Legislación consolidada

Orden JUS/1197/2017, de 27 de noviembre, por la que se modifica la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos.

Ministerio de Justicia

«BOE» núm. 298, de 08 de diciembre de 2017

Referencia: BOE-A-2017-14440

Texto consolidado

Última modificación: sin modificaciones

El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la creación, modificación o supresión de ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente.

Por su parte, el artículo 53.1 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, determina que cuando la disposición se refiera a los órganos de la Administración General del Estado o a las entidades u organismos vinculados o dependientes de la misma, la creación, modificación o supresión de los ficheros adoptará la forma de orden ministerial o resolución de la entidad y organismo correspondiente.

En el ámbito del Ministerio de Justicia esta regulación se abordó mediante la Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos. Tras ella, se han dictado otras Órdenes modificativas de la anterior, destinadas a crear, modificar o suprimir ficheros de este tipo. No obstante y dadas las nuevas situaciones y necesidades que han ido surgiendo en el tiempo trascurrido desde su aprobación, se hace preciso dictar una nueva Orden ministerial que cree nuevos ficheros adecuados a las mismas. Junto a ello, se deben ajustar a las actuales circunstancias algunos de los ficheros creados mediante la citada Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos.

En cuanto a los nuevos ficheros, el artículo 18 del Real Decreto 594/2015, de 3 de julio, por el que se regula el Registro de Entidades Religiosas, establece la obligación para las entidades religiosas inscritas de anotar a aquellos de sus ministros de culto que estén habilitados para realizar actos religiosos con efectos civiles. Y como estos ministros de culto no tienen que comunicar de manera pública y notoria su creencia religiosa, se hace preciso crear un fichero que requiera la aplicación de diferentes medidas de seguridad de las previstas para el fichero del Registro de Entidades Religiosas. Por ello se propone la creación del fichero 154.

Por otro lado, el Reglamento (UE) n.º 655/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 15 de mayo de 2014, «por el que se establece el procedimiento relativo a la orden europea de retención de cuentas a fin de simplificar el cobro transfronterizo de deudas en materia civil y mercantil», crea un procedimiento que va a permitir a un acreedor obtener una orden europea de retención de cuentas para evitar que el deudor transfiera o retire los fondos que posea en una cuenta de un Estado miembro, hasta la cuantía especificada en la orden y siempre que se trate de deudas transfronterizas. A tal efecto, el citado Reglamento establece en su artículo 14 la obligación para los Estados miembros de identificar una autoridad que será la competente para, previa solicitud de un órgano jurisdiccional de otro Estado miembro de la Unión Europea, obtener la información sobre las cuentas del deudor y remitírselas al mismo órgano jurisdiccional, que ordenará la oportuna retención de la cuenta. La competencia para obtener información de cuentas y remitírselas, en su caso, al órgano jurisdiccional requirente, genera la necesidad de creación de ficheros con datos de carácter personal, que por su carácter van a necesitar de una protección, lo que origina la propuesta contenida en el fichero 155.

Sobre la propuesta de creación del fichero 156 «Archivo Electrónico de Apoderamientos Apud Acta», hay que señalar que la Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, en el apartado II de su preámbulo, abre la posibilidad de otorgar un apoderamiento «apud acta» mediante comparecencia electrónica y establece la creación de un archivo electrónico de apoderamientos «apud acta» cuyo objetivo es acreditar tales apoderamientos en el ámbito de la Administración de Justicia.

La creación del fichero 157 obedece a la necesidad de garantizar el anonimato del personal de la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos, si bien con la posibilidad de identificación, en las actuaciones procesales del ámbito penal que lo requieran, en condiciones similares a otros Cuerpos de la Administración. Ello hace preciso dotar a este personal de un número de identidad profesional y un seudónimo, que son los datos que se recogen en el fichero cuya creación se propone.

Por último, con el fichero 158 «Cita Previa en el Ministerio de Justicia» se pretende permitir la incorporación de este servicio en el ámbito del Departamento, a efectos de optimizar los tiempos medios de espera de los interesados.

En lo que se refiere a las modificaciones, el fichero 78 «Directorio de usuarios internos. LDAP», debe ser modificado para incorporar a todas las personas cuyos datos son incorporados a dicho Directorio y no sólo funcionarios, además de proponer la adecuación de la estructura básica del fichero a los datos de estructura manejados por la Agencia. En este fichero también se propone una modificación en el nivel de medidas de seguridad aplicables pasando a básico ya que los datos que constituyen la estructura del fichero pertenecen a dicho nivel.

