LA COMISION DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Vistos los Tratados constitutivos de las Comunidades Europeas, y, en particular, el artículo 162 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Considerando que, con arreglo a la declaración del derecho de acceso a la información anexa, al Acta final del Tratado de la Unión Europea y a las conclusiones de los Consejos Europeos de Birmingham y Edimburgo relativas al acercamiento de Europa a sus ciudadanos, debería aprobarse en el seno del Consejo un código de conducta que establezca los principios que rijan el acceso a los documentos de la Comisión y el Consejo;

Considerando que estos principios se basan en los documentos de la Comisión sobre el acceso del público a los documentos de las Instituciones de 5 de mayo de 1993 y sobre la apertura de la Comunidad de 2 de junio de 1993;

Considerando que deberán adoptarse disposiciones específicas para que la Comisión pueda aplicar el Código,

DECIDE:

Artículo 1

Queda aprobado el código de conducta relativo al acceso del público a los documentos de la Comisión.

Artículo 2

Con el fin de garantizar la aplicación del código mencionado en el artículo

1, quedan aprobadas las siguientes medidas:

1) Todas las solicitudes de acceso a los documentos se harán por escrito a los servicios competentes de la Comisión en su sede, en las oficinas de la Comisión en los Estados miembros o en las delegaciones de la Comisión de las Comunidades Europeas en países terceros.

2) El Director General, el Jefe del Servicio, o el Director que designe a estos efectos la Secretaría General, o el funcionario en que se delegue, en nombre de éstos, informará por escrito al solicitante, en el plazo de un mes, sobre la aprobación de su solicitud o la intención de darle una respuesta negativa. En este último caso, también se informará al solicitante de que tiene un mes para solicitar al Secretario General de la Comisión la revisión de la decisión de denegación de acceso, a falta de lo cual se entenderá que retira la solicitud inicial.

3) El Presidente, con el acuerdo del Comisario competente en el asunto en cuestión, decidirá sobre las peticiones de revisión. Podrá delegar el ejercicio de esta potestad en el Secretario General.

4) La falta de respuesta en el plazo de un mes de uno de los funcionarios mencionados en el punto 2 a una petición de acceso a un documento constituirá una negativa a la misma.

La falta de respuesta en el mes siguiente a la presentación de una petición de revisión constituirá una negativa a la misma.

5) Se cobrará una tarifa de 10 ecus más 0,036 ecus por cada hoja de papel por la expedición de los documentos que excedan de 30 páginas. El coste de la información en otros soportes se establecerá en cada caso concreto, pero nunca excederá de una cantidad razonable.

6) Si un solicitante desea consultar un documento en las oficinas de la Comisión, el departamento competente tratará de disponer lo necesario. En caso de que el departamento no pueda disponer de un lugar adecuado, se consultarán los documentos en una de las bibliotecas centrales de Bruselas o Luxemburgo, en cualquiera de las oficinas de la Comisión en los Estados miembros, o en cualquiera de sus delegaciones en países terceros.

Artículo 3

La presente Decisión entrará en vigor el 15 de febrero de 1994. Se publicará en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

Hecho en Bruselas, el 8 de febrero de 1994.

Por la Comisión

Joao PINHEIRO

Miembro de la Comisión

ANEXO

Código de conducta relativo al acceso del público a los documentos de la Comisión y del Consejo LA COMISION Y EL CONSEJO,

VISTA la declaración relativa al derecho de acceso a la información, aneja al Acta final del Tratado de la Unión Europea, en que se destaca que la transparencia del proceso de decisión refuerza el carácter democrático de las Instituciones, así como la confianza del público en la Administración,

VISTAS las conclusiones que aprobaron los Consejos Europeos de Birmingham y de Edimburgo sobre una serie de principios encaminados a propiciar una Comunidad más cercana a sus ciudadanos,

VISTAS las conclusiones del Consejo Europeo de Copenhague en que se reafirma el principio del mayor acceso posible de los ciudadanos a la información y se invita a la Comisión y al Consejo a que adopten sin demora las medidas necesarias para llevar a la práctica dicho principio,

