LA COMISION DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto el Reglamento (CEE) n° 4253/88 del Consejo, de 19 de diciembre de 1988, por el que se aprueban disposiciones de aplicación del Reglamento (CEE) n° 2052/88, en lo relativo, por una parte, a la coordinación de las intervenciones de los Fondos estructurales y, por otra, de éstas con las del Banco Europeo de Inversiones y con las de los demás instrumentos financieros existentes, cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 3193/94, y, en particular, el párrafo cuarto del apartado 1 de su artículo 23,

Previa consulta al Comité consultivo para el desarrollo y la reconversión de las regiones y al Comité creado de conformidad con el artículo 124 del Tratado,

Considerando que el apartado 1 del artículo 23 del Reglamento (CEE) n° 4253/88 establece los principios por los que se rige el control financiero por los Estados miembros de las operaciones cofinanciadas por los Fondos estructurales;

Considerando que es necesario, con el fin de garantizar un nivel aceptable de control financiero en toda la Comunidad, que se especifiquen minuciosamente determinados requisitos mínimos de control;

Considerando que, a la vista de las características específicas constitucionales y administrativas de cada Estado miembro, es necesario que el presente Reglamento sea completado con las medidas de carácter administrativo apropiadas que deberán acordarse entre la Comisión y cada Estado miembro;

Considerando que el presente Reglamento debe aplicarse a las formas de intervención contempladas en el apartado 2 de artículo 5 del Reglamento (CEE) n° 2052/88 del Consejo, de 24 de junio de 1988, relativo a las funciones de los Fondos con finalidad estructural y a su eficacia, así como a la coordinación entre sí de sus intervenciones, con las del Banco Europeo de Inversiones y con las de los demás instrumentos financieros existentes, cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 3193/94, siempre que las formas de intervención sean administradas por los Estados miembros;

Considerando que los sistemas de gestión y control de los Estados miembros deben ser tales que garanticen la aplicación eficaz y apropiada de las operaciones cofinanciadas por los Fondos estructurales;

Considerando que deben establecerse normas relativas a la realización de controles por los Estados miembros y que deben preverse consultas periódicas entre los Estados miembros y la Comisión a fin de optimizar la utilización de los recursos totales destinados a los controles a nivel nacional y comunitario;

Considerando que los Estados miembros deben garantizar que las presuntas irregularidades comunicadas con ocasión de los controles nacionales o comunitarios serán examinadas y resueltas satisfactoriamente;

Considerando que los Estados miembros deben presentar a la Comisión, en el

momento del cierre de una forma de intervención, una declaración independiente que implique una conclusión global respecto a la validez de la solicitud de pago final y que permita detectar y resolver de forma satisfactoria las eventuales deficiencias o irregularidades;

Considerando que los Estados miembros deben informar a la Comisión anualmente sobre la aplicación del presente Reglamento;

Considerando que, de conformidad con el párrafo segundo del apartado 1 del artículo 23 del Reglamento (CEE) n° 4253/88, los Estados miembros deben comunicar a la Comisión la descripción de sus sistemas de gestión y control; que dichas descripciones deben completarse y actualizarse cuando sea necesario;

Considerando que, en el caso de las formas de intervención que impliquen más de un Estado miembro, debe preverse la cooperación administrativa entre los Estados miembros de que se trate y la Comisión;

Considerando que los Estados miembros deben poder aplicar normas nacionales de control más estrictas que las contempladas en el presente Reglamento;

Considerando que el presente Reglamento debe entenderse sin perjuicio de las disposiciones del Reglamento (Euratom, CE), n° 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades y del Reglamento (CE) n° 1681/94 de la Comisión, de 11 de julio de 1994, relativo a las irregularidades y a la recuperación de las sumas indebidamente abonadas en el marco de la financiación de las políticas estructurales, así como a la organización de un sistema de información en esta materia;

Considerando que, de conformidad con el artículo 214 del Tratado, es necesario garantizar que los secretos profesionales conocidos durante los controles establecidos en el presente Reglamento no sean revelados a personas no autorizadas;

Considerando que las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité de gestión de estructuras agrarias y de desarrollo rural y del Comité de gestión permanente de las estructuras pesqueras,

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

Artículo 1

El presente Reglamento será aplicable a las formas de intervención contempladas en el apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) n° 2052/88 y administradas por los Estados miembros.