Del mismo modo se proponen algunos cambios al fichero 79 «Registro de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento RESEVI» para cambiar la denominación «Pólizas» por «Contratos» y para añadir información adicional sobre datos recogidos.

Respecto al fichero 83 «Registro de Entidades Religiosas», se ha adaptado a lo dispuesto en el Real Decreto 594/2015, de 3 de julio, por el que se regula el Registro de Entidades Religiosas, y se ha modificado el nivel de seguridad de alto a básico.

Finalmente, en cuanto a los ficheros 33, 34, 35, 36, 37, 58, 129, 130, 131, 132, 149, 150 y 151, de los que es responsable la Mutualidad General Judicial, se ha modificado la identificación del órgano responsable y, en algunos de ellos, del órgano ante el que se pueden ejercitar derechos. Adicionalmente, en los ficheros 34, 35, 36, 130 y 149 se ha adecuado la legislación aplicable a la que se encuentra vigente en la actualidad, en lo que se refiere a la cesión de datos que se prevé. En los ficheros 35 y 37 se ha modificado, también, el procedimiento de recogida de la información y en el 129, se ha modificado el apartado de personas o colectivos afectados.

En la tramitación de esta orden ha emitido informe la Agencia Española de Protección de Datos y la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia.

En su virtud y de conformidad con el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, dispongo:

Artículo 1. Creación de ficheros.

Se crean nuevos ficheros automatizados de datos de carácter personal que se incorporan a los existentes en el Ministerio de Justicia, con los números 154, 155, 156, 157 y 158 en los términos previstos en el anexo I.

Artículo 2. Modificación de ficheros.

Se modifican los ficheros automatizados de datos de carácter personal del Ministerio de Justicia, con los números 33, 34, 35, 36, 37, 58, 78, 79, 83, 129, 130, 131, 132, 149, 150 y 151, quedando en los términos recogidos en el anexo II.

Disposición final única. Entrada en vigor.

Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 27 de noviembre de 2017.–El Ministro de Justicia, Rafael Catalá Polo.

ANEXO I

Ficheros automatizados con datos de carácter personal del Ministerio de Justicia que se crean

Fichero 154

Nombre del fichero: Registro de ministros de culto

1. Finalidad y usos previstos: Registro de ministros de culto que estén habilitados para realizar actos religiosos con efectos civiles y, potestativamente, los restantes ministros de culto de las entidades religiosas inscritas en el Registro de Entidades Religiosas.

2. Personas y colectivos afectados: Ministros de culto con residencia legal en España de las entidades religiosas inscritas en el Registro de Entidades Religiosas y representantes legales de las citadas entidades religiosas.

3. Procedimiento de recogida de datos: Solicitud de anotación, presentada por los representantes legales de la entidad, acompañada de certificación de la Iglesia, Confesión o Comunidad religiosa a que pertenezcan que acredite tal condición, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 18 del Real Decreto 594/2015, de 3 de julio, por el que se regula el Registro de Entidades Religiosas.

4. Estructura básica del fichero.

4.1 Descripción de los datos incluidos en el mismo:

a) Datos identificativos de la entidad: Número de inscripción, denominación, dirección según los estatutos y dirección a efectos de notificación, teléfono, correo electrónico y página web.

b) Datos identificativos de los representantes legales: DNI/NIE, nombre, apellidos, fecha de alta de inscripción del cargo y fecha de cese.

c) Datos identificativos de los ministros de culto: DNI/NIE, nombre, apellidos, fecha de alta y fecha de baja.

4.2 Sistema de tratamiento de los datos: Sistema de información y tratamiento de los datos mixto (automatizado y en papel).

5. Cesión de datos que se prevé: A los Encargados de los Registros Civiles.

6. Órgano administrativo responsable: Ministerio de Justicia, Dirección General de Cooperación Jurídica Internacional y Relaciones con las Confesiones, Subdirección General de Relaciones con las Confesiones.

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Relaciones con las Confesiones. Calle Los Madrazo, 28, 4.ª planta, 28071 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel alto.

Fichero 155

Nombre del fichero: Información sobre cuentas bancarias a efectos del Reglamento (UE) 655/2014

1. Finalidad y usos previstos: Identificación de las cuentas bancarias del deudor, previa solicitud de un órgano jurisdiccional de otro Estado miembro de la Unión Europea y posterior remisión al mismo órgano jurisdiccional.

2. Origen de los datos y personas y colectivos afectados: Deudores en el sentido del Reglamento 655/2014: persona física o jurídica contra la cual un acreedor pretenda obtener, o haya obtenido ya, una orden de retención relacionada con un crédito en materia civil o mercantil.

