LEGISLACIÓN CONSOLIDADA

Orden JUS/439/2018, de 26 de abril, por la que se crea y regula el Sistema Archivístico del Ministerio de Justicia y de sus Organismos Públicos vinculados o dependientes.

Ministerio de Justicia

«BOE» núm. 106, de 2 de mayo de 2018

Referencia: BOE-A-2018-5935

TEXTO CONSOLIDADO

Última modificación: sin modificaciones

De conformidad con lo establecido en el artículo 65 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, que obliga a cada Departamento ministerial a asegurar la coordinación del funcionamiento de todos los archivos del Ministerio y de los organismos a él vinculados y a regularizar las transferencias a los Archivos del Estado, se dicta la presente orden que establece las normas básicas sobre organización y funcionamiento del Sistema Archivístico del Departamento.

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos y su régimen de acceso, en su artículo 7 prevé que integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, todos los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los Departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente; y en su disposición final tercera prevé que los titulares de los Departamentos ministeriales adoptarán las previsiones necesarias para asegurar la plena aplicación de las previsiones del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos en el ámbito de los archivos de su competencia.

Así, mediante la presente orden se establecen las normas básicas de organización y funcionamiento del Sistema Archivístico del Ministerio de Justicia y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo, esto es, el Centro de Estudios Jurídicos y la Mutualidad General Judicial, al objeto de lograr un tratamiento archivístico normalizado y uniforme en todo su ámbito de aplicación, con el fin de cumplir con las obligaciones de transparencia exigidas por la normativa vigente.

Se regulan también las funciones del Archivo General del Ministerio de Justicia, de los archivos de gestión y del Sistema Archivístico del Ministerio de Justicia y sus organismos públicos vinculados o dependientes.

En el plano organizativo, la Subsecretaría de Justicia ejerce funciones de coordinación ejecutiva, a través de la Secretaría General Técnica, asistida por el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y Gestión Documental del Ministerio de Justicia y de los organismos públicos vinculados o dependientes del mismo, creado por Resolución de la Subsecretaría del Ministerio de Justicia de 20 de Septiembre de 2016.

Esta orden aborda también el establecimiento de las normas relativas a la transferencia de documentos, que es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de los archivos de gestión al Archivo General y con posterioridad a los correspondientes Archivos del Estado, en aplicación de la normativa estatal vigente. Su objetivo final es lograr que el Patrimonio Documental reciba el tratamiento archivístico adecuado por el personal especializado de los Archivos del Estado y evitar la acumulación de documentos en las oficinas.

Por último, se fijan las normas relativas a la eliminación o destrucción física de unidades o series documentales de acuerdo con lo determinado en el proceso previo de valoración documental.

La presente orden se dicta de conformidad con la disposición final tercera del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.

En su virtud, dispongo:

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente orden tiene por objeto:

a) Establecer las normas de organización y funcionamiento del Sistema Archivístico del Ministerio de Justicia y, a tal efecto, determinar su composición, así como las funciones de los órganos de dirección y consulta.

b) Regular las funciones del Archivo General del Ministerio de Justicia, de los archivos de gestión y del Sistema Archivístico del Ministerio de Justicia y sus organismos públicos vinculados o dependientes.

c) Prever el régimen y calendario de las transferencias y de las propuestas de eliminación de documentos.

2. Esta orden será de aplicación a todos los archivos de cualquier órgano del Ministerio de Justicia y sus organismos públicos vinculados o dependientes.

Artículo 2. Régimen jurídico aplicable.

Los Archivos del Ministerio de Justicia se rigen por la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español; la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y sus normas de desarrollo; el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso; el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original; así como por lo establecido en esta orden.

Artículo 3. Definiciones.

A los efectos de esta orden, se entiende por:

a) Sistema Archivístico del Ministerio de Justicia: conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con el que se hacen funcionar y protegen los archivos del Ministerio de Justicia y el patrimonio documental en ellos conservado. Está conformado por unos órganos de dirección, coordinación y asesoramiento técnico, un conjunto de archivos y una normativa que dan cohesión al Sistema y regulan sus procedimientos.

b) Archivos del Ministerio de Justicia: conjuntos orgánicos de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por cualquier órgano u organismo incluido en el ámbito de esta orden, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Están compuestos por el Archivo General del Ministerio de Justicia y el conjunto de archivos de gestión que conservan, controlan y tratan la documentación producida o conservada por el Departamento en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

c) Patrimonio Documental del Ministerio de Justicia: conjunto de documentos de cualquier época, entendiendo por tales todas las expresiones en lenguaje natural o convencional y cualesquiera otras expresiones gráficas, sonoras o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluido los soportes informáticos cuya titularidad corresponda a cualquier órgano u organismo definido en el ámbito de esta orden.

Artículo 4. El Sistema Archivístico del Ministerio de Justicia. Órganos competentes y funciones.

