LEGISLACIÓN CONSOLIDADA

Resolución de 5 de abril de 2011, de la Mutualidad General Judicial, por la que se crea y regula el Registro electrónico del Organismo.

Ministerio de Justicia

«BOE» núm. 89, de 14 de abril de 2011

Referencia: BOE-A-2011-6707

TEXTO CONSOLIDADO

Última modificación: 15 de mayo de 2013

El desarrollo de la sociedad de la información obliga a las Administraciones públicas a incorporar a su funcionamiento las nuevas tecnologías, con la finalidad de aumentar el nivel de eficacia en la prestación de los servicios a los ciudadanos y ciudadanas.

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 45 insta a las Administraciones públicas a promover el uso y la aplicación de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el desarrollo de su actividad y en el ejercicio de sus competencias.

Esta tarea de promoción recibió un impulso legislativo con la reforma efectuada por la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, cuyo artículo 68 modificó el 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, para habilitar la creación de registros electrónicos que facilitaran e impulsaran las comunicaciones entre las Administraciones públicas y los ciudadanos, modificando también el artículo 59 de la misma ley, a fin de dar cobertura legal al régimen jurídico de las notificaciones practicadas por medios telemáticos.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, vino a consagrar el derecho de los ciudadanos a comunicarse con las Administraciones por medios electrónicos, estableciendo la obligación de éstas de dotarse de los medios y sistemas electrónicos para que ese derecho pueda ejercerse y dedicando la sección 1.ª de su capítulo III del titulo segundo a los registros electrónicos y a los requisitos para su creación.

Por último, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, regula aquellos aspectos relacionados con la transmisión de datos, sedes electrónicas y punto de acceso general, identificación y autenticación, registros electrónicos, comunicaciones y notificaciones y documentos electrónicos y copias, procediendo a derogar en su totalidad el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, y, parcialmente, el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, en concreto los artículos 14 al 18 dedicados a los registros electrónicos.

En aplicación de esas previsiones legales, la presente resolución tiene por objeto la creación y regulación de un registro electrónico en la Mutualidad General Judicial, habilitado para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones presentados electrónicamente, relacionados con determinados procedimientos que se especifican en el anexo I y cuya resolución es competencia de la Mutualidad. En todo caso, la presentación de estos documentos por vía electrónica se contempla en esta resolución como vía adicional y no obligatoria para el interesado.

A fin de lograr la flexibilidad necesaria en un campo de continuo desarrollo, la resolución habilita al Gerente de la Mutualidad General Judicial para modificar el contenido de los anexos, con facultades, dentro de su ámbito de aplicación, para incluir o dar de baja procedimientos, trámites y comunicaciones con acceso al registro electrónico.

Esta resolución ha sido informada por la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Justicia.

En su virtud, previa aprobación, en su día, de la Vicepresidenta Primera del Gobierno y Ministra de la Presidencia, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

La presente resolución tiene por objeto la creación y regulación del registro electrónico en la Mutualidad General Judicial, encargado de la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como el establecimiento de los requisitos y condiciones de funcionamiento de dicho registro respecto de los trámites y procedimientos comprendidos dentro de su ámbito de aplicación.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1. El Registro Electrónico de la Mutualidad General Judicial estará habilitado para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, que se presenten y expidan por vía electrónica, relacionados con los procedimientos y actuaciones incluidos en el Anexo I de la presente resolución.

2. Lo dispuesto en el párrafo anterior se entiende sin perjuicio del derecho del interesado a presentar sus solicitudes, escritos y comunicaciones en cualquiera de los registros a que se refiere el apartado 4 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

3. Dentro de su ámbito de aplicación, la utilización del registro electrónico será obligatoria para la Administración en las relaciones electrónicas con los ciudadanos en las que, conforme a las normas generales, deba llevarse a cabo su anotación registral, de acuerdo con lo establecido en el articulo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y disposiciones de desarrollo, no pudiendo ser sustituida esta anotación por otras en registros no electrónicos o en los registros de las aplicaciones gestoras de los procedimientos.