ESTIMANDO que es deseable concertar de común acuerdo los principios que habrán de regir el acceso a los documentos de la Comisión y del Consejo, y entendiendo que incumbirá a cada una de ambas Instituciones poner en práctica dichos principios mediante disposiciones reglamentarias específicas,

CONSIDERANDO que tales principios no afectan a las disposiciones aplicables al acceso a los expedientes por parte de personas con interés específico en los mismos;

CONSIDERANDO que dichos principios deberán llevarse a la práctica dentro del estricto cumplimiento de las disposiciones relativas a las informaciones clasificadas;

CONSIDERANDO que el presente código de conducta constituye un elemento que completa su política de información y de comunicación,

CONVIENEN EN LO SIGUIENTE:

Principio general El público tendrá el mayor acceso posible a los documentos que posean la Comisión y el Consejo.

Por documento se entiende todo escrito, sea cual fuere su soporte, que contenga datos existentes y que esté en poder de la Comisión o del Consejo.

Tramitación de las solicitudes iniciales La solicitud de acceso a un documento deberá formularse por escrito con la suficiente claridad; deberá contener en particular una serie de elementos que sirvan para identificar el documento o los documentos de que se trate.

Si es necesario, la Institución de que se trate pedirá al solicitante que precise más su solicitud.

Cuando el autor del documento que posea la Institución sea una persona física o jurídica, un Estado miembro, otra Institución u órgano comunitario, o cualquier otro organismo nacional o internacional, la solicitud deberá dirigirse directamente al mismo.

Tras consultar a los solicitantes, la Institución de que se trate encontrará una solución adecuada para dar curso a las solicitudes reiteradas o a las que se refieran a documentos voluminosos.

El acceso a los documentos se efectuará, bien mediante consulta in situ, bien mediante entrega de una copia, que pagará el solicitante y cuya tasa no excederá de un importe razonable.

La Institución de que se trate podrá disponer que la persona a la que se entregue el documento no pueda reproducirlo, difundirlo o utilizarlo con fines comerciales, mediante venta directa sin su autorización previa.

Los servicios competentes de la Institución de que se trate informarán por escrito al solicitante en el plazo de un mes, bien del curso positivo que va a dar a la solicitud, bien de su intención de proponer a la Institución que dé un curso negativo a la misma.

Trámite de las solicitudes confirmativas Si los servicios competentes de la Institución de que se trate tuvieran la intención de proponer a la misma que dé un curso negativo a la solicitud del interesado, los citados servicios se

lo comunicarán, señalándole que dispone de un plazo de un mes para presentar una solicitud confirmativa a la Institución encaminada a que revise su postura y que, de no hacerlo, se considerará que ha renunciado a su solicitud inicial.

De presentarse dicha solicitud confirmativa y en caso de que la Institución de que se trate decidiera denegar la entrega del documento, la decisión deberá producirse en el mes siguiente a la presentación de la solicitud confirmativa y comunicarse al solicitante por escrito y sin demora; la decisión deberá motivarse debidamente e indicar las posibles vías de recurso, a saber, el recurso judicial y la querella ante el Defensor del Pueblo en las condiciones previstas en los artículos 173 y 138 E, respectivamente, del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

Régimen de excepciones Las Instituciones denegarán el acceso a todo documento cuya divulgación pueda suponer un perjuicio para:

- la protección del interés público (seguridad pública, relaciones internacionales, estabilidad monetaria, procedimientos judiciales, actividades de inspección e investigación),

- la protección del individuo y de la intimidad,

- la protección del secreto en materia comercial e industrial,

- la protección de los intereses financieros de la Comunidad,

- la protección de la confidencialidad que haya solicitado la persona física o jurídica que haya proporcionado la información o que requiera la legislación del Estado miembro que haya proporcionado la información.

Las Instituciones también podrán denegar el acceso al documento a fin de salvaguardar el interés de las mismas en mantener el secreto de sus deliberaciones.

Aplicación La Comisión y el Consejo adoptarán respectivamente las medidas necesarias para que los presentes principios puedan aplicarse antes del 1 de enero de 1994.

Revisión El Consejo y la Comisión acuerdan que el presente código de conducta será revisado después de dos años de experiencia, a partir de los informes elaborados por las Secretarías Generales del Consejo y de la Comisión.