Artículo 2

1. Los sistemas de gestión y control de los Estados miembros:

a) garantizarán la correcta aplicación de las formas de intervención, de conformidad con los principios de buena gestión financiera;

b) permitirán comprobar satisfactoriamente la validez de las solicitudes de pagos anticipados y de pagos finales sobre la base de los gastos efectivamente realizados;

c) permitirán llevar a cabo la fiscalización suficiente;

d) permitirán especificar el reparto de responsabilidades y, en particular, los controles aplicados en los diferentes niveles para garantizar la validez de los certificados;

e) permitirán identificar las posibles deficiencias o riesgos de la ejecución de las acciones y proyectos;

f) definirán las medidas que deban adoptarse para corregir las deficiencias, riesgos o irregularidades registrados durante la ejecución del proyecto y, en especial, en lo relativo a la gestión financiera del mismo.

2. A los efectos del presente Reglamento, se considerará fiscalización suficiente aquella que permite:

a) comparar los importes sintetizados certificados a la Comisión con los registros de gastos individuales y los justificantes en los distintos niveles de administración y de beneficiario final;

b) verificar la asignación y las transferencias de los fondos nacionales y comunitarios disponibles.

3. En el Anexo I se recoge una descripción indicativa de los requisitos informativos de una fiscalización suficiente.

Artículo 3

1. Los Estados miembros llevarán a cabo controles de los proyectos o acciones (denominados en lo sucesivo «controles»), mediante muestreo adecuado, con el fin de:

a) comprobar la eficacia de los sistemas de gestión y control aplicados;

b) examinar un número determinado de declaraciones de gastos, seleccionadas sobre la base de un análisis de riesgos, en los diferentes niveles en cuestión.

2. Los controles realizados antes del cierre de cada forma de intervención se referirán al 5 % como mínimo del gasto total subvencionable y a una muestra representativa de los proyectos o acciones aprobados, teniendo en cuenta los requisitos del apartado 3.

Respecto a las formas de intervención aprobadas antes de la entrada en vigor del presente Reglamento, el porcentaje se podrá reducir proporcionalmente.

Los Estados miembros procurarán extender la aplicación de los controles de forma homogénea a lo largo del período correspondiente.

3. La selección de la muestra de proyectos o acciones sujeta a controles deberá tener en cuenta:

a) la necesidad de controlar una serie de proyectos o acciones de naturaleza y amplitud suficientemente variadas;

b) los factores de riesgo identificados por los controles nacionales o comunitarios;

c) la concentración de proyectos dependientes de determinadas autoridades de ejecución o de determinados beneficiarios finales, con el fin de garantizar que las autoridades de ejecución y beneficiarios finales principales estén sujetos al menos a un control antes de la finalización de cada forma de intervención.

Artículo 4

Mediante los controles contemplados en el artículo 3, los Estados miembros procurarán verificar los siguientes aspectos:

a) aplicación y eficacia en la práctica de los sistemas de gestión y control;

b) correspondencia entre un número adecuado de archivos contables con los documentos justificativos a nivel del beneficiario final y de las

autoridades intermedias;

c) posibilidad de fiscalización suficiente;

d) conformidad de la naturaleza y del calendario de un número adecuado de partidas de gastos (compromisos y pagos) con las exigencias comunitarias, con los aspectos materiales aprobados del proyecto y con los trabajos efectivamente realizados;

e) correspondencia del destino efectivo o previsto del proyecto con los objetivos que figuran en la solicitud de cofinanciación dirigida a la Comisión;

f) que las contribuciones financieras de la Comunidad no sobrepasan los límites establecidos en el artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 2052/88 ni en otras disposiciones comunitarias aplicables y han sido efectivamente pagadas a los beneficiarios finales sin reducciones ni retrasos injustificados;

g) que la cofinanciación nacional está realmente disponible;

h) que las acciones cofinanciadas se han llevado a cabo de conformidad con lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 7 del Reglamento (CEE) n° 2052/88.

Artículo 5

Los controles deberán confirmar si los posibles problemas surgidos son inherentes al sistema y, por consiguiente, también pueden presentarse en otros proyectos patrocinados por el mismo beneficiario final o gestionados por la misma autoridad de ejecución. Asimismo, deberán determinar las causas de estos problemas, los posibles exámenes complementarios y las medidas correctoras o preventivas que deberán adoptarse.