4. A los efectos de la presente resolución, el concepto de «ciudadano» será el definido en el anexo de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Artículo 3. Creación del registro electrónico.

En aplicación de los artículos 24 y 25 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y de los artículos 26 y 27 del Real Decreto 1671/2009, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, se crea el Registro Electrónico de la Mutualidad General Judicial para la recepción y remisión de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se presenten y expidan por vía electrónica en el ámbito de los procedimientos y actuaciones incluidos en el anexo I de la presente resolución.

Artículo 4. Funciones del registro electrónico.

Las funciones del registro electrónico de la Mutualidad General Judicial, en relación con las solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a los procedimientos incluidos en el Anexo I de esta resolución, serán, de acuerdo con el artículo 28 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, las siguientes:

a) La recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones de todo tipo y sus documentos adjuntos, relacionados con el ámbito de actuación y la competencia de la Mutualidad General Judicial, así como la emisión de los recibos necesarios para confirmar la recepción en los términos previstos en el artículo 25 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

b) La remisión electrónica de notificaciones relativas a los procedimientos para los que el interesado, de acuerdo con lo el artículo 28 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y siempre que el procedimiento específico así lo determine, haya consentido o señalado como medio de notificación preferente la vía electrónica.

c) La anotación de los correspondientes asientos registrales de entrada o salida de las solicitudes, comunicaciones y notificaciones enumeradas en las letras anteriores.

d) Funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

Artículo 5. Documentos admisibles.

El registro electrónico podrá admitir documentos electrónicos normalizados, presentados por personas físicas o jurídicas correspondientes a los procedimientos y trámites que se especifican en el anexo I de esta resolución.

Admitirá, también, cualquier solicitud, escrito, comunicación o documentación presentada ante el registro electrónico no relacionada con los trámites y procedimientos a que se refiere el apartado anterior, dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la Administración titular del registro, con el alcance establecido en el apartado 2.b) del artículo 24 de la Ley 11/2007, de 2 de junio, y el artículo 28.b) del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones deberá llevarse a cabo utilizando los modelos normalizados a los que se accederá, a través de la sede electrónica, https://sedemugeju.gob.es.

El portal que constituya la sede electrónica de la Mutualidad General Judicial incluirá de forma sistemática y ordenada la relación actualizada de los procedimientos y trámites que se especifican en el anexo I de esta resolución.

En los modelos normalizados se indicarán los campos que deben ser completados obligatoriamente para que las solicitudes, escritos y comunicaciones sean aceptados en el registro electrónico.

El registro electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos que se encuentren en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 29.1 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de Noviembre, en la forma establecida en el mismo. En su caso, en la notificación al remitente se hará constar de conformidad con lo allí dispuesto.

Artículo 6. Anotaciones en el registro electrónico.

1. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a procedimientos y trámites incluidos en la presente resolución dará lugar a los asientos correspondientes en el registro electrónico, utilizándose medios electrónicos seguros para la realización de los asientos y para la recuperación de los datos de inscripción.

2. El sistema de información que soporte el registro electrónico garantizará la constancia de cada asiento que se practique y de su contenido, estableciéndose un registro por asiento en el que se identifique la documentación presentada, que se asociará al número de asiento correspondiente.

3. La anotación de asientos de entrada y salida de solicitudes, escritos y comunicaciones anteriormente mencionados implicará, necesariamente, el asiento en el registro general con mecanismos de identificación que permitan diferenciar los asientos generados por el registro electrónico.

4. Cada presentación en el registro electrónico contendrá lo siguiente:

a) Un número o código de registro individualizado.

b) Los datos de identificación del interesado. Y, en concreto, nombre y apellidos, documento nacional de identidad, NIF/NIE, pasaporte o equivalente. En el caso de personas jurídicas, los datos del/la representante: nombre y apellidos, NIF/NIE.

c) Fecha y hora de presentación.

d) En su caso, la identidad del órgano al que se dirige el documento electrónico.

e) Procedimiento con el que se relaciona.

f) Contenido del formulario de presentación y firma del mismo, que además recogerá para personas físicas, dirección postal y, en su caso, electrónica; y para personas jurídicas, domicilio social y, en su caso, dirección electrónica.

g) Cualquier otra información que se considere necesaria en función del procedimiento telemático origen del asiento.

h) Firma de la petición de registro por parte de la persona solicitante

Artículo 7. Cómputo y plazos para la presentación de documentos.