1. La Secretaría General Técnica ejerce la dirección del Sistema Archivístico del Ministerio de Justicia y gestiona su patrimonio documental a través del Archivo General con las siguientes misiones fundamentales:

a) Asegurar la coordinación del funcionamiento de todos los archivos incluidos en el ámbito de esta orden, inspeccionar sus trabajos técnicos, asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en los mismos, e impulsar la formación y actualización en temas archivísticos del personal con cometidos en el Sistema Archivístico.

b) Elaborar y aprobar las normas e instrucciones técnicas de procedimiento, previo informe del Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y de Gestión Documental, promoviendo así la unificación de criterios en los archivos del Departamento sobre las diferentes materias y trabajos archivísticos y los instrumentos e impresos normalizados que de ellos se deriven, conforme al Sistema vigente para los Archivos del Estado, y sobre cualesquiera otros asuntos relacionados con el tratamiento archivístico de los documentos en cualquiera de las fases de su ciclo vital.

c) Elaborar y coordinar los programas de actuación sobre el patrimonio documental del Ministerio de Justicia.

d) Coordinar, mantener y actualizar el Censo del Patrimonio Documental del Ministerio de Justicia, sin perjuicio de la colaboración necesaria para el mantenimiento del censo de archivos estatales que las autoridades culturales requieran, y proporcionar la información de carácter general que corresponda sobre dicho Patrimonio a las entidades, organismos o personas que lo soliciten.

e) Asesorar y prestar asistencia técnica a las autoridades y organismos responsables del cumplimiento de la presente orden.

f) Colaborar y participar activamente desde el Archivo General y desde el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y de Gestión Documental en la implantación de la Administración digital, especialmente a través de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, en lo que respecta al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, fase final del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.

2. El Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y de Gestión Documental es el órgano específico del Departamento que estudia y eleva propuestas de dictamen sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de sus documentos, así como su régimen de transferencias, acceso e inutilidad administrativa.

Artículo 5. Composición de los archivos del Ministerio de Justicia.

Los archivos del Ministerio de Justicia se componen del Archivo General y del conjunto de archivos de gestión que conservan, controlan y tratan la documentación producida o conservada por el Departamento y por cualquier órgano u organismo incluido en el ámbito de esta orden, en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con las normas de la presente orden y aquellas otras que le sean de aplicación.

Artículo 6. El Archivo General del Ministerio de Justicia. Organización y funciones.

1. El Archivo General del Ministerio de Justicia, dependiente de la Subdirección General de Documentación y Publicaciones de la Secretaría General Técnica, realiza las siguientes funciones:

a) Conservar los documentos que son transferidos por los distintos archivos de gestión.

b) Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión.

c) Proporcionar a los archivos de gestión el asesoramiento técnico necesario para conseguir la correcta conservación y tratamiento archivístico unificado de la documentación, en materia de transferencias preceptivas y periódicas de documentos; además, fija el régimen de acceso, en los términos establecidos mediante resolución de la Subsecretaría; y la coordinación de cuantos trabajos archivísticos sean necesarios.

d) Transferir al Archivo General de la Administración la documentación, una vez transcurrido el plazo establecido para ello.

2. Con carácter general, y salvo excepciones aprobadas por el Secretario General Técnico, el Archivo General del Ministerio de Justicia no deberá custodiar documentos que superen los veinticinco años de antigüedad.

Artículo 7. Los archivos de gestión del Ministerio de Justicia. Organización y funciones.

1. Los archivos de gestión dependerán orgánicamente de los órganos superiores y directivos de los que forman parte, aunque funcionalmente se sometan a las prescripciones técnicas archivísticas de carácter normativo, asistencial y de inspección técnica derivadas de la función de coordinación del Sistema Archivístico por parte de la Secretaría General Técnica.

2. Los archivos de gestión del Ministerio de Justicia custodiarán la documentación todavía en trámite y aquella otra que, aun después de finalizado el procedimiento administrativo, esté sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas.

Los responsables de los archivos de gestión transferirán periódicamente sus documentos al Archivo General. Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad, salvo las excepciones aprobadas por la Secretaría General Técnica.

3. Corresponde a los responsables de los archivos de gestión reunir y custodiar la documentación producida por las unidades en el ejercicio de sus actividades, asegurando su control, descripción, buena conservación física e instalación adecuada para su consulta en todo momento y futura transferencia.

Artículo 8. Régimen y calendario de transferencias.

1. Al efecto de lograr la eficacia en materia de transferencia de documentos, la Secretaría General Técnica aprobará un calendario anual de transferencias de los archivos de gestión al Archivo General.

2. Las transferencias anuales de documentos de los archivos de gestión se realizarán según las instrucciones técnicas que la Secretaría General Técnica dicte a tal efecto e irán acompañadas de una copia de los instrumentos de control que los describan (ficheros, índices, etc.), en soporte informático, y que hayan venido sirviendo a la unidad para el control y la recuperación de los mismos.

Artículo 9. Eliminación de documentos.

La propuesta de eliminación de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquiera de las unidades del Ministerio de Justicia y de cualquier órgano u organismo incluido en el ámbito de esta orden, deberá ser informada por el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y de Gestión Documental y elevada al Subsecretario para su remisión a la Comisión Superior Calificadora de Documentación Administrativa, mediante el procedimiento que, en desarrollo del artículo 55 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, se contiene en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.

Disposición adicional única. No incremento de gasto.

Esta orden no supondrá ningún incremento de gasto ni de dotación de recursos humanos para el Ministerio de Justicia.

Disposición transitoria única. Transferencias desde los archivos de gestión al Archivo General de fondos con antigüedad superior a cinco años.

No obstante el límite máximo de cinco años previsto, con carácter general, en el artículo 7.2, los responsables de los archivos de gestión dispondrán de un año desde la entrada en vigor de la presente orden, para regularizar la antigüedad de su fondo mediante un plan de transferencias extraordinarias que deberá ser acordado con el Archivo General.

Disposición final primera. Título competencial.

Esta orden se dicta al amparo del artículo 149.1.28.ª de la Constitución, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de archivos de titularidad estatal.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente orden entrará a los veinte días de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 26 de abril de 2018.–El Ministro de Justicia, Rafael Catalá Polo.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.