Artículo 6

Cada Estado miembro y la Comisión llevarán a cabo una consulta al menos una vez al año con el fin de coordinar sus programas de controles y optimizar la utilización de recursos asignados globalmente a este fin a escala nacional y comunitaria. Las consultas incluirán las técnicas de análisis de riesgos que deberán aplicarse y tendrán en cuenta los controles recientes, así como los informes y las comunicaciones de las autoridades nacionales, la Comisión y el Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas.

Artículo 7

1. Los Estados miembros garantizarán que las irregularidades comprobadas durante los controles nacionales o comunitarios son estudiadas y resueltas de forma satisfactoria.

2. En caso de que una irregularidad advertida no haya sido resuelta de forma satisfactoria dentro de los seis meses siguientes a su notificación a la autoridad de ejecución correspondiente, el Estado miembro informará a la Comisión de la situación, salvo que ya lo haya hecho con arreglo al Reglamento (CE) n° 1681/94.

3. A efectos de los apartados 1 y 2, las irregularidades comprobadas se considerarán resueltas de forma satisfactoria cuando el beneficiario final o la autoridad de ejecución haya presentado a la persona u organismo correspondiente encargado del control en el Estado miembro la prueba de que la irregularidad no existe o ha sido corregida.

En el caso de irregularidades inherentes al sistema será necesario, asimismo, que se hayan adoptado las medidas necesarias para corregir todas

aquellas que hayan pasado inadvertidas durante los controles o para prevenir su reaparición.

4. La prueba contemplada en el apartado 3 podrá consistir en copias de los registros de contabilidad y de los documentos justificativos correspondientes o de cualquier otro documento que se considere necesario.

Artículo 8

1. A más tardar en el momento de presentar la solicitud para el pago final y la declaración final de gastos en relación con cada forma de intervención, los Estados miembros presentarán a la Comisión un informe, del que se incluye un modelo indicativo en el Anexo II, elaborado por una persona u organismo funcionalmente independiente del servicio de ejecución. El informe incluirá las conclusiones de los controles efectuados durante los años anteriores y las conclusiones generales relativas a la validez de la solicitud de pago final, así como acerca de la legalidad y regularidad de las operaciones que sirven de base a la declaración final de gastos.

2. En caso de que la existencia de deficiencias graves de gestión o de control o la frecuencia elevada de irregularidades registradas impidan pronunciarse positivamente acerca de la validez de la solicitud de pago final y de la declaración final de gastos, el informe indicará la existencia de estas circunstancias y estimará la amplitud del problema y sus repercusiones financieras.

En tal caso, la Comisión podrá exigir un control suplementario con el fin de determinar las irregularidades y de obtener la corrección de las mismas en un plazo determinado.

Artículo 9

Los Estados miembros informarán a la Comisión, a más tardar el 30 de junio de cada año y por primera vez el 30 de junio de 1998, de la aplicación del presente Reglamento durante el año natural anterior, haciendo mención especial de las obligaciones derivadas de las disposiciones del artículo 2 e incluyendo, en su caso, la ejecución o actualización de la descripción de sus sistemas de gestión y control, en virtud del párrafo segundo del apartado 1 del artículo 23 del Reglamento (CEE) n° 4253/88.

Artículo 10

La Comisión y los Estados miembros aunarán sus esfuerzos para garantizar el cumplimiento de los objetivos del presente Reglamento, en el marco del acuerdo administrativo celebrado con cada uno de ellos.

Artículo 11

En el caso de las formas de intervención en las que participe más de un Estado miembro o haya beneficiarios en más de un Estado miembro, los Estados miembros en cuestión y la Comisión se prestarán recíprocamente la asistencia administrativa necesaria para garantizar la calidad de los controles.

Artículo 12

1. Las personas u organismos responsables de la ejecución de las operaciones cofinanciadas por la Comunidad adoptarán las medidas necesarias para que todos los registros de contabilidad y demás documentos necesarios para la realización de los controles sean facilitados a los funcionarios responsables de los mismos o a las personas habilitadas para este fin.

2. Los funcionarios responsables de los controles o las personas habilitadas

para este fin podrán exigir la presentación de extractos o de copias de los registros de contabilidad contemplados en el apartado 1.

Artículo 13

La información recopilada en los controles estará protegida por el secreto profesional, de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la legislación nacional y comunitaria. No podrá comunicarse a personas distintas de las que están obligadas a tener conocimiento de la misma para llevar a cabo su cometido en los Estados miembros o en las instituciones de la Comunidad.