3. Procedimiento de recogida de datos: Acceso a la Plataforma de Servicios del Punto Neutro Judicial.

4. Estructura básica del fichero.

4.1 Descripción de los datos incluidos en el mismo:

a) Datos relativos al órgano jurisdiccional requirente, origen de la petición de información: Estado miembro, órgano jurisdiccional, titular del órgano y datos de contacto.

b) Datos identificativos del deudor persona física: Nombre y apellidos, documento nacional de identidad o NIE, pasaporte o tarjeta de identidad en el caso de los extranjeros.

c) Datos identificativos del deudor persona jurídica: Razón o denominación social y número o código de identificación fiscal.

d) Datos identificativos de la cuenta bancaria: Banco y número de cuenta.

4.2 Sistema de tratamiento: Sistema de información y tratamiento mixto (automatizado y en papel).

5. Cesión de datos que se prevé: A órganos jurisdiccionales de otro Estado miembro de la UE, al amparo de lo establecido en el artículo 11.2.a) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

6. Órgano administrativo responsable: Subdirección General de Cooperación Jurídica Internacional. Dirección General de Cooperación Jurídica Internacional y Relaciones con las Confesiones.

7. Órgano ante el que pueden ejercerse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Cooperación Jurídica Internacional. Calle San Bernardo, 62, 28071 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel medio.

Fichero 156

Nombre del fichero: Archivo Electrónico de Apoderamientos Apud Acta

1. Finalidad y usos previstos: La inscripción de los apoderamientos apud acta otorgados presencial o electrónicamente por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento judicial a favor de representante para que actúe en su nombre ante la Administración de Justicia.

2. Personas y colectivos afectados: Personas o entidades que deberán operar en virtud de procedimientos judiciales de cualquier jurisdicción, tanto como poderdante como apoderado.

3. Procedimiento de recogida datos: El apoderamiento apud acta se otorgará mediante comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica judicial utilizando los sistemas de firma electrónica o bien mediante comparecencia personal ante el letrado de cualquier oficina judicial.

4. Estructura básica del fichero: La información contenida en este Registro deberá comprender los siguientes datos:

a) Nombre y apellidos o razón social, número de documento nacional de identidad, de identificación fiscal o de documento equivalente del poderdante.

b) Nombre y apellidos o razón social, número de documento nacional de identidad, de identificación fiscal o de documento equivalente del apoderado.

c) Fecha de inscripción.

d) Tipo de poder según las facultades que otorgue.

e) Fecha de los apoderamientos inscritos, que tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

En cualquier momento antes de la finalización de dicho plazo el poderdante podrá revocar o prorrogar el poder. Las prórrogas otorgadas por el poderdante al apoderamiento tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

f) Los apoderamientos apud acta deberán corresponder a alguna de las siguientes tipologías:

1. Un poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente en determinadas clases de procedimientos.

2. Un poder general para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación judicial.

3. Un poder especial para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en un procedimiento concreto.

5. Cesión de datos que se prevé: A los órganos judiciales, a través del personal de cada oficina judicial autorizado por el Secretario Judicial, a los efectos de su utilización en los procedimientos y actuaciones de los que están conociendo en el ámbito de sus respectivas competencias, conforme a las disposiciones legales vigentes.

6. Órgano administrativo responsable: Ministerio de Justicia.

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Registros Administrativos de Apoyo a la Actividad Judicial. Calle San Bernardo, 19, 28071 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel alto.

Fichero 157

Nombre del fichero: Números de identidad profesional y seudónimos del personal funcionario que presta servicios en la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos

1. Finalidad y usos previstos: Identificación de los números de identidad profesional y seudónimos correspondientes al personal al servicio de la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos.

El número de identidad profesional es un número interno, personal e intransferible, que acredita a su titular como personal al servicio de la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos y que será utilizado para su identificación en las actuaciones que realice en el marco de una encomienda de localización, recuperación o gestión de bienes recibida de cualquier órgano judicial o de la fiscalía.

Asimismo, el personal de la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos podrá utilizar un seudónimo en su identificación telefónica o presencial ante personas físicas o jurídicas ajenas al Ministerio de Justicia.

2. Personas y colectivos afectados: Personal funcionario al servicio de la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos.

3. Procedimiento de recogida de datos: La persona titular de la Dirección General de la Oficina de Recuperación y Gestión de Activos asigna al personal de la Oficina el número de identidad profesional y el seudónimo.

4. Estructura básica del fichero.

4.1 Descripción de los datos incluidos en el mismo: Nombre y apellidos, número de identidad profesional (NIP) y seudónimo.

