dos tipos de prestaciones diferentes (obras, suministros o servicios).
Contrato marco: Contrato celebrado para la ejecución de un volumen no especificado de prestaciones homogéneas de servicios o de suministros durante un período de tiempo limitado.
Candidato: Toda persona física o jurídica, o agrupación de tales personas, que solicita ser invitada a participar en un procedimiento restringido.
Licitador: Toda persona física o jurídica, o agrupación de tales personas, que presenta una oferta con vistas a la celebración de un contrato.
Adjudicatario: El licitador elegido al final del procedimiento para la adjudicación del contrato.
Procedimiento abierto: Procedimiento en el que cualquier persona física o jurídica, o agrupación de tales personas puede presentar una oferta tras la publicación de un anuncio de licitación.
Procedimiento restringido: Procedimiento en el que únicamente pueden presentar una oferta tras la publicación de un anuncio de licitación los candidatos invitados a ello por la Autoridad contratante.
Procedimiento simplificado: Procedimiento en el que únicamente pueden presentar una oferta, sin publicación de un anuncio de contrato, los candidatos invitados a ello por la Autoridad contratante.
Procedimiento negociado: Procedimiento en el que la Autoridad contratante, sin publicación previa de un anuncio de licitación, consulta al candidato o candidatos de su elección y negocia las condiciones del contrato con un o varios de ellos (véanse los puntos 10.1.2, 14.1.2, 14.2.2 y 19.1.2).
Acciones en régimen de gestión directa: Los proyectos y programas ejecutados a través de agencias o servicios públicos o semipúblicos del Estado o Estados ACP de que se trate por la persona responsable de su ejecución.
Medio de comunicación adecuado: La publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y en Internet es obligatoria en todos los casos especificados en estas disposiciones generales. Se requiere la publicación en los Boletines Oficiales de los Estados ACP y, en caso necesario, en publicaciones especializadas.
Expediente de licitación: El expediente bien sea preparado por la Comisión y enviado a la Autoridad contratante para aprobar e iniciar el procedimiento (licitaciones internacionales), bien sea presentado por la Autoridad contratante al Jefe de Delegación, para su conformidad, antes de su publicación (todas las demás licitaciones), con todos los documentos necesarios para preparar y presentar una oferta.
Pliego de condiciones generales: Las prescripciones generales que contienen las cláusulas contractuales de carácter administrativo, financiero, jurídico y técnico relativas a la ejecución de los contratos.
Pliego de condiciones especiales: Las prescripciones especiales establecidas por la Autoridad contratante como parte integrante del expediente de licitación, que contienen las modificaciones con respecto al pliego de condiciones generales, las cláusulas contractuales especiales y términos de referencia (en los contratos de servicios) o las especificaciones técnicas (en los contratos de suministros o de obras).
Términos de referencia: Documento redactado por la Autoridad contratante que establece sus exigencias u objetivos en materia de prestación de servicios y eventualmente especifica los métodos y medios que se deben utilizar o los resultados que se deben alcanzar.
Comité de evaluación: Comité o tribunal compuesto por un número impar de miembros, como mínimo tres, que poseen los conocimientos técnicos y administrativos necesarios para poder emitir un juicio calificado sobre las ofertas.
Dia: Día de calendario.
Plazos: Los plazos empiezan a correr a partir del día siguiente a la fecha del acto o acontecimiento elegido como punto de partida para su cálculo. Cuando el último día del plazo no es un día laborable, el plazo expira al final del primer día laborable que sigue al último día del plazo.
Conflicto de intereses: Cualquier acontecimiento que influya sobre la capacidad de un candidato, de un licitador o de un contratista de emitir una opinión profesional objetiva e imparcial, o que le impide hacer que prevalezcan en todo momento los intereses de la Autoridad contratante. Toda consideración relacionada con posibles contratos futuros o conflicto con otros compromisos, pasados o actuales, de un candidato, un licitador o un contratista. Estas limitaciones se aplican también a los eventuales subcontratistas y al personal del candidato, del licitador o del contratante.
Oferta económicamente más ventajosa: Oferta que se considera la mejor teniendo en cuenta diversos criterios que varían en función del contrato de que se trate: por ejemplo, la calidad, el valor técnico, el carácter estético y funcional, el servicio posventa y la asistencia técnica, la fecha de entrega y el plazo de entrega o de ejecución, el precio, o el precio más bajo. Estos criterios deben estar publicados en el anuncio de licitación o estipularse en el expediente de licitación.