Artículo 14

Los agentes de la Comisión tendrán acceso, con arreglo a la legislación nacional pertinente, a todos los documentos preparados para realizar los controles efectuados al amparo del presente Reglamento o como consecuencia de ellos, así como a los datos disponibles, incluidos los almacenados en sistemas de procesamiento de datos.

Artículo 15

Lo dispuesto en el presente Reglamento no impedirá a los Estados miembros aplicar normas nacionales de control más rigurosas que las fijadas en el mismo.

Artículo 16

En la medida en que se refieran a la Sección de Orientación del FEOGA, podrá considerarse que los controles realizados con arreglo a los Reglamentos (CEE) n° 3508/92 del Consejo y (CEE) n° 3887/92 de la Comisión también se han realizado con arreglo al presente Reglamento.

Artículo 17

El presente Reglamento entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

El artículo 8 será aplicable a partir del 1 de enero de 1998.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 15 de octubre de 1997.

Por la Comisión

Anita GRADIN

Miembro de la Comisión

ANEXO I

DESCRIPCION INDICATIVA DE LA INFORMACION NECESARIA PARA LA FISCALIZACION

(apartado 3 del artículo 2)

Existirán suficientes elementos de fiscalización, con arreglo a lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 2, cuando, para una forma concreta de intervención:

1. Los registros de contabilidad llevados al nivel de gestión pertinente proporcionen información detallada sobre los gastos realmente efectuados por los beneficiarios finales para cada proyecto cofinanciado; dicha información comprenderá la fecha del asiento contable, el importe correspondiente a cada partida de gastos, la identificación del justificante y la fecha y el método de pago; los registros deberán ir acompañados de los justificantes necesarios (por ejemplo, facturas).

2. En los casos en los que las partidas de gastos correspondan únicamente de forma parcial a la operación confinanciada por la Comunidad, se justifiquen

de manera suficiente la exactitud de la asignación del importe a las operaciones cofinanciadas por la Comunidad, por una parte y las demás operaciones por otra. Asimismo se deberán justificar de manera similar los gastos que son subvencionables dentro de unos límites o en proporción a otros costes.

3. Estén disponibles al nivel de gestión pertinente los planes técnicos y financieros del proyecto, los informes sobre la evolución de los trabajos, los documentos relativos a la aprobación de las subvenciones, los procedimientos de licitación y contratación, etc.

4. Cuando se informe a una autoridad intermedia de los gastos realmente realizados, se añada la información mencionada en el apartado 1 en una declaración de gastos detallada en la que se indiquen para cada proyecto cofinanciado por la Comunidad todas las partidas de gastos individualmente con vistas a la suma del importe total certificado. Dichas declaraciones detalladas de gastos constituirán los justificantes de los registros de contabilidad de las autoridades intermedias.

5. Las autoridades intermedias lleven registros de contabilidad para cada proyecto y para los importes sintetizados del gasto certificado cada vez por los beneficiarios finales. Al informar a la autoridad designada mencionada en el apartado 5 del artículo 21 del Reglamento (CEE) n° 4253/88, las autoridades intermedias presentarán una lista de los proyectos aprobados para cada forma de intervención, junto con información de cada proyecto que comprenda, al menos, una identificación completa del proyecto y del beneficiario final, la fecha de autorización de la subvención, los importes comprometidos y pagados, el período de gastos cubierto y los importes de gastos correspondientes a cada medida y subprograma. Esta información servirá como justificante de los registros de contabilidad de la autoridad designada y es la base para la preparación de las declaraciones de gastos que deberán presentarse a la Comisión.

6. En los casos en los que beneficiarios finales informen directamente a la autoridad designada, las declaraciones de gastos detalladas mencionadas en el apartado 4 constituyan los justificantes de los registros de contabilidad de la autoridad designada, que será responsable de la elaboración de la lista de proyectos mencionada en el apartado 5.

7. En los casos en los que intervenga más de una autoridad intermedia entre el beneficiario final y la autoridad designada, cada autoridad intermedia exija para su área de responsabilidad declaraciones detalladas de los importes de gastos tratados a un nivel inferior para utilizarlos como justificantes de sus propios registros de contabilidad, con respecto a los cuales deberá transmitir al nivel superior al menos un resumen de los importes gastados en cada proyecto.

8. En los casos en los que existan otros modelos de organización de los procedimientos de gestión e información, entre los que se halla la transferencia de datos informatizada, todas las autoridades interesadas obtengan suficiente información del nivel inferior para justificar sus registros de contabilidad y los importes comunicados al nivel superior, garantizando así la existencia de elementos de fiscalización satisfactorios desde los importes sintetizados certificados a la Comisión hasta las

partidas de gastos individuales y sus justificantes en el nivel del beneficiario final.

ANEXO II

MODELO INDICATIVO DE DECLARACION QUE DEBE EFECTUARSE AL CIERRE DE LAS FORMAS DE INTERVENCION

(artículo 8)

A la Comisión Europea, Dirección General de................

INTRODUCCION

1. El abajo firmante, ................... (cargo, servicio y nombre del Estado), declara haber examinado la declaración final de gastos para ................... (indíquese la forma de intervención, el Fondo estructural correspondiente y el período cubierto) junto con la solicitud de pago del saldo de la ayuda comunitaria presentada a la Comisión.

ALCANCE DE LOS CONTROLES

2. El abajo firmante certifica haber llevado a cabo el examen de control preceptivo con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (CE) no 2064/97. Declara asimismo haber planificado y ejecutado dicho examen con vistas a obtener garantías suficientes de que la declaración final de gastos y la solicitud de pago del saldo de la ayuda comunitaria se encuentran exentas de errores materiales ...................... (descríbanse brevemente las medidas prácticas adoptadas para la ejecución del control).

OBSERVACIONES

3. El alcance del examen de control se ha visto limitado por las circunstancias siguientes:

a)...............

b)...............

c)............... ,etc.

(Indíquense todas las limitaciones que pueda haber sufrido el examen de control, como problemas inherentes al sistema, deficiencias de gestión, falta de datos que imposibilite la fiscalización, falta de justificantes, caso litigioso, etc.; calcúlense los importes de los gastos y la ayuda comunitaria correspondiente afectados por estas limitaciones).

4. El examen de control y las conclusiones de los demás controles nacionales o comunitarios a los que el abajo firmante ha tenido acceso han revelado una alta/baja (señálese lo que corresponda; en caso de que la respuesta sea «alta» explíquese por qué) incidencia de errores/irregularidades. Todos los errores/irregularidades declarados han sido tratados correctamente por las autoridades responsables de la gestión y no parecen haber afectado al importe de la ayuda comunitaria pagadera, con las excepciones siguientes:

a)...............

b)...............

c).............. ,etc.

(Indíquense los errores/irregularidades que no hayan sido tratados correctamente y, en cada caso, la amplitud del problema y las posibilidades de que éste sea sistemático, así como la cuantía de ayuda comunitaria que parezca estar afectada).

CONCLUSION

bien:

Si el examen de control no ha sufrido limitaciones, la frecuencia de los errores detectados es baja y todos los problemas han sido tratados correctamente:

5 a) A la vista de los resultados del examen de control y de las conclusiones de los demás controles nacionales o comunitarios a los que ha tenido acceso, el abajo firmante certifica que la declaración final de gastos presenta de forma transparente, en todos los aspectos materiales, los gastos efectuados con arreglo a las disposiciones normativas y las recogidas en los programas, y que la solicitud presentada a la Comisión para el pago del saldo de la ayuda comunitaria parece válida.

o bien:

Si el examen de control ha sufrido limitaciones pero la frecuencia de los errores detectados no es alta, o si existen problemas que no hayan sido tratados correctamente:

5 b) Excepto en lo que respecta a las cuestiones mencionadas en el punto 3 y/o a los errores/irregularidades que no parecen haber sido tratados correctamente según lo indicado en el punto 4, el abajo firmante opina, basándose en los resultados del examen de control y en las conclusiones de los demás controles nacionales o comunitarios a los que ha tenido acceso, que la declaración final de gastos presenta de forma transparente, en todos los aspectos materiales, los gastos efectuados con arreglo a las disposiciones normativas y las recogidas en los programas, y que la solicitud presentada a la Comisión para el pago del saldo de la ayuda comunitaria parece válida.

o bien:

Si el examen de control ha sufrido importantes limitaciones o la frecuencia de los errores detectados es elevada, incluso si los errores/irregularidades declarados han sido tratados correctamente:

5 c) A la vista de las cuestiones mencionadas en el punto 3 y/o habida cuenta de la alta frecuencia de los errores indicados en el punto 4, el abajo firmante no se encuentra en situación de expresar su opinión acerca de la declaración final de gastos ni de la solicitud presentada a la Comisión para el pago del saldo de la ayuda comunitaria.

Fecha y firma