4.2 Sistema de tratamiento: Sistema de información y tratamiento de los datos mixto (automatizado y en papel).

5. Cesión de datos que se prevé: No se prevé cesión de datos, con la única excepción de los órganos judiciales que lo requieran.

6. Órgano responsable de la gestión: Ministerio de Justicia. Oficina de Recuperación y Gestión de Activos.

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Oficina de Recuperación y Gestión de Activos. Calle San Bernardo, 19, 28071 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel medio.

Fichero 158

Nombre del fichero: Cita Previa en el Ministerio de Justicia

1. Finalidad y usos previstos: Gestión del sistema de citas previas ofrecido a los ciudadanos que acuden al Ministerio de Justicia a realizar trámites presenciales.

2. Personas y colectivos afectados: Los ciudadanos que solicitan cita previa para ser atendidos.

3. Procedimiento de recogida de datos: Datos aportados por los interesados por medios telefónicos o mediante la introducción de los datos por el propio interesado en un formulario ubicado en la Sede electrónica del Departamento.

4. Estructura básica del fichero: Sistema de información y tratamiento de los datos automatizados. Fecha de solicitud de la cita previa, nombre y apellidos de los interesados, DNI, NIF, NIE, pasaporte, teléfono y correo electrónico.

5. Cesión de datos que se prevé: Ninguna.

6. Órgano administrativo responsable: Subsecretaría del Ministerio de Justicia.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Información Administrativa e Inspección General de Servicios. Calle Bolsa, 8, 28071 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

ANEXO II

Ficheros automatizados con datos de carácter personal del Ministerio de Justicia que se modifican

Fichero 33

Nombre del fichero: Personal-MUGEJU

1. Finalidad y usos previstos:

Finalidad: Inscribir y gestionar todo el personal de la Mutualidad General Judicial conteniendo los actos que afecten a su vida administrativa.

Usos: Administración de personal.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: Personal de la Mutualidad General Judicial.

3. Procedimiento de recogida de datos: Mediante documentos aportados por las administraciones públicas y los propios interesados.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento: Base de datos jerárquica, con la siguiente información:

a) DNI/NIF.

b) N.º SS/Mutualidad.

c) Nombre y Apellidos.

d) Dirección.

e) Teléfono.

f) Firma.

g) N.º Registro de Personal.

h) Académicos y profesionales.

i) Detalles del empleo.

j) Datos económicos-financieros.

5. Cesión de datos que se prevé: Al Ministerio de Justicia, al amparo de lo establecido en el artículo 11.2.c) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel medio.

Fichero 34

Nombre del fichero: Nómina-MUGEJU

1. Finalidad y usos previstos:

Finalidad: Gestión económica del personal de la Mutualidad General Judicial.

Usos: Gestión de nóminas.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: Personal al servicio de la Mutualidad General Judicial.

3. Procedimiento de recogida de datos: Mediante «Boletín Oficial del Estado» y declaraciones o formularios rellenos por los interesados.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento: Base de datos jerárquica, con la siguiente información:

a) DNI/NIF.

b) N.º SS/Mutualidad.

c) Nombre y Apellidos.

d) Dirección.

e) Teléfono.

f) N.º Registro de Personal.

g) Características personales para la retención en nómina.

h) Académicos y Profesionales.

i) Detalles del empleo.

j) Datos económico-financieros.

k) Datos de carrera administrativa, datos bancarios y datos de retenciones judiciales.

5. Cesión de datos que se prevé:

a) A la Seguridad Social, en virtud de lo establecido en el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

b) A la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en virtud de lo establecido en los artículos 93 y 94 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

c) A las entidades bancarias, conforme al artículo 11.2.c) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, limitándose la cesión a los datos necesarios para el abono de la nómina.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel medio.

Fichero 35

Nombre del fichero: Afiliación y Prestaciones

1. Finalidad y usos previstos:

Finalidad: Protección social de funcionarios al servicio de la Administración de Justicia.

Usos: Todos los necesarios para realizar las funciones de protección social encomendadas a la Mutualidad General Judicial.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: Funcionarios al servicio de la Administración de Justicia.