1. El Registro Electrónico permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones durante las veinticuatro horas todos los días del año, sin perjuicio de las interrupciones, previstas en el artículo 30.2 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará en el propio registro y en la sede electrónica.

2. A los efectos oportunos la sede electrónica mostrará, en lugar igualmente visible:

a) El calendario de días inhábiles relativo a sus procedimientos y trámites que será el que se determine en la resolución anual publicada en el «Boletín Oficial del Estado», por el Ministerio de la Presidencia, para todo el territorio nacional, en cumplimiento del apartado 7 del artículo 48 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

b) La fecha y hora oficial, que será la que conste como fecha y hora de la transacción en el Registro Electrónico y cuya sincronización se realizará según lo dispuesto en el artículo 15 del Real Decreto 4/2010 por el que se aprueba el Esquema Nacional de la Interoperabilidad.

3. El cómputo de plazos se realizará según lo dispuesto en los apartados 3, 4 y 5 del artículo 26 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Artículo 8. Presentación de documentación complementaria.

Si por iniciativa de las personas interesadas o por razón de un previo requerimiento, hubiera de aportarse documentación complementaria a una comunicación, escrito o solicitud previamente presentada, aquellas podrán realizar dicha aportación por alguno de los siguientes sistemas:

a) A través del sistema previsto en el apartado 3 del articulo 2 de la presente resolución.

b) A través de cualquiera de los medios previstos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, cuando la persona interesada opte por alguno de los mismos o se trate de documentos no susceptibles de presentación por medios telemáticos.

El registro electrónico generará un recibo acreditativo de la entrega y por el que se garantice la integridad y el no repudio de los documentos aportados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11.

Artículo 9. Acceso al registro electrónico y acceso de los interesados a la información sobre el estado de tramitación.

1. Las personas interesadas en acceder al registro electrónico de la Mutualidad General Judicial deberán hacerlo a través de su sede electrónica https://sedemugeju.gob.es.

En dicha dirección se encontrará una relación actualizada de las solicitudes, escritos y comunicaciones susceptibles de presentación.

2. En los términos previstos en el artículo 37 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, será posible el seguimiento de los procedimientos tramitados por vía electrónica a través de su sede electrónica, previa la identificación segura de los interesados.

3. Los requisitos técnicos mínimos necesarios para el acceso y utilización del registro electrónico son los recogidos en el anexo II de esta resolución.

Artículo 10. Sistemas de identificación, autenticación y firma.

1. Se admitirán los sistemas de firma electrónica que sean conformes con lo establecido en el artículo 10 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

2. La identificación y autenticación ante el registro electrónico podrá, también, realizarse a través de funcionarios públicos habilitados, mediante el procedimiento previsto en el artículo 22 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

3. En la dirección de la sede electrónica https://sedemugeju.gob.es estará disponible la información sobre la relación de prestadores de servicios de certificación y tipos de certificados electrónicos que amparen las firmas electrónicas utilizadas en la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones

Artículo 11. Resguardos acreditativos de la presentación de escritos, solicitudes, comunicaciones y otros documentos.

1. El acuse de recibo de los escritos, solicitudes, comunicaciones y otros documentos que deban motivar anotación en el registro electrónico se realizará de forma tal que garantice plenamente la autenticidad, la integridad y el no repudio por la Administración del contenido de los formularios presentados, así como de los documentos anejos a los mismos, proporcionando a los ciudadanos y ciudadanas los elementos probatorios plenos del hecho de la presentación y del índice de la documentación presentada.

2. El acuse de recibo incluirá, al menos, el siguiente contenido:

a) El órgano receptor del escrito.

b) Copia del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación.

c) La fecha y hora de presentación y número de entrada de registro.

d) En su caso, enumeración y denominación de los documentos adjuntos al formulario de presentación o documento presentado, seguida de la huella electrónica de cada uno de ellos.

e) Información del plazo máximo establecido normativamente para la resolución y notificación del procedimiento, así como de los efectos que pueda producir el silencio administrativo, cuando sea automáticamente determinable.

