EL PARLAMENTO EUROPEO,

Vistos los Tratados constitutivos de las Comunidades Europeas y, en particular, el artículo 142 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto su reglamento interno y, en particular, su artículo 22,

Vista la Declaración relativa al derecho de acceso a la información que figura en anexo al Acta final del Tratado de la Unión Europea, en la que se subraya que la transparencia del proceso de decisión refuerza el carácter democrático de las instituciones, así como la confianza del público en la Administración,

Considerando que, en virtud, de la Declaración mencionada anteriormente y de las conclusiones de los Consejos Europeos de Birmingham y de Edimburgo en favor del desarrollo de una Comunidad más cercana a sus ciudadanos, conviene adoptar disposiciones para la aplicación de dichos principios por parte del Parlamento Europeo;

Considerando que el principio de acceso general del público a los documentos del Parlamento Europeo, que se inscribe en el marco de la transparencia de los trabajos de esta institución, no debe, por otra parte, prejuzgar la protección del interés público, el individuo y la intimidad y que, por consiguiente, deberán establecerse excepciones, en particular a estos efectos;

Considerando que dichos principios no pueden perjudicar las disposiciones aplicables al acceso a expedientes que afecten directamente a personas que tengan intereses específicos;

Considerando que la presente Decisión ha de aplicarse respetando las disposiciones relativas a las informaciones clasificadas que puedan ser adoptadas, en su caso, por la institución;

Considerando que las disposiciones de la presente Decisión han de aplicarse respetando el Reglamento interno de la institución y sin perjuicio de las disposiciones del mismo;

Considerando que el Parlamento Europeo la concedido siempre mucha importancia a la necesidad de mantener un diálogo abierto y constante con los ciudadanos de la Unión, con el fin de garantizar su proximidad a la acción de la Comunidad y del mejor conocimiento de ésta;

Considerando que la presente reglamentación tiene por objeto completar las facilidades de información proporcionadas tradicionalmente por el Parlamento, sus miembros y sus servicios, mediante la concesión de un derecho de acceso a los documentos elaborados por la institución,

DECIDE:

Artículo 1

1. El público tendrá acceso a los documentos del Parlamento Europeo en las condiciones que se establecen en la presente Decisión.

2. Por «documento del Parlamento Europeo» se entenderá todo escrito elaborado por la institución, sea cual fuere su soporte, que contenga datos existentes, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 2.

Artículo 2

1. La solicitud de acceso a un documento del Parlamento Europeo deberá dirigirse por escrito a la Secretaría General del Parlamento Europeo o a la oficina de información de dicha institución ubicada en el Estado miembro donde resida el solicitante. La solicitud se formulará con la suficiente precisión e incluirá, en particular, los elementos necesarios para identificar el documento o documentos solicitados, así como el nombre y la dirección exactos del solicitante. Si fuere necesario, la institución pedirá al solicitante que precise más su solicitud.

2. El documento solicitado se facilitará solamente en la lengua o lenguas de que lo solicite.

3. Cuando el documento solicitado al Parlamento Europeo tenga por autor a una persona física o jurídica, un Estado miembro, otra institución u órgano comunitario o cualquier otro organismo nacional o internacional, la solicitud no deberá dirigirse al Parlamento Europeo, sino directamente al autor del documento.

4. El Parlamento Europeo, en consulta con los solicitantes, intentará encontrar una solución equitativa con el fin de dar curso a las solicitudes reiteradas y/o que se refieran a documentos voluminosos.

Artículo 3

1. Se podrá acceder a los documentos, bien mediante una consulta in situ o en las oficinas de información del Parlamento, bien mediante la entrega de una copia por cuenta del solicitante, sin que el canon pedido supere una cantidad razonable. Dicha cantidad y el importe de los cánones aplicables a los documentos voluminosos en soporte de papel o de los gastos correspondientes a otros medios de transmisión se establecerán por decisión de la Mesa del Parlamento Europeo y se publicarán en el Diario Oficial.

2. El Parlamento podrá contemplar la posibilidad de prohibir a la persona receptora de un documento, la reproducción o difusión de dicho documento con fines comerciales o publicitarios sin autorización previa.

3. Los servicios competentes de la institución informarán al solicitante, por escrito y en un plazo de 45 días tras la recepción de la solicitud, bien del curso favorable reservado a su solicitud, bien de la intención de proponer a la institución que le dé una respuesta negativa. En este último caso, se informará asimismo al solicitante de los motivos de esta intención y se le comunicará que dispone de un plazo de 45 días para remitir a la institución una solicitud de confirmación con el fin de que se revise esa

posición; en su defecto, se considerará que el solicitante ha renunciado a su solicitud inicial.

4. De presentarse tal solicitud de confirmación y en caso de que la Mesa decidiera negarse a facilitar el documento correspondiente, esta decisión, que deberá producirse en un plazo de 45 días tras la presentación de la solicitud de confirmación, se comunicará al solicitante por escrito y a la mayor brevedad posible. Deberá estar debidamente justificada e indicar las posibles vías de recurso, a saber el recurso jurisdiccional o la queja ante el Defensor del Pueblo, en las condiciones establecidas respectivamente en los artículos 173 y 138 E del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

Artículo 4

1. Toda la solicitud de acceso a un documento del Parlamento Europeo será examinada por las órganos o servicios afectados de la Secretaría General, que propondrán el curso que habrá de darse a dicha solicitud.

2. El Secretario General del Parlamento Europeo responderá, en nombre de la institución, a las solicitudes de acceso a los documentos del Parlamento. A propuesta del Secretario General, la Mesa del Parlamento Europeo tomará las decisiones relativas a las solicitudes de revisión. Podrá delegar su poder de firma en el Secretario General.

Artículo 5

1. No podrá concederse el acceso a un documento del Parlamento Europeo cuando su publicación pudiera perjudicar a:

- la protección del interés público, en particular en materia de seguridad pública, intereses económicos de la Comunidad Europea, procedimientos jurisdiccionales, actividades de investigación de la institución,

- la protección del secreto comercial e industrial,

- la protección del individuo y de la vida privada,

- la protección del carácter confidencial solicitado por la persona física o moral que haya facilitado alguna información contenida en el documento o exigido por la legislación del Estado miembro que haya aportado parte de dicha información.

2. Se podrá rechazar el acceso a un documento del Parlamento Europeo con el fin de proteger el secreto de las deliberaciones de los grupos políticos, de los órganos de dicha institución cuando se reúnen a puerta cerrada, así como las de los servicios interesados de su Secretaría General.

Artículo 6

Se aplicará la presente Decisión respetando el reglamento interno de esta institución y sin perjuicio de sus disposiciones.

Artículo 7

La presente Decisión volverá a examinarse transcurridos dos años a partir de su entrada en vigor. Con vistas a este nuevo examen, el Secretario General del Parlamento presentará un informe sobre la aplicación de dicha Decisión durante los años 1997 y 1998.

Artículo 8

La presente Decisión entrará en vigor el día 1 de octubre de 1997.

Hecho en Bruselas, el 10 de julio de 1997.

Por el Parlamento Europeo

El Presidente

José María GIL-ROBLES