3. Procedimiento de recogida de datos:

a) Cumplimiento de los impresos preestablecidos para afiliación y prestaciones por el responsable del fichero.

b) Documentos recibidos de otros organismos y entidades públicas y cumplimentación de los impresos preestablecidos por el responsable del fichero.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento: Base de datos jerárquica, con la siguiente información:

a) Datos de carácter identificativo: DNI/NIF; nombre y apellidos; dirección; teléfono; firma; n.º de afiliación, correo electrónico.

b) Datos de características personales.

c) Datos de circunstancias sociales.

d) Datos de detalle del empleo y carrera administrativa.

e) Datos económico- financieros y de seguros: datos bancarios.

f) Transacciones de bienes y servicios. Esta base de datos está distribuida por las distintas unidades de los servicios centrales y periféricos de esta entidad. Sistema de tratamiento: Mixto.

g) Datos de salud recabados con consentimiento expreso del afectado. Datos relativos a la prestación.

5. Cesión de datos que se prevé:

a) A las unidades con responsabilidad en materia de Seguridad Social de las distintas administraciones públicas y organismos públicos dependientes de ellas, así como a las entidades de seguro de asistencia sanitaria que tienen suscrito concierto con este organismo, para el ejercicio de las finalidades determinadas para este fichero. Y a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria en materia tributaria, en virtud de lo dispuesto en los artículos 94 y 95 de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre) en lo determinado por la ley.

b) A las entidades del Sistema de Seguridad Social (Instituto Nacional de la Seguridad Social y Tesorería General de la Seguridad Social), en virtud de lo dispuesto en los artículos 40.4, 77 de la Ley General de la Seguridad Social (aprobada mediante el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre). A las Unidades Responsables en materia de Seguridad Social de las Comunidades Autónomas y a las Entidades de seguro de asistencia sanitaria, en virtud de las disposiciones adicionales 5.ª y 6.ª del Reglamento del Mutualismo Judicial, aprobado mediante Real Decreto 1026/2011, de 15 de julio.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel alto.

Fichero 36

Nombre del fichero: Integradas

1. Finalidad y usos previstos:

Finalidad: Protección social de funcionarios pertenecientes a las antiguas Mutualidad Benéfica de Funcionarios de Justicia Municipal, Mutualidad de Previsión de Funcionarios de Administración de Justicia y Mutualidad Benéfica de Auxiliares de la Administración de Justicia.

Usos: Todos los necesarios para realizar las funciones de protección social encomendadas al Fondo Especial de la Mutualidad General Judicial.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: Funcionarios pertenecientes a las mutualidades integradas en el Fondo Especial de la Mutualidad General Judicial.

3. Procedimiento de recogida de datos: Mediante «Boletín Oficial del Estado», habilitados de personal y declaraciones o formularios rellenos por los interesados.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento: Base de datos jerárquica, con la siguiente información:

a) DNI/NIF.

b) N.º SS/Mutualidad.

c) Nombre y apellidos.

d) Dirección.

e) Detalles del empleo.

f) Datos económicos, financieros.

5. Cesión de datos que se prevé:

a) A las entidades médicas colaboradoras, en virtud de lo establecido en el artículo 11.2.c) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En todo caso, existe un consentimiento implícito del interesado desde el momento que opta por la prestación sanitaria a través de una determinada entidad.

b) A la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado y al Instituto Social de las Fuerzas Armadas al amparo de lo establecido en el artículo 11.2.c) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

c) Al Instituto Nacional de la Seguridad Social, al amparo de lo establecido en el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

d) A la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en virtud de lo establecido en los artículos 93 y 94 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 37

Nombre del fichero: Farmacia

1. Finalidad y usos previstos: Control del gasto farmacéutico y uso adecuado de medicamentos.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: Mutualistas titulares de la Mutualidad General Judicial.

3. Procedimiento de recogida de datos:

a) A partir de la información suministrada en soporte físico (CD, DVD, etc) o telemático procedente de la facturación realizada por los Colegios Oficiales de Farmacia.

b) Del propio interesado o representante legal mediante el procedimiento de visado de recetas.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento: Base de datos jerárquica, con la siguiente información:

a) DNI/NIF.

b) N.º SS/Mutualidad.

c) Nombre y Apellidos.

d) Dirección.

e) Circunstancias sociales.

f) Datos económicos y financieros sobre importe reintegrado.

g) Datos de consumo de medicamentos.

h) Datos especialmente protegidos: Salud.

5. Cesión de datos que se prevé: Al Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad a efectos puramente estadísticos, en estricta aplicación de la normativa vigente.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel alto.

Fichero 58

Nombre del fichero: Plan de Pensiones. Mutualidad General Judicial (MUGEJU)

1. Finalidad y usos previstos: Gestión del Plan de Pensiones de la Administración General del Estado en el ámbito de la MUGEJU. Tratamiento de datos personales y profesionales de los empleados públicos de la MUGEJU para el desarrollo de las funciones derivadas de la gestión del Plan de Pensiones en el ámbito de la MUGEJU.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: El personal de la MUGEJU partícipe del Plan de Pensiones.