3. A los efectos de lo establecido anteriormente, el acuse de recibo emitido, irá firmado digitalmente por la Mutualidad General judicial mediante un certificado de sello electrónico conforme a lo establecido en el artículo 19 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

4. Las personas usuarias serán advertidas de la falta de recepción de la solicitud, escrito o comunicación enviada mediante un mensaje de error, que indicará si la no recepción se debe a una anomalía técnica del registro o a la cumplimentación incorrecta del modelo normalizado.

Artículo 12. Gestión y seguridad del registro electrónico.

1. La Secretaría General de la Mutualidad General Judicial será la unidad responsable de la gestión, disponibilidad y seguridad del registro electrónico creado y regulado en la presente resolución.

2. El registro electrónico dispondrá de los medios organizativos y técnicos adecuados para garantizar la interoperabilidad y seguridad de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, así como en el Reglamento 1207/2007 de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos.

Disposición adicional única. Fichero de protección de datos de carácter personal.

En cumplimiento de lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se crea el fichero de datos personales «Fichero del Registro Electrónico de la Mutualidad General Judicial», cuya titularidad corresponde a la Mutualidad General Judicial, calle Marques del Duero, 7, 28001 Madrid, válido a efectos del ejercicio por parte de los ciudadanos de los derechos previstos por dicha Ley.

El contenido con las especificaciones técnicas del fichero se recoge en el anexo III de la presente Resolución.

Disposición final primera. Órgano competente para aprobar y modificar la relación de solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden presentarse en el registro.

1. Corresponde al Gerente de la Mutualidad General Judicial la competencia para aprobar y modificar el contenido del anexo de la presente resolución, con facultades para incluir o dar de baja procedimientos, trámites y comunicaciones con acceso al registro electrónico, así como aquellos en los que será posible la prestación del servicio de notificación electrónica.

2. También, corresponde al Gerente de la Mutualidad general judicial aprobar nuevos modelos normalizados y preimpresos con los que hacer efectivo el ejercicio de derechos, acciones y comunicaciones.

En todo caso, la inclusión de nuevos procedimientos dentro del ámbito de competencias de la MUGEJU, y el establecimiento de otros modelos normalizados o la modificación de los actuales, se publicarán en la sede electrónica de la Mutualidad General Judicial, https://sedemugeju.gob.es.

Disposición final segunda. Entrada en vigor.

La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 5 de abril de 2011.–La Gerente de la Mutualidad General Judicial, Celima Gallego Alonso.

ANEXO I

a) Incluir los procedimientos y trámites que a continuación se relacionan a los ya incluidos en el ámbito de aplicación del Registro Electrónico de la Mutualidad General Judicial:

– Afiliación de viudas/os y huérfanas/os.

– Baja de titulares.

– Auxilio por defunción del Fondo Especial.

– Beca de estudio del Fondo Especial.

– Pensión de viudedad del Fondo Especial.

– Pensión de orfandad del Fondo Especial.

– Pensión de jubilación del Fondo Especial.

– Tratamientos médicos especiales en el extranjero.

– Asistencia sanitaria del mutualista en el extranjero por destino o residencia.

– Indemnización por lesiones permanentes no invalidantes.

– Ayuda económica por parto, adopción o acogimiento múltiple.

– Ayuda por nacimiento o adopción de un hijo.

– Solicitud de talonarios de partes de baja.

– Solicitud del certificado del IRPF.

– Consulta del estado de las solicitudes.

b) Dar de baja los procedimientos y trámites que a continuación se relacionan incluidos en el ámbito de aplicación del Registro Electrónico de la Mutualidad General Judicial:

– Ayuda adquisición de vivienda financiada mediante préstamo hipotecario.

– Ayuda intervención oftalmológica de defecto de refracción.

– Ayuda podología para mayores.

– Ayuda termalismo social para mayores.

– Renovación de la ayuda del programa de atención a personas mayores.