3. Procedimiento de recogida de datos: Fichas de personal. Generación por el sistema. Formularios de gestión de recursos humanos y de gestión interna del Plan de Pensiones.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento: Base de datos jerárquica, con la siguiente información:

a) DNI/NIF.

b) Nombre y apellidos.

c) Datos profesionales y específicos de la situación respecto del Plan de pensiones.

5. Cesión de datos que se prevé: Podrán ser cedidos a la Entidad Gestora, a la Entidad Depositaria y a la Comisión de Control del Plan de Pensiones de la Administración General del Estado en cumplimiento de la normativa y de las especificaciones técnicas del Plan.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel medio.

Fichero 78

Nombre del fichero: «Directorio de usuarios internos. LDAP»

1. Finalidad y usos previstos: Control de acceso a los sistemas, servicios, aplicaciones y bases de datos en uso por el personal interno y colaboradores del Ministerio de Justicia.

2. Personas y colectivos afectados: Empleados, funcionarios, personal laboral contratado, personal de empresas colaboradoras.

3. Procedimiento de recogida de datos: Información proveniente de la Subdirección General de Recursos Humanos o facilitadas por terceros colaboradores o del propio interesado.

4. Estructura básica del fichero:

a) Datos identificativos: DNI/NIF, nombre y apellidos, dirección, teléfono y número de Registro de Personal.

b) Detalles de empleo: Cuerpo/escala; categoría/grado, puesto de trabajo.

5. Cesión de datos que se prevé: No se prevé.

6. Órgano administrativo responsable: Subsecretaría de Justicia.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Calle Bolsa, 8, Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 79

Nombre del fichero: Registro de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento RESEVI

1. Finalidad y usos previstos: Emisión de certificados de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento.

2. Personas y colectivos afectados: Ciudadanos y entidades aseguradoras.

3. Procedimiento de recogida de datos: Transmisión electrónica de los datos de las entidades aseguradoras, según Ley 20/2005, de 14 de noviembre, sobre la creación del Registro de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento.

4. Estructura básica del fichero.

a) Datos identificativos de la persona asegurada:

1. Nombre y apellidos.

2. Número del documento nacional de identidad, número de identificación fiscal o número del documento acreditativo de identidad que en cada caso corresponda.

b) Datos identificativos de la entidad aseguradora:

1. Denominación social.

2. Domicilio.

3. Clave administrativa con la que figura inscrita en el registro administrativo de entidades aseguradoras y reaseguradoras previsto en el texto refundido de la Ley de Ordenación y Supervisión de los Seguros Privados, aprobado por Real Decreto Legislativo 6/2004, de 29 de octubre, y en su normativa reglamentaria de desarrollo.

4. Código de identificación fiscal.

c) Datos identificativos del contrato de seguro:

1. Número de contrato o referencia al Reglamento de Prestaciones de la Mutualidad de Previsión Social, en su caso.

2. Tipo de cobertura.

5. Cesión de datos que se prevé: No se prevén cesiones durante la vida del asegurado. Únicamente tras el fallecimiento del asegurado, debiendo acreditarse esta circunstancia.

6. Órgano administrativo responsable: Dirección General de los Registros y del Notariado.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: En virtud de lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del Real Decreto 398/2007, de 23 de marzo, por el que se desarrolla la Ley 20/2005, de 14 de noviembre, sobre la creación del Registro de contratos de seguro de cobertura de fallecimiento:

Derechos de acceso ante la Dirección General de los Registros y del Notariado (plaza Jacinto Benavente, 3, 28071 Madrid).

Derechos de rectificación, cancelación y oposición ante la entidad aseguradora correspondiente.

8. Medidas de seguridad: Nivel medio.

Fichero 83

Nombre del fichero: Registro de Entidades Religiosas

1. Finalidad y usos previstos: Registro de las entidades religiosas.

2. Personas y colectivos afectados: Representantes legales de las entidades religiosas.

3. Procedimiento de recogida de datos: Solicitud de inscripción y anotación de entidades religiosas, de conformidad con el procedimiento establecido en el Real Decreto 594/2015, de 3 de julio, por el que se regula el Registro de Entidades Religiosas.

4. Estructura básica del fichero.

4.1 Descripción de los datos incluidos en el mismo:

1. Datos identificativos de la entidad: Número de inscripción, denominación, sección, fecha de fundación o establecimiento en España, dirección según los estatutos y dirección a efectos de notificación, teléfono, correo electrónico y página web, reproducción literal de las normas estatutarias, lugares de culto e incorporación, en su caso, a una Federación inscrita.

2. Datos identificativos de los representantes legales: DNI/NIE, nombre, apellidos, fecha de alta de inscripción del cargo y fecha de cese.

4.2 Sistema de tratamiento de los datos: Sistema de información y tratamiento de los datos mixto (automatizado y en papel).

5. Cesión de datos que se prevé:

a) A otras Administraciones, Organismos Públicos y terceros que lo soliciten, en los términos establecidos en el Real Decreto 594/2015, de 3 de julio.

b) A este respecto, el artículo 30 del Real Decreto 594/2015, de 3 de julio, dispone que el Registro es público y los ciudadanos tienen derecho a acceder al mismo en los términos establecidos en la normativa vigente.

c) En particular, se prevén cesiones con la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

6. Órgano administrativo responsable: Ministerio de Justicia, Dirección General de Cooperación Jurídica Internacional y Relaciones con las Confesiones, Subdirección General de Relaciones con las Confesiones.

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Subdirección General de Relaciones con las Confesiones. Calle Los Madrazo, 28, 4.ª planta, 28071 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 129

Nombre del fichero: Registro electrónico de la Mutualidad General Judicial

1. Finalidad y usos previstos:

Finalidad: anotaciones registrales de asientos electrónicos efectuados en este Registro Electrónico para que, en su caso, se pueda realizar la consulta correspondiente de la información registral de un asiento.

Usos previstos: recepción y remisión de escritos, solicitudes y comunicaciones, documentación complementaria de los mismos. Fines estadísticos.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: El asiento registral contendrá los datos identificativos de los mutualistas o beneficiarios que resulten interesados en un procedimiento tramitado ante MUGEJU por vía electrónica.

3. Procedimiento de recogida de datos: Por archivo de los datos introducidos en el momento de realizar el asiento.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento:

a) Datos de carácter identificativos: N.º SS/Mutualidad, Nombre y apellidos, DNI/NIF/pasaporte o documento identificativos, dirección postal y electrónica, teléfono y fax.

b) Datos relativos a la solicitud, escrito o comunicación presentados: Fecha, hora y número de asiento registral.

c) Firma electrónica.

d) Sistema de tratamiento: Automatizado.

5. Cesión de datos que se prevé: Transmisión de la información y documentación a la persona, órgano o unidad destinataria de la misma.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel alto.

Fichero 130

Nombre del fichero: Videovigilancia de la Mutualidad General Judicial

1. Finalidad y usos previstos: Su finalidad responde, principalmente, al control del acceso a la sede del Organismo. Asimismo, la existencia de un sistema de videovigilancia, operado exclusivamente por los vigilantes de seguridad, con su correspondiente toma de imágenes, constituye un medio técnico para el correcto desempeño, por parte de éstos, de los cometidos inherentes a su puesto de trabajo, reglamentariamente establecidos, entre los que se encuentran, además del control de acceso al edificio, tareas tales como protección de las personas o evitar la comisión de actos delictivos o infracciones, a través de la generación de una colección de ficheros físicos de imagen, que sirven como material de seguridad, relacionados con el control de acceso y seguridad del Organismo. El uso de estas imágenes se circunscribirá a los efectos contenidos y regulados en la Ley Orgánica de Protección de Datos, en la Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada, en el Real, Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Seguridad y en la Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: Personal funcionario, personal laboral, y visitantes.

3. Procedimiento de recogida de datos: A través de distintos medios automatizados con captura de imágenes para su posterior almacenamiento.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento:

a) Ficheros automatizados instalados en sistemas pequeños y dedicados específicamente a la finalidad reseñada.

b) Ficheros electrónicos con codees de vídeo, sin indexación interna. Se recogerán imágenes que podrán identificar a las personas grabadas en los mismos y que, por tanto, tendrán la consideración de datos identificativos de las personas afectadas en forma de la mencionada imagen.

c) Sistema de tratamiento: Automático.

5. Cesión de datos que se prevé: Ninguna cesión prevista, salvo en los casos en que fuera necesario, por razones de seguridad, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

9. Plazo de cancelación de los datos de carácter personal: Un mes desde su captación.

Fichero 131

Nombre del fichero: Fichero de control de acceso

1. Finalidad y usos previstos: Finalidad instrumental encaminada a la necesaria protección de las personas que desarrollan su actividad en los servicios centrales de la Mutualidad, así como de los bienes muebles e inmuebles.

Control de acceso de las personas que acceden a los servicios centrales.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: Personas que acceden a la sede de los servicios centrales de la Mutualidad.

3. Procedimiento de recogida de datos: En soporte informático.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento:

a) Identificación del visitante: DNI, ficha del centro del trabajo.

b) Fecha y hora de acceso.

c) Persona/unidad visitada.

5. Cesión de datos que se prevé: Aquellos que fueran requeridos por los cuerpos y fuerzas de seguridad del estado.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

9. Plazo de cancelación de los datos de carácter personal: Un mes desde la toma de dichos datos.

Fichero 132

Nombre del fichero: Acción social

1. Finalidad y usos previstos: Gestión de los créditos presupuestarios de acción social, destinados a la concesión de ayudas por este concepto al personal funcionario y laboral que presta servicios en la mutualidad.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: Personal funcionario y laboral de la Mutualidad General Judicial.

3. Procedimiento de recogida de datos: A partir de la documentación aportada por el solicitante.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento:

a) Datos identificativos: Nombre y apellidos, DNI, dirección y teléfono.

b) Datos de características personales: Estado civil, familia, edad de los hijos, grado de discapacidad tanto del empleado como del cónyuge, hijos u otros familiares.

c) Datos del empleado: Cuerpo/categoría, puesto de trabajo.

d) Datos económicos: Nómina, rentas de la unidad familiar.

5. Cesión de datos que se prevé: Al Tribunal de Cuentas, la Intervención General de la Administración del Estado, a la Administración Tributaria y a las entidades financieras en las que se produzca el abono correspondiente de la ayuda de acción social.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel medio.

Fichero 149

Nombre del fichero: Registro auxiliar de entrada y salida de la Mutualidad General Judicial-MUGEJU

1. Finalidad y usos previstos: Gestión y control de las Entradas/Salidas de documentos en el organismo.

2. Origen de los datos/personas y colectivos afectados: Personas físicas o jurídicas que presenten documentos dirigidos a la Mutualidad General Judicial o a cualquier otra Administración Pública, sus representantes legales, en su caso, así como los destinatarios de documentos del organismo.

3. Procedimiento de recogida de datos: Del propio interesado o representante, mediante correo postal o de forma presencial.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento:

a) Datos identificativos: Nombre, apellidos, documento de identidad (DNI, NIE, NIF), domicilio.

b) Asunto y destinatario del documento presentado.

c) Sistema no automatizado (papel).

d) El fichero incorporará imágenes digitalizadas de los documentos de entrada que se presenten para su registro.

5. Cesión de datos que se prevé: A las Administraciones Públicas a las que el interesado dirija su solicitud, de acuerdo con lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 150

Nombre del fichero: Gestión Económica-Financiera-MUGEJU

1. Finalidad y usos previstos: Gestión económico-financiera pública, gestión contable, fiscal y administrativa.

2. Origen de los datos/Personas y colectivos afectados: Proveedores del ente público, personal funcionario y laboral destinado en el organismo. Personal externo.

3. Procedimiento de recogida de datos: Del propio interesado o su representante legal ante las Administraciones públicas.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento:

a) Datos identificativos: Número de afiliación al Régimen General de la Seguridad Social o a MUGEJU, apellidos, nombre, documento de identidad (DNI, NIF), domicilio, teléfono, firma.

b) Datos económico-financieros: datos bancarios.

c) Otros datos: transacciones de bienes y servicios.

d) Sistema de tratamiento parcialmente automatizado.

5. Cesión de datos que se prevé: Al Tribunal de Cuentas, Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y Administración Tributaria, según dispone la Ley General Presupuestaria.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Fichero 151

Nombre del fichero: Control horario-MUGEJU

1. Finalidad y usos previstos: Gestión y control del cumplimiento horario del personal del organismo. Entradas y salidas, ausencias, incidencias, horas trabajadas y explotación de datos.

2. Origen de los datos/Personas y colectivos afectados: Personal funcionario y laboral que presta sus servicios en el organismo.

3. Procedimiento de recogida de datos: Del sistema de la aplicación informática.

4. Estructura básica del fichero/sistema de tratamiento:

a) Datos identificativos: Datos identificativos (DNI, nombre y apellidos código), marcajes horarios, incidencias, permisos y licencias, bajas y otras ausencias.

b) Sistema de tratamiento automatizado.

5. Cesión de datos que se prevé: Lo relativo al control horario a la unidad en la que presta servicios el afectado.

6. Órgano administrativo responsable: Gerencia de la Mutualidad General Judicial (MUGEJU).

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Mutualidad General Judicial, con sede en calle Marqués del Duero, 7, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.