– Revisión de la ayuda del programa de atención a personas mayores.

ANEXO II

Características técnicas

1. Para presentar documentos electrónicos normalizados en el Registro Electrónico de la Mutualidad General Judicial, los ciudadanos deberán acreditar su identidad mediante alguno de los sistemas de firma electrónica relacionados en el articulo 13.2.b) de la ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. En particular:

a) La identificación y firma de personas físicas mediante la utilización del documento Nacional de Identidad electrónico serán admitidas en todos los casos.

b) Los certificados digitales de clave pública, no revocados, soportados por @firma, que es la plataforma de validación y firma electrónica del Consejo Superior de Administración Electrónica.

La plataforma @firma admite certificados digitales reconocidos conforme al estándar ITU-T X.509 v3, emitidos por múltiples prestadores de servicios de certificación.

Todos los prestadores se encuentran inscritos en el Registro de Autoridades de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones, y para la Sociedad de Información del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, conforme a lo establecido en el artículo 30 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica.

El acceso al registro se realizará a través de la dirección de Internet de la sede electrónica de la Mutualidad General Judicial https://sedemugeju.gob.es mediante el uso de un navegador.

En todos los casos, es necesario tener instalada la máquina virtual de Java versión 1.4.2 o superior y permitir la descarga del componente de firma electrónica. También es necesario permitir la ejecución de JavaScript.

2. La identificación y autenticación ante el Registro Electrónico podrán también realizarse a través de empleados públicos habilitados, mediante el procedimiento previsto en el articulo 22 de la ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

3. La sede electrónica del Organismo contendrá la relación de los sistemas de identificación y firma, y en su caso, de los certificados admisibles por el Registro Electrónico o el enlace con la dirección en que dicha información se contenga.

4. Los formatos de los documentos electrónicos adjuntos a los formularios serán establecidos de acuerdo con los instrumentos informáticos y vías de comunicación disponibles, y podrán limitarse la extensión máxima de los ficheros complementarios a presentar en una sola sesión.

5. Adicionalmente, para visualizar los resguardos, se necesitará tener instalado en el ordenador un programa que permita la lectura de documentos en formato PDF.

ANEXO III

Creación del fichero del Registro Electrónico de la Mutualidad General Judicial

a) Nombre del fichero: Registro Electrónico de la Mutualidad General Judicial.

b) Finalidad del fichero: Anotaciones registrales de los asientos electrónicos efectuados en el Registro Electrónico para, en su caso, poder consultar la información registral de sus asientos.

c) Usos previstos: Recepción y remisión de las solicitudes, los escritos y las comunicaciones y de su documentación complementaria a la persona, órgano o unidad destinataria de la misma. Así como para fines estadísticos y para responder a las consultas de los propios usuarios sobre el hecho registral.

d) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal, o que resulten obligados a suministrarlos: Personas físicas o personas jurídicas en los términos establecidos en el artículo 10 del Real decreto 1671/2009 de 6 de noviembre.

e) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal: Por archivo de los datos introducidos en el momento de realizar el asiento.

f) Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Datos de carácter identificativo: Nombre, apellidos, DNI/NIF/pasaporte o documento identificativo, dirección postal y electrónica, teléfono y fax.

Datos relativos a la solicitud, escrito o comunicación presentados: fecha, hora y número de asiento registral, así como documentación anexa que aporte la persona física o jurídica que lo presente. La documentación anexada puede incluir datos especialmente protegidos.

g) Sistema de tratamiento: Automatizado.

h) Cesiones de datos que se prevean: Transmisión de la información y documentación a la persona, órgano o unidad destinataria de la misma.

i) Transferencias internacionales previstas a terceros países: No se prevén.

j) Órgano administrativo responsable del fichero: Mutualidad General Judicial.

k) Órgano administrativo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaria General de la Mutualidad General Judicial, calle Marqués del Duero, 7. 28001 Madrid.

l) Medidas de seguridad: Nivel alto.

Este documento es de carácter informativo y no tiene valor jurídico.

Para dudas o sugerencias, contacte con nosotros en